Kursus i handel med Sorø og

Ringsted Kommune

25. november 2015

Velkommen

Dagsorden

• Velkomst (Thomas)

• Præsentation af Indkøbssamarbejdet Sorø/ Ringsted (Thomas)

• Generelt om indkøb og udbud (Sabrine/Lykke)

• Udbud og Indkøb – varer og tjenesteydelser

• Udbud og Indkøb – bygge og anlæg

• Dialog og kommunikation

Oplægsholdere er:

Thomas Harfot

Centerchef ØPU

Sorø

Sabrine Guldager

Indkøbskonsulent

Lykke Petersen

Indkøbskonsulent

Samarbejde Sorø/Ringsted

• Hvorfor samarbejde

– Faglighed & kompetencer

– Undgå dobbeltarbejde

– Større volumen

• Mål med samarbejde

– Forbedret økonomi

– Bedre udbud

– Højere compliance

– Standardisering

Samarbejde Sorø/Ringsted

• Hvordan samarbejde i praksis

– Samling af udbuds og indkøbsmedarbejdere i Ringsted

– Daglig ledelse i Ringsted

– Fælles koordinering og prioritering af udbudsplan

– Fælles brugersupport omkring indkøb

– Fælles FUS bidrag

Samarbejde Sorø/Ringsted

• 7 medarbejdere (6,5 årsværk) + 1 elev

− 5 Indkøbs- og udbudskonsulenter

− 1 Controller

− 1 Contract manager

Introduktion til Indkøb og udbud i Sorø

og Ringsted Kommuner

Indkøbs- og udbudskonsulent Sabrine

Guldager og Lykke Petersen

Sorø og Ringsted Kommuner som

indkøber

• Der indkøbes årligt for ca. 800 mio. kr. af varer og

tjenesteydelser samt anlæg, i hver af kommunerne

• Der indkøbes fra ca. 100 forskellige indkøbssteder, i hver af

kommunerne

• Der koordineres fra 3 hovedområder:

– Teknik, Miljø og Drift (Sorø)

– Teknik- og Miljøcenter og Vej- og Ejendomscenter

(Ringsted)

– Ressourcecenter, Team Indkøb (Fælles)

Hvor køber Sorø og Ringsted

Kommuner ind?

• Egne konkurrenceudsættelser

• Egne udbud (EU-udbud)

• Samhandelsaftaler

• Samarbejde med andre

– SKI

– FUS (K17)

– Staten (FM)

• Indkøbet sker på:

– Frivillige aftaler

– Obligatoriske/ forpligtende aftaler

Oplysninger om indkøb ud udbud

• https://ringsted.dk/erhverv/bliv-leverandoer/igangvaerende-

udbud

• http://soroe.dk/erhverv/leverandoer-til-kommunen/udbud-og-

indkoeb/igangvaerende-udbud

– Udbudspolitik- og Indkøbspolitik

– Udbudsplan/ udbudsstrategi

– Kursusmateriale - Ringsted

Offentlige udbud – love og regler

Lovgivning

• EU lovgivning

– Forsyningsdirektivet

– Bygge- og anlægsdirektivet

– Varer- og tjenesteydelsesdirektivet

• Tilbudsloven og Forvaltningsloven

– Annonceringspligten

– Økonomisk ansvarlighed

– Gennemsigtighed og ligebehandling

Tærskelværdier for kommuner Hvornår skal vi i EU udbud?

• Forsyningsvirksomhed

– Varer- og tjenesteydelser: 3.083.431

– Bygge- og anlægsarbejder: 38.624.809

• Udbudsdirektivet

– Varer- og tjenesteydelser: 1.541.715

– Bygge- og anlæg: 38.624.809

• Tærskelværdien beregnes som summen af anskaffelsessummen

inkl. 3-4 års drift.

• Hvad er varer/tjenesteydelser og hvad er anlæg?

Under tærskelværdien – hvad så? Varer- og tjenesteydelser

• Tilbudsloven - nuværende

– Alle indkøb på mellem 500.000 kr. og tærskelværdien skal

annonceres jf. Tilbudslovens afsnit II

• Konkurrenceudsættelse

– Alle indkøb på mellem 1 kr. og 500.000 konkurrenceudsættes

– Aftale eller f.eks. 3 tilbud

Under tærskelværdien – hvad så? Bygge- og anlæg

• Tilbudsloven - nuværende

– Alle indkøb på mellem 300.000 kr. og 3.000.000 kr.

konkurrenceudsættes enten vha. underhåndsbud eller som

offentlig eller begrænset licitation jf. Tilbudslovens afsnit 1

– Alle indkøb på mellem 3.000.000 kr. og 38.624.809 kr.

konkurrenceudsættes eller som offentlig eller begrænset

licitation jf. Tilbudslovens afsnit 1

• Konkurrenceudsættelse

– Alle indkøb på mellem 1 kr. og 300.000 kr.

Konkurrenceudsættes vha. indhentning af 3 tilbud

Udbud – hvordan gør man?

Når der gennemføres et udbud

• Annoncering (forskelligt efter udbud - dog altid på Ringsted og

Sorø Kommuners hjemmeside)

• Dialog? – Nej!

• Information/spørgsmål: Skriftligt eller på informationsmøder

• Egnethed – Generelle krav – afhængig af udbuddet, dog altid:

– Tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det

offentlige og uafhængig tilbudsafgivning

– Accept af betalingsbetingelser på 30 dage

– Elektronisk fakturering

– Ingen gebyrer

Tilbuddets indhold

• Tilbuddet skal afgives iht. udbudsmaterialet:

• Tilbudsliste

• Forsikringsoplysninger

• Tro og love-erklæring

• Forbehold

• Alternative tilbud

Kriterier

• Udvælgelseskriterier

– Afhængig af udbuddet

– Overholder Generelle krav

– Fyldestgørende og rettidigt tilbud

• Tildelingskriterier

– Laveste pris

– Økonomisk mest fordelagtige tilbud

• Vægtning af delkriterier - f.eks.:

• Økonomi 60%

• Faglighed/kvalitet 40%

• F. eks. Kvalitet, byggetid, driftsomkostninger, teknisk

værdi, arkitektur

Klage!

• Klagenævnet for udbud (ansvar for klageprocedure)

• Byretten

• Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (oplysninger om indgivelse

af klager)

Kontrakt - samarbejdsdokumentet

• Kontrakt eller aftalepapir ved hver aftale

– 2-7 års varighed

– Vedligehold af kontrakt i forhold til udviklingen

– Controlling

– Er kontrakten god nok hvis samarbejdet slår revner?

– Evaluering før evt. forlængelse

– Leverandørens bidrag til nyt udbudsgrundlag - statistikker

Så er vi i gang!

Når samarbejdet er etableret

• Afholdelse af implementeringsmøde

• Kontrakten er tilgængelig på Indkøbssamarbejdet

Sorø/Ringsteds fælles Indkøbsportal og relevante aftaler lægges

i kommunernes e-handelssystem Bubo24

• Alle institutioner skal benytte aftalerne

• Team Indkøb kontrollerer om aftalerne benyttes

• Leverandøren må kun levere de aftalte varer/ydelser

• Team Indkøb foretager priskontrol og afholder evalueringsmøder

Særligt ved Bygge og anlæg Valg af entrepriseform

• Totalentreprise

• Hovedentreprise

• Fagentreprise

• Andet:

• Rammeaftaler

• Partnering

Valg af rådgiverform

• Totalrådgivning

• Delt rådgivning

Konsortier Særlige muligheder for små og mellemstore

virksomheder (SMV’er)

Definition:

Et aftalebaseret samarbejde ml. 2 eller flere virksomheder med

henblik på at afgive tilbud på en offentlig kontrakt.

Fordele for små og mellemstore virksomheder :

• Flere virksomheder kan gå sammen om en opgave, der ellers

ville være for stor at byde på (teknisk, faglig, økonomisk)

• Omkostningsbesparelse

• Fælles udnyttelse af knowhow

• Effektivitetsfordele (ex. Stordriftsfordel)

• Konkurrencedygtige tilbud, større udvalg af produkter/ydelser

NB! Konkurrenceretligt forbud mod Karteldannelse :

Hvis virksomhederne hver især vil kunne byde på opgaven som konkurrenter, kan det

være konkurrencebegrænsende, og dermed forbudt. Fordele ved konsortiedannelse

skal opveje begrænsninger.

Vurderingsparametre: Kapacitet, økonomiske ressourcer, knowhow.

Konsortier vs. konkurrenter

Fordele ved konsortier

Fordele for tilbudsgiver (virksomheder)

• Der kan gives tilbud på opgaver der fordeler sig over flere

fagområder

• Rådgiverudbud der omfatter flere faglige discipliner, f.eks.

Arkitekt- & ingeniørydelser

• Håndværkerudbud ex. Ejendomsvedligeholdelse

• Hoved- og delentrepriser i bygge- og anlægsopgaver

Fordele for ordregiver (kommunen - borgerne)

• Styrker konkurrencen

• Understøtter små og mellemstore virksomheder

• Opnår løsninger, der er bedst til prisen

Konsortieaftaler

En konsortieaftale regulerer de indbyrdes rettigheder og pligter mellem

deltagere i konsortiet i forbindelse med deltagelse i udbudsproces og i

forbindelse med den egentlige udførelse af opgaven.

Krav i udbud

• Hæftelse (solidarisk eller proratarisk)

• Forskellige hæftelsesformer for forskellige dele af opgaven eller for

forskellige ansvarstyper, f.eks.:

• Proratarisk hæftelse for mangler, solidarisk hæftelse for forsinkelse

• Solidarisk hæftelse i byggeperiode, proratarisk for ansvarsperiode

• Sikkerhedsstillelse (% ift. total/delopgave eller for særlige risici)

• Konsortieaftale indgås før ansøgning om prækvalifikation eller før

afgivelse af tilbud i offentlige udbud.

Spørgsmål og kommentarer

Spørgsmål vedr. indkøb

• Indkøbsteamet

- Indkob@ringsted.dk

- Tlf.: 5762 6550 mandag – torsdag fra kl. 8.00 til 15.45

fredag fra kl. 8.00 til 14.00

• Vej- og Ejendomscenter - Ringsted

- Vejogejendom@ringsted.dk

- Tlf.: 5762 6262

• Fagcenter Teknik, Miljø og Drift - Sorø

- ejendomscenter@soroe.dk

- Tlf.: 5787 6000

Skriv og/ eller ring – alle spørgsmål er velkomne :0))