księga przychodów i rozchodów kpir dla windows - varico.pl · przychodów i rozchodów oraz...

Podręcznik użytkownika programu

Księga Przychodów i Rozchodów KPiR® dla Windows

Poznań 2011WYDANIE V

W oparciu o bogate doświadczenie wsparte wieloletnią obecnością narynku pragniemy, by nasza marka

stała się symbolem nowoczesnego i przyjaznego oprogramowania dlamałych i średnich przedsiębiorstw.

Myślimy przez pryzmat innowacji,dbając o zadowolenie naszych Klientów, doskonalenie obecnych

i wprowadzanie nowych produktów, dążąc do tego, aby nasze programymożliwie najlepiej optymalizowały procesy zarządzania.

Proponujemy kompleksowe rozwiązania informatyczne dla naszych Klientów wierząc, że:

na wszystko mamy program

SPIS TREŚCI

1.WSTĘP ................................................................................................................................................................. 5

1.1 WARUNKI LICENCJI I GWARANCJI .......................................................................................................................... 5 1.2 WYMAGANIA SPRZĘTOWE ..................................................................................................................................... 5

2.WERSJE PROGRAMU ...................................................................................................................................... 6

3.WSPÓŁPRACA Z INNYMI PROGRAMAMI I SYSTEMAMI ..................................................................... 7

4.INSTALACJA PROGRAMU ............................................................................................................................. 8

4.1 INSTALACJA PROGRAMU NA POJEDYNCZYM STANOWISKU ............................................................................................ 8 4.1.1 Instalacja lokalna programu lub głównego stanowiska sieciowego (serwera) ................................... 12 4.1.2 Instalacja stanowiska sieciowego lub zaawansowana ......................................................................... 15

4.2 SIECIOWA INSTALACJA PROGRAMU ........................................................................................................................ 18 4.3WCZYTYWANIE DANYCH Z POPRZEDNICH WERSJI KPIR® ........................................................................................ 18 4.4KONFIGURACJA PROGRAMU .................................................................................................................................. 19

4.4.1.Uruchomienie programu ...................................................................................................................... 19 4.4.2.Konfiguracja drukarki .......................................................................................................................... 20

4.5ARCHIWIZACJA DANYCH ..................................................................................................................................... 21 4.6WCZYTYWANIE DANYCH Z KPIR CLASSIC ............................................................................................................ 22 4.7AKTUALIZACJA PROGRAMU DO NOWSZEJ WERSJI ...................................................................................................... 23 4.8SYSTEM POMOCY I KLAWISZE SKRÓTÓW ................................................................................................................ 25

5.KSIĄŻKA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW ............................................................................................. 26

5.1 WŁAŚCICIELE ................................................................................................................................................... 26 5.2 ZAKŁADANIE FIRMY ........................................................................................................................................... 26 5.3 ZGŁOSZENIE FIRMY DO ZUS .............................................................................................................................. 29 5.4WPISY DO KSIĘGI ............................................................................................................................................... 30

5.4.1.Dodawanie pierwszego wiersza ........................................................................................................... 30 5.4.2.Klawisze skrótów przyspieszające księgowanie ................................................................................... 32

5.5REJESTRY VAT ................................................................................................................................................ 36 5.5.1.Rejestr sprzedaży VAT .......................................................................................................................... 36 5.5.2.Rejestr zakupu VAT .............................................................................................................................. 37

5.6EWIDENCJA SPRZEDAŻY ....................................................................................................................................... 37 5.7ŚRODKI TRWAŁE ................................................................................................................................................. 38

5.7.1.Dodawanie środka trwałego ................................................................................................................ 38 5.7.2. Amortyzacja środka trwałego .............................................................................................................. 41 5.7.3.Zmiana wartości środka trwałego ........................................................................................................ 42 5.7.4.Księgowanie amortyzacji ..................................................................................................................... 43 5.7.5.Zestawienia ........................................................................................................................................... 44

5.8SAMOCHODY PRYWATNE ...................................................................................................................................... 46 5.8.1.Wyjazdy ................................................................................................................................................ 46 5.8.2. Koszty .................................................................................................................................................. 47

5.9WYDRUKI I ZESTAWIENIA .................................................................................................................................... 48 5.9.1.PEŁNY OBRAZ KSIĘGI ...................................................................................................................................... 48

5.9.2.Wydruk rejestru sprzedaży i zakupu ..................................................................................................... 49 5.10PRACA ZDALNA ............................................................................................................................................... 50

6.EWIDENCJA RYCZAŁTU .............................................................................................................................. 52

6.1 WPISY DO KSIĘGI .............................................................................................................................................. 53 6.2 WYDRUKI I ZESTAWIENIA ................................................................................................................................... 53 6.3 OBLICZENIE PODATKU ........................................................................................................................................ 54

7.PRACOWNICY ................................................................................................................................................. 55

7.1 DODAWANIE PRACOWNIKA .................................................................................................................................. 55 7.2 ZGŁOSZENIE PRACOWNIKA DO UBEZPIECZENIA ........................................................................................................ 57 7.3 WYNAGRODZENIA ............................................................................................................................................. 58 7.4UMOWA O PRACĘ ............................................................................................................................................... 60 7.5UMOWY CYWILNO – PRAWNE ............................................................................................................................... 63 7.6SKŁADNIKI WYNAGRODZEŃ .................................................................................................................................. 65 7.7NIEOBECNOŚCI PRACOWNIKA ................................................................................................................................ 66 7.8ŚWIADCZENIA .................................................................................................................................................... 67 7.9LISTY PŁAC ....................................................................................................................................................... 69 7.10KARTA WYNAGRODZEŃ ..................................................................................................................................... 69 7.11 KALENDARZ PRACY ....................................................................................................................................... 70

8.E-DEKLARACJE .............................................................................................................................................. 71

9.RAPORTY MAILOWE ..................................................................................................................................... 77

9.1 DOSTĘPNE DIALOGI ............................................................................................................................................ 77 9.2 KONFIGURACJA RAPORTÓW ................................................................................................................................. 77 9.3 LISTA DEFINICJI PARAMETRÓW ............................................................................................................................. 79 9.4 DODAWANIE RAPORTU ....................................................................................................................................... 80 9.5 PRZYPISANIE RAPORTU DO FIRM ........................................................................................................................... 81 9.6 LISTA ZDEFINIOWANYCH RAPORTÓW ..................................................................................................................... 82 9.7 ZBIORCZE WYSYŁANIE I GENEROWANIE RAPORTÓW .................................................................................................. 83

10.MODUŁ SMS ................................................................................................................................................... 85

11. PODSTAWOWE DEKLARACJE PODATKOWE I ZUS ......................................................................... 85

12.INTERNETOWA STRONA WWW.VARICO.COM .................................................................................. 87

11.1 FAQ I FILMY INSTRUKTAŻOWE ......................................................................................................................... 87 11.2 SERWIS INFORMACYJNY VARICO® .................................................................................................................... 88 11.3 INFORMACJE O VARICONEWS ............................................................................................................................ 88 11.4 POBIERANIE WERSJI PROGRAMU Z INTERNETU ....................................................................................................... 88

Wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom, stworzyliśmy bezpłatną Bazę Wiedzy, zawierającą wszelkie informacje przydatne podczas pracy z naszymi programami. Dzięki przygotowanym przez nas filmom instruktażowym, mogą Państwo zapoznać się z najważniejszymi funkcjami programów.

Pokazany przycisk jest umieszczany pod zagadnieniami, które zostały przedstawione na filmach instruktażowych. Kliknięcie w grafikę spowoduje otwarcie przeglądarki internetowej i wyświetlenie prezentacji.

http://www.varico.com/varico_movies/init.html

1. Wstęp

Dziękujemy Państwu za zakup programu Księga Przychodów i Rozchodów KPiR® dla Windows. Mamy nadzieję, że niniejsza instrukcja przyczyni się do efektywnego korzystania z programu.

Program Księga Przychodów i Rozchodów KPiR® umożliwia prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. W wersji sieciowej program Księga Przychodów i Rozchodów KPiR®

pracuje na wielu stanowiskach prawidłowo w każdej sieci lokalnej.

1.1 Warunki licencji i gwarancji

Firma Varico®...na wszystko mamy program w Poznaniu, zwana w treści warunków Producentem, udziela użytkownikowi programu (zwanemu w treści umowy Licencjobiorcą) określone prawa do programu komputerowego wyprodukowanego przez Producenta. Prawa zostają przekazane wrazz nośnikami, na których jest on zapisany oraz dołączonymi materiałami drukowanymi. Licencjobiorca z momentem zainstalowania programu na komputerze wyraża zgodę na podane warunki licencji, gwarancji oraz wyłączenie rękojmi. Treść warunków licencji i gwarancji wyświetlona zostanie podczas instalacji programu. Prosimy o jej uważne przeczytanie oraz zaakceptowanie w celu zakończenia instalacji programu. Dodatkowo treść licencji można znaleźć w programie korzystając z opcji ,,Akceptuje warunki umowy”.

1.2 Wymagania sprzętoweZalecane wymagania sprzętowe dla efektywnej pracy programu KPIR® dla Windows:

• procesor Pentium/Celeron/CoreDuo/AMD 1,5 GHz,• 1 GB Pamięci RAM lub więcej,• 500 MB wolnego miejsca na dysku,• system operacyjny Microsoft Windows XP/Vista/7 32-bit/64-bit,• karta graficzna posiadająca 64 MB pamięci RAM,• napęd CD-ROM lub DVD-ROM.

2. Wersje programu

• KPiR® START umożliwia prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji ryczałtowej. Jest to atrakcyjne cenowo rozwiązanie przeznaczone dla mikro przedsiębiorstw bądź firm rozpoczynających działalność gospodarczą. Więcej informacji o programie znajdą Państwo tutaj.

• KPiR® wersja pojedyncza to program przeznaczony do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencji ryczałtowej. Umożliwia on prowadzenie ewidencji kosztów i zakupów, wystawianie deklaracji podatkowych i ZUS, pełną obsługę środków trwałych oraz ewidencjonowanie dowolnej liczby rejestrów VAT zakupu i sprzedaży. Szczegóły znajdą Państwo tutaj.

• KPiR® wersja biurowa to program dedykowany dla biur rachunkowych i kancelarii podatkowych. Pozwala na kompleksową obsługę dowolnej liczby klientów biura rachunkowego prowadzących księgowość na podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz rozliczających się ze zryczałtowanego podatku dochodowego. Pozostałe informacje są dostępne tutaj.

• KPiR® Ekspert to zaawansowane i profesjonalne narzędzie, przeznaczone dla biur rachunkowych. Poza typową funkcjonalnością charakterystyczną dla linii programów KPiR®, aplikacja umożliwia pracę zdalną, definiowanie zamknięcia miesiąca rozliczeniowego oraz prezentację statystyk księgowania. Moduł do pracy zdalnej umożliwia pracownikom pracę poza biurem oraz późniejsze uaktualnienie danych z głównym programem w firmie. Więcej o programie dowiedzą się Państwo tutaj.

Więcej porad związanych z programem znajdą Państwo na www.varico.com/faq 6Skorzystaj z bloga dla przedsiębiorców www.itwmsp.pl

http://www.varico.com/faq

http://www.varico.com/www/index.php/publisher/articleview/action/view/frmArticleID/13137/?upcat=,52,77&page=product




http://www.itwmsp.pl/

3. Współpraca z innymi programami i systemami

• Program ObSp® umożliwia eksport faktur (bezpośredni lub pośredni) do programu KPiR®. Ta operacja została przedstawiona na filmie instruktażowym.

• Program Płatnik zapewnia pełną obsługę dokumentów ubezpieczeniowych i wymianę informacji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

• System e-Deklaracje pozwala za pośrednictwem aplikacji KPiR® wysłać elektroniczne deklaracje podatkowe na serwer Ministerstwa Finansów. Jest to rozwiązanie niezwykle funkcjonalne, zgodne z Ustawą o Rachunkowości i nieustannie aktualizowane do zmieniających się regulacji prawnych. Więcej o współpracy programu KPiR® z systememe-Deklaracje znajdą Państwo na 72 stronie (punkt 8.)




http://www.varico.com/faq/867

4. Instalacja programu

Wszelkie informacje dotyczące instalacji programu KPiR® na innym systemie operacyjnym niż Microsoft® Windows® znajdą Państwo w sekcji technicznej Bazy Wiedzy, dostępnej pod adresem:

http://www.varico.com/pomocsql

4.1 Instalacja programu na pojedynczym stanowisku

Po włożeniu do napędu płyty CD w oknie przeglądarki internetowej zostanie otwarta specjalna strona, na której należy kliknąć klawisz „Zainstaluj program”.

Następnie należy wejść do katalogu oznaczonego numerem licencji i uruchomić plik kpirwin.exe. W ten sposób wywołany zostanie kreator instalacji programu. Klikając klawisz Dalej ⇒ przejdziemy przez kolejne kroki instalacji.





Pierwszym etapem instalacji jest zapoznanie się i zatwierdzenie warunków licencji i gwarancji na program. Bez akceptacji tych warunków nie będzie możliwa instalacja programu.

Prosimy o uważne przeczytanie całej umowy licencyjnej. Następnie należy zaznaczyć opcję Tak, akceptuję warunki licencji. W tym momencie uaktywniony zostanie klawisz Dalej ⇒ umożliwiając przejście do kolejnego etapu instalacji.

W kolejnym oknie dialogowym konieczne jest podanie katalogu, w którym program powinien zostać zainstalowany. Jeśli instalowany KPiR posiada licencję, program domyślnie poda ścieżkę C:\Program Files\KPiRWin.

Istnieje również możliwość zainstalowania programu w innym katalogu lub na innym dysku twardym. W celu zmiany ścieżki domyślnej można wykorzystać klawisz Przeglądaj, aby wybrać istniejący na dysku katalog. Nazwę domyślną folderu można zmienić na dowolnie wybraną przez użytkownika, który (jeśli nie istnieje na dysku) zostanie utworzony podczas instalacji.

Po dokonaniu wyboru katalogu należy nacisnąć klawisz Dalej ⇒




W przypadku posiadania wersji SQL bez licencji (np. aktualizacja pobrana z www.varico.com) należy pobrać ją z wersji dla Windows. Instalator KPiR sam wykryje, gdzie została zainstalowana wersja licencjonowana. Spowoduje to pobranie licencji i daty końcowej gwarancji oraz wyświetlenie komunikatu:

Na ekranie z ponownym wyborem katalogu instalacji, pojawi się informacja o pobraniu licencji z wersji dla Windows, instalator zasugeruje domyślna lokalizację C:\Program Files\Varico\KPiRSQL:


Nową wersję SQL instalujemy DO CZYSTEGO KATALOGU! Nie ma możliwości zaktualizowania KPiR® dla Windows do wersji SQL, przez instalację nowej wersji w tym samym folderze. Należy zainstalować program w innej niż dotychczasowa lokalizacji np.: C:\Program Files\Varico\KPiRSQL.




Następnie należy kliknąć Dalej ⇒

Kolejnym krokiem jest wybór opcji instalacji:




4.1.1 Instalacja lokalna programu lub głównego stanowiska sieciowego (serwera)

Po wybraniu opcji instalacji lokalnej bądź instalacji głównego stanowiska sieciowego, pojawia się kolej-ny dialog:

Na nowym dialogu możemy wybrać czy i gdzie zostaną umieszczone skróty do programu.

W tym etapie instalator tworzy również folder w menu START komputera. Domyślnie tworzony jest fol-der o nazwie Varico, a w nim skróty do programu KPiR® oraz skrót do programu deinstalatora.

Po kliknięciu klawisza Dalej ⇒ program wyświetli okno dialogowe z zebranymi danymi o katalogu, w którym ma zostać zainstalowane KPiR, typie instalacji oraz nazwie folderu z menu START.




Administratorom zalecamy, skorzystanie z opcji Zapisz ustawienia serwera, na dysku zostanie utwo-rzony plik configure.ini, który może zostać wczytany podczas instalacji KPiR® na komputerach lokal-nych.

Po kliknięciu klawisza Instaluj, ukazuje nam się dialog instalujący program KPiR Varico.




Ostatnim dialogiem będzie informacja o zakończeniu procesu instalacji.

Zachęcamy do obejrzenia filmu instruktażowego:





4.1.2 Instalacja stanowiska sieciowego lub zaawansowana

Po wybraniu opcji instalacji stanowiska sieciowego bądź instalacji zaawansowanej, pojawia się kolejny dialog:

W polu Host należy wpisać adres IP serwera, do którego KPiR® dla Windows zostanie podłączony, oznaczenie hosta localhost jest PRZYKŁADOWE. Właściwy numer IP można uzyskać u administratora sieci komputerowej.

Po wprowadzeniu poprawnego IP należy pomyślnie przejść test połączenia, przez kliknięcie przycisku „Sprawdź połączenie”. Niezwykle istotny jest też port, na którym usługa lub serwer będą funkcjonować, jeżeli standardowy port 5432 okaże się niepoprawny, należy skontaktować się z administratorem serwera.

Po pomyślnym nawiązaniu połączenia odblokowane zostanie okno Wybór bazy danych. Na liście pojawią się wszystkie istniejące bazy danych. W przypadku zakładania nowej bazy danych proszę wprowadzić nazwę tworzonej bazy w tym polu.

Katalog, w którym będą przechowywane dodatkowe dane to folder z dodatkowymi plikami programu jak np. szablony, wzorce, korespondencja.

Po kliknięciu przycisku Dalej ⇒ wyświetla się pytanie o utworzenie nowej bazy danych:




bądź, pytanie, potwierdzające podłączenie do istniejącej bazy.

Po utworzeniu bazy danych wyświetlany jest kolejny dialog, w którym możemy wybrać czy i gdzie zo-staną umieszczone skróty do programu.

W tym etapie instalator tworzy również folder w menu START komputera. Domyślnie tworzony jest fol-der o nazwie Varico, a w nim skróty do programu KPiR® oraz skrót do programu deinstalatora.

Po kliknięciu klawisza Dalej ⇒ program wyświetli okno dialogowe z zebranymi danymi o katalogu, w którym ma zostać zainstalowany KPiR®, typie instalacji, ustawieniach bazy danych oraz nazwie folderu z menu START.




Administratorom zalecamy skorzystanie z opcji Zapisz ustawienia serwera, na dysku zostanie utwo-rzony plik configure.ini, który może zostać wczytany podczas instalacji KPiR® na komputerach lokal-nych.

Kliknięcie klawisza Instaluj, rozpocznie proces instalacji programu na komputerze. Po jego zakończe-niu pojawi się ekranu z komunikatem "Zakończono instalację programu KPiR®”. W ten sposób pro-gram KPiR zostanie zainstalowany i od tej chwili jest gotowy do pracy. Ponadto użytkownik może od razu po zakończeniu instalacji przystąpić do pracy z programem.




4.2 Sieciowa instalacja programuPodejmując pracę na kilku stanowiskach wymaganym jest prawidłowe zainstalowaniei skonfigurowanie ich pracy w lokalnej sieci. W programie KPiR dla Windows główna baza programu musi być zlokalizowana na firmowym serwerze lub jednym z komputerów klienta. W przypadku instalacji na serwerze z rodziny Microsoft Windows należy postępować według procedury instalacji opisanej w punktach 4.1 . i 4.1.1 oraz 4.1. 2 .

Instalacja na serwerze z innym systemem operacyjnym np. Linux wymaga zaawansowanej wiedzy informatycznej i nie zalecamy jej początkującym użytkownikom. Dla administratorów sieci komputerowych przygotowaliśmy poradnik dotyczący instalacji KPiR® dla Windows w wersji 2.0. Jest on dostępny w Bazie Wiedzy pod adresem http://www.varico.com/pomocsql

4.3 Wczytywanie danych z poprzednich wersji KPiR® Program KPiR® dla Windows 2.0 posiada możliwość wczytania danych z poprzedniej generacji programu KPiR Classic® i dla Windows w wersji 1.XX.

W celu zaimportowania danych należy wybrać [=]⇒ Import z innych typów baz danych. Na wyświetlonym oknie dialogowym Import danych z wersji Classic lub wersji Win należy podać katalog, w którym zainstalowany jest program, z którego mają zostać pobrane dane i nacisnąć OK.

Przed rozpoczęciem importowania danych konieczne jest wyłączenie się wszystkich użytkowników pracujących na sieciowych wersjach programu. Kliknięcie TAK spowoduje rozpoczęcie procesu importu.





Po zakończeniu procesu importu program będzie wymagał ponownego uruchomienia.Z tym zagadnieniem związane jest FAQ pt. Import danych z ObSp ® dla Windows oraz Classic do wersji SQL . W wersji programu KPiR wygląda to zupełnie tak samo. Zapraszamy również do lektury na www.varico.com/faq

4.4 Konfiguracja programu

4.4.1. Uruchomienie programuPrzy pierwszym uruchomieniu programu zobaczymy komunikat o zainstalowanej nowej wersji programu oraz o tym, że należy wprowadzić dane o naszej firmie. Do wyboru są takie opcje jak:









Wybierając opcję Dodaj nową firmę ukazuje nam się okno dialogowe Firma, w której za pomocą opcji Dodaj wprowadzamy dane firmy.

4.4.2. Konfiguracja drukarkiWybierając Konfiguracja⇒ Parametry wydruku istnieje możliwość zmiany ustawień drukarki z poziomu programu. W opcji tej dla wydruków można określić: marginesy, marginesy lustrzane, rodzaj wydruku (kolorowy, szarości, czarno-biały), dodanie nagłówka (wybór czcionki, pogrubienie itp.), dodanie stopki ( wybór czcionki, pogrubienie itp.), drukarkę domyślną.




4.5 Archiwizacja danych Bardzo ważnym elementem pracy z programem jest archiwizacja danych. Proces archiwizacji należy przeprowadzać zawsze po wprowadzeniu większej ilości danych, nie rzadziej niż raz w tygodniu. W programach Varico® istnieje możliwość ustawienia automatycznego przypominania o konieczności sporządzenia archiwum o określonej godzinie za pomocą opcji Konfiguracja⇒ Parametry archiwizacji.

Sam proces archiwizacji przeprowadzamy wybierając opcję Plik⇒ Archiwum⇒ Wykonaj archiwum. Na uruchomionym oknie dialogowym za pomocą tej opcji należy wybrać miejsce, w którym program ma sporządzić archiwum, a następnie nacisnąć klawisz OK. Tak sporządzone archiwum można nagrać na dyskietkę płytę CD lub pendrive.




Każde archiwum może być zabezpieczone hasłem dostępu. W tym celu należy przed rozpoczęciem archiwizowania zaznaczyć opcję [✔] Zabezpiecz archiwum hasłem. Następnie program, przed przystąpieniem do archiwizacji, poprosi o podanie hasła zabezpieczającego archiwum.

Proces odtwarzania archiwum, czyli wczytywania do programu danych przeprowadzamy za pomocą opcji Plik ⇒ Archiwum ⇒ Wczytaj archiwum. Ważne jest, aby wskazać programowi miejsce, z którego ma wczytać dane, czyli miejsce, gdzie wcześniej sporządziliśmy archiwum (odpowiedni katalog na dysku twardym, dyskietce, dysk CD lub pendrive).

Istnieje także możliwość dokonania archiwizacji na płytę CD bezpośrednio z poziomu programu. Aby tego dokonać należy umieścić w napędzie pustą płytę CD i wybrać opcję Plik⇒ Archiwum⇒ Wykonaj na CD.

Uwaga! Archiwizowanie na płycie CD jest dostępne tylko pod Windows XP.

4.6 Wczytywanie danych z KPiR ClassicJeśli przed użytkowaniem programu KPiR dla Windows księgi prowadzone były w programie KPiR Classic, to w dowolnym momencie można wczytać te dane do KPiR dla Windows. Chcąc wykonać taką operacje należy wybrać Plik⇒ Wczytaj dane ⇒ z KPiR Classic na oknie dialogowym Import danych z wersji Classic lun wersji Win (dBase) należy podać katalog w którym zainstalowany jest KPiR Classic i nacisnąć OK.




Po zatwierdzeniu dialogu wyświetli się komunikat informujący o utracie danych zapisanych uprzednio w programie KPiR dla Windows.

Po zatwierdzeniu klawiszem TAK nastąpi wczytywanie danych z programu KPiR Classic.

Cały proces zakończy się komunikatem informującym o poprawnym zakończeniu indeksowania bazy.

4.7 Aktualizacja programu do nowszej wersjiPrzed przystąpieniem do aktualizacji programu do nowszej wersji, należy najpierw wykonać archiwum programu, a następnie przystępując do zaktualizowania programu należy wybrać opcję Konfiguracja⇒ Aktualizuj program. Na oknie dialogowym Pobieranie nowych wersji istnieje możliwość zaznaczenia [✔] pozycji z Automatycznym sprawdzaniem czy są nowe wersje. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że przy każdym uruchomieniu programu, sprawdzane jest czy na serwerze Varico dostępna jest nowa wersja programu. W przypadku znalezienia aktualizacji program wyświetla komunikat informujący o tym. Możliwe jest wówczas automatyczne pobranie nowszej wersji i jej natychmiastowa instalacja.

Chcąc jednak dokonać aktualizacji wybieramy przycisk Uruchom aktualizację na oknie dialogowym Pobieranie nowych wersji.




Na oknie dialogowym informującym o znalezieniu nowszej wersji klikamy przycisk Tak. Następnie po informacji o tym że za chwile program przystąpi do pobierania pliku instalacyjnego, program zacznie pobierać nowszą wersję programu.

Po zakończeniu pobierania danych program automatycznie przystąpi do instalacji (pkt. 4. instrukcji).

UWAGA! W wersji sieciowej programu na początku aktualizacji wykonujemy archiwum z programu. Następnie aktualizujemy program na serwerze. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie aktualizacji aplikacji na wszystkich komputerach lokalnych.




4.8 System pomocy i klawisze skrótów Program KPiR® jest intuicyjnym i prostym w obsłudze programem. Użytkownicy programu KPiR® nie powinni napotkać żadnych problemów w obsłudze programu. Mimo wszystko z każdego miejsca w programie za pomocą klawisza F1 Pomoc dostępna jest dla użytkownika instrukcja pomagająca przejść przez kolejne dialogi programu. Zachęcamy do skorzystania z dostępnej w programie Pomocy. Dołożyliśmy wszelkich starań aby instrukcje tam umieszczone były kompletne, zrozumiałe i pomocne w codziennej pracy.Wiele opcji menu i opcji w oknach dialogowych dostępnych jest za pomocą klawiszy skrótów, których znajomość znacznie przyspiesza pracę.

Najważniejsze klawisze skrótów zostały przedstawione także na filmie instruktażowym:





5. Książka Przychodów i Rozchodów

5.1 WłaścicieleProces wprowadzania danych do programu rozpoczynamy od wprowadzenia właścicieli firmy. Czynimy to za pomocą opcji menu Właściciele⇒ Dodaj.

Na uruchomionym dialogu uzupełniamy wszystkie niezbędne dane. Za pomocą klawiszy określamy właściwy urząd skarbowy, oddział ZUS oraz niezbędne kody ubezpieczenia.

5.2 Zakładanie firmy

Firmę dodajemy za pomocą opcji Funkcje⇒ Lista firm⇒ Dodaj. Ikonka dostępna z głównego menu programu pozwala na uruchomienie listy wszystkich firm dodanych w programie.

W dialogu Dane o firmie podajemy wszystkie niezbędne dane firmy. Za pomocą klawisza Wybierz należy wybrać dodanego wcześniej właściciela określając mu jednocześnie udziały zarówno w przychodach jak i kosztach firmy. Dodatkowo na dialogu można określić właściwe urzędy skarbowe dla firmy oraz dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Służą do tego klawisze: Urząd i Dla dział.

Klawisz Inne zawiera istotne dane o firmie, niezbędne do prawidłowego prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. W dialogu otwieranym przez klawisz Inne decydujemy, czy firma płaci podatek VAT, czy jest na tzw. ryczałcie. Definiujemy również liczbę rejestrów sprzedaży i zakupów.




Klawisz Parametry otwiera dialog Parametry firmy będącej płatnikiem VAT, w którym m.in. możemy zaznaczyć stawkę podatku VAT, wg której firma prowadzi sprzedaż oraz czy firma prowadzi sprzedaż detaliczną.




Klawisz Deklaracje otwiera dialog Parametry deklaracji, w którym można zaznaczyć ilość pracowników zatrudnionych w firmie oraz czy płatnik jest osobą fizyczną czy nie. Dodatkowo możemy określić imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za obliczenie i pobranie podatku jeśli jest to inna osoba niż właściciel firmy.

W przypadku, gdy program jest w wersji dla biura rachunkowego kolejne firmy dodajemy również za pomocą opcji Funkcje⇒ Lista firm⇒ Dodaj. Gdy mamy już na liście kilka firm, firmę obsługiwaną wybieramy zaznaczając ją na liście i wybierając opcję menu Zatwierdź.

Zachęcamy do obejrzenia filmu instruktażowego pokazującego jak dodać firmę w programie KPiR:





5.3 Zgłoszenie firmy do ZUSAby zgłosić do ZUS założoną w programie firmę wybieramy opcję menu Funkcje⇒ Lista firm⇒ ZUS⇒ Zgłoszenie firmy (ZPA / ZFA). Na dialogu, ZPA – zgłosz./zm. danych płat. skł. (os. praw.) zaznaczamy odpowiedni rodzaj zgłoszenia oraz sporządzamy załączniki ZBA i ZAA.

Następnie naciskamy klawisz Dane pliku otwierający dialog Eksport formularza ZUS, który konfigurujemy według wskazówek zawartych w punkcie Współpraca z programem Płatnik.




Gdy wszystkie dane są już wprowadzone należy nacisnąć klawisz OK. Program sporządzi dokument zgłoszeniowy w formacie pliku z rozszerzeniem *.kdu, który należy wczytać do programu Płatnik.

Zachęcamy do obejrzenia filmu, na którym pokazano krok po kroku jak wykonać zgłoszenie do ZUS:

5.4 Wpisy do księgiAby rozpocząć wprowadzanie wpisów do księgi należy skorzystać z ikony symbolizującej księgi w menu głównym programu bądź wybierać opcję menu Funkcje⇒ Księgowanie lub użyć klawisz skrótu F2. Pojawi się wtedy dialog Miesięczny wygląd księgi.

5.4.1. Dodawanie pierwszego wierszaJeżeli firma dopiero rozpoczęła działalność i mamy do zaksięgowania pierwszy dokument w styczniu (księgi nie były prowadzone ręcznie) wystarczy, mając wybrany miesiąc styczeń w dialogu Miesięczny wygląd księgi, wybrać opcję menu Funkcje⇒ Księgowanie.





Jeżeli firma rozpoczyna działalność, np. w miesiącu marcu i w dialogu dodawania firmy w polu Data rozp. dział. podaliśmy datę marcową, w księdze dostępne będą tylko miesiące prowadzenia działalności, czyli podobnie jak wyżej, wystarczy mając wybrany pierwszy miesiąc prowadzenia działalności w dialogu Miesięczny wygląd księgi, wybrać opcję menu Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Pełna.

Po zatwierdzeniu księgowania, program automatycznie nada odpowiadającemu mu wierszowi w księdze liczbę porządkową równą 1.

Jeżeli natomiast firma wcześniej prowadziła księgowość „ręcznie” i chce teraz rozpocząć księgowanie w programie od numeru, np. 326, to w miesiącach prowadzenia księgowości ręcznie wprowadzamy sumy miesięczne. W miesiącu, od którego zaczynamy księgować w programie KPiR® najpierw wprowadzamy pusty wiersz za pomocą opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Pełna.

Następnie wracamy do dialogu Miesięczny wygląd księgi – rok 20XX i w tym samym miesiącu, w którym wprowadziliśmy pusty wiersz wybieramy opcję menu Sumy.

Otworzy się dialog Wpisywanie sum miesięcznych – miesiąc 20XX, w którym w lewym górnym rogu dostępne jest pole Lp, w którym możemy wpisać liczbę porządkową, jaką ma mieć pierwszy wpis w księdze (program domyślnie podaje 1), np. 326. Po tej operacji wprowadzony przez nas pusty wiersz, będzie miał liczbę porządkową 326.

Po wybraniu opcji menu Modyfikuj (mając podświetlony wiersz 326) uzupełniamy dane księgowania.




Dodawanie pierwszego wiersza księgi zostało zaprezentowane krok po kroku na filmie instruktażowym

W dodawaniu kolejnych wierszy z pewnością pomoże Państwu kolejny film:

5.4.2. Klawisze skrótów przyspieszające księgowanieWprowadzając wiersz do księgi za pomocą dialogu Księgowanie operacji gospodarczych możemy skorzystać z szeregu klawiszy przyspieszających księgowanie. Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Wiersze⇒ Dodaj.






Pole: Dzień - wpisujemy tutaj datę wystawienia faktury. Dla ułatwienia wpisujemy tylko dzień. Miesiąc i rok program sam rozpoznaje i zapisuje automatycznie.

Pole: Numer dowodu - wpisujemy numer dokumentu (np. faktury). Dodatkowo w polu tym program umożliwia:

− poprzez klawisz F4 dodaj 1 (kon) automatyczne uzupełnienie numeru dowodu i jednocześnie dodanie jednostki na końcu numeru na podstawie poprzedniego księgowania, np. numer poprzedniego księgowania 1/11/03, po naciśnięciu w polu Nr dowodu klawisza F4 program automatycznie wpisze numer dowodu 1/11/04,

− poprzez klawisz F5 dodaj 1 (pocz) automatyczne uzupełnienie numeru dowodu i jednocześnie dodanie jednostki na początku numeru na podstawie poprzedniego księgowania, np. numer poprzedniego księgowania 1/11/04, po naciśnięciu w polu Nr dowodu klawisza F5 program automatycznie wpisze numer dowodu 2/11/04,

− poprzez klawisz F6 (ostatni), F7 (przed) automatyczne wprowadzenie odpowiednio ostatniego lub przedostatniego numeru dowodu,

− F9 pusty usuwa wszelkie zapisy z pola. Użytkownik nie musi tracić czasu na ręczne usuwanie błędnych zapisów.

Pole: Imię i nazwisko(firma) – w polu tym wpisujemy nazwę firmy kontrahenta, bądź imię i nazwisko kontrahenta. Program w polu tym umożliwia:

− poprzez klawisz F2 wg NIP wyszukać kontrahenta z listy poprzez wpisanie numeru NIP. Wystarczy wpisać początek numeru naciskać klawisz F2 a program będzie wyszukiwał wszystkie firmy, które posiadają taką kombinację cyfr w numerze NIP,

− poprzez klawisz F3 lista program otwiera listę wszystkich kontrahentów, z której można pobrać szukanego kontrahenta z listy. W szybkiej obsłudze listy kontrahentów pomocne jest tzw. wyszukiwanie krokowe po nazwie, adresie i numerze NIP.

Na tejże liście dostępne są następujące opcje:− Pobierz – pobiera dane podświetlonego kontrahenta,− Usuń – usuwa podświetlonego kontrahenta,− Dodaj – dodawanie kontrahenta. Podstawowymi danymi kontrahenta jest nazwa, adres firmy,

bank i konto bankowe oraz numer NIP,− Modyfikuj – modyfikuje dane podświetlonego kontrahenta,− Opis – pozwala przypisać domyślny opis wybranemu kontrahentowi. Dzięki przypisaniu opisu

do kontrahenta program, po wybraniu takiego kontrahenta, wypełni pole Opis automatycznie. Ta opcja jest pomocna, kiedy obsługiwana firma ma powtarzające się zdarzenia gospodarcze z danym kontrahentem (np. firma telekomunikacyjna – opis – abonament telefoniczny), poprzez klawisz F4 Dodaj dodanie kontrahenta bezpośrednio z poziomu księgi do listy kontrahentów. Należy wpisać nazwę i adres firmy i następnie nacisnąć klawisz F4 program sam wpisuje w odpowiednie pola wprowadzoną wcześniej nazwę i adres firmy. Wystarczy uzupełnić konto bankowe oraz numer NIP zatwierdzić i kontrahent jest dopisany do listy bez potrzeby wchodzenia na nią,

− poprzez klawisz F5 Szukaj szybkie wyszukiwanie kontrahentów. Wystarczy wpisać pierwsze literki nazwy firmy lub adresu w odpowiednie pola i naciskając klawisz F5 program wyszuka wszystkie firmy odpowiadające podanej przez użytkownika kombinacji

− poprzez klawisz F6 Ostatni przepisanie danych firmy z ostatnio wprowadzonego księgowania, − poprzez klawisz F7 Przedostatni przepisanie danych firmy z przedostatnio wprowadzonego

księgowania,− poprzez klawisz F8 Wiersz wyszukiwanie kontrahenta po nazwie z wierszy księgi już

wpisanych w poprzednich miesiącach,poprzez klawisz F9 Pusty usunięcie wpisanej zawartości pola (np. po nieudanym szukaniu chcemy wpisać wartość poprawną).




Pole: Opis – w pole to wpisujemy opis zdarzenia gospodarczego. W polu tym program umożliwia:− poprzez klawisz F2 Przypisz przypisanie opisu do wyszukanego lub dodanego kontrahenta

wyszukany lub dodany opis. Jest to odpowiednik opcji Przypisz opis wywoływanej z listy kontrahentów,

− poprzez klawisz F3 Lista wywołanie listy opisów. Podobnie jak na liście kontrahentów można dodać, zmodyfikować i usunąć opis z listy.

Przy dodawaniu opisu można określić powiązanie opisu z daną kolumną księgi. Dzięki tej opcji wystarczy, że użytkownik wybierze odpowiedni opis a program uzupełni pole opis i od razu przejdzie do odpowiedniej kolumny księgi.

Na liście opisów dostępna jest opcja Kontrahent. Pozwala ona na przypisanie kontrahenta do danego opisu. Po wybraniu konkretnego opisu pola Imię i nazwisko(firma) oraz Adres zostaną automatycznie uzupełnione, jeśli były wcześniej puste.

− poprzez klawisz F4 Dodaj dodanie opisu bezpośrednio z poziomu księgi do listy zdarzeń gospodarczych,

− poprzez klawisz F5 Szukaj wyszukanie opis ze słownika opisów. Wyszukiwanie jest uruchamiane pierwszym naciśnięciem klawisza i kontynuowane następnymi naciśnięciami. Wyszukiwany jest wyraz lub jego fragment wpisany do pola. Wielkość liter jest istotna,

− poprzez klawisz F6 Ostatni przepisanie opisu z ostatnio wprowadzonego księgowania, − poprzez klawisz F7 Przedostatni przepisanie opisu z przedostatnio o wprowadzonego

księgowania, − poprzez klawisz F8 Wiersz wyszukiwanie kontrahenta po nazwie z wierszy księgi już

wpisanych w poprzednich miesiącach,− poprzez klawisz F9Pusty usunięcie wpisanej zawartości pola (np. po nieudanym szukaniu

chcemy wpisać wartość poprawną).

Pola: Przychód ze sprzedaży towarów i usług oraz Pozostałe przychody – w polach tych wpisujemy kwoty przychodu, a dodatkowo program umożliwia:

− poprzez klawisz F4 ewidencja sprzedaży bezpośrednio z poziomu księgi wpisanie podatku VAT do ewidencji sprzedaży.

Jeśli kwota wpisana do pola Przychód ze sprzedaży towarów i usług lub Pozostałe przychody jest równa 0, w momencie wejścia do Ewidencji sprzedaży (F4), to po zatwierdzeniu dialogu ewidencji kwota netto zostanie automatycznie przepisana do pola sprzedaży (nie ma więc potrzeby wyliczania kwoty netto).

Jeśli kwota nie jest równa 0 to następuje przepisanie do odpowiedniego pola podstawy do obliczenia podatku VAT w ewidencji sprzedaży VAT. Po wejściu do Ewidencji sprzedaży VAT program automatycznie uzupełnia numer faktury, nazwę, adres i numer NIP firmy. Poprzez klawisz F2 Przelicz VAT (lub klawisz Przelicz) program sam obliczy kwotę podatku VAT.

Pola: Zakup towarów, Koszty uboczne, Wydatki reprezentacyjne, Wynagrodzenie w gotówce i naturze, Pozostałe – wpisujemy koszty. W polach tych dodatkowo program umożliwia:

− poprzez klawisz F4 ewidencja zakupu, wpisanie podatku VAT bezpośrednio z poziomu księgi do ewidencji zakupu.

Jeśli kwota wpisana do tego pola jest równa 0 w momencie wejścia do ewidencji zakupu to po zatwierdzeniu dialogu ewidencji kwota netto zostanie automatycznie przepisana do odpowiedniego pola zakupu (nie ma więc potrzeby wyliczania kwoty netto).




Jeśli kwota nie jest równa 0 to następuje przepisanie do odpowiedniego pola podstawy do obliczenia podatku VAT w ewidencji zakupu VAT,

− poprzez klawisz F6 Struktura kosztów, przypisanie wprowadzonej kwoty do struktury kosztów. Opcja ta pozwala na rozbicie pozycji kosztowych na dowolne rodzaje kosztów. Pozwala to na dokładniejszą analizę poniesionych kosztów przez firmę według dowolnie wybranych przez użytkownika kryteriów (np. wg rodzajów: paliwo, materiały, usługi obce, np. według miejsca: oddziały, administracja, produkcja itp.),

− poprzez klawisz F7 Przelew, który pozwala wystawić przelew na podaną kwotę do zapłaty na wybranego kontrahenta.

W polu Pozostałe wydatki, oprócz wyżej wymienionych, mamy do dyspozycji kombinacje klawiszy: − ALT + F4 - ewidencja wyposażenia, który pozwala bezpośrednio z poziomu księgi

zaewidencjonować wyposażenie firmy,− ALT + F5 - ewidencja środków trwałych, który pozwala bezpośrednio z poziomu księgi

zaewidencjonować środek trwały firmy. Pole to służy do wpisywania do rejestru środków trwałych takich środków, które podlegają jednokrotnej amortyzacji. Po zatwierdzeniu środka trwałego następuje przepisanie jego wartości nabycia do pola pozostałe wydatki. W przypadku wpisywania środków za pośrednictwem tej opcji zalecany jest uprzedni wpis do rejestru zakupów VAT (poprzez klawisz F4).




Zatwierdzenie księgowania dokonujemy klawiszem ENTER z dowolnego miejsca dialogu - nie ma konieczności dojścia do klawisza OK. Z pól tzw. edycyjnych, np. Imię i nazwisko(firma), zatwierdzenie księgowania dokonujemy kombinacją klawiszy CTRL + ENTER.

5.5 Rejestry VAT

5.5.1. Rejestr sprzedaży VATDo ewidencji sprzedaży można dodawać wpisy podczas księgowania lub można to zrobić bezpośrednio za pomocą opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Vat⇒ Ewidencja sprzedaży⇒ Dodaj.

Dialog Dodawanie do ewidencji sprzedaży VAT wypełniamy podobnie jak dialog dodawania wiersza do księgi. W polu Nr faktury dostępne są takie same klawisze przyspieszające księgowanie, jak w polu Nr dowodu w dialogu Księgowanie operacji gospodarczych. Podobnie w polach dotyczących kontrahenta dostępne są klawisze przyspieszające księgowanie opisane w punkcie 5.4.2 instrukcji. Podczas wpisywania kwoty netto w poszczególnych polach dotyczących różnych stawek VAT, program przelicza automatycznie kwoty podatku. Wyliczenie podatku wg danej stawki następuje również po naciśnięciu klawisza F2. Podobne działanie wykazuje klawisz Przelicz. Po naciśnięciu klawisza Przelicz program wylicza podatek VAT jednocześnie dla wszystkich stawek, dla których wpisano kwoty netto.

Uwaga! Jeżeli firma prowadzi kilka rejestrów sprzedaży na dialogu Dodawanie do ewidencji sprzedaży VAT pojawi się na dialogu dodawania do ewidencji sprzedaży pojawi się dodatkowe pole z numerem rejestru sprzedaży. Należy zwrócić uwagę, czy numer wpisany w to pole jest numerem rejestru, do którego dany wiersz chcemy dodać.




5.5.2. Rejestr zakupu VATJeżeli podczas zapisywania wiersza do księgi nie dokonano wpisu do ewidencji zakupu VAT można to zrobić za pomocą opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Vat⇒ Ewidencja zakupu⇒ Dodaj.

W polach dotyczących kontrahenta obowiązują te same klawisze skrótów, co w dialogu dodawania wiersza do księgi, opisane w punkcie 5.4.2 instrukcji. W prawej części dialogu Dodawanie do ewidencji zakupu VAT podajemy szereg dat: datę zakupu, datę wystawienia faktury, datę wpływu faktury, datę płatności, datę wpisu faktury do ewidencji zakupu VAT określającą moment rozliczenia podatku VAT. Wybieramy też rodzaj dokumentu zakupu oraz określamy czy jest to faktura VAT – MP – faktura od małego podatnika stosującego metodę kasową rozliczania podatku VAT.

Wpisujemy kwotę netto w jakiekolwiek pole z lewej kolumny pól pokazanej na poniższym rysunku.Następnie w celu rozbicia zakupów na różne stawki podatkowe naciskamy klawisz F2 (podpowiedź programu w stopce okna), wywołujący dialog Kalkulator VAT.

W dialogu Kalkulator VAT podajemy kwoty zakupów dla określonych stawek VAT.Uwaga! Jeśli firma prowadzi kilka rejestrów zakupu VAT (opcja Firmy⇒ Lista firm⇒ Modyfikuj⇒ Inne), należy zwrócić uwagę na numer rejestru, do którego dodajemy dany wiersz.

5.6 Ewidencja sprzedażyW przypadku gdy firma nie jest płatnikiem podatku VAT prowadzi ewidencję sprzedaży. Dodawanie do ewidencji sprzedaży możliwe jest za pomocą opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Vat⇒ Ewidencja sprzedaży⇒ Dodaj, bądź bezpośrednio z dialogu Ewidencjonowanie - XXX, otwieranym za pomocą opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Wiersze⇒ Dodaj.

Z dialogu Ewidencjonowanie - XXX dodajemy wpis do ewidencji sprzedaży za pomocą klawisza F4 naciskanego w polach przychodowych.




Jeżeli kwota wpisana do pola przychodowego jest równa zero w momencie przejścia do ewidencji sprzedaży, to po zatwierdzeniu dialogu ewidencji kwota netto zostanie automatycznie przepisana do pola sprzedaży na dialogu Ewidencjonowanie - XXX. Jeśli kwota ta nie jest równa zero to następuje przepisanie do odpowiedniego pola ewidencji sprzedaży. W polu Nazwa nabywcy dialogu Dodawanie do ewidencji sprzedaży działają te same klawisze przyspieszające księgowanie, co w polu Imię i nazwisko(firma) opisane w punkcie 5.4.2 oraz dodatkowo klawisz F8 szuk. VAT – umożliwia wyszukiwanie kontrahenta (w polu Nazwa po nazwie, w polu Adres po adresie) z już wpisanych pozycji rejestru. Wyszukiwanie jest uruchamiane pierwszym naciśnięciem klawisza i kontynuowane następnymi naciśnięciami. Wyszukiwany jest wyraz lub fragment wpisany do pola. Wielkość liter jest istotna.

Wydruk rejestru sprzedaży odbywa się po wyborze opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Vat⇒ Ewidencja sprzedaży⇒ Ewidencja.

5.7 Środki trwałe

5.7.1. Dodawanie środka trwałegoŚrodek trwały dodajemy za pomocą ikonki z ekranu głównego programu lub z opcji menu Funkcje⇒ Środki trwałe⇒ Dodaj. W dialogu Informacje o środku trwałym wprowadzamy wszystkie niezbędne informacje o wprowadzanym środku:




Za pomocą przycisku Nabycie otwieramy i wypełniamy dialog Nabycie środka trwałego, bezpośrednio, z którego możemy wpisać zakup środka do ewidencji zakupów VAT.

Za pomocą przycisku Aktualizacja otwieramy dialog Aktualizacja, w którym dokonujemy przeszacowania środka trwałego, jeżeli był amortyzowany w poprzednim roku.




Za pomocą przycisku Likwidacja otwieramy dialog Likwidacja środka trwałego, w którym podajemy dane potrzebne do likwidacji środka trwałego.

Za pomocą przycisku Sprzedaż otwieramy dialog Sprzedaż środka trwałego, w którym podajemy kwotę sprzedaży, numer dokumentu sprzedaży środka trwałego. Z dialogu Sprzedaż środka




trwałego możemy od razu wpisać sprzedaż środka do ewidencji sprzedaży oraz zaksięgować przychód wynikający z tej sprzedaży.

Uwaga! Na dialogu Informacje o środku trwałym klawisz Sposób amortyzacji uaktywni się po wypełnieniu danych dotyczących nabycia. Klawisz Amortyzacja uaktywni się po ustaleniu sposobu amortyzacji środka. Za pomocą tych klawiszy określamy sposób amortyzacji oraz dokonujemy amortyzacji.

Więcej o operacjach na środkach trwałych dowiedzą się Państwo z filmu instruktażowego

5.7.2. Amortyzacja środka trwałego

Amortyzacji środka trwałego dokonujemy w dialogu Amortyzacja otwieranym za pomocą opcji Funkcje⇒ Środki trwałe⇒ Modyfikuj⇒ Amortyzacja.





W celu obliczenia raty amortyzacji wybieramy na danym miesiącu opcję menu Dodaj. W dialogu Amortyzacja w miesiącu XXX, który się otworzy możemy sprawdzić, jakie parametry ustaliliśmy wcześniej w dialogach Sposób amortyzacji i Nabycie (wartość środka, roczna stawka amortyzacji). Tutaj możemy również zmienić metodę dokonywania amortyzacji zmieniając opcję w grupie opcji Rodzaj amortyzacji.

W przypadku, gdy dla danego środka trwałego amortyzacja została zaksięgowana wcześniej, zaznaczamy opcję [✔] Amortyzację zaksięgowano.

5.7.3. Zmiana wartości środka trwałego

Dialog Amortyzacja w miesiącu... służy także do zmiany wartości środka trwałego. Gdy wartość środka od danego miesiąca uległa zwiększeniu, na dialogu Amortyzacja w miesiącu... w polu Wartość środka wpisujemy zwiększoną wartość brutto środka i zatwierdzamy dialog. Po




zatwierdzeniu dialogu pojawi się komunikat informujący o zmianie wartości środka trwałego i w związku z tym o zmianie amortyzacji.

Po zatwierdzeniu tego komunikatu klawiszem TAK na dialogu Amortyzacja zobaczymy, że kwota amortyzacji wzrosła w stosunku do poprzedniego miesiąca.

5.7.4. Księgowanie amortyzacji

Amortyzację środków trwałych możemy księgować bezpośrednio z modułu środków trwałych do księgi. Na dialogu Środki trwałe – rok 20XX w menu dostępna jest opcja Księguj. Wybór opcji Księguj powoduje rozwinięcie menu z trzema opcjami do wyboru:

• Pojedynczo – pozwala księgować amortyzację wybranego środka trwałego od początku okresu amortyzacyjnego do daty podanej w polu Data księgowania na dialogu Dane do księgowania amortyzacji. Dialog ten podaje również liczbę odpisów amortyzacyjnych zawartą w danym okresie. Należy zatem zwrócić uwagę na datę księgowania i liczbą odpisów,




jaką chcemy zaksięgować. Po zatwierdzeniu dialogu Dane do księgowania amortyzacji amortyzacja jest wpisywana do księgi.

• Po kolei – pozwala księgować amortyzację każdego środka trwałego po kolei• Wszystkie – pozwala księgować łączną kwotę amortyzacji wszystkich środków trwałych

Zmiana wartości środka trwałego została przedstawiona krok po kroku w naszym filmie.

5.7.5. ZestawieniaEwidencja środków trwałych – dostępna jest po uruchomieniu opcji Funkcje⇒ Środki trwałe⇒ Wydruk⇒ Wykaz środków trwałych. Po wybraniu jednej z dostępnych opcji sortowania środków trwałych i naciśnięciu klawisza OK otrzymujemy dokument Zestawienie środków trwałych.





Zestawienie wartości amortyzacji środków trwałych – dostępne jest po wyborze opcji Funkcje⇒ Środki trwałe⇒ Wydruki⇒ Amortyzacja. Po wybraniu jednej z dostępnych opcji sortowania środków trwałych i naciśnięciu klawisza OK otrzymujemy dokument Zestawienie amortyzacji śr.trwałych.

Tabelka

amortyzacyjna danego środka trwałego - dostępna jest po wykonaniu następujących czynności:




wybieramy dany środek trwały i wybieramy opcję menu Modyfikuj następnie wybieramy klawisz Amortyzacja i opcję menu Zestawienia.

5.8 Samochody prywatneSamochód prywatny używany dla celów służbowych w firmie dodajemy za pomocą opcji menu Funkcje⇒ Samochody prywatne⇒ Dodaj i wypełniamy dialog. Określamy kto jest użytkownikiem dodawanego samochodu, jaka jest jego marka, pojemność silnika oraz numer rejestracyjny. Pojemność silnika jest istotna przy obliczaniu kosztów użytkowania samochodu.

5.8.1. WyjazdyWyjazdy samochodu prywatnego w celach służbowych dodajemy za pomocą opcji Funkcje⇒ Samochody prywatne⇒ Wyjazdy⇒ Dodaj i wypełniamy dialog danymi dotyczącymi wyjazdu. Podajemy datę wyjazdu, liczbę przejechanych kilometrów, trasę oraz cel wyjazdu.




5.8.2. KosztyKoszty eksploatacji samochodu wpisujemy za pomocą opcji Funkcje⇒ Samochody prywatne⇒ Koszty⇒ Dodaj. W dialogu, który się otworzy wpisujemy dane dotyczące kosztu.

Do księgi koszty eksploatacji samochodu wpisujemy za pomocą opcji Funkcje ⇒ Samochody prywatne⇒ Koszty⇒ Księguj. Na dialogu Księgowanie kosztów samochodu możemy zaznaczyć opcję Ograniczać księgowane koszty do wartości wyjazdów.




Program ułatwia kontrolę kosztów wyjazdów i kosztów wpisanych do książki za pomocą opcji Funkcje⇒ Samochody prywatne⇒ Wyjazdy⇒ Sprawdź.

5.9 Wydruki i zestawienia5.9.1. Pełny obraz księgiPełen obraz Księgi Przychodów i Rozchodów otrzymujemy po wyborze opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Pełna. Opcja ta otwiera dialog Parametry, który podaje liczbę wierszy do wydruku oraz możemy wybrać szereg opcji dotyczących formy wydruku.

Jak sporządzić najważniejsze wydruki w księdze? Odpowiedź na to pytanie znajdą Państwo na naszym filmie:





Inne wydruki księgo są tematem kolejnego filmu instruktażowego:

5.9.2. Wydruk rejestru sprzedaży i zakupu

Drukowanie rejestru sprzedaży odbywa się po wyborze opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Vat⇒ Ewidencja sprzedaży⇒ Ewidencja⇒ Faktur VAT oraz po ustaleniu parametrów wydruku na dialogu Drukowanie rejestru sprzedaży VAT.

Wydruk rejestru zakupu wykonujemy za pomocą opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ VAT⇒ Ewidencja zakupu⇒ Ewidencja⇒ Zakupów. Opcja ta wywołuje (podobnie jak przy drukowaniu rejestru sprzedaży) dialog Drukowanie rejestru zakupu VAT, w którym ustalamy parametry wydruku. Po zatwierdzeniu tego dialogu następuje wydruk.

Zachęcamy do obejrzenia filmu instruktażowego, na którym przedstawiono wydruk ewidencji VAT





Wydruk deklaracji VAT jest przedstawiony na filmie

5.10 Praca zdalna

Moduł Praca Zdalna jest dostępny tylko dla posiadaczy wersji Ekspert. Umożliwia pracownikom pracę poza biurem oraz późniejsze uaktualnienie danych z głównym programem w firmie. Mechanizm programu opiera się na plikach archiwizacyjnych, które są wymieniane pomiędzy programem centralnym, a programami służącymi do pracy zdalnej. Archiwum wysyłane z programu centrali do programu zdalnego będzie zawierało wszystkie dane wykorzystywane w centrali. Archiwum wysyłane z programu zdalnego do programu centrali będzie zawierało tylko te pliki bazy danych, które powinny zostać uaktualnione w programie centralnym. Chcąc skonfigurować moduł Praca Zdalna po stronie centrali jaki i po stronie pracownika wykonującym pracę poza biurem należy wybrać opcję Funkcje⇒ Praca zdalna i wybrać żądaną opcję wczytaj dane i zatwierdzić klawiszem OK lub opcję po stronie pracownika, gdzie dodatkowo należy podać w polu Numer programu równoważny z numerem licencji programu zainstalowanego na komputerze pracownika, z którym będzie współpracowała centrala.

Chcąc wysyłać dane korzystając z modułu Praca Zdalna należy wybrać opcję Funkcje⇒ Praca zdalna⇒ Wyślij dane do Pracownika/Wczytaj dane. Wybrawszy Wyślij dane do Pracownika dane wprowadzone przez użytkownika zostaną wyeksportowane w postaci archiwum do wybranego katalogu.

Będzie je można następnie wczytać do katalogu zbiorczego poleceniem Firmy⇒ Praca zdalna⇒ Wczytaj dane.






Wybierając opcję Wczytaj dane, dane wprowadzone przez użytkownika zostaną wczytane do firmy po uprzednim odtworzeniu do katalogu tymczasowego.




6. Ewidencja ryczałtuJeżeli firma jest płatnikiem zryczałtowanego podatku dochodowego w danych firmy (Funkcje⇒ Lista firm⇒ Modyfikuj⇒ Inne) zaznaczamy opcję Płaci ryczałt. Zaznaczenie tej opcji powoduje pojawienie się klawisza Ryczałt. Opcja [✔] Kwartalnie ryczałt służy do określenia czy firma rozlicza się ze zryczałtowanego podatku dochodowego kwartalnie czy miesięcznie.

Po zaznaczeniu opcji i wybraniu klawisza Ryczałt otwarty zostanie dialog Parametry firmy ryczałtowej, w którym w polu Stawki określamy według jakich stawek firma się rozlicza ze zryczałtowanego podatku dochodowego. Stawki wybrane w tym miejscu będą się potem pojawiać na dialogu Dodanie/Modyfikacja wiersza. Dialog wymaga również podania stanu zatrudnienia.




6.1 Wpisy do księgi

Dodawanie wierszy do księgi odbywa się za pomocą opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Wiersze⇒ Dodaj. Opcja ta otwiera dialog Ewidencjonowanie, w którym wypełniamy niezbędne pola. W polu Nr dowodu działają te same klawisze przyspieszające księgowanie, jak opisane w punkcie 3.4.2. Z pól przychodowych użytkownik za pomocą klawisza F4, może od razu dodać dany przychód do ewidencji sprzedaży VAT (patrz punkt instrukcji 5.5.1), bądź do ewidencji sprzedaży w przypadku, gdy firma nie jest płatnikiem VAT (patrz punkt 5.6).

Gdy firma ryczałtowa jest płatnikiem VAT z pola dotyczącego zakupu, może za pomocą klawisza F4 dokonać wpisu do ewidencji zakupu VAT (patrz punkt 5.5.2).

6.2 Wydruki i zestawienia

Firma płaci podatek VAT:Pełny obraz księgi – patrz punkt 5.9.1 instrukcji.Wydruk rejestrów sprzedaży i zakupów VAT – patrz punkt 5.9.2 instrukcji.Firma nie jest płatnikiem VAT:Pełny obraz księgi – patrz punkt 5.9.1.Wydruk rejestru sprzedaży – patrz punkt 5.6 instrukcji.




6.3 Obliczenie podatku

Tabelkę Obliczenia zryczałtowanego podatku dochodowego uzyskujemy za pomocą opcji Funkcje⇒ Księgowanie⇒ Deklaracje⇒ Obliczenie podatku.

Odliczenia od zryczałtowanego podatku dochodowego możemy wprowadzić po wyborze opcji Właściciele⇒ Dochody⇒ Odliczenia⇒ Ryczałt. Jeżeli firma ma kilku właścicieli to najpierw wybieramy odpowiedniego właściciela.




7. Pracownicy

7.1 Dodawanie pracownika

W celu dodania pracownika wybieramy opcję menu Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Dodaj lub użyć klawisz skrótu F3 lub skorzystać z ikony symbolizującej pracowników w menu głównym

programu i wypełnić dialog Dane pracownika.

Ważne jest, aby wypełnić dialog Dane ZUS dla pracownika otwierany za pomocą klawisza Dane dla ZUS.




W dialogu tym podajemy: tytuł ubezpieczenia właściciela, kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, kod zawodu oraz wykształcenia pracownika. Dane określone w tym dialogu zostaną przeniesione potem na deklarację ZUS. W dialogu otwieranym za pomocą klawisza Zatrudnienie podajemy rodzaj zatrudnienia pracownika.

Klawisz Grupa na dialogu Dane o pracowniku, pozwala przypisać pracownika do określonej grupy, np. pracownika księgowości przypiszemy do grupy Księgowi.

Grupę dodajemy za pomocą opcji Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Grupy⇒ Dodaj, bądź bezpośrednio z dialogu Dane pracownika⇒ Grupa⇒ Dodaj.




Każdego pracownika, dla którego nie określimy Grupy, program automatycznie przypisuje do Grupy domyślnej. Grupy domyślnej nie można usunąć, można jedynie zmienić jej nazwę za pomocą opcji Firmy⇒ Pracownicy⇒ Grupy⇒ Modyfikuj.

Dodawanie pracownika zostało pokazane także na filmie instruktażowym

7.2 Zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia

Program dzięki współpracy z programem Płatnik umożliwia zgłoszenie nowo zatrudnionego pracownika do ubezpieczeń ZUS. W programie można wystawić deklaracje zgłoszeniowe (również na członków rodziny) a następnie wyeksportować je do programu Płatnik. Aby zarejestrować pracownika w ZUS należy skorzystać z opcji: Funkcje ⇒ Pracownicy ⇒ ZUS.





7.3 Wynagrodzenia

Program umożliwia wypłatę wynagrodzenia za przepracowany miesiąc w tym samym miesiącu, bądź w miesiącu następnym. Dialog Modyfikacja grupy otwieranym za pomocą opcji Funkcje⇒ Pracownicy ⇒ Grupy w oknie tym mamy możliwość określenia daty wypłaty wynagrodzenia oraz określenia, w którym miesiącu następuje wypłata dla całej grupy.

Zatwierdzenie tego dialogu nie powoduje zmiany daty wypłaty wynagrodzenia w już wystawionych wynagrodzeniach. W tym celu naciskamy przycisk OK.

Przy dodawaniu wynagrodzenia za dany miesiąc data wypłaty jest ustalana zgodnie z ustawieniami dla grupy pracowników. Dla konkretnego pracownika i miesiąca można ją sprawdzić i ewentualnie zmodyfikować na dialogu otwieranym za pomocą opcji Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Praca⇒ Parametry⇒ Parametry. Data, a właściwie miesiąc wypłaty, ma wpływ na obliczenie wynagrodzenia, ponieważ do jego obliczenia stosuje się stawki ubezpieczeniowe i parametry podatkowe obowiązujące w miesiącu wypłaty. Jedynie parametry związane z świadczeniami ZUS są pobierane z miesiąca, za który jest wystawiane wynagrodzenie.




Wynagrodzenie należy wprowadzić za miesiąc, którego dotyczy, niezależnie od momentu wypłata np. wynagrodzenie za styczeń wprowadza się zawsze dla miesiąca „styczeń” za pomocą opcji Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Praca⇒ Wynagrodzenie nawet, jeżeli jest wypłata nastąpi w lutym.




Polecenie Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Praca⇒ Zapłata⇒ Wynagrodzenia dla danego miesiąca umożliwia dokonanie zapłaty wynagrodzenia za ten miesiąc. Na wystawianym przelewie jest podstawiana odpowiednia data wypłaty.

Jak sporządzić wynagrodzenie proste dowiedzą się Państwo z naszego filmu:

7.4 Umowa o pracę

W celu wydrukowania umowy o pracę dla pracownika wybieramy opcję Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Inne⇒ Dokumenty. W oknie dialogowym Dokumenty z menu wybieramy Wzory⇒ Umów o pracę. Następnie z menu dialogu Wzory umów o pracę wybieramy opcję Dodaj, nadajemy nazwę dokumentu i naciskamy OK

W dialogu Wzory umów o pracę pojawi się dodany przed chwilą wzorzec i mając podświetlenie ustawione na tym wzorcu wybieramy opcję Edycja. Po wyborze opcji Edycja pojawi nam się wzór umowy do edycji.





W tym wzorcu wyrazy ujęte w znaki „~” to słowa kluczowe, które zostaną zastąpione odpowiednimi danymi, np. ~NazwaFirmy~ zostanie zastąpiona nazwą obsługiwanej firmy. Wzorzec powyższy możemy edytować dodając lub usuwając fragmenty. Słowa kluczowe możemy dodawać za pomocą klawisza F4, otwierającego dialog Lista słów o specjalnym znaczeniu, z którego określone słowa pobieramy za pomocą dwukrotnego kliknięcia myszą na wybranym słowie kluczowym.




Dokonane zmiany na wzorcu umowy zachowujemy za pomocą opcji Plik ⇒ Zapisz (Zapisz jako) lub

za pomocą ikonki

Po tej operacji powracamy do dialogu Wzory umów o pracę, na którym mając podświetloną wybraną umowę, wybieramy opcję Zatwierdź i pojawia nam się tekst umowy, już bez słów kluczowych.

Zachęcamy także do obejrzenia filmu, na którym krok po kroku przedstawiono zagadnienie dotyczące drukowania umowy o pracę.





7.5 Umowy cywilno – prawne

Gdy pracownik jest zatrudniony na umowę zlecenie lub umowę o dzieło i zostanie wybrany na liście pracowników, w menu pojawi się opcja Zlecenie. Po wyborze opcji Zlecenie otworzy się dialog Dokumenty z opcją menu Dodaj. W celu dodania umowy zlecenia/dzieło, wypłaty, bądź rachunku wybieramy opcję Dodaj i odpowiednią podopcję. Gdy wybierzemy Dodaj ⇒ Umowę otworzy się dialog Dane o umowie, na którym podajemy szereg informacji potrzebnych do zawarcia umowy.

Rodzaj umowy (czy podlega ubezpieczeniom, czy nie, a jeśli tak, to jakim) zależy od opcji wybranej w grupie Rodzaj umowy w prawym dolnym rogu dialogu Dane o umowie. Po zatwierdzeniu powyższego dialogu na liście dokumentów danego pracownika pojawi się dodana umowa.Gdy chcemy wystawić rachunek do umowy, wybieramy opcję menu Rachunek ⇒ Modyfikuj. Na dialogu Dane rachunku podajemy niezbędne dane.




Po sporządzeniu i zatwierdzeniu rachunku użytkownik ma możliwość modyfikowania rachunku za pomocą opcji Funkcje ⇒ Pracownicy ⇒ Zlecenie ⇒ Rachunek ⇒ Modyfikuj. Księgowanie rachunku odbywa się za pomocą opcji Funkcje ⇒ Pracownicy ⇒ Zlecenie ⇒ Rachunek ⇒ Księguj.

Wystawianie i księgowanie rachunku do umowy zlecenie przedstawiono na filmie instruktażowym

Więcej na temat umowy zlecenia w programie KPiR w filmie:






7.6 Składniki wynagrodzeń

W celu dodania składnika wynagrodzenia wybieramy opcję menu Funkcje ⇒ Pracownicy ⇒ Inne ⇒ Składniki wynagrodzeń ⇒ Dodaj. Opcja ta otwiera dialog Dodawanie składnika wynagrodzenia, w którym podajemy nazwę składnika, np. wynagrodzenie podstawowe a pozycja Dodatkowe opcje pozwala na dowolne zdefiniowanie składnika wynagrodzenia pracownika.

Składnik z parametrem wybieramy, np. wtedy gdy wynagrodzenie pracownika zależy od liczby godzin przepracowanych w miesiącu (np. praca na akord). Ze zdefiniowanych tutaj składników korzystamy na dialogu Wynagrodzenie ⇒ Składniki.

Dodawanie składnika wynagrodzeń zostało wytłumaczone także na filmie instruktażowym.

Zachęcamy do obejrzenia filmu, który przedstawia krok po kroku naliczanie wynagrodzeń przy użyciu składników w programie KPiR.






Konfiguracja listy płac dla wynagrodzeń obliczanych na podstawie składników to temat kolejnego filmu

7.7 Nieobecności pracownika

Nieobecności pracownika definiujemy za pomocą opcji Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Praca⇒ Świadczenia ⇒ Nieobecności⇒ Dodaj.

Opcja ta otwiera dialog Dodawanie nieobecności, na którym wybieramy rodzaj nieobecności, określamy okres nieobecności oraz dane potrzebne w zależności od zaistniałej okoliczności.

Zaznaczanie nieobecności pracownika jest przedstawione także w filmie instruktażowym






7.8 Świadczenia

Świadczenia dodajemy za pomocą opcji Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Praca⇒ Świadczenia⇒ Suma po uprzednim dodaniu nieobecności, jeżeli dane świadczenie wynika między innymi z absencji pracownika. Poniżej opisany został sposób naliczania zasiłku chorobowego jako najczęściej wykorzystywanego świadczenia. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego (i wynagrodzenia za czas choroby) dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy albo z faktycznego okresu zatrudnienia za pełne kalendarzowe miesiące, jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem tego okresu.Wysokość zasiłku chorobowego wynosi 80% wynagrodzenia lub przychodu stanowiącego podstawę jego wymiaru.Zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu przysługuje w wysokości 70% podstawy wymiaru.Jeżeli przyczyną niezdolności do pracy jest wypadek przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy albo choroba zawodowa lub też przypada na okres ciąży, a także jeżeli niezdolność do pracy powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów albo zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów - zasiłek chorobowy przysługuje w wysokości 100% podstawy wymiaru (także za okres pobytu w szpitalu).Chcąc w programie naliczyć zasiłek chorobowy danemu pracownikowi należy wybrać opcję Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Praca⇒ Świadczenia⇒ Nieobecności⇒ Dodaj. W oknie dialogowym Dodawanie nieobecności wpisujemy niezbędne dane: datę, rodzaj, podrodzaj oraz powód nieobecności jak również tytuł ubezpieczenia całość wprowadzonych danych zatwierdzamy klawiszem OK.




Rodzaj nieobecności wraz z wyszczególnieniem dni nieobecności dodany zostanie automatycznie do dialogu Nieobecności w pracy danego pracownika. Szczegóły naliczonego zasiłku chorobowego dostępne są natomiast w oknie dialogowym Zasiłki chorobowe w miesiącu: XXX po wybraniu na dialogu Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Praca⇒ Świadczenia pozycja np. Zasiłki chorobowe wynik.z tytułu niezdolności do pracy⇒ Suma.

Jeśli chcemy natomiast dodać (zmodyfikować) nowy składnik do wynagrodzenia, który ma zwiększać podstawę chorobowego przejdźmy do modułu Pracownicy⇒ Inne⇒ Składniki Wynagrodzeń⇒ Dodaj. W oknie dialogowym Dodawanie składnika wynagrodzenia nadajemy nazwę składnika np. podstawa wynagrodzenia oraz jeśli składnik ma być prawidłowo wliczany do podstawy chorobowego konieczne jest zaznaczenie dodatkowo opcji: proporcjonalny do liczby przepracowanych dni i zaznaczamy OK. Następnie wybieramy opcję Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Praca w miesiącu, w którym chorował pracownik wybieramy Wynagrodzenie⇒ Składniki. Wybieramy wprowadzoną uprzednio podstawę wynagrodzenia i korzystając z opcji Modyfikuj w oknie dialogowym podajemy wartość składnika będącego podstawą wynagrodzenia pracownika. I zatwierdzamy przyciskiem OK.

Film dotyczący świadczeń pracowniczych znajdą Państwo poniżej:





7.9 Listy płac

Listę płac za dany miesiąc, niezależnie od daty wypłaty, wystawia się z pozycji Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Zbiorcza⇒ Lista⇒ Płace na umowie o pracę lub Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Zbiorcza⇒ Lista⇒ Składniki wynagrodzeń na umowie o pracę.

Listę płac za dany miesiąc księguje się jednak dopiero w miesiącu wypłaty poleceniem Funkcje Pracownicy Zbiorcza Lista Księgowanie listy płac.

7.10 Karta wynagrodzeń

Za pomocą opcji Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Praca⇒ Rocznie⇒ Karta możliwe jest wystawienie kart wynagrodzeń dla wszystkich pracowników zatrudnionych w naszej firmie.




7.11 Kalendarz Pracy

Opcja Kalendarza umożliwia zdefiniowanie wybranego dnia jako dnia wolnego lub roboczego. Dodatkowo możliwe jest oznaczenie dni wolnych lub roboczych we wszystkich tygodniach w miesiącu lub we wszystkich tygodniach w roku w aktualnym kalendarzu, bądź w aktualnym kalendarzu oraz w kalendarzach dla wszystkich grup pracowniczych aktualnie obsługiwanej firmy, bądź też w kalendarzach dla grup pracowniczych wszystkich firm. Chcąc skorzystać z tej możliwości należy wybrać opcję Funkcje⇒ Pracownicy⇒ Grupy⇒ Kalendarz wybrać konkretny dzień i nacisnąć przycisk Modyfikuj a po wyborze konkretnej opcji OK.




8. e-Deklaracje

Opcja e-Deklaracje pozwala na pełną obsługę e-Deklaracji. Deklaracje generowane przez program Varico są przetwarzane na format pliku XML, który po wczytaniu do aplikacji dołączonej do ePodpisu, jest sygnowany Państwa podpisem elektronicznym i wysyłany do Ministerstwa Finansów.

Aby wystawić e-Deklarację należy wybrać PIT – 11 wybierając Funkcje⇒ Pracownicy opcję Praca z okna dialogowego Pracownicy na umowę – zlecenie/o dzieło i umowę o pracę oraz opcję Rocznie⇒ PIT – 11. Wpisawszy wymagane do sporządzenia deklaracji dane w dialogu Sporządzenie deklaracji podatkowej PIT-11 należy zatwierdzić OK. W oknie dialogowym Informacja o dochodach w roku XXX klikamy w menu ikonkę Zapisz\Wyślij e-Deklaracje.

Uruchomiwszy kreator dokumentu do systemu e-Deklaracje klikamy Dalej.




Wybierając Raport techniczny, można zobaczyć listę ewentualnie występujących błędów.




Zamykamy dialog E – Deklaracje – raport o błędach przez kliknięcie OK.

Po kliknięciu klawisza Dalej utworzony zostaje w katalogu programu KpirWin\DBDbf\Zapisane\ plik z e-Deklaracją. Utworzony plik należy podpisać za pomocą zewnętrznej aplikacji, dołączonej do zestawu podpisu kwalifikowanego. Wybierając klawisz Dalej na poniższym oknie dialogowym wczytujemy podpisany plik z e-Deklaracją.




Następnie w dalszym oknie kreatora klikamy na Otwórz i wczytujemy podpisany plik z e-Deklaracją. Pojawi się spis dostępnych deklaracji. Należy wskazać podpisany dokument, który chcemy wysłać.

Po wybraniu odpowiedniego pliku klikamy na Wyślij.




Możliwe statusy, które możemy otrzymać przy pobieraniu UPO, to:100 – niepoprawny komunikat SOAP102 – proszę o ponowne przesłanie żądania UPO200 – przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie300 – brak dokumentu 301 – dokument w trakcie przetwarzania302 – dokument wstępnie przetworzony400 – przetwarzanie dokumentu zakończone błędem401 – dokument niezgodny ze schematem xsd402 – dokument wystawiony przez nieupoważniony podmiot403 – dokument z niepoprawnym podpisem404 – dokument z niepoprawnym certyfikatem405 – dokument z odwołanym certyfikatem406 – dokument z certyfikatem nieobsługiwanym dostawcą407 – dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką

Po prawidłowym wysłaniu pliku klikamy Zakończ w celu zakończenia działania kreatora.

W każdym momencie działania kreatora dostępne są klawisze:a) Zakończ – jego kliknięcie przed zapisaniem dokumentu spowoduje wyświetlenie się komunikatu:

Wybranie Tak spowoduje zamknięcie kreatora, jeżeli wybierzemy Nie, nastąpi powrót do kreatora.

Natomiast klikniecie Zakończ po zapisaniu dokumentu spowoduje wyświetlenie komunikatu:

Chcąc wysłać tylko zapisane e–Deklaracje wystarczy wybrać opcję menu głównego Funkcje⇒ e-Deklaracje wybrać dokument i nacisnąć Wyślij plik, program przejdzie wtedy do kreatora Wysyłanie dokumentu do systemu e-Deklaracje




Program KPiR obsługuje wszystkie udostępnione przez Ministerstwo Finansów e-Deklaracje:− PIT-4R,− PIT-8AR,− PIT-11,− PIT-11,− PIT-4R,− VAT-UE,− VAT - UEK− VAT-7,− VAT-7K,− VAT-7D – nowa deklaracja,− CIT-8.

Wykorzystanie programu firmy Microsoft XML Parser 6.0, pozwala na weryfikację zgodności wytworzonego pliku, ze wzorcem dostarczonym przez Ministerstwo Finansów. To rozwiązanie pozwala na zapewnienie, że wszystkie pola deklaracji zostaną wypełnione we właściwy sposób, co umożliwi przyjęcie pliku przez serwer adresata.

Uwaga!

Niestety, ze względu na błędy w oprogramowaniu producentów ePodpisu, które jest dołączane do karty kryptograficznej, niektóre formaty podpisu elektronicznego (min. XAdES i PKCS#7 ) nie są akceptowane przez serwery Ministerstwa Finansów.




9. Raporty mailowe

Moduł Raportów Mailowych dostępny jest w Funkcje ⇒ Raporty mailowe umożliwia w prosty sposób automatyczne wygenerowanie raportów zawierających dane księgowe. Z modułu mogą skorzystać posiadacze KPiR dla Windows, którzy prowadzą księgowość innych firm. Dane przesyłane są do wybranych osób w postaci dokumentów w formacie PDF za pomocą wiadomości email. W wersji Ekspert użytkownicy zyskują dodatkowe możliwości edycji szablonów dokumentów.

9.1 Dostępne dialogi

W module dostępne są następujące dialogi:• Definicje – dialog definicji wzorów raportów• Przypisania – przypisywanie definicji raportów do konkretnych firm• Wysyłki – dialog wysyłek raportów• Ustawienia – ustawienia konfiguracyjne raportów

Na każdym dialogu znajdują się skróty umożliwiające przechodzenie pomiędzy wszystkimi dialogami raportów. Dialog, na którym aktualnie się znajdujemy posiada zaznaczenie. Na każdym dialogu znajduje się też przycisk pomocy.

9.2 Konfiguracja raportów

Za pomocą opcji Funkcje⇒ Raporty mailowe⇒ Definicje przechodzimy do okna dialogowego

Raporty dla klienta biura rachunkowego, gdzie wybieramy ikonę przechodząc do dialogu Konfiguracja raportów. Dialog umożliwia wprowadzenie opcji konfiguracyjnych dla raportów.




Dialog składa się z 2 elementów:− Opcje - dodatkowe opcje konfiguracyjne:

o Po wysłaniu usuń plik z raportem - umożliwia usunięcie pliku raportu z dysku po jego wysłaniu do klienta;

− Konfiguracja konta pocztowego - ustawienia konta pocztowego z którego będą wysyłane wiadomości do odbiorców: Adres email - pełny adres email konta z którego będą wysyłane wiadomości; Adres serwera SMTP - adres serwera poczty wychodzącej na którym znajduje się

konto pocztowe; Nazwa użytkownika - nazwa użytkownika konta (login). Jest to część adresu email

poprzedzająca znak @. Hasło użytkownika - hasło dostępu do konta pocztowego. Wyświetlana nazwa

użytkownika - jest to nazwa która będzie poprzedzała adres email nadawcy wiadomości pocztowej.

Test połączenia umożliwia sprawdzenie czy prawidłowo skonfigurowali Państwo konto pocztowe. Aby zatwierdzić dialog należy poprawnie wprowadzić wszystkie parametry. Aby przerwać wprowadzanie danych proszę wybrać Anuluj

Wybierając klawisz Test połączenia możliwe jest przetestowanie poprawności wpisanych danych.W przypadku błędu pojawi się komunikat:




W przypadku pomyślnego rezultatu otrzymamy komunikat:

9.3 Lista definicji parametrów

Za pomocą opcji Funkcje⇒ Raporty mailowe⇒ Definicje przechodzimy do okna dialogowego Raporty dla klienta biura rachunkowego a następnie wybieramy opcję Raporty⇒ Dodaj lub raport z dostępnej listy raportów.




Lista zdefiniowanych raportów w programie znajduje się po lewej stronie ekranu. Dla wybranego raportu można wybrać z prawego panelu Składniki wybranego raportu składniki, które mają być dostępne i w jakiej kolejności wystąpić. Aby zmienić kolejność występowania składników należy zaznaczyć wybrany składnik i przenieść go w górę lub dół za pomocą strzałek po lewej stronie okna. Każdy raport posiada własną listę składników zdefiniowaną indywidualnie.Klawisz Zaznacz wszystkie umożliwia zaznaczenie wszystkich składników na liście.Klawisz Odznacz wszystkie umożliwia odznaczenie wszystkich składników na liście.Pozycja Szablon dla raportu umożliwia dodatkowo dla każdego składnika zdefiniować własny szablon tak aby dostosować wydruk do własnych potrzeb. Aby przejść do edycji szablonu należy wybrać klawisz Edycja. Aby utworzyć nowy, pusty dokument należy wybrać klawisz Nowy. Aby przywrócić szablon domyślny należy wybrać klawisz Przywróć domyślny.

UWAGA! Opcje te są dostępne tylko w wersji Expert.

9.4 Dodawanie raportuZa pomocą opcji Funkcje⇒ Raporty mailowe⇒ Definicje przechodzimy do okna dialogowego Raporty dla klienta biura rachunkowego a następnie wybieramy opcję Raporty⇒ Dodaj lub należy

wybrać ikonę .




Dialog umożliwia wprowadzenie indywidualnych właściwości dla każdego zdefiniowanego raportu.W polu Nazwa rasportu można umieścić:

− Tytuł wiadomości e-mail – to tytuł wiadomości do której załączony będzie ten raport,− Treść wiadomości e-mail – to treść załączona do wysyłanej wiadomości. Dodatkowo w treści

tytułu jak i w samej wiadomości można dodatkowo umieścić następujące informacje: &d - umożliwia wstawienie aktualnej daty, &t - aktualny czas, &f - nazwa firmy do której jest wysyłany dany raport, &r - nazwa wysyłanego raportu,

Wstawiając jeden z powyższych znaczników w treści zostanie umieszczona odpowiednia informacja. − Format raportu - format wygenerowanego dokumentu. Obecnie dostępny jest format PDF

(aby podejrzeć dokument trzeba posiadać program Adobe Reader)− Dodatkowe opcje:

Wydruk w skali szarości - umożliwia wyeksportowanie dokumentu w skali szarości. Każdy składnik na osobnej stronie - wybranie tej opcji spowoduje że wszystkie

załączone składniki do dokumentu będą umieszczane począwszy od nowej strony. W przeciwnym wypadku będą one występować jeden pod drugim.

9.5 Przypisanie raportu do firmZa pomocą opcji Funkcje⇒ Raporty mailowe⇒ Przypisania przechodzimy do okna dialogowego Przypisania raportów do firm.




Dialog umożliwia przypisanie wcześniej zdefiniowanych raportów do firm. Dzięki temu można przypisać jeden raport do wielu firm.

Lista dostępnych firm znajduje się po lewej stronie ekranu. Po wybraniu odpowiedniej firmy pojawi się lista dostępnych raportów. Jeden raport można przypisać do więcej niż jednej firmy. Po przypisaniu raportu do konkretnej firmy należy zdefiniować odbiorców dla niego. Odbiorców definiujemy w polu Odbiorcy dla raportu w którym dostępne są 3 możliwości:

− DO - lista odbiorców (ang. TO),− KOPIA - lista odbiorców do których ma trafić kopia wiadomości (ang. CC - Carbon Copy),− UKRYTA KOPIA - lista odbiorców do których ma trafić ukryta kopia wiadomości (ang. BCC -

Black Carbon Copy) - odbiorcy załączeni w tym polu nie będą widoczni na liście dla pozostałych odbiorców.

Przycisk Lista rozwija listę właścicieli przypisanych do danej firmy wraz z ich adresami korespondencyjnymi email. Aby adres email pojawił się na liście należy dodać go we właściwościach właściciela wybierając z menu głównego programu KPiR opcję Właściciele. Na oknie dialogowym Właściciele i pełnomocnicy firm wskazać właściwą osobę i wybrać opcję Modyfikuj⇒ Korespondencja i w polu Adres e-mail wpisać odpowiedni email.Dodatkowo można zdefiniować termin wysyłki przypominający użytkownikowi o konieczności wygenerowania nowego raportu. Konieczne jest też wybranie okresu za który raport ma zostać wygenerowany – czy za bieżący czy za poprzedni miesiąc.

9.6 Lista zdefiniowanych raportów

Za pomocą opcji Funkcje⇒ Raporty mailowe⇒ Definicje przechodzimy do okna dialogowego

Raporty dla klienta biura rachunkowego, gdzie wybieramy ikonę przechodząc do dialogu Lista zdefiniowanych raportów.




Dialog wyświetla przypisania raportów do konkretnych firm. Zawiera on dodatkowe informacje o dacie ostatniego generowania dokumentu oraz o dacie ostatniej wysyłki. Opcje dostępne w menu głównym umożliwiają:

− Raport – dla aktualnie podświetlonego raportu: Zapisz do katalogu - generowanie wybranego raportu do podkatalogu RAPORTY, Wyślij - wysyłkę wybranego raportu, Podgląd - uruchomienie podglądu raportu, Data wysyłki - ręczne wprowadzenie daty wysyłki, Data generowania - ręczne wprowadzenie daty wygenerowania raportu.

− Wysyłka - uruchamia dialog zbiorczej wysyłki dokumentów,− Zestawienia - generowanie zestawienia z informacjami o wysyłanych raportach:

Ostatnio generowane - wyświetlenie listy ostatnio wygenerowanych raportów, Ostatnio wysłane - wyświetlenie listy ostatnio wysłanych raportów, Najbliższe terminy - wyświetlenie listy raportów do wysłania w najbliższej

przyszłości.

Uwaga! Aby możliwe było wygenerowanie dokumentu należy wystawić odpowiednie dokumenty w programie. Aby możliwe było wysłanie dokumentu należy dodatkowo poprawnie skonfigurować ustawienia konta pocztowego oraz przypisać do raportu odbiorców.

9.7 Zbiorcze wysyłanie i generowanie raportów

Za pomocą opcji Funkcje⇒ Raporty mailowe⇒ Wysyłki przechodzimy do okna dialogowego Lista

zdefiniowanych raportów, gdzie wybieramy ikonę przechodząc do dialogu Zbiorcze wysyłanie/generowanie raportów.




Dialog umożliwia wygenerowanie lub wysłanie większej listy raportów. Tworzone lub wysyłane są wszystkie raporty dla wybranych firm wskazanych w oknie po prawej stronie. Aby wygenerować lub

wysłać raporty dla wybranych firm należy wybrać ikonę z paska zadań na górze dialogu.




10. Moduł SMS

Moduł SMS dostępny jest w Funkcje -> SMS lub za pomocą ikonki w górnym menu.

Moduł SMS przeznaczony jest do wysyłania krótkich wiadomości tekstowych SMS z poziomu programu KPiR zaraz po jego zainstalowaniu. Wysyłana wiadomość oparta jest na automatycznie uzupełnianym szablonie i zawiera indywidualne dla klienta informacje, jak np. kwoty podatku VAT do zapłaty itp. Dzięki wysyłce wiadomości SMS z programu KPiR można informować swoich klientów m.in. o:

• terminach płatności (VAT,PIT itp);

• kwocie do zapłaty (VAT,PIT itp);

• zaległych fakturach;

• konieczności dostarczenia niezbędnych dokumentów;

• konieczności stawienia się w biurze;

• wykonanych operacjach;

• zmianach w przepisach.

Moduł SMS zawiera przykładowe szablony jak i możliwość definiowania dowolnej treści wiadomości SMS. Możliwa jest także wysyłka wiadomości SMS o tej samej treści do kilku użytkowników naraz.

Z poziomu programu KPiR możliwe jest wysyłanie informacji o:

• należności z tytułu podatku VAT,

• podatku dochodowego PIT-5,

• podatku dochodowego PIT-4.

Więcej szczegółów na temat korzystania z modułu SMS w programie można znaleźć w specjalnie przygotowanym samouczku.

11. Podstawowe deklaracje podatkowe i ZUS

Deklaracje miesięczne

VAT-7 – podatek VAT Funkcje ⇒ Księgowanie ⇒ Deklaracja VAT

ZUS DRA dla pracowników

Funkcje ⇒ Pracownicy ⇒ Zbiorcza ⇒ Zus ⇒ Deklaracja rozliczeniowa DRA

ZUS DRA dla właścicieli Właściciele ⇒ Dochody ⇒ Zus ⇒ Eksport DRA





Deklaracje kwartalne

VAT-7K (jeżeli firma rozlicza się kwartalnie)

Funkcje ⇒ Księgi ⇒ Deklaracje ⇒ Deklaracja VAT

VAT-UE Funkcje ⇒ Księgi ⇒ Deklaracje ⇒ Deklaracja VAT UE

Deklaracje roczne

PIT-11 - dla pracownika (pojedynczego) na umowę o pracę

Funkcje ⇒ Pracownicy ⇒ Praca ⇒ Rocznie ⇒ PIT-11

PIT-40 dla pracownika Funkcje ⇒ Pracownicy ⇒ Praca ⇒ Rocznie ⇒ PIT-40

PIT-4R Funkcje ⇒ Pracownicy Zbiorcza ⇒ Roczne ⇒ PIT4R

PIT-8AR Funkcje ⇒ Pracownicy Zbiorcza ⇒ Roczne ⇒ PIT8AR

PIT-28 od ryczałtu dla właściciela

Funkcje ⇒ Księgi (miesiąc grudzień) ⇒ Deklaracja ⇒ Informacja PIT 28

Jak ustawić odpowiednie parametry ZUS dowiedzą się Państwo z filmu instruktażowego





12. Internetowa strona www.varico.com

11.1 FAQ i filmy instruktażoweVarico, wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom, stworzyło bezpłatną Bazę Wiedzy, zawierającą wszystkie informacje przydatne podczas pracy z naszymi programami. Wykorzystując nowoczesne, multimedialne rozwiązania, takie jak filmy isntruktażowe, czy FAQ (najczęściej zadawane pytania) w przystępny sposób uczymy, jak efektywnie korzystać z programów Varico. Wiedząc, że zagadnienia z branży IT, nie są łatwym tematem do rozmów, ale przygotowane w czytelny sposób filmy instruktażowe, pozwolą zapoznać się z najważniejszymi funkcjami programów Varico. Filmy zawierają komentarz słowny, opisujący kolejne czynności. Ponadto są nagrane w dużej rozdzielczości - mogą Państwo dokładnie zobaczyć, jak wykonać daną operację. Lista wszystkich dostępnych filmów instruktażowych dot. KPiR zamieszczamy poniżej:

• [FILM] Źródła dochodów właścicieli • [FILM] Zmiana wartości środka trwałego • [FILM] Zgłoszenie do ZUS • [FILM] Zaliczka na podatek dochodowy właściciela • [FILM] Jak rozpocząć pracę w nowym roku podatkowym? • [FILM] Naliczanie wynagrodzeń przy użyciu składników • [FILM] Eksport z ObSp do KPiR • [FILM] Księgowanie wewnątrz wspólnotowe • [FILM] Konfiguracja listy płac dla wynagrodzeń obliczanych na podstawie składników • [FILM] Wynagrodzenie pracowników ze składnikami • [FILM] Wynagrodzenie proste • [FILM] Wydruk ewidencji VAT • [FILM] Umowy zlecenia • [FILM] Obowiązkowe ubezpieczenie właściciela • [FILM] Świadczenia pracownicze • [FILM] Dodawanie 1 wiersza w księdze • [FILM] Środki trwałe • [FILM] Wystawienie i księgowanie rachunku do umowy zlecenie • [FILM] Przelew podatkowy • [FILM] Parametry ZUS • [FILM] Parametry podatkowe • [FILM] Dodawanie kontrahentów w KPiR • [FILM] Klawisze skrótów • [FILM] Dodawanie wierszy Księgi • [FILM] Dodawanie pracownika • [FILM] Dodawanie firmy • [FILM] Wydruk deklaracji VAT • [FILM] Zaznaczanie nieobecności pracownika • [FILM] Najważniejsze wydruki w księdze • [FILM] Księgowanie rachunku • [FILM] Instalacja programu KPiR • [FILM] Inne wydruki księgi • [FILM] Drukowanie umowy o pracę




































http://www.varico.com/aq/c/13

http://www.varico.com/aq/c/13

http://www.varico.com/faq/

http://www.varico.com/faq/c/13


• [FILM] Kanał komunikacyjny VaricoNews! • [FILM] Otwarcie nowego roku podatkowego w KPiR dla Windows

Celem stworzenia FAQ było przedstawienie przy użyciu łatwego języka oraz licznych ilustracji, odpowiedzi na często zadawane pytania Użytkowników.

11.2 Serwis Informacyjny Varico®

Varico posiada rozbudowany system informowania klienta drogą mailową, o zmianach i nowościach w zakupionym przez niego oprogramowaniu. Przysłane informacje zawsze opatrzone są profesjonalnym opisem prezentującym przyczyny jak i znaczenie dokonanych udoskonaleń i zmian. Jeśli jesteście Państwo zainteresowania otrzymywaniem powyższych informacji zapraszamy do zapisania się na nasz Newsletter.

11.3 Informacje o VaricoNews

Każdy z programów Varico w wersji dla Windows, posiada wbudowany komunikator VaricoNews. Nasze rozwiązanie pozwoli na natychmiastowe otrzymywanie w programie wiadomości o dostępnych aktualizacjach programu. Dodatkowo będę Państwo informowani o promocjach i zmianach w ofercie Varico, bez konieczności uruchamiania poczty e-mail klienta. Pozycja ta jest zawsze dostępna po wybraniu opcji Komunikacja -> VaricoNews oraz przy pierwszym uruchomieniu nowej wersji programu.

Dodatkowo w pasku menu głównego programu oraz pasku zadań u dołu ekranu zamieszczona została ikona szybkiego uruchamiania, która służy do wywołania okna

komunikatora VaricoNews. Korzystając z pozycji Opcje, dostępnej w oknie dialogowym komunikatora, możliwe jest wybranie kategorii wiadomości, jakie będą Państwo otrzymywać lub zmiana trybu uruchamiania i pobierania nadsyłanych wiadomości. Pozostań z nami w ciągłym kontakcie także dzięki kanałowi komunikacyjnemu VaricoNews – instrukcja jak to zrobić, znajduje się w filmie:

11.4 Pobieranie wersji programu z Internetu

Aby pobrać wersję programu z Internetu wchodzimy na stronę: www.varico.com. W opcji dotyczącej aktualizacji programów klikamy interesujący nas program prawym przyciskiem myszy i wybieramy opcję rozwiniętego menu Zapisz element docelowy jako... Następnie wskazujemy miejsce, do którego ma zostać zapisany plik instalacyjny programu.



http://www.varico.com/

http://www.varico.com/www/index.php/varico/mailer/action/subscribe/?page=contact&utm_source=instrukcja%2Bdo%20programu%20ObSP&utm_medium=link&utm_campaign=przekierowanie%2Bna%20newsletter

http://www.varico.com/faq/





Uwaga!!!Nie może to być katalog z programem, gdyż plik instalatora ma taką samą nazwę, jak plik uruchamiający program. Gdy plik instalatora zostanie ściągnięty do katalogu z programem plik uruchamiający program zostanie zastąpiony plikiem instalatora i za każdym razem gdy będą Państwo chcieli uruchomić program uruchomi się instalacja.




księga przychodów i rozchodów kpir dla windows - varico.pl · przychodów i rozchodów oraz...

Documents