kursus kualiti audit dalaman ms iso … · bukti audit dan menilai secara objektif bagi menentukan...
TRANSCRIPT
KURSUS KUALITI AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2015 UNTUK JURUAUDIT
IPG KAMPUS BATU LINTANG
TARIKH
12 JANUARI 2018
2 Perunding Inokreatif Q (2015 v.1)
2013 2014 2015 2016 2017 2018
Jun
Committee draft (CD)
Julai
Draft International
Standard (DIS) Julai
Final Draft International
Standard (FDIS)
September
International Standard
diterbitkan
September
Tempoh 3 tahun
untuk peralihan kepada ISO 9001:2015
3 tahun
KONSEP PENGAUDITAN
• SISTEMATIK
• BEBAS • PROSES YG
DIDOKUMENTASI
AU
DIT
Untuk mendapatkan Bukti Audit dan menilai secara Objektif bagi menentukan
Sejauhmanakah kriteria
Audit dipenuhi
DEFINISI AUDIT
Pasukan Audit : Satu atau lebih juruaudit menjalankan audit
Ketua Juruaudit Dalaman / Juruaudit Dalaman : Individu yang
menjalankan audit
Auditee :
Individu / organisasi yang diaudit
IPGKBL mempunyai seramai 34 orang juruaudit iaitu 18% daripada jumlah
keseluruhan warganya ( Sehingga Januari 2018 )
Seramai 18 orang Juruaudit IPGKBL telah
menghadiri kursus Audit Dalaman MS ISO9001:2015 oleh pihak AJA Consultancy
dan 2 orang telah Menghadiri MS ISO9001:2015
oleh pihak TOMC
ISTILAH UMUM
Risiko
Kesan tidak menentu ke atas objektif / potensi
Keakuran
Memenuhi keperluan
Ketidakpatuhan
Tidak memenuhi keperluan
Pihak Atasan
Pengarah & Timbalan Pengarah
TERMINOLOGI AUDIT
Program Audit
• Pengaturan untuk satu sesi atau lebih audit dirancang utk tempoh masa dan tujuan tertentu
Pelan Audit
• Penerangan aktiviti dan susunan untuk diaudit
Skop Audit
• Tahap dan sempadan audit
1
2
3
TERMINOLOGI AUDIT
Bukti Audit
• Rekod/kenyataan fakta atau maklumat lain yang relevan dengan kriteria audit
Penemuan Audit
• Keputusan penilaian bukti audit yang dikumpul berdasarkan kriteria audit
Kesimpulan Audit
• Hasil audit setelah mempertimbangkan objektif audit dan semua penemuan audit
4
5
6
PERUBAHAN TERMINOLOGI
PENDEKATAN PROSES (PDCA) DAN PEMIKIRAN BERASASKAN RISIKO
Pendekatan proses ialah keputusan yang
dikehendaki (output) , dicapai dengan lebih
berkesan APABILA aktiviti , sumber , kawalan dan
input diurus sebagai satu jajaran (proses)
P = PLAN D = DO C = CHECK A = ACTION
R = RISK B = BASE T = THINKING
INTEGRASI PDCA DAN RBT
INPUT OUTPUT
KAWALAN
RBT
SUMBER
AKTIVITI
AKTIVITI
Keperluan Pelanggan
Kepuasan Pelanggan Produk & Perkhidmatan
KEPUTUSAN SPK
11 Perunding Inokreatif Q (2015 v.1)
Organisasi & konteksnya
(4)
Keperluan & ekspektasi pihak
yang berkepentingan
yang relevan (4)
KEPERLUAN PELANGGAN
Sistem Pengurusan Kualiti (4)
Plan Do
Check Act
Kepuasan pelanggan
Produk & perkhidmatan
Perancangan
(6) Kepimpinan
(5)
Sokongan & Operasi
(7,8)
Penilaian Prestasi
(9)
Penambah- baikan
(10)
MEMAHAMI OPERASI
Operasi – satu aktiviyi yang dirancang untuk mencapai sesuatu output
Keberkesanan – melakukan aktiviti yang telah dirancang
Skop pelaksanaan – ruang lingkup atau sempadan pelaksanaan
PLAN
DO
CHECK
Risk
Based Thinking
AC
TIO
N
Imp
rove
men
t
INPUT Keperluan Pelanggan
OUTPUT Kepuasan Pelanggan
Produk & Perkhidmatan
Klausa ISO 9001:2015 dalam PDCA
P
A C
D
KLAUSA 4 KLAUSA 5 , 6
KLAUSA 7 , 8
KLAUSA 9 KLAUSA 10
KEPERLUAN KLAUSA MS ISO 9001:2015
• KLAUSA 1 : SKOP • KLAUSA 2 : RUJUKAN NORMATIF • KLAUSA 3 : ISTILAH DAN DEFINISI • KLAUSA 4 : KONTEKS ORGANISASI • KLAUSA 5 : KEPIMPINAN • KLAUSA 6 : PERANCANGAN • KLAUSA 7 : SOKONGAN • KLAUSA 8 : OPERASI • KLAUSA 9 : PENILAIAN PRESTASI • KLAUSA 10 : PENINGKATAN
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 15
1
2
3
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 16
4
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 17
4
• Hendaklah tentukan:
Isu Luaran Persekitaran: • Perundangan • Teknologi • Persaingan • Budaya • Sosial • Ekonomi
Isu Dalaman • Nilai • Budaya • Pengetahuan/ilmu • Prestasi
Peringkat: • Antarabangsa • Kebangsaan • Tempatan
beri kesan kpd pencapaian
keputusan SPK yg dihasratkan
‘Business environment’
yang relevan dgn matlamat &
arah tuju strategik
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 18
4
• Tentukan mereka yang berkenaan.
• Keperluan mereka
daripada SPK kita.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 19
4 • Skop hendaklah ambil kira:
• 4.1 • 4.2 • Produk dan perkhidmatan (p &
p) organisasi
• Klausa boleh tidak dipakai (not applicable) jika tidak menjejas pencapaian keakuran produk & perkhidmatan & kepuasan pelanggan.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 20
4
• Hendaklah tentukan proses SPK bermula drp tentukan input sehingga tambahbaik proses SPK.
• Hendaklah kekalkan maklumat yang didokumenkan (dokumen & rekod) • Maintain –
dokumen • Retain - rekod
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 21
5
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 22
5
• Hendaklah tunjukkan kepimpinan & komitmen dgn: • Ambil kebertanggungjawapan
terhadap keberkesanan SPK.
• Pastikan integrasi SPK ke dlm ‘business process’.
• dll
• Hendaklah tunjukkan kepimpinan & komitmen dgn: • Keperluan pelanggan &
perundangan ditentukan, difahami & dipenuhi.
• Begitu juga risiko dan peluang’, ditentukan dan diutarakan.
• dll
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 23
5
• Mengekalkan keperluan sebelumnya.
• Tersedia (available) untuk pihak yang berkepentingan.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 24
5
• Hendaklah memastikan t/jawab dan kuasa ditugaskan, disampaikan dan difahami.
• Hendaklah ditugaskan (assign) t/jawab & kuasa untuk: • Pastikan SPK ikut
keperluan standard
• Output dicapai
• Melapor prestasi SPK
• Dll.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 25
6
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 26
6
• Perancangan SPK hendaklah ambil kira 4.1, 4.2 dan risiko & peluang agar: • SPK capai apa yang dihasratkan
• Tingkatkan kesan yg dikehendaki
• Kurangkan kesan yang tak dikehendaki
• Capai penambahbaikan
• Rancang tindakan utk menyatakan risiko & peluang
• Integrasi & laksana tindakan risiko & peluang ke dalam proses SPK
• Nilai keberkesanan
tindakan.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 27
6
• Kualiti objektif hendaklah: • Boleh diukur • Dipantau • dikemaskini • Dll.
• Perancangan pencapaian hendaklah tentukan: • Apa yg perlu dibuat? • Apa sumber yg
diperlukan? • Siapa yg bert/jawab? • Bila akan diselesaikan? • B/mana keputusan dinilai?
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 28
6
• Perubahan SPK hendaklah secara terancang, 4.4
• Hendaklah mengambil kira: • Tujuan & kesan • Integriti SPK • Sumber • Agihan t/jawab
& kuasa
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 29
7
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 30
7
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 31
7
• Hendaklah ambil kira
• Kemampuan, kekangan & sumber dalaman sedia ada
• Keperluan sumber luar
• Manusia • Hendaklah tentu
& sediakan • Infrastruktur
• Hendaklah tentu, sedia dan selenggara
• Bangunan, peralatan, pengankutan,ICT
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 32
7 • Hendaklah tentu, sedia dan
kekalkan:
• Persekitaran: • Sosial • (tiada diskriminasi dll.) • Psikologikal • (pengurangan stress dll.) • Fizikal • (suhu, haba, bising dll.)
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 33
7 Hendaklah tentu & sediakan:
• Sumber untuk pemantauan & pengukuran
• kalibrasi
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 34
7 Hendaklah tentu & kekalkan:
• Pengetahuan/Ilmu organisasi dan tersedia jika diperlukan.
• Sumber dalaman – drp
pengalaman, kegagalan & kejayaan projek, perkongsian dll.
• Sumber luaran – standard,
seminar, ilmu drp pelanggan / penyedia luar.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 35
7
Hendaklah :
• Tentukan staf yang bekerja adalah kompeten
• Pastikan kompeten dr aspek pendidikan, latihan & pengalaman
• Penilaian keberkesanan latihan
• Ambil tindakan - Latihan, pementoran, reassignment, kontrak
• Hendaklah pastikan staf sedar peranan & implikasi jika tak akur kpd keperluan SPK
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 36
7 Hendaklah tentukan komunikasi dalaman & luaran:
• Berkomunikasi tentang apa?
• Bila berkomunikasi?
• Berkomunikasi dengan siapa?
• Bagaimana berkomunikasi?
• Siapa berkomunikasi?
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 37
7
Maklumat yang didokumenkan - Kawalan dokumen & rekod!
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 38
8
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 39
8
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 40
8
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 41
8
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 42
8
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 43
8
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 44
8 Hendaklah rancang, laksana & kawal proses dgn:
• Tentukan keperluan p & p
• Wujudkan kriteria proses &
penerimaan
• Tentukan sumber yg diperlukan
• Laksanakan kawalan proses
• kekalkan maklumat yang
didokumenkan
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 45
8
• Komunikasi pelanggan hendaklah merangkumi: • Maklumat p & p
• Kendalian kontrak dll
• m/balas pelanggan
• Keperluan tindakan contingency
• dll
• Hendaklah pastikan: • Keperluan p & p
diterangkan (termasuk perundang undangan).
• Boleh penuhi apa yang ditawarkan.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 46
8
• Hendaklah semak sebelum beri komitmen: • Keperluan oleh pelanggan
• Keperluan organisasi
• Keperluan pelanggan tak tahu tapi diperlukan
• Keperluan perundang undangan
• Perbezaan kontrak
• Kekalkan rekod & maklumkan pindaan dokumen kpd mereka yg berkenaan
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 47
8
• Hendaklah wujud, laksana & kekalkan proses R & P dalam memastikan penyediaan p & p yang berikutnya.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 48
8
• Perancangan R & P hendaklah mengambil kira, antaranya: • Tempoh, kerumitan
• Peringkat proses
• Penentusahan & pengesahan
• dll
• Input R & P hendaklah mengambil kira, antaranya: • Maklumat terdahulu
• Keperluan perundangan
• Potensi kegagalan
• dll
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 49
8
• Kawalan R & P hendaklah melaksanakan kawalan, antaranya: • Keputusan yang dihasratkan
hendaklah dijelaskan
• pelaksanaan penentusahan
• Pelaksanaan pengesahan
• Dll.
• Output R & P hendaklah memastikan, antaranya: • Memenuhi keperluan
• Mencukupi untuk penyediaan p & p
• Kriteria penerimaan
• Dll
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 50
8
• Hendaklah mengekalkan maklumat yang didokumenkan (rekod) : • Perubahan R & P
• Keputusan semakan
• Kuasa yang membenarkan perubahan
• Tindakan bagi mengelakkan impak yang bertentangan
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 51
8
• Hendaklah tentukan dan kawal: • P & p yang disediakan merupakan sebahagian p
& p organisasi.
• P & p yang terus kepada pelanggan.
• Proses atau sebahagian proses, oleh penyedia luar.
• Hendaklah tentukan kriteria penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi dll.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 52
8
• Berkomunikasi berkaitan keperluan, antaranya: • Proses, p & p yg
disediakan
• Kelulusan berkaitan
• Kompetensi
• Interaksi dgn organisasi
• Hendaklah pastikan, antaranya: • Proses oleh penyedia luar
dalam kawalan SPK
• Kawalan kepada penyedia luar dan output diterangkan.
• Impak dlm memenuhi keperluan pelanggan
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 53
8
• Hendaklah meliputi, antaranya: • Terdapatnya maklumat
yang didokumenkan
• Terdapatnya sumber pemantauan/pengukuran
• Guna infra yg sesuai
• Pelantikan staf yang kompeten, dll.
• Hendaklah menggunakan kaedah yang sesuai untuk identifikasi P & P.
• Jika libatkan kebolehkesanan, perlu kawal identifikasi unik terhadap output.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 54
8
• Hendaklah menjaga harta milik pelanggan & penyedia luar yg dlm jagaannya.
• Jika hilang/rosak, perlu maklumkan & kekalkan rekod berkaitan.
• Harta – bhn, alat, bangunan, data peribadi dll.
• Hendaklah memelihara output utk pastikan keakuran.
• Pemeliharaan – identifikasi, pengendalian, kawalan pencemaran, pensetoran, pengankutan dll
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 55
8
• Hendaklah mengambil kira, antaranya:
• Akibat yang tidak diingini.
• Kegunaan & jangka hayat p & p.
• Hendaklah semak dan kawal perubahan penyediaan p & p.
• Termasuk pengekalan maklumat yang didokumenkan.
8 • Hendaklah lansanakan perancangan yg tlh diatur.
• Pelepasan p & p hanya setelah perancangan tersebut selesai sepenuhnya, kecuali mendapat kelulusan.
• Hendaklah kekalkan maklumat yang didokumenkan
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 57
8
• Hendaklah menghadapi dgn satu atau lebih kaedah berikut:
• Pembetulan
• Asingkan, kurungkan, gantung penyediaan p & p.
• Maklumkan kepada pelanggan
• Dptkan pelepasan/kuasa untuk penerimaan yg dibenarkan
• Hendaklah kekalkan maklumat yg didokumenkan.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 58
9
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 59
9
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 60
9
Hendaklah tentukan :
• Apa yg perlu dipantau & ukur
• Kaedah pemantauan, analisis dll
• bila perlu dipantau dll
• Keputusan apa yg perlu dianalisis
& dinilai
• Hendaklah dapatkan persepsi pelanggan
Kaedah:
• Survey
• Pertemuan dgn pelanggan
• Laporan pembekal
• Tuntutan waranti dll.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 61
9 Keputusan analisis hendaklah diguna utk menilai:
• Keakuran p&p
• Kepuasan pelanggan
• Prestasi & keberkesanan SPK
• Keberkesanan perancangan
• Keberkesanan tindakan berkaitan risiko & peluang
• dll
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 62
9 Laksana audit untuk dapatkan maklumat sama ada SPK: • Akur kpd keperluan organisasi &
standard • Dilaksana dan keselenggara dgn
berkesan.
• Keperluan audit yang lain tiada perubahan.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 63
9
• Hendaklah semak SPK secara berkala utk pastikan kesesuaian, kecukupan keberkesanan dan selaras dengan arah tuju strategik organisasi.
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 64
9
• Hendaklah dilaksanakan dgn ambil kira: • Tindakan MKSP lepas
• Perubahan isu dlaman & luaran
• Maklumat prestasi & keberkesana SPK
• Kecukupan sumber
• Keberkesanan tindakan pengurusan risiko
• dll.
• Keperluan output semakan tidak berubah
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 65
10
Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 66
• Tiada perubahan ketara kecuali berkaitan dengan pengemaskinian berkaitan risiko dan peluang
10
Perubahan Prosedur MS ISO 9001:2015 MS ISO 9001:2008
No. Prosedur Nama Prosedur No. Prosedur Nama Prosedur
MK Manual Kualiti
IPGM-PPK-MK01
Manual Kualiti
PT-02 Perancangan Tahunan IPGM-PPK-PT02
Perancangan Tahunan
PT-03 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar IPGM-PPK-PT03 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar
PT-04 Pengurusan Pengambilan Pelajar IPGM-PPK-PT04 Rekabentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum
PT-05 Rekabentuk dan Penyampaian Kurikulum IPGM-PPK-PT05 Pengurusan Kurikulum
PT-06 Pentaksiran Pelajar IPGM-PPK-PT06 Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru
PT-07 Pengurusan Peperiksaan IPGM-PPK-PT07 Pengurusan Peperiksaan
PT-08 Pengurusan Perpustakaan IPGM-PPK-PT08 Pengurusan Perpustakaan
PUP-01 Pengendalian MKSP dan MKI IPGM-PPK-PUP01 Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
PUP-02 Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan IPGM-PPK-PUP02 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
PUP-03 Audit Dalaman IPGM-PPK-PUP03 Audit Dalaman
PUP-04 Maklum Balas Pelanggan IPGM-PPK-PUP04 Maklum Balas Pelanggan
PUP-05 Pengurusan Rangkaian IPG IPGM-PPK-PUP05 Pengurusan Elaun Pelajar
PUP-06 Penyelenggaraan Infrastruktur IPGM-PPK-PUP06 Penyelenggaraan Infrastruktur
PUP-07 IPGM-PPK-PUP07 Kawalan ke atas Produk Yang Tidak Memenuhi Standard
PUP-08 IPGM-PPK-PUP08 Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus
PUP-09 Pengurusan Aset Alih Kerajaan IPGM-PPK-PUP09 Pengurusan Aset
PUP-10 Perolehan IPGM-PPK-PUP10 Perolehan
PUP-11 Aduan Pelanggan IPGM-PPK-PUP11 Aduan Pelanggan
PUS-01 IPGM-PPK-PUS01 Kawalan Rekod
PUS-02 Kawalan Dokumen IPGM-PPK-PUS02 Kawalan Dokumen
PUS-03 Latihan Pembangunan Staf IPGM-PPK-PUS03 Latihan Pembangunan Staf
TERIMA KASIH
SUPPORT TO EACH OTHER AS A TEAM
IPG kampus Batu Lintang