kuntapalveluiden ja fasiliteettien strategisen johtamisen työkalut

23.11.2006 Sisko Ruuska

STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Kuntapalveluiden ja fasiliteettien strategisen johtamisen työkalut

Hankkeen tavoitteena ovat toimivat päätösprosessit ja riittävät lähtötiedot varmistava viestintä ja tiedonhallinta.

Toimivalla päätöskäytännöllä alue- tai kaupunkistrategiaan perustuvien palvelustrategioiden vaatimukset saadaan yhdistettyä kiinteistöstrategian mukaisesti korjaus- ja tilaohjelmointiin sekä käyttäjän ja omistajan näkökulmasta kannattavasti (käyttö)taloussuunnitelmiin ja investointihankkeiden toteutuksiin.

Miksi kehittämishanke tarvitaan? Miksi työhön on ryhdyttävä juuri nyt? Palveluverkon fasiliteettien toteutuksissa on mm. terveysriskejä aiheuttavia puutteita ja palveluista vastaavien taloudessa kohentamista. Dokumentoimatonta prosessia, jolla ei ole omistajaa ei voida systemaattisesti kehittää.Dokumentoitu päätösprosessi mahdollistaa organisaation ja osaamisen ohjattavuuden sekä koulutuksen ja tietojärjestelmät mukaan lukien koko tieteenalan kehittämisen.

Sisko [email protected] 7668599


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006

17.12 2001 Sisko Ruuska, sis.arkk./assistenttiharjoittelija

1

VANTAAN KAUPUNKI

????-sisällöntuotanto

PROJEKTI

AIVORIIHITIETOPANKKI

Työn aloitus

Työkalut

Toiminnot ja tehtävät

TarkistuksetRiskit

Päätökset

OngelmatMittarit

Dokumentit

Output

Tehtäväkokonaisuuden lopetus tai seuranta

IDEAPANKKI

KAUPUNKI PROJEKTIN VAIHE TYÖVAIHE

Kaupungin tapa toimia

SIVIKoulut

1 kohde2 kohde

SOSTERPäivähoito

1 kohde2 kohde

Palvelun laadun seuranta

YleistiedotSisäiset kumppanit

PäiväkotiyksikköYhteystiedotTilajärjestelyjen perustiedotToiminnalliset perustiedot

Organisaation toimivuus

Palvelun tarpeen ja oikean sijainnin selvitys

Ympäristön luonne

Pihat

PäiväkotirakennusKunto / energiataloudellisuusSisäilma / terveellisyys jne.

Toimintamallin / tilaratkaisun yhteensopivuus = Toimivuus Epävarmuustekijät/ennusteet

Palvelu ja toimintamalliTilallinen malliKustannusmalli

Kotialueiden käytettävyys jakunto

Raportit

Hankesuunnittelija

Laatupolitiikka ja strategiatLaatukäsikirjaProsessimallitTyömenetelmätViestintä- ja tiedonhallintaSuunnitteluohjeetLait/ Normit yms.

Seurantapalvelut ja mittaritTuotteet, tuotekokonaisuudet Sisko Ruuska, sis.arkk./www-suunnittelija 2000-2003 Liite 1

Tasapainotettu strategiaAlueellinen kehityskuvaPäivähoidon strategiaTavoitteet

TalousarvioTarveselvitysNykytila-analyysi

Alueen palvelun laatuNykyinen toimintaNykyiset tilat /ph ja muut VuokrakulutSopimukset

ToimintaympäristöanalyysiVäestöennusteetPalveluntarve-ennusteetKiinteistöjen kunnon ennusteetEpävarmuustekijät

Esisuunnitteluvaihe

Palvelu- ja toimintamalliTilallinen malliKustannusmalli

Hankesuunnittelu

L1 Ehdotusvaihe

L2 Luonnosvaihe

T1 Pääpiirustusvaihe

T2 Urakkalaskentavaihe

T3 RakennusvaiheToimintakokeet

KäyttöönottoTarkastusvaihe

Toimivuuden seuranta

Dokumentointialustan navigoinnin hierarkian luonnos vuodelta 2000

Keskustelua kaivataan toimivista käytännöistä ja tietojärjestelmistä!

Sisko Ruuska

[email protected]

[email protected]

044 0668599



Käytäntöjen ja ohjeistusten systemaattisen kehittämisen mahdollistava tietojärjestelmä: A1 Systeemin kehitysympäristön ominaisuudet: huom. märittelytasot on kytketty prosessien hierarkioihin

A1.1.1 A1.1.2 A1.1.3 A1.1.4 A1.1.5 A1.1.6 A1.1.7 Määrittely -prosessin vaiheittain

Työselitys Koodaus Dokumentointi Käyttöliittymän palautepalvelu

Tutkimustaso1 - tutkijaprofiilit

Malliratkaisujen testiympäristö

A2 Prosessien dokumentointialustan ja ohjeistusten sisällöntuotantoympäristö:

A2.1.1 A2.1.2 A2.1.3 A2.1.4 A2.1.5 A2.1.6 Tietopankki -prosessit -ohjeet -työkalut

Aivoriihi - palautteenantajien profiilit

Tutkimustaso 2 - tutkijaprofiilit

Ideapankki (tutkimukseen perustuvat malliratkaisut)

Testiympäristö (tietomassat käytössä)

Tutkimustaso 3 - tutkijaprofiilit

Päätös- ja suunnitteluprosessien systemaattiseen kehittämiseen soveltuvassa systeemissä on oltava päätösvaiheittain lähtötiedot ja työt dokumentoinnille WBS-rakennetta (work breakdown system) 5-tasoa.

Kuntapalveluiden ja fasliteettien strategisen johtamisen työkalut –hankkeen toteuttamiseen tarvitaan 2000 tuottamani layoutin mukainen tietojärjestelmä

Prosessit on kuvattava systemaattiseen kehittämiseen soveltuvaan tietojärjestelmään päätösvaiheittain lähtötiedot ja työt määritellen. Tämä selkiyttää kaikille hankkeessa mukana oleville tahoille omien ja seuraavien työvaiheiden lähtötietovaatimukset.

Esitutkimuksiini perustuen käytäntöjen systemaattiseen kehittämiseen soveltuvassa tietojärjestelmässä on oltava seuraavat palvelut:


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Kuntapalveluiden ja fasiliteettien strategisen johtamisen työkalut

Taloudelliset, sosiaaliset ja yhteiskunnalliset vaikutukset lyhyesti

Systemaattisella käytäntöjen kehittämisellä varmistetaan palvelukohteiden käyttäjien ja tilojen omistajan vaatimusten mukainen toteutus ja taloudellinen kannattavuus kaikille tahoille kuntalaisista, kuntapalveluiden järjestäjästä, kiinteistöjen omistajasta, suunnittelijasta, konsultista ja rakentajasta vuokranmaksajaan.

Kuntapalveluiden ja fasiliteettien järjestämisen kehittämisellä prosessijohtamisen menetelmin varmistetaan hyvinvointiyhteiskuntamme perustaa, toiminnan tehokkuutta, henkilökunnan osaamista ja työssä jaksamista sekä asiakkaiden ja heidän omaistensa tyytyväisyyttä.



Kuntien järjestämisvastuun mukaisesti palvelutuotannon tehostaminen…ASUKKAAT JA

YRITYKSET/

TYÖSSÄKÄVIJÄTEtuudet

Oikeudet/päätökset

KUNNAT (413 <= 430)Itsenäinen palveluiden järjestämisvastuu

Hallittavana n. 15 palveluprosessia: - palveluiden tavoitteiden asettaminen, - tuottajien kilpailuttaminen ja - palvelun ja fasiliteettien hintalaadun valvonta

VALTIO Lainsäädäntö

Järjestämisvastuun kontrolli

Regulaatio Säätelyviiveiden minimointi: - havainto, päätös, voimaantulo, vaikutus

1. Palvelu

2. Palvelu

3. Palvelu

4. Palvelu

5. Palvelu

6. Palvelu

7. Palvelu

8. Palvelu

9. Palvelu

10. Palvelu

11. Palvelu

12. Palvelu

13. Palvelu

14. Palvelu

15. Palvelu

Toistuvien virheellisyyksien tunnistaminen, tutkiminen ja poistaminen prosesseista E

nnus

tee

t ja

epä

varm

uust

ekijä

t

Pal

velu

mal

lit

To

imin

tam

alli

t T

ilal

lise

t m

all

it K

ust

ann

usm

all

it



Julkishallinnon ohjelmistojen tuottajat ja tilaajat kaipaavat tietojärjestelmien ohjausikkunoiden määrittelyjä

Tulosyksiköt / palvelukohteet

Tulosalueet

Toimialat

KUNTIEN / ALUEIDEN JOHTORYHMIEN OHJAUSIKKUNAT

HALLITUSTEN JA VALTUUSTOJEN PÄÄTÖSTEN OHJAUSIKKUNAT

VALTIONHALLINNON OHJAUSIKKUNAT

TOIMIALUEITTEN OHJAUSIKKUNAT

TULOSALUEIDEN OHJAUSIKKUNAT

TULOSYKSIKÖIDEN OHJAUSIKKUNAT

Str

ateg

isen

tav

oitt

een

jalk

autt

am

ine

n

Puu

ttei

den

ratk

aisu

vaih

toeh

toje

n pr

ioris

oint

i



Ongelmien poistamiseen tarvitaan käytäntöjen, työkalujen ja ohjeistusten kehittämisen mahdollistava tietojärjestelmä?

A2.1 CASE-ohj. TIETOPANKKI-prosessit-ohjeet-työkalut

A2.4IDEAPANKKI-tutkimuksiin perustuvat malliratkaisut

A2.2AIVORIIHI-prosessit-ohjeet-työkalut

A1.1MÄÄRITTELY-prosessin vaiheittain

A1.2TYÖ-SELITYS

A1.7 MALLIRAT-KAISUJEN TESTIYM-PÄRISTÖ

A2.6 TUTKIMUS-TASO P2-tutkijaprofiilit

A2.3 TUTKIMUS-TASO P1-tutkijaprofiilit

A1.3KOODAUS

A1.4DOKU-MEN-TOINTI

A2.6TUTKIMUS-TASO A-tutkijaprofiilit

A1.5KÄYTTÖLIIT-TYMÄN PALUTEPAL-VELU

A2.6 TESTIYM-PÄRISTÖ-tietomassat käytössä

A1 Systeemin kehitysympäristön ominaisuudet HUOM. Määrittelytasot on kytketty prosessien hierarkioihin

1. hankinta on WBS-rakenteinen CASE-ohjelmisto 1. Päätösvaihe esim. L1 eli ehdotusvaihe

1.1 Työvaihe esim. maanpinnan alapuoliset rakenteet 1.1.0 lähtötiedot esim. esisuunnitelmat ja tavoitetasot, ARK-ehdotus 1-3 1.1.1 työ 1 1.1.2 työ 2 jne

A2 Prosessien dokumentointialustan ja ohjeistusten sisällöntuotantoympäristö



PÄÄTÖS 1:n ohjausikkunat lähtötiedot < työt > lähtötiedot < työt > työt > lähtötiedot < työt > työt > lähtötiedot < työt > lähtötiedot< työt>PÄÄTÖS 2:n ohjausikkunat PÄÄTÖS 3: jne.

OSAMISVAATIMUKSET

KOULUTUSOHJELMAT

OHJEET

NORMIT

PATENTIT

INNOVAATIOT

PUUTTEET

IDEA

T

TUTKIMUSTULOKSET

VASTUUTAHOT

TYÖKALUMÄÄRITTELYT

TESTAUKSET

SUOJAUKSET?

ES1 Prosessien WBS- kuvausten hyödyt ES1.1ES1.1.0ES1.1.1ES1.1.1.0ES1.1.1.1ES1.1.2ES1.1.2.0ES1.1.2.1ES1.1.3ES1.1.3.0ES1.1.3.1ES1.1.3.1.0ES1.1.3.1.1ES1.2ES1.3

Kuntapalveluiden ja fasiliteettien strategisen johtamisen työkalutHankkeen tavoitteena ovat toimivat päätösprosessit, riittävät lähtötiedot varmistava viestintä ja tiedonhallinta unohtamatta kuntatoimijoiden osaamisen varmistusta



HYÖDYT:

PALVELUVERKON JATKUVA KEHITTÄMINEN MAHDOLLISTUU

TIETOVARANTOJEN HALLINTA JA HYÖDYNNETTÄVYYS

OHJEIDEN / VASTUIDEN VARMISTUS JA PÄIVITYS NOPEUTUU

TIETOTURVAN VARMISTUS

TEKNOLOGIAN YHTEENSOPIVUUS

OSAAMISVAATIMUKSET JA OSAAMISEN VARMISTAMINEN mm. osaamisen siirto ja päivitys

PUUTTEIDEN, RATKAISUJEN JA INNOVAATIOIDEN OMISTAJUUS, TIEDOTUS JA HYÖDYNNETTÄVYYS NOPEUTUU



TIEDON-HALLINTA

PALVELUT

FASILITEETIT

1. Strategisen tavoitteen jalkauttaminen 2. Puutteiden ratkaisuvaihtoehtojen priorisointi3. Tiedon siirto muiden strategioiden lähtötiedoiksi

1

2

3

1

2

3

2

1

3Strateginen johto

Tulosyksiköt

Taktinen ja operatiivinen johto



Malli palvelutoimialoilla tuotettua tietoa hyödyntävästä ohjausikkunasta Pitkäntähtäimen korjausohjelman laatiminen

Päätösvaiheen lähtötiedotKunnossapitosuunnitelma < kortisto / tietojärjestelmä?(kuntoarvioraportti, huoltoyhtiöpalautteet, kuntokatselmukset, kuntotutkimukset)

Energian säästöohjelma < kortisto / tietojärjestelmä?(energiankulutusseuranta ja rakenteiden u-arvojen tavoitetasot)

Omistajan suunnitelmat < kortisto / tietojärjestelmäKiinteistöjen tuottavuuden ja arvon lisääminen pidemmällä tai lyhyemmällä aikavälillä riippuen yritysstrategiasta (käyttötarkoituksen muutokset, kiinteistön /alueen kehittäminen)

Käyttäjän nykyisen toiminnan vaatimukset < kortisto / tietojärjestelmä Käyttäjän toiminnan kehitystä vastaavat PT-ratkaisut < kortisto / tietojärjestelmä(kohteen turvallisuus/ käytettävyys/ viihtyisyys, palvelumallien mukaisten toimintaprosessien sujuvuus, vuokrasopimuksen mukaan vaikutukset vuokraan eli palvelustrategian mukainen kannattavuus)

Ylläpitohenkilökunnan havaitsemat puutteet < kortisto / tietojärjestelmä?Riskit < kortisto / tietojärjestelmä?Suojelupäätökset < kortisto / tietojärjestelmä? Kaavoitukselliset rajoitukset < kortisto / tietojärjestelmä? Sopimusehdot < kortisto / tietojärjestelmä?

Kunnossapitosuunnitelman täydentäminen pitkäntähtäimen korjausohjelmaksiKorjausohjelman aikajänteen valinta (esim. 5-10 v.) >Toiminnallisten ja teknisten tarpeiden yhdistäminen >Perusparannusten ennakointi < kortisto / tietojärjestelmä? > Budjetin tarkennus < kortisto / tietojärjestelmä? >


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Malli palvelutoimialoilla tuotettua tietoa hyödyntävästä ohjausikkunastaTulosyksiköiden puutteiden ratkaisujen priorisointi (4. WBS:n taso avattuna)



Hyödyt

A1. Kuntapalveluiden ja fasiliteettien ohjelmoinnin taloussuunnitelmiin päätyvä päätösprosessi tehostuu

Käyttäjäryhmien ja kiinteistöistä vastaavien yhteisesti hyväksymä, päätös- ja työvaiheittain dokumentoitu prosessi ja tietojärjestelmä opastavat kumppanuuksia vahvistaviin ja jatkuvasti kehittyviin toimintamalleihin. Kunnat pystyvät yhteistyönä kehittämään päätösprosessia ja riittävät lähtötiedot varmistavia käytäntöjä, joilla tehokkaasti tuotetaan palvelut yli kuntarajojen liikenteellisesti luonnollisten alueiden mukaan ohjelmoiden. Asuntorakentamisen aikataulun ja asukasprofiilien mukainen palveluiden tuottaminen ja aluekehitys varmistuu.Toimivien työkäytäntöjen lisäksi tilojen ja tietojärjestelmien sekä muiden fasiliteettien tuottajat saavat työnsä tueksi tarkemmat käyttäjän vaatimusten määrittelyt.

A2. Päätösvaiheiden riittävät lähtötiedot varmistava tietojärjestelmä ohjausikkunoineen pystytään määrittelemään

Tuloksena on yhteinen visio, mitä kohden voidaan kehittää nykyisiä palveluiden ja fasiliteettien järjestämiseen sekä taloussuunnitelmien tuottamiseen liittyviä tietojärjestelmiä. Tietojärjestelmät varmistavat riittävät lähtötiedot, opastavat työnteossa ja tarvittavan osaamisen tunnistamisessa sekä tehostavat yhteisten käsitteiden ja uusien toimivampien käytäntöjen käyttöönottoa.



vaihe Kuntapalveluiden ja fasiliteettien strateginen johtaminen

- kehittämishankeen aikataulu

kesto

36 kk

Valmistelu

A.1TKK / RTA/ Kunnat/ KuntaliittoYMP/asiantuntijat

Yhteistyökuntien yksilöllisten projektikirjojen laatiminen ja hyväksyminen - nykyisten (parhaiden) käytäntöjen esittely ja arviointi (workshop)- Sisko Ruuskan esitutkimusten perusteella laatimien prosessin ja työkaluluonnosten esittely ja arviointi- päätösprosessin dokumentointi-työkalu (P1T) hyväksyminen- kehittämisestä kiinnostuneet kunnat dokumentoivat nykyiset päätöstyökäytäntönsä ongelmineen prosessin omistajien johdolla

3kk25.000 €

A.2V?

A.2?A.3?A.4?A.5?

Nykykäytäntöjen kartoittaminen kunnan henkilökunnan sitouttamisen mukaan ( kysely / yhteenveto)Palvelutavoitteiden asettamisen käytännöt

Vuosikorjausraportointi (kartoittaminen ja yhteenveto- ja priorisointityökalut)

Pikakorjausten palautepalvelukäytäntö/työkalut

Kiinteistökortisto/ huoltokirja ja korjausohjelmointi käytäntö –näkyvyys käyttäjälle

1.OsaprojektiB.1Osa-alueiden-asiantuntijat/ YMP/TKK /

Kiinteistön tavoitetasojen hierarkiaAsiantuntijoiden sitouttaminenAlustavan hierarkian esittely ja haastattelutAsiantuntijoiden esitykset osa-alueensa jäsennyksestäKokonaishierarkia/käsitteet: vaihtoehtoiset mallitAsiantuntija-workshop, jossa valitaan 1-3 vaihtoehtoa (iltapäivä)

6kk50.000€

Kunnille, Kuntaliitolle ja yrityksille 2005 tarjottu alustava projektisuunnitelma - sisältö, budjetti, kestot/aikataulu

Millaisella hankkeella varmistetaan käytäntöjen jatkuva kehittäminen?


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Kunnille, Kuntaliitolle ja 2005 tarjottu alustava projektisuunnitelma - sisältö, budjetti, kestot/aikataulu

2.Osaprojekti Kuntapalveluiden ja fasiliteettien strategisen johtamisen työkalut ja käytännöt: Prosessi, päätösten lähtötiedot, tietojärjestelmän vaatimukset

12 kk100.000€

B.2Kunnat/ Kuntaliitto

TKK / RTA

B.3

B.4B.5/ B.6B.7B.8

Palvelustrategian tavoitetasot: Seutu/ kaupunki/ toimiala/ tulosalue/ tulosyksikkökohde näkymät:- ennusteet epävarmuustekijöineen (strateginen/ taktinen/ operatiivinen johto)- palvelumallit (taktinen/ operatiivinen)- toimintamallit (operatiivinen / henkilökunta < asiakkaat)- tilallinen malli (operatiivinen / tiloista vastaava toimiala)- kustannusmalli (strateginen: keskushallinto/talous, palvelut, fasiliteetit)(> tuottamismallit, kumppanuusmallit, sopimusmallit ?)

Kohteiden toimivuudenkartoitus- ja puutteiden ratkaisujen priorisointi / johdon yhteenvetotyökalut= tulosyksikkö/ kohteiden kiinteistökortisto- tulosalue, toimiala, koko kaupunki yhteenvetotyökalut ja priorisoinnit

- pikakorjausten palautepalvelun integrointi edelliseen- kiinteistökortisto/huoltokirja ja korjausohjelmoinnin liittymäpinta- sisäisen vuokran määrittelykäytäntö (jne. kuntien esitysten mukaan)

3.OsaprojektiKunnat / TKK

Tuotettujen käytäntöjen testaus: -jalkauttaminen –-jatkokehitysvaatimusten arviointi ja määrittely

12 kk100.000€

4.OsaprojektiTTK/RTA

Ohjeellisen teoriamallin laatiminen, arviointi ja julkaisu 3 kk25.000€

Millaisella hankkeella varmistetaan käytäntöjen jatkuva kehittäminen?



A1 Dokumentointialustan eli sisällöntuotantoympäristön vaatimukset: A1.1 Sisällöntuotantoympäristön toimintaa korjaava palautejärjestelmäA1.2 Julkaisuympäristö Palauteympäristö Mallikäytäntö (testattava) TIETOPANKKI AIVORIIHI IDEAPANKKI

A2 Prosessit: (esim. päätösprosessit/ päätösvaiheet/ päätösvaiheiden lähtötiedot/työkalut) A2.1 Aluesuunnittelusta talousarvioon ja -suunnitelmaan päätyvä prosessi

C1. Yksittäisen toteutushankkeen suunnitteluprosessin työvaiheet C2. Yksittäisen toteutushankkeen suunnitteluprosessin hallinnan työkalut Tarveselvitys (Nykytila- ja toimintaympäristöanalyysi: palvelun pts-tavoitetason mukaan toiminnoittain tutkittu m2 / esisuunnitelmat toimivuuden puutteiden ratkaisuvaihtoehdoista)Hankesuunnittelu (huonetilaohjelma, liikennemalli)Rakennussuunnittelu: esim. template-tiedostot, joissa määritellään xref- eli liitetiedostotasona kunkin vaiheen lähtötiedot

>>>A) Perusparannus: L1, L2, T1, T2, T3, Käyttöönotto > käyttövaiheen nykytilanteen piirustusten päivitys huoltokirjaan >>>B) Uudishanke: L1, L2, T1, T2, T3, Käyttöönotto > piirustusten päivitys huoltokirjaan

B1. Päätösprosessin työvaiheiden ohjausikkunoiden määrittely B2. Päätösprosessin työvaiheiden muut lähtötietoja tuottavat työkalut

D1. Tietojärjestelmien ja CAD-ohjelmistojen vaatimusten määrittely



A1 Dokumentointialustan eli sisällöntuotantoympäristön vaatimukset: A1.1 Sisällöntuotantoympäristöntoimintaa korjaava palautejärjestelmäA1.2 Julkaisuympäristö Palauteympäristö Mallikäytäntö (testattava) TIETOPANKKI AIVORIIHI IDEAPANKKI

Nykytilanne: Tapa toimia ja fasiliteetit

Ongelmat/ puutteet/ korjausehdotukset

Korjaussuunnitelmat

1. Tietojärjestelmän ominaisuudet

1. Tietojärjestelmän puutteet/ ongelmat jakorjausehdotukset

1. Testiympäristöön siirto> testaus> toteaminen> käyttöönottopäätös>

2A. Nykyinen tapa toimia 2A. Nykyisessä toimintamallissa esiintyvät ongelmat/ puutteet ja korjausehdotukset

2A. Prosessin/toimintamallin testaushankkeet > toimivuuden toteaminen> käyttöönottopäätös> siirto tietopankkiin

2B. prosessin vaiheittain dokumentoituna palveluyksiköiden tiedot:strategian jalkauttaminen: ennusteet

epävarmuustekijöineen, palvelu-, toiminta-, tilallinen ja kustannusmalliTilamalli täydentyy HUOLTOKIRJAksi

2B. Palveluyksiköiden toiminnassa ja kohteen suunnittelu, rakentamis- tai ylläpitovaiheissa esiintyvät ongelmat/ puutteet ja korjausehdotukset

2B. Palveluyksiköiden puutteidenkorjausehdotukset >päätös>

tietopankkiin: priorisointi> korjaussuunnitelmat > korjaukset



Navigoinnin vaatimukset 1. Tapa toimiaProsessiarkkitehtuuri

2. Tietomassat > TietovarannotTietoarkkitehtuuri

Valtakunnallinen taso

Kunta

Prosessi tai projekti

Päätösvaiheet

Päätösvaiheille riittävät lähtötiedot antavat työvaiheet

Työvaiheiden työkalut vastuutahojen työsalkuittain

A1 Dokumentointialustan eli sisällöntuotantoympäristön vaatimukset: A1.1 Sisällöntuotantoympäristön toimintaa korjaava palautejärjestelmäA1.2 Julkaisuympäristö Palauteympäristö Mallikäytäntö (testattava) TIETOPANKKI AIVORIIHI IDEAPANKKI

Laatupolitiikka ja strategiatLaatukäsikirjaProsessimallitTyömenetelmätViestintä- ja tiedonhallintaSuunnitteluohjeetLait/ Normit yms.Seurantapalvelut ja mittaritTuotteet, tuotekokonaisuudet

Tiedon tarkastelunäkökulmat valtionhallinnon järjestelmässä


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Mikä taho omistaa prosessit ja vastaa dokumentoinnista ja kehittämisestä?Toimimattomille tietoa hukkaaville järjestelmille on saatava käyttö- ja myyntikielto?

Rakennustietosäätiö ja suunnittelualojen liitot vastaavat rakennetunympäristön suunnittelun tehtäväluetteloiden määrittelystä?

Pääsuunnittelijoilla on lainsäädännön mukaan vastuu suunnitteluprosessin vaiheiden synkronisoinnista ja suunnitelmien oikeellisuudesta?

Suunnittelijoilla on valtionhallinnon ohjauksessa toteutettujen koulutusohjelmien mukaisesti vastuu huolehtia rakentamisen laadusta?1. Lainsäädännön mukaiset vaatimukset2. Omistajan vaatimukset3. Käyttäjän toiminnan mukaiset vaatimukset

- terveellisyys- turvallisuus - käytettävyys / huollettavuus- pitkäikäisyys- esteettisyys

CAD-järjestelmät on suunnittelijoiden toimesta määriteltävä ja ohjelmistojen tuottajien toteutettava suunnitteluprosessien vaatimusten mukaisesti! Toimimattomille tietoa hukkaaville järjestelmille on saatava käyttö- ja myyntikielto?


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006C-vaihe: Toteutushankkeen suunnitteluprosessien hallinnan työkalut ja hyödyt

1. Toteutushankkeiden suunnitteluprosessit kuvataan systemaattiseen kehittämiseen soveltuvaan tietojärjestelmään päätösvaiheittain lähtötiedot ja työt määritellen. Tämä selkiyttää kaikille hankkeessa mukana oleville tahoille omien ja seuraavien työvaiheiden lähtötietovaatimukset.

2. Töiden yhtyeensynkronisoinnit viedään CAD-järjestelmiin template-tiedostoiksi, mikä mahdollistaa pääsuunnittelijan vastuun mukaisen projektinjohtamisen. Kun mukana olevien tehtävät saadaan sovitettua yhteen ihmisten kykyjen mukaisesti, töiden sujuvuus ja työssä jaksaminen ja kannattavuus lisääntyvät.

3. Tontinvaatimukset -työkalulla määritellään käyttäjien vaatimukset ympäristön ja yksittäisen kiinteistön PT-suunnittelulle. Rakennetunympäristön toteutusten arvonsäilyminen ja toimivuus ja käytettävyys mahdollisimman pitkällä tähtäimellä varmistuvat.

4. Tavoitesuunnittelun tulokset kirjataan kiinteistön tavoitetaso -työkaluun varmistamaan toteutuksen terveellisyyttä, turvallisuutta ja käytettävyyttä.

5. CAD-työkalujen vaatimukset määritellään suunnitteluprosessin vaiheittain käyttäjien vaatimukset huomioiden mm. objektien tietomallinnuksen vaatimukset tarkemmin tutkien. Käyttöön saadaan tietoa hukkaamattomat suunnittelukäytännöt ja CAD-työkalut.

6. CAD-järjestelmien määrittelyllä varmistuu suunnitelmien yhteensopivuus!


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006C –vaiheessa dokumentoidaan suunnittelun päätösvaiheittain lähtötiedot ja työvaiheet eli piirustusten ja dokumenttien sisältö

Koodi Vaihe Sisältö

KS1 Valtakunnallinen tavoitetaso Lainsäädännön mukaiset malliratkaisut

KS2 Maakunnallinen tavoitetaso Maakuntakaava

KS3 Kuntayhteisön/ kunnan/ kaupungin tavoitetaso

Yleiskaavaluonnos ja yleiskaava

KS4 ja KS5

Rakennusten massoittelu Osayleiskaava, maa- ja kallioperäkartta, tutkimustietokartta Asemakaava

M1 Kiinteistöjen tavoitetasot Kiinteistöjen tavoitetason mukaiset malliratkaisut palvelukohteittain

E1 Tarveselvitys toimivuudenkartoitus Puutteiden ratkaisut ja esisuunnitelmaehdotukset

E2 Hankesuunnittelu Esisuunnitelmat

L1 Ehdotusvaihe Ehdotukset >

L2 Luonnosvaihe Luonnokset

T1 Pääpiirustusvaihe Pääpiirustukset

T2 (Työpiirustusvaihe 1) Urakkalaskenta Urakkalaskenta kuvat ja asiapaperit

T3 (Työpiirustusvaihe 2) Rakennusvaihe Työpiirustukset (huom. lisäksi toteutusta vastaavat muutokset)

R1? Rakennusvaihe Rakennusvaiheen toteutuskuvat

K1 Käyttöönotto/ tarkastus-, säätö-, hyväksyntävaihe

Toteutuspiirustukset, joissa toteutusta vastaavat muutokset

K2 Käyttövaihe/ Toteutuspiirustukset (pika-, vuosi-, peruskorjaukset)

L1 Ehdotusvaiheen lähtötiedot (liitetiedostot) ja työt (tasot)

Rakennusarkkitehtuuri Lähtötiedot = vaiheen templeitin liitetiedostot Työt = vaiheen templeitin ”tasot”

Sisustusarkkitehtuuri Lähtötiedot

Työt >

Rakennustekniikka Lähtötiedot

Työt

L, V, I, S, A PihaIrtokalustus jne.

Lähtötiedot

Työt



C -vaiheen tavoite on toimivat suunnittelukäytännöt mm. CAD-ympäristöt

joissa työskentelijät ohjataan CAD –ympäristön vaatimus

1 toimimaan johdonmukaisesti edeten suunnittelu-/päätösvaiheittain

a. johdonmukaisesti etenevän suunnitteluprosessin dokumentointib. template-tiedostot, jotka on laadittu suunnitteluprosessin johdonmukaisen etenemisen mukaisesti

2

tuottamaan suunnitelmat/piirustukset riittävillä lähtötiedoilla

a. suunnitteluvaiheittaiset template-tiedostot, jossa eri suunnitteluvaiheiden lähtötiedot eli liitetiedostot nimettynä (mm. edeltävät työt, malliratkaisut)

3

tuottamaan piirustukset yhteneväisen taso- ja suunnitteluvaihesysteemin mukaisesti

a. suunnitteluvaiheittaiset template-tiedostot,joissa suunnitteluvaiheen ”pakolliset” työt nimettynäb. suunnitteluvaiheittaiset työkalupaletit, jossa piirtoelementtien piirustustasot on valmiiksi määritelty

4

käyttämään tutkittuja ja käytännössä testattuja rakenneratkaisuja eteenkin kunnallisten palvelukohteiden esim. päiväkotien suunnittelussa

a. työkalupaletit, jossa valittavina olevien piirtoelementtien sekä objektien laatu ja rakenteet ovat valmiiksi määriteltyjä kohteen vaativuuden mukaisesti

5 suunnittelemaan rakennuksia käytettävyyden, toteutettavuuden ja estetiikan vaatimusten eikä ohjelmiston rajoitteiden mukaisesti minimoiden toimimattomat1. suunnittelukäytännöt2. ratkaisut ja toteutukset

Kehitetään käytäntöjä systemaattisesti ja ohjelmistoriippumattomasti myös oliopohjaisten elementtien ja objektien käytettävyyden osaltaa. katto-, seinä-, laatta-, palkki-, pilari-, ovi-, ikkuna-, porras ja erikoissuunnittelijoiden elementit ja objektitb. maastoelementeissä mm. kuivatussuunnitelmien maanpinnan alapuolisten rakenteiden ja maaston tarkkojen sovitusten hallinta


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Mikä taho omistaa prosessit ja vastaa dokumentoinnista ja kehittämisestä?

Valtionhallinnon vastuulla on?

a) Kokonaisjärjestelmän määrittely myös kuntatasolla eli kuntien päätösprosessin ja kuntien jatkokehittämisen pohjaksi tarjottavan perusmallin ohjausikkunoiden määrittely päätösten edellyttämän tietovirran mukaisesti?b) Valtionhallinnon päätösprosessien vaatimien ohjausikkunoiden määrittely sekä toteuttaminen; järjestelmähankintojen kilpailuttaminen ja käyttöönoton läpivienti?

c) Käytännön kehittäminen tutkimuksellisin menetelmin 1. kunnista ja valtionhallinnosta AIVORIIHEEN annetun palautteen perusteella, 2. uuden vision mukaisen järjestelmän hankintamäärittelyn päivittäminen IDEAPANKKIIN ja 3. testihankintojen tulosten perusteella uuden toimintatavan julkaisu TIETOPANKKIIN

d) Hyvinvointiyhteiskunnan kehittäminen laadukkaasti tutkimustietoon perustuen ja mahdollisimman pitkälle tulevaisuuteen suunnitelmallisesti ohjelmoiden



Kuntien vastuulla on

a) kaikille kunnille yhtenevän päätösprosessin ja riittävät lähtötiedot varmistavien ohjausikkunoiden tarkennus vastuutahojensa työnjaon mukaisesti

b) järjestelmään yhteensopivan kunnan käyttöliittymän järjestelmähankinnan kilpailuttaminen ellei kuntien hankintoja tehdä yhteishankkeina

c) palautteen antaminen AIVORIIHESSÄ ja tutkittujen IDEPANKKIIN tuotettujen puutteiden ratkaisuvaihtoehtojen mallikäytäntöjen testaus

d) kuntapalveluiden ja fasiliteettien strateginen johtaminen ja päätösten teko riittävillä lähtötiedoilla mahdollisimman pitkällä tähtäimellä niin, että kuntapalvelut ja fasiliteetit tuotetaan laadukkaasti ja mahdollisimman tehokkaasti



Kuntien tietojärjestelmien tuottajien vastuulla on työn- ja päätöksenteon mukaan määriteltyjen toimivien sovellusten tuottaminen kuntien yhteiseen järjestelmään.

a) kuntien visiota ja päätösprosesseja vastaavan järjestelmäkokonaisuuden tuottaminen ja kehittäminen

b) riittävien määrittelyjen varmistaminen tilaajalta toteutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi (turvallisuus, riskittömyys, käytettävyys, pitkäikäisyys ja soveltuvuus tulevaisuuden vaatimuksiin vision mukaisesti)

c) järjestelmäkokonaisuuteen yhteensopivuuden varmistus (standardit/”liitäntätulkit”)

d) järjestelmien systemaattisen kehittämisen ja sujuvan päivitettävyyden varmistaminen 1. dokumentoiden (käyttöliittymän hierarkiaa vastaava TIETOPANKKI) 2. palautejärjestelmä (käyttöliittymän hierarkian mukaisesti rakennettu AIVORIIHI)3. palautteen perustalta luodun uuden version toimivuuden varmistus testausympäristön kautta myös tilaajalla hyväksyttäen (IDEAPANKKI)



Kaupunkistrategioiden/epävarmuustekijöiden mukaiset palvelustrategiat

Sosiaalipalvelut: päivähoito, perhe-, aikuis- ja vanhusten palvelut Terveyspalvelut

Sivistyspalvelut jne. tehokkaasti esim. elinkaarimallin mukaisesti

Pitkällä tähtäimellä toimivien visioiden mukaiset kaupunkistrategiat

Palvelustrategioiden mukaiset fasiliteetit ja kiinteistöstrategiat mm. palvelukohteiden puutteiden ratkaisuvaihtoehtojen priorisointi palvelutoimialoilla

Kaupunki-, palvelu- ja kiinteistöstrategioiden mukaiset kestävän kehityksen takaavat pitkän tähtäimen taloussuunnitelmat, jotka mahdollistavat kuntalaisten ja henkilökunnan tyytyväisyyden sekä taloudellisen kannattavuuden kaikille yhteistyötahoille.

Toimivat päätösprosessit ja riittävät päätösvaiheiden lähtötiedot varmistava viestintä

ja tiedonhallinta!

Hankkeen tavoitteet


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Esimerkkejä dokumentoinneista 2000-2006

Millaisilla menetelmillä ja työkaluilla käytännöt tulee dokumentoida, jotta niitä voidaan systemaattisesti kehittää?

1. Prosessin dokumentointityökalut (toiminnanohjaus- ja CAD-järjestelmät) - prosessin malliratkaisujen dokumentointi, kehittäminen ja testaus - prosessin tutkiminen > suunnittelun tutkimuksen edistäminen Dokumentointi- kehittämisfoorumi esim. Wikipedia-tyyppinen

2. Tontin vaatimukset –työkalut, jolla määritellään käyttäjien vaatimukset ympäristön ja yksittäisen kiinteistön PT-suunnittelulle. (TKK/ professori Hilkka Lehtosen hyväksymä -03)

3. Kiinteistön tavoitetason –työkalut, jolla tavoitesuunnittelun tulokset kirjataan kiinteistön tavoitetaso -työkaluun varmistamaan toteutuksen terveellisyyttä, turvallisuutta, käytettävyyttä ja taloudellisuutta. (YMP/ Klaus Frösén tarjonnut rahoitusta -04)

4. Kalusteiden ja varusteiden sekä laitteiden tavoitetason –työkalut= suunnitteluobjektit, joihin laatu määritellään tavoitesuunnittelun mukaisestia) tilavarausobjektit b) ameba-objektit c) design-/komponentti-objektit

Työkalujen kehittämisen tavoitteena ovat rakennetunympäristön toimivuus, työn sujuvuus, työssä jaksaminen eli toistuvien virheellisyyksien mm. toimimattomien työkalujen poistaminen prosessista sekä suunnittelun tutkimuksen edistäminen.



17.12 2001 Sisko Ruuska, sis.arkk./assistenttiharjoittelija

1

VANTAAN KAUPUNKI

????-sisällöntuotanto

PROJEKTI

AIVORIIHITIETOPANKKI

Työn aloitus

Työkalut

Toiminnot ja tehtävät

TarkistuksetRiskit

Päätökset

OngelmatMittarit

Dokumentit

Output

Tehtäväkokonaisuuden lopetus tai seuranta

IDEAPANKKI

KAUPUNKI PROJEKTIN VAIHE TYÖVAIHE

Kaupungin tapa toimia

SIVIKoulut

1 kohde2 kohde

SOSTERPäivähoito

1 kohde2 kohde

Palvelun laadun seuranta

YleistiedotSisäiset kumppanit

PäiväkotiyksikköYhteystiedotTilajärjestelyjen perustiedotToiminnalliset perustiedot

Organisaation toimivuus

Palvelun tarpeen ja oikean sijainnin selvitys

Ympäristön luonne

Pihat

PäiväkotirakennusKunto / energiataloudellisuusSisäilma / terveellisyys jne.

Toimintamallin / tilaratkaisun yhteensopivuus = Toimivuus Epävarmuustekijät/ennusteet

Palvelu ja toimintamalliTilallinen malliKustannusmalli

Kotialueiden käytettävyys jakunto

Raportit

Hankesuunnittelija

Laatupolitiikka ja strategiatLaatukäsikirjaProsessimallitTyömenetelmätViestintä- ja tiedonhallintaSuunnitteluohjeetLait/ Normit yms.

Seurantapalvelut ja mittaritTuotteet, tuotekokonaisuudet Sisko Ruuska, sis.arkk./www-suunnittelija 2000-2003 Liite 1

Tasapainotettu strategiaAlueellinen kehityskuvaPäivähoidon strategiaTavoitteet

TalousarvioTarveselvitysNykytila-analyysi

Alueen palvelun laatuNykyinen toimintaNykyiset tilat /ph ja muut VuokrakulutSopimukset

ToimintaympäristöanalyysiVäestöennusteetPalveluntarve-ennusteetKiinteistöjen kunnon ennusteetEpävarmuustekijät

Esisuunnitteluvaihe

Palvelu- ja toimintamalliTilallinen malliKustannusmalli

Hankesuunnittelu

L1 Ehdotusvaihe

L2 Luonnosvaihe

T1 Pääpiirustusvaihe

T2 Urakkalaskentavaihe

T3 RakennusvaiheToimintakokeet

KäyttöönottoTarkastusvaihe

Toimivuuden seuranta

Tietojärjestelmän navigoinnin hierarkian luonnos vuodelta 2000



Malli päätösvaiheiden yhteen synkronisoinnista 2002



Malli palvelutoimialojen toiveitten ja budjetin yhteensovittamisesta 2003


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Malli Tontinvaatimukset –työkalusta 2003Tontin vaatimukset -työkaluilla varmistetaan kaupunkisuunnittelun pitkäntähtäimen suunnitelmissa mm. päivähoidolle varattujen tonttien vaatimustaso ja säilyminen varauksissa viihtyisillä ja liikenteellisesti luonnollisilla alueilla. Tontin kelpoisuus varmistetaan kriteerein, tavoitearvoin ja asiantuntijoiden määrittelemin toimenpitein.


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Malli Kiinteistön tavoitetasot –työkaluista 2004Työkalulla varmistetaan toteutettavien tai varattujen kiinteistöjen vaatimustaso ja sen säilyminen. Huom. Hankeprosessin eri vaiheisiin kaivataan työkaluja, joilla varmistetaan päätösten onnistuminen pitkällä tähtäimellä toimivaksi kohteeksi.

Erittäin alusta

va luonnos!



1 Palveluiden tavoitetasojen asettaminen (ennusteet epävarmuustekijöineen, palvelu-,toiminta-,tilallinen ja kustannusmalli)

Kohteiden toimivuuden kartoitus- ja priorisointiprosessin dokumentointi 2004



Kesku

sh

allin

to-k

au

pu

nki

stra

teg

ian

joh

tam

inen

-talo

ud

elli

nen

keh

ys

tavoit

eta

sot,

joss

a t

oim

itaan Kiinteistöistä vastaavat

- strateginen tilajohtaminen?- omistajanäkökulma

Palveluista vastaavat- palvelustrategian johtaminen- ennusteet, epävarmuustekijät- palvelut, toiminnot, fasiliteetit, kustannukset TAVOITETASOT

AIKA

Tu

losyksik

öt

Tu

losalu

eet

Toim

iala

t

TAVOITETASOJEN JALKAUTTAMINEN: toimiala > tulosalue > tulosyksikkö 1. ennusteet epävarmuustekijöineen 2. palvelu- 3.toiminta- 4. tilallinen ja 5.kustannusmalli, jota tietoa käsitellään talousarvion rakenteen mukaan jäsennettynäToimintatulot ja toimintamenot: investointikustannukset, käyttökustannukset

TOIMIVUUDENKARTOITUS: TAVOITTEISIIN VERRATTUNA/RATKAISUJEN PRIORISOINTI 1- fasiliteettien ja toiminnan yhteensopivuus: kohteiden puutteet (riskit, toimimattomuus) ja mahdollisuudet A. Organisaation toimivuus B. Sijainti/ ympäristö/ piha C. Rakennuksen kunto/ terveellisyys/viihtyisyysD. Toiminnan ja fasilitettien yhteensopivuus>> tuottavuusindeksit? 1.ennusteet/aikataulut 2.palvelut 3.toiminnot 4.tilat/fasiliteetit 5.kustannukset

KAUPUNGIN ASETETTUIHIN TAVOITTEISIIN VERRATTUNA RATKAISUIDEN PRIORISOINTI 4JOHTORYHMÄSSÄ PRIORISOIDUN TIEDON YHDISTÄMINEN KORJAUSOHJELMOINTIIN >- pika-, vuosi-, peruskorjaukset muutostyöt huomioiden

JOHTORYHMÄSSÄ PRIORISOIDUN TIEDON YHDISTÄMINEN TILAOHJELMOINTIIN > jne.

Budjetin mukaan käyttäjän ja omistajan vaatimuksin terveelliset, toimivat ja tuottavat tilat

TULOSALUEEN ASETETTUIHIN TAVOITTEISIIN VERRATTUNA RATKAISUJEN PRIORISOINTI 2TOIMIALAN ASETETTUIHIN TAVOITTEISIIN VERRATTUNA PUUTTEIDEN RATKAISUJEN PRIORISOINTI 3

Kuntia käytäntöjen kehittämiseen sitouttava malli 2005


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Malli päätös- ja työvaiheiden ja lähtötietojen dokumentointityökalusta 2006

Lähtötiedot >

Työvaiheet >

Päätösvaiheet



Suunnittelijat laativat käyttäjäryhmien vaatimuksia vastaavat tekniset vaatimukset, jotka linkitetään objektien attribuuttitiedoiksi.


STJ_PAJA/FAST –hankkeen valmistelu 2000-2006Objektien määrittelyn ohjausikkuna (tarkempi määrittely tuotettu 2007)CAD-ympäristöjen työkalujen määrittely prosessin vaiheittain >

Kaluste- ja laiteobjektien määrittely päätösvaiheittain ja eri vastuutahojen roolien ja viestinnän vaatimuksin

Ohjelman ominaisuudet prosessin vaiheittain tavoitetaso, tilavaraus, suunnittelu, kilpailuttaminen/valinta, ylläpito, poistuma

Objektin ominaisuuksien tuottamisesta vastaavat tahot

järjestelmien tuottaminen sovellusten kehittäminen ja räätälöinti käyttäjillekäyttäjien omat profiilit ja objektit

Objektin valmiusaste vastuutahoittain malli-, oletusarvo-, tilavaraus-, erikois-, laatu- ja tuoteobjektit jne.

Objektien palvelumallit

Esimerkki käyttöliittymä

Käyttöliittymän osa-alueet

Objektin parametrien osa-alueet 1. objektiin liittyvät valintaliittymät2. objektinkuvaus3. objektin tai sen osien valinta

4. attribuutit laatuvaatimuksille!5. 2D-esitystapa (esim. viivatyypit)

6. 3D-esitystapa

kuntapalveluiden ja fasiliteettien strategisen johtamisen työkalut

Documents