LUPAPISTE KUNTATAPAAMINENKuntien rakennusvalvonnat

7.5.2015 Scandic Marski, Helsinki

#lupapistekt

PÄIVÄN SISÄLTÖ 09.30 Tervetulosanat

› 09.40 Kuntapuheenvuorot

› 10.00 Toimittajatuokio

11.00 Lounas

› 12.00 3 Tietoiskua: Päivän polttavat puheenaiheet

13.30 Iltapäiväkahvit

› 14.00 Tuen ja tuotekehitystiimin terkut

› 14.45 Päivän yhteenveto

15.00 Lopetus

KUNNAT ÄÄNEEN“Etelän jätti” Vantaa: Seppo Heikkilä

“Pohjosen terrierit” Ii ja Kalajoki: Hannu Paasovaara ja Osmo

Heikkala

TOIMITTAJATUOKIOCGI: Jarkko Noronen (& Janne Borg)

• Pääsali

Sito: Erno Puupponen & Tuula Purhonen

• Kokoushuone Talisman

Tekla: Jukka Vänttinen

• Kokoushuone Neptun

3 TIETOISKUATyönjohtajan nimeäminen: Tero Tukiainen, Lupapiste

Rakentamisen aikainen asiointi: Hannu Toivola, Lupapiste

Sähköinen arkisto: Ilkka Mattila, Lupapiste

TYÖNJOHTAJAN NIMEÄMINENTero Tukiainen, Lupapiste

AGENDA

› Hakemuksen tekeminen

› Hakemus/ilmoitus

› Muutokset hakemukseen

KOLME ERI TAPAA

› Toimenpidepuusta

› Hakemukselta

› Rakentaminen välilehdeltä

› Lopputulos lähes identtinen

› Mahdollista avata ei lupapisteen kautta haettu lupa ja käyttää rakentaminen välilehteä

TOIMENPIDEPUUSTA

HAKEMUKSELTA:OSAPUOLET-VÄLILEHTI

RAKENTAMINEN-VÄLILEHDELTÄ

TYÖNJOHTAJAN KUTSUMINEN

ILMOITUS/HAKEMUS

TYÖNJOHTAJAN NIMEÄMISTÄ KÄSITELTÄESSÄ HUOMIOITAVAA› Tarkistaa, että luvan hakijat ovat hakijoina.

› Tarkistaa, että hakijat ovat hakemuksella valtuutettuina tai valtakirja

› Tarkistaa, että ilmoitus/hakemus on oikein

› Tarkistaa tiedot ja liitteet

MUUTOKSET

Muutoksia työnjohtajan nimeämiseen Lupapisteeseen

TYÖJONO

› Työnjohtajan rooli esiin

› Tallennettu työjono

KUTSUT

› Yksi kutsu?

› Kutsujen tietosisältö parempaan kuosiin

MUUTOKSET HAKEMUKSEEN

› Päätoimenpide näkyviin

› Työnjohtajatyyppi näkyviin toimenpiteeseen

› Viitelupaan päätoimenpide näkyviin

› OK-tarkenna painikkeet pitkien dokumenttien loppuun

› Uudet tilat:

• Hakemus: Luonnos – Näkyy viranomaiselle – Jätetty – Käsittelyssä – Valmis

• Ilmoitus: Luonnos – Näkyy viranomaiselle – Jätetty –  Valmis

› Työnjohtajan tiedot tarkastusta tukevaan järjestykseen

OMIEN TIETOJEN SYÖTTÖ

› Korostetaan rekisteröinnin yhteydessä

› Vihjaistaan nykyisillekin käyttäjille

RAKENTAMISEN AIKAINEN TOIMINTAMuutoksia Lupapisteeseen

Hannu Toivola

AGENDA

› Muutokset työjonoon

› Rakentamisen aloittamisesta ilmoittaminen

› Lupavaatimukset

› Muutosluvat ja jatkoajan hakeminen

MUUTOKSET TYÖJONOON

› Oma välilehti rakentamisen aikaisille hankkeille

› Hankkeen tyyppi katoaa, neuvontapyynnöt eritellään ikonilla

› Erityissuunnitelmien ohjaus oikealle käsittelijälle

› Työjonon personointi ja erilaisten hakuehtojen tallennus

RAKENTAMISEN ALOITTAMINEN

› Tarkastetaan lainvoimaisuus ja vastaavan työnjohtajan nimeäminen

› Ilmoitus viranomaisen työjonoon

› Lupamääräyksenä kaikille luville

› Aloittamisilmoitus terminä

› VRK:lle menevä tilastotieto viranomaisen toimesta. Merkitään taustajärjestelmässä.

› Valmiiksi merkitsemiselle oma toiminto

LUPAVAATIMUKSET

› Yhteen vaatimukseen voi sisältyä monta suunnitelmaa tai pelkkä kuittaus.

› Samat metatiedot kuin hakemusvaiheen liitteillä. Tulevat käyttämään samaa käyttöliittymä versiohistorioineen ja muine toimintoineen

MUUTOSLUVAT JA JATKOAIKA

› Suoraan hankkeelta tai erillisenä hakemuksena

SÄHKÖINEN ARKISTOINTIIlkka Mattila

LUPAPISTE TIEDONHALLINTA

Kunnan omat järjestelmät

Solitan sähköiset palvelut

Lupapiste sähköinen asiointi

Rekisterit / Asianhallinta / …

Sähköinen toimittaminen

Sähköinen arkisto

Dokumentin-hallinta

Tiedonohjaus-järjestelmä

Arkisto

Asiointi

Sähköinen vastaanotto

Kansallisarkisto / Muu arkisto

Vapa / SARKK / …

TIEDONOHJAUKSESTA

› Lupapisteen tiedonohjausjärjestelmällä hallitaan tiedonohjaussuunnitelmaa (TOS)

› Kuvataan yhteiset rakennusvalvonnan menettelyt (tehtävät)• Prosessit ja vaiheet

• Asiakirjat ja säilytysajat

› Kunta voi itse muokata omaa TOSsiaan• Rakennusjärjestys määrittää menettelyt, oma tarve tiettyjen

asiakirjojen säilytysaikoja

VASTAANOTOSTA

› Tiedostoille saadaan TOS:sta heti toimenpiteen oletusmenettelyn mukaiset arkistointitiedot

› Jos menettely vaihtuu (esimerkiksi rakennuslupa -> toimenpidelupa), arkistointitiedot päivittyvät

› Jätetystä tiedostosta muodostetaan automaattisesti arkistokappale (PDF/A)• Leimat, allekirjoitukset yms arkistokappaleeseen

• Alkuperäinen jää talteen aiemmaksi versioksi

ASIAKIRJOJEN HAKUAsioinnin kautta tai muuten arkistoon päätynyttä aineistoa

haetaan käyttöä varten

ESIMERKKIMuutamia ideoita edellisistä workshopeista

ESIMERKKIMuutamia ideoita edellisistä workshopeista

ARKISTOON VIENTIKun päätös on tehty ja kun hanke valmistuu, huolehditaan

aineisto arkistoon

ARKISTOON VIENTI

Asiointi Dokumentin-hallinta Arkisto

Päätös, hankkeen valmistuminen

HAKEMUKSEN JA HANKKEEN ARKISTOINTI

Koontilista siirrettävistä

luvista

Turhien poisto ja vaadittavien

lisäys

Metatietojen ja tallennusmuod

on tarkastaminen

Arkistoon vientiArkistoluetteloArkistoinnin

tila

LUOTETTAVA JA TIETOTURVALLINEN SÄILYTYS› Konesali sijaitsee Ulvilassa puolustusvoimien käyttöön louhitussa 8

500 neliön kallioluolastossa.

› Laitetilat koostuvat yhdeksästä (9) 500m2:n ja 800m2:n luolahallista, joihin on rakennettu konesalit, sertifioidut IT-turvahuoneet ja EMP-suojatut tilat

SÄHKÖISEN ARKISTON LAAJENTAMINEN

1. Lupapisteen prosessi

2. Paperiprosessi, aineiston tuonti ja rajapinnat

3. Muut toimialat

TUEN TERKUTEija Pohjankoski ja Anna Palttila, Lupapiste

Tero Tukiainen ja Ilkka Mattila, Lupapiste

KEHITYSTIIMIN TERVEISET

ASIANHALLINTALIITOKSET

› Hakemukset voidaan siirtää rakennusvalvontaohjelman lisäksi myös kunnalliseen asianhallintaan• Asian perustiedot, hakemus lomakkeena ja liitteet

› Tehdyn päätöksen luku asianhallinnasta Lupapisteeseen

› Soveltuu mm poikkeamispäätöksiin, sijoituslupiin, ympäristölupiin, maanmittaustoimituksiin. Ja moneen muuhun asiaan.

› Innofactor Dynasty & D360, Triplan Tweb & Kuntatoimisto, Tiera Tiedonhallinta (Fujitsu), M-Files Tiedonhallinta, ELY USPA

TAUSTAJÄRJESTELMÄSSÄ OLEVAN LUVAN AUKAISU› Miksi?

• Halutaan tehdä päätöksen jälkeistä asiointia Lupapisteessä, vaikka hakemus on kirjattu vain taustajärjestelmään

› Miten?• Viranomainen käynnistää Lupapisteen työjononäkymässä

tiedonsiirron• Haku kuntalupatunnuksella

• Poikkeuksena Facta, josta voidaan suoraan julkaista päätös Lupapisteeseen

• Tuodaan hakemuksen perustiedot ja päätös

• Lupapiste valtuuttaa ja kutsuu hakijat automaattisesti

KONEPELLIN ALLA TAPAHTUU (EHDOTUS KRYSP-MUUTOKSIIN) Tavoitteena parantaa tiedonsiirtojen laatua ja mahdollistaa parempi automaatio

› Listään hakijalle asiamies rooli ja rooleille vapaa ehtoinen selite

› Osapuolille lisätään suoramarkkinointikielto

› Suunnittelijalle lisätään FISE pätevyyskortti ja FISE kelpoisuus

› Naapurien kuulemisen/tiedottamisen siirtämiselle parannetaan tukea

› Rakennuspaikan sijaintiin mahdollistetaan useiden kuvion siirtäminen

› Rakennukselle lisätään muu tunnus mahdollistamaan rakennuksen seuraamisen läpi lupaprosessin

… KRYSPIT JATKUU

› Sovitaan toimenpiteille sääntö miten välitetään samaan rakennukseen kohdistuvat monet toimenpiteet luvalla

› Käsitellään maalämpökaivojen tiedonvälityksen parannustarvetta

› Lisätään rakennusoikeudellinen kerrosala (kerrosala 2)

› Työnjohtajan roolikoodit tarkistetaan

› Vaadittuihin työjohtajiin lisätään työnjohtajan roolikoodi

› Lisätään hankkeen vaativuus hakemukselle

TYÖN ALLE ENNEN KESÄÄ

› Työnjohtajahakemusten parannukset

› Yritystili• Rekisteröityminen ja lanseeraus – pilottikäytössä jo vuoden

alusta

› Maamittaustoimitukset• Sisältömuutokset ja tarvittavat prosessimuutokset

› Alueellisten organisaatioiden tuki• Työjonot ja hakemusten hallinta uudelle tasolle

› Ympäristötoimen asioinnit

LUPAPISTEEN KÄYTTÄJÄPÄIVÄT – BE THERE OR BE

15-16.9.2015

Twitter @SolitaOywww.solita.fi

LUPAPISTE KIITTÄÄ

Twitter @lupapistewww.lupapiste.fi