kontrola zarządcza – informacje wstępne

Kontrola zarządcza – informacje wstępne

USTAWA z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach

publicznychnałożyła na nas obowiązek

prowadzenia kontroli zarządczej

(rozdział 6)


Rozdział 6Kontrola zarządcza oraz koordynacja kontroli zarządczej w jednostkach

sektora finansów publicznychArt. 68.1. Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół

działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;2) skuteczności i efektywności działania;3) wiarygodności sprawozdań;4) ochrony zasobów;5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;7) zarządzania ryzykiem.

Nie stosując regulacji wewnętrznych NARUSZAMY USTAWĘ O FINANSACH PUBLICZNYCH


Rozporządzenie MF w spr. Planu działalności i sprawozdania z jego wykonania

Rozporządzenie MF w spr. Wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

Standardy kontroli zarządczej zostały określone przez Ministra Finansów (określane obligatoryjnie)

Wytyczne MF w sprawie kontroli zarządczej (określane fakultatywnie)

Wytyczne ministrów dla działów administracji rządowej (określane fakultatywnie)


Zarządzenie nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej – sprawy wewnętrzne z dnia 6 września 2012 r. (Dz.Urz.MSW z 2012 poz. 64)

Kontrola zarządcza – informacje wstępneObowiązki:Plan działalności na następny rok

(PRZYSPIESZENIE, POPRAWA CZEGOŚ CO SIĘ ROBI, ZADANIE JEDNOROCZNE, ITP.)

Sprawozdanie z wykonania planu Oświadczenie o stanie kontroli

zarządczej za poprzedni rok Obowiązek publikacji

powyższych dokumentów w Biuletynie Informacji Publicznej

Kontrola zarządcza – informacje wstępneKontrola stanowi element-

narzędzie zarządzania, pozwalające na uzyskanie pewności, ze cele zarządzania zostały osiągnięte.

Kontrola – w tym znaczeniu – to zbiór procedur, mechanizmów organizacyjnych wbudowanych w jednostkę. Czynności kontrolne to element codziennej pracy pracowników.

Kontrola zarządcza – informacje wstępneKontrola funkcjonalna – związana

ze stanowiskiem (funkcją)Zadania kontrolne wynikające z

reg. Organizacyjnego, zakresów obowiązków, szczegółowych zakresów obowiązków osób funkcyjnych, …

Jest prowadzona w ramach działalności jednostki

Kontrola zarządcza – informacje wstępneStandardy kontroli zarządczej

Standardy zostały przedstawione w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:a) środowisko wewnętrzne,b) cele i zarządzanie ryzykiem,c) mechanizmy kontroli,d) informacja i komunikacja,e) monitorowanie i ocena.

Kontrola zarządcza – Środowisko wewnętrzne Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób

zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej.

1. Przestrzeganie wartości etycznych Świadomość wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzeganie ich przy wykonywaniu powierzonych zadań. Osoby zarządzające powinny wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami.

W PIS MSW mamy Kodeks Etyki

Kontrola zarządcza – Środowisko wewnętrzne 2. Kompetencje zawodowe

Należy zadbać, aby osoby zarządzające i pracownicy posiadali wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Należy zapewnić rozwój kwalifikacji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających.

Kontrola zarządcza – Środowisko wewnętrzne 3. Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Kontrola zarządcza – Środowisko wewnętrzne 4. Delegowanie uprawnień

Należy precyzyjnie określić zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Zakres delegowanych uprawnień powinien być odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. Zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze. Przyjęcie delegowanych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem (datą oraz informacją np. „przyjmuję do realizacji”).

W PIS MSW istnieje stosowna Decyzja GIS MSW

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiemCele i zarządzanie ryzykiem

Jasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany.

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiem5. Misja PIS MSWiA

Ochrona zdrowia i życia funkcjonariuszy i pracowników, a także przeciwdziałanie zagrożeniom sanitarnym.

Misja wynika z zadań ustawowych jednostki.

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiem 6. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich

realizacji Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników. Cele w tym ujęciu to nie realizacja zadań ustawowych, misji, ale coś EXTRA – np. doskonalenie jakiegoś rodzaju działań, realizacja celu jednorazowego, jak np. wzmożony nadzór w związku z Prezydencją Polski w UE.

W roku 2012 to sprawy związane z EURO 2012. W ramach jednego celu można realizować wiele zadań.

Zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby określając cele i zadania wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiem7.Identyfikacja ryzyka

Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań.

W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje jednostka należy dokonać ponownej identyfikacji ryzyka.

Każdy pracownika analizuje, co może;)

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiem8. Analiza ryzyka

Zidentyfikowane ryzyka należy poddać analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić akceptowany poziom ryzyka.

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiem9. Reakcja na ryzyko

W stosunku do każdego istotnego ryzyka powinno się określić rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiemCzynniki ryzyka: brak procedur,

brak wiedzy, atak na sieć komputerową, awaria sprzętu, kradzież sprzętu, … wszystko to, co może doprowadzić do pojawienia się RYZYKA

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiemRyzyko operacyjne – odnosi się do codziennej pracy– np. ryzyko popełnienia błędu merytorycznego, ryzyko nieterminowego załatwienia sprawy.

Ryzyko strategiczne – odnosi się do całej jednostki – np. ryzyko utraty reputacji, ryzyko zmniejszenia finansowania.

Ryzyko występuje w każdej jednostce, nie da się go zlikwidować

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiem

Ocena ryzyka pozwala na reakcjęDokonuje się jej zgodnie z

Zarządzeniem 59 Ministra Spraw Wewnętrznych - przywołanym na wstępie.

Dokonywaliście Państwo próbnej analizy.

Kontrola zarządcza – Cele i zarządzanie ryzykiemRejestr RYZYKA – należy prowadzić w Inspektoracie

i w każdym województwie

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli Standardy w tym zakresie stanowią

zestawienie podstawowych mechanizmów, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki. Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści.

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 10.Dokumentowanie systemu

kontroli zarządczej Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowią dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla osób, które z niej korzystają.

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 11. Nadzór

Należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej, terminowej, skutecznej realizacji.

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 12.Ciągłość działalności

Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki wykorzystując, między innymi, wyniki analizy ryzyka.

13.Ochrona zasobów Należy zadbać, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie upoważnione osoby. Osobom zarządzającym i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 14. Szczegółowe mechanizmy kontroli

dotyczące operacji finansowych i gospodarczychPowinny istnieć przynajmniej następujące mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, b) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione, c) podział kluczowych obowiązków, d) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli 15.Mechanizmy kontroli

dotyczące systemów informatycznych Należy określić mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych.

Zadanie to należy głównie do Pionu ochrony.

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli

To wszystkie środki kontroli wewnętrznej mające na celu

zapobieganie, wykrywanie i naprawianie

nieprawidłowości przyjęte przez kierownictwo.

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli SamokontrolaNadzórPowtórzenie czynnościSzkolenie i samodoskonaleniePodział obowiązkówRotacja zadańWsparcie informatyczneProceduryZabezpieczenia fizyczne

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli Powtórzenie czynnościByle nie do granic absurdu:1 osoba pisze decyzję= 40% błędówKierownik widzi potrzebę rozłożenia obowiązków2 osoby= 30% błędówKierownik widzi potrzebę zatrudnienia sprawdzacza2 osoby + sprawdzacz= 20% z czasem 25%Kierownik dąży do perfekcji2 osoby + 2 sprawdzaczy= 30% błędówKierownik dąży do perfekcji2 osoby + 2 sprawdzaczy + z-ca kierownika= 45%

błędów (w tym przekroczenie czasu rozpatrywania sprawy)

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli Podział obowiązkówNp. Zmniejszenie ryzyka łapówki,

malwersacji, nadużyciaJedna osoba wydatkuje środki,

druga osoba zatwierdza merytorycznie, akceptuje ostatecznie trzecia osoba.

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli Procedury mają minimalizować

ryzyko, a nie je zwiększać:Np. Decyzja przewiduje centralne

stalowanie pieczątek – wyższe koszty (zamawiane w Warszawie), dłuższy czas oczekiwania na pieczątkę (przesyłka) – w praktyce i tak pieczątki wykonuje się w województwie – KONIECZNOŚĆ ZMIAY PROCEDURY, żeby oddawała stan faktyczny

Kontrola zarządcza – Mechanizmy kontroli

PROCEDURA DLA NAS, NIE MY DLA PROCEDURY

Kontrola zarządcza – Informacja i komunikacja Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć

zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków.

np. pracownicy WKN, ZP, Zespołów potrzebują dostępu do legalisa zawierającego uregulowania na poziomie Komendantów GłównychWO, WF nie potrzebuje

Pracownicy wszyscy pracownicy potrzebują dostępu do decyzji np. dot. Delegacji WYKUPIONY SERWER

Pracownicy WO, ZP potrzebują dostępu do legalisa zawierającego moduł Prawo Pracy

System komunikacji powinien umożliwiać przepływ potrzebnych i zrozumiałych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym.

Kontrola zarządcza – Informacja i komunikacja 16. Bieżąca informacja

Osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań.

Dotyczy to również wymiany informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań

Kontrola zarządcza – Informacja i komunikacja 17. Komunikacja wewnętrzna

Należy zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej jednostki.

Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena System kontroli zarządczej

powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie.

Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena 19. Monitorowanie systemu

kontroli zarządczej Należy monitorować skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena 20. Samoocena

Zaleca się przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocena powinna być ujęta w ramy procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana.

Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena 22.Uzyskanie zapewnienia o stanie

kontroli zarządczejŹródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli.

Coroczne potwierdzenie uzyskania powyższego zapewnienia to oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena NIK, ale również MSW

Departament Kontroli, Skarg i Wniosków podczas każdej kontroli sprawdza funkcjonowanie kontroli zarządczej

Kontroler rozmawia z pracownikami uzyskując od nich wiedzę o tym jak realizują poszczególne czynności.

Kontroler prosi o przelanie informacji an papier.

Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena Kontroler prosi o udostępnienie

wszelkich regulacji wewnętrznych (Decyzje, Wytyczne, inne)

Kontroler porównuje:Swoje notatki z rozmówPisemne informacje od

pracownikówRegulacje wewnętrzne

Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena

Nieścisłości, różnice – to słabości kontroli wewnętrznej…

W chwili obecnej trwa przegląd aktualności Decyzji GIS MSW.

Konieczne jest uzyskanie od wszystkich pracowników informacji na temat ich pracy – tak, by zgodnie z praktyką znowelizować decyzje, by stanowiły odbicie rzeczywistości, a nie teorię.

Kontrola zarządcza – Monitorowanie i ocena Informacja ma być szczera – od tego

zależy stopień urealnienia regulacji wewnętrznych, a więc ich praktyczna skuteczność i ogólny sens.

Nie ma złych odpowiedzi, nie ma „za mało”, nie ma „nie tak”.

Odpowiedź nie ma być poprawna politycznie, a prawdziwa – żeby dostosować teorię do praktyki.

kontrola zarządcza – informacje wstępne

Documents