konsultan sop & business process ([email protected], 08129369926)
TRANSCRIPT
BAB I: PETUNJUK PENYUSUNAN SOPAPA ITU BUSINESS PROCESS? Sekumpulan aktivitas kerja terstruktur dan saling
terkait yang menghasilkan keluaran yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
PERBAIKAN PRODUKTIVITAS• Untuk memastikan adanya kebutuhan untuk memenangkan kompetisi untuk dimenangkan.
• Salah satu cara terbaik untuk memperbaiki keuntungan melakui peningkatan produktifitas.
• Apabila dapat dilakukan proses perbaikan produktifitas maka terdapat penurunan biaya dalam menjalankan suatu tahapan proses, serta menghasilkan nilai yang lebih rendah secara biaya dengan kompetitor lainnya.MEMPERBAIKI PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
• Proses penetapan keputusan yang dijalankan secara otomatis dimana memastikan proses yang dijalankan tersebut adalah lebih cepat, lebih baik dan lebih efektif.
• Penetapan fungsi tanggung jawab berdasarkan peranan bisnis. Tentu saja proses pengambilan keputusan dilakukan untuk meningkatkan produktivitas.
I.2
APA ITU BUSINESS PROCESS?Memperbaiki Fleksibilitas• Kebutuhan pasar membutuhkan adanya
perubahan untuk memasikan adanya perubahan secepatnya dan adanya kemampuan pembelajaran yang tepat untuk mencapai hasil terbaik.
• Apabila kebutuhan proses tersebut dimaksudkan untuk dilaksanakan esok hari, maka dilakukan proses penetapan kebutuhan proses operasional yang dijalankan di lapangan. I.3
SKEMA BUSINESS PROCESS
I.4
1. Memiliki tujuan2. Memiliki suatu input yang spesifik3. Memiliki output yang spesifik4. Ketersediaan sumber daya5. Ketersediaan dari serangkaian aktivitas yang dilakukan pada waktu yang bersamaan6. Memberikan dampan pada salah satu unit departemen. Terdapat dampak horizontal. 7. Menghasilkan suatu nilai yang dibutuhkan oleh pelanggan, baik itu pelanggan internal maupun eksternal.
EVENT
PROSES
INFORMATION
SUPPLY
RESOURCE
SUPPLYGOAL
GOAL
OUTPUTOUTPUT
SKEMA BUSINESS PROCESS
I.5
Suatu aktivitas pekerjaan berdasarkan waktu dan tempat, dimana ditetapkan adanya awalan, akhiran dan adanya penjelasan definisi input dan output yang jelas dalam suatu struktur tertentu. Connections
• Panah masuk menjelaskan Information. Alir panah tersebut menjelaskan adanya informasi atau obyek yang terkait dengan fase proses tersebut. Sebagai contoh, adanya penggunaan suatu SK direksi/ peraturan perusahaan/ standar kompetensi yang digunakan berulangkali sampai dengan informasi tersebut melewati batas waktu yang dipersyaratkan. exhausted as part of this activity.• Panah masuk menjelaskan Resource. Alir panah masuk yang menjelaskan adanya obyek terlampir atau sumber daya yang digunakan dalam prosedur process. Sebagai contoh, penggunaan form permintaan karyawan yang ditandatangani oleh pejabat terkait dan hanya digunakan satu kali untuk satu kebutuhan tanpa pengulangan.• Panah menuju Goal. Panah Goal menjelaskan adanya obyek terlampir dalam business process yang menjelaskan dari suatu proses pencapaian tujuan yang mana merupakan tujuan akhir yang diharapkan dalam business process tersebut. • Panah menjuju output• Alir panah masuk dari Event. Menjelaskan obyek dimana menjadi inisiator dari business process dijalankan. Menjelaskan alir pengendalian dari suatu tahapan proses lainnya yang menjelaskan informasi penguhubung antara satu aktivitas ke aktivitias lainnya. of state or information from activity to activity.
SKEMA BUSINESS PROCESS
• Business process memiliki beberapa sasaran yang didefinisikan. Hal ini merupakan alasan dimana organisasi menjalankan tahapan proses tersebut dan dipastikan hasil yang didapat memenuhi kebutuhan bisnis dari perusahaan tersebut.
Goal
• Dalam suatu penetapan Business Process dilakukan proses penggunaan informasi yang digunakan untuk melengkapi kegiatan yang dibutuhkan.
• Berbeda dengan resources, informasi tidak dikonsumsi dalam tahapan proses tersebut namun hanya digunakan sebagai proses transformasi.
• Informasi sendiri dapat menggunakan sumber eksternal, seperti dari pelanggan, ataupun proses internal dari organisasi itu sendiri atau bisa berasal dari proses lainnya.
Information
I.6
SKEMA BUSINESS PROCESS
• Business process secara khusus menghasilkan satu atau lebih output yang menjelaskan nilai tertentu dari suatu tahapan proses, baik untuk kebutuhan internal atau untuk memenuhi persyaratan eksternal.
• Output itu sendiri dapat berupa obyek fisik (seperti laporan ataupun invoice), tansformasi dari bahan baku menjadi suatu bentuk jadwal atau keseluruhan proses untuk memenuhi order pelanggan.
• Output dari business process dapat menjadi input untuk aktivitas baru
OUTPUT
• Resource adalah input dari kegiatan proses bisnis, dan tidak seperti informasi pada umumnya terdapat proses penggunaan dan masuk ke dalam proses.
• Sebagai contoh dalam kegiatan proses penerimaan karyawan Form seleksi akan digunakan sampai dengan status karyawan tersebut ditetima atau tidak.
Resource
I.7
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN BUSINESS PROCESS
• Penetapan core process• Penetapan support process
Tahap 1: Pemetaan Proses
• Mengidentifikasi empat (4) elemen pembentuk Business Process
Tahap 2: Pemetaan dan Analisis Business Process
• Proses penyusunan alir proses business prosess
Tahap 3: Proses Pembuatan Diagram Business Process
I.8
TAHAP 1 PEMETAAN PROSES• Berperan langsung dalam
penggunaan eksternal• Secara langsung
berpengaruh kepada keberhasilan organisasi
• Memberikan respon
Core Proces
s• Memenuhi kebutuhan
penggunaan internal • Tidak memiliki kaitan
langsung pada nilai manfaat
Support
Process I.9
LATIHAN-1: MENGKLASIFIKASIKAN PROSES
CORE PROCESS SUPPORT PROCESS
I.10
BUATLAH LIST CORE PROCESS DAN SUPPORT PROCESS DALAM DEPARTEMEN HRD
TAHAP 2: PEMETAAN DAN ANALISIS BUSINESS PROCESS
I.11
NONAMA PROCESS
TYPEPENGGUNA/P
EMAKAIKEGIATAN UTAMA MASUKAN KELUARAN PEMILIK
1. Menerimaan permohonan karyawan baru
2. Melakukan proses pemeriksaan terhadap anggaran man power3. Melakukan proses recruitment internal4. Atau melakukan proses recruitment eksternal
Departemen HRD
FORMAT PEMETAAN DAN ANALISIS BUSINESS PROCESS
1 Recruitment Proses IntiSeluruh
departemenSurat
permohonanPenerimaan
karyawan