kto karatay Ünİversİtesİ performans değerlendirme sistemi ... · pds el kİtabi 3 (form no:...
TRANSCRIPT
(Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
KTO KARATAY ÜNİVERSİTESİ
İdari Personel Performans
Değerlendirme Sistemi El Kitabı
PDS EL KİTABI
2 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
İÇİNDEKİLER
1. GENEL ................................................................................................................................. 3
1.1. GİRİŞ ............................................................................................................................... 3
1.2. PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN AMAÇLARI .............................................. 4
1.3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARININ KULLANIM ALANLARI . 5
2. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARININ YAPILMASI .. 5
2.1. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARI ........................................... 7
2.2. DEĞERLENDİRMELERİN GENEL NİTELİĞİ VE GEÇERLİ SAYILMAYACAĞI
HALLER .............................................................................................................................. 14
3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI ............................................ 14
3.1. PERFORMANS NOTU DÜŞÜK OLANLARIN DURUMU ....................................... 14
3.2. PERFORMANS PUANI YÜKSEK OLAN PERSONELİN ÖDÜLLENDİRİLMESİ 14
4. YETKİNLİK BAZLI PERFORMANS DEĞERLENDİRME SORULARI ....... 15
PDS EL KİTABI
3 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
1. GENEL
1.1. GİRİŞ
Amaç
Bu çalışmanın amacı; KTO Karatay Üniversitesinin hizmet kalitesinin iyileştirilmesi ve
verimliliğinin artırılmasında, Performans Yönetiminin etkin bir araç olarak kullanılmasını
sağlayacak; kurumun nitelik ve kültürüne uygun, geliştirmelere açık, esnek, kabul edilebilir
ve uygulanabilir nitelikte, “beceri, yetenek ve süreçlerin yönetimi” prensibine dayalı bir
Performans Yönetim Sistemi geliştirmek, kurmak ve uygulamaya koymaktır.
Performans
Fransızca kökenli olan performans ifadesinin sözlük tanımı; “başarım” olarak verilmektedir.
Performans; belirlenmiş standartlara göre verilen hizmetin kıyaslanması olarak da ifade
edilmektedir.
Performans doğası gereği bir davranıştır. Dolayısıyla bir çalışanın performansından söz
edildiğinde kastedilen şey, aslında bu çalışanın işyeri içerisindeki davranışı ya da bir işi
yapmasıdır.
Performans Yönetim Sistemi
Literatürde birçok değişik tanımın olmasına rağmen, Üniversitelerimiz gibi kanun ile
kurulmuş, hizmet odaklı kamu kurumu niteliğindeki organizasyonlar için kurulması planlanan
Performans Yönetim Sistemlerini en iyi niteleyen tanım:
“Gerçekleştirilmesi beklenen kurumsal amaçlara ve bu yönde çalışanların ortaya koyması
gereken performansa ilişkin; ortak bir anlayışın kurumda yerleşmesi ve çalışanların bu
amaçlara ulaşmak için gösterilen ortak çabalara yapacağı katkıların düzeyini artırıcı bir
biçimde;
• Yöneltilmesi,
• Değerlendirilmesi,
• Ödüllendirilmesi ve
• Geliştirilmesi sürecidir.” ifadesidir.
PDS EL KİTABI
4 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
Tüm kurum ve kuruluşlar, benzerlerinden farklılıklar gösterir Kurumların geleneksel
yöntemleri olduğu gibi alarak kendi kurumlarına uygulamaya çalışmaları çoğunlukla başarısız
sonuçlar doğuracaktır. Benzerlerinden farklı faaliyetleri olan kurumlarda geleneksel
Performans Değerlendirme Sistemi (PDS) sürdürülebilir olmayacaktır. Bu farklılaşma
sürecinde, PDS’nde standart yöntemlerin yerine kurum ve kuruluşların kendi nitelik ve
süreçlerine göre yöntem geliştirmeleri sistemi maksimum fayda ile kullanılabilir kılacaktır.
Bu çerçevede; 15 Mayıs 2018 tarihinde yapılacak olan KTO Karatay Üniversitesi Performans
değerleme sistemi 8 Faktör üzerinden yürütülmüştür.
1.2. PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN AMAÇLARI
Performans Değerlendirmesinin Amacı;
• Çalışanların performans ve gelişme potansiyelinin ölçülmesini sağlamak.
• Çalışanların motive edilerek performanslarının arttırılması ve kişisel yeteneklerinin
geliştirilmesini sağlamak.
• Verimlilik açısından aktif çalışan personel ile pasif çalışan personel arasındaki
değerlendirmenin objektif şekilde yapılarak adaletin sağlanmasına katkıda bulunmak.
• Gelişmeyi teşvik eden ortamın oluşturulmasını sağlamak.
• Tarif edilmiş faaliyetleri gerçekleştirmek için bireyin yeterliliğini değerlendirmek.
• Çalışanların iş tatmin durumlarını belirlemek.
• Çalışanların, eğitim ve teknik / mesleki gereksinimlerini belirlemek.
• Çalışanların işe yönelik yetkinliklerindeki düzeylerini ölçmek, değerlendirmek ve
ödüllendirmek.
• Değerleme sonrası eğitim, destek çabalarının gelmesi ve çalışanların motivasyonunun
artmasını sağlamak.
• Çalışanların, organizasyon içerisinde rotasyon, iş geliştirme, terfi vb. durumları için
veri oluşturmak.
• İyileştirme çalışmaları için fikirler oluşturmak.
• Yönetici ve çalışan arasındaki iletişimin ve anlayışın artmasını sağlamak.
• Yöneticilerin; işgücü plan ve politikalarının geliştirilmesini sağlayarak dengeli, tutarlı
ve nesnel ölçütlere dayanan kararlar vermelerini kolaylaştırmak.
• Her çalışana durumu ile ilgili geri bildirim sağlamak.
• Çalışana yaptığı iş, çalışma şartları hakkındaki beklentileri ve fikirlerini serbestçe
beyan etme imkânı sağlamak.
PDS EL KİTABI
5 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
1.3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARININ KULLANIM
ALANLARI
1. İnsan kaynakları planlaması için personel envanteri hazırlamak,
2. Çalışanın eğitim gereksinmesini hazırlamak,
3. Terfi ve nakillerde nesnel ölçülere göre seçim yapmak,
4. Organizasyonun ödül ve ceza sistemine anahtar girdi olarak hizmet vermek,
5. Çalışan-Yönetim ilişkilerini geliştirmek,
6. Çalışanların motivasyonlarını sağlamak,
7. İste başarısızlığı tespit edilen çalışanlara ilgili mevzuat çerçevesinde işlem yapılmasına
yardımcı olmak,
8. Çalışanların güçlü olan ve geliştirilmesi gereken yönlerini tanıyıp, kendilerini
geliştirme şansı elde etmelerini sağlamak.
2. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARININ
YAPILMASI
Sistemde personel başına performans değeri hesaplayabilmek için;
KTO Karatay Üniversitesi performans değerleme kullanıcıları kendilerine ait olan kullanıcı
adı ve şifre ile değerlendirmelerini yapar.
Performans Değerlendirme Puanlamaları yapılırken kullanılacak olan derecelendirmeye
ilişkin açıklamalar aşağıdaki gibidir;
1- (0-30) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi,
beceri ve davranışlar bakımından yetersiz olup, görevini beklenin çok altında yerine
getirmiştir.
2- (31-40) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca, işin gereklerini yerine getirme
ve beklenen performansı gösterme açısından açıkça yetersizdir. İşin normal
görevlerini nadiren, ara sıra, beklenildiği gibi yerine getirir. Diğer görevlerini
genellikle beklenildiği gibi yerine getirmez.
PDS EL KİTABI
6 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
3- (41-50) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca iş gereklerini karşılama ve
beklenen düzeyde başarı gösterme açısından ciddi yetersizdir. Çok az görevi gereği
gibi yerine getirir ya da normal görevlerinin bir bölümünü asgari düzeyde yerine
getirir.
4- (51-60) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi,
beceri ve davranışlar bakımından gelişime ihtiyaç duymakta olup, işin normal
gereklerini yerine getirmeye çalışır. Ara sıra bazı görevleri yerine getirmede
zayıflıklar olabilir. Genel olarak, beklenen düzeyin altında, bir performans gösterir. Bu
düzeyde performans derecesi gösterenler; performans düşüklüğüne sebep olan kriterler
de göz önünde bulundurularak, gerekli görülmesi veya diğer birimlerde ihtiyaç olması
halinde diğer birimlerde görevlendirilebilirler.
5- (61 -70) Puan Aralığı: İşin normal gereklerini genellikle yerine getirir. Ara sıra bazı
görevleri yerine getirmede zayıflıklar olabilir. Değerlendirme dönemi boyunca
görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından beklenen düzeyde
ortalama bir performans gösterir.
6- (71-80) Puan Aralığı: Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi,
beceri ve davranışlar bakımından görevini iyi bir performansla gerçekleştirmiştir. İşin
normal gereklerini her zaman yerine getirir.
7- (81-90) Puan Aralığı: Bazı konularda beklenenin, ortalamanın üzerinde de başarı
gösterir. Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve
davranışlar bakımından görevini üstün bir performansla tam ve doğru olarak
gerçekleştirmiştir.
8- (91-100) Puan Aralığı: İşin normal gereklerini her zaman karşılamanın üzerinde
genellikle, birçok konuda beklenenin üzerinde performansa sahiptir. Değerlendirme
dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından
görevini mükemmel bir performansla tam ve doğru olarak sonuçlandırmıştır.
Performans bakımından örnek gösterilecek düzeyde başarılıdır.
PDS EL KİTABI
7 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
2.1. PERFORMANS DEĞERLENDİRME PUANLAMALARI
• Kullanıcı adı ve şifresi ile ana menüye giriş yapılır.
• Değerlendirme yapılacak olan kişi seçilerek değerlendirme butonunun altında bulunan
kısım seçilir, değerlendirme görüntüsü tıklanarak değerlendirme işlemine başlanır.
PDS EL KİTABI
8 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• Seçilen personelin değerleme puanları verilir. Sistem, değerlendirmelerin tamamı
sonuçlandırılmadan kayıt işlemi yapmamaktadır. Tüm puanlamalar yapıldıktan sonra
gönder butonuna basılarak gönderim tamamlanır.
• Puanlamalar yapıldıktan sonra değerlendirmeler kaydet butonuna basılarak kaydedilir.
PDS EL KİTABI
9 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• Yeşil ekran göründüğü zaman kaydetme işlemi tamamlanmış olur. Gönderim
yapıldıktan sonra herhangi bir düzeltme yapılamamaktadır.
• Değerlendirmeyi yapan yönetici (Rektör, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcısı,
Koordinatör, Ofis Yöneticisi) ise; Yorumlar kısmından yönetici yorumu butonunu
tıklayarak sayfaya geçiş yapar.
PDS EL KİTABI
10 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• İlgili personeli seçer.
• Personel hakkındaki yorumlarını yazarak kaydet butonuna basar.
PDS EL KİTABI
11 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• Personel hakkındaki yorumlar tamamlanarak kaydet butonuna basıldıktan sonra
yorumlar kısmında herhangi bir değişiklik yapılamaz.
• Yönetici yorumları kısmında tik şeklinde görünen personeller yorumlaması yapılmış
personeller olup, tekrar yorumlama yapılamaz.
• Personel kendi ana sayfasında yorumlar kısmından şahsi yorumlar kısmını tıklar.
• Tüm değerlemeler yapılarak süreç tamamlanır.
PDS EL KİTABI
12 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• Personel performans ana sayfa ekranından adının üzerini tıklayınca karnem kısmı
çıkar. Karnem kısmını tıklayarak karnesine ulaşır.
• Karne görüntülenir.
PDS EL KİTABI
13 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• Yorumlar bölümünden Şahsi Yorum kısmına girilir.
• Şahsi yorumlar kısmında bulunan yorumları yapar.
• Kaydet butonuna basarak yorumlarını gönderir. Aşağıdaki görüntüye ulaşır.
• Performans değerlendirme notu ve ortalaması uygulama programı tarafından puanlar
girildikten sonra otomatik olarak hesaplanır.
PDS EL KİTABI
14 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
2.2. DEĞERLENDİRMELERİN GENEL NİTELİĞİ VE GEÇERLİ
SAYILMAYACAĞI HALLER
Husumet veya özel amaçlarla performans değerlendirme formlarını gerçeğe aykırı
doldurdukları anlaşılan değerleyicilerin cezai sorumlulukları saklıdır.
Çalışan hakkında gerçeğe aykırı değerlendirme yaptığı anlaşılan değerleyicinin
değerlendirmesi geçersiz sayılarak çalışan hakkında varsa diğer amir veya amirlerinin
değerlendirmesine göre, yoksa o performans değerlendirme döneminde son üç dönemin
aritmetik ortalaması esas alınarak buna göre işlem yapılır. Üç dönemden az çalışmış ise
sırasıyla önce son iki dönemin aritmetik ortalamasına ve iki dönem olmaması durumunda ise
son dönem performans değerlendirme notu, iki dönem yok ise diğer amir veya amirlerinin
değerlendirmesinin ortalaması alınır. Gerçeğe aykırı olarak yapıldığı anlaşılan
değerlendirmeler de geçersiz sayılır.
3. PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI
3.1. PERFORMANS NOTU DÜŞÜK OLANLARIN DURUMU
Performansı;
✓ (0- 50 arasında herhangi bir puan) olarak değerlendirilmiş bulunan çalışanların bu durumu,
Genel Sekreterlik tarafından çalışanın kendisine tebliğ edilir, personel yazılı olarak uyarılır. 2
dönem üst üste (0-50) arasında alan personel ile ilgili olarak karar verme hakkı Genel
Sekreterlikçe saklıdır.
3.2. PERFORMANS PUANI YÜKSEK OLAN PERSONELİN
ÖDÜLLENDİRİLMESİ
KTO Karatay Üniversitesi Performans Yönetim Sisteminden elde edilen bireysel performans
sonuçları; çalışanların motivasyonunu artırmak, dolayısıyla kurumun performans ve
verimliliğini artırmak için bir araç olarak kullanılmaktadır. Bu çerçevede; Kısa vadede
bireysel performans sonuçlarının ücretlendirme ile ilişkilendirilmemesi, bu süre içerisinde de
sonuçların Takdir, Ödüllendirme ve Hediye gibi motivasyonu geliştirici bazı eylemlerle
desteklenmesi, zamanı geldiğinde ise ücretler ile ilişkilendirilmesine yönetimin karar vermesi
prensip olarak kabul edilmiştir.
PDS EL KİTABI
15 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
4. YETKİNLİK BAZLI PERFORMANS DEĞERLENDİRME SORULARI
Yetkinliklerin Değerlendirilmesi bölümünde tüm çalışanlar için (yönetici pozisyonunda
çalışan personel de dâhil) 8 faktör altında 80 kriterden oluşan bir soru seti oluşturulmuştur. Bu
çerçevede;
Yetkinlik Değerlendirmesi bölümünde aşağıdaki 8 faktör içerilmektedir.
1. Faktör: Mesleki Bilgi Düzeyi, Planlama ve Organizasyon Becerisi (6 kriter)
2. Faktör: Kurumsal Bilinç ve Sonuç Odaklılık (6 kriter)
3. Faktör: Takım Çalışması ve İşbirliği (5 kriter)
4. Faktör: İletişim ve İlişki Yönetimi (6 kriter)
5. Faktör: Öğrenmeye ve Gelişmeye Açık Olma Sorumluluk Bilinci (4 kriter)
6. Faktör: Yönetici Becerileri (14Kriter)
(Sadece yönetici pozisyonunda çalışan personel için)
7. Faktör: Çalışanın Amirini Değerlendirmesi (24 Kriter)
8. Faktör: Çalışanın Birbirini Değerlendirmesi (15 Kriter)
Sistem tasarlanırken, performansın hesaplanmasında, pozisyonlar, faktörler ve kriterler belirli
ağırlıklarla işlemlere dâhil edilmiştir. Bu ağırlıklar uygulama programında tamamıyla
yönetimin tercihine bırakılmış ve sisteme parametrik olarak tanımlanmıştır.
• Mesleki Bilgi Düzeyi, Planlama ve Organizasyon Becerisi Y1
PDS EL KİTABI
16 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• Kurumsal Bilinç ve Sonuç Odaklılık Y2
• Takım Çalışması ve İşbirliği Y3
PDS EL KİTABI
17 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• İletişim ve İlişki Yönetimi Y4
• Öğrenmeye ve Gelişime Açık Olma Sorumluluk Bilinci Y5
PDS EL KİTABI
18 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• Yönetici Becerileri Y6
PDS EL KİTABI
19 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• Çalışanın Amirini Değerlendirmesi Y7
PDS EL KİTABI
20 (Form No: EK-002; Revizyon Tarihi: - ; Revizyon No: 00)
• Çalışanın Birbirini Değerlendirmesi Y8