konversi sistem lama menuju sistem...
TRANSCRIPT
KONVERSI SISTEM LAMA MENUJU SISTEM BARU
Untuk Memenuhi Tugas Ujian Akhir Semester I Mata Kuliah Sistem
Informasi dan Manajemen Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc
Arum Nurhandayani (E62 – K25161080)
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2016
DAFTAR ISI
1 PENDAHULUAN 2
Latar Belakang 3
Tujuan Penelitian 3
2 TINJAUAN PUSTAKA 4
3 HASIL DAN PEMBAHASAN 8
4 SIMPULAN DAN SARAN 12 Simpulan 12
Saran 12
DAFTAR PUSTAKA 13
2
1 PENDAHULUAN
Di dalam dunia informasi dan teknologi, perkembangan dari masa ke masa terjadi
sangat cepat. Perkembangan ini menuntut banyaknya perubahan yang membuat banyak
perusahaan berlomba-lomba untuk menciptakan dan menerapkan sistem informasi di
masing-masing perusahaannya. Bukan hanya sekedar memiliki sistem informasi saja,
namun perusahaan pun melakukan suatu perubahan untuk memiliki sistem informasi
yang mumpuni. Perkembangan pesat yang tidak diimbangi dengan kesiapan akan menjadi
sebuah kesalahan fatal pada perusahaan ketika akan melakukan konversi dari sistem yang
lama ke sistem yang baru. Berbagai macam penyebab dari kesalahan ini, salah satunya
adalah tidak kompetibelnya data-data pada sistem yang lama dengan sistem yang baru.
Hal ini menyebabkan data-data dari sistem yang lama tidak terpakai dan pada akhirnya
menjadi limbah perusahaan. Padahal sangat mungkin data-data tersebut bersifat penting.
Selain hal diatas, sistem informasi pada perusahaan akan menjadi tidak efektif
apabila di antara karyawan muncul ketidak setujuan terhadap perubahan yanga kan
terjadi. Hal ini biasanya disebabkan oleh adanya asumsi bahwa bila perusahaan
menerapkan sistem informasi atau komputerisasi, makan akan terjadi pengurangan
pegawai. Padahal pembangunan sistem informasi dalam sebuah perusahaan bisa
membantu kinerja dari karyawan bila dimanfaatkan dengan baik dan maksimal. Sistem
informasi yang bersifat baru dalam sebuah perusahaan juga terkadang belum bisa
menjawab kebutuhan dari para karyawan. Ketidaksesuaian ini justru akan membuat
kinerja perusahaan menjadi tersendat.
Untuk mengurangi berbagai macam kendala yang disebutkan diatas diperlukan
implementasi dari sistem informasi yang akan diterapkan pada sebauh perusahaan.
implementasi dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Akan
tetapi hal ini bersifat vital dalam memastikan kesuksesan sistem yang akan
dikembangkan. Pada dasarnya sistem informasi yang baik adalah sistem informasi yang
dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh end-user
3
Latar Belakang
Latar belakang pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas ujian akhir
semester I mata kuliah Sistem Informasi dan Manajement Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc.
Tema yang dipilih adalah mengenai konversi sistem lama menuju sistem baru.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah:
1. Memahami lebih dalam mengenai bentuk dan implementasi dari konversi
sistem informasi lama ke sistem yang baru.
2. Bagaimana konversi sistem ini dilakukan?
4
2 TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi
Menurut Timothy J. O’Leary dan Linda I. O’Leary dalam bukunya Computing
Essentials (2005), sebuah sistem informasi memiliki lima bagian, yaitu:
1. People
Mudah untuk melihat bahwa people adalah bagian dari lima komponen dalam
sistem informasi. Sistem informasi memang adalah tentang membuat people or end
users lebih produktif.
2. Procedures
Procedures adalah tata cara yang digunakan oleh seseorang atau end user untuk
menggunakan software,hardware dan data yang akan diolah. Tata cara ini biasanya
ditulis dalam bentuk manual oleh spesialis.
3. Software
Software adalah nama lain dari program. Tujuan dari software adalah untuk
merubah data dari yang belum diolah menjadi informasi atau data yang telah diolah.
Contohnya adalah program gaji akan menginstruksikan komputer untuk
menghitung jumlah jam kerja anda dalam seminggu dan akan mengkalkulasikannya
sehingga akan keluar berapa upah anda nantinya.
4. Hardware
Peralatan untuk memproses data sehingga terciptanya informasi disebut
hardware.
5. Data
Fakta-fakta mentah yang belum diproses berisikan tulisan, angka, gambar atau
suara, disebut data. Data yang sudah diproses disebut informasi.
B. Sistem Informasi Berbasis Komputer
Hampir semua organisasi memiliki computer-based information systems.
Perusahaan atau organisasi besar biasanya menamai sistem informasi yang digunakan
untuk mengumpulkan dan mengolah data mereka. Walaupun nama-nama dari sistem
tersebut berbeda-beda, namun ada kesamaan dalam hirarkinya, yaitu transaction
processing, management information, decision support, dan executive support systems.
5
Gambar 1. four kinds of computer-based information systems
Transaction Processing Systems
Transaction Processing Systems merekam transaksi per hari, seperti permintaan
pelanggan, tagihan, persediaan, dll. TPS membantu supervisor dengan menampilkan
database yang menjadi landasan untuk sistem informasi lainnya.
Management Information Systems
Management Information Systems meringkas data-data transaksi dalam bentuk
yang baku untuk middle-level manager. Ringkasan ini seperti data penjualan
mingguan atau jadwal produksi mingguan.
Decision Support Systems
Dalam hal ini DSS akan menyediakan sistem untuk analisis. Decision Support
Systems akan membantu middle-level manager dan pengguna lainnya dalam
perusahaan tersebut untuk menganalisa permasalahan lebih luas dalam perushaan
tersebut.
Executive Support Systems
Executive Support Systems adalah sistem informasi yang mudah untuk digunakan
yang menampilkan informasi dalam bentuk ringkasan eksekutif. Sistem ini membantu
6
managemen tingkat atas untuk melihat kinerja perusahaan dan membangun rencana
strategis.
C. Komponen Sistem Informasi
Berdasarkan (Sutabri, 2012), sistem informasi terdiri dari komponen-komponen
yang disebut blok bangunan (building block), dan blok kendali. Sebagi suatu sistem,
keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain
membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
Komponen Input (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input yang dimaksud
adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat
berupa dokumen-dokumen dasar.
Komponen Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Komponen Output (Output Block)
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta
semua pemakai sistem.
Komponen Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan
untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data,
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara
keseluruhan. Pada blok ini, teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi
(humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras
(hardware).
Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem
informasi. Berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah
dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah
kerja dari sistem informasi.
Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan
memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7
Komponen Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data
perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan lebih
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat
lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
Komponen Kontrol (Controls Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu
sendiri, ketidakefisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu
dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak
sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat
langsung cepat diatasi.
8
3 HASIL DAN PEMBAHASAN
Metodologi pengembangan sistem merupakan metodologi yang digunakan untuk
mengembangkan suatu sistem informasi, yaitu suatu proses standar yang diikuti untuk
melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk menganalisa, merancang,
mengimplementasikan dan memelihara sistem informasi atau yang biasa disebut System
Development Life Cycle (Budiman dan Iswanti, 2010).
Gambar 2. System Development Life Cycle
A. Analisis Sistem
Analisis sistem dilakukan karena adanya permintaan sistem yang baru. Tahap
analisis sistem meliputi:
a. Penentuan masalah,
b. Pembentukan sasaran sistem,
c. Pengidentifikasian pemakai sistem,
d. Pembentukan lingkup sistem
9
Tahap ini dibutuhkan untuk membuat spesifikasi kebutuhan. Hal ini penting kerena
pada tahap ini pembuat sistem menentukan hal-hal detail yang terkait dengan sistem kerja
sistem.
B. Desain Sistem
Desain sistem dilakukan setelah proses analisis sistem dikerjakan. Perancangan
sistem ini dibagi menjadi 2 kelompok:
1. Perancangan konsepsual:
Evaluasi alternatif rancangan dan menentukan rancangan alternatif
Penyiapan spesifikasi rancangan, meliputi keluaran, penyimpan data,
masukan, prosedur pemrosesan dan operasi
Penyiapan laporan
2. Perancangan fisik:
Rancangan keluaran merupakan bentuk laporan dan rancangan
dokumen)
Rancangan masukan merupakan rancangan layar untuk pemasukan data
Rancangan antar muka merupakan sistem – pemakai
Rancangan platform merupakan perangkat lunak dan perangkat keras
Rancangan basisdata
Rancangan modul merupakan cara sistem bekerja
Rancangan kontrol merupakan validasi dan otorisasi
Dokumentasi merupakan awal proses – perancangan fisik
Rencana pengujian merupakan rencana untuk menguji sistem
Rencana konversi merupakan sistem lama diperbaiki dengan sistem baru
C. Implementasi Sistem
Aktivitas-aktivitas yang ada dalam fase implementasi sistem meliputi:
Pemrograman dan pengujian
Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak
Pelatihan/.training kepada end user
Pembuatan dokumentasi berupa pengembangan, operasi, pemakai
Konversi: konversi paralel, konversi langsung, konversi pilot, konversi
modular/bertahap
D. Pengadaan Sistem Informasi
Cara pengadaan sistem informasi secara garis besar terdapat 3 cara, yaakni:
1. Membuat sendiri
2. Membeli perangkat lunak yang sudah jadi
3. Outsourcing yaknimenyerahkan pengembangan sistem ke pihak luar
10
Setiap cara memiliki kelebihan dan kekurangan dan dapat dijadikan bahan
pertimbangan. Berikut adalah empat metode konversi sistem menurut Baltzan dan
Phillips (2008), yaitu:
1. Konversi Langsung
Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan
menggantikannya dengan sistem yang baru. Cara ini merupakan cara yang paling
beresiko tapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan
pemutusan jembatan sistem yang lama. Konversi ini biasa disebut dengan cold turkey.
Konversi ini akan berguna apabila pelatihan dan aktivitas pengujian dilakukan dengan
baik dan benar. Pendekatan konversi ini akan mempunyai manfaat apabila:
Sistem tersebut tidak menggantikan sistem lain.
Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.
Sistem yang baru bersifat kecil dan sederhana.
Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama dan perbandingan
antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.
2. Konversi Paralel
Konversi ini dilakukan dengan cara sistem lama dan sistem baru dijalankan
dengan waktu yang ditentukan. Dalam perjalanannya, bila sistem baru sudah bisa
diterima dan dijalankan dengan baik, maka penggunaan sistem lama akan segera
dihentikan. Konversi ini adalah cara yang paling aman, tetapi juga paling mahal
karena perusahaan harus menjalankan dua sistem sekaligus. Ketika konversi paralel
ini berjalan, maka pengembangan sistem harus direncanakan dan dilakukan
peninjauan ulang secara berkala dengan bagian operasi sehingga diketahui kinerja
sistem tersebut.
Gambar 3. Konversi Paralel
3. Konversi Bertahap
Konversi ini bekerja dengan cara menggantikan suatu bagian dari sistem lama
dengan sistem yang baru. Bila ada masalah dengan bagian sistem yang baru, maka
sistem tersebut akan dikembalikan dengan sistem yang lama. Bila tidak terjadi
masalah dengan sistem yang baru, maka secara bertahap sistem yang lama akan
11
menggantikan sistem yang baru dan dipasangkan dengan bagian-bagian yang baru.
Model konversi ini akan memakan waktu yang cukup lama tapi dapat menghindakan
dari resiko besar seperti pada konversi langsung. Konversi ini juga memungkinkan
end user mempelajari dan mengimplementasikan sistem yang baru secara bertahap
dan perlahan sehingga pada akhirnya bisa menerima perubahan.
Gambar 4. Konversi Bertahap
4. Konversi Pilot
Proses ini berlangsung seperti proses segmentasi. Metode ini menerapkan sistem
baru hanya pada bagian atau lokasi tertentu saja. Sistem akan dijalankan pada satu
lokasi dan supervisor mengambil keputusan jika sistem ini diterapkan pada seluruh
bagian tersebut. Bila sudah berjalan, maka akan diperluas ke bagian-bagian lain.
Berbeda dengan metode konversi bertahap yang membagi sistem, konversi metode
pilot ini membagi divisi. Pada metode ini, sistem yang baru harus layak uji dan layak
pakai pada bagian yang telah disediakan.
Gambar 5. Konversi Pilot
12
4 SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan penelusuran yang telah dilakukan oleh penulis, dapat disimpulkan
bahwa Ada empat tahap dalam System Development Life Cycle, antara lain: 1. Analisis
sistem. Dalam tahap ini, para pembuat sistem membuat rancangan sistem dan sasaran
sistem; 2. Desain sistem: dalam tahap ini mulai dibangun spesifikasi rancangan dari
sistem dan alternatif dari sistem tersebut; 3. Implementasi sistem: ditahap ini, mulai ada
penggunaan dan pelatihan kepada end user agar sistem dapat dimanfaatkan secara
maksimal; 4. Pengadaan sistem informasi.
Ada empat cara untuk mengkonversi sistem lama ke sistem yang baru, yaitu: 1.
Konversi langsung. Konversi ini dilakukan dengan cara mengganti seluruh sistem lama
dengan sistem yang baru; 2. Konversi paralel. Konversi ini menggunakan sistem yang
lama dan sistem baru secara bersama dalam waktu yang telah ditentukan. Sistem lama
akan dihentikan setelah sistem baru telah bisa diterima end user; 3. Konversi bertahap.
Konversi ini bekerja dengan menggantikan suatu bagian sistem lama dengan sistem yang
baru secara perlahan dan berkelanjutan; 4. Konversi pilot. Konversi ini dilakukan dengan
cara mengganti satu bagian dengan sistem baru dan secara bertahap diikuti oleh bagian-
bagian lain.
Saran
Saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah:
1. Setiap perusahaan harus menerapkan proses SDLC. Proses SDLC adalah tahapan
penting yang harus dilakukan bila sebuah perusahaan ingin membangun sebuah
sistem informasi. Tahap ini adalah tahap awal yang menentukan sistem yang akan
dibangun akan berhasil atau tidak.
2. Kebutuhan akan konversi sistem yang lama ke sistem baru sangat tinggi. Hal ini
terkait dengan perkembangan sistem informasi yang pesat dan terus menerus.
3. Metode-metode konversi dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bila
ingin cara cepat dan relatif murah, maka perusahaan bisa menggunakan metode
konversi langsung. Apabila sistem yang lama terbilang sudah cukup lama
digunakan dan cakupannya besar, perusahaan bisa menggunakan metode konversi
paralel.
13
DAFTAR PUSTAKA
Baltzan, Paige & Phillips, Amy L. 2008. Business Driven Technology. Arizona: McGraw
Hill Higher Education
Budiman, Rosyid dan Sari Iswanti. 2010. Sistem Informasi: Dari Konsep Dasar Menuju
Pengadaannya.
<http://www.arsipjogjaprov.info/archieve/artikel/sia.sisteminformasi.pdf>
O’Leary, Timothy J. & O’Leary, Linda I. 2005. Computing Essentials. Arizona: McGraw
Hill International Edition
Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI.