KURUMSAL (ŞİRKET)

Yeni Sistemler İçin Hızlı Yapılandırma Rehberi

1

İçindekiler Giriş .......................................................................................................................................................... 2

1- Hesap Türleri ................................................................................................................................... 3

1.1- Sistem Yöneticisi Hesabı: .......................................................................................................... 3

1.2- Eğitmen Hesabı:........................................................................................................................ 3

1.3- Kullanıcı Hesabı: ....................................................................................................................... 4

2- Eğitim Kurumları İçin Örnek Şemalandırma ve Örneğe Göre Modüllerin Kullanımı ....................... 4

2.1- Örnek Kurulum: ........................................................................................................................ 4

2.1.1- Birimleri Eklemek: ................................................................................................................. 5

2.1.2- Eğitmen Kayıtlarımızı Eklemek: ............................................................................................. 9

2.1.3- Eğitim Eklemek: ................................................................................................................... 12

2.1.4- Kullanıcıları Toplu Halde Birimlere Kaydetmek ve Üyelik Dönemlerini Eklemek: ............... 15

2

Giriş Vedubox, Dünya standartlarında son derece gelişmiş bir LMS(Learning Management

System)’dir. ODTÜ’lü ve Bilkentli bir ekip tarafından geliştirilmiştir ve yüzde yüz yerlidir.

Vedubox , Devlet kurumları ve özel sektördeki birçok firmaya hizmet sağlamaktadır.

Bu kitapçıkta, özellikle Firmalar, Kurumlar için örnek bir yapılandırma adım adım

anlatılacaktır. Böylelikle ihtiyaç duyduğunuz yapılandırmayı en kısa sürede yapabilecek ve

ders içeriklerini yükleyip kullanıma başlayabileceksiniz.

Tüm referanslarımız için tıklayın.

3

1- Hesap Türleri

İlk adımda hesap türlerinin işlevlerini tanımamız önemlidir. Standart bir eğitim kurulumunda,

hesap türlerinin işlevleri şöyledir:

1.1- Sistem Yöneticisi Hesabı:

Figür 1: Sistem yöneticisi hesabının temel fonksiyonları.

Sistem yöneticisi hesabı, Vedubox sistemindeki en yetkili hesaptır ve sisteme tanımlanmış

tüm fonksiyonlara erişimi vardır. Eğitim kurumları için, sistem yöneticisi hesabının en temel

görevleri şöyledir:

Sistem ayarlarında düzenleme gerekiyorsa yapar,

Birimleri, Eğitmen ve kullanıcı kayıtlarını oluşturur,

Eğitimleri oluşturur,

Birimlere Katalog Ekler

Tercihen, canlı eğitim programlamasını toplu halde yapabilir. Bu fonksiyonlar çerçevesinde, Eğitim sistemini hazır hale getirmek kolaydır. Pratik bir

yöntem, bu kitapçık içerisinde detaylı olarak gösterilecektir.

1.2- Eğitmen Hesabı:

Figür 2: Eğitmen hesabının temel fonksiyonları.

Eğitmen hesabı, Eğitim içeriklerinin oluşturulması, soruların, testlerin ve sınavların

hazırlanması, video konferans veya Webinarların yapılması ve notlandırmaların yapılmasını sağlar.

4

1.3- Kullanıcı Hesabı:

Figür 3: Kullanıcı hesabının temel fonksiyonları.

Kullanıcı hesapları, kayıtlı oldukları ders içeriklerine erişebilirler ve bu dersler için oluşturulan

video/webinar eğitimlerine katılabilirler.

2- Eğitim Kurumları İçin Örnek Şemalandırma ve Örneğe Göre

Modüllerin Kullanımı

Verilen bu örnekte Firma yapısında bir sistemin, Eğitmenlerin ve kullanıcıların kullanımına

hazır hale getirilmesinin yollarından yalnızca birisi anlatılacaktır.

2.1- Örnek Kurulum:

Uygulama: Ankara ETGİ İSG’nin, Eğitim olarak eğitmen ve kullanıcı kullanımına hazır hale

getirilmesi.

Bu örnekte sırasıyla yapacağımız işlemler şunlardır:

1- Sistem yöneticisi hesabıyla giriş yapmak. 2- Birimlerimizi oluşturmak. 3- Eğitmen kayıtlarımızı oluşturmak. 4- Eğitim oluşturmak. 5- Kullanıcı kayıtlarını oluşturmak ve üyelik dönemlerini tanımlamak.

5

2.1.1- Birimleri Eklemek:

-Hesabımıza girişi sağladıktan sonra birimler modülünü tıklayalım.

-Ekle butonu ile Birim ekleme formunu aktif hale getirerek birimlerimizi ekleyelim.

-Listeden üst birimlerimizi seçelim.

6

-Alt birimleri ekleyelim. Kullanıcı sayısını -1 olarak belirlediğimizde sayı sınırı kalkar.

7

-Yeni tanımlanan alt birimleri de katılımcı sayısı varsayılan olarak 0 atanacaktır. Alt

birimlerimizi oluşturduktan sonra seçip, katılımcı sayısını -1 olarak değiştirip kaydedelim.

-Oluşturduğumuz alt birimleri sırayla seçerek 110,120, gibi birimleri tanımlayacağız. Bu örnekte 110

İSG şubemizi seçelim.

8

-Birimlerimize, alt birimlerini tanımlayalım.

-Bu adımdan yola çıkarak tüm şubelerimizi oluşturalım.

9

2.1.2- Eğitmen Kayıtlarımızı Eklemek:

-Eğitmenler modülüne tıklayalım.

-

-Toplu Kayıt butonuna tıklayalım.

10

-Örnek Excel dosyamızı indirelim.

--Excel’imizi dolduralım. Elinizde hazır bulunan kullanıcı listesi Excel belgelerinizin bir kopyasının

sütunlarını taslak toplu kayıt belgesindeki sütunlar gibi düzenleyebilir veya taslak Excel belgesine,

kayıt belgelerinizden sütunlardaki gerekli bilgileri, taslak belge üzerinde istenilen alanlara kopyalayıp

yapıştırabilirsiniz

-Yüklediğimiz Excel dosyasını kaydedelim.

11

-Yüklediğimiz Excel dosyasını kaydedelim. Birim seçimini yapalım.

-İlgili üyelik dönemlerini ekledikten sonra, yükle butonu ile kaydımızı yapalım.

-Sistem, kayıtlarda bir hata olup olmadığının kontrolünün sağlanması için bir ön bilgilendirme ekranı

çıkaracaktır. Tüm kayıtlarımız bu örnekteki gibi yeşil görünüyor ise, kabul butonu ile kaydımızı

bitirelim.

12

2.1.3- Eğitim Eklemek: -Eğitimler modülüne tıklayalım.

-Toplu Kayıt butonuna tıklayalım.

- Toplu kayıt excel dosyasını indirelim.

13

-Yine aynı ekranda, eğitmenlerin e-mail adreslerinin listelendiğini göreceksiniz. Bu email adreslerini

dilerseniz dışa aktar butonu ile bilgisayarınıza indirebilir, dilerseniz bu listeden okuyabilirsiniz.

-Excel dosyasına, eğitim adı, eğitim açıklaması(opsiyonel), kategori(opsiyonel), eğitmen emaili ve

eğitim etiketleri(opsiyonel) ekleyebiliriz.

-Firma,Sirket,Kurum vb. kurumların, katalog eklemeden ders oluşturmasını öneriyoruz.

-Böylelikle, her eğitim kendi kataloğu ve varsayılan üyelik dönemi otomatik oluşacaktır. Bir sonraki

aşamada, kullanıcıları toplu ekleyeceğiz.

Not: Excelde kategori, etiketler ve katalog alanı boş bırakılabilir. Katalog eklenmediğinde, ders kendi

kataloğunu oluşturur. Kategori eklenmezse, dersin kategorisi var sayılan kategori olur.

Zorunlu alanlar:

-Eğitim Adı

-Eğitmen E-Maili

14

-Excel dosyamızı doldurup kaydettikten sonra, toplu kayıt ekranındaki seç butonu ile Excel dosyamızı

yükleyelim.

-Yine aynı alanda bulunan yükle butonu ile dosyamızı yükleyelim.

-Ön kontrol alanında, tüm kayıtlarımızın sorunsuz yüklenebileceğini görüntüledikten sonra, tamam

butonu ile derslerimizi kaydedelim.

15

2.1.4- Kullanıcıları Toplu Halde Birimlere Kaydetmek ve Üyelik Dönemlerini Eklemek:

-Kullanıcılar modülüne tıklayalım.

-Toplu kayıt butonuna tıklayalım.

-Taslak Excel dosyamızı indirelim.

16

-Excel’imizi dolduralım. Elinizde hazır bulunan kullanıcı listesi Excel belgelerinizin bir kopyasının

sütunlarını taslak toplu kayıt belgesindeki sütunlar gibi düzenleyebilir veya taslak Excel belgesine,

kayıt belgelerinizden sütunlardaki gerekli bilgileri, taslak belge üzerinde istenilen alanlara kopyalayıp

yapıştırabilirsiniz. Excel listelerini, her birim için ayrı ayrı oluşturulması gerekmektedir. Örneğin, 110.

Kodlu eğitim için bir Excel, 120. Kodlu eğitim için bir Excel.

-Yüklediğimiz Excel dosyasını kaydedelim. birim seçimini yapalım.

17

-Kullanıcılarımız için, ilgili üyelik dönemlerini yine bu ekrandan seçelim ve ekle butonu ile alacakları

her dersin üyelik dönemini tanımlayalım. Bu resimde, İSG 1 sınıfı kullanıcılarının alacağı dersler

tanımlanmaktadır.

-İlgili üyelik dönemlerini ekledikten sonra, yükle butonu ile kaydımızı yapalım.

-Sistem, kayıtlarda bir hata olup olmadığının kontrolünün sağlanması için bir ön bilgilendirme ekranı

çıkaracaktır. Tüm kayıtlarımız bu örnekteki gibi yeşil görünüyor ise, kabul butonu ile kaydımızı

bitirelim.

18

-Bu adımları izledikten sonra, ilgili eğitmenler ve kullanıcılar, kendi ekranlarında kayıtlı oldukları

eğitimleri ve bunlara ait canlı dersleri görüntüleyebileceklerdir.