Konkret Utveckling AB Eastmansvägen 35 113 61 Stockholm tel 08-32 42 62 info@konkret.nu www.konkret.nu

K

Projekt: Förstudie/prototyp Konstnärsbasen

Kund: Kulturförvaltningen SLL

Kund ref: Göran Rosander

Vår ref: Inger Aspåker

Original datum: 2009-12-14

2 (14)

www.konkret.nu

Konstenhetens Konstnärsbas – för att förbättra och underlättahantering av referensmaterial

1. BakgrundKonstnärsbasen är en databas där konstnärer skall kunna lägga in intresseanmälningar medkontaktuppgifter, CV, foton och rörlig bild (showreel) via nätet. Det är en ersättning för detgamla svårhanterliga ”pappersarkiv” och en nödvändig resurs för att kunna hanterareferensmaterial inför stora kommande konstprojekt. Via hemsidan får konstnärer möjlighetatt både ta del av pågående projekt och lägga upp sin egen profilsida. Förutom attKonstnärsbasen kommer att underlätta det interna arbetet kommer den att göra vårverksamhet mer öppen än hittills och även uppfylla de ökade informationskraven vidupphandlingar.

2. Övergripande innehåll

• Konstnärsbasen består av en extern och en intern del.Den externa delen består i att konstnärer, via Landstingets hemsida, ska kunnalogga in och skapa sin egen sida/profil där de kan lägga in kontaktuppgifter, CVoch foton/showreel på sina verk.Den interna delen används av Konstenheten i Kulturförvaltningens interna arbeteför att på ett enkelt sätt få översikt och välja konstnärer för utsmyckningsprojekt.Funktionaliteten i Konstnärsbasen innebär en bättre kontroll och förenklad internadministration. Vissa delar i Konstnärsbasen kan integreras med Art Médica för attytterligare udnerlätta administrationen.

• Utlänkning – Den interna delen ska eventuellt kunna länkas ut till Nya Karolinskaför att tillgodogöra deras krav på information.

• 4 AnvändarnivåerAdministratör, full behörighetGäst, titta och söka i hela databasenIntern användare, titta och söka i hela databasen samt redigera i de ’interna’ fälten.Extern användare, kunna lägga upp eget konto/profil, redigera sin egen profil ochta bort sin egen profil.

• Rensning – internt ha möjlighet att ta bort alla profiler som varit inaktiva sedan ettvisst datum.

• Utskick – internt ha möjlighet att skicka ut mejl till en enstaka konstnär ellersamtliga konstnärer som registrerat sig i Konstnärsbasen.

• Villkor – konstnärerna godkänner villkoren för att vara med i Konstnärsbasen närde skapar sin profil.

• Utvecklingsmiljö – .net samma som Art Médica• Servermiljö – ännu ej bestämt

3. Budget

Specifikation Antal h Timpris TotalKravspecifikation 25 1100 27 500Systemutveckling 410 935 383 350Projektledning 35 1100 38 500Test/implementation 30 935 28 050Systemdokumentation 20 935 18 700

Total 496 100

3 (14)

www.konkret.nu

4a. Extern del: Ingångssidan

Konstnärerna lägger upp sin profilsida, alternativt loggar in på sin befintliga profilsida, viaLandstingets hemsida.

4 (14)

www.konkret.nu

4b. Extern del: Skapa nytt konto, första sidan

På första sidan lägger konstnären upp användarnamn, kontaktuppgifter med mera.Därefter, på sidan 2, laddar man upp sin CV och de bilder man vill ha.

Kontroll 1:Användarnamn +lösenord måste varaunikt.

Kontroll 2:Max 2 områden.

Kontroll 3:Att alla obligatoriskafält är ifyllda.

Automatisk mejlskickas medstandardtext +användarnamn ochlösenord.

5 (14)

www.konkret.nu

4c. Extern del: Skapa nytt konto, andra sidan

Här laddar du upp bilder, showreels och CV.

6 (14)

www.konkret.nu

4d. Extern del: Uppladdning av bilder/showreel

När du laddar du upp bilder, showreels så märker du upp dem med titel, teknik ochmaterial. Samt om det är en basbild.

Kontroll:Max en basbild perkonto/profil.

Teknik och Material ärlistor.

7 (14)

www.konkret.nu

4e. Komplett profilsida

Du har möjlighet att själv redigera och byta ut bilder, CV etc. på din profilsida.

8 (14)

www.konkret.nu

5a. Intern del: 1:a sida

Ej bestämt om Konstnärsbasen ska ha en egen ’Entre/inloggningssida’ precis som ArtMédica eller om Konstenheten också ska logga in via hemsidan.

9 (14)

www.konkret.nu

5b. Intern del: Söksida

Här har projektledarna möjlighet att söka fram en enstaka konstnär, konstnärer som arbetarmed en viss teknik/material och/eller de konstnärer som de själva märkt upp för ett visstprojekt. Resultatet visas som bilder eller lista med namn på de framsökta konstnärer.

10 (14)

www.konkret.nu

5c. Intern del: Resultatsida med basbilder

När du klickar på konstnärsnamnet i de internalistorna kommer du till en intern profilsida förrespektive konstnär. Där kan du görauppmärkning på projekt, status, egen anteckningmed mera.

Intern uppmärkning

Namn och områdenfrån profilsidan.

11 (14)

www.konkret.nu

5d. Intern del: Resultatsida som lista med plats för anteckningar

När du klickar på konstnärsnamnet i de internalistorna kommer du till en intern profilsida förrespektive konstnär. Där kan du görauppmärkning på projekt, status, egen anteckningmed mera.

Sorteras ibokstavsordning påefternamnet.

12 (14)

www.konkret.nu

5e. Intern del: Resultatsida som lista

Den här listan har samma funktionalitet som listan med plats för anteckningar.

13 (14)

www.konkret.nu

5f. Intern del: Den interna profilsidan med möjlighet att göra anteckningar

När du klickar på konstnärsnamnet i de interna listorna kommer du till en intern profilsidaför respektive konstnär. Där kan du göra uppmärkning på projekt, status, egen anteckningmed mera.

Fälten projekt och signatur ärlistor.Fältet anteckningar vore snyggtatt ha så att den ger förslagberoende på vad som tidigareskrivits in i fältet.

14 (14)

www.konkret.nu

5g. Intern del : Administrationssida

Administratören ska ha möjlighet att:

• Söka fram och radera de profilsidor där användaren inte varit aktiv sedanåååå-mm-dd.

• Viss missbruk: Söka fram en viss konstnär för att radera profilsidan.• Möjlighet att skicka e-post till samtliga konstnärer som finns i databasen.• Lägga upp interna användare med lösenord och signatur. Signaturen visas i fältet

Signatur.• Lägga upp projekt som ska visas som lista i fältet Projekt

//2009-12-14, Inger Aspåker, Konkret Utveckling AB (inger@konkret.nu)

Konkret AB är oberoende IT-konsulter som erbjuder förstudier, kravspecifikationer och processledning – allt medfokus på användarna för att få system som används, förenklar och förbättrar. Det är användarna som ärexperterna, de kan sin verksamhet och vet vad de behöver. Vi är länken mellan dem och teknikerna. Vi har ingenegen systemutveckling vilket innebär att vi inte behöver föreslå stora komplicerade lösningar för att belägga våregen organisation. Vi kan helt koncentrera oss på hur IT kan förenkla, förbättra och effektivisera dinorganisation. Så kostnadseffektivt som möjligt.

De system vi ansvarat för att ta fram används år ut och år in. Så enkelt blir det – när man involverar användarna.