konsep sistem fail
DESCRIPTION
KONSEP SISTEM FAIL. OLEH: ARKIB NEGARA MALAYSIA. KONSEP SISTEM FAIL. PEWUJUDAN REKOD. 2. MENGINDEKS. 1. MENGKELAS. KAEDAH FAIL (Filing Method) KAEDAH REGISTRI (Straight Forward Alphabetic) 1. Kaedah Indexing 2. Kaedah warna (colour coding) 3. Kaedah Geografic - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/1.jpg)
KONSEP SISTEM FAIL
OLEH:
ARKIB NEGARA MALAYSIA
![Page 2: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/2.jpg)
KONSEP SISTEM FAILKONSEP SISTEM FAIL
KAEDAH FAIL(Filing Method)
KAEDAH REGISTRI(Straight Forward Alphabetic)
1. Kaedah Indexing2. Kaedah warna (colour coding)3. Kaedah Geografic4. Kaedah Universal Subject classification. 5. Kaedah Kelompok (Block Numeric)6. Kaedah soundeks7. dll
1.MENGKELAS
B A
HA G
IA
N
RE
G I ST
RI
PEWUJUDAN REKOD
SKIMA FAIL(Filing Scheme)
MANUAL FAIL
THESAURUS FAIL
Manusia
SUSUNAN FAIL(File Arrangement)
Peralatan
Peruntukan
Maklumat
UNIT-UNITFAIL
2.MENGINDEKS
3.MENYIMPAN &
MENGESAN
Prosedur
![Page 3: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/3.jpg)
SISTEM
Sistem merupakan satu kumpulan bahagian-bahagian yang berkaitan bertindak bersama untuk mencapai satu matlamat.
Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang membentuk satu putaran.
Setiap sistem mempunyai satu paksi atau titik pusat.
![Page 4: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/4.jpg)
BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR).
“A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.
SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.
ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.
TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.
APA DIA FAIL
![Page 5: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/5.jpg)
SISTEM FAIL
Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi yang berkait dengan:
Penciptaan Fail Penggunaan Fail Penutupan FailPemisahan Fail
Titikpusatnya ialah:
Unit Registri Bahagian Pendaftaran Surat Bahagian Registri
Bahagian Pendaftaran FailBahagian Pendaftaran MailBahagian RekodPusat Rekod
![Page 6: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/6.jpg)
Fungsi asas Bahagian/Unit Registri:
Mengadakan Fail
Mentiadakan Fail
Mengedarkan Fail
Mengesan Kembali Fail
Memisahkan Fail
![Page 7: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/7.jpg)
TUGAS UTAMA SISTEM FAIL
Proses:
MENGKELASMENGINDEKSMENYIMPAN
MENGESAN KEMBALI
KAEDAH FAILMenumpukan kepada cara mana setiap proses itu
dilaksanakan.
![Page 8: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/8.jpg)
MATLAMAT SISTEM FAIL
Memberi maklumat (fail) yang betulkepada orang yang memerlukan
pada masa yang ditetapkandengan kos/perbelanjaan yang terendah
BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT DI ATAS?
InputProsesoutput
![Page 9: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/9.jpg)
MaklumatPeralatanPeruntukanManusiaProsedur: SKIMA FAIL Manual Thesaurus: -Housekeeping - Functional Pendaftaran Pergerakan
1. PENUTUPAN FAIL
i. Mengkelas ii. Mengindeks iii. Mengesan
2. PENYIMPANAN, PEMELIHARAAN & PENGGUNAA FAIL3. PEMISAHAN FAIL
MAKLUMT
Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan. Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah.
MATLAMAT:
INPUT PROSES OUTPUT
KOMPONEN SISTEM FAIL
![Page 10: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/10.jpg)
PENGKELASANErtinya:- - Proses intelektual dan deduktif yang mendahului kerja-kerja mengindeks
- Penyusunan maklumat atau segala surat-suratan yang diwujudkan ke dalam kumpulan-kumpulan yang seakan-akan sama maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan identitinya yang tersendiri
Contohnya: Housekeeping Functional
Tahap KeselamatanKod/Jenis
![Page 11: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/11.jpg)
AKTIVITI PENGKELASAN
- Penyediaan Tesaurus
- Penyediaan Kod
- Penyediaan Skima
![Page 12: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/12.jpg)
KAEDAH KELASIFIKASI
- Abjad (Alphabetic)
- Nombor (Numeric)
- Alphanumeric (Abjad + Nombor)
- Perkara
- Kronologi
- Geografi
- Warna
- Nama
- Dan Lain-lain
![Page 13: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/13.jpg)
PENGKELASAN PERKARA
Perkara Ertinya:
Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau satu frasa yang melambangkan sesuatu konsep.
Pengkelasan Perkara bermakna:
Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-perkara yang telah ditetapkan.
![Page 14: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/14.jpg)
MENGINDEKS (MENGFAHARASAT)
Ertinya:
- Menyediakan petunjuk
- Berdasarkan perkataan-perkataan yang dipilih dari tajuk fail
![Page 15: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/15.jpg)
AKTIVITI MENGINDEKS
- Mengenalpasti perkataan utama yang berkaitan dengan perkara
- Menyusun mengikut abjad
![Page 16: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/16.jpg)
KAEDAH MENGINDEKS
- Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail
- Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan Am 89A
- Komputer
- Kod Indeks 3” x 5”
- Penyusunan Mengikut Abjad
- Penyusunan Mengikut Nombor
![Page 17: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/17.jpg)
MENGESAN
Mendapatkan semula maklumatmengikut sistem yang telah disediakan
![Page 18: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/18.jpg)
AKTIVITI MENGESAN
- Rujuk Indeks
- Kawal Edaran
- Penyusunan fail dalam kabinet/rak
![Page 19: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/19.jpg)
KAEDAH MENGESAN
- Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A atau Indeks Kad
- Penggunaan Kad Edaran Fail
- Penggunaan Komputer
- Penggunaan Senarai Fail atauBuku Daftar Fail
- Penggunaan Buku Daftar Surat
![Page 20: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/20.jpg)
SIRI FAIL
Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-fail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang serupa atau kerana perhubungan yang lain yang timbul dari pengwujudan, penerimaan dan penggunaannya.
![Page 21: KONSEP SISTEM FAIL](https://reader033.vdocuments.pub/reader033/viewer/2022061602/5681513a550346895dbf52d7/html5/thumbnails/21.jpg)