krpp.rks-gov.netkrpp.rks-gov.net/krpp/pagefiles/file/trajnimet/2013/modulet/g-trainer.pdf · e-2...

GModuli

Menaxhimi i kontratësG1 MenaxhiMi i kontratës 1

G2 ZGjidhja e MosMarrëveshjeve

në MenaxhiMin e kontratës 11

G3 Matja e perforMancës së

kontratës 23

slidet e trajnuesit vijojnë në faQen 31

Trajnim në prokurimin publik për vendeT përfiTuese nga ipa

Paketa e trajnuesit

Moduli

G

Menaxhimi i kontratës


pjesa

1

1G-

Programi mësimor 2

Ushtrime – përgjigjet 3

Pyetje vetë-testimi – përgjigjet 10

Paketa e trajnuesit

2 e-


Moduli

G

PJESA

1Menaxhimi i kontratës

PJESA

Paketa e trajnuesit

OBjektiVat

objektivi i këtij moduli është ndërgjegjësimi i pjesëmarrësve për:

n një përkufizim të menaxhimit të kontratës

n procesin e menaxhimit të kontratës

n problemet dhe pasojat rreth ndryshimeve të kontratës

n Burimet e ndryshimeve të kontratës

n proceset për trajtimin e ndryshimeve

n veprimin e duhur për të garantuar që pagesa mund të autorizohet dhe të kryhet

sipas kontratës

n një përsëritje të hapave të nevojshëm për përfundimin e një kontrate

mOduli G1 PrOGrami mësimOr

moduli G1 – menaxhimi i kontratës

Temat për trajtim afatet kohore komentet për metodologjinë e trajnimit

prezantimi i modulit 15 deri 20 minuta përdorni grupin e slajdeve G1 s1. këtu ka një kujtues se ku qëndron menaxhimi i kontratës brenda ciklit të prokurimit dhe çon tek ushtrimi 1

përkufizimi i termit "specifikim"

15 deri 20 minuta përdorni ushtrimin 1. ky mund të mos jetë një ushtrim i lehtë, duke qenë se të katër përkufizimet kanë elemente të një përgjigjeje të saktë brenda tyre. Megjithatë në këtë fazë të programit pjesëmarrësit duhet të jenë bërë më të vëmendshëm dhe ata do ta kenë hasur edhe më parë këtë përkufizim në modulin B2

Menaxhimi praktik i kontratës – 1

40 minuta jepni grupin e slajdeve G1 s2 rreth menaxhimit të kontratës

Menaxhimi praktik i kontratës

30-40 minuta në total jepuni pjesëmarrësve ushtrimin 2, i cili ka në të dhjetë ushtrime e vërtetë/e gabuar. përgjigjet janë në dokumentin G1 t-ea. disa prej pyetjeve janë të qarta, të tjerat më të mprehta, ato mund të duan të debatojnë mbi vërtetësinë e pyetjes së fundit!

kontrollet e menaxhimit të kontratës

50 deri 70 minuta prezantoni grupin e slajdeve G1 s3. këtu slajdi i fundit është një diagram grafik dhe lidhet me ushtrimin 3.

ndryshime në menaxhimin e kontratës

30 deri në 40 minuta ushtrimi 3. ky u kërkon pjesëmarrësve të lexojnë një tabelë dhe të përcaktojnë nëse deklarata i referohet njërit prej dy opsioneve. përgjigjja është në dokumentin G1 t-ea.

faza përmbyllëse 40 deri 60 minuta përdorni grupin e slajdeve G1 s4

pyetje vetë-testimi 30 minuta dokumentet G1

3 e-

SEKSIONI

3


MOdulI

G

PJESA


Paketa e trajnuesit

ushtrimi 1 menaxhimi i kOntratës

në një modul të mëparshëm ne e përkufizuam menaxhimin e kontratës si një prej katër teksteve

të mëposhtëm. a e mbani mend se cili është ai? jemi treguar pak të mprehtë këtu: këtu ka

elementë të përqasjes së duhur në të gjitha përkufizimet, por njëri është ai i preferuari.

Përkufizimi i saktë është numri 3

1. është të punosh ngushtë me personat nga operatori ekonomik për të siguruar që ata

i qëndrojnë fjalëve të kontratës dhe plotësojnë nevojat e autoritetit kontraktues, duke

shpërdoruar sa më pak që të jetë e mundur për të siguruar që prokurimi të zhvillohet në

koston e përgjithshme më të ulët.

2. është të mbash të lumtur operatorin ekonomik, të sigurosh që ata ta përfundojnë prokurimin

në kohë dhe brenda buxhetit.

3. janë hapat që i mundësojnë autoritetit kontraktues dhe operatorit ekonomik të

përmbushin detyrimet e tyre brenda kontratës, në mënyrë që të arrijnë objektivat e kërkuara

nga kontrata.

4. janë hapat që lidhen me organizimin e realizimit të kontratës pasi dokumentet janë

nënshkruar nga të dyja palët në mënyrë që operatori ekonomik të furnizojë mallrat dhe

shërbimet e kërkuara.

seksiOni 3 ushtrime – PërGjiGjet

4 e-


Moduli

G

PJESA

1

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

ushtrimi 2 10 Pyetjet

dhjetë pyetjet e mëposhtme kërkojnë përgjigjen "e vërtetë" ose "e gabuar". lexojini me kujdes

dhe më pas vendosni nëse thënia është e vërtetë apo e gabuar. ne i kemi ndryshuar fjalët e tekstit

që keni parë për ta bërë më të vështire në disa raste.

Pyetja e vërtetë

e gabuar

1 nuk ka presion për organizimin takimit përurues

E gabuar - ai duhet të organizohet menjëherë pas nënshkrimit të

kontratës

2 veprimtaritë në procesin e menaxhimit të kontratës përfshijnë menaxhimin

e furnizimit të shërbimit, menaxhimin e marrëdhënieve dhe administrimin

e kontratës

E vërtetë

3 është e përshtatshme që të mbahet një qëndrim i sertë në takimin

përurues

E gabuar - qëndrimi duhet të jetë serioz, i qëndrueshëm dhe i

sjellshëm. Mos harroni – nuk ju jepet një rast i dytë për të lënë

përshtypjen e parë

4 Mbledhjet shqyrtuese janë një e keqe e nevojshme, ku ne i trajtojmë sertë

operatorët ekonomikë

E gabuar – mbledhjet shqyrtuese janë një mënyrë produktive

komunikimi gjatë vazhdimësisë së një kontrate.

5 tre faktorët kyçë për të pasur sukses në menaxhimin e marrëdhënieve janë:

n një njohje reciproke e klimës ekonomike

n Çiltërsia dhe komunikimi i shkëlqyer

n përqasja e përbashkët në menaxhimin e performancës

E gabuar – pika e parë duhet të jetë "besimi dhe mirëkuptimi

reciprok"

6 në një marrëdhënie të mirë, një operator ekonomik do të ndihet më i

sigurt në investimin afatgjatë – për shembull, në infrastrukturë më fleksibël,

sisteme më të mira ose trajnime të stafit

E vërtetë

5 e-


Moduli

G

PJESA

1

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

Pyetja e vërtetë

e gabuar

7 regjistrat e problemeve është vendi ku regjistrojmë turfullimet e operatorëve

ekonomikë

E gabuar – edhe pse kjo mund të jetë e vërtetë në rastin kur regjistri i

problemeve nuk mbahet siç duhet, qëllimi i regjistrit të problemeve

është të regjistrojë problemin dhe masat e marra për ta zgjidhur atë

8 është më mirë ta ndërroni orarin e një mbledhjeje shqyrtuese sesa një

prej drejtuesve të lartë të autoritetit kontraktues të lajmërojë në minutën e

fundit mospjesëmarrjen e tij

E vërtetë – personat do ta kuptojnë nevojën për të ndryshuar

orarin në disa raste; megjithatë ndërrimet e vazhdueshme të orarit

do të krijojë gjithashtu përshtypjen që operatori ekonomik nuk

konsiderohet i rëndësishëm

9 Gjatë një kontrate, autoriteti kontraktues do të arrijë të njohë mirë pikat e

forta të operatorit ekonomik

E vërtetë

10 Gjatë takimit përurues mund të krijohen perceptime nga personat e

autoritetit kontraktues rreth vërtetësisë dhe besueshmërisë së deklaratave

dhe premtimeve të bëra nga operatori ekonomik përpara akordimit të

kontratës

E vërtetë

6 e-


Moduli

G

PJESA

1

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

ushtrimi 3: minimizimi i numrit të ndryshimeVe dhe imPaktit të tyre kur atO ndOdhin

ky dokument përmban një tabelë me pesëmbëdhjetë deklarata/pyetje që duhen pyetur rreth

ndryshimeve. në kontekstin e tyre të gjitha deklaratat janë të vërteta, por nga informacioni që ju

keni nuk është e qartë nëse për këto deklarata mund të thuhet se:

n minimizojnë numrin e ndryshimeve, ose

n minimizojnë impaktin e ndryshimeve mbi autoritetin kontraktues kur ato ndodhin

detyra juaj është të përcaktoni se cilit prej këtyre dy opsioneve i referohet secila deklaratë. secila

deklaratë ka vetëm një rrugë, majtas ose djathtas. për t'ju ndihmuar, të dytës i është përgjigjur në

mënyrë të saktë.

minimizon numrin e

ndryshimevedeklarata

minimizon impaktin e

ndryshimeve

1. a është kjo kërkesë dukshëm brenda qëllimit të punës së

kuptuar

dhe për të cilën është rënë dakord?

2. tregoni të njëjtin kujdes kur bini dakord për një ndryshim

siç do të tregonit në dhënien e një kontrate.

3. Gjithmonë merrni një kuotim detyrues të çmimit të

ndryshimit. Mos harroni që operatorët ekonomikë do

të përpiqen t'i përdorin ndryshimet për të maksimizuar

përfitimin nga kontrata dhe mund që

fare mirë të vendosin çmime të larta – ky është në fakt

një dhënie e drejtpërdrejtë pa konkurrim – prandaj gjithmonë

kundërshtojeni çmimin.

4. kuptoni konceptin e kostos marxhinale – operatori

ekonomik do t'i ketë përfshirë kostot fikse brenda

çmimit bazë të kontratës, por këto mund të mos kenë lidhje

me shtesat dhe duhet të përjashtohen nga ndryshimet.

5. a është kjo realisht e nevojshme apo është "bukur ta kemi"?

vlerësoni implikimet direkte dhe indirekte.

7 e-


Moduli

G

PJESA

1

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

minimizon numrin e



ndryshimeve

6. a ka ndonjë mënyrë tjetër veprimi, e cila mund të ketë

kosto më efektive?

7. Mos bini dakord për një ndryshim të kontratës deri sa të dy,

ju (si zyrtar prokurimi) dhe personi nga operatori ekonomik,

të bini dakord me shkrim për të gjitha pasojat e ndryshimit

në kohë dhe në kosto (duke përfshirë çdo efekt domino

ndaj pjesëve të tjera të prokurimit).

8. a është me të vërtetë një modifikim i kontratës aktuale

apo është një punë e re që ka nevojë për një kontratë të

re?

9. a do t'i shkelë ndryshimi rregullat kombëtare të

prokurimit apo bie ndesh me ndonjë politikë të ofertimit

konkurrues?

10. siguroni që të gjitha të dhënat e plota të mbahen që nga

fillimi i kontratës. Mbajtja e një regjistri për kontratën ku

shënohet çdo gjë që ndodh që mund të rezultojë në

ndryshime është një ide e mirë.

11. Mos u tundoni që ta përdorni operatorin ekonomik për të

bërë punë shtesë vetëm sepse ata tashmë ndodhen në

sheshin tuaj të punës.

12. a është një interpretim i gabuar i specifikimit ekzistues

apo i kushteve të kontratës? a nënkupton sqarimi se do

të zhduket nevoja për ndryshim?

8 e-


Moduli

G

PJESA

1

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

minimizon numrin e



ndryshimeve

13. Mbajini të gjitha palët përkatëse të interesuara të përfshira

në çdo ndryshim që po konsiderohet. kjo mund të përfshijë

zyrën e prokurimit, të kontratave, atë juridike, të financës,

përdoruesit e fundit dhe/ose specialistët e buxhetit.

14. në rast urgjence, udhëzojeni operatorin ekonomik

gojarisht, por plotësojeni konfirmimin me shkrim sa më

shpejt të jetë e mundur – brenda ditës nëse mundeni.

seksiOni i infOrmaciOnit rasti studimOr – GaBimi me shërBimin e katerinGut

të dhënat bazë rreth institucionit

një kompani shërbimesh publike ofroi edhe njëherë kontratën për mensën e saj kryesore, ku

ushqeheshin 890 persona në ditë.

hyrje

operatori ekonomik erdhi në vendin e punës një javë më parë dhe punoi shumë mirë me

personat që po largoheshin për të realizuar një dorëzim pa probleme.

rrjedha e ngjarjes(ve)

të hënën në mëngjes kur operatori i ri ekonomik filloi veprimet për mëngjesin në 06:30, ata u

habitën kur panë se kuzhina nuk kishte mjete gatimi. furrat, frigoriferët dhe pajisje të tjera ishin të

gjitha aty dhe duke punuar, por aty nuk kishte garuzhde, thika, lugë druri ose mjete të tjera për

të gatuar.

Menaxheri i prokurimit ishte duke e ngrënë mëngjesin tij në shtëpi kur i erdhi telefonata dhe ai

nxitoi për në punë.

pas një takimi të ashpër me shefin e ri dhe përfaqësuesin e sindikatës, menaxheri i prokurimit

shqyrtoi kontratën e operatorit ekonomik të mëparshëm. ajo specifikonte në mënyrë të qartë se

ata ishin përgjegjës për t'i siguruar vetë pajisjet e tyre të kuzhinës. për rrjedhojë ata i kishin marrë

ato me vete të premten e kaluar.

Më pas, menaxheri i prokurimit dhe shefi vrapuan te qendra tregtare e zonës dhe blenë të gjitha

pajisjet e nevojshme me çmim pakice pa ulje. Gjithashtu, atyre iu desh ta siguronin menaxherin e

dyqanit se ata kishin një arsye legjitime për të blerë aq shumë thika.

kur u kthyen në punë thikat u lanë dhe ushqimi ishte gati fiks në kohën për pushimin e mëngjesit.

Menaxheri i prokurimit pati një intervistë të vështirë atë ditë me drejtorin e operacioneve. ditën

në vijim gazeta lokale e paraqiti gjithashtu këtë ngjarje në faqen e dytë.

9 e-


Moduli

G

PJESA

1

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

analiza e ngjarjes(ve)

specifikimi ishte i pamjaftueshëm për punën në fjalë dhe një ndryshim ishte i nevojshëm në

ditën e parë, në orën e parë të kontratës!

Përfundime

testoni specifikimet

10 e-

SEKSIONI

4


MOdulI

G

PJESA


Paketa e trajnuesit

Pyetje Vetë-testimi – PërGjiGjet

1. Çfarë do të thotë pdca, dhe përse ka lidhje me menaxhimin e kontratës?

PDCA nënkupton ciklin "planifiko", "bëj", "kontrollo" dhe "vepro". Ajo ka lidhje me

menaxhimin e kontratës, sepse u kujton personave të përfshirë në prokurim se ata duhet

të kontrollojnë progresin e kontratave që ata menaxhojnë dhe të veprojnë për t'i mbajtur

ato në nivelin e duhur të performancës

2. veprimtaritë e menaxhimit të kontratës mund të grupohen gjerësisht në tre fusha që

mbulojnë pjesën "bëj", "kontrollo" dhe "vepro" të pdca-së. cilat janë ato?

Menaxhimi i shërbimit të furnizimit

Menaxhimi i marrëdhënieve

Administrimi i kontratës

3. ekziston një presion që takimi përurues të realizohet sa më shpejt të jetë e mundur nga

momenti që nënshkruhet kontrata. e vërtetë apo e gabuar?

E vërtetë. Ai duhet të organizohet menjëherë pas nënshkrimit të kontratës

4. cilat janë objektivat e takimit përurues?

Objektivat e takimit përfshijnë:

n Kuptimin e roleve dhe të përgjegjësive të çdo të pranishmi

n Diskutimin mbi zbatimin dhe/ose planin e projektit

n Diskutimin e çështjeve që ndikojnë në funksionimin kontratës

n Diskutimin mbi mekanizmave të kontrollit

5. plotësoni vendet bosh në tekstin e mëposhtëm:

synimi i regjistrit të problemeve është të regjistrojë problemin dhe masat e marra për ta

zgjidhur atë.

kontrata duhet të përfshijë një procedurë të përshkallëzuar për problemet që nuk mund

të zgjidhen.

6. Mungesa e kapacitetit, ndryshimet themelore dhe forcat madhore ishin tre risqe që

përfshiheshin në menaxhimin e kontratës. a mund t'i kujtoni tre risqet e tjera?

n Ritransferimi i stafit kryesor të operatorit ekonomik

n Ndërrimi i fokusit të biznesit të operatorit ekonomik

n Përkeqësimi i gjendjes financiare të operatorit ekonomik

n Kërkesa për shërbimin që është më e lartë nga sa ishte parashikuar

n Kërkesa shumë e ulët për shërbimin

n Transferimi diku tjetër i stafit të autoritetit kontraktues me njohuri për kontratën

n Detyrimi i autoritetit kontraktues për të bërë kërkesa që nuk mund të plotësohen

n Paaftësinë e autoritetit kontraktues për të përmbushur detyrimet e tij kontraktore

seksiOni 4 PërmBledhja e kaPitullit

11 e-


Moduli

G

PJESA

1

SEKSioNi

4


Përmbledhja e kapitullit

Paketa e trajnuesit

7. kontrollet e menaxhimit të kontratës duhet të jenë të lidhura ngushtë me thelbin e

kontratës. ky ishte një prej gjashtë faktorëve kryesorë të kontrolleve të kontratës. a është e

vërtetë se deklarimet e mëposhtme janë gjithashtu faktorë kryesorë? kontrollet e kontratës

duhet të jenë:

n në gjendje që të maten

n të fuqishme në veprimtarinë e tyre

n të afta për të ofruar më tepër vlerë sesa kostoja e veprimtarisë së lidhur me

grumbullimin e tyre

Po

8. plotësoni vendet bosh në këto fjali:

Marrëveshjet për nivelin e shërbimit janë një mënyrë e shkëlqyer për të siguruar kontroll

brenda një kontrate.

duhet të ekzistojë një marrëveshje e detajuar e niveleve të kërkuara të shërbimit dhe

për rrjedhojë edhe

performanca dhe cilësia e pritur e shërbimit që do të ofrohet.

9. Normalisht ndryshimet janë lajm i mirë për autoritetin kontraktues apo për operatorin

ekonomik?

Për operatorin ekonomik

10. cilat janë rrethanat e mundshme prapa nevojës për një ndryshim të lejuar?

n Ka pasur planifikim të papërshtatshëm në periudhën që paraprin lidhjen e

kontratës

n Ka pasur vlerësime të papërshtatshme të ofertave të operatorëve ekonomikë

n Ka vjetërsim

n Kur ndodh menaxhim i dobët i kontratës

n Kur ndodhin rrethana plotësisht të paparashikueshme

n Kur ka ndryshime legjislative

Moduli

G


Zgjidhja e mosmarrëveshjes në menaxhimin e kontratës

pjesa

2

11 G-

Programi mësimor 12



Paketa e trajnuesit

12 G-


Moduli

G

PJESA

2Zgjidhja e mosmarrëveshjes në menaxhimin e kontratës

PJESA

Paketa e trajnuesit

OBjektiVat

objektivi i këtij moduli është ndërgjegjësimi i pjesëmarrësve për:

n një përkufizim të menaxhimit të kontratës

n procesin e menaxhimit të kontratës

n problemet dhe pasojat rreth ndryshimeve të kontratës

n Burimet e ndryshimeve të kontratës

n proceset për trajtimin e ndryshimeve

n veprimin e duhur për të garantuar që pagesa mund të autorizohet dhe të kryhet

sipas kontratës

n një përsëritje të hapave të nevojshëm për përfundimin e një kontrate


moduli G2 - zgjidhja e mosmarrëveshjes


Zgjidhja e mosmarrëveshjeve 10 minuta, 10 minuta reagime

filloni duke përdorur slajdet G2-s, për të prezantuar temën dhe slajdet që do të mbulojnë atë nga 1 në 5 dhe më pas caktimi i ushtrimit 1

përsëritja e ciklit të prokurimit 20 minuta ushtrimi 1: rishikimi i aktiviteteve para lidhjes së kontratës, të ciklit të prokurimeve. shikoni përgjigjen G2 t-ea si shembull

llojet e ZaM-së 20 minuta trajtoni slajdet 6 dhe 7 (referojuni pjesëmarrësve në dokumentin e përshkrimit për më shumë informacione) dhe më pas shikoni ushtrimin 2

llojet e ZaM-së 10 minuta, 10 minuta reagime

ushtrimi 2: pjesëmarrësit duhet të identifikojnë emrat e llojeve të ndryshme të ZaM-së nga përshkrimet e dhëna në tabelë

përgjigjet në G2 t-ea. diskutojini me pjesëmarrësit

përshkrimi i asaj çfarë ndodh në format e ndryshme të ZaM-së

30 minuta Grupi i slajdeve G2s1, slajdet 10 dhe 12 (referojini pjesëmarrësit te dokumenti i përshkrimit për më shumë informacion)

përshkrimi i asaj çfarë ndodh në format e ndryshme të ZaM-së

10 minuta, 10 minuta reagime

ushtrimi 3: testoni të kuptuarit e llojeve të ndryshme të ZaM-së.


arbitrazhi ndërkombëtar dhe çështja gjyqësore

20 minuta slajdet 14 dhe 18 (referojini pjesëmarrësit te dokumenti i përshkrimit për më shumë informacion)

avantazhet që ka çështja gjyqësore kundrejt arbitrazhit


ushtrimi 4: synimi është nxjerrja e avantazheve.


Paketa e trajnuesit

13 G-

moduli G2 - zgjidhja e mosmarrëveshjes


pjesëmarrësve u kërkohet të japin përgjigje të sakta për sa i përket formave të tjera të zgjidhjes së mosmarrëveshjes


ushtrimi 5: për të testuar të kuptuarit e kohës që kërkon secila metodë e ZaM-së.


identifikimi i vendit në botë ku ZaM-ja po pëson zhvillim, duke përdorur artikullin që gjendet në Manualin e trajnimit ("Mësimet nga eksperiencat e kohëve të fundit")


ushtrimi 6: për të testuar të kuptuarit se në cilin vend të botës ZaM-ja po pëson zhvillim.


nismat për ZaM-në që prej vitit 2000 dhe klauzolat e kontratës

20 minuta slajdet 22 dhe 24 (referojini pjesëmarrësit te dokumenti i përshkrimit për më shumë informacion)

pyetje vetë-testimi 60 minuta, përfshirë 20 minuta reagime

kërkojini pjesëmarrësve që të shikojnë pyetjet e vetëtestimit në G2-Q, diskutojini ato në grupe të vogla dhe më pas përgatituni për t'iu përgjigjur pyetjeve të tërë në grup.

përgjigjet në G2 t-Qa.

14 G-

SEKSIONI

3


MOdulI

G

PJESA


Paketa e trajnuesit


ushtrimi 1

1. identifikoni fazat kryesore para lidhjes së kontratës që duhen kryer para shpalljes së kontratës

fituese

2. identifikoni problemet e mundshme që mund të shfaqen nëse nuk zbatohen siç duhet fazat e

mësipërme

Pjesëmarrësit duhet të identifikojnë fazat kryesore të referuara në modulin B2, përfshirë:

n Përcaktimi i nevojës

n Planifikimi i blerjes tonë

n Specifikimi i kërkesës

n Përcaktimi i tregut

n Vlerësimi i kapacitetit

n Matja e performancës

n Kushtet e kontratës

n Shqyrtimi i çështjes

n Ndërmjet shqyrtimit dhe kuotimit

n Marrja e kuotimit

n Vlerësimi

n Qartësimi dhe negocimi

Nëse këto procese nuk vihen në funksionim, duhet të identifikohen problemet kryesore të

mundshme, duke përfshirë operatorët ekonomikë të papërshtatshëm (që kanë mungesë

eksperience ose stabiliteti financiar), zgjidhjet e papërshtatshme të nevojës (mungesa e

specifikimeve), mbrojtje e papërshtatshme kundër niveleve të ulëta të performancës ose shfaqja

e rreziqeve (KPI-të e papërshtatshme/kushtet kontraktuale/procedurat për menaxhimin e

rrezikut).

15 G-


Moduli

G

PJESA

2

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

ushtrimi 2

plotësoni diagramin e mëposhtëm duke identifikuar secilën nga llojet e ndryshme të

procedurave për zgjidhjen e mosmarrëveshjes:

Përshkrimi lloji

një proces formal, privat dhe detyrues ku mosmarrëveshja

zgjidhet me vendim të një pale të tretë të caktuarArbitrazhi

një formë private dhe e strukturuar negocimi, e cila fillimisht nuk

është detyruese, që asistohet nga një palë e tretë. nëse arrihet

zgjidhja, ajo mund të kthehet në një kontratë detyruese me ligj.

Ndërmjetësimi

forma më e zakonshme për zgjidhjen e mosmarrëveshjes, ku

vetë palët përpiqen të zgjidhin mosmarrëveshjenNegocimi

procesi formal ku pretendimet kalohen në gjykatat civile dhe

zhvillohen në mënyrë publike. Gjykimet janë detyruese për palët

që kanë të drejta për apelim.

Çështja gjyqësore

një ekspert udhëzohet për të vendosur mbi një çështje

teknike - e përdorur fillimisht në Mbretërinë e Bashkuar për

mosmarrëveshjet lidhur me ndërtimet, ashtu siç parashtrohet

në ligjin e vitit 1996 për grantet e shtëpive, për ndërtimet dhe

restaurimet, ku vendimet janë detyruese për palët të paktën

në mënyrë të përkohshme – pra, derisa të kërkohet një proces

i mëtejshëm

Vendimi gjyqësor

një formë private dhe e strukturuar negocimi, e cila fillimisht nuk

është detyruese, që asistohet nga një palë e tretë, por kjo e fundit

mund të japë një rekomandim për sa i përket përfundimit

Pajtimi

16 G-


Moduli

G

PJESA

2

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

ushtrimi 3

identifikoni se cila lloj zgjidhjeje e mosmarrëveshjes përputhet më shumë me deklarimet e

mëposhtme.

në një ose dy raste, më shumë se një procedurë mund të jetë e saktë:

deklarata Procedurat

1. është diçka e ngjashme me diplomacinë lëvizëse Ndërmjetësimi (mundësisht

Pajtim)

2. ky proces është ideal nëse mosmarrëveshja

bazohet në një pikë të ligjitÇështja gjyqësore

3. ky proces zakonisht kryhet brenda ditës por mund

edhe të zgjasë deri në tre ditë Ndërmjetësimi

4. vendimi është detyrues derisa të arrihet një

përcaktim përfundimtarVendimi gjyqësor

5. duhet të zbatohen rregullat e parimeve bazë të

drejtësisë

Arbitrazhi ose Çështja

gjyqësore

6. ai përshtat një metodë hetimore, duke

kontrolluar mbledhjen e të dhënave dhe duke

marrë në pyetje palët e përfshira

Vendimi gjyqësor ose

Pajtimi

7. në Mbretërinë e Bashkuar, procesi duhet të kryhet

brena 28 ditëveVendimi gjyqësor

8. nuk është detyrues por një zgjidhje praktike, jo e

domosdoshmërisht në harmoni absolute me ligjin

përkatës

Pajtimi

17 G-


Moduli

G

PJESA

2

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

ushtrimi 4 arBitrazhi kundrejt Çështjes GjyqësOre?

1. sa avantazhe të arbitrazhit kundrejt çështjes gjyqësore mund të identifikoni?

avantazhet e arbitrazhit kundrejt çështjes gjyqësore

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

2. jepni një shpjegim të shkurtër për secilën nga pikat e mësipërme, duke treguar se në çfarë

mënyre kanë prioritet në krahasim me çështjen gjyqësore.

Arbitrazhi ka shumë avantazhe kundrejt çështjes gjyqësore. Këtu përfshihen:

n Shpejtësia

n Kostoja

n Informaliteti

n Më pak i dëmshëm për reputacionin tregtar

n Më i lehtë për të vazhduar marrëdhëniet e biznesit me palën tjetër

n Konfidencialiteti

n Ekspertiza tregtare

n Gjykim më i madh (vendim më praktik)

n Disa kontrolle mbi zgjedhjen e gjyqtarit

Disa nga pikat e mësipërme janë përgjithësisht të sakta, por jo gjithmonë. Ndonjëherë, në rastin

e mosmarrëveshjeve shumë komplekse të arbitrazhit, kostot, koha dhe formaliteti i procedurave

mund të jenë më keq sesa të shkosh në gjykatë. Por, në pjesën më të madhe të rasteve, ato janë

të përpikta dhe të sakta.

Të një rëndësie të veçantë janë pikat që lidhen me shpejtësinë, reputacionin tregtar dhe me

vazhdimësinë e marrëdhënieve të biznesit.

18 G-


Moduli

G

PJESA

2

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

ushtrimi 5

plotësoni kutitë e mëposhtme, me përgjigjet e duhura. ju kërkohet vetëm që të jepni përgjigje

që lidhen me format e tjera të zgjidhjes së mosmarrëveshjes. Merrni për shembull, Shpejtësinë për

të vendosur: për negocim, përgjigjja është "i shpejtë"; për Çështjen gjyqësore, përgjigjja mund të

jetë “mund të zgjasë me vite”.

negocimi ndërmjetësimi Pajtimi

shpejtësia për të

vendosur

Menjëherë: procesi

është tashmë në

zhvillim e sipër

Përgjithësisht disa

javë

Nga disa javë deri

në dy

ose tre muaj

shpejtësia për zgjidhje Potencialisht

shumë shpejt –

me një ritëm që

u përshtatet të dy

palëve

Shpejt - zakonisht

nga dy ditë deri në

një muaj

Shpejt – zakonisht

28 ditë

kostoja E papërfillshme Relativisht e ulët Relativisht e ulët

konfidencialiteti I plotë I plotë I plotë

ndikimi te marrëdhëniet e

biznesit

Suksesi bazohet

te marrëdhënia.

Mund të jetë i

dobishëm

Mund të jetë i

dobishëm

Mund të ulë

armiqësinë nëse

vendoset në

mënyrë miqësore

Vendimi gjyqësor

arbitrazhi Çështja gjyqësore

shpejtësia për të

vendosur

Varet. Disa javë

ose me muaj

Mund të zgjasë me

muaj

Mund të zgjasë

me vite

shpejtësia për zgjidhje 28 ditë E tejzgjatur

me muaj

Relativisht e

shpejtë (me ditë

ose javë)

kostoja Përgjithësisht e ulët E lartë E lartë - mund ta

tejkalojë vlerën

përfundimtare

konfidencialiteti I plotë I plotë I hapur për

publikun

ndikimi te marrëdhëniet e

biznesit

Mund të jetë i

padobishëm - me

tendencë drejt

procedurave

kontradiktore

Kontradiktor Kontradiktor

19 G-


Moduli

G

PJESA

2

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

ushtrimi 6

ju lutemi, lexoni artikullin në faqet e mëposhtme dhe më pas përgjigjuni kërkesës së mëposhtme:

identifikoni se në cilin vend të botës ndërmjetësimi (ose ZaM-ja) po pëson zhvillim dhe jepni

arsyet se pse po ndodh ky zhvillim.

Theksoni përgjigjen

Faktorët që nxisin ndërmjetësimin në botë:

Çështja gjyqësore (1) problemet me vonesat dhe me punët e prapambetura. p.sh. India –

shpesh 5 vjet para gjyqit (dhe më pas thirrje të shpeshta për apel). Rezultati - në Indi janë zhvilluar

disa programe ndërmjetësimi të bazuara në gjykatë;

Çështja gjyqësore (2) probleme me kostot e biznesit. p.sh. nëse zbatimi i kontratave bëhet i

vështirë dhe i kushtueshëm - kostot shpesh nuk janë në proporcion me shumën e diskutueshme;

dekurajimi i investitorëve në tregjet ndërkombëtare konkurruese gjithnjë e në rritje. P.sh. Pakistan

- mund të duhen dy vjet e gjysmë për të zbatuar një kontratë (me 47 procedura të kërkuara) - 90%

e rasteve të filluara në gjykatë shkojnë në të vërtetë në gjyq (krahasuar me 10% në Mbretërinë e

Bashkuar). Rezultati - projekt 1 milion USD për të vendosur ndërmjetësimin në Karaçi; 65 raste

tregtare të ndërmjetësuara vitin e parë

Reformimi i sistemeve të drejtësisë civile

p.sh. në Mbretërinë e Bashkuar, Rregullat e reja procedurale civile të prezantuara në vitin 1999

- lejojnë vonimin e procedurave për ndërmjetësim dhe kostot e penalizimeve për refuzimin në

mënyrë të paarsyeshme të ndërmjetësimit. Hong-Kongu ndjek të njëjtën qasje (2008-09), duke

nxitur ndërmjetësimin në çështjet civile.

p.sh. Kina– pjesë e një sërë reformash sociale të gjëra, që zhvendosen drejt një ekonomie të

bazuar më shumë në treg (Kina e kupton rëndësinë e zgjidhjes së mosmarrëveshjeve tregtare

ndërkombëtare).

p.sh. Vendet e Europës Lindore, përfshirë Kroacinë, Bosnje-Hercegovinën - në Kroaci, Gjykata

tregtare e Zagrebit ka një projekt dyvjeçar për të vendosur programin pilot të ndërmjetësimit (mbi

200 raste të referuara për ndërmjetësim vitin e parë, 2008) - Bosnje-Hercegovina, dy programe të

bazuara në gjykatë në Sarajevë dhe Banja-Lukë së bashku me Shoqatën e Ndërmjetësuesve me

autoritetin shtetëror për të licencuar ndërmjetësuesit; mbi 1500 ndërmjetësues në tre vitet e fundit,

duke rezultuar në çlirimin e 9,3 milion EUR fonde të bllokuara.

20 G-

SEKSIONI

4


MOdulI

G

PJESA


Paketa e trajnuesit


1. cilat janë avantazhet e ndërmjetësimit/pajtimit kundrejt formave të tjera të zgjidhjes së

mosmarrëveshjes (vendimi gjyqësor, arbitrazhi, çështja gjyqësore)?

n Shpejtësia (për ndërmjetësim, vetëm pak ditë; për pajtim, jo më shumë se 2-3 muaj)

n E pakushtueshme (ndonjëherë më pak se 1% e shumës së diskutuar)

n Konfidencial

n Jodetyrues

n Palët në gjendje për të pranuar zgjidhjen

n Rezultate fleksible (shkëmbime tregtare, etj.)

n Nxit marrëdhëniet e ardhshme tregtare me palë të tjera

2. kur do të ishte e përshtatshme të përdorej ndërmjetësimi ose pajtimi për të zgjidhur një

mosmarrëveshje me një operator ekonomik?

n Kostoja e çështjes gjyqësore pritet të jetë në mënyrë joproporcionale me pretendimin

n Palët janë të bllokuara në negociatat për zgjidhje

n Kompleksitetet e ligjit, faktit ose të marrëdhënieve kanë gjasa të shtyjnë procedurat

dhe ta bëjnë një gjykim veçanërisht të predispozuar për apel

n Ka shumë veprime që përfshijnë palët e përbashkëta

n Çështjet janë mjaft komplekse dhe përshijnë shumë palë

n Çështjet e përfshira janë delikate ose kërkojnë zbulimin e informacioneve delikate

n Palët nuk dëshirojnë publikim

3. kur nuk do të ishte e përshtatshme të përdorej ndërmjetësimi ose pajtimi për të zgjidhur një

mosmarrëveshje me një operator ekonomik?

n Atëherë kur nevojitet të vendoset një precedent ligjor, tregtar ose një precedent tjetër

n Atëherë kur disponohet shpejt dhe në mënyrë efikase një përmbledhje e vendimit të

gjykimit

n Atëherë kur palët kërkojnë ndërhyrje emergjente nga gjykata për lehtësi mbrojtëse

n Atëherë kur kërkohet aktivisht publikim

n Atëherë kur nuk ka interes të vërtetë për zgjidhje

4. cilat janë avantazhet kryesore të çështjes gjyqësore?

n Shqyrtimi tërësor i provave dhe argumenteve

n Vendimtare, përfundimtare dhe detyruese

n Ideale nëse mosmarrëveshja bazohet mbi një pikë të ligjit

n Shpejtësia e procedurës mund të imponohet nga rregullat e gjykatës (ndryshe nga

arbitrazhi)

n Ndihma ligjore (mbështetja financiare) disponohet nëse personi i përfshirë në çështje

gjyqësore është i varfër (në Mbretërinë e Bashkuar)


21 G-


Moduli

G

PJESA

2

SEKSioNi

4



Paketa e trajnuesit

5. cilat janë avantazhet kryesore të përdorimit të procedurave ndërkombëtare të arbitrazhit në

krahasim me gjykatat vendase në rast mosmarrëveshjeje me një operator ekonomik të huaj?

n Aftësia për të zgjidhur mosmarrëveshjet në një forum asnjanës

n Zbatueshmëria e vendimit detyrues, p.sh. nëpërmjet Konventës së Nju-Jorkut

6. si e ka nxitur komisioni europian miratimin e ndërmjetësimit në mosmarrëveshjet tregtare

që prej vitit 2000?

n Qarkullimi i Dokumentit të Gjelbër për ZAM-në në vitin 2002

n Nxjerrja e një Kodi të sjelljes për ndërmjetësuesit në vitin 2004

n Nxjerrja e Direktivës Europiane për ZAM-në në vitin 2008

7. në çfarë mënyre përpiqet direktiva europiane për ndërmjetësimin (2008) të nxisë

ndërmjetësimin në mosmarrëveshjet ndërkombëtare ndërmjet kompanive që ndodhen në

shtete të ndryshme?

n Duke u dhënë gjykatave vendase autoritetin për të sugjeruar ndërmjetësimin në një

fazë të hershme në procedurat e çështjes ligjore

n Duke u dhënë gjykatave kompetencën për të pasur një ndikim detyrues për

marrëveshjet e ndërmjetësimit nëpërmjet një gjykimi ose vendimi nëse kërkohet nga

palët

n Duke parandaluar kohën e shpenzuar për ndërmjetësim nëpërmjet marrjes në

konsideratë të kufirit kohor për të filluar çështjen gjyqësore ose arbitrazhin

n Duke parandaluar ndërmjetësuesit ose çdo person tjetër që është përfshirë në

procesin e ndërmjetësimit që të detyrohet të japë prova në procedura të mëvonshme

të çështjes gjyqësore ose të arbitrazhit

8. cilat janë arsyet (ose avantazhet) për të futur një klauzolë ndërmjetësimi në kontratë në rast

negocimi me operatorët ekonomikë?

n Nxitja e palëve për të marrë në konsideratë një proces, i cili ndryshe nga negocimi,

mund të mos u ndodhë atyre domosdoshmërisht

n Paraqitja e një procesi specifik, i cili u jep palëve një kuadër të qartë për të eksploruar

zgjidhjen

n Procesi i ndërmjetësimit përfshin një palë të tretë asnjanëse, të trajnuar për të punuar

me palët me qëllim lehtësimin e komunikimit, të përgatitur për një zgjidhje të

qëndrueshme dhe të rënë dakord

n Procesi i ndërmjetësimit e largon fokusin e palëve nga aktivitetet e së shkuarës, drejt

realizimit të së tashmes dhe nevojave në të ardhmen

n Potenciali për të arritur një zgjidhje detyruese: mbi 70% e ndërmjetësimeve arrijnë një

zgjidhje detyruese të rënë dakord pavarësisht një ndërprerjeje të mëparshme

n Mbajtja dhe/ose zhvendosja e procesit të negocimit jashtë arenës publike

n Një përfundim i hershëm dhe i suksesshëm i mosmarrëveshjes do të sigurojë kursime

domethënëse në kostot ligjore dhe të menaxhimit, duke e çliruar biznesin për më

shumë përpjekje produktive

22 G-


Moduli

G

PJESA

2

SEKSioNi

4



Paketa e trajnuesit

9. cilat faza të zgjidhjes së mosmarrëveshjes do të ishin të përshtatshme për të përparuar në

përpjekjen për të zgjidhur një marrëveshje me një operator ekonomik?

(Në këtë rast do të kërkohet fleksibilitet, duke lejuar opsionet. Si rregull i përgjithshëm,

delegatët duhet të ndjekin vazhdimin e mëposhtëm):

n Negocim (fillimisht në nivel operacional, p.sh., menaxherët e kontratës të të dyja

palëve)

n Nëse kjo nuk ka sukses, përshkallëzojini negociatat në një nivel më të lartë

menaxhimi nga të dyja palët, me një periudhë të caktuar gjatë së cilës të arrihet

zgjidhja

n Nëse kjo dështon, referojeni mosmarrëveshjen për ndërmjetësim (ose pajtim) sipas

dispozitave të klauzolës ZAM në kontratë

n Nëse kjo është e pasuksesshme, referojeni mosmarrëveshjen për arbitrazh, çështje

gjyqësore ose vendim gjyqësor, në varësi të procesit të identifikuar në kontratë

Moduli

G


Matja e performancës së kontratës

pjesa

3

23G-

Programi mësimor 24



Paketa e trajnuesit

24 G-


Moduli

G

PJESA

3Matja e performancës së kontratës

PJESA

Paketa e trajnuesit

OBjektiVat

objektivat e këtij kapitulli/seksioni janë të shqyrtohet, shpjegohet dhe kuptohet:

n se pse matja e performancës së implementimit të një kontrate është një aktivitet i

rëndësishëm dhe madje i nevojshëm;

n si mund të përdoren metodologjitë e matjes së performancës në matjen e

performancës së kontratave për shërbime, mallra dhe punë;

n kushtet paraprake për krijimin dhe implementimin e një mjedisi mbështetës

për matjen e performancës;


moduli G3 - matja e performancës së kontratës


hyrje dhe vështrim i përgjithshëm 15 minuta përdoreni slajdin për të vlerësuar nivelin e informacionit dhe njohurive të studentëve. pyetini ata nëse kanë ndonjë përvojë me matjen e performancës së kontratës.

prezantoni dhe diskutoni logjikën për matjen e performancës së kontratës

30 minuta përdorni slajdet 3-8

krijimi dhe matja e performancës së kontratës (kohë-kosto/përfitim- cilësi)

45 minuta përdorni slajdet 9-25 plus përshkrimin

Matja e performancës në kontratat e shërbimeve

30 minuta përdorni slajdet 26- 32 plus përshkrimin

Matja e performancës në kontratat e mallrave


Matja e performancës në kontratat e punës


ushtrime praktike 1 60 minuta slajdi 45 - ushtrimi 1: identifikoni arsyet kyçe për performancën e dobët dhe përgatisni një plan veprimi/udhëzimet

60 minuta për diskutimin në grup, për përgatitjen e arsyeve dhe planit të veprimit/udhëzimeve dhe më pas përcilleni informacionin për të gjithë grupin

ushtrim praktik 2 45 minuta slajdi 46- ushtrimi 2: përgatisni një listë të masave funksionale të performancës për një kontratë mallrash

diskutojeni në një seancë për përcjelljen e informacionit në grup

25 G-


Moduli

G

PJESA


PJESA

Paketa e trajnuesit

moduli G3 - matja e performancës së kontratës

Objektivat

objektivat e këtij kapitulli/seksioni janë të shqyrtohet, shpjegohet dhe kuptohet:

n se përse matja e performancës së implementimit të kontratës është një aktivitet i

rëndësishëm dhe madje edhe i nevojshëm;

n si mund të përdoren metodologjitë e matjes së performancës në matjen e

performancës së kontratave për shërbime, mallra dhe punë;

n kushtet paraprake për krijimin dhe implementimin e një mjedisi mbështetës për

matjen e performancës;

Çështje të rëndësishme

Çështjet më të rëndësishme në këtë kapitull janë të kuptohen:

n se matja e performancës është çelësi për përmbushjen e objektivave dhe

synimeve sipas një kontrate dhe për t'u siguruar që të drejtat dhe detyrimet e

palëve në kontratë (blerësi/ofruesi) përmbushen në mënyrë të saktë;

n nevoja për një qasje sistematike ndaj projektimit dhe implementimit të masave të

performancës;

n se përpunimi i një metodologjie për matjen e performancës duhet të jetë një

pjesë integrale e përgatitjes së ofertës dhe dokumentacionit të kontratës si edhe

duhet të kuptohet dhe të pranohet nga të gjitha palët kur nënshkruajnë një

kontratë;

mOduli G3 struktura dhe shënimet e trajnuesit

26 G-


Moduli

G

PJESA


PJESA

Paketa e trajnuesit

temat për trajtim afatet kohore komentet për metodologjinë e trajnimit

hyrje dhe vështrim i përgjithshëm

15 minuta përdoreni slajdin për të vlerësuar nivelin e

informacionit dhe njohurive të studentëve.

pyetini ata nëse kanë ndonjë përvojë me

matjen e performancës së kontratës.

Prezantoni dhe diskutoni logjikën për matjen e performancës së kontratës

30 minuta përdorni slajdet 3-8

krijimi dhe matja e performancës së kontratës (kohë-kosto/përfitim- cilësi)


matja e performancës në kontratat e shërbimeve


matja e performancës në kontratat e mallrave


matja e performancës në kontratat e punës


ushtrime praktike 1 60 minuta slajdi 45 - ushtrimi 1: identifikoni arsyet kyçe

për performancën e dobët dhe përgatisni një

plan veprimi/udhëzimet

60 minuta për diskutimin në grup, për

përgatitjen e arsyeve dhe planit të veprimit/

udhëzimeve dhe më pas përcilleni

informacionin për të gjithë grupin

ushtrim praktik 2 45 minuta slajdi 46 - ushtrimi 2: përgatisni një listë të

masave funksionale të performancës për një

kontratë mallrash

diskutojeni në një seancë për përcjelljen e

informacionit në grup

27 G-

SEKSIONI

3


MOdulI

G

PJESA


Paketa e trajnuesit


ushtrimi 1

Menaxhimi i autoritetit kontraktues është kritikuar shumë në media dhe nga politikanët gjatë viteve

të fundit për një sërë projektesh që kanë shfaqur performancë të dobët në lidhje me vonesat dhe

tejkalime të mëdha të kostove. diçka duhet bërë urgjentisht me qëllim që të rregullohet situata.

duke punuar në grup, ju lutemi ndërmerrni detyrat e mëposhtme.

detyra 1

duke përdorur tabelën 1, përgatisni një listë të fushave dhe arsyeve më të zakonshme për

performancën e dobët në kontratat e furnizimit të punëve, mallrave dhe shërbimeve.

detyra 2

duke përdorur listën që përgatitët në tabelën 1, hartoni një plan të shkurtër veprimi/udhëzime

për autoritetin kontraktues për përmirësimin e performancës në fushat problematike që keni

identifikuar.

28 G-


Moduli

G

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

Ka arsye të shumta – shihni shembujt më poshtë.

tabela 1. cilat janë arsyet kryesore për performancën e dobët?

arsyet për performancën e dobët – nga

ana e autoritetit kontraktues

arsyet për performancë të dobët –

nga ana e kontraktorit

Paaftësia për ta shqyrtuar kërkesën në mënyrë

ta saktë

që në fillim

Të kuptuarit gabim të qëllimit të saktë të

kërkesës

Specifikim i pasaktë Paaftësia për të kuptuar specifikimin ose bërja

e supozimeve të pasakta rreth kërkesave për

specifikim

Kushte të pasakta të kontratës Paaftësia për të lexuar dhe/ose kuptuar

detyrimet sipas kushteve të kontratës

Pritshmëri të pavërteta që nuk mund të

përmbushen

Rënia dakord për kërkesa dorëzimi që shkojnë

përtej aftësisë së kontraktorit

ju lutemi përdorni më tepër hapësirë nëse ju duhet.

29 G-


Moduli

G

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

Plan i mundshëm veprimi në përgjigje të fushave të identifikuara – veprimet janë shkruar me

shkronja të zeza të pjerrëta.

tabela 1. cilat janë arsyet kryesore për performancën e dobët?

arsyet për performancën e dobët – nga

ana e autoritetit kontraktues

arsyet për performancë të dobët –

nga ana e kontraktorit

Paaftësia për ta shqyrtuar kërkesën në mënyrë

ta saktë

që në fillim

Shqyrtoni proceset e planifikimit të prokurimit, përgatisni një listë kontrolli të plotë për planifikimin e prokurimit që të gjithë personat e përfshirë t'i hedhin një sy gjatë procesit të prokurimit. Përfshini kërkesën për të marrë në shqyrtim dhe për të përfunduar listën e kontrollit për planifikimin e prokurimit përpara se të procedohet me prokurimin

Të kuptuarit gabim të qëllimit të saktë të

kërkesës

Specifikim i pasaktë

Paraqitni kërkesat që specifikimet të lexohen nga palët e treta që kanë njohuri për fushën e kontratës dhe të cilët nuk janë përfshirë në hartimin e specifikimit.

Paaftësia për të kuptuar specifikimin ose bërja

e supozimeve të pasakta rreth kërkesave për

specifikim

Kushte të pasakta të kontratës

Paralajmërim për përdorimin e kushteve standarde të kontratës pa kontrolluar nëse ato janë të përshtatshme.

Paraqitni një listë kontrolli për çështjet kryesore, të cilat duhet të analizohen për çdo kontratë dhe procedurë, duke ia referuar pjesët e paqarta stafit ligjor.

Paaftësia për të lexuar dhe/ose kuptuar

detyrimet sipas kushteve të kontratës

ju lutemi përdorni më tepër hapësirë nëse ju duhet.

30 G-


Moduli

G

PJESA

3

SEKSioNi

3


Ushtrime

Paketa e trajnuesit

ushtrimi 2

Çfarë veprimesh bazë verifikimi për matjen e performancës mund të përdorni ju për kontratën e

mëposhtme?

një kontratë dy vjeçare për furnizimin e një spitali me fasha dhe garza mjekësore. kontrata

kërkon furnizime javore plus “furnizime rezervë” ku kërkohen mallra shtesë për shkak të

emergjencave ose rrethanave të tjera të paparashikueshme.

Vetëm shembuj

Dorëzimi:

n a kryhen dorëzimet javore në kohën dhe në vendin e specifikuar në kontratë?

n a kryhen dorëzimet e emergjencës në përputhje me marrëveshjet dhe brenda

afateve kohore të parashtruara në kontratë?

n a dorëzohen mallrat e sakta? sa shpesh dorëzohen mallra të gabuara?

n a merret dikush me mallrat e gabuara dhe sa shpejt dorëzohen mallrat e sakta?

Mallrat:

n të gjitha janë mallra të furnizuar në përputhje me specifikimin dhe kërkesat e cilësisë?

n nëse dorëzohen mallra zëvendësues, a i përkasin ato një cilësie të pranueshme?

n sa shpesh dorëzohen mallra zëvendësues?

Shërbimi/komunikimi:

n a është i veshur stafi i dorëzimit të kontraktorit në mënyrën e duhur për të

përmbushur standardet e higjienës së spitalit?

n a është i sjellshëm stafi i dorëzimit të kontraktorit?

n a janë anëtarët e stafit të kontraktorit të cilët merren me problemet administrative

të sjellshëm dhe të dobishëm?

n sa shpejt zgjidhen problemet administrative?

n a ka kontraktori një sistem ankesash? sa i lehtë është ai për t'u përdorur dhe sa

shpejt zgjidhen ankesat?

n a kryhen takime shqyrtimi dhe a implementohen veprimet e ndërmarra?

Faturimi/Kostot:

n sa të përpikta merren faturat?

n a janë faturat në formatin e kërkuar?

n a janë kostot e faturuara në përputhje me kontratën?

31 G-

SEKSIONI

4


MOdulI

G

PJESA


Paketa e trajnuesit


1. përmendni arsyet kryesore pse matja e performancës së kontratave është një aktivitet kaq i

rëndësishëm dhe i nevojshëm.

n Ajo ofron prova konkrete në lidhje me arritjen e efikasitetit dhe efektivitetit (“vlera

për paratë”) në përgjigje të objektivave, qëllimeve dhe kërkesave të parashtruara për

funksionimin e prokurimit individual

n Ajo ofron informacion dhe udhëzim mbi cilësinë, kapacitetin dhe aftësinë e sistemit

të prokurimit publik si në nivel kombëtar dhe në nivelin e autoriteteve kontraktuese

n Autoriteti kontraktues do të marrë reagim të vlefshëm dhe konfirmim

për faktin se deri ku është planifikuar dhe menaxhuar në mënyrë efikase procesi i

prokurimit

n Procesi i vazhdueshëm i “mësimeve të nxjerra”

n Kur krahasimi i standardeve përdoret si matje për perfomancën, autoriteti

kontraktues do të jetë në pozitën për të krahasuar performancën dhe rezultatet e tij

me autoritetet kontraktuese përgjegjëse për të njëjtat funksione

2. jepni shembuj të matjes së performancës në lidhje me kohën.

Shihni përshkrimin 2.4 1), Koha

3. jepni shembuj të matjes së performancës në lidhje me përfitimet/kostot.

Shihni përshkrimin 2.4 2), Përfitimet/kostot

4. jepni shembuj të matjes së performancës në lidhje me cilësinë.

Shihni përshkrimin 2.4. 3), Cilësia

5. jepni shembuj të matjes së performancës në kontratat e shërbimeve.

Shihni përshkrimin 2.5, Kontratat e shërbimeve

6. jepni shembuj të matjes së performancës në kontratat e mallrave.

Shihni përshkrimin 2.6, Kontratat e mallrave

7. jepni shembuj të matjes së performancës në kontratat e punëve.

Shihni përshkrimin 2.7, Kontratat e punëve

8. Çfarë është një proces revizionimi i projektit?

Shihni përshkrimin 2.7.2 1), Revizionimi i projektit

9. Çfarë është një proces revizionimi pas projektit?

Shihni përshkrimin 2.7.2 2), Revizionimi pas projektit


Slajdi 1


MODULI

G PJESA

1 1 SEKSIONI

Menaxhimi i kontratës Hyrje

G MODULI

1 PJESA



Përmbajtja

Hyrje në modulin G1 – Objektivat – Çështje të rëndësishme – Rëndësia – Informacioni ligjor që duhet pasur në

dispozicion – Rikujtuesi i ciklit të prokurimit

Slajdi 2

G MODULI

1 PJESA



Objektivat

Objektivi i këtij moduli është ndërgjegjësimi i pjesëmarrësve për: – Një përkufizim të menaxhimit të kontratës – Procesin e menaxhimit të kontratës – Problemet dhe pasojat rreth

ndryshimeve të kontratës – Burimet e ndryshimeve të kontratës – Proceset për trajtimin e ndryshimeve – Veprimin e duhur për të garantuar që

pagesa mund të autorizohet dhe të kryhet sipas kontratës

– Një përsëritje të hapave të nevojshëm për përfundimin e një kontrate

Slajdi 3

G MODULI

1 PJESA



Çështje të rëndësishme

Kur një autoritet kontraktues ka akorduar një kontratë, ai duhet të monitorojë nëse puna, mallrat ose shërbimi ofrohet nga operatori ekonomik sipas specifikimeve. Kjo do të thotë të kesh mundësinë të kontrollosh dy gjëra: – Puna, mallrat ose shërbimi bën atë që

është kërkuar të bëhet- d.m.th., që po furnizohen mirë, sipas standardeve të cilësisë dhe çmimit që është rënë dakord

– Kostot nuk janë më të larta nga ato të parashikuarat

Slajdi 4

G MODULI

1 PJESA



Lidhjet

Lidhjet me modulet e tjera shfaqen gjatë gjithë tekstit të këtij dokumenti. Në to përfshihen: – Moduli B2 – Procesi i prokurimit – Moduli B3 – Roli i

zyrtarit të prokurimeve – Moduli B4 - Roli i palëve të interesuara – Moduli E1 - Specifikimet – Modulet B6/G3 - Matja e performancës në

prokurimin publik

Slajdi 5

G MODULI

1 PJESA



Rëndësia

Zyrtarët e prokurimit duhet të kuptojnë që kontratat dhe marrëdhëniet me operatorët ekonomikë duhet të menaxhohen gjatë të gjithë plotësimit të kërkesës

Slajdi 6

G MODULI

1 PJESA



Informacioni ligjor Ky modul do të lidhet me fusha të tjera që i referohen

më nga afër informacionit ligjor

• Kjo formë e njoftimit(pajtimit) nuk trajtohet në LPP, por është përdorur në praktikën tonë

• Këto njoftime konsiderohen si komunikim i ndërsjellë në mes të AK dhe OE si palë kontraktuese, ku OE konfirmon se pajtohet me kushtet e kontratës , sasinë, pozicionet e shërbimet e kërkuara që rrjedhin nga kontrata.

• Ka raste kur ky njoftim i tejkalon kufijt e konfirmimit, ngase OE mund ta personalizojë komunikimin me shprehje falenderimi e dhënie mirënjohje të papërshtatshme

• Sjellja e zyrtarëve përgjegjës të cilëve u drejtohet falenderimi duhet të jetë në kuadrin e normave të mirësjelljes afariste, pa rrezikuar të bie ndesh me normat ligjore e etike.

Slajdi 7

G MODULI

1 PJESA



Menaxhimi i kontratës në ciklin e prokurimit

Slajdi 8

Faza përmbyllëse 39. Hedhja/Asgjësimi 38.

Përmirësimi i vazhdueshëm 37. Shqyrtimi i performancës 36.

Pagesa 35. Dorëzimi te pala e interesuar 34.

Ruajtja dhe kontrolli 33. Inspektimi 32.

Marrja në dorëzim 31. Transportimi special 30.

Kontrolli i cilësisë 29. Furnizimi 28.

Pranimi 27. Aktivizimi i mekanizmave të porosisë 26.

Angazhimi me operatorin ekonomik 25. Komunikimi i brendshëm 24.

1. Plani vjetor i prokurimit 2. Përcaktimi i nevojës 3. Planifikimi i prokurimit 4. Shqyrtimi i tregut 5. Specifikimi 6. Matja e performancës 7. Kushtet e kontratës 8. Krijimi i studimit të

biznesit 9. Miratimi 10. Përgatitja e

njoftimit të prokurimit 11. Përgatitja e ITT-së 12. Shpallja e njoftimit 13. Shpërndarja e ITT-së 14. Trajtimi i

pyetjeve/kërkesave 15. Marrja e ofertave 16. Kualifikimi i OE-ve 17. Vlerësimi 18. Sqarimi 19. Miratimi i fituesit 20. Afati kohor për paraqitjen e ankesave 21. Ankesat për procedurën e prokurimit/shqyrtimi

i kontratës 22. Dhënia e kontratës 23. Shpallja e njoftimit të fituesit

G MODULI

1 PJESA



Ushtrimi 1

A mund të përkufizoni se çfarë nënkuptohet me menaxhim kontrate? – Përdorni dokumentin e ofruar nga trajnuesi i

juaj

Slajdi 9

Slajdi 1


MODULI

G PJESA

1 2 SEKSIONI

Menaxhimi praktik i kontratës

G MODULI

1 PJESA



Përmbajtja

Planifiko, bëj, kontrollo, vepro (PDCA) Të menaxhosh një kontratë do të thotë… Aktivitetet e menaxhimit të kontratës:

1. Takimi përurues 2. Menaxhimi i vazhdueshëm i kontratës 3. Një regjistër i problemeve 4. Mbledhjet shqyrtuese 5. Menaxhimi i marrëdhënies

Slajdi 2

Slajdi 3

Planifiko, Bëj, Kontrollo, Vepro (PDCA)

G MODULI

1 PJESA



Një mjet i dobishëm për menaxhimin e kontratës Cikli PDCA i Deming-ut

Slajdi 4

Planifiko

Kontrollo

Bëj Vepro

G MODULI

1 PJESA



"Planifiko" në menaxhimin e kontratës

Hapi Veprimet në menaxhimin e kontratës

Planifiko Këto janë normalisht veprimet e ndërmarra gjatë pjesës së ciklit që paraprin lidhjen e kontratës: përgatitja dhe kryerja e procesit të prokurimit

Bëj Këtu është operatori ekonomik "që e bën punën për ne"

Kontrollo Ky hap flet për vigjilencën tonë për të siguruar që puna është kryer sipas standardeve dhe plotëson atë çfarë parashikon kontrata

Vepro Ky hap përfaqëson veprimin korrigjues, duke punuar me operatorin ekonomik për ta rikthyer përformancën sipas planifikimit

Slajdi 5

Slajdi 6

Të menaxhosh një kontratë do të thotë…

G MODULI

1 PJESA



Të menaxhosh një kontratë do të thotë… Menaxhimi i ofrimit të shërbimit:

– Siguron që shërbimi po ofrohet sipas nivelit të kërkuar të performancës dhe të cilësisë në përputhje me kontratën

– Konsideron performancën dhe menaxhon rrezikun nëpërmjet pjesëve "Bëj", "Kontrollo" dhe "Vepro" të PDCA-së

– Përfshin vendosjen e kontrolleve dhe marrëveshjeve për nivelin e shërbimit

Slajdi 7

G MODULI

1 PJESA



Të menaxhosh një kontratë do të thotë... (2)

Menaxhimi i marrëdhënieve: – Synon ta mbajë marrëdhënien midis OE dhe

autoritetit kontraktues të hapur dhe konstruktive

– Synon të zgjidhë ose të lehtësojë tensionet dhe t'i identifikojë problemet potenciale në një fazë të hershme, ndërsa identifikon gjithashtu mundësitë për përmirësim

– Marrëdhëniet duhet të jenë tërësisht profesionale përgjatë çdo pjese të PDCA-së

Slajdi 8

G MODULI

1 PJESA



Të menaxhosh një kontratë do të thotë... (3)

Administrimi i kontratës: – Trajton administrimin formal të kontratës, dhe

ndryshimet në dokumentacion – Siguron që aspektet e përditshme të zbatimit

të kontratës të kryhen me efiçencë dhe efektivitet

– Mund të formojë aktivitete lidhur me çdo aspekt të PDCA-së

Slajdi 9

Slajdi 10

Aktivitetet brenda menaxhimit të kontratës

G MODULI

1 PJESA



Aktivitetet brenda menaxhimit të kontratës

1. Takimi përurues 2. Menaxhimi i vazhdueshëm i kontratës 3. Një regjistër i problemeve 4. Mbledhjet shqyrtuese 5. Menaxhimi i marrëdhënies

Slajdi 11

G MODULI

1 PJESA



Takimi përurues

Zhvillohet pak kohë pasi kontrata jepet zyrtarisht:

– Persona nga të dyja palëve takohen për herë të parë nën kontekstin e kontratëssë rënë dakord

– Është thelbësore që të dyja palët të punojnë së bashku gjatë kohëzgjatjes së kontratës, sepse të dyja palët dëshirojnë një rezultat të suksesshëm

Objektivat e takimit përfshijnë:

– Kuptimin e roleve dhe të përgjegjësive të çdo të pranishmi

– Diskutimin mbi zbatimin dhe/ose planin e projektit

– Diskutimin rreth çështjeve operative

– Diskutimin mbi mekanizmat e kontrollit

Shënimet përmbajnë një model axhende

Slajdi 12

G MODULI

1 PJESA



Takimi përurues (2)

Gjëra që mund të shfaqen gjatë kësaj mbledhjeje përfshijnë:

– Kuptimin nga personat e autoritetit kontraktues të vërtetësisë dhe besueshmërisë së deklaratave të bëra nga OE përpara akordimit të kontratës

– Kuptimin e nivelit të interesit që tregon operatori ekonomik për kontratën

– Faktin nëse OE i kupton plotësisht kërkesat

– Aftësitë specifike të personave që punojnë për OE

– Fleksibilitetin që të dyja palët janë përgatitur për të demonstruar

– Masën deri në të cilën operatori ekonomik mund të kërkojë ndryshime të lejueshme

– Masën deri në të cilën personat mund të punojnë së bashku

Slajdi 13

G MODULI

1 PJESA



Takimi përurues (3)

Është një mundësi e rëndësishme për zyrtarin e prokurimit që të krijojë besueshmëri personale në sytë e personave nga operatori ekonomik:

– Një trajtim shumë i butë mund të interpretohet si dobësi, duke sinjalizuar që zyrtari i prokurimit mund të shfrytëzohet lehtë

– Një trajtim që është shumë i rreptë mund t'i distancojë personat nga OE-ja dhe pengon një marrëdhënie punekonstruktive

Takimi duhet të zhvillohet në një mënyrë serioze, të qëndrueshme dhe të sjellshme. Mos harroni - nuk ju jepet një rast i dytë për të lënë përshtypjen e parë

Slajdi 14

G MODULI

1 PJESA



Menaxhimi i vazhdueshëm i kontratës

Slajdi 15

Menaxhimi i vazhdueshëm i kontratës do të përfshijë aktivitetet e mësipërme

Mirëmbajtja e kontratës

dhe kontrolli i ndryshimeve

Monitorimi i ndryshimeve

dhe i kostos

Procedurat e urdhrit ose të

furnizimit

Procedurat e pagesave

Procedurat e buxhetit

Menaxhimi dhe

planifikimi i burimeve

Raportim mbi

funksionimin dhe

menaxhimin

Menaxhimi i aseteve

Takimet mbi ecurinë

G MODULI

1 PJESA



Një regjistër i problemeve

Problemet mund t'ju bezdisin dhe të shkaktojnë pakënaqësi – Kjo mund të ndikojë në performancën e kontratës

Synimi i regjistrit të problemeve është të regjistrojë problemet dhe masat e marra për t'i zgjidhur ato

Kontrata duhet të përfshijë një procedurë të përshkallëzuar për problemet që nuk mund të zgjidhen

Kjo përfshin personat në nivelet e larta drejtuese dhe vijuese brenda organizatës për ta zgjidhur problemin

Aty ku kjo dështon, mund të përdoret zgjidhja alternative e mosmarrëveshjeve ose procedura gjyqësore (referojuni modulit G2)

Slajdi 16

G MODULI

1 PJESA



Mbledhjet shqyrtuese

Mbledhjet shqyrtuese janë një mënyrë praktike për të ruajtur kontrollin mbi një kontratë, veçanërisht të atyre me afat të gjatë. Një model axhende mund të përfshijë:

– Hyrjen

– Kërkesat për falje

– Procesverbalin e mbledhjes së kaluar

– Veprimet e papërfunduara nga mbledhja e kaluar

– Progresin - i planifikuari dhe ai aktual

– Nivelet e arritura të performancës

– Shqyrtimin e regjistrit të problemeve

– Veprimet korrigjuese të nevojshme

– Përmbledhjen e veprimeve

– Datën e mbledhjes së ardhshme

– Shpërndarjen e procesverbalit Slajdi 17

G MODULI

1 PJESA



Mbledhjet shqyrtuese (2)

Mbledhjet shqyrtuese janë një mënyrë produktive komunikimi gjatë vazhdimësisë së një kontrate. Ato duhet të organizohen mirë dhe nuk duhet të marrin shumë kohë

– Për shembull, një operator ekonomik shkoi për një takim me një person me pozicion të lartë në prokurime, ku vetëm iu tha se personi ishte shumë i zënë për takimin, ashtu siç do të bënte normalisht

– Imagjinoni sinjalet që kjo u dërgoi personave nga operatori ekonomik

– Atëherë, operatori ekonomik zgjodhi të mos toleronte kohën e humbur dhe insistoi që ta tarifonte atë

Slajdi 18

G MODULI

1 PJESA



Përfundimi formal i kontratës • Aktivitetet përfundimtare të Ciklit të Prokurimit përmbyllen me

pranimin formal të furnizimit, shërbimit apo punëve, gjegjësisht kontratës

• Kjo fazë trajtohet detalisht në legjislacionin dytësor të prokurimit , ku përfshihen: – Kontrolli i kualitetit të shërbimit, i cili kryhet në pajtim me

kushtet dhe modalitetet e Inspektimit të Shërbimeve nga AK të përcaktuara në KVK

– Operacionet e verifikimit të furnizimit , ku inspektimet dhe testet e mund të realizohen para transportit, në pikën e dorëzimit dhe/ose në destinimin final të mallrave

– Lëshimi i Certifikatës së Pranimit nga Menaxheri i Projektit, i cili vërteton se janë kryer të gjitha punët, poashtu konfirmon se është njoftuar me shkrim se do ti kryej te gjitha punët e diskutueshme gjatë Periudhës Garantuese te defekteve

– Dorëzimi i llogarisë përfundimtare për pagesë Menaxherit te Projektit ,e cila përfshin në detaje të gjitha punët te cilat duhen ti paguhen, të cilën Menaxheri e konfirmon me lëshimin e certifikatën mbi pagesën.

Slajdi 19

G MODULI

1 PJESA



Zgjidhja e kontesteve në Menaxhimin e Kontratave

INFORMATAT LIGJORE – Ligji për prokurim publik në Kosovë, Nr. 04/L-

042 – Rregullat e prokurimit të lëshuara nga KRPP

(link:http://krpp.rks-gov.net//) – Rregullorja e punës e Organit Shqyrtues të

Prokurimit dhe paneleve shqyrtuese , (link:http://oshp.rks-gov.net/)

– Ligji për ndërmjetësim Nr.03/L-057, data: 03.10.2008;

– Ligji për arbitrazhin nr.02/L-75, 26.01.2007; – Ligji mbi marrëdhëniet detyrimore i vitit 1978

Slajdi 20

http://krpp.rks-gov.net/�



http://oshp.rks-gov.net/�



G MODULI

1 PJESA



Menaxhimi i marrëdhënies

Kontrata mund të na angazhojë me një OE ose një numër të vogël operatorësh ekonomike për pak kohë

Në mënyrë të pashmangshme kjo përfshin një shkallë varësie

Tre faktorët kyçë të suksesit janë: – Besimi dhe mirëkuptimi reciprok – Çiltërsia dhe komunikimi i shkëlqyer – Përqasja e përbashkët në menaxhimin e

performancës Të dy do të arrijnë një njohje të mirë të njëri-tjetrit OE-të do të ndiejnë se mund të investojnë në

përmirësimet e teknologjisë, procesit dhe personave brenda një marrëdhëniejetë mirë

Ruani etikën Slajdi 21

G MODULI

1 PJESA



Ushtrimi 2

Trajnuesi i juaj do t'ju japë një ushtrim që përmban dhjetë thënie që janë të vërteta ose të gabuara – Detyra e juaj është të përcaktoni se cila thënie

është e vërtetë dhe cila është e gabuar

Slajdi 22

Slajdi 1


MODULI

G PJESA

1 3 SEKSIONI

Kontrollet e menaxhimit të kontratës

G MODULI

1 PJESA



Përmbajtja

Kontrollet, matja dhe performanca Risqet në menaxhimin e kontratës Kontrollet e menaxhimit të kontratës

– Zgjedhja e një mekanizmi kontrolli – Numri i kontrolleve – Nga të dhënat bruto te vendimet domethënëse – Kontrollet në ciklin e prokurimit – Marrëveshjet për nivelin e shërbimit

Ndryshimet – Përkufizimi dhe origjina – Impaktet e ndryshimeve – Kontrolli i ndryshimit – Menaxhimi i ndryshimeve

Slajdi 2

Kontrollet, matja dhe performanca

Slajdi 3

G MODULI

1 PJESA



Kontrollet, matja dhe performanca

"Nuk mund ta kontrolloni atë që nuk mund ta matni"

Shërbimet mund të mos jenë të materializueshme dhe të jenë të vështira për t'u matur

Moduli B6/G3 trajton matjen e performancës

Këtu ne e kufizojmë vëmendjen tonë te risqet dhe kontrollet e kontratës prej të cilave mund të matet performanca

Slajdi 4

Risqet në menaxhimin e kontratës

Slajdi 5

G MODULI

1 PJESA



Risqet në menaxhimin e kontratës

Risku përkufizohet si – pasiguri për rezultatin, qoftë kjo një mundësi

pozitive ose një rrezik negativ Në fushën e menaxhimit të kontratës, fraza

"menaxhimi i riskut" përfshin të gjitha aktivitetet e nevojshme për të identifikuar dhe kontrolluar risqet që mund të kenë një impakt në përmbushjen e një kontrate

Slajdi 6

G MODULI

1 PJESA



Risqet mund të përfshijnë:

Slajdi 7

Mungesën e kapaciteteve Nga operatorët ekonomikë:

- Personelin kyç që dërgohet diku tjetër duke prishur cilësinë e shërbimit

- Fokusimin në biznes duke u zhvendosur në fusha të tjera

- Prishjen e stabilitetit financiar

Kërkesën që është shumë më e madhe nga sa është parashikuar - OE nuk mund ta përballojë

Kërkesën që është shumë e ulët - humbje e ekonomive të shkallës dhe rritje e kostove operacionale

Nga Autoriteti Kontraktues: - Largimi i personelit kryesor - Qenia i detyruar të bëjë

kërkesa që s'mund të përmbushen, ndoshta për shkak të ndryshimeve në legjislacion

- Bërja e ndryshimeve në kërkesat e tij

Forcat madhore Autoritetin Kontraktues që nuk

është në gjendje të përmbushë detyrimet e tij sipas kontratës

G MODULI

1 PJESA



Për çdo risk konsideroni:

Kush është më i aftë për t'i kontrolluar ngjarjet që mund të çojnë në shmangien e riskut?

Kush mund ta kontrollojë riskun nëse situata materializohet?

A preferohet nga autoriteti kontraktues që të përfshihet në kontrollin e riskut?

Kush duhet të jetë përgjegjës për një risk nëse ai nuk mund të kontrollohet?

Nëse risku i transferohet operatorit ekonomik:

– A ka gjasa që kostoja totale e autoritetit kontraktues të reduktohet?

– A është në gjendje operatori ekonomik t'i përballojë të gjitha pasojat nëse situata materializohet?

– A mundet që kjo të sjellë rikthimin e disa risqeve edhe njëherë te autoriteti kontraktues?

Slajdi 8

G MODULI

1 PJESA



Përgjegjësia për riskun

Një çështje thelbësore është se përgjegjësia për shërbimin që autoriteti kontraktues u ofron klientëve të tij nuk mund t'i transferohet OE-së

– Për shembull, pacientët në një spital, pasagjerët e një shërbimi autobusësh ose fëmijët në një shkollë

– Edhe pse operatori ekonomik mund të jetë nën presion të madh financiar për mospërmbushje, kjo nuk do ta kompensojë autoritetin kontraktues për dështimin në përmbushjen e detyrimeve të tij dhe ofrimin rezultateve thelbësore. Për shembull, një shërbim kritik ose një ndërtesë mund të prishet, duke vënë në rrezik jetët e qytetarëve

Përgjegjësia përfundimtare i mbetet autoritetit kontraktues

Slajdi 9

Mekanizmat e kontrollit në menaxhimin e kontratës

Slajdi 10

G MODULI

1 PJESA



Zgjedhja e një mekanizmi kontrolli

Kontrollet e menaxhimit të kontratës duhet të jenë: – Të lidhura ngushtë me thelbin e kontratës – Kuptuar dhe pranuar prej personave të

operatorit ekonomik dhe autoritetit kontraktues

– Në gjendje që të maten – Të fuqishme në veprimtarinë e tyre – Të afta për të ofruar më tepër vlerë sesa

kostoja e veprimtarisë së lidhur me grumbullimin e tyre

– Të afta për të pasqyruar masa të lehta dhe të rënda

– Një burim informacioni të rëndësishëm Slajdi 11

G MODULI

1 PJESA



Numri i kontrolleve

Preferohet më shumë një numër i vogël kontrollesh efektive sesa një numër i madh që përdoren vetëm sepse informacioni mund të mblidhet dhe raportohet – Të dhënat e papërpunuara duhet të kthehen në

informacion domethënës që krijon burimin e dijes për marrjen e vendimeve të zgjuara

– Të dhëna që janë mbytëse në numër nuk do t'u mundësojnë njerëzve që të marrin një vendim të informuar

– Këtë do ta bëjnë edhe të dhënat që janë të paplota, të vonuara ose të pakuptueshme

Slajdi vijues tregon një diagram që ballafaqon nivelin e detajit dhe impaktin mbi vendimmarrje

Slajdi 12

G MODULI

1 PJESA



Nga të dhënat bruto te vendimet domethënëse

Slajdi 13

Data

Information

Awareness

Knowledge

Wisdom

Impakti mbi autoritetin kontraktues Niveli i detajit

TË DHËNA

INFORMACION

NDËRGJEGJSHMËRI

NJOHURI

MENÇURI

G MODULI

1 PJESA



Kontrollet në ciklin e prokurimit

Kontrollet nevojiten te:

– Hapi 27 Për të siguruar që kushtet e kontratës nuk janë ndryshuar

– Hapi 28 Për të siguruar furnizimin në kohë

– Hapi 29 Për të testuar cilësinë e punës në progres

– Hapi 31 Për të llogaritur faturat

– Hapi 32 Për të siguruar pranimin

– Hapi 34 Për të siguruar që vetëm personat e lejuar i tërheqin mallrat

– Hapi 35 Për të siguruar pagesën për atë që është pranuar

– Hapi 37 Për të siguruar që janë nxjerrë mësime nga ky prokurim

– Hapi 38 Për të siguruar që hedhja/asgjësimi të japë vlerë për paratë dhe të mos dëmtojë mjedisin

– Hapi 39 Për ta mbyllur kontratën në përputhje me praktikën e mirë

Slajdi 14

G MODULI

1 PJESA



Marrëveshjet për nivelin e shërbimit

Marrëveshjet për nivelin e shërbimit janë një mënyrë e shkëlqyer për të siguruar kontroll brenda një kontrate

Shpesh kjo është e përbërë nga matje kyçe të performancës (KPI)

Moduli B6/G3 e trajton këtë çështje në mënyrë më të detajuar

Slajdi 15

Ndryshimet

Slajdi 16

G MODULI

1 PJESA



Ndryshimet • Variacionet në aspektin ligjor trajtohen si

pjesë e aktivitetit në periudhën e paranënshkrimit por edhe të menaxhimit të kontratës

• Këto aktivitete mund t’i trajtojnë disa kushte të veçanta të kontratës, si kushtet e pagesës, inspektimit të mallit, dorëzimit e precizime tjera të vogla, të cilat parashihen në Ligj( neni 81 , pika (iv)variacionet /ndryshimet) por edhe në dosje të tenderit.

• Procedurat standarde të prokurimit e minimizojnë mjaft shumë mundësinë e devijimit nga kërkesat e specifikuara në dosje të tenderit , në veçanti çmimi fiks i kontratave në tërë kohëzgjatjen e saj Slajdi 17

G MODULI

1 PJESA



Ndryshimet (2)

• Disa situate praktike kërkojnë fleksibilitet në

mundësitë e gjetjes së zgjidhjeve për ridefinim të kushteve të kontratës si, – Paqëndrueshmënë e çmimeve në situatat inflatore

dëmton palët – Kontratat nuk përfshijnë ndonjë mekanizëm

revalorizues i cili i korrekton diferencat në çmim (Rasti i Qendrës së Studentëve në Prishtinë.docx

– Ndryshimi i kontratave për arsye të ndryshimeve ligjore si p.sh. rritja e normës së TVSH-s nga 15 në 16 %, e cila ka pas efekt në vlerat e kontratave rrjedhëse, krahas problemeve në menaxhimin financiar të tyre (faturimi, pagesa , buxheti)

Slajdi 18

G MODULI

1 PJESA



Një shembull i ndryshimit material

Një menaxher prokurimi ka komentuar – "Rritja e punimeve me 50 000 Euro

në një kontratë 5 000 000 Euro është një ndryshim, por ndoshta jo materialisht i ndryshëm

– Ndërsa rritja e punimeve me 50 000 Euro në një kontratë 100 000 Euro është një ndryshim material madhor"

– Kjo e gjitha supozon që rritja është gjithashtu pjesë e objektit të kontratës fillestare

Vini re se një ndryshim i vogël në kosto mund të jetë material nëse ndikon tek balanca e riskut ndërmjet të dyja palëve

Slajdi 19

G MODULI

1 PJESA



Lejimi i ndryshimit

Në mënyre ideale, specifikimet dhe ftesa fillestare për ofertë duhet të përmbajnë mekanizma për të trajtuar ndryshimet e lejuara gjatë kohëzgjatjes së kontratës në ftesën fillestare për ofertë.

Shembuj të zakonshëm në të cilët nevoja për ndryshim mund të parashikohet dhe inkuadrohet brenda marrëdhënieve fillestare ndërmjet palëve përfshijnë: – Klauzolat për luhatjen e valutës – Klauzolat për përshtatjen e kostos/çmimit

bazuar në indekset e publikuara

Slajdi 20

G MODULI

1 PJESA



Lejimi i ndryshimit - Një shembull

Një kontratë për shërbim kateringu mund t'u kërkojë të gjithë ofertuesve të kuotojnë për kërkesën "Staf dhe ushqim për mbrëmje pritjesh" – Një kusht i tillë do të ishte i pranueshëm, duke

qenë se të gjithë operatorët ekonomikë të mundshëm mund të paraqesin një ofertë bazuar në këto kushte dhe frekuenca e saktë e mbrëmjeve të pritjeve mund të mos dihet në fillim të kontratës

– Megjithatë, në këtë rast nuk do të ishte pjesë e objektit të kontratës nëse operatori ekonomik dhe autoriteti kontraktues do të binin dakord që stafi i shërbimit katering të lyente zyrat në mbrëmje. Ky do të ishte pa dyshim një ndryshim material

Slajdi 21

G MODULI

1 PJESA



Kur është i nevojshëm një ndryshim?

Një ndryshim i kontratës mund të jetë i nevojshëm në rrethana të kufizuara – por vetëm kur kjo është në përputhje me legjislacionin Acquis të BE-së dhe legjislacionin kombëtar

Duhet të tregohet kujdes shumë i madh kur shqyrtohet nëse një ndryshim është i këshillueshëm dhe i lejueshëm

Slajdi 22

G MODULI

1 PJESA



Arsyet prapa nevojës për një ndryshim

Prapa nevojës për një ndryshim janë rrethanat në të cilat: – Ka pasur planifikim të papërshtatshëm në

periudhën që paraprin lidhjen e kontratës – Ka pasur vlerësime të papërshtatshme të

ofertave të operatorëve ekonomikë – Ka vjetërsim – Ka menaxhim të dobët të kontratës – Ndodhin rrethana plotësisht – të paparashikueshmeKa ndryshime legjislative

Slajdi 23

G MODULI

1 PJESA



Impaktet e ndryshimeve

Impaktet mund të jenë direkte dhe indirekte Impaktet direkte mund të përfshijnë:

– Rritjen e kostove të mallrave, punimeve dhe shërbimeve në kontratë

– Kontrata tejkalon buxhetin – Vonesat dhe zgjatjen e afateve kohore për

projektet e furnizimit ose të punimeve

Slajdi 24

G MODULI

1 PJESA



Impaktet e ndryshimeve (2)

Impaktet indirekte mund të përfshijnë: – Punën projektuese të çuar dëm ose punë

projektuese shtesë – Veprimtarinë e çuar dëm ose të panevojshme – Ndryshimet, anulimet ose porosi shtesë të

lidhura me biznesin që operatorët ekonomikë kanë vendosur me bazën e tyre të furnizimit

– Kohën dhe vonesat – Kostot joproduktive të punës – Riprogramimin e kontratës për të zbutur

efektin e kohës dhe kostos – Kohë dhe para të shpenzuara shtesë nga

drejtuesi i zyrës së operatorit ekonomik, i cili mund të kërkojë t'i rikuperojë këto kosto

Slajdi 25

G MODULI

1 PJESA



Kontrolli i ndryshimit

Për të gjitha ndryshimet e lejueshme duhet zbatuar një procedurë e vetme e kontrollit të ndryshimit. Ajo duhet të përmbajë një grup hapash dhe përgjegjësish të caktuara qartë, të cilat mbulojnë: – Kërkimin e ndryshimeve – Vlerësimin e impaktit – Përcaktimin e përparësisë dhe miratimin – Marrëveshjen me operatorin ekonomik – Kontrollin e zbatimit – Dokumentimin e vlerësimeve të ndryshimit

dhe urdhrave Disa autoritete kontraktuese përdorin një

praktikë gjyqësore jo transparente për të kontrolluar ndryshimet në kontratë Slajdi 26

G MODULI

1 PJESA



Menaxhimi i ndryshimeve

Slajdi 27

Menaxhimi i ndryshimeve

Minimizoni numrin e

ndryshimeve

Minimizoni impaktin e

ndryshimeve

Kjo slajd çon në ushtrimin 3, ku ju duhet të përcaktoni nëse një deklaratë do të minimizojë numrin e ndryshimeve apo do të minimizojë impaktin e ndryshimit nëse ai ndodh - ose të dyja

Slajdi 1


MODULI

G PJESA

1 4 SEKSIONI

Kontrolli i pagesës dhe faza përmbyllëse

G MODULI

1 PJESA



Përmbajtja

Kontrolli i pagesës Performanca Faza përmbyllëse

Slajdi 2

Kontrolli i pagesës

Slajdi 3

G MODULI

1 PJESA



Kontrolli i pagesës

Pagimi i operatorëve ekonomikë është një kontroll – Pushtetiqë kanë këtu autoritetet kontraktuese nuk

duhet të përdoret që të vonojë padrejtësisht ose të ndalojë pagesën ndaj atyre që kanë kryer punën

– Ky veprim do të dëmtojë marrëdhënien ndërmjet operatorit ekonomik dhe autoritetit kontraktor

– Ka tre faza deri në procesin e pagesës: 1. Marrja e kërkesës për pagesë 2. Autorizimi dhe verifikimi 3. Transferimi i fondeve

– Ky proces është trajtuar në modulin B2 në hapin 35 të procesit të prokurimit

Slajdi 4

G MODULI

1 PJESA



Faza përmbyllëse e menaxhimit të kontratës

Objektivi i fazës përmbyllëse është të sigurojë që autoriteti kontraktues është i kënaqur me furnizimin e mallrave, punëve, materialeve dhe shërbimeve që ka blerë – Një kontratë mund të mos konsiderohet ende e

përfunduar kur puna fizike në fjalë të jetë përfunduar ose mallrat të jenë furnizuar

– Fundi i vërtetë i kontratës është fundi i një garancioni, i një periudhës së mbajtjes së parave ose fundi i periudhës së përgjegjësisë për defektet

– Faza përmbyllëse është mundësia finale për personat që punojnë për autoritetin kontraktues që të tregojnë se ata gjejnë diçka të papranueshme

Slajdi 5

Faza përmbyllëse e menaxhimit të kontratës

Slajdi 6

G MODULI

1 PJESA



Hapat vijues…

Hapat vijues mund të ndërmerren ose jo, dhe kjo varet nga natyra e kontratës. Shembulli i dhënë është për një kontratë punimesh

Slajdi 7

G MODULI

1 PJESA



Hapat tipikë brenda fazës përmbyllëse 1. Inspektimi i përbashkët i kërkesave të përfunduara 2. Lista e anomalive 3. Dokumentet finale të "devijimeve të mundshme

nga projekti" 4. Përfundimi i komisionimit dhe testimit 5. Dorëzimi/Pranimi nga autoriteti kontraktues 6. Garancioni, mbajtja e parave dhe periudha e

përgjegjësisë për defektet 7. Lëshimi i certifikatës finale 8. Rënia dakord mbi llogaritë finale dhe kryerja e

pagesës 9. Lirimi i garancionit për ekzekutimin e kontratës 10. Përfundimi zyrtar i kontratës

Slajdi 8

G MODULI

1 PJESA



1 – Inspektimi i përbashkët i kërkesave të përfunduara Pasi operatori ekonomik e deklaron punën të përfunduar,

detyra e parë është ndërmarrja e një kontrolli gjithëpërfshirës për to konfirmuar përfundimin

Ky mund të jetë roli i zyrtarit të prokurimit ose i një specialisti teknik nga pala e interesuar

Një inspektim tërësor i punës së përfunduar duhet të ndërmerret së bashku me operatorin ekonomik për të siguruar që:

– Asgjë nuk është anashkaluar

– Ka një mirëkuptim reciprok (pa mosmarrëveshje) të gjendjes së produktit të përfunduar të dorëzuar dhe një listë të detajuar të mangësive ose defekteve të konstatuara

Çdo defekt që pranohet nga operatori ekonomik si rezultat i këtij inspektimi do të ndreqet sa më shpejt të jetë e mundur Slajdi 9

G MODULI

1 PJESA



2 – Lista e anomalive

Gjatë inspektimit grupi do të hartojë një listë anomalish (disa herë e njohur si listë detyrash) – Anomalitë janë të meta të vogla që nuk

konsistojnë në punë të papërfunduar ose që shkaktojnë impakt madhor mbi funksionimin e kërkesës së përfunduar

– Lista e anomalive duhet t'i jepet operatorit ekonomik dhe duhet të caktohen datat reale për zgjidhjen e këtyre anomalive

– Më pas anomalitë e korrigjuara kontrollohen me specialistin teknik të palës së interesuar në emër të autoritetit kontraktues

Slajdi 10

G MODULI

1 PJESA



3 – Dokumentet finale të "devijimeve të mundshme nga projekti"

Është thelbësore që të ruhen të dhënat e plota, përfshirë: – Vizatimet, specifikimet, listat, dosjet e të dhënave,

skicat dhe dokumentet që përshkruajnë specifikimet e përfunduara të kërkesave tani në vend

Për këtë ka dy arsye: – Operatori ekonomik duhet të jetë në gjendje të

menaxhojë çdo veprim të nevojshëm nën garancion, mbajtjen peng ose periudhën e përgjegjësisë për defektet

– Autoriteti kontraktues duhet të ketë informacion të plotë rreth projektit të detajuar dhe specifikimeve, për të siguruar që ato janë ruajtur dhe/ose modifikuar në mënyrën e duhur

Slajdi 11

G MODULI

1 PJESA



4 – Përfundimi i komisionimit dhe testimit

Komisionimi dhe testimi duhet të jetë një pjesë integrale e procesit së transferimit të pronësisë te autoriteti kontraktues për:

– Punët (ndërtesë apo urë)

– Pajisjet (automjet, sistem kompjuterik ose fotokopje)

– Shërbimet (shërbime për makina ose mjete ajrore)

Qëllimi është eliminimi i problemeve fillestare në funksionimin e kërkesës, në mënyrë që të jetë e përshtatshme për qëllimin për të cilin është specifikuar fillimisht

Për ta ndërmarrë këtë proces me të dyja palët mund të përdoret një inxhinier i pavarur komisionimi.

Slajdi 12

Faza përmbyllëse

G MODULI

1 PJESA



5 – Dorëzimi/Pranimi nga autoriteti kontraktor

Procedure formale për pranimin e kërkesës së përfunduar nga operatori ekonomik – Dokumentacioni duhet të përfshijë të gjitha të

dhënat e testimit dhe komisionimit, manualet e përdorimit dhe mirëmbajtjes dhe të gjitha skicat

Në kontratat publike të profilit të lartë, ndonjëherë organizohet një ceremoni dorëzimi për të shënuar ndryshimin e pronësisë dhe fillimin e përdorimit të objektit nga autoriteti kontraktues, klientët e tyre ose palët e interesuara

Slajdi 13

Faza përmbyllëse

G MODULI

1 PJESA



6 – Garancioni, pengu dhe periudha e përgjegjësisë për defektet • Menaxhimi i Kontratës fillon kur kontrata të nënshkruhet dhe

vazhdon deri pas skadimit të garancive • Legjislacioni dytësor i prokurimit i trajton detalisht aktivitetet që

kanë të • bëjnë me zbatimin e kushteve të garancive pë implementimin e

kontratës I. Garancioni • Dosja e tenderit për furnizime parasheh obligimet për garanci në

nenet 5 dhe 24-26 ku përcaktohet, – Kjo garanci do të mbetet e vlefshme në atë mënyrë siç

saktësohet në KVK dhe mund t’i mbulojë rastet si dhënien e dokumentit,mbulimin e defekteve në furnizim, shërbimet pas shitjes dhe pranimin përfundimtar

– Nëse kohëzgjatja e periudhës së garancisë nuk është e specifikuar ajo do të jetë 365 ditë

– Periudha e garancisë do të fillojë në datën e pranimit të përkohshëm

– Certifikata finale e pranimit do të lëshohet nga autoriteti kontraktues brenda 30 ditësh nga skadimi i periudhës së garancisë ose menjëherë pasi riparirimet eventuale janë kryer( specifikuar në nenin 24) Slajdi 14

G MODULI

1 PJESA



6 – Garancioni, pengu dhe periudha e përgjegjësisë për defektet (2) II. Paraja e mbajtur • Dosja e tenderit për punë, neni 16 e 21 i përcaktun

kushtet e aplikimit të këtij instrumenti • Pagesat e situacioneve do të rregullohen për zbritje

për pagesat paradhënie dhe të mbajtjes • Shuma e specifikuar në KVK, do të ndalohet nga çdo

pagesë e Kontraktuesit deri në përfundim e tërë të Punëve.

• Shuma totale e ndaluar do t’i paguhet Kontraktuesit kur të kaloj periudha garantuese e defekteve me miratim të Menaxherit të Projektit se janë korrigjuar defektet , gjegjësisht me lëshimin e Certifikatës së Pranimit.

Slajdi 15

G MODULI

1 PJESA



6 – Garancioni, pengu dhe periudha e përgjegjësisë për defektet (3)

III. Periudha e eliminimit të defekteve • Kontraktuesi duhet të siguroj një sigurim nga dita

fillimit të punimeve deri në fund të periudhës garantuese të defekteve në shumat e përcaktuara në KVK

• Këtu përfshihen edhe rreziqet e lëndimeve personale, vdekja, dhe humbja ose dëmtimi i pronës (përfshirë, pa kufizim, punët, impiantet, materialet, dhe pajisjet), të cilat janë ngarkesë e kontraktuesit

• Menaxheri i Projektit vlerëson se a janë eliminuar defektet, pas kërkesës së kontraktuesit(përgjegjja brenda 21 ditësh) duke e lëshuar Certifikatën e Pranimit të Punëve

• Menaxheri i Projektit brenda 15 ditësh do të paraqesë një plan që paraqet fushëveprimin e korrigjimeve dhe shtesave që janë të nevojshme

Slajdi 16

G MODULI

1 PJESA



7 – Lëshimi i certifikatës finale

Mund të lëshohet një certifikate finale. Një kusht tipik kontrate që përshkruan lëshimin e një certifikate finale mund të shprehet: – "Certifikata finale që do të lëshohet nga

autoriteti kontraktues në fund të periudhës së përgjegjësisë për defektet do të jetë detyruese për të dyja palëve dhe do të ofrojë prova përfundimtare se puna është përfunduar sipas pëlqimit të autoritetit kontraktues dhe në përputhje me kontratën"

Slajdi 17

G MODULI

1 PJESA



8 – Rënia dakord mbi llogaritë finale dhe kryerja e pagesës

Pasi të jetë lëshuar certifikata finale: – Nuk duhet të ketë pagesa të pashlyera – Zyrtari i prokurimit duhet të kontrollojë për të

siguruar se është rënë dakord mbi llogaritë finale dhe se të gjitha pagesat janë kryer

– Autoriteti kontraktues mund të dëshirojë të kontrollojë që operatori ekonomik i ka paguar nënkontraktorët e tij

Slajdi 18

G MODULI

1 PJESA



9 - Lirimi i garancionit për ekzekutimin e kontratës

• Sipas LPP dhe legjislacionit dytësor parashihen

disa instrumente financiare që sigurojnë përmbushjen e kontratës

• Format e sigurimit të performanës paraqiten si, • Siguri e ekzekutimit të kontratës • Siguri për paradhënie (kundërgarancion) • Para e mbajtur • Më tepër në : http://krpp.rks-gov.net Ligji i prokurimit publik Nr.04/L-042

Slajdi 19


G MODULI

1 PJESA



9 - Lirimi i garancionit për ekzekutimin e kontratës (2) Siguria e ekzekutimit • Mund të bëhet në (i) para të gatshme apo formë të ngjashme, si

p.sh, transfert bankar (ii) çek të vërtetuar, letër krediti, bono të performances ose siguri bankare, të lëshuara nga një bankë me reputacion

• AK do të kërkojë nga OE të cilit i është dhënë një kontratë që të depozitojë një siguri të ekzekutimit si parakusht për nënshkrimin dhe hyrjen në fuqi të kontratës

• Siguria e ekzekutimit kërkohet të jetë e barabartë me së paku dhjetë përqind (10%) të vlerës së kontratës ose duhet vendosur në një nivel që është në përputhshmëri me praktikat e zakonshme publike dhe afariste të aplikueshme ndaj llojit të veçantë dhe lëndës së kontratës përkatëse.

• Kjo siguri kërkohet edhe si garancion shtesë për tenderët jonormalisht të ulët, konform nenit 61 të Ligjit

• Nëse nuk ka ngjarë asgjë që mund të shkaktojë konfiskimin e sigurisë së ekzekutimit, AK do t’i kthejë fondet ose dokumentet që janë depozituar në formë të sigurisë së ekzekutimit, në pajtim me kushtet e kontratës përkatëse Slajdi 20

G MODULI

1 PJESA



9 - Lirimi i garancionit për ekzekutimin e kontratës (3)

Siguria për paradhënie • AK do të bëjë pagesë paradhënie Kontraktuesit të

shumave të përcaktuara në KVK nga data e caktuar në kontratë , në këmbim të një garancioni bankar në lartësinë e vlerës së paradhënies(neni 20 i dosjes për punë)

• Kontraktuesi do të përdorin parapagimin vetëm për të paguar Pajisjet, materialet dhe shpenzimet e tjera të nevojshme posaçërisht për kryerjen e punëve, jo me destinim tjetër

• Garancia do të mbetet në fuqi deri sa të bëhet pagesa e parë, por shuma e garancisë duhet të reduktohet në mënyrë progresive nga shuma që paguhet nga Kontraktuesi. Slajdi 21

G MODULI

1 PJESA



9 - Lirimi i garancionit për ekzekutimin e kontratës (4) Mbajtja e Parasë (dosja e tenderit për punë) • Një formë e veçantë e garantimit në tenderët pë punë

është mbajtja e parasë së gatshme si depozit • Shuma, e specifikuar në KVK, do të ndalohet nga çdo

pagesë e Kontraktuesit deri në përfundim e tërë të punëve(neni 21.1)

• Me lëshimin e Certifikatës mbi Përfundimin e Punëve nga ana e Menaxherit të Projektit, shuma totale e ndaluar do t’i paguhet Kontraktuesit kur të kaloj periudha garantuese e Defekteve, i cili vërteton se para përfundimit të kësaj periudhe janë korrigjuar të gjitha defektet (neni 21.2 i dosjes)

• Kontraktuesi mund të zëvendësoj paratë e mbajtura me garancion bankar “me kërkesë”.

Slajdi 22

G MODULI

1 PJESA



10 – Përfundimi zyrtar i kontratës • Mbyllja e kontratës do të thotë kur një nga hapat

e ciklit të prokurimit të definuar si periudha e garancisë, mbajtja e parave ose periudha e defekteve është kaluar gjatë zbatimit si, – Kontrata e furnizimit përfundon pas mbarimit

të periudhës së garancisë – Kontrata e punës perfundon pas përfundimit të

periudhës se mbajtjes se parave dhe periudhes se defekteve

– Kontrata e shërbimeve perfundon pas përfundimit të periudhës se defekteve

• Këta hapa nuk janë definuar në LPP, por ata janë përmendur në dosjen e tenderit si në të dhënat në vijim

Slajdi 23

G MODULI

1 PJESA



Pyetje vetë-testimi – Përmbledhja e seksionit

Ne kemi për ju një disa pyetje vetë-testimi, për të kontrolluar nëse ju i keni përvetësuar pikat kryesore lidhur me menaxhimin e kontratës

Slajdi 24

1


MODULI

G PJESA

2 Zgjidhja e mosmarrëveshjes në menaxhimin e kontratës

G MODULI

2 PJESA



Axhenda

Hyrje Rëndësia e menaxhimit efektiv të kontratës

në lidhje me mosmarrëveshje të mundshme me operatorët ekonomikë Llojet e zgjidhjeve alternative të

mosmarrëveshjes Arbitrazhi ndërkombëtar Nismat e Bashkimit Europian për zgjidhjen

alternative të mosmarrëveshjes që prej vitit 2000 Llojet e klauzolës ZAM për t'u përfshirë në

kontratën me furnizuesit Shtatë aktivitete gjatë seancës

2

G MODULI

2 PJESA



Rëndësia e menaxhimit efektiv të kontratës

Përsëritje e modulit B2 (Proceset e prokurimit) – Ushtrimi 1

1. Identifikoni fazat kryesore para lidhjes së kontratës që duhen ndërmarrë para shpalljes së kontratës fituese

2. Identifikoni problemet që mund të dalin nëse fazat e mësipërme nuk zbatohen siç duhet

3

G MODULI

2 PJESA



Zgjidhja e kontesteve në MK - Pasqyrë • Zgjidhja e mosmarrëveshjeve, në kuptimin e saj më të gjerë, përfshin çdo proces që mund të sjellë përfundimin e një mosmarrëveshjeje.

• Zgjidhja e kontesteve në menaxhimin e kontratave në praktikën tonë realizohet kryesisht në procedura të rregullta gjyqësore, e shumë më pak në forma tjera alternative

• Zgjidhja Alternative e Kontesteve (ZAK) nuk është zëvendësim për sistemin e stërngarkuar gjyqësor, ai vetëm plotëson atë. ZAK ofron përparësi të shumta ndaj zgjidhjes tradicionale të kontesteve nga ana e gjykatave

• Në Kosovë ka munguar korniza ligjore për zgjidhjen alternative të kontesteve, por viteve të fundit ka një zhvillim pozitiv në këtë drejtim me nxjerrjen ligjeve si,

• Ligji për arbitrazhin Nr.02/L-75, 26.01.2007, Tribunali i Përhershëm i Arbitrazhit i Kosovës pranë Odës Ekonomike të Kosovës.

• Ligji për ndërmjetësim Nr.03/L-057, data: 03.10.2008 dhe hapi i parë për zbatimin e këtij ligji është bërë me themelimin e Komisionit për Ndërmjetësim nga Ministria e Drejtësisë.

4

G MODULI

2 PJESA



Pse është e rëndësishme të mbahen marrëdhëniet punuese me OE-t • Në çdo raport kontraktual, ruajtja e ndërtimit të

marrëdhënieve të partneritetit përmes të komunikimit të duhur mes palëve ka rëndësi kruciale

• Aktivitetet e përgatitjes dhe menaxhimit të procesit të prokurimit në fazën e parë të ciklit të prokurimit, si artikulimi i mirë i kërkesës, hulumtimi i tregut, specifikimi adekuat teknik , zvoglojnë rrezikun e dështimeve në marrëdhëniet me OE

• Komunikimi i ndërsjellë me OE, me trajtimin e pyetjeve gjatë procesit, vizitave në terren, etj krijon proces të konsoliduar prokurimi, i cili minimizon mundësinë e kontesteteve në fazën e implementimit

• Qasja e përbashkët konstruktive në MK në praktikën tonë shpesh mungon, ku shfaqen mungesat e kapacitetit profesional dhe tendenca për ta imponuar zgjidhjen e vet (diferencat në interpreetim të specifikave teknike e ligjore të kontratës)

5

G MODULI

2 PJESA



Slide 6

Llojet Alternative Zgjidhja e mosmarrëveshjeve

Përkufizimet e: - Negocimi - Ndërmjetësimi - Pajtimi - Vendimi Gjyqësor - Arbitrazhi

G MODULI

2 PJESA



ADR (të gjitha format) • Në Kosovë metodat alternative të zgjidhjes së

kontesteve determinohen thellë edhe nga kuadri ligjor tejet i formalizuar i prokurimit, i cili nuk lë shumë hapsirë për format tjera më praktike të ADR-s

• Ligji i prokurimit i parasheh 2 forma të zgjidhjes së kontestit , përveç përpjekjeve joformale të zgjidhjes miqësore, siç rregullohet me dosje të tenderit), me: • Vendim nga gjyqi, ose • Vendim arbitrimi në pajtim me KVK

• Nga gjashtë metodat e njohura të ADR-s ( negociata, ndërmjetësimi, pajtimi, gjykimi, arbitrazhi dhe vendimi gjyqësor) në Kosovë janë përdorur 3 metoda në sferën e kontesteve ekonomike në kuptim të gjerë, por jo edhe në prokurim publik

• Vijat e veprimit të AK janë të paracaktuara me ligj, kështuqë çdo ndërmarrje alternative në vetvete bartë frikën e përgjegjësisë në rast të mossuksesit

7

G MODULI

2 PJESA



. . . . . .

. . .

I shpejtë; I pakushtueshëm; Joformal; Bashkëpunues; I kontrolluar nga palët; Relacionale

I tejzgjatur; I kushtueshëm;

Formal; I imponuar;

I kontrolluar nga të tjerët;

Kontradiktor

. . . . . .

.. . . . . .

. . . . .

.. .

Zgjidhja me marrëveshje

Zgjidhja me ndërhyrje

Përcaktimi i palës së tretë

Zbatimi ligjor

Ndërmjetësimi

Vendimi gjyqësor

Çështja gjyqësore

Negocimi

Pajtimi Arbitrazhi

“Vazhdimësia” e procedurave të zgjidhjes

8

G MODULI

2 PJESA



Ushtrimi 2

Llojet e ZAM-së – Plotësoni diagramin duke identifikuar

secilën nga llojet e ndryshme të procedurave për zgjidhjen e mosmarrëveshjes

9

G MODULI

2 PJESA



Slide 10

Zgjidhja Alternative e mosmarrëveshjeve Ndërmjetësimi - çfarë ndodh? Pajtimi - çfarë ndodh? Vendimi Gjyqësore - çfarë ndodh? Arbitrazhi - çfarë ndodh? Gjykimi - çfarë ndodh?

G MODULI

2 PJESA



Slide 11

Zgjidhja Alternative e mosmarrëveshjeve (2)

Cilat janë avantazhet e ndërmjetësimi / pajtimi? Cilat janë avantazhet e gjykimit? Cilat janë përparësitë e arbitrazhit? Cilat janë përparësitë e procesit gjyqësor?

G MODULI

2 PJESA



Çfarë nënkupton ndërmjetësimi (praktika kosovare)? • Sipas ligjit në Kosovë, ndërmjetësimi është një proces më pak

formal në të cilin palët e përfshira në kontest përzgjedhin një ose më shumë persona të paanshëm (“ndërmjetësues”) për t’u ndihmuar në arritjen e një zgjidhje të kënaqshme për të dyja palët.

• Për dallim nga procesi gjyqësor dhe arbitrazhi, këtu palët mbajnë kontrollin mbi proces dhe ndërmjetësuesi nuk nxjerr aktgjykim. Ndërmjetësimi, nuk imponon zgjidhjen,por, nëse zgjidhje arrihet, atëherë ajo mund të bëhet një kontratë detyruese.

• Ligji për Ndërmjetësim delegon përgjegjësi të konsiderueshme Komisionit për Ndërmjetësim të caktuar nga Ministria e Drejtësisë për të hartuar legjislacionin sekondar ( kjo formë e ZAK është në hapat fillestar në Kosovë)

• Legjislacioni i prokurimit nuk e formalizon këtë mënyrë të zgjidhjes së kontestit, por përmend vetëm përpjekjet për zgjidhje miqësore, të cilat janë pa formë juridike, e as nuk parashihen mekanizmat e ndërmjetësimit.

12

G MODULI

2 PJESA



Ushtrimi 3

Identifikoni se cila lloj zgjidhjeje e mosmarrëveshjes përputhet më shumë me deklarimet e mëposhtme

13

G MODULI

2 PJESA



Arbitrazhi ndërkombëtar

Gjykimi i përgjithshëm – Organet ndërkombëtare të arbitrazhit – Procedurat – Vendimet

14

G MODULI

2 PJESA



Cilat janë marrëveshjet për arbitrazh ndërkombëtar ? • Arbitrazhi është një nga mënyrat alternative dhe efikase të

zgjidhjes së kontesteve. Bizneset në Kosovë janë të interesuara në zgjedhjen e shpejtë dhe jo-burokratike të kontesteve

• E vetmja formë alternative e zgjidhjes së kontestit jasht sistemit gjyqësor në prokurim publik njihet arbitrazhi, nëse kjo përcaktohet paraprakisht nga palët në Kushtet e Veçanta të Kontratës

• Përderisa arbitrazhi është i ngjashëm me procesin gjyqësor, sepse arbitrit sikurse edhe gjyqtarët, nxjerrin vendime të detyrueshme, arbitrazhi është shumë më i shpejtë se procesi në gjykatë

• Arbitrazhi është procedurë e cila ditëve të tashme globalisht dominon në kontestet në mes të bizneseve. Kontestet më të komplikuara dhe me vlera më të mëdha zgjidhen nga tribunalet e arbitrazheve nëpër botë.

• Në Kosovë funksionon Tribunali i Përhershëm i Arbitrazhit të Kosovës në kuadër të Odës Ekonomike të Kosovës.

15

G MODULI

2 PJESA



Çfarë nënkupton “ Gjykimi”?

• Kjo formë e ZAK (ang. Adjudication) edhe pse është e afët me konceptin e ndërmjetësimit, me dallimin e vetëm që ndërmjetësi si palë e tretë mund ta propozojë zgjidhjen, nuk aplikohet në praktikën tonë juridike.

• Nuk ka ligj e as mekanizma zbatimi pë këtë formë të ZAK.

16

G MODULI

2 PJESA



Slide 17

Çështje gjyqësore

Çfarë nënkuptohet me procedurë gjyqësore?

Litigation - çfarë ndodh?

Cilat janë përparësitë e procesit gjyqësor?

G MODULI

2 PJESA



Cilat janë avantazhet e procedurës gjyqësore (praktika kosovare)? • Procedura gjyqësore fillon në momentin kur asnjëra

prej marrëveshjeve paraprake ndihmëse nuk ka pasur sukses dhe se zakonisht OE akoma ka ankesë ndaj Autoritetit Kontraktues, por nuk do të thotë që edhe palët tjera nuk kanë të drejtë ankese

• Poashtu duhet të precizohet se në sistemin tonë juridik kur rastet procedohen me procedurë gjyqësore, atëherë ndërpritet çdo formë alternative e zgjidhjes së kontesteve

• Në proceset e kontesteve në prokurim publik, sipas LPP, e vetmja shkallë gjyqësore që ka kompetencë në kontestet e prokurimit është Gjykata Supreme e Kosovës

18

G MODULI

2 PJESA



Ushtrimi 4

1. Sa avantazhe të arbitrazhit kundrejt çështjes gjyqësore mund të identifikoni?

2. Jepni një shpjegim të shkurtët për secilën nga pikat e mësipërme, duke treguar se në ç'mënyrë kanë prioritet ato në krahasim me çështjen gjyqësore

19

G MODULI

2 PJESA



Ushtrimi 5

Plotësoni kutitë përkatëse me përgjigjet e duhura. Ju kërkohet vetëm që të jepni përgjigje që janë të sakta për sa i përket formave të tjera të zgjidhjes së mosmarrëveshjes. Merrni për shembull, Shpejtësinë për të vendosur: për Negocimin, përgjigja është “shpejt”; për Çështjen gjyqësore, përgjigja mund të jetë “mund të zgjasë disa vjet”

20

G MODULI

2 PJESA



Ushtrimi 6 Duke përdorur artikullin që gjendet në Manualin e

trajnimit (“Mësimet nga eksperiencat e kohëve të fundit”), përgjigjuni pikës së mëposhtme: – Identifikoni se në cilin vend të botës

ndërmjetësimi (ose ZAM-ja) po pëson zhvillim dhe jepni arsyet se pse po ndodh ky zhvillim

21

G MODULI

2 PJESA



Nismat e Bashkimit Europian lidhur me ZAM-në që prej vitit 2000 Dokumenti i Gjelbër i BE-së për ZAM-në Kodi europian i sjelljes për ndërmjetësuesit Direktiva e BE-së për ndërmjetësimin Shikoni gjithashtu Mbretërinë e Bashkuar

– puna e Qendrës për Zgjidhjen Efektive të Mosmarrëveshjes (CEDR)

– departamentet qeveritare të MB-së

22

G MODULI

2 PJESA



Qendra për Zgjidhjen Efektive të Kontesteve (ang. CEDR) • Analog me funksionin e Qendrës CEDR në

ndërmjetësim mund të shihet edhe funksioni i Organit Shqyrtues të Prokurimit si institucion publik, i cili është organ i pavarur për shqyrtimin administrativ të ankesave në prokurim

• Shih: http://oshp.rks-gov.net Formulari për parashtrim të ankesës

(M.Word)Shkarko • Burime tjera: www.oek-kcc.org/Cached -

Similar http://krpp.rks-gov.net/

23


http://oshp.rks-gov.net/repository/docs/Formulari_parashtrim_OSHP.doc�

http://www.oek-kcc.org/Cached - Similar�

http://www.oek-kcc.org/Cached - Similar�


G MODULI

2 PJESA



Klauzolat e kontratës

Llojet e klauzolave të ZAM-së për t'u përfshirë te kushtet tuaja me operatorët ekonomikë – Të thjeshta – Më komplekse – Ndërkombëtare

24

G MODULI

2 PJESA



Pyetje Vetëtestimi – Përmbledhja e Seksionit

Përgjigjuni pyetjeve që mbulojnë materialin e trajtuar gjatë seancës por që nuk janë bërë drejtpërdrejt në aktivitetet e mëparshme

25

1


MODULI

G PJESA

3 Matja e performancës së kontratës

G MODULI

3 PJESA



Hyrje

Matja e saktë dhe korrekte e performancës së kontratës mund të çojë në dorëzim më të mirë dhe të një cilësie më të lartë të kërkesave të kontratës

Ajo gjithashtu i jep përgjigje pyetjes: a funksionojnë në mënyrë efikase dhe a dorëzojnë "vlerë për paratë" kontrata e caktuar dhe sistemi i prokurimit publik?

2

G MODULI

3 PJESA



Matja e performancës dhe kontrata

Qëllimi kryesor i kontratës me shkrim është të parashtrojë qartë dhe në mënyrë gjithëpërfshirëse të drejtat dhe detyrimet e palëve kundrejt njëra tjetrës dhe kundrejt palëve të treta

3

G MODULI

3 PJESA



Matja e performancës dhe kontrata (2)

Përsa i përket matjes së performancës , elementët kyç të kontratës përfshijnë:

– Specifikimin

• i cili duhet të parashtrojë qartë se çfarë do të dorëzohet, kur, si dhe me çfarë standardesh

– Kushtet e përgjithshme, të cilat përfshijnë:

• Kërkesat e përgjithshme të performancës (përputhje me legjislacionin dhe standardet e përbashkëta për të gjitha kontratat etj.)

• Kërkesat e veçanta të performancës

• Bazën për përcaktimin e çmimit që do të paguhet

• Një program performance i cili parashtron matjet e performancës specifike për kontratën dhe pasojat si rrjedhojë e mosarritjes së performancës

4

G MODULI

3 PJESA



Përfitimet nga matja e performancës së kontratës

Ofron fakte konkrete në lidhje me efikasitetin për t'iu përgjigjur objektivave, qëllimeve dhe kërkesave të krijuara për funksionimin e prokurimit individual

Ofron informacion dhe udhëzim për cilësinë, kapacitetin dhe aftësinë e sistemit të prokurimit publik si në nivel kombëtar dhe në nivelin e autoritetit kontraktues

5

G MODULI

3 PJESA



Përfitimet nga matja e performancës së kontratës (2)

Jep reagim të vlefshëm në lidhje me: – projektimin e specifikimeve teknike ose të

termave të referencës – zgjedhjen e strategjisë së kontraktimit dhe

të modelit të kontratës – zgjedhjen e procedurave të prokurimit – përcaktimin e kritereve të përzgjedhjes dhe

për shpalljen e fituesit – zhvillimin e vlerësimit të ofertave – shpalljen e kontratës fituese

6

G MODULI

3 PJESA



Përfitimet e matjes së performancës së kontratës (3)

Identifikon pikat e forta dhe të dobëta (“mësimet e nxjerra”), nxit ndryshimin dhe përmirësimet e procesit të prokurimit si dhe marrëdhëniet e brendshme dhe të jashtme

Lejon autoritetin kontraktues të krahasojë rezultatet dhe performancën e tij me autoritete të tjera kontraktuese përgjegjëse për të njëjtat veprime

7

G MODULI

3 PJESA



Tiparet e përbashkëta për krijimin dhe matjen e performancës së kontratës Ka disa tipare të përbashkëta për krijimin dhe

matjen e performancës së kontratës Përsa i përket të gjithë masave për performancën

e kontratës, është e rëndësishme të kihet qartësi dhe siguri për: – Treguesit dhe fushat specifike

të performancës – Bazën e fushave

përkatëse të performancës – Objektivin e performancës – Matjen specifike të performancës

që duhet zbatuar 8

G MODULI

3 PJESA



Tiparet e përbashkëta për krijimin dhe matjen e performancës së kontratës (2) Matja e performancës dhe kërkesat për

performancë do të parashtrohen në specifikimin e rënë dakord

Standardet e performancës që parashtrojnë nivelet e kërkuara të shërbimit dhe skema e matjes së performancës mund të përfshihen si një program ose si programe të kontratës

Kërkesat për performancë që janë të përbashkëta për shumicën e kontratave për punë, mallra dhe shërbime janë: – Afatet kohore – Përfitimet/Kostot – Cilësia (e zbatuar në kuptimin e gjerë të saj) 9

G MODULI

3 PJESA



Afatet kohore

Pothuajse të gjithë kontratat vendosin kohën (ose kohët) në të cilën operatori ekonomik pritet që të përmbushë detyrimet e tij sipas kontratës

Për kontratat më të vogla ose për ato me një jetëgjatësi të shkurtër, ky afat kontraktor dhe aftësia apo paaftësia e operatorit ekonomik për të respektuar afatin mund të mjaftojnë për të matur performancën e kontratës

Për kontratat më të mëdha dhe ato me jetëgjatësi më të madhe është e rëndësishme të kihet një mjet i saktë për monitorimin e ecurisë drejt arritjes së afatit përfundimtar

10

G MODULI

3 PJESA



Koha (2)

Bazat që mund të përdoren me qëllim monitorimin e kësaj ecurie mund të jenë një ose më shumë: – një program me data kyçe – një program (i cili mund të variojë nga

shumë i thjeshtë deri te shumë i detajuar) – një parashikim të qarkullimit të parasë – një kurbë të fuqisë punëtore

11

G MODULI

3 PJESA



Koha (3)

Program me data kyçe: – ofron objektiva të qartë që operatori ekonomik

t'i përmbushë dhe paaftësia apo aftësia e përmbushjes së këtyre datave kyçe do të japë një tregues të menjëhershëm të performancës së tij

Shumë kontrata i japin të drejtën për më shumë kohë operatorit ekonomik nëse ky vonohet nga autoriteti kontratues ose nga disa rrethana që nuk janë nën kontrollin e tij

Përpara se të vendosni nëse operatori ekonomik ka pasur sukses apo ka dështuar në përmbushjen e datave kyçe, merrni në konsideratë faktin nëse datat kyçe duhen rregulluar për t'i kushtuar vëmendje çdo të drejte për kohë shtesë

12

G MODULI

3 PJESA



Koha (4)

Për një kontratë me një jetëgjatësi të madhe, është e rëndësishme të jetë e aftë të monitorojë ecurinë gjatë jetës së kontratës dhe jo thjesht vetëm datat kyçe

Kjo ndodh sepse mund të duhet të merren vendime të rëndësishme që varen prej ecurisë (për shembull: alokimi i buxheteve, alokimi i stafit, shpallja fituese e kontratave të lidhura)

Një dokumentacion i ecurisë aktuale do të ishte një burim i dobishëm informacioni për “mësimet e nxjerra” dhe për krahasimin me projektet e tjera

13

G MODULI

3 PJESA



Koha (5)

Një dosje ecurie mund të krijohet duke regjistruar datat aktuale të fillimit dhe të mbarimit të aktiviteteve të treguara në një program të rënë dakord kundrejt datave të planifikuara

Programet duhet të përshtaten në atë mënyrë që t'i kushtojnë vëmendje rrethanave që dalin, si për shembull mund të jetë e nevojshme të shmanget vonesa me qëllim respektimin e datave

Programi duhet të përditësohet rregullisht dhe duhet të regjistrohet ecuria kundrejt programit të përditësuar

14

G MODULI

3 PJESA



Koha (6)

Ecuria gjithashtu mund të monitorohet duke regjistruar qarkullimin aktual të parasë kundrejt parashikimit

Kjo kryhet duke prodhuar një grafik të sasisë totale të faturuar (të planifikuar dhe aktuale) kundrejt kohës

Normalisht tregon dy kurba në formën e shkronjës “S”

Nëse operatori ekonomik po ecën mirë, dy kurbat do të jenë shumë afër me njëra tjetrën

Nëse ecuria është e dobët, kurba e ecurisë aktuale do të jetë më e sheshtë sesa është parashikuar

15

G MODULI

3 PJESA



Koha (7)

Një tregues i tretë i ecurisë mund të jetë niveli i fuqisë punëtore të shfrytëzuar Duke krahasuar fuqinë aktuale punëtore me

parashikimin e nevojave për fuqi punëtore, luhatjet në ecuri mund të paraprihen përderisa, në shumicën e rasteve, rezultati do të jetë në përpjesëtim me mjetet e përdorura

16

G MODULI

3 PJESA



Përfitimet/Kostot

Kur çmimi i nënshtrohet rregullimit, autoriteti kontraktues duhet të krahasojë çmimin aktual kundrejt një buxheti

Në shumicën e rasteve, ky krahasim do të shërbejë si matës i vetë performancës së autoritetit kontraktues më tepër sesa një matës i performancës së operatorit ekonomik

Është vetëm një matës i performancës së operatorit ekonomik kur pagesa është mbi bazën e "kostos aktuale + tarifën" ose kur kontrata i kërkon operatorit ekonomik të arrijë kritere të caktuara të performancës, që kanë ndikim në kostot operative të autoritetit kontraktues

17

G MODULI

3 PJESA



Përfitimet/Kostot (2)

Përsa i përket kontratave të vogla, ky monitorim mund të konsistojë në një krahasim të thjeshtë midis çmimit të kontratës dhe sasisë të paguar në fund

Përsa i përket kontratave më komplekse dhe atyre me një jetëgjatësi të madhe ose që lejojnë rregullime në çmimin e kontratës, autoriteti kontraktues do të dojë të monitorojë kostot gjatë periudhës së kontratës me qëllim që të parashikojë çdo tejkalim buxheti dhe të ndërmarrë veprime korrigjuese

18

G MODULI

3 PJESA




Pika e fillimit për monitorimin e kostove është një buxhet i përgatitur mirë

Kostot aktuale të pësuara deri në atë datë (dhe një përllogaritje e kostove në fund) duhet të krahasohen kundrejt këtij buxheti në intervale të rregullta

Luhatjet midis kostove aktuale dhe kostove buxhetore duhet të hetohen me qëllim që të merren masa korrigjuese dhe që të shërbejnë për kontratat e ardhshme

Rregullimet duhet të kryhen në buxhet, aty ku është e nevojshme, por këto rregullime duhet të jenë të shpjeguara dhe të justifikuara

19

G MODULI

3 PJESA




Përveç monitorimit të kostos përfundimtare, autoriteti kontraktues do të ketë nevojë të monitorojë fluksin e parasë, d.m.th. nevojën e tij për fonde në çdo moment

Ai duhet të sigurohet se fondet janë të disponueshme për të paguar operatorin ekonomik në kohën e caktuar

Për të bërë këtë, atij do t'i nevojitet një parashikim i qarkullimit të parasë kundrejt të cilit të krahasojë qarkullimin aktual të parasë (i ngjashëm më atë të përdorur për monitorimin e ecurisë – shihni më sipër)

Të dhënat e kaluara të qarkullimit të parasë mund të përdoren për të kontrolluar nëse autoriteti kontraktues i ka parashikuar saktë nevojat e tij që në fillim

Mund të jetë gjithashtu shumë e dobishme për të përcaktuar parashikimet e qarkullimit të parasë për projektet e ardhshme të të njëjtës natyrë

20

G MODULI

3 PJESA




Autoriteti kontraktues do të dojë të përcaktojë nëse e ka arritur "vlerën për paratë"

Një mënyrë për ta bërë këtë është nëpërmjet raporteve të krijuara që në fillim dhe më pas të përllogaritura sërish kur punët, mallrat ose shërbimet vendosen në përdorim

Këto raporte të përllogaritura sërish mund të përdoren si baza për një krahasim me kontrata të ngjashme. Për shembull: – kosto/km për ndërtimin e një rruge ose – kosto/shtrat për ndërtimin e një spitali dhe

kostot rrjedhëse të një spitali ose – kosto/banor për mbledhjen e mbeturinave

21

G MODULI

3 PJESA



Cilësia

Autoriteti kontraktues duhet të verifikojë se produkti përfundimtar që rezulton nga kontrata i përmbush pritshmëritë – Ai duhet të sigurojë se produkti nuk kishte

defekte kur u pranua nga operatori ekonomik: • nëpërmjet inspektimit, proceseve të testimit

ose të shqyrtimit që janë specifikuar në kontratë

– Ai duhet të vërtetojë se produkti mbetet i përdorshëm për jetëgjatësinë e kërkuar dhe se vazhdon të plotësojë kriteret e performancës: • duke krahasuar kostot operative dhe të

mirëmbajtjes me një buxhet ose nëpërmjet raporteve, ose nëpërmjet sondazheve për përmbushjen e pritshmërive të përdoruesit 22

G MODULI

3 PJESA



Cilësia (2) Për shembull, për një spital të ri, autoriteti kontraktues do

të dojë:

– të ketë të dhëna për të treguar se testet dhe inspektimet e kërkuara janë kryer në mënyrën e duhur gjatë ndërtimit dhe pas përfundimit

– të regjistrojë numrin, shpeshtësinë dhe përmasën e riparimeve të bëra nga operatori ekonomik gjatë periudhës së garancionit

– të monitorojë kostot e riparimit kundrejt një buxheti gjatë një periudhe le të themi 10 vjeçare pas periudhës së garancionit

– të monitorojë numrin e ditëve kur sallat e operacionit ose ambientet e tjera nuk mund të funksionojnë për shkak të një defekti

– të monitorojë konsumin e energjisë dhe të ujit

– të përcaktojë nëpërmjet sondazheve nëse funksionimi i përmbush nevojat e stafit

– të përcaktojë nëpërmjet sondazheve nëse pacientët janë të kënaqur 23

G MODULI

3 PJESA



Cilësia (3)

Autoriteti kontraktues gjithashtu duhet të kontrollojë nëse kriteret e lejueshme sociale dhe mjedisore janë/qenë përmbushur nga operatori ekonomik – Sa vende pune u hapën? – A u punësuan persona me paaftësi fizike dhe

mendore? – Sa trajnim u ofrua? – Sa incidente sigurie ndodhën? – Sa ankesa u morën nga komuniteti vendor për

zhurmën, pluhurin ose ndotjen që vinte nga sheshet e punimeve?

24

G MODULI

3 PJESA



Cilësia (4)

Për t'i përdorur në kontratat e ardhshme, ata duhet të mbledhin informacion mbi përgjegjësinë dhe qëndrimin e operatorit ekonomik dhe marrëdhëniet midis palëve

Një informacion i tillë për shembull mund të mbulojë: – respektimin e procedurave (faturimin,

sigurimin e cilësisë, raportimin) – saktësinë e informacionit të dhënë nga

operatori ekonomik – numrin e “letrave të ankimimit” ose

tënjoftimeve për mospërmbushje drejtuar operatorit ekonomik (ose e kundërta)

– raportin e dështimit të testeve dhe/ose inspektimeve 25

G MODULI

3 PJESA



Matjet e performancës në kontratat e shërbimeve Dokumentet kyçe për matjen e performancës në

kontratat e shërbimeve: – specifikimi për të cilin është rënë dakord

(specifikimet e tenderit së bashku me propozimet teknike të operatorit ekonomik fitues dhe çdo modifikim për ato që mund të jetë rënë dakord si pjesë e një procesi të lejuar qartësimi)

– standardet e performancës që parashtrojnë nivelet e shërbimeve të kërkuara dhe skemën e matjes së performancës

26

G MODULI

3 PJESA



Matjet e performancës në kontratat e shërbimeve (2)

Këto dokumente duhen harmonizuar dhe duhet të jenë në përputhje me objektivat, detyrat dhe aktivitetet, rezultatet dhe produktet përfundimtare si dhe axhendat duke përfshirë fazat dhe mekanizmat nxitëse

Autoriteti kontraktues duhet të monitorojë nëse shërbimi është dorëzuar sipas standardeve dhe afateve të rëna dakord dhe se kostot e shërbimit nuk janë më të larta seç pritej

Autoriteti kontraktues duhet të monitorojë cilësinë e shërbimit për të siguruar se ajo është e kënaqshme dhe të krijojë masa të përshtatshme për të ndrequr përmbushjen e dobët

27

G MODULI

3 PJESA




Mjetet për matjen e cilësisë së shërbimit duke krijuar dhe duke përdorur matësit e cilësisë – matje të cilat mundësojnë matjen e cilësisë së një shërbimi

Disa aspekte të cilësisë së shërbimit që mund të maten janë plotësia, disponueshmëria, kapaciteti, besueshmëria, përmbushja e afateve kohore, përdorshmëria, gatishmëria, saktësia, verifikueshmëria dhe përmbushja

Disa aspekte mund të maten në mënyrë numerike Aspekte të tjera janë më të vështira për t'u matur

dhe do të kishin nevojë për një vlerësim subjektiv

28

G MODULI

3 PJESA




Është e zakonshme të vendoset një bazë për performancën e shërbimit ose për cilësinë e shërbimit

Normalisht baza përfshihet në program si pjesë e kontratës

Matjet e performancës dhe të cilësisë si dhe përmirësimet në performancë ose cilësi gjenden kundrejt bazës

Ka rëndësi të vendoset baza në mënyrë të saktë me qëllim që të matet sesa mirë po ecën shërbimi dhe sa vlerë po ofron shërbimi i ri krahasuar me marrëveshjet e mëparshme

29

G MODULI

3 PJESA




Disa aspekte të shërbimit do të jenë të vështira për t'u matur sepse ato përfshijnë subjektivitetin. Përsëri është e rëndësishme të bihet dakord se çfarë do të matet dhe si do të merret informacioni

Aspektet subjektive nuk duhen neglizhuar thjesht për faktin se teknikat matematikore nuk mund të zbatohen tek ato. Është një çështje e mbledhjes së informacionit dhe e analizimit të tij me sa më shumë objektivizëm të jetë e mundur

Shpesh janë aspektet subjektive të një shërbimi që ofrojnë mësimet më të sakta që duhen pasur parasysh në prokurimin e shërbimeve të ardhshme

30

G MODULI

3 PJESA




Krahasimi i standardeve mund të përfshijë matjen e operatorit ekonomik që po ofron shërbimin kundrejt më të mirit në industrinë e tyre, duke bërë krahasime midis proceseve të ngjashme dhe/ose duke krahasuar çmimet për shërbime të njëjta

Krahasimi i standardeve ndihmon në kompensimin e rrezikut, në një marrëveshje shërbimi afatgjatë, të çmimeve bazë që dalin jashtë normave të tregut dhe të industrisë (nëse është përfshirë në kontratë një mekanizëm çmimi)

Gjithashtu ndihmon në identifikimin dhe në dhënien e prioritetit kundrejt hapësirave për përmirësim

31

G MODULI

3 PJESA




Krahasimi i standardeve mund të përdoret gjithashtu për të vlerësuar nivelin deri ku po arrijnë marrëveshjet e ndryshme nivelet e tyre të dëshiruara të përfitimeve nga investimet, të rezultateve ose impakteve

Kjo do të shërbejë kryesisht për të mësuar nga sukseset e organizatave të tjera dhe për t'i përkthyer ato mësime në programe veprimi ose në mënyra më të mira pune

32

G MODULI

3 PJESA



Matjet e performancës në kontratat e mallrave

Ashtu si edhe kontratat e shërbimeve, metodologjitë për matjen e performancës në lidhje me kontratat e mallrave sillen rreth tre faktorëve bazë:

– afatet kohore

– përfitimet/kostot

– cilësia

Dokumentet rregullues kryesorë janë të njëjtë si për kontratat e shërbimeve:

– specifikimi i rënë dakord (specifikimet e tenderit së bashku me propozimin teknik nga operatori ekonomik fitues dhe çdo modifikim ndaj atyre për të cilat është rënë dakord si pjesë e procesit të lejuar të qartësimit)

– standardet e performancës që parashtrojnë nivelet e shërbimeve të kërkuara dhe skemën e matjes së performancës

33

G MODULI

3 PJESA



Matjet e performancës në kontratat e mallrave (2)

Faktorë të rëndësishëm janë natyra e produkteve dhe kompleksiteti si dhe përmasa e kontratës

Këta faktorë ndikojnë në zgjedhjen e modelit të kontratës

Lloji i kontratës dhe i matjeve të performancës së përdorura mund të ndryshojnë dukshëm për shembull midis: – një kontrate prokurimi që ndodh vetëm njëherë për

furnizimin e pajisjeve shumë të sofistikuara dhe – një kontrate kuadër katër vjeçare me bazë kohore

për furnizimin e ushqimeve dhe vakteve në spitale në një qytet të madh

34

G MODULI

3 PJESA



Matjet e performancës në kontratat e mallrave(3) Funksionet bazë të matjes së performancës mund të përfshijnë

veprimet e mëposhtme verifikuese:

– Datat dhe programet e dorëzimit në përputhje me kontratën dhe sanksionet nëse këto data tejkalohen (dëme të likuiduara)

– Cilësinë dhe sasinë e mallrave

– Ofrimin e kënaqshëm të shërbimeve të bashkëngjitura si për shembull instalimi, trajnimi, shërbimi mbas shitjes dhe mirëmbajtja

– Cilësinë dhe efikasitetin në përpunimin e dokumenteve (p.sh. faturat dhe pagesat)

– Cilësinë e komunikimit me autoritetin kontraktues (p.sh. analizimi i ecurisë së projektit)

– Kostot në përputhje me kontratën dhe rregullime të pranueshme të kostove si dhe zgjerime të tyre aty ku lejohet

Ushtrimi për matjen e përmbushjes mund të përfshijë një sondazh për përmbushjen e pritshmërive të përdoruesit

35

G MODULI

3 PJESA



Matjet e performancës në kontratat e punës Duhen ndërmarrë vendime të rëndësishme në një fazë të

hershme të ciklit të projektit:

– zgjedhja e metodës për kryerjen e punimeve

– forma korresponduese e kontratës

Masat e performancës që do të përdoren varen shumë nga:

– natyra, përmasa dhe kompleksiteti i punimeve që do të kryhen

– strategjia e zgjedhur e kontraktimit

– marrëveshjet e vendosura në kontratë

– masat dhe objektivat e performancës për të cilat është rënë dakord

Projektet e mbështetura në përmbushje dhe në specifikimet e rezultateve, duke përfshirë skema të stimujve të mundshëm, kërkojnë monitorim shumë të fortë dhe një metodologji vlerësimi më të qartë krahasuar me kontratat më tradicionale të punës 36

G MODULI

3 PJESA



Matjet e performancës në kontratat e punës (2)

Matja e performancës në thelb do të ndjekë të njëjtën rrugë siç u përshkrua më sipër duke përcaktuar hapësirat e performancës, bazat dhe objektivat e performancës, treguesit, masat, mbledhjet e informacionit dhe analizat

Kontratat e punëve dhe sidomos projektet e mëdha të infrastrukturës, normalisht kërkojnë projektimin e një sistemi më kompleks për matjen e performancës sesa kërkohet për kontratat e shërbimeve dhe të mallrave

Dimensionet teknike, ekonomike dhe të lidhura me kohën sipas kësaj kontrate kërkojnë një kuadër të përgatitur mirë vlerësimi dhe një organizim të menaxhimit të shqyrtimit

Duke qenë se kushtet paraprake dhe kushtet e përgjithshme ndryshojnë nga projektinë projekt, ekziston nevoja për të përshtatur metodologjinë e performancës në përputhje me natyrën e kontratës individuale

37

G MODULI

3 PJESA




Matjet e performancës në lidhje me kontratat më të mëdha të punës përfshijnë kontrollimin e performancës aktuale kundrejt objektivave gjatë gjithë jetës së projektit, gjatë ndërtimit dhe në parim, gjatë funksionimit të godinës së përfunduar

Ajo përfshin krijimin e një kuadri për matjen e performancës që mbulon masa të tilla si

– Sondazhet për përmbushjen e pritshmërive

– Defektet

– Kohën dhe koston e ndërtimit

– Prodhimtarinë

– Përfitueshmërinë

– Impaktin në mjedis

– Mbeturinat

38

G MODULI

3 PJESA




Performanca e kontratave të mëdha të punës monitorohet më tej nga përdorimi i mjeteve të tjera si për shembull:

Revizionimet dhe vlerësimi i projektit – Rishikimi i projektit i kryer në një sërë pikash kyçe

vendimmarrëse (porta) nga një staf njerëzish me përvojë, të pavarur nga autoriteti kontraktues

– Qëllimi është të sigurohet se projekti është i justifikuar dhe se qasja e propozuar e prokurimit ka të ngjarë të arrijë vlerën për para

– Ka pesë "porta" gjatë jetës së një projekti, tre përpara shpalljes së kontratës fituese dhe dy të tjerat gjatë implementimit të kontratës dhe konfirmimit të përfitimeve operative

– Një "portë" nuk mund të kalohet në rast se faza nuk pranohet plotësisht

– Stafi i revizionimit përgatit raporte me zbulimet dhe rekomandimet e tij për veprimet 39

G MODULI

3 PJESA




– Këto shqyrtime përfshijnë vlerësime për:

• mënyrën sesa mirë po punon stafi i projektit

• mënyrën sesa mirë po funksionon godina për sa i përket realizimit të përfitimeve të identifikuara

• ecurinë kundrejt cilësisë, kostos dhe kohës

• vlerësimin e aftësisë së blerësit

• mundësitë për t'u përmirësuar me kalimin e kohës

40

G MODULI

3 PJESA




Shqyrtimi pas projektit – Shqyrtimi pas projektit kryhet pasi ka përfunduar

ndërtimi dhe përqendrohet në mënyrën sesa mirë është menaxhuar projekti

– Ai merr në konsideratë mënyrën sesa mirë është realizuar projekti kundrejt treguesve dhe objektivave të performancës, si për shembull kostoja dhe koha e parashikuar, siguria, defektet dhe përmbushja e pritshmërive të autoritetit kontraktues

– Ai merr në konsideratë "mësimet e nxjerra", të cilat do të dokumentohen në një "Raport për mësimet e nxjerra" dhe do të përfshihen në standardet e autoritetit kontraktues për menaxhimin e projekteve

41

G MODULI

3 PJESA




Shqyrtimi pas implementimit – I kryer kur godina është përdorur për aq kohë sa është e

mjaftueshme për të vendosur nëse përfitimet janë arritur (zakonisht dy muaj pas përfundimit dhe ndërkohë që ndryshimi është i kohëve të fundit, mjaftueshëm që përdoruesit të jenë të ndërgjegjshëm për ndikimin e ndryshimit)

– Përcakton:

• Nëse përfitimet e pritshme operative janë arritur nga investimet në godinë

• Nëse mësimet e nxjerra nga projekti do të çojnë në rekomandime për përmirësime në performancë në projektet e ardhshme

42

G MODULI

3 PJESA




– Minimalisht kjo analizë do të vlerësojë:

• arritjen e objektivave deri më tani

• të gjitha kostot dhe përfitimet gjatë jetëgjatësisë deri më tani kundrejt atyre të parashikuara dhe përfitimet e tjera të realizuara

• efikasitetin e veprimeve të përmirësuara (që mund të përfshijnë funksionet, proceset dhe numrin e stafit)

• mënyrat për të maksimizuar dhe minimizuar të gjitha kostot dhe rreziqet gjatë jetëgjatësisë

• ndjeshmërinë e shërbimit ndaj ndryshimit të pritshëm operativ

• përmbushjen e pritshmërive të përdoruesit

– Duhet të ketë shqyrtime të rregullta pas implementimit gjatë jetëgjatësisë operative të godinës

43

G MODULI

3 PJESA




Krahasimi me standardet – Ashtu siç u diskutua më sipër, krahasimi i standardeve

është një mjet i rëndësishëm menaxhimi që mund t'i:

• ndihmojë entet kontraktore të kuptojnë mënyrën sesi performanca e tyre krahasohet me atë të kolegëve të tyre

• ndihmojë ata të krahasojnë proceset e tyre të brendshme me ato të projekteve të ngjashme të enteve kontraktore me përvojë të vërtetuar, me qëllim që të identifikohen prioritetet për përmirësim

44

G MODULI

3 PJESA



Ushtrimi 1

Identifikoni arsyet kryesore për performancë të dobët në kontratat e punëve, mallrave dhe të shërbimeve: – Nga ana e autoritetit kontraktues – Nga ana e kontraktorit

Përgatisni një plan veprimi/udhëzime për mënyrën sesi të përmirësohet performanca

45

G MODULI

3 PJESA



Ushtrimi 2

Çfarë veprimesh bazë verifikimi për matjen e performancës mund të përdorni ju për kontratën e mëposhtme? – Një kontratë dy vjeçare për furnizimin e një

spitali me fasha dhe garza mjekësore. Kontrata kërkon furnizime javore plus “furnizime rezervë” ku kërkohen mallra shtesë për shkak të emergjencave ose rrethanave të tjera të paparashikueshme

46

krpp.rks-gov.netkrpp.rks-gov.net/krpp/pagefiles/file/trajnimet/2013/modulet/g-trainer.pdf · e-2...

Documents