kurt g jensen fortæller om edh hos landsforeningen
DESCRIPTION
VidenDanmark Seminar: Elektronisk Dokumenthåndtering Best Practice 2009, 2.6.2009. Kurt G. Jensen fra Landsforeningen for Frie Børnehaver og Fritidshjem fortæller om deres EDH-systemTRANSCRIPT
![Page 1: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/1.jpg)
Frie Børnehavers erfaring med ESDH
Navnet er ”Elfrida”(elektroniske frie data)
![Page 2: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/2.jpg)
Hvem er Frie Børnehaver og Fritidshjem?
• Den største paraplyorganisation for selvejende og private dag- og fritidsinstitutioner i Danmark
• Erhvervsdrivende fond som administrerer 6.000 lønninger hver måned, samt fører regnskab for 450 institutioner (årligt cash flow på 2 mia. kr.)
• I alt 62 ansatte– 65% beskæftiget med løn og regnskab– 35% beskæftiget med ledelse, konsulenter og sekretariat
• Hovedkontor i København og lokalkontorer i Hvidovre, Gentofte, Herning og Esbjerg
![Page 3: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/3.jpg)
Hvad var udgangspunktet?
• 100% fysisk og papirbaseret journal– opdelt på institutions- og emnesager
• Lokalt forankret• Arbejdstunge processer – vedligehold/fremfinding• Drevet af få nøglepersoner <> kvalitetsniveau• Fællesdrev med individuel arkivering
”Ikke tidssvarende og hensigtsmæssig situation”
![Page 4: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/4.jpg)
Hvordan skulle vi gribe opgaven an?
• Alle interessenter skulle inddrages (”meningen”)• Organisationens parathed
– høj grad af metodefrihed– flad struktur– stor ansvarlighed
• Tvang kontra frivillighed• Tidshorisont og organisationsforankring
– centrale brugere– periferibrugere
![Page 5: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/5.jpg)
Hvilke krav stillede vi?
• Krav til løsning– Standardsystem, men ”vores” system
• vinklinger, terminologier og kultur
– Naturligt integreret med nuværende systemer• CRM, Outlook, Exchange og Office
– Intuitiv brugergrænseflade og effektiv brug– Bedre udnyttelse af CRM-data
• Krav til leverandør– Størrelse, indstilling og metode
![Page 6: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/6.jpg)
Hvad med kravspecifikationen?
• Ingen 1.000 siders kravspecifikation • Start med grovmodel og forfin efterfølgende• Fokus på overordnede krav og ønsker• Fokus på behov for dokumentation i interne og
eksterne relationer• Udnyttelse af leverandøren - ”best practice”,
erfaringer og input • Dialektisk udviklings- og implementeringsproces• Nødvendigheden af opfølgende tilpasning/justering
![Page 7: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/7.jpg)
Implementering og drift
• Leverandør tæt på forretningen og ”sjælen”• Et meget tæt workshop-forløb mellem leverandør og
brugere/projektgruppe• Kort og intens implementering af grovmodel • Mange iterationer og hurtig systemtilpasning• Erfaringer skal gøres og kan ikke undgås• Man kan ikke erkende på forhånd• Fastholde iterationsprocesser som metode
![Page 8: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/8.jpg)
Elfrida – eksempel på individuel hovedside
![Page 9: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/9.jpg)
Elfrida – eksempel på stamdata
![Page 10: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/10.jpg)
Elfrida – eksempel på sag
![Page 11: Kurt G Jensen fortæller om EDH hos Landsforeningen](https://reader035.vdocuments.pub/reader035/viewer/2022070312/553a77da4a7959d77b8b4581/html5/thumbnails/11.jpg)
Udfordringer fortsat:
• Full-scale brug i hele organisationen (periferi-brugere)
• Krav til funktionalitetstilpasning• Rendyrkning af emneområder• Trimning af addins• Erfaringer fra brugergrupperegi