konsep, analisis dan pendekatan sistem · web viewbila terdapat pengaruh yang menunjang,...
TRANSCRIPT
KONSEP, ANALISIS DAN PENDEKATAN SISTEM
A. KONSEP SISTEMDi dalam kehidupan sehari-hari setiap orang pasti menghadapi berbagai
masalah, mulai dari masalah yang paling sederhana sampai dengan masalah yang
paling rumit dan kompleks. Masalah yang rumit dan kopleks merupakan tantangan
potensial yang harus dipecahkan oleh orang yang menghadapi masalah itu. Oleh
karena itu, setiap orang akan berusaha untuk mengatasi dan memecahkan
masalahnya.
Dengan melihat dan menganalisis situasi dan kondisi suatu masalah dan
tujuan yang hendak dicapainya, seseorang dapat menggunakan atau mencari cara
atau pendekatan yang dapat memecahkan masalah yang dihadapinya. Untuk
menerapkan suatu pendekatan dalam memecahkan suatu masalah di samping
pendekatan yang digunakan untuk memecahkan masalah itu, juga bergantung
pada persepsi tentang masalah yang dihadapi.
Untuk menerapkan kosep sistem, ada baiknya kita pahami lebih dahulu
tentang pengertian atau definisi sistem. Beberapa orang pakar teori manajemen
menyampaikan pendapatnya tentang sistem, sebagai berikut:
1. Churchman (1968); sistem merupakan seperangkat bagian yang
terkoordinasi untuk menyelesaikan seperangkat tujuan.
2. Fiicks (1972); menyatakan bahwa sistem adalah seperangkat unsur-unsur
yang saling berkaitan, saling bergantung, dan saling berinteraksi atau suatu
usaha yang terdiri atas bagian-bagian yang berkaitan satu dengan yang
lainnya, dalam usaha untuk mencapai satu tujuan dalam suatu lingkungan
yang kompleks.
3. Johnson, Kast, dan Rosenzweig (1973), tiga pakar teori manajemen
menyatakan bahwa sistem adalah suatu tatanan yang kompleks dan
menyeluruh. Lebih luas lagi pendapat Kast dan Rosenzweig (1974), yaitu
sistem dipahami sebagai suatu tatanan yang menyeluruh dan terpadu
terdiri atas dua bagian atau lebih yang saling tergantung dan ditandai oleh
batas-batas yang tegas dari lingkungan supra sistemnya.
4. Huberman (1978); mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan unsur
yang saling berkaitan satu dengan lainnya secara signifikan.
5. Romiszowski (1982); adalah kumpulan komponen yang saling berinteraksi
untuk mencapai tujuan.
6. Bactiar (1988), seorang ahli sosiologi, mengemukakan bahwa sistem
adalah: ”sejumlah satuan yang saling berhubungan satu dengan lainnya
sedemikian rupa sehingga membentuk suatu kesatuan yang biasanya
berusaha untuk mencapai tujuan tertentu”. Pada bagian yang sama, Bactiar
juga menambahkan bahwa sistem adalah seperangkat ide atau gagasan,
asas, metode, dan prosedur yang disajikan sebagai satu tatanan yang
teratur.
7. Cleland dan King (1988) yang menyatakan bahwa sistem adalah
sekelompok sesuatu yang secara tetap saling berkaitan dan saling
bergantungan sehingga membentuk suatu keseluruhan yang terpadu.
8. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia: dinyatakan bahwa sistem adalah:
(1) Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga
membentuk suatu totalitas; (2) susunan yang teratur dari pandangan, teori,
Asas, dan sebagainya; dan (3) metode atau cara untuk melakukan
sesuatu.
Dan banyak lagi pakar-pakar teori manajemen yang mengemukan teori tentang
sistem.
Didasarkan pada berbagai tipe sistem yang ada di alam semesta ini,
Boulding (1956) menyajikan suatu klasifikasi sistem yang terdiri atas: Pertama: sistem yang berstruktur statis atau tingkatan yang berbentuk kerangka; kedua,
sistem dinamis sederhana yang ditetapkan sebelumnya, sistem ini dapat
diumpakan seperti cara kerja sebuah jam; ketiga, sistem sibernetik (cybernetic),
atau nama panggilannya sistem termostat - sistem ini secara otomatis memelihara
keseimbangannya sendiri; keempat, sistem terbuka; kelima, sistem genetik seperti
tumbuh-tubuhan; keenam, sistem hewani; ketujuh, sistem insani sebagai mahluk
hidup; kedelapan, sistem sosial atau sistem kehidupan sosial; dan kesembilan,
sistem transedental.
Dari kalsifikasi Boulding tersebut, tampak bahwa tingkat pertama, kedua,
dan ketiga termasuk dalam golongan yang bersifat fisik atau sistem mekanis yang
merupakan landasan ilmu pengetahuan alam. Sementara itu, tingkat keempat,
kelima, dan keenam merupakan sistembiologik, seperti ilmu hayat, ilmu tumbuh-
tumbuhan, dan ilmu hewan. Tingkat ketujuh, kedelapan dan kesembilan adalah
sistem-sistem yang berkaitan dengan manusia dan sistem sosial.
Di dalam suatu sistem yang kompleks seperti sistem sosial termasuk di
dalamnya sistem kesehatan, kejelasan hierarki atau struktur sistem sangat
penting. Kejelasan istilah-istilah yang digunakan dalam satu sistem perlu
disepakati oleh sekelompok orang yang akan menyusun hierarki atau struktur
sistem, kelompok penyusun atau tim harus menyepakati dahulu suatu kerangka
hierarki atau struktur sistem, sub sistem, komponen, dimensi, dan variabel dari
suatu masalah.
Hubungan Internal dan EksternalSesuatu dapat dinamakan sistem bila terjadi hubungan atau interrelasi dan
interdependensi baik internal maupun eksternal antar subsistem. Disebut
hubungan internal bila terjadi interaksi, interrelasi, dan interdependensi. Bila antar
sistem terjadi interaksi, interrelasi dan interdependensi disebut hubungan
eksternal.
Hubungan deterministik dan nondeterministikDisebut hubungan diterministik bila hubungan antar subsistem/komponen di mana
hubungan itu terjadi dengan sendirinya dan tergantung pada subsistem komponen
lain. Sebaliknya, bila hubungan itu tidak pasti bahwa sesuatu itu dapat berfungsi,
maka suatu komponen tidak perlu bergatung pada suatu komponen yang lain.
Hubungan yang demkian ini disebut nonditerministik. Contoh: Bola lampu
mempunyai akibat deterministik terhadap penerangan, karena tanpa bola lampu
dengan berbagai jenis dan bentuknya akan mengakibatkan kegelapan. Namun
terang dan gelap lampu tidak ada hubungannya dengan kipas angin.
Hubungan Fungsional dan DisfungsionalBila terdapat pengaruh yang menunjang, memperkuat, mempercepat fungsi
perubahan atau pertumbuhan suatu sistem atau subsistem, maka hubungan itu
disebut hubungan fungsional. Sebaliknya, bila akibat dari hubungan itu
menimbulkan pengaruh yang menghambat atau mencegah, maka hubungan itu
disebut disfungsional.
Sistem Tertutup dan Sistem TerbukaPada dasarnya sistem hanya terdiri atas dua sistem, yaitu sistem tertutup dan
sistem terbuka.
Sistem tertutup: di dalam proses kerjanya tidak dipengaruhi oleh lingkungannya,
dengan demikan sistem ini tidak memperoleh masukan dari lingkungan
sistemnya.
Sistem terbuka: di dalam proses kegiatannya memperoleh masukan atau
berhubungan secara dinamik dengan sistem yang lain di luar lingkungan
sistemnya, dengan demikian sistem ini terjadi suatru proses yang dinamis, yaitu
sistem dipengaruhi oleh sistem yang berada di luarnya dan pada gradasi tertentu
langsung atau tidak langsung keluaran suatu sistem terbuka dapat mempengaruhi
sistem terbuka lainnya.
Konsep Lingkungan Lingkungan merupakan batas antara satu sistem dengan sistem lainnya. Makin
terbuka suatu sistem, makin perilakunya terpengaruhi oleh lingkungannya.
Lingkungan suatu sistem merupakan pembeda antara satu sistem dengan sistem
yang lain. Konsep lingkungan yang merupakan batas suatu sistem dapat
membantu untuk lebih memahami perbedaan antara sistem tertutup dan sistem
terbuka.
Konsep InterfasePendapat Kast dan Rosenzweig tentang konsep interfase, adalah suatu konsep
yang menggambarkan persatuan atau pertemuan antara satu sistem dengan
sistem yang lain. Makin terbuka suatu sistem seperti sistem kesehatan, makin
banyak wilayah persentuhannya.
Konsep EntropyKata entropy tidak ada terjemahan yang tepat, istilah ini diambil dari kajian ilmu
termodinamika, yang menggambarkan suatu keadaan yang tidak teratur dalam
suatu sistem. Melalui istilah entropy dapat dipahami kemampuan dan keterbatasan
suatu sistem dalam mencapai fungsi dan tujuan.
Menurut Eddington yang dikuti Bertalanffy , dikutip kembali oleh Endang (2000),
entropy merupakan ”panah waktu” (the arrow of time). Misalnya tanpa entropy di
alam semesta ini maka tidak dapat dibedakan antara masa lalu dan masa yang
akan datang.
Konsep KeseimbanganSalah satu konsep yang erat kaitannya dengan entropy adalah konsep
keseimbangan dinamik. (Van Gigch, 1974). Konsep kesimbangan dinamik adalah
kemampuan dan ketangguhan dari suatu sistem dalam mempertahankan
kelangsungan keberadaannya.
Konsep HaemostatKonsep keseimbangan dinamik ini erat kaitannya dengan konsep haemostat
Konsep ini yang menjaga agar suatu sistem tetap terpelihara kseimbangannya
antara berbagai komponen yang terdapat di dalam sistem.
Prosedur kerja suatu sistem (yang selanjutnya akan disebut sistem terbuka)
mengubah atau memproses masukan yang diperoleh dari lingkungannya atau dari
sistem lain menjadi keluaran , yang selajutnya akan dijadikan masukan oleh sistem
lain. Proses transformasi ini merupakan suatu proses yang bersifat ritmik. Secara
singkat prosedur kerja sistem adalah:
Agar suatu sistem dapat bertahan hidup dan dapat mempertahankan
keberadaannya diperlukan ketangguhan, kemampuan dan keseimbangan dalam
menjaga hubungannya dengan lingkungan. Untuk itu, sebuah sistem harus
mempunyai kemampuan untuk dapat menyesuaikan dirinya dan mempunyai
mekanisme serta dapat memelihara keseimbangan. Hal ini penting mengingat
pertama: agar tetap terpeliharanya keadaan keseimbangan, di mana berbagai
sistem selalu berada dalam keseimbangan dan seluruh sistem tetap serasi dengan
lingkungannya; kedua, mekanisme adaptasi diperlukan agar tercipta suatu
keseimbangan yang dinamis dari sebuah sistem.
Konsep Umpan BalikSalah satu konsep yang harus diperhatian di dalam suatu sistem yang erat
kaitannya, baik dengan Konsep keseimbangan dinamik maupun konsep hierarki
adalah konsep umpan balik
Melalui proses umpan balik (baik yang bersifat positif maupun negatif), suatu
sistem yang teratur , secara berkesinambungan sebuah sistem akan tetap
memperoleh informasi yang akurat dalam menyesuaikan keberadaannya.
Transformas/Proses KeluaranMasukan
B. ANALISIS SISTEMAnalisis sistem adalah cara berfikir berdasarkan teori umum sistem
(General System Theory). Teori umum sistem, menurut para pakar teori
manajemen, memberikan pengertian/definisi, sebagai berikut:
1. Boulding, analisis sistem adalah merupakan kerangka ilmu pengetahuan
(skeleton of science) yang dapat menyajikan suatu struktur teoritik secara
sistematis, di mana berbagai disiplin diarahkan, diintetegrasikan, dan
didayagunakan secara produktif.
2. Dalam konteks yang sama Berthalanffy (1979), mengemukakan bahwa :
teori umum sistem adalah ” merupakan suatu konsep yang bersifat
menyeluruh yang memandang sesuatu secara keseluruhan, di mana
keseluruhan itu lebih penting artinya daripada jumlah bagian-bagiannya”.
Dalam kaitan itu, menurut Berthalanffy minimal terdapat lima tujuan utama
teori umum sistem , yaitu: (1) terdapat kecenderungan pengintregrasian
berbagai ilmu alamiah dan ilmu sosial; (2) pengintregasian itu tampaknya
berpusat pada teori umum sistem ; (3) teori-teori di atas mungkin
merupakan instrumen penting dalam bidang ilmu non fisik; (4)
mengembangkan prisip-prinsip untuk menyatukan berbagai bidang ilmu;
dan (5) dampak dari hal-hal tersebut diperlukan pengintegrasian berbagai
bidang ilmu dalam proses pendidikan.
3. Siagian (1988), mengatakan analisis sistem dewasa ini merupakan salah
satu alat bantu yang makin luas penggunaannya dalam analisis keputusan.
Selanjutnya Siagian mengemukakan bahwa berbeda model-model
matematis yang mengunakan angka-angka untuk menjelaskan situasi
tertentu, analisis sistem sesungguhnya merupakan sikap mental seseorang
dalam menghadapi dan menyelesaikan masalah.
4. Quade (1968), karakteristik analisis sistem adalah suatu pendekatan yang
sistimatik yang dapat membantu pimpinan (pengambil keputusan) dalam
memilih seperangkat tindakan melalui penelaahan yang menyeluruh dan
membandingkannya dengan berbagai konsekwensi.
5. Subrahmanyam (1971), pendapatnya tentang analisis sistem: Di dalam
mencari konsensus , pertimbangan berdasarkan nilai-nilai tertentu
merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam analisis sitem.
Analisis sistem hanyalah merupakan suatu teknik pengambilan keputusan.
Pada dasarnya analisis sitem merupakan forum dialog yang
berkesinambungan antara pengambil keputusan dan analis di mana si
pengambil keputusan meminta berbagai alternatif pemecahan masalah.
6. Dua pakar manajemen Cleland dan King (1988), menyatakan bahwa
analisis sitem merupakan suatu proses ilmiah, atau metodologi yang dapat
menggambarkan dengan jelas hubungan masalah dengan unsur-unsurnya.
Pada bagian lain mereka menambahkan bahwa analisis sistem merupakan
suatu metodologi untuk menganalisis dan memecahkan permasalahan
melalui suatu pengujian yang sistimatik dan sistemik serta membandingkan
berbagai altenatif berdasarkan sumber-sumber pembiayaan dan
keuntungan yang berkaitan dengan setiap altenatif.
Dan banyak lagi pendapat para pakar teori manajemen mengenai
pengertian analisis sistem ini.
Kajian analisis sistem ditujukan untuk menghindari berbagai kesalahan yang
berskala besar dan memberikan atau menyampaikan suatu daftar pilihan kepada
pengambilan keputusan yang menggambarkan berbagai ramuan keefektifan
perician biaya untuk dijadikan pertimbangan dalam menentukan pilihan.
Teknik riset operasi berupaya menerapkan rumus-rumus matematika
untuk memaksimumkan atau meminimumkan hambatan-hambatan suatu obyek.
Riset operasi berorientasi kepada berbagai masalah di mana unsur perhitungan
sangat dominan. Oleh karena itu, dalam riset operasi penggunaan konsep aplikasi
ilmu matematika memegang peranan yang sangat dominan dan bukan hanya
sekedar alat bantu untuk menentukan keputusan. Sebaliknya, analisis sistem
mengembangkan berbagai teknik untuk menentukan menganalisis berbagai
masalah yang kompleks begitu rupa, sedangkan perhitungan matematika hanyalah
merupakan dukungan terhadap keputusan yang telah diambil atau ditetapkan.
Untuk mengaplikasikan pendekatan sistem, menurut Quade (1968) dan
Subrahmanyam (1971) harus dilakukan melalui sebuah model karena model
merupakan hal yang paling esensial dalam penerapan pendekatan sistem.
Langkah-langkah mengaplikasikan pendekatan sistem menurut Suriasumantri
(1977) sangat sederhana. Langkah-langkah itu terdiri atas:
1) Merumuskan tujuan yang ingin dicapai;
2) Mengembangkan berbagai alternatif yang mungkin dapat dilakukan dalam
mencapai tujuan;
3) Menetapkan kriteria untuk melihat alternatif yang terbaik dari seperangkat
alternatif yang diajukan;
4) Memilih alternatif terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dari
seperangkat alternatif yang diajukan tersebut.
Guna mendukung ke 4 (empat) langkah dalam pengkajian Sistem Analisis,
teknik yang dipergunakan untuk mengembangkan alternatif-alternatif dalam
mencapai suatu tujuan tertentu bisa bersifat analitik atau intuitif. Dalam hal-hal
tertentu maka proses kreatif dianjurkan untuk menemukan alternatif yang bersifat
baru dan segar. Sistem analisis sering bersifat tidak efektif, bila alternatif yang
diajukan bersifat itu-itu juga.
Teknik-teknik berfikir kreatif seperti brainstorming, disarankan untuk
dipergunakan dalam mengembangkan alternatif yang benar-benar baru. Walaupun
demikian dalam memilih alternatif-alternatif yang diajukan tersebut kita tetap
berpegang kepada prinsip-prinsip ekonomi dalam mengalokasikan sumber-
sumber ekonomis secara efisien. Salah satu teknik yang dipakai untuk melakukan
seleksi tersebut dipinjam dari ilmu ekonomi yakni Cost and Benefit Analysis (CBA).
Teknik ini mempergunakan moneter, umpamanya rupiah, sebagai alat pengukur
input dan out put.
Dengan membandingkan ratio input dan output dari berbagai yang
dipandang alternatif, maka kita bisa menetapkan ratio alternatif mana yang
dipandang dari prinsip ekonomi bersifat paling efisien. CBA adalah salah satu
teknik ekonomi yang sudah dikenal.
Sekitar tahun 1950 oleh RAND Corporation, yang juga mengembangkan
konsep Sistem Analisis, diciptakan suatu teknik baru yang disebut Cost
Effectiveness Analysis (CEA). Teknik ini mempergunakan besaran moneter untuk
mengukur input tetapi mempergunakan besaran lain untuk mengukur output. Atau
meminjam perkataan Hovey: ”CEA adalah model di mana input diberi harga tetapi
output tidak”.
Pada mulanya , ketika Sistem Analisis dipergunakan untuk
mengembangkan sistem persenjataan Amerika Serikat, (CEA) ini menggunakan
satu variabel untuk mengukur efektivitas suatu alternatif, umpamanya efektivitas
suatu sistem persenjataan untuk membunuh manusia per unit sistem
persenjataan itu. Jadi jika terdapat dua sistem persenjataan yang mempunyai
ongkos yang sama untuk membuatnya, tetapi sistem X mempunyai efektivitas
pembunuh 1000/unit, sedangkan sisten Y 1200/unit, maka berdasarkan pengkajian
CEA yang menggunkan prinsip ekonomi akan dipilih sistem Y sebagai altenatif
yang lebih baik.
Tetapi ketika Planning-Programing – Budgeting – System (PPBS), yang
mempergunakan sistem analisis sebagai komponennya, diterapkan dalam sistem
anggaran Pemerintah Federal Amerika Serikat dalam tahun 1965, ditemui
berbagai kesulitan dalam menerapkannya. Salah satu kesukarannya adalah
bahwa dalam berbagai program , terutama program dibidang sosial, kegunaan
suatu program tidak bersifat tunggal melainkan jamak. Oleh sebab itu maka
dikembangkanlah CEA di mana efektivitas dari sebuah alternatif tidak diukur oleh
satu variabel tetapi oleh seperangkat variabel yang relevan dengan kegunaan
program tersebut. Dalam hal ini, umpamanya, suatu program transmigrasi tidak
saja diukur dari banyaknya penduduk yang bisa ditransmigrasikan, tetapi juga
dimasukan kedalam pengukuran efektivitasnya dampak positif tehadap
perkembangan ekonomi, sosial-budaya, pemerataan pendidikan dan ketahanan
nasional. Demikian juga, dalam memperhitungkan ongkosnya, yakni harga input
yang harus dibayar, kita tidak sekedar menghitung besaran dimensi ekonomis
yang diinvestasikan, tetapi sekaligus juga ongkos-ongkos lain, umpamanya
ongkos (resiko) kestabilan politis. Tetapi untuk memudahkan analisis, maka resiko
seperti ini tidak dibebankan kepada input, melainkan kepada output, tentu saja
dengan penafsiran yang terbalik.
Sebuat input yang mengandung resiko negatif bukan berarti suatu
keuntungan (benefit atau efectiveness) melainkan suatu kerugian. Dengan
membandingkan jumlah dimensi moneter pada satu pihak , dengan seperangkat
kegunaan program tersebut pada pihak lain, maka secara sistematis dan analistis,
kita bisa membandingkan posisi relatif program tersebut terhadap alternatif
program-program yang lain.
Tentu saja pengukuran seperangkat dimensi non ekonomis mempunyai
implikasi lain yakni pertama, variabel non-ekonomis sukar diukur dengan eksak ,
kedua, bagaimana caranya kita menentukan posisi relatif variabel yang satu
dengan variabel yang lain. Katakan saja kita mempunyai sebuah program yang
efektifitasnya diukur dengan 10 variabel; maka masalah yang dihadapi adalah :
bagaimana menggabungkan dimensi 10 variabel tersebut menjadi satu dimensi
yang komposit yang memungkinkan dilakukan perbandingan secara rasional
dengan dimensi input?
Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk memecahkan masalah ini
adalah dengan memberikan bobot kepada tiap-tiap variabel, yang demikian,
memungkinkan kita membentuk dimensi komposit secara sistemats dan rasional.
Tetapi dalam pendektan seperti ini masih terdapat kesukaran, yakni, bahwa tidak
semua variabel non ekonomi dapat diukur secara kuantitatif. Tetapi hal seperti ini
tidak usah membuat kita pesimis, bahwa seakan-akan analisis dari sekian variabel
non ekonomis yang sukar diukur adalah tidak mungkin dilakukan. Secara kreatif
kita kembangkan teknik analisis yang sesuai dengan permasalahan. Sistem
Analisis tidak bermaksud untuk menggantikan peranan intuisi dan pertimbangan
dalam menarik suatu kesimpulan dengan formula matematika.
Analisis menurut Fisher, bertujuan untuk lebih mempertajam intuisi dan
pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Demikan juga upaya yang dipaksakan untuk mengkuantifikasikan variabel
kualitatif yang tidak mungkin untuk diukur secara kuantitatif, bukan saja merupakan
upaya yang ”dibuat-buat” tetapi juga berbahaya, yang akan merusak kesimpulan
analisis secara keseluruhan. Beberapa variabel seperti kesetabilan politik atau
tingkat moral sukar untuk diukur dengan akurat, dan oleh sebab itu, sebaiknya
tetap dibiarkan dalam dimensi kualitatif.
Beberarapa analis, karena kesukaran seperti di atas, cenderung untuk
menghilangkan variabel-variabel yang sukar diukur secara kuantitatif. Seorang
analis yang baik, menurut Rowen , mempunyai tiga karakteristik yakni: (1). Tidak
”memberikan” angka kepada unsur yang tidak dapat dikuantifkasikan; (2) tidak
melupakan unsur-unsur yang tersirat (intangibel); dan (3) tidak
mengenyampingkan evaluasi yang bersifat subyektif dan pertimbangan yang
matang.
Langkah-langkah dalam Sistem Analisis bersifat sistematik, analitik, rasional
dan tersurat. Pada tahap-tahap tertentu dalam Sistem Analisis penelitian ilmiah
bisa membantu analisis dengan memberikan masukan yang kemudian digunakan
sebagai premis atau fakta bagi analisis selanjutnya.
Tentu saja dari sifat sistematik, rasional, analitik dan tersurat didasarkan
kepada data atau informasi yang obyektif tetap merupakan kerangka dasar
pengkajian Sistem Analisis; tetapi hal ini dilakukan dengan semangat kerjasama
dan demokratis yang merupakan jiwa dari pengambilan keputusan dalam
organisasi yang modern.
Wright, umpamanya , menolak tuduhan bahwa Sistem Analisis bersifat
otokratik; bahkan sebaliknya, dia menjawab, Sistem Analisis adalah salah satu
kegiatan intelektual yang sangat demokratis, dengan bersedia untuk
mempergunakan metode mana saja, yang berguna untuk sampai kepada
kesimpulan yang tepat. Memang dalam era komputerisasi Sistem Analisis dengan
mengenyampingkan variabel-variabel kualitatif serta pertimbangan yang bersifat
intuitif, Sistem Analisis dalam bentuk komputer print – out menjadi penentu
keputusan. Tetapi belajar dari kesalahan, para analis sudah lebih dewasa, mereka
mau mendengarkan berbagai pendapat dan informasi yang relevan dengan
persoalan yang diajukan, utuk dikaji dan diperdebatkan. Dan Sistem Analisis ini,
meminjam perkataan Enthoven, menyediakan aturan-aturan yang logis untuk
debat yang bersifat konstruktif dan bermanfaat.
Secara teoritis tidak ada permasalahan dalam proses Sistem Analisis yang
tidak dapat dipecahkan; lewat akal sehat, berfikir logis, dan kalau dirasa perlu;
mengadakan penelitian ilmiah mengenai sesuatu hal yang diperdebatkan.
Tetapi justru di sini juga terletak kelemahan dari Sistem Analisis. Quade,
umpamanya, menuduh Sistem Analisis sarat dengan intuisi dan pertimbangan-
pertimbangan, yang jauh dari bersifat obyektif , cenderung untuk bersifat parokial,
partisan, dan terbelenggu oleh kepercayaan yang kita agungkan. Kelemahan
Sistem Analisis yang utama terletak pada kemungkinan bahwa alternatif yang
benar-benar paling baik tidak termasuk kedalam serangkaian alternatif yang
diajukan.
Kesalahan yang biasa dilakukan dalam menerapkan Sistem Analisis
diberikan oleh Mc Kean, sebagai berikut:
1) Melupakan besar absolut dari biaya atau tujuan;
2) Merumuskan tujuan yang salah atau besar tujuan yang salah;
3) Melupakan ketidak pastian;
4) Melupakan dampak program terhadap kegiatan-kegiatan lainnya;
5) Mengambil konsep yang salah mengenai biaya;
6) Melupakan dimensi waktu;
7) Mempergunakan test yang dipaksakan; dan
8) Menerapkan kriteria yang baik terhadap permasalahan yang salah.
Disamping itu, menurut Quade, sering terjadi ”isyu” sampingan dijadikan sebagai
kriteria serta kealpaan untuk tidak menilai proses analisis.
Sistem Analisis sering tidak dapat diterapkan sepenuhnya dalam mencari
pemecahan masalah, terutama yang menyangkut keputusan politis, di mana
seperti dikatakan Schlesinger: bahwa wilayah politis mempunyai logika tersendiri
yang berbeda dengan Sistem Analisis.
Kesimpulan
Didasarkan pada uraian di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem
merupakan suatu metode yang sangat mendasar untuk memahami hubungan
sistem dengan lingkungannya. Dalam pengertian umum analisis sistem merupakan
pedoman berpikir yang menyajikan suatu kerangka kerja yang dapat digunakan
oleh metode analisis lainnya. Oleh karena sifatnya yang sangat mendasar
tersebut, maka analisis sistem dapat diterapkan pada berbagai tingkatan yang
sifatnya sangat rumit.
Penerapan analisis sistem yang paling sederhana adalah suatu cara
berpikir, tetapi sebaliknya analisis sistem juga dapat diterapkan pada bentuk yang
sangat rumit dengan mempergunakan berbagai perhitungan rumus matematika
yang paling cangih. Keluwesan penerapan analisis sistem merupakan metode
yang dapat digunakan untuk berbagai penerapan dalam memecahkan berbagai
tingkatan masalah.
C. PENDEKATAN SISTEMSebagaimana telah diutarakan pada uraian terdahulu, bahwa pendekatan
sistem adalah cara berpikir dengan menggunakan konsep sistem. Johnson, Kast,
dan Rosenzweig (1973) mengemukakan bahwa pendekatan sistem adalah cara
berpikir untuk mengatur tugas, melalui suatu kerangka yang melukiskan faktor-
faktor lingkungan internal dan eksternal sehingga merupakan suatu keseluruhan
secara terpadu.
Sejalan dengan ketiga pakar di atas, Van Gigch (1974) mengemukakan,
bahwa pendekatan sistem merupakan desain metodologi, kerangka kerja
konseptual, metode ilmiah baru, teori keorganisasian, sistem manajemen, metode
rekayasa riset operasi, dan metode untuk meningkatkan efisiensi biaya serta
metode untuk menerapkan teori umum sistem.
Sebagai desain metodologi, pendekatan sistem merupakan alat bantu bagi
para pengambil keputusan dengan cara mempertimbangkan semua
permasalahan yang berkaitan dengan keputusan yang akan diambil. Sedangkan
pendekatan sistem sebagai kerangka konseptual bertujuan untuk mencari
berbagai persamaan dan berbagai kecenderungan fenomena yang ada dengan
menggunakan analisis multidisiplin.
Sebagai metode ilmiah baru, pendekatan sistem mencoba mewujudkan
cara berpikir baru yang dapat diaplikasikan, baik terhadap ilmu-ilmu perikehidupan
maupun terhadap ilmu-ilmu perilaku.
Dalam teori organisasi dan manajemen modern, menurut Kast dan
Rosenzweig (1974), mengemukakan bahwa pendekatan sistem merupakan suatu
kerangka kerja yang bersifat integratif dalam teori dan pratik organisasi dan
manajemen. Selzniek (1966), telah menggunakan analisis struktural dan
pendekatan sistem dalam penelitian organisasi pemerintahan dan organisasi yang
besar dan kompleks.
D. MANAJEMEN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Guna memudah para mahasiswa untuk mempelajari kesisteman dan
Sistem Analisis , adalah sebaiknya apabila diberikan tentang teknik atau cara-cara
pengambilan keputusan. Untuk mengingatkan kembali mata kuliah azas-azas
manajemen bagi mahasiswa yang pernah memperoleh pada program Strata 1
(S1), atau suatu pengetahuan tambahan pada perkuliah Sistem Analisis bagi
mahasiswa yang belum pernah dapat mata kuliah ini.
Dalam sebuah organisasi, manajer pada seluruh jenjang senantiasa
membuat keputusan. Pengaruh dari keputusan tersebut mungkin menjangkau
masalah yang vital bagi kelangsungan hidup bagi organisasi itu sendiri. Semua
keputusan mempunyai banyak pengaruh, baik besar maupun kecil, kepada
kinerja, jadi setiap manajer harus mengembangkan keterampilan pengambilan
keputusan.
Kualitas keputusan manajer adalah ukuran efektifitas mereka dan nilai
mereka bagi organisasi. Suka atau tidak, manajer dinilai dan dihargai atas dasar
pentingnya, jumlah, dan hasil keputusan mereka.
Macam-macam Keputusan Manajerial
Meskipun para manajer dalam organisasi bisnis, kantor pemeritah, rumah
sakit, dan sekolah mungkin dipisah oleh latar belakang, gaya hidup, dan jarak,
mereka semua harus membuat keputusan-keputusan. Manajer sebagai pembuat
keputusan adalah seorang pemecah masalah, yaitu dengan memilih satu
aternatif-alternatif yang tersedia, atau menemukan alternatif lain yang berbeda
secara berarti dari alternaif yang ada sebelumnya. Dalam bagian ini , kita akan
membahas berbagai macam keputusan, diantaranya keputusan terprogram dan
tak terprogram.
1. Keputusan Terprogram (programmed decision)
Keputusan terprogram memiliki pemecahan yang berulang-ulang dan rutin.
Manajer pada sebagian besar organisasi mengahadapi sejumlah besar keputusan
terprogram dalam operasi sehari-hari. Keputusan-keputusan demikian sebaiknya
dibuat tanpa membuang waktu dan usaha yang tak perlu.
2. Keputusan Tak Terprogram (nonprogrammed decision)
Bila masalah-masalah berisi elemen-elemen yang sebelumnya tidak pernah
dihadapi manajemen sebelumnya, atau jika masalah itu rumit dan sangat
penting, ini memerlukan sebuah pemecahan berbeda, dan mungkin unik. Pada
kondisi seperti inilah seorang manajer harus mengambil keputusan tak terprogram.
Dengan kata lain, keputusan tak terprogram adalah pemecahan masalah-masalah baru dan
tak terstruktur. Tabel di bawah ini menyajikan contoh-contoh dari berbagai keputusan yang
terprogram dan tak terprogram:
Keputusan Masalah Prosedur Contoh
Terprogram
Keputusan tak Terprogram
Berulang,Rutin
Komplek,baru
Aturan-aturan, Prosedur, operasi standar,Kebijakan- kebijakan
Kreativitas pemecahan masalah
Bisnis: Pemrosesan tanda bukti pembayaran gajiPerguruan tinggi: Pemrosesan lamaran siswa.Rumah Sakit: Penyiapan operasi seorang pasien.Pemerintah: Penggunaan sebuah kendaraan bermotor yang dimiliki pemerintah.
Bisnis: Pengenalan sebuah produk baru.Perguruan tinggi: Pembangunan fasilitas ruang kelas baru.Rumah Sakit: Bereaksi terhadap epidemi penyakit regional.Pemerintah: Pemecahan masalah inflasi meningkat.
Akan tetapi, apa yang terpenting adalah bahwa kebutuhan terhadap keputusan tak
terprogram dapat diketahui kapan terjadi. Organisasi–organisasi pemerintah
membuat keputusan yang mempengaruhi kehidupan setiap penduduk, organisasi-
organisasi bisnis membuat keputusan untuk menghasilkan produk-produk baru.
Rumah sakit – rumah sakit, dan sekolah-sekolah membuat keputusan yang
mempengaruhi pasien dan siswa tahun-tahun berikutnya. Keputusan semacam ini
secara tradisional dilakukan melalui proses pemecahan masalah-masalah,
pertimbangan, intuisi, dan kreativitas. Meskipun beberapa manajer tidak menyukai
keputusan-keputusan berdasarkan intuisi, teknik manajemen modern tidak
membuat kemajuan yang sama dalam perbaikan kinerja manajerial dalam
pengambilan keputusan tak terprogram sebagaimana para manajer
melakukannya dalam pengambilan keputusan terprogam.
Berurusan dengan keputusan-keputusan tak terprogram adalah suatu tugas
berat. Manajer usaha kecil mungkin tidak memiliki sumber daya manajerial dan
keuangan yang cukup dalam menghadapi situasi-situasi sulit ketika masalah
yang membutuhkan keputusan tak terprogram muncul. Para manajer seperti itu
harus mempertimbangkan kemungkinan menyewa seseorang untuk menangani
masalah kebutuhan pengambilan keputusan tak terprogram.
Macam-macam Keputusan dan Jenjang Manajemen
Masalah yang sering timbul dan mempunyai sejumlah ketidak pastian di
sekitarnya seringkali sifatnya strategis dan sebaiknya diperhatikan oleh
manajemen puncak.
Para manajer menengah di sebagian besar organisasi kebanyakan
memusatkan perhatiannya pada keputusan-keputusan terprogram. Seperti
gambar di bawah ini ,sifat masalah , seberapa sering masalah timbul, dan tingkat
kepastian disekitarnya menunjukan jenjang manajemen yang tepat untuk
melakukan pengambilan eputusan.
.
Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan tak treprogram
Luas, tak terstruktur, jarang, Puncak ketidak pastian
Jenjang Keduanya terstruktur JenisManajemen Menengah dan tak terstruktur masa- Lah Sering, terstruk- Lebih rendah tur, berulang,ru- tin, kepastian besar.
Keputusan terprogram
Ada sejumlah pendekatan terhadap pengambilan keputusan. Pendekatan
mana yang terbaik tergantung pada sifat masalah, tersedianya waktu, biaya
masing-masing strategi, dan keterampilan mental dari pengambilan keputusan.
Keputusan adalah cara, bukan tujuan. Keputusan adalah proses melalui
cara mana seorang manajer berusaha mencapai beberapa keadaan yang
diinginkan. Keputusan merupakan tanggapan para manajer terhadap
pemasalahan. Setiap keputusan adalah akibat dari sebuah proses dinamis yang
dipengaruhi oleh banyak kekuatan termasuk lingkungan organisasi dan
pengetahuan, kecakapan, dan motivasi manajer. Jadi proses pengambilan
keputusan adalah proses pemikiran dan pertimbangan yang mendalam yang
dihasilkan dalam sebuah keputusan. Akan tetapi, proses itu sebaiknya tidak
dipandang sebagai tujuan strategi, yang penting seluruhnya. Keputusan itu sendiri
adalah pokok, sesuatu yang sifatnya strategis. Ada kecenderungan yang kuat
khususnya pada sebagian besar organisasi, untuk mulai memusatkan perhatian
pada teknik-teknik pengambilan keputusan daripada mengenali apa yang perlu
diputuskan.
Pengambilan keputusan bukanlah suatu prosedur yang tetap, tetapi proses
berurutan . Pada sebagian besar keputusan, para manajer menjalani sejumlah
tahapan yang membantu mereka memikirkan permasalahan dari awal sampai
akhir dan membuat berbagai strategi alternatif. Tahap-tahap itu tidak perlu
diterapkan dengan kaku, nilai tahapan tersebut terletak pada kemampuannya
memaksa pengambilan keputusan menyusun masalah itu dalam suatu cara yang
logis.
Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah tidak semudah yang dibayangkan. Jika masalah itu
tidak diidentifikasikan atau didefinisikan dengan tepat, apa pun keputusan yang
dibuat tidak akan menuju ke arah pemecahan masalah.
Tanda Peringatan, untuk menemukan masalah, para manajer mengandalkan
beberapa indikator:
1. Penyimpangan kinerja: Sebuah perusahaan tiba-tiba pada beberapa pola
kinerja yang telah ditetapkan, seringkali memperlihatkan bahwa sebuah
masalah telah muncul. Ketika perputaran karyawan meningkat, penjualan
menurun, pendaftaran mahasiswa menurun, pengeluaran-pengeluaran
penjualan meningkat, atau lebih banyak unit rusak yang dihasilkan, sebuah
masalah biasanya ada. Sebagai contoh, tingkat kesalahan kasir tahun ini
tidak sesuai dengan pola standar historis, maka hal itu bisa menjadi tanda
suatu masalah.
2. Penyimpangan rencana, ketika hasil–hasil yang dicapai tidak memenuhi
tujuan yang direncanakan, mungkin ada sebuah masalah, sebagai contoh:
sebuah produk baru gagal mencapai tujuan pangsa pasarnya, tingkat
keuntungannya lebih rendah dari yang direncanakan, biaya departemen
produksi melebihi anggarannya, atau tingkat kesalahan kasirnya melewati
sasaran kinerjanya. Kejadian-kejadian tersebut menandakan bahwa
beberapa rencana menyimpang jalannya.
3. Kritikan orang luar, berbagai tindakan orang luar biasa menjadi petunjuk
adanya masalah. Pelanggan mungkin tidak puas dengan sebuah produk
baru, atau dengan jadwal pengiriman mereka.
Sumber-sumber Kesulitan Identifikasi Masalah, adalah mudah mengetahui
adanya masalah bila terdapat perbedaan di antara hasil-hasil yang diinginkan
dengan hasil-hasil sesungguhnya. Akan tetapi, pengidentifikasian masalah yang
sesungguhnya biasanya sulit dilakukan karena satu atau beberapa faktor.
Masalah-masalah perseptual, persepsi kita sendiri mungkin melindungi atau
membentengi kita dari kenyataan yang tak menyenangkan. Jadi, informasi negatif
bisa jadi kita terima secara selektif untuk mengubah dari sebenarnya, bahkan
mungkin juga diabaikan sama sekali.
Pendefinisian masalah melalui pemecahan masalah. Ini sebenarnya
merupakan suatu bentuk jalan pintas menuju ke kesimpulan. Sebagai contoh:
seorang manajer penjualan mungkin mengatakan, ”Penurunan laba disebabkan
oleh kelemahan kualitas produk kita”. Pendefinisian masalah manajer itu
menunjukan suatu cara pemecahan masalah,: perlu dilakukan perbaikan kualitas
produk dalam departemen produksi. Tentu saja, definisi dan pemecahan masalah
lain bisa jadi mungkin. Mungkin armada penjualan tidak cukup terpilih atau terlatih
sebelumnya. Mungkin pesaing mempunyai produk lebih murah.
Mengidentifikasikan Gejala sebagai masalah, ”Masalah kita adalah penurunan
32% dalam pesanan.” Tentu saja pesanan telah menurun, namun penurunan itu
sesungguhnya hanya sebuah gejala dari masalah yang sebenarnya.
Penurunan bukan merupakan masalah sampai manajer itu mengidentifikasikan
masalah sesungguhnya yang menyebabkan penurunan dalam pesanan terjadi.
Macam-macam Masalah. Masalah biasanya ada tiga macam ”kesempatan, krisis,
atau rutin. Masalah krisis dan rutin menimbulkan masalah mereka sendiri dan
harus diikuti oleh manajer itu. Berbagai kesempatan, sebaliknya, biasanya harus
diketemukan; kesempatan tersebut menunggu diketemukan. Sering kali mereka
hadir tanpa melalui pemberitahuan dan akhirnya hilang karena seorang manajer
kurang memperhatikannya. Karena , masalah krisis dan rutin sangat mendasar
seorang manajer mungkin menggunakan sejumlah besar waktunya dalam
mengatur krisis kecil dan memecahkan masalah-masalah rutin dan mungkin tidak
memiliki waktu untuk mengejar berbagai kesempatan baru. Banyak organisasi
dikelola dengan baik mencoba menjauhkan perhatian dari masalah krisis dan rutin
serta mengalihkannya ke arah isu-isu berentang waktu lebih lama melalui
perencanaan aktivitas.
Membuat Alternatif
Sekali sebuah masalah didefinisikan, altenatif yang layak terhadap masalah
itu seharusnya dibuat, dan berbagai konsekuensi yang mungkin terjadi atas setiap
alternaif sebaiknya dipertimbangkan. Proses pencarian ini menyelidiki lingkungan
internal dan eksternal organisasi untuk menghasilkan informasi yang mungkin bisa
digunakan dalam membuat alternatif. Jelaslah, pembuatan solusi alternatif
membutuhkan waktu dan biaya. Membuat suatu alternatif yang beragam dan
terperinci sesungguhnya membutuhkan banyak biaya, baik waktu maupun sumber-
sumber daya.
Penilaian Alternatif
Sekali alternatif dibuat, alternatif-alternatif harus dinilai dan dibandingkan.
Dalam setiap situasi keputusan, tujuan pengambilan keputusan adalah untuk
memilih alternatif yang menghasilkan hasil paling menguntungkan dan
menghindari hasil yang paling sedikit menguntungkan. Sebagai contoh, dalam
banyak keputusan bisnis, hasil yang paling menguntungkan adalah
memaksimalkan kesejahteraan pemegang saham. Kriteria keputusan lain yang
mungkin adalah meminimalkan biaya, memperbaiki kepuasan pelanggan, atau
memenuhi batas waktu pengiriman. Hubungan alternatif dan hasil didasarkan pada
tiga kondisi yang mungkin:
1. Kepastian. Pengambilan keputusan memiliki pengetahuan lengkap atas
akibat dari setiap aternatif.
2. Risiko, Pengambil keputusan memiliki beberapa perkiraan kemungkinan
akibat dari setiap alternatif.
3. Ketidakpastian. Pengambil keputusan secara mutlak tidak memiliki
pengetahuan atas kemungjinan hasil dari setiap aternatif.
Kondisi Pasti, (Contoh) jika penerbit mengetahui dengan pasti berapa banyak
buku akan diminta pada setiap harga yang mungkin dan layak, jumlah buku yang
dihasilkan adalah jelas. Beberapa keputusan bisnis terjadi dengan pasti, sebagai
contoh: kita semua mengetahui dengan pasti bahwa kita semua harus membayar
pajak. Mengetahui dengan pasti apa yang menjadi kebutuhan pasar atau
konsumen.
Kondisi Berisiko. Kondisi ini terjadi ketika perencana/pembuat keputusan
mempunyai cukup informasi untuk menggunakan probabilitas dalam penilaian
berbagai alternatif. Kita mebuat keputusan di bawah kondisi risiko.Kita bisa
memperkirakan atau mengetahui probabilitas dalam suatu keputusan yang kita
ambil/buat.
Kondisi Tidak Pasti.
Ketika tidak ada informasi yang relevan terhadap akibat yang mungkin terjadi.
Karakteristik kepribadian pengambil keputusan menjadi lebih penting dalam
menetapkan keputusan yang akan diambil. Meskipun karakteristik yang
mempengaruhi pilihan alternatif seorang pengambil keputusan tak terhitung
bayaknya, empat karakteristik berikut cukup untuk menggambarkan apa yang
penting dilakukan.
Pengambilan Keputusan Optimis.
Beberapa pengambilan keputusan berpikir secara optimis terhadap berbagai
peristiwa yang mempengaruhi keputusan. Orang-orang seperti itu biasanya
memilih alternatif yang memaksimalkan hasil maksimum. Mereka selalu bertindak
seolah-olah apapun yang mereka lakukan akan menghasilkan keuntungan bagi
mereka
Pengambilan Keputusan Pesimis
Pengambil keputusan pesimis percaya bahwa tidak jadi apa soal apa yang mereka
lakukan, hasil yang paling buruk sekalipun selalu akan terjadi. Di bawah situasi
tersebut, mereka menafsirkan hasil yang paling buruk dari setap alternatif dan
memilih yang terbaik dari hail-hasil yang paling buruk.
Pengambil Keputusan yang Memperkecil Penyesalan.Pengambilan keputusan
jenis ini ingin meminimalkan jumlah ketidak sesuaian yang mereka alami menurut
fakta-fakta. Mereka mencoba untuk mengambil keputusan yang mempunyai hasil-
hasil tidak terlalu jauh derajatnya jika dibandingkan hasil terbaik yang mungkin
diperoleh di bawah kondisi tertentu.
Pengamblan Keputusan yang Alasannya Tidak Cukup.
Kelompok pengambil keputusan jenis ini akan menyederhanakan keputusan
dengan membuat asumsi bahwa semua hasil yang mungkin mempunyai
kesempatan terjadi yang sama. Anggapan yang menyertai alasan itu adalah
bahwa jika tidak ada informasi untuk mendukung keunggulan relatif satu alternatif,
maka orang bisa saja menganggap bahwa seluruh alternatif mempunyai
kesempatan yang sama.
Jadi, penilaian alternatif bertujuan untuk mengevaluasi mengurangi hasil
melalui pemakaian informasi. Bila terdapat informasi yang cukup, peluang peluang
perencanaan untuk memilih alternatif yang merefleksikan fakta-fakta lebih besar.
Bila informasi tidak cukup, peluang bagi perencana untuk memilih sebuah alteratif
yang merefleksikan faktor-faktor kepribadian dan pribadi lebih besar.
.Pemilihan Alternatif
Tujuan pemilihan alternatif adalah untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan
sebelumnya dengan memecahkan masalah. Hal ini adalah penting. Sebuah
keputusan tidak berakhir pada satu tujuan itu sendri tetapi hanya suatu cara untuk
mencapai tujuan. Sementara pengambil keputusan memilih alternatif yang
diharapkan menghasilkan pencapaian tujuan, pemilihan alternatif itu bukan suatu
tindakan terpisah. Jika merupakan tindakan terpisah, maka faktor-faktor yang
memimpin ke arah keputusan itu mungkin diabaikan. Secara khusus, langkah-
langkah yang menyertai keputusan seharusnya meliputi implementasi,
pengendalian, dan evaluasi, yang penting adalah agar memandang suatu
keputusan bukan sekedar suatu tindakan memilih; pengambilan suatu keputusan
merupakan sebuah proses dinamis.
Jadi, dalam mengambil keputusan manajerial, solusi optimal sering kali
tidak mungkin. Ini karena pengambil keputusan barang kali tidak bisa mengetahui
seluruh alternatif yang tersedia, konsekuensi dari setiap alternatif , dan
probabilitas berbagai konsekuensi keputusan tersebut.
Implementasi Keputusan.
Keputusan tidak ada bedanya dengan abstraksi jika keputusan itu tidak
diimplementasikan. Dengan kata lain, sebuah keputusan harus diiplementasikan
secara efektif untuk mencapai tujuan. Implementasi yang salah sangat mungkin
merugikan sebuah keputusan yang baik. Dalam pengertian ini, implementasi
mungkin lebih penting daripada pemilihan alternatif sebenarnya.
Karena implementasi keputusan melibatkan orang dalam sebagian besar
situasi, keunggulan atau kelemahan sebuah keputusan dapat dilihat pada perilaku
orang yang dipengaruhi oleh keputusan itu. Sementara sebuah keputusan
mungkin secara teknis logis, bisa dirusak oleh bawahan yang tidak puas atau oleh
rekan yang memandang keputusan tersebut dari sudut yang berbeda.
Pengendalian dan Penilaian.
Manajemen yang efektif melakukan pengukuran hasil secara periodik. Jika
terjadi penyimpangan, ketika hasil-hasil sesungguhnya dibandingkan dengan hasil-
hasil yang direncanakan (sasaran), berbagai perubahan harus dibuat. Di sini
kembali kita lihat pentingnya penetapan sasaran yang bisa diukur. Jika berbagai
sasaran seperti itu tidak ada, tidak ada cara untuk menilai kinerja. Jika hasil-hasil
sesungguhnya tidak cocok dengan hasil-hasil yang direncanakan, berbagai
perubahan harus dibuat dalam pemilihan solusi, dalam implementasinya, atau
dalam sasaran semula jika sasaran itu danggap tidak bisa dicapai. Jika sasaran
semula harus direvisi, keseluruhan proses pengabilan keputusan diaktifkan
kembali. Sekali sebuah keputusan diimplementasikan, seorang manajer tidak bisa
menganggap hasil itu akan memenuhi sasaran semula. Beberapa sistem
pengendalian dan penilaian diperlukan untuk meyakinkan bahwa hasil-hasil yang
sebenarnya konsisten dengan hasil-hasil yang direncanakan ketika keputusan
telah dibuat. Di bawah ini gambar tentang proses pengambilan keputusan,
Keterangan Gambar: Dalam proses pengambilan keputusan, mengambil langkah-langkah tertentu dapat menghasilkan keputusan berkualitas tinggi.
Revisi
Revisi
Revisi
Identifikasi dan pendefinisian
masalahMengembangkan solusi alternatif
Menilai solusialternatif
Kondisipasti
Kondisi berisiko
Kondisi tidak pasti
Memilih Alternatif
Implementasi Keputusan
Penilaiandan
pengendalian
Gambar di atas, proses yang melambangkan untuk diterapkan ke berbagai
keputusan tak terprogram daripada keputusan terprogram. Masalah yang jarang
terjadi dengan sejumlah ketidakpastian di sekitar hasilnya mengharuskan manajer
memanfaatkan keseluruhan proses. Sebaliknya, masalah yang terjadi berulang kali
akan diatasi dengan kebijakan-kebijakan atau aturan-aturan, sehingga tidak perlu
membuat dan menilai berbagai alternatif setiap kali permasalahan tersebut
muncul.
Pengambilan Keputusan Individual.
Beberapa perbedaan individu mempangaruhi proses pengambilan
keputusan . Beberapa perbedaan tersebut hanya mempangaruhi beberapa aspek
tertentu proses itu, sementara perbedaan lain mempengaruhi keseluruhan proses.
Akan tetapi, masing-masing perbedaan mempunyai sebuah pengaruh dan, oleh
karena itu harus dipahami bahwa pengambilan keputusan itu merupakan sebuah
proses dalam organisasi. Ada empat perbedaan individu :
1. Nilai-nilai: dalam lingkup pengabilan keputusan, nilai-nilai adalah pedoman
yang digunakan setiap orang ketika berhadapan dengan suatu situasi di
mana sebuah keputusan harus dibuat. Pengaruh nilai-nilai terhadap proses
pengambilan keputusan adalah sangat besar:
o Dalam menentukan sasaran, adalah penting untuk melakukan
pertimbangan nilai dalam memilih kesempatan dan menatapkan
prioritas.
o Dalam pembuatan alternatif, adalah penting untuk memasukan
pertimbangan nilai dalam berbagai kemungkinan.
o Dalam memilih sebuah alternatif, nilai-ilai pengambil keputusan
mempengaruhi alternaif yang dipilih.
o Dalam mengimplementasikan sebuah keputusan,
mempertimbangkan nilai adalah penting dalam memilih cara-cara
implementasi.
o Dalam fase penilaian dan pengendalian, mempertimbangkan nilai
tidak bisa dihindari ketika koreksi tindakan diambil.
Adalah jelas bahwa nilai bekaitan dengan proses pengambilan keputusan.
Nlai-nilai tersebut tercermin dalam perilaku pengambil keputusan sebelum
mengambil keputusan, ketika mengambil keputusan, dan ketika
melaksanakan keputusan.
2. Kepribadian:
Pengambil keputusan dipengaruhi oleh banyak kekuatan psikologis, baik
sadar dan tidak sadar. Salah satu kekuatan tersebut adalah kepribadian.
Berbagai studi tersebut umumnya berfokus pada sekelompok variabel
berikut:
1. Variabel kepribadian meliputi sikap, kepercayaan, dan kebutuhan
indvidual.
2. Variabel yang bersinggungan dengan situasi eksternal, situasi yang
terlihat di mana individu menemukan diri mereka sendiri.
3. Variabel interaksional yang bersinggungan dengan pernyataan
sementara individu sebagai suatu hasil interaksi situasi tertentu
dengan karakteristik kepribadian individu.
Kesimpulan paling penting berkenaan pengaruh kepribadian pada proses
pengambilan keputusan adalah sebagai berikut:
1. Adalah tidak mungkin bahwa satu kepribadian bisa sama-sama cakap
dalam segala aspek proses pengambil keputusan.
2. Berbagai karakteristik seperti kecerdasan dikaitkan dengan tahapan proses
pengambilan keputusan.
3. Hubungan kepribadian terhadap proses pengambilan keputusan mungkin
berbeda untuk kelompok yang berbeda menurut, misalnya faktor jenis
kelamin dan status sosial.
Jadi, kita bisa melihat bagaimana kepribadian bawaan pengambil keputusan
bercampur dengan berbagai variabel, seperti situasional dan interaksional,
mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
Kecenderungan Terhadap Risiko
Pengambil keputusan sangat bervariasi dalam kecenderungan mereka
untuk menanggung risiko: pengambil keputusan optimis menanggung berbagai
risiko dengan menganggap bahwa hasil yang dicapai itu akan selalu
menguntungkan., Para manajer wanita telah diketahui memiliki suatu
kecenderungan untuk menanggung risiko. Fokus Manajemn Menentukan
Pengambilan Keputusan memberikan contoh bagaimana wanita yang telah
memilih untuk tetap bersama perusahaan, telah memberi nilai tambah terhadap
proses pengambilan keputusan pada banyak perusahaan.
Seorang pengambil keputusan yang mempunyai keengganan terhadap
risiko rendah menetapkan sasaran berbeda, menilai berbagai alternatif dengan
tidak sama, dan memilih berbagai alternatif berbeda daripada pengambil
keputusan lain yang mengalami situasi sama namun mempunyai keengganan
menanggung risiko lebih tinggi. Para pengambil keputusan sekarang berusaha
membuat berbagai pilihan di mana risiko atau ketidak pastian adalah rendah atau
di mana kepastian hasil adalah tinggi. Banyak orang lebih berani dan mendukung
pengambilan risiko lebih besar dalam kelompok daripada sebagai individu.
Rupanya,orang-orang seperti ini lebih menginginkan untuk menanggung risiko
bersama-sama sebagai anggota kelompok.
Sumber Bacaan:1) Jujun S. Suriasumantri., Prof. Dr. Berpikir Sistem. PPs Universitas Negeri
Jakarta 20022) Endang Sunarya, Dr. Teori Perencanaan Pendidkan , Berdasarkan
Pendekatan Sistem. (Adicita Karya Nusa ,Yogyakarta. 2002)3) Djadjang A., SH., M.Kes.,Dr. Kapita Selekta Kuliah Azas-azas Manajemen.
(Sekolah Tinggi Manajemen Indonesia, Jakarta,2010)..