kov volikogude infosüsteem

10.4.2023 Jõgeva Maavalitsus, e-Maakond 1

KOV volikogu/valitsuse KOV volikogu/valitsuse infosüsteeminfosüsteem

Henri Pook


E-valitsuse esimesest istungist on E-valitsuse esimesest istungist on möödas juba üle 6 aastamöödas juba üle 6 aasta

Aga enamuses omavalitsustes tõstetakse istungite ajal endiselt pabereid kohvritest välja


Olukord e-valitsemiselOlukord e-valitsemisel

VIIS (Stenbocki maja) – tellija Riigikantselei, looja ja arendaja AS Microlink


Olukord e-valitsemiselOlukord e-valitsemisel Tallinna linn – 6 infosüsteemi, omavahel

integreeritud:- Dokumendihalduse allsüsteemid ja keskregister (Postipoiss)- Linnavalitsuse õigusaktide menetlemise infosüsteem (Postipoisi arendus)- Linnavalitsuse istungite infosüsteem (AS Datel)- Linnavolikogu õigusaktide menetlemise infosüsteem (AS TietoEnator Eesti)- Tallinna õigusaktide register (AS Andmevara)

Vt lisainfot http://www.tallinnlv.ee/aktalav/


Olukord e-valitsemiselOlukord e-valitsemisel Tartu linn:

- Volikogu ülekanne, mille pildile lisandub informatsioon selle kohta, mis teemat arutatakse, viited vastavale eelnõule ja seda arutanud komisjonide protokollidele.

- Vaataja saab tiitritest teada, millises menetlusetapis päevakorrapunkt on ja kes kõneleb.

- Võimalik tutvuda istungi tervikliku päevakorraga.- Istungi käigus kujuneb sellest jooksev protokoll, kus on

näha hääletustulemused ja otsuste vastuvõtmine või tagasilükkamine.

- Haldab kantselei dokumendihaldussüsteemi baasil


Olukord e-valitsemiselOlukord e-valitsemisel Pärnu linn

- Amphora edasiarendus, sisuliselt laiendatud dokumendihaldus


E-dokumendihaldus on KOV-des laialdaselt E-dokumendihaldus on KOV-des laialdaselt kasutusel, aga e-valitsus?kasutusel, aga e-valitsus? Enamuses maakondades ühiselt hangitud dokumendihaldustarkvarad –

Postipoiss (nt Valga), Amphora (nt Põlva, Järva), Lotus Notes (Saare) Võtmesõnaks on KOV dokumendihalduse liitmise võimalikkus digitaalse

dokumendivahetuskeskkonaga (X-Tee), mis võimaldab automaatselt registreeritud dokumendiliiklust asutuste vahel, isikute poolt teostatavate päringute menetlemist, samuti automatiseeritud registripäringuid dokumendihaldusüssteemist).

X-teed toetav dokumendihaldusprogramm annab eeldused teda liita kõigi teiste x-tee andmevahetuskihti kasutatavate programmide ja registritega.

E-valitsemine piirdub enamjaolt kas ligipääsudega dokumendihaldusprogramile, või siis meili teel edastatavale dokumentatsioonile

Digiallkirja ja ID-kaardi poolt pakutavaid võimalusi kasutatakse väga vähe.

Järeldus: universaalselt kasutatav lahendus e-omavalitsusele puudub, ja kui jätkub erinevate lahenduste eraldi “katsetamine” jõukamate ov-de poolt, ei anna see kiiret ja edukat tulemust, rääkimata sellest, et enamusel ov-del ei saa e-volikogu veel kaua olema.


Projekti eesmärkProjekti eesmärk Projekti eesmärk on välja töötada Eestis x-

teed toetav riigile kuuluv enimkasutatud dokumendihaldusprogrammidega ühilduv (infot vahetav) KOV Volikogu/valitsuse infosüsteemi tarkvara ning see juurutada projekti toel kõigis e-maakonna omavalitsustes, kes selleks oma soovi on avaldanud.

Projekti tulemusena hangitud programmi kasutuselevõtu võimalus luuakse kõikidele soovivatele omavalitsustele.

Hangitava tarkvara õiguste omanik on riik.


Mida uus tarkvara teebMida uus tarkvara teeb

Suhtleb ükskõik millise KOV-s kasutusel oleva nõuetele vastava (X-Tee, ID-kaart, digiallkiri, elektr.menetlusring, jne) dokumendihaldustarkvaraga, “osates” siduda valitsuse/volikogu menetlust ning eri kasutajate vaateid dokumentidega, mida menetletakse ja säilitatakse dokumendihaldusprogrammis. Teisiti öeldes, saavutatakse menetlusskeemide sünkroniseeritus dokumendihalduse ja volikogu infosüsteemi vahel, kusjuures vajadusel volikogu infosüsteem juhib dokumendihaldusprogrammi menetlusprotsesse (nt eelnõu muudatuste logi)

Arendatakse välja töökohtade kompleks - genereerib vaated ja digitaalselt teostatavad rollid eri kategooriate kasutajatele (volikogu, valitsus, kodanik, bürokraat, administraator)

Seob erinevate tasemete kasutajad ühtsetesse õigusaktidega sätestatud menetlusprotsessidesse

Võimaldab otsustamist digitaalsel teel koos otsustaja autentimisega, võimaldades samaaegselt volikogu liikmel olla oma otsustuses vaba

Kodaniku vaates võimaldab avalikkusel omapoolsete seisukohtade ja ettepanekute sisestamist, samuti reaalajas eelnõudesse muudatuste sisseviimist

Võimaldab liidestuda teiste infosüsteemidega (nt Valimiste Infosüsteem, Elektrooniline Riigi Teataja), et tagada pidev kasutajate ja õigusaktide andmete korrektsus

Tarkvara on võimalik installeerida nii tsentraalselt kui lokaalselt.


Tarkvara kasutuselevõtuga loodava protsessi skeem (üldine)Tarkvara kasutuselevõtuga loodava protsessi skeem (üldine)

Liides dokumendihaldustarkvaraga:

Dokumendihalduri vaade(haldab KOV kantselei)

Liides dokumendihaldustarkvaraga:

Dokumendihalduri vaade(haldab KOV kantselei)

Kasutajakeskkond:Linna/vallakodanik

(avalik vaade, piiratud kasutajavõimalused

(osalusdemokraatia)

Kasutajakeskkond:Linna/vallakodanik

(avalik vaade, piiratud kasutajavõimalused

(osalusdemokraatia)

Kasutajakeskkond:Valitsuse liige,

komisjoni esimees, komisjoni liige

Kasutajakeskkond:Valitsuse liige,

komisjoni esimees, komisjoni liige

Kasutajakeskkond:Volikogu liige,

esimees, komisjoni esimees,

komisjoni liige

Kasutajakeskkond:Volikogu liige,

esimees, komisjoni esimees,

komisjoni liige

Tarkvara keskserveris(haldab tarkvarateenuse

ja serverimajutuse pakkuja, põhiseadete osas

kov IT-administraator, kasutajate õigusi jagab nt linna/vallasekretär

Tarkvara keskserveris(haldab tarkvarateenuse

ja serverimajutuse pakkuja, põhiseadete osas

kov IT-administraator, kasutajate õigusi jagab nt linna/vallasekretär


Vaate näidis: volikogu liigeVaate näidis: volikogu liigeTere, …valla volikogu liige Juhan!

Sulle on laekunud 2 ülesannet seoses järgmise volikogu istungiga:

1. Heakorrakomisjoni esimees: palun võta seisukoht ja hääleta eelnõu “Koerte ja kasside pidamise eeskirjad” osas (arvamuse esitada ja hääletada saad siit)

2. Volikogu esimees: ootan ettepanekuid täiendavate päevakorrapunktide lisamise osas (seda saab teha siit)

…15.novembri 2009 volikogu

istungi päevakorra projekt:

1. …valla “koerte ja kasside pidamise eeskirjade” muutmise eelnõu (loe eelnõu teksti ja seletuskirja siit)

2. Komisjonide esimeeste kokkuvõtted möödunud aasta tööst

Erakonna fraktsiooni juht annab teada:

•Meie erakond on “koerte ja kasside pidamise eeskirjade” muutmise eelnõu poolt

Varasemate volikogu istungite arhiiv:

2009

2008

Siit näed avalikku vaadet

Siit näed volikogu istungi vaadet


Vaate näidis: volikogu esimeesVaate näidis: volikogu esimeesTere, …valla volikogu esimees Aleksander!

Sulle on vallavalitsuse istungilt laekunud 2 ettepanekut seoses järgmise volikogu istungiga:

1. Vallavanem: palun võtta 15.11.2009 volikogu istungi päevakorda eelnõu “Koerte ja kasside pidamise eeskirjad” (eelnõu teksti saad lugeda ja otsuse päevakorda lisamise osas saad teha siit). Suuna eelnõu soovitud komisjonile siit.

2. Eelarve täitmise aruanne: informatsioon (teksti saad lugeda ja otsuse päevakorda lisamise osas saad teha siit). Suuna eelnõu soovitud komisjonile siit.

…15.novembri 2009 volikogu istungi päevakorra projekt:



Erakonna fraktsiooni juht annab teada:

•Meie erakond on “koerte ja kasside pidamise eeskirjade” muutmise eelnõu poolt


2009

2008

Siit näed avalikku vaadet

Siit näed volikogu istungi vaadet

Sulle on laekunud 4 ettepanekut vallakodanikelt, loe neid siit.

Siit saad lisada omapoolseid päevakorrapunkte istungil arutamiseks, sisestada vajalikke materjale ja suunata neid volikogu komisjonidele ja vallavanemale


Vaate näidis: avalik vaadeVaate näidis: avalik vaadeTere tulemast ….valla volikokku!Siin saad jälgida volikogu istungit, lugeda volikogu materjale ja

esitada omapoolset arvamust volikogule

Kui käib volikogu istung, siis siit näed kaamerapilti (järgmine istung toimub 15.11.2009)

Toimuva kuulamiseks peavad arvutil olema kõlarid…15.novembri 2009 volikogu

istungi päevakord:




2009

2008

Siit saad saata teadet volikogu saadikule

Siit saad esitada omapoolset ettepanekut järgmise istungi päevakorras olevate eelnõude kohta (NB! Ettepaneku tegija tuvastatakse!)

Küsitlus: mida soovid, et arutataks järgmises volikogu päevakorras? Vasta siit.


Mida projektiga hangitakseMida projektiga hangitakse

KOV volikogu/valitsuse infosüsteemi mooduli arhitektuuri loomine ja programmeerimine

lihtsate kasutajavaadete loomine (volikogu/valitsuse liige; kodanik-külaline-vaatleja; kantselei; süsteemihaldus)

avalike vaadete kujundamine koolituse, kasutuselevõtu toetamine ja kasutuselevõtu-

järgse monitooringu teostamine Kaasnevate õiguslike muudatuste vajaduse analüüs Projektiga soetatakse ka istungitesaali avalikuks

jälgimiseks tehnologilised seadmed, vajadusel maakonnas paiknev keskserver (kui KOV-d valivad selle, mitte teenuse tellimise serverimajutusest) ning vajadusel kiirem internetiühendus


Mille me saame?Mille me saame?

Kiirema ja informeerituma otsustusprotsessi omavalitsuses

Vähem paberi- ja postikulusidVõimaluse laiemaks

osalusdemokraatiaks kohalike otsuste tasandil

Loogiliselt seotud digitaalse asjaajamise ja otsustusprotsessi

Kaudse tõuke kohapealsele initsiatiivile arendamaks e-teenuseid


Mis võib projektiidee vastu olla?Mis võib projektiidee vastu olla?

Leidub juba tehtud ideaalne lahendus, mida saaks üle võtta?

Omavalitsused ei taha? Kehtiv õigus hakkab segama. Halduskulud lähevad liialt koormavaks

ühe KOV peale (tehnoloogia, arvutid ja tööjõud)

Nõuetele vastav digitaalne dokumendihaldus on eelduseks


Hangitav tarkvara ja tehnoloogiaHangitav tarkvara ja tehnoloogia

Tarkvara täpne tehniline kirjeldus tellitakse eksperdilt

Liidestamine eri dokumendihaldussüsteemidega ja sellealase andmevahetuse õigusliku aluse kirjeldamine. (nt Rahvastikuregister)

Liideste standardimine, kasutatavate andmevahetusprotokollide kirjeldamine

Kasutatavate veebitehnoloogiate kirjeldamine


Projekti osalisedProjekti osalised

Projekt rakendatakse piloodina kõigepealt Jõgevamaal, Järvamaal, Viljandimaal ja Valgamaal nendes OV-des, kes võtavad enne projekti taotlusvooru esitamist vastu siduva kohustuse programm kasutusele võtta aastal 2009.

Programmi ei ole võimalik kasutusele võtta ilma, et asutusel ei oleks kasutusel X-Teed toetavat dokumendihaldusprogrammi.

Seega eeldab siduva otsuse tegemine X-Teed toetava dokumendihaldusprogrammi (Amphora, Postipoiss, Lotus, jne) hankimist ja kasutuselevõtmist aastal 2008.


FinantseerimineFinantseerimine

Eeldatav maht ca 9 miljonit krooni. Sellest soft ca 1milj, ilma liidestamiseta, liidestused ca 150 000 per esimene liidestus, järgmised per 70 000 Omafinantseerimist ei ole taotlusprojektiga ette nähtud

50 tuh per volikogu riistvara (tsentraliseeritav) – server, kaamera, mikker, projektor – jätkusuutlikkus garantii osas

OV ülesanne on tagada programmi kasutuselevõtmise järgselt selle kasutamine ja haldamine, mida on odavam teha tsentraalselt (keskserver maakonnas).


Projekti organisatsioonProjekti organisatsioonJuhtgrupp

(Siseministeeriumi juures, hõlmab kõikide

projektipartnerite esindajaid)

AS Andmevara (Siseministeeriumi volitusel

projekti üldjuhtimine, hanke läbiviimine)

Jõgeva Maavalitsus(Projekti realiseerimise juhtimine maakonnas)

Projektiga ühinenud OV-d

E-Maakond(Projekti realiseerimise

juhtimine 4-s maakonnas)

Valga, Viljandi, Järva maakond

IT-ettevõte (hanke tulemusena

valitud lepingupartner )

Projektitaotluse Infoühiskonna arendamise meetmest finantseerimiseks esitab Siseministeerium või tema volitatud asutus

Projekti üldjuht saab olla ka mõni teine Siseministeeriumi volitatud asutus

Hanke tulemusena valitud projekti teostaja tegutseb projekti üldjuhi poolt kinnitatud meeskonna koordineerimisel, kuhu kuulub ka konkreetse maakonna projektijuht


Projekti organisatsioon maakonnasProjekti organisatsioon maakonnasMaavalitsus

(Maasekretär või IT-koordinaator maakonnas)

Makonna IT_nõukogu (tähtsaimate otsuste heakskiit)

KOV (valla/linna valitsuse/volikogu kantselei)

Projekti teostaja (hanke võitja)


AjakavaAjakava

2007 2008 2009 2010

Projektitaotlus, lähteuuringud, hankedProjektitaotlus, lähteuuringud, hanked

Tarkvara testimine, koolitus ning kasutuselevõtt

Tarkvara testimine, koolitus ning kasutuselevõtt

KasutuselevõttKasutuselevõtt


Projekti tegevuste ajakavaProjekti tegevuste ajakavaTegevuse nimetus

2008 IIIkv

2008 IVkv

2009 Ikv

2009 IIkv

2009 IIIkv 2009 IV

2010 Ikv

2010 IIkv

Tarkvara analüüs, arendusprotsess, loomine ja disain

Baasinfrastruktuuri hankimine ja paigaldamine

Tarkvara liidestamine, häälestamine ja kasutuselevõtmine (19KOV)

Koolitamine

PR-ürituste läbiviimine (avalikkussuhted)

Jätkuarendused

Õiguskeskkonna analüüs

Kasutajatugi

Tarkvara majutus

Tarkvara administreerimine

Projektijuhtimine


HetkeseisHetkeseis

Eeltaotlus valmis Projektikirjutamine on jõudnud funktsionaalse ja tehnilise

kirjelduse määratlemisse, jätkub peale eeltaotluse osas positiivse otsuse tegemist

Tehnilise kirjelduse koostav ekspert on Tanel Tammet (TTÜ)

Siseministeeriumis on projekt esitletud Projektiga kaasneb ka hanke pakkumiskutse dokumendi

ettevalmistamine, mis sisaldab nii hanke üldosa, tehnilist kirjeldust, kui ka hanke teostamise lepingu projekti


LisainfotLisainfot

www.emaakond.ee

kov volikogude infosüsteem

Business