kulÜp yÖnetİm komİtesİ el kİtabi - ilkadimrotary.com · kulüp yönetimi komitesi el kitabı,...

KULÜP YÖNETİMİ KOMİTESİ EL KİTABI 1

KULÜP YÖNETİM KOMİTESİ

EL KİTABI

ULUSLAR ARASI ROTARY 2430.BÖLGE


İÇİNDEKİLER

Giriş

1 Komite Görev ve Sorumlulukları 5

Kulüp Programları 5

Rotaryenlerle İletişim 8

Dostluk 9

Devam 10

2 Kulüp Yönetimi Komite Başkanı 11

Komiteniz 12

Hedef Belirleme 12

Bütçe 14

İletişim 14

3 Kaynaklar 16

Bölge Asamblesi Tartışma Soruları 19

Bölge Asamblesi Çalışma Tabloları 20

Bu, Kulüp Yönetimi El Kitabı’nın 2012 baskısıdır. 2013-14, 2014-15 ve 2016-17 dönemlerinde kulüp

komiteleri tarafından kullanılması için hazırlanmıştır. Bu yayındaki bilgiler, standart Rotary Kulübü

Ana Tüzüğü, önerilen Rotary Kulübü İç Tüzüğü, Uluslararası Rotary İç Tüzüğü, Rotary Yöntem ve

Kuralları ve Rotary Vakfı Yöntem ve Kurallarına dayanmaktadır. Kesin yönergeler için, lütfen bu

kaynaklara başvurun. Yasama Konseyi, UR Yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti

tarafından bu dokümanda yapılan değişiklikler bu yayında belirtilmiş olan yöntem ve kuralları

geçersiz kılmaktadır.


Giriş

Kulüp Yönetimi Komitesi El Kitabı, Rotary kulübü yönetim komitelerine hedef

belirlemelerinde yardımcı olabilmek ve kulüplerinin etkinliklerini arttırmakta sahip oldukları

sorumlulukları anlamalarını sağlamak amacıyla hazırlanmıştır. Komite sorumlulukları

yasalara, kültürel uygulamalara ve belirlenen kulüp prosedürlerine göre değişiklik gösterdiği

için bu yayında yer alan önerileri kulübünüzün ihtiyaçlarına göre uyarlamalısınız.

Bu yayın üç bölümden oluşmaktadır. İlk bölümde komitenizin temel sorumlulukları

tanımlanmıştır. İkinci bölümde komite başkanı olarak özel sorumluluklarınız açıklanmıştır.

Üçüncü bölümde ise size ve komite üyelerine yararlı olabilecek kaynaklar yer almaktadır. Bu

üç bölümün sonunda bölge asamblesinden önce doldurulacak tartışma soruları ve orada

kullanılacak çalışma tabloları bulunmaktadır, bu nedenle bu el kitabını yanınızda getirmeyi

unutmayın.

Her komite, komite ve sorumlulukları hakkında genel bilgiler ve hem sizi hem komite

üyelerini destekleyecek olan kaynaklar sunan bir el kitabına sahiptir (Kulüp yönetimi, üyelik,

halkla ilişkiler, hizmet projeleri ve Rotary vakfı).

Bu el kitabının ek kopyaları www.rotary.org adresinden ücretsiz olarak indirilebilir. Bu el

kitabı Kulüp Görevlileri Seti (225-EN)’nin bir parçasıdır. Ancak, UR Kataloğundaki her bir el

kitabı ayrı olarak satın alınabilir.

Kulübünüze liderlik etmek için hazırlanırken Rotary kulübünüzün Uluslararası Rotary’nin bir

üyesi olduğunu unutmayın. Bu üyelik ile kulübünüz dünya genelindeki 34,000’in üzerinde

Rotary kulübüne bağlanır ve dokuz dildeki yayınlar, www.rotary.org adresinde yer alan

bilgiler, Rotary Vakfı’nın bağışları ve genel merkezlere yedi uluslararası ofisteki personel

desteği de dâhil olmak üzere organizasyonun hizmet ve kaynaklarına erişme hakkına sahip

olur.

http://www.rotary.org/



Yorumlar

Bu el kitabı veya UR’nin eğitim kaynaklarından herhangi biri ile ilgili soru

veya görüşlerinizi aşağıdaki adrese iletebilirsiniz:

Leadership Education and Training Division

Rotary International

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL.60201-3698

USA

E-posta: [email protected]

Telefon: +1 847 866 3000

Faks: +1 847 866 9446

mailto:[email protected]


1 Komite Görev ve Sorumlulukları

Kulüp yönetimi komitesinin görevi, kulübün etkili çalışmasına ilişkin

etkinlikler düzenlemektir. Bir Rotary Kulübü, etkin işleyiş ile toplumuna

hizmet edebilir, üyelerini muhafaza edebilir ve kulüp, bölge ve Uluslararası

Rotary için liderler yetiştirebilir.

Kulüp yönetimi komitesinin aşağıda özetlenen sorumlulukları bu bölümün

ilerleyen sayfalarında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Kulübün yıllık hedeflerine ulaşabilmek için komite hedeflerini

geliştirin.

Haftalık ve özel programlar düzenleyin.

Kulüp bültenlerini çıkarın ve kulüp web sitesinin devamlılığını

sağlayın.

Kulüp sekreterinin kulüp devamını izlemesine yardımcı olun.

Kulüp üyeleri arasında dostluğu teşvik edin.

Bu kulübün etkin işleyişi ile ilgili diğer faaliyetleri yürütün.

Aşağıdaki sorumlulukları okurken yönetim yılınızda, komitenizin hedeflerini,

hangi eylem planının uygulanacağını ve hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu

düşünün.

Kulüp yönetimi

komitesinin işi

kulüp ve mesleki

hizmet

Avenülerinin

faaliyetlerini de

içerir.


Bu el kitabı Rotary e-kulüplere de uygulanabilir. Eğer bir e-kulüp üyesi iseniz

Standart Rotary Kulüp Tüzüğündeki her farklı kulüp için ayrılan bölümlere

bakın. Ayrıntılı bilgi için Rotary E-Kulüpler için Bilmek Zorunda

Olduklarınız’a bakın veya Kulüp ve Bölge Destek temsilcinize danışın.

Kulüp Programları

Kulüp yönetimi komitesi kulüp toplantılarının programını geliştirmekten

sorumludur. Bu programlar kulüp üyelerine kulübe, topluma ve dünyaya

hizmet sağlayan faaliyetlere katılımları için gerekli olan motivasyonu

artırmasına ve bilgiyi sağlamasına yardımcı olur. Etkin programlar planlamak

için:

Programları önceden taslak haline getirin.

Programları üyelerin ilgi alanlarına, mevcut kulüp projelerine,

faaliyetlere ve toplumun ihtiyacına göre hazırlayın.

Komite üyeleri arasında, program düzenleme sorumluluklarını

dönüşümlü yapın.

Özel günleri, haftaları ve ayları takip edin ve göz önünde bulundurun.

Planlanan programlar iptal edildiği takdirde, üyelerin Rotary

deneyimlerini konuşması ya da Rotary Video Dergi koleksiyonundan

bir bölüm göstermek gibi alternatif planlar hazırlayın.

Kulübünüze bağlı olarak, toplantılar bir saat veya biraz fazla olabilir.

Aşağıdaki örnek gündemlerden birini kulübünüzün ihtiyacına göre uygulayın.

Komitenin çeşitli

sorumluluklarını

özellikle kalabalık

bir kulüpseniz,

yerine getirmek

için alt komiteler

kurulabilir.

Programlarınızı

Rotary takvimiyle

örtüşecek şekilde

planlayın.


90 Dakikalık Toplantı

Etkinlik Süre

Toplantıya Davet 5 dk.

Yemek ve Dostluk Zamanı 30 dk.

Başkan’ın konuşması 20 dk.

Misafir Rotaryenlerin

ve konukların tanıtımı

Duyurular

Komite raporları

Kulüp işleri

Program 30 dk.

Konuşmacının tanıtımı

Konuşmacının sunumu

Başkanın kapanış konuşması 5 dk.

ve dağılma

Kulüp asambleleri. Haftalık programlara ek olarak kulüp yönetimi komitesi,

başkan ve sekreterin talimatları doğrultusunda kulüp asamblelerinin

planlanmasından sorumludur.

Bir kulüp asamblesi, tüm kulüp üyelerinin kulübünün programlarını ve

faaliyetlerini tartışması ve üyeleri eğitmek açısından bir fırsat demektir. Çoğu

kulüp yılda dört veya altı defa kulüp asamblesi yapar. Yeni üyelerin katılımı

teşvik edilmelidir. Kulüp asamblelerinde üyeler:

Proje ve faaliyetlerle ilgili beyin fırtınası yaparlar.

Kulübün kuvvetli ve zayıf noktalarıyla elindeki fırsatları gözden

geçirirler.

Hedefleri koyarlar ve eylem planları oluştururlar.

Komite faaliyetlerini koordine ederler.

Rotary hakkında daha fazla bilgi edinirler.

60 Dakikalık Toplantı

Etkinlik Süre

Toplantıya Davet 5 dk.

Yemek ve Dostluk Zamanı 30 dk.

Başkan’ın konuşması

Konukların ve

Rotaryenlerin tanıtımı

Duyurular

Komite raporları

Kulüp işleri

Program 20 dk.

Konuşmacının takdimi

Başkanın kapanış konuşması 5 dk.

ve dağılma


Asambleleri planlamadan önce, toplantıların ilgi uyandırması ve ilginç olması

için üyelerden fikir edinin. Aşağıdaki gibi sorular sorun:

Kulübümüzün beğendiniz tarafları nelerdir?

Kulübümüzü daha dinamik yapmak için ne gibi fikirleriniz var?

Üyeleri, kulüp faaliyetlerine sokmak için yöntemler nelerdir?

Zaman Çizelgesi Amaç

Bölge asamblesinden hemen sonra Bölge Asamblesinde geliştirilen planları anlatmak,

(1 Temmuzdan önce) gözden geçirmek ve tartışmak gelecek dönem başkanı

yönetir)

1 Temmuzdan sonra Dönem için bir stratejik planı tartışmak ve kabul etmek

Guvernör resmi kulüp Ziyarete hazırlık yapmak

ziyaretinden iki hafta önce

Resmi ziyaret sırasında Bölge guvernörüyle kulüp hakkında konuşmak

Rotary dönemi yarıyılda Kulübün hedefleriyle ilgili yaptıklarını gözden geçirmek

(ocak/şubat) ve dönemin geri kalan kısmı için plan yapmak

Nisan veya Mayıs Açık tartışma fırsatı yaratmak

Rotaryenlerle İletişim

Kulüp yönetimi komitesinin bir diğer önemli sorumluluğu kulüp bültenleri,

sosyal medya ve web sitesi aracılığıyla üyelerle iletişim kurmaktır. Bu, üyeleri

haftalık kulüp toplantılarında değinilmeyecek Rotary haberleri hakkında

bilgilendirmeye devam etmede esastır. Kulüp bülteni ve web sitesi şu

amaçlarla kullanılmalıdır;

Haftalık kulüp toplantılarını duyurmak

Gelecekteki kulüp faaliyetlerinin bir zaman çizelgesini sunmak

Kulüp hedef, plan ve projelerini tartışmak

Kulüp ve bölge toplantılarının öne çıkan olaylarını rapor etmek

Üyelerin yaşamlarındaki önemli olaylara yer vererek dostluğu arttırmak

Kulübün ve uluslararası Rotary’nin karşı karşıya bulunduğu kritik

sorunları ele almak

Kulüp bülteninde

Rotary işaretlerini

kullanmak için bilgi

almak UR Visual

Identity Cards da

mevcuttur.


Kulüp hizmet projelerini ve üye katılımını desteklemek

Kulüp web sayfasını, bloglarını ve bültenlerini güçlendirmek için uluslararası

Rotary www.rotary.org adresinde aşağıdaki araçları size sağlamaktadır:

RSS besleme: Düzenli olarak kayıtlı kullanıcılara gönderilen Güncel

Rotary Haberleri.

Rotary Görüntüleri: Rotary projelerini, programları ve tüm dünyadaki

Rotaryenleri gösteren bir fotoğraf albümü.

Web duyuruları: Rotary faaliyetlerini ve kaynaklarını tanıtan online

duyurular – değişik boyutlarda çıktı alınabilme imkanı vardır.

Internet PSA’ları: Parasız olarak dergilerde veya gazetelerde yer alması

için Animasyon İnsanlık Eylem’de ilanları

Bir sosyal paylaşım sitesi yoluyla kulüp üyeleriyle irtibatlaşmak proje ve

faaliyetlere katılımı artırabilir. Uluslararası Rotary’nin resmi paylaşım

sayfalarını ziyaret edin (Facebook, LinkedIn, Flickr ve YouTube). Buradan

Rotary ile ilgili görüntüleri, videoları ve öyküleri paylaşabilirsiniz.

Kişisel bilgi için şifreli alanları kullanarak üye kimliklerini koruma altına alın.

Eğer kulüp web sayfasındaki domain isminde “Rotary” varsa, kulübünüzü

tanımlayan dilin de olmasını sağlayın örneğin, (www.kulüpismi.org ). Rotary

ile ilgili tüm işaretlerin lütfen RI Visual Identitiy Guide’a bakın.

Dostluk

Dostluk Rotary kulüplerinin teşvik ettiği samimiyete dayanır. Üyeleri kulüp

faaliyetlerinde ve projelerinde aktif tutan genellikle budur. Kulüp yönetimi,

dostluğun her kulüp toplantısının, projesinin ve faaliyetinin bir parçası olmasını

sağlamalıdır. Dostluk aşağıdaki yöntemlerle geliştirilebilir:

Sosyal paylaşım ağı etkinlikleri tasarlayın.

Yeni üyeleri, ziyaretçileri ve konuşmacıları karşılamak ve tanıtmak için

her hafta farklı bir üye seçin.

Bir Rotary kulübünü

UR’nin parasız mobil

uygulamasından

arayın. Apple

uygulama dükkânı ve

Android marketteki

adı Rotary Club

Locator’dır



Bölgedeki, çevredeki ve dünyadaki diğer Rotary kulüpleri ile

ilişkilerinizi güçlendirin.

Kulüp dostluk ve yardım faaliyetlerine eşlerin ve aile üyelerinin

katılımını sağlayın.

Toplantılarda tanışıklığı kolaylaştıran, isimlerin yazılı olduğu yaka

kokartlarını takın

Üyelerin birbirleriyle tanışabilmeleri için oturma düzenlerini

dönüşümlü olarak değiştirin.

Rotary ailesi. Rotary ailesi: Rotaract, Interact, Inner Wheel, Rotary Vakfı

programı mezunları, Gençlik Değişimi öğrencileri ve Rotaryenlerin aile

üyelerinden oluşur. Rotaryenlere ve Rotary üyelerinin ailelerine ihtimam

göstermek için:

Doğum günleri ve yıl dönümlerini hatırlayın.

Hasta ve yalnız olduklarında ya da zorluk çektiklerinde destek olun.

Ailelerinde vefat olması durumunda acılarını paylaşın.

Doğumlarda, evliliklerde ve mezuniyetlerde onları kutlayın.

Devam

Kulüp yönetimi komitesi devamsızlık takibini yapma, katılım sağlanmayan

toplantıların nasıl telafi edileceği ve devamı teşvik konularında sekretere

yardım etmekle sorumludur. Düzenli devam aşağıdakilere dikkat edilerek

sağlanır:

Haftalık toplantıların uygun ve ilgi çekici olmasını sağlayarak

Üyeleri bir komiteye atayarak ya da onlara yerine getirmeleri için özel

görevler vererek

Üyeleri kaçırdıkları toplantıları telafi etmeye teşvik ederek

Üyeleri arayarak kulüp toplantılarına niçin katılmadıklarını öğrenerek

Devam oranları mükemmel olan üyeleri takdir ederek

Mazeret bildiriminde

telafi yapma

imkanları için

Standart Rotary Club

Constitution madde

9’a bakın.


Üyeliğin sonlandırılması. Bir Rotaryen üyeliği, kulüp yönetim kurulunun

istisna tanımaması durumunda, aşağıdaki nedenlerden bir ya da daha fazlasına

bağlı olarak sonlandırılabilir:

Üyelik aidatının 30 gün içinde ödememek

Rotary yılının her iki yarısında olağan kulüp toplantılarının en azından

yüzde 30’una katılmamak

Yönetim kurulunun onayı olmadan arka arkaya dört olağan kulüp

toplantısına katılmamak

Devam raporları. Her ayın son toplantısından sonra 15 gün içinde aylık

devam raporunu guvernöre göndermek için kulüp sekreterinizle çalışın

(Bölgesi olmayan kulüpler, devam raporlarını uluslararası Rotary’ye

göndermelidir).

65 yaşını doldurup ya da üstünde olan Rotaryenlerin, Rotary yaşı ile gerçek

yaşı toplam 85 veya üstü olursa ya da üye UR’de yönetici görevi yapıyorsa,

bunlar kulübün devam oranı raporunda gösterilmemelidir.


2 Kulüp Yönetimi Komite Başkanı

Komite başkanı olarak döneminize hazırlanmak için kulübün yönetim kurulu

ve üyeleri bölgeniz ve uluslararası Rotary tarafından sizden ve komitenizden

neler bekleneceğini öğrenir.

Görevinize başlamadan önce yapmanız gereken birkaç şey var. Bölge

asamblesindeki eğitim toplantılarına ek olarak

Görevi devredecek komite başkanıyla toplantı yapmalısınız.

Kulübünüzün usul ve kurallarından haberdar olmak için kulüp

içtüzüğünü gözden geçirmelisiniz.

Kulübünüzün stratejik planını gözden geçirip, onu desteklemek için

yıllık hedefler geliştirmelisiniz.

Gelecek dönem başkanıyla birlikte komite üyelerinizi seçip onları

döneme hazırlamalısınız.

Gerekirse alt komiteler seçmeli (programlama, kulüp bülteni ve web

sayfası, dostluk, devam)

Dönem için bir iletişim planı hazırlamalısınız

Komiteniz için kulübünüzün hangi ek görev ve sorumluluklar olduğunu

saptamalısınız.

Bu el kitabının

arkasında bulunan

tartışma sorularını

bölge asamblesine

hazırlanmak için

cevaplandırın.


İyi bir hazırlık sizi verimli ve başarılı bir yıla götürecektir. Görevi

devraldığınızda, aşağıdaki temel sorumluluklarınız olacaktır:

Komitenizin bütçesini yönetmek

Çok kulüplü etkinliklerde veya girişimlerde kulübünüzdeki diğer

komitelerle veya bölge komitenizle birlikte çalışmak

Düzenli komite toplantılarını ve etkinliklerini planlamak ve yürütmek

Komite hedeflerinizle ilgili durumu izlemek ve komite etkinliklerini ve

ilerlemeyi kulüp başkanına, yönetim kuruluna ve tüm kulübe bildirmek.

Komiteniz

Yıl başlamadan önce boşlukları doldurmak üzere komite üyelerini seçmek ve

planlama toplantıları düzenlemek için gelecek dönem başkanıyla birlikte

çalışın. Mümkünse, devamlılığı sağlamak için komite üyeleri üç yıl boyunca

aynı komitede görevlendirilmelidirler. Yeni üyeleri seçerken aşağıdaki

özelliklere dikkat edin:

Organizasyon becerileri

Rotary yönetim ve kuralları bilgisi

İletişim ve yazma becerilerine sahip olma

Tasarım veya yayıncılık deneyimine sahip olma

Bilgisayar ve internet becerileri

Komiteniz oluşturulduğunda, bu komiteyi gelecek Rotary dönemine

hazırlamak sizin sorumluluğunuzdur. Üyelerin ilgi alanlarıyla becerilerini

saptayın ve ona göre görevlendirmelerinizi yapın. Komite üyelerini aşağıdaki

yollarla hazırlayabilirsiniz.

Yeni üyeleri kulübün stratejik planıyla ilgili komitenin devam eden

etkinlikleri ve planları konusunda bilgilendirerek

Daha deneyimli üyeleri yeni komite üyeleriyle birlikte çalıştırarak

Bölge rehberini kullanarak diğer kulüplerdeki benzer görevliler ile

iletişimi teşvik ederek

Komiteniz için gerekli olan kaynakları paylaşarak

Üyelere bölge faaliyetlerinin ve toplantılarının listesini vererek

Kulüp sekreteri ve

sayman, kulüp

yönetimi

komitesinin üyeleri

olmalıdır. Kulüp

başkanı tüm

komitelerin doğal

üyesi olarak görev

yapar.


Hedef Belirleme

Komite başkanı olarak, kulüp stratejik planını desteklemek için yıllık hedefler

belirlemek ve bunlara ulaşılmasını sağlamak sizin sorumluluğunuzdadır. Bölge

asamblesinde gelecek dönem başkanınız ve diğer gelecek dönem görevlileriyle

hedef belirleme konusunda birlikte çalışma fırsatınız olacaktır. Uluslararası

Rotary kulüplerin hedeflerini Member Access’i kullanarak iletebilmesi için bir

online araç geliştiriyor.

Etkili hedefler. Yıllık hedeflerin, komitenin becerilerini ve kulübün ilgi

alanlarını yansıttığından emin olun. Hedefler paylaşılabilir, ölçülebilir, zorlu,

ulaşılabilir ve zamana bağlı olmalıdır.

Eylem planı. Her bir hedefe ulaşmak için gerekli aşamaları özetleyen bir

eylem planı geliştirmek için kulüp liderleri ve komite üyeleriyle birlikte çalışın.

Aşağıdaki aşamalar bir eylem planı oluşturmanıza yardımcı olabilir:

Her bir aşama için zaman dilimi belirleyin.

Her aşamayı uygulamaktan sorumlu olan kişileri belirleyin.

Her aşamada kaydedilen ilerlemeyi ve başarıyı ölçmenin kriterlerini

belirleyin

Hedefi desteklemek için kulübünüzden, bölgenizden ve UR’den

edineceğiniz kaynakları ve araçları dikkate alın.

Gerekiyorsa, önceki hedeflerin ve mevcut planınızın başarısını

değerlendirerek değişiklikler yapın.

Hedeflerinize ulaşma yönünde sürekli bir ilerleme olmasını sağlamak için

hedeflerini düzenli olarak değerlendirin ve gerekiyorsa yeniden düzenleyin.

Motivasyon. Komite başkanı olarak sorumluluğunuzun bir parçası komite

üyelerinizin motivasyonunu korumaktır. Genel motive edici faktörler şunlardır:

Bu hedefin yararlı olacağına güvenmek

Dostluk ve ağ paylaşımı fırsatları

Hedefin ulaşılabilir olduğu ve projenin veya etkinliğin başarılı olacağı

inancı

Üyelerin deneyimlerini kullanmalarını fırsat sağlayan görevler

Kulüpler için Etkin

Bir Kulüp Olmak:

Kulüp Liderlik

planınız ve Stratejik

Planlama Rehberi

gibi çeşitli planlama

araçları vardır.


Komite hedeflerine yönelik çalışırken gösterilen çabaların ve harcanan

zamanın takdir edilmesi

Bu motive edici faktörleri kullanmak, üyelerin Rotary’ye olan bağlılıklarının

sürdürülmesine ve kulüp etkinliklerine sürekli katılımı teşvik etmeye yardımcı

olabilir.

Bütçe

1 Temmuz’dan önce, komitenizin hedeflerine ulaşması için hangi fonlara

ihtiyacı olacağını belirlemek için komitenizle ve kulüp saymanıyla birlikte

çalışın. Ayrıca planlanmış fon oluşturma etkinliklerine de yer verin.

Komite fonlarının, işlemlerinin ve raporlarının gözetimini sağlayın ve komite

bütçenizin finansal durumundan sürekli haberdar olun. Kulübünüzün

saymanıyla düzenli olarak toplanarak, bir sorun ortaya çıkması durumunda

önlemler alabilirsiniz.

İletişim

Yıl başlamadan önce kimle, ne zaman ve nasıl iletişim kuracağınızı özetleyen,

aşağıdakilerle kurulan iletişimleri de içeren bir iletişim planı geliştirin.

Komite üyeleri. Komiteler mevcut kaynakları gözden geçirmek ve

belirlemek, süregelen projeleri ve yeni girişimleri tartışmak, komite ve

kulüp hedeflerine ulaşmaya yönelik stratejiler geliştirmek için düzenli

olarak toplanmalıdırlar.

Kulübünüz. Eylem planlarının ve hedeflere yönelik ilerlemenin de yer

aldığı komite etkinliklerini kulüp başkanına, yönetim kuruluna ve bütün

kulüp üyelerine bildirin.

Diğer komiteler. Genellikle bir komitenin çalışması diğerlerinin

çalışmalarını etkiler. Kulüp yönetimi komitesi, aşağıdaki kulüp

komiteleriyle çalışmalıdır.

- Üyelik komitesi (yeni üyeleri karşılamak, bunların kulübün

politikalarını ve prosedürlerini öğrenmesini sağlamak ve iştirak

etmelerine yardımcı olmak)


- Hizmet projeleri ve Rotary Vakfı komiteleri (haftalık

programları ve kulüp bülten güncellemelerini yaklaşan hizmet

etkinlikleriyle ilişkilendirmek)

- Halkla ilişkiler komitesi (üyelerin, kulübün toplum içinde ne

kadar tanındığını ve nasıl yardımcı olabileceklerini bilmesini

sağlamak)

Bölgeniz. Eğer komiteniz yardıma veya bilgi almaya ihtiyaç duyarsa

bölgenizdeki benzer görevliyle ya da guvernör yardımcınızla irtibat

kurun.

Kulüp ve Bölge Destek (CDS) temsilcileri. Yönetimle ilgili

sorularınızı cevaplandırmak için her zaman hazırdır. Bölgenizden

sorumlu CDS’leri öğrenmek için www.rotary.org adresine bakın.



3 Kaynaklar

Komitenizin görevini gerçekleştirmede birçok kaynak mevcuttur. Ya

www.rotary.org adresinden çıktı alın ya da shop.rotary.org’dan sipariş vermek

için [email protected] adresine e-posta atın ya da uluslararası ofisinizden

isteyin.

www.rotary.org – Kulüp yönetimi, üyelik, halkla ilişkiler, hizmet

projeleri ve Rotary Vakfı bilgilerine ve kulüp düzeyinde kaynak arama

sayfalarına bağlantı sağlayarak kulüp görevlilerinin etkin kulüp

faaliyetleri konusunda bilgi toplayabilecekleri için amaçlanan UR web

sayfası.

Club Secretary’s Manual (229)/ Kulüp Sekreteri El Kitabı – Kulüp

sekreterinin sorumluluklarını açıklayan Kulüp Yöneticileri Seti’nin

(225) bir unsuru.

Club Treasurer’s Manual (220)/Kulüp Saymanı El Kitabı – Kulüp

saymanının sorumluluklarını açıklayan Kulüp Yöneticileri Seti’nin

(225) bir unsuru.

Be a Vibrant Club: Your Club Leadership Plan (245)/Etkin Kulüp

Olun: Kulübünüzün Liderlik Planı – Mevcut uygulamaları

değerlendirmek ve yeni fikirler denemek için kulüpleri teşvik eden

yayın.





Manual of Procedure (035)/ Yöntem El Kitabı – Yasama konseyi, UR

Yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından belirlenen

Uluslararası Rotary ve Vakfı’nın usul ve yöntemleri yasama konseyinin

toplantısından sonra her üç yılda bir yayınlanır ve içinde UR tüzük

belgeleri vardır.

Official Directory (007) – UR ve Vakıf yetkilileri, komiteler, kaynak

grupları ve sekretarya çalışanları, bölgelerin ve guvernörlerin tüm

dünyadaki listeleri, bölgelere göre kulüplerin alfabetik dizini ile ilgili

her türlü irtibat bilgisini sağlar (Member Access’ten de ulaşılır).

Önerilen Rotary Kulüp İçtüzükleri ve Standart Rotary Kulüp Tüzüğü –

Yöntem el kitabında ve www.rotary.org adresinde mevcut olan güncel

versiyon.

Rotary Leader – Rotary kulüp ve bölge görevlileri için iki ayda bir

yayınlanan online haber dergisi.

The Rotarian(Veya Rotary bölgesel dergisi) – Kulüp ve bölge projeleri,

UR yönetim kurulu kararları ve UR toplantıları hakkında bilgi veren

UR’nin aylık resmi dergisi buna ek olarak, tüm dünyada Rotaryenlere

bilgi veren 25 dilde yayınlanan 30 bölgesel dergi.

RI Visual Identity Guide (547) – Rotary sembollerinin doğru ve uygun

kullanımı ve her düzeyde Rotary yayının tasarımı için uyulması

gereken kurallar.

Strategic Planning Guide - Uzun vadeli ve kısa vadeli hedefleri

destekleyen, kulüplere bir vizyon veren online araç

Rotary Code of Policies and Rotary Foundation Code of Policies – UR

yönetim Kurulu ve Rotary Vakfı Mütevelli Heyeti tarafından UR Tüzük

ve içtüzüklerinin desteğiyle belirlenen usuller ve yöntemler ve her

mütevelli heyeti toplantısını takiben yeniden gözden geçirilir.

İnsan Kaynakları

Ya bölge guvernörünüzden ya da www.rotary.org adresinden Official

Directory’ye bakarak irtibat bilgisi edinin.

District Governor – (Bölge Guvernörü) – Kulübünüzü daha etkili

kılmak için stratejiler önermekle yükümlü UR görevlisi




Assistant Governor (Guvernör Yardımcısı) – Görevlendirildikleri

kulüplerin yönetiminde guvernöre yardımcı olarak atanan Rotaryen.

Guvernör yardımcınız üç ayda bir kulüp ziyareti yapacaktır. Tüm

sorularınıza cevap vermeye ya da öneriler bulunmaya hazırdır.

Other Club Committee Chairs in your district ( Bölgenizde bulunan

diğer kulüplerin Komite başkanları) – Kulübünüzün projelerinde ve

faaliyetlerinde destek yardımından bulunmak üzere kaynak görevi

görebilecek olan görevliler.

Geçmiş dönemlerdeki kulüp komite başkanları ve görevlileri –

Döneminizi planlarken size tavsiyelerde bulunabilen ve komite

faaliyetlerini yürütmekle görevlendirilebilen bilgili Rotaryenler.

Rotary koordinatörleri – Belli bir bölgede bir kaynak olarak hizmet

vermek için UR başkanı tarafından atanan Rotaryen.

UR Kulüp ve Bölge Destek Temsilcileri – UR Dünya Merkezindeki

görevliler veya uluslararası ofislerde çalışanlar, yönetimsel soruları

cevaplandırmak ve diğer problemleri yetkili UR ve vakıf görevlisine

izlemekten sorumlulardır. www.rotary.org/cds adresinden kendi

temsilcinizi bulun.

İrtibat Merkezi – Soruları cevaplandırmak üzere hazır bulunan bir ekip.

[email protected] adresinden ulaşılabilir ya da ücretsiz (ABD

ve Kanada içinde) 866-9-Rotary (866-976-8279)’dan telefonla

aranabilir. Kuzey Amerika dışındaki Rotaryenler kendi uluslararası

ofisleriyle irtibatlarını devam ettirmelidir.

http://www.rotary.org/cds



Bölge Asamblesi İçin

Bölge Asamblesi Tartışma Soruları

Aşağıdaki soruları düşünürken, fikirleri mukayese etmek için görevi devredecek ve

devralacak kulüp görevlileriyle konuşun.

Kulüp yönetimi komitesinin sorumlulukları nelerdir ve başkan olarak sizin sorumluluklarınız

nelerdir?

Komiteniz kulübün stratejik planını nasıl destekleyecek?

Kulüp üyeleri arasında dostluğu teşvik etmek için ne tür faaliyetler planlayacaksınız?

Kulüp programlarını nasıl ilginç yapabilir ve uygun hale sokabilirsiniz?

Kulüp üyeleriyle iletişim için neler planlıyorsunuz? Hangi tür medya kulübünüz için daha iyi

olur?

Komite üyelerinin görevlerini yapmalarına nasıl yardımcı olabilirsiniz?



Çalışma Tablosu 1: Notlar



Çalışma Tablosu 2: Hedefler

Bu çalışma sayfasını uzun vadeli bir hedef taslağını ve uzun vadeli hedefinize ulaşmak için üç

yıl içindeki yıllık hedeflerinizin taslağını çıkarmak için kullanın. Hedefleriniz;

Paylaşılır (Bir hedef koymaya ve bu hedefi gerçekleştirmek için stratejiler geliştirmeye ortak

olanlar bunu uygulamakla mükelleftir.)

Ölçülebilir (Hedef takip edilebilir somut bir amaç sunmalıdır)

Zorlayıcı (Hedef, kulübünüzün geçmişte başardıklarının ötesine geçebilecek kadar iddialı

olmalıdır)

Ulaşılabilir (Rotaryanlar mevcut kaynaklarla hedefi gerçekleştirebilmelidirler)

Zamanlı ( Hedefin bir zaman sınırı ve zaman çizelgesi olmalıdır)

Uzun vadeli hedef ( kulübünüzün gelecek üç yıl için olan hedefi)

1. Yılki yıllık hedef:





Çalışma Tablosu 3: Eylem Planı

Aşağıdaki boşluğa hedeflerinizi yazdığınız çalışma sayfasından bir tane yıllık hedef yazın.

Sonra, hedeflerinizi gerçekleştirmek için gereken eylem adımlarını belirleyin.

Yıllık Hedef

Eylem Adımı Kim Sorumlu

Olacak?

Bu adım ne kadar

sürecek?

Süreç nasıl

ölçülecek?

Hangi Kaynaklara

sahipsiniz?

1.

2.

3.

4.

5.

Gerekli Kaynaklar:



Çalışma Tablosu 4: Kulüp Yönetimi Komitesi Vaka Çalışması

Aşağıdaki vaka çalışmalarını okuyun ve soruları cevaplandırın. Sayfa 21’deki vaka çalışması

eylem planını kullanarak bir plan oluşturun.

Vaka Çalışması 1

Willabee Rotary kulübünün 45 faal üyesi var. Son zamanlarda haftalık toplantılara devam

önemli ölçüde düştü. Bazı üyelerin, haftalık toplantıların sıkıcı olduğu konusunda

şikâyetlerini istiyorsunuz. Kulüp yönetimi komitesi başkanı olarak, bu konuyla

ilgileniyorsunuz.

Haftalık kulüp toplantılarını daha ilginç hale getirmek kulüp üyelerinin katılımını sağlamak

için neler yaparsınız?


Kulübünüz kısa bir süre önce bir anket yapıyor ve üyelerin haftalık toplantılardaki

beklentilerinin neler olması gerektiğini bilmediklerini öğreniyorsunuz. Hatta üyelerin mevcut

projelerden de kafaları karışmış.

Kulüp üyeleriyle daha etkin iletişim sağlamak için neler yapabilirsiniz?



Komite üyeleriniz, kulübünüzün haftalık toplantısı programıyla ilgili üyelerin fikirlerini

alıyor.

Başkan olarak, komite üyelerini bir çözüm bulmak için nasıl bir araya getirip bir liderlik

yapabilirsiniz?


Kulübünüzde kliklerin meydana geldiğini fark ediyorsunuz. Kulübünüze yeni üyeler ve

konuklar davet etmek istiyorsunuz.

Üyeler arasında dostluğu teşvik etmek için hangi yolları uygularsınız?



Vaka Çalışması Eylem Planı

Eylem Adımı Kim Sorumlu

Olacak?

Bu adım ne kadar

sürecek?

Süreç nasıl

ölçülecek?

Hangi Kaynaklara

sahipsiniz?

1.

2.

3.

4.

5.

Kulübünüzde uygulayabileceğiniz neler öğrendiniz?

Gerekli kaynaklar



Çalışma Tablosu 5: Problem Çözme Rehberi

Problem çözme rehberinizi geliştirmek adına Etkili “Rotary Kulüpleri için Planlama

Rehberi’ni ve Bölüm 2’deki hedeflerinizi yazdığınız çalışma sayfalarını kullanın.

Kulübünüzün hedeflerini analiz edin ve hedeflerinizi gerçekleştirirken karşılaşabileceğiniz

potansiyel zorluklar üzerinde düşünün. Daha sonra bu zorlukların üstesinden gelebileceğiniz

çözümler üretin.

Hedef Potansiyel Zorluk Hangi Kaynaklar

Mevcut?

Yönetim

Üyelik

Halkla İlişkiler

Hizmet Projeleri

Rotary Vakfı

Diğer

kulÜp yÖnetİm komİtesİ el kİtabi - ilkadimrotary.com · kulüp yönetimi komitesi el kitabı,...

Documents