konverteringscirkus og kendte økonomisystemer i ny forklædning anette svejstrup

itsporet

AARHUSUNIVERSITET 25. JUNI 2012

KONVERTERINGSCIRKUS OG KENDTE ØKONOMISYSTEMER I NY FORKLÆDNINGANETTE SVEJSTRUP

AARHUSUNIVERSITET

KONVERTERING OG ØKONOMISYSTEMERANETTE SVEJSTRUP

25. JUNI 2012

EMNER›Hvilke systemer er berørt?›Hvad er ’næsten’ som det plejer?›Hvad er nyt ›Konverteringscirkus›Adgang til historiske data i diverse systemer›Hvor er vi lige nu?›Udfordringer/udeståender›Hvad kan/skal vi gøre for at blive klar til start?›Tidsplan og lukkeperioder

2

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

HVILKE SYSTEMER ER BERØRT?›Økonomisystemer som fortsat skal anvendes

›Navision med integration til SLS og Stads›INDFAK›AURUS›(CWT) ›Webshop›Systemer hvor det er uafklaret om de skal anvendes

›ARS (tidsregistrering) – alternativ undersøges›Systemer som ikke længere skal anvendes

›PØS3

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

NAVISION - HVAD ER NÆSTEN SOM DET PLEJER?›Finans› Momsopsætning

›Køb

›Salg (her sker der ændringer i forhold til Sag)

›Anlæg

4

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

NAVISION – HVAD ER NYT?› 1 bogføringskreds › 1 CVR nummer implementeres › 1 løngruppe i SLS ( i dag har vi 5)

› NY KORT AU KONTOSTRENG› ART – SAG – SAGSOPGAVE › Delregnskab og Sted er opsat som indirekte dimensioner

› Sagsmodulet › Ressourcemodulet (Personalemodulet)› Salgsfaktureringen starter som kontraktlinjer på Sag/Sagsopgaver og ender i Salg/Debitor som salgsfaktura til bogføring 5

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

SAGSMODULET› Sager (Projekter)› Stamkort med relevante stamdata (Forløb, Status mv.)› For de primære Projekttyper skal der udarbejdes sagsskabeloner› Bevillingsgiverstyring› Roller er vigtige af hensyn til brugerstyringen i

Rapporteringsløsningen› Ansvarlig, Gruppeleder, Projektleder, Bevillingshaver,

Administrator› Mulighed for Samlesager› Sagsopgaver (Aktiviteter)› Anvendes til intern/ekstern styring af Sager› Mindst 1 sagsopgave til planlægning og bogføring af finans og

ressourcer› Overordnet fælles struktur i forhold til projekttyper› Planlægningslinjer› Anvendes til budgettering af finans og ressourcer (Skema)› Anvendes til at fakturere debitor/bevillingsgiver (Kontrakt) 6

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 20127

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

RESSOURCEMODULET› Ressourcekort med stamoplysninger› Medarbejdere oprettes om ressourcer (nummerserie)› Integration SLS- Navision (Personalemodul)› Kun månedslønnede› Timelønnede fuld kontostreng i SLS › Nummer, navn, cpr., ressourcegruppe› Kapacitet › Beregnede kostpriser (ikke faktisk løn)

› Budgettering af løn = periodiseret tidsallokering af ressourcer på sager

› Planlægningslinjer og omkostningsfordeling› Standard NS-funktionalitet skal udvides med ny NS-funktionalitet

som skal erstatte PØS (AU –tilretning)

8

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

ALIAS› Hvad er ALIAS?› En Aliaskode er en konteringshjælp eller genvej til kontostrengen

› Validering af gyldige kombinationer › Kan fra vælges på Sagsopgaven

› Sag 903150 + Sagsopgave 888121› Alias =903150888121 - EU. NitroEurope IP, The /AV - Øvrig drift

› Sag 903150 + Sagsopgave 888124› Alias = 903150888124 - EU. NitroEurope IP, The /AV – Rejser

› Der kan være udfordringer i forhold til antallet af ALIAS koder i INDFAK – uafklaret om ALIAS skal anvendes! 9

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

INDFAK - HVAD ER NYT OG HVAD ER ’NÆSTEN’ SOM DET PLEJER? › Fortsat kun workflow til fakturahåndtering› Uændret funktionalitet (kun løbende ændringer MODST) › Ny opsætning af ny AU organisationsstruktur › Færre organisationer › Færre EAN-numre (fra 200 til ca. 55)› Ny opsætning af Brugere og Roller › Nye brugernavne til alle = AU-ID nummer (AU123456)› Ny Velkomstmail udsendes inden vi lukker op for NY INDFAK

› Ny opsætning af ’kontostreng’ er ikke afklaret› ART, MOMSKODE, ALIAS › ART, MOMSKODE, SAG, SAGSOPGAVE

10

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

AURUS - HVAD ER NYT OG HVAD ER ’NÆSTEN’ SOM DET PLEJER? › Ny IT-platform › Fra 4 opsætninger til 1 AURUS opsætning › Uændret funktionalitet (opgradering udskudt til forår 2013)› Udgiftstyper er uændrede› Ny opsætning af ny AU organisationsstruktur › Færre organisationer/persongrupper› Ny opsætning af Brugere og Roller › Nye brugernavne til alle = AU-ID nummer (AU123456)› Ny Velkomstmail udsendes inden vi lukker op for NY AURUS


11

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

WEBSHOP - HVAD ER NYT OG HVAD ER ’NÆSTEN’ SOM DET PLEJER? › Uændret funktionalitet› Ny opsætning af ny AU organisationsstruktur› Ændringer i forhold til Dibsaftale og Bankkonti› Ændring af kontostreng for eksisterende aktive betalingsarrangementer


12

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

KONVERTERINGSCIRKUS – DEN KORTE FORESTILLING

13

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

KONVERTERINGSCIRKUS – GENERELT› I forbindelse med konvertering og sammenlægning af de 4 bogføringskredse til 1 bogføringskreds er der generelt fokus på oprydning i stamdata og poster

› Udvikling af 4 konverteringskørsler› Stor kompleksitet› Det tager lang tid!

› Artskonto er uændret (mindre justeringer)› Delregnskab er uændret› Ny Stedkode

14

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

KONVERTERINGSCIRKUS GENERELT› Finansposter› Alle 2012 konverteres på postniveau› Alle 2011 datokomprimeres pr. måned pr. kontostreng› Alle poster fra før 1. jan. 2011 datokomprimeres pr. 31-12-10

› Finansbudgetposter konverteres ikke til Budgetmodulet i Finans

› Alle budgetposter vil fremover være planlægningslinjer på Sager/Sagsopgaver

15

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

KONVERTERINGSCIRKUS GENERELT›Kreditor› Kreditorer som er anvendt inden for det seneste år› CVR + pseudo CVR› CPR kreditorer konverteres kun hvis åbne poster›Debitor› Ny nummerserie med fortløbende numre› Standardisering af Debitorbogføringsgrupper › Debitorer som er anvendt inden for det seneste år› Debitorer som har åbne poster›Anlæg› Ny nummerserie› Alle aktive anlæg med stamdata og anlægsposter› Konvertering og standardisering af anlægsstamdata

16

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

KONVERTERINGSCIRKUS – FOR 8000C + ASB/DPU

› Projekter bliver til Sager› Eksisterende projekter konverteres til nyt fortløbende 6- cifret

sagsnummer som starter med 9xxxxx› Projekter med status Lukket og en slutdato før 1. jan. 2011

konverteres ikke› Sagsopgaver› Artskonti <2000› 988888 hvis rapportformål ikke er anvendt› 98xxxx (xxxx eksisterende rapportformål)› Artskonti>2000 › 898888 hvis rapportformål ikke er anvendt› 89xxxx (xxxx eksisterende rapportformål)

› Aktivitet og Analysefokus konverteres ikke› Særlig udfordring vedr. Bygning

17

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

KONVERTERINGSCIRKUS – FOR DJF/DMU

› Sager› Eksisterende sager konverteres til nyt fortløbende 6- cifret sagsnummer som starter med 9xxxxx

› Sager med en slutdato før 1. jan. 2011 konverteres ikke› Opsplitning i sager – kun en bevilligsgiver pr. sag› Sagsopgaver› Eksisterende sagsopgaver konverteres på følgende måde:› Artskonti <2000 = 98xxxx (xxxx lig med eksisterende sagsopgave)

› Artskonti>2000 = 88xxxx (xxxx lig med eksisterende sagsopgave)

› Planlægningslinjer og Ressourcer konverteres› Sagsmærker konverteres

18

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

HJÆLP – HVORDAN FINDER JEG MINE DATA?

›Finansposter og Sagskort bliver stemplet med:

› Nuværende bogføringskreds› Nuværende stedkode› Nuværende projekt-/sagsnummer

› Hvad er kritisk og vigtigt!

19

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

ADGANG TIL HISTORISKE DATA I DIVERSE SYSTEMER

› Der vil være læseadgang til historiske data i de berørte systemer – (nærmere info følger)

› Navision (adgang i lukkeperioden)› INDFAK› AURUS› Webshop› PØS› ARS

› I NS lukkeperioden fra den 6 - 20. september 2012 vil der ekstraordinært kunne opdateres finansbudgetposter i en kopi af 8000C + ASB/DPU bogføringskredsene af hensyn til FC3, som udarbejdes på grundlag af 31-8-2012. Det vil ikke være muligt at opdatere sagsplanlægningslinjer for DJF/DMU.

20

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

HVOR ER VI LIGE NU?

›Navision› Vi er i gang med 2. testkonvertering – klar til AU test den 2/7

› 3. testkonvertering afvikles i august› Udvikling af ny funktionalitet til tidsallokering af ressourcer

›INDFAK og AURUS›Testopsætning af nye AU organisationer, Brugere og Roller er i gang

21

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

UDFORDRINGER OG UDESTÅENDER

› IT-sporet er ramt af forhindringer/udfordringer› Manglende beslutninger vedr. økonomimodel› Ændringer i beslutninger› Konverteringsstrategien justeres løbende› Aktivitets- og tidsplanen justeres løbende › Sommerferien

› ALIAS eller ej?› Ny funktionalitet fra MODST – Anlæg (NS 5.4)› Ny funktionalitet fra MODST til bevillingsstyring,

overheadafløftning og periodisering (NS 5.4)› Udvikling af ny NS-funktionalitet til tidsallokering (AU-tilretning)› Konverteringscirkus kan ikke løse alle udfordringer› En række manuelle opgaver kan/skal løses efter driftsstart

22

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

HVAD KAN/SKAL VI GØRE FOR AT BLIVE KLAR TIL START OG LUKNINGEN AF SYSTEMERNE?›OPRYDNING – OPRYDNING – OPRYDNING

›Tænk årsafslutning› Husk stamdata oprydning› Accept af alle E-bilag› Bogføringer af alle kladder, købs- og salgsdokumenter, dibsfiler, Aurus-filer, SLS-lønposter, PØS-leverancer mv. afskrivningskørsler, overhead, periodiseringer.

› Bogføring af tidsregistrering og stadevurdering

23

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

TIDSPLAN OG LUKKEPERIODER – DER KAN SKE JUSTERINGER

24

AARHUSUNIVERSITET


25. JUNI 2012

CIRKUS ELLER EJ – DET GÅR DESVÆRRE IKKE SOM EN LEG!

25

konverteringscirkus og kendte økonomisystemer i ny forklædning anette svejstrup

Documents