kwaliteitshandboek nederlandse voedsel- en warenautoriteit ... · 3.0 - koppeling met...
TRANSCRIPT
Kwaliteitshandboek
Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA)
Versie 04.1
Gereed: 11-01-2017
Status: Definitief
Goedgekeurd IG: 13-10-2017 (versie 4.0)
Goedgekeurd AH CFOO 12-01-2018
Ingangsdatum: 18-01-2018 plaatsing in Werkwijzer
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 2 van 73
Colofon
Versienummer 4.1
Contactpersoon
@nvwa.nl
Catharijnesingel 59 | Utrecht
Postbus 43006 | 3540 AA | Utrecht
Auteurs versie 4.1
Versiebeheer en toelichting
3.0 - Koppeling met beveiligingsbeleid (ISO 27001)
- Koppeling met Verificatieprogramma ELGF-ELFPO-EVF
- Verwerking aanpassing norm ISO17020:2012
- Verwerking Missie en Visie kwaliteitsmanagement
- Actualiseren verwijzingstabellen (bijlage 1 t/m 4)
- Redactionele aanpassingen o.a. naamswijziging Ministerie (alleen
inhoudelijke wijzigingen met streepje in de kantlijn)
3.1 Aanpassing verwijzingstabellen bijlage 3 en 4
3.2 Verwerking splitsing Directie Staf in Directie Staf en Directie Bedrijfsvoering
3.3 Aanpassing kruisverwijzing Guide 34 i.v.m. flexibele scope
3.4 Aanpassing kruisverwijzing n.a.v. interne audit 2015 (02-08-2015)
3.5 Aanpassing kruisverwijzing L104 bijlage 1 n.a.v. RvA audit 2015
4.0 Organisatiebesluit (OB) Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit van 16 maart
2017 verwerkt in het gehele kwaliteitshandboek (met name in hoofdstuk 1, 2 en
3) en aanpassing van de verwijzingstabellen (bijlage 1 t/m 3). Geen
wijzigingsmarkering toegepast i.v.m. grote aantal wijzigingen.
4.1 Kruisverwijzing aangepast en de klachtdefinitie aangepast zodat die conform
NVWA04 en de No is.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 3 van 73
Inhoud
Kwaliteitshandboek Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) ..................... 1
Colofon ............................................................................................................. 2
Akkoordverklaring .............................................................................................. 7
1 Beleidsverklaring ......................................................................................... 8
1.1 Maatschappelijke opgave ................................................................................. 8
1.2 Missie ............................................................................................................ 8
1.3 Kerntaken ...................................................................................................... 8
1.4 Identiteit en kernwaarden ................................................................................ 9
1.5 Beleid kwaliteit en veiligheid ............................................................................ 9
1.6 Missie en visie kwaliteitsmanagement .............................................................. 10
1.7 Managementsysteem integrale beveiliging ....................................................... 10
2 Organisatie ................................................................................................ 11
2.1 Inleiding ...................................................................................................... 11
2.2 Gescheiden Keuren en Handhaven .................................................................. 11
2.3 Sturing ........................................................................................................ 12
2.3.1 Sturingsinstrumenten .................................................................................... 12
2.3.2 Overlegstructuren ......................................................................................... 12
2.3.3 Horizontale samenwerking ............................................................................. 13
2.3.4 Samenwerking tussen directies ....................................................................... 14
2.3.5 Strategische control ...................................................................................... 14
2.4 Vestigingen .................................................................................................. 14
2.5 Opdracht van de NVWA ................................................................................. 17
2.5.1 Werkterrein .................................................................................................. 18
2.5.2 Kerntaken .................................................................................................... 18
2.6 Onafhankelijkheid en onpartijdigheid ............................................................... 19
2.7 Type A handhaven-instelling .......................................................................... 19
2.7.1 Juridisch onafhankelijk .................................................................................. 19
2.7.2 Financieel onafhankelijk ................................................................................. 20
2.7.3 Operationeel onafhankelijk ............................................................................. 20
2.8 Wettelijke aansprakelijkheid ........................................................................... 20
2.9 Geheimhouding ............................................................................................ 21
3 Organisatiestructuur .................................................................................. 21
3.1 Hoofdstructuur NVWA .................................................................................... 21
3.2 Directies en Divisies ...................................................................................... 23
3.3 Directie Strategie .......................................................................................... 24
3.3.1 Divisie Juridische Zaken ................................................................................. 25
3.4 Directie Handhaven ....................................................................................... 27
3.4.1 Divisie Regie en Expertise .............................................................................. 28
3.4.2 Divisie Inspectie ........................................................................................... 30
3.4.3 Divisie Laboratoria ........................................................................................ 32
3.4.4 Divisie Inlichtingen- en Opsporingsdienst ......................................................... 34
3.4.5 Divisie Klant, bedrijf en consument ................................................................. 35
3.5 Directie Keuren .......................................................................................... 37
3.5.1 Divisie Ontwerp & dienstverlening ................................................................... 38
3.5.2 Divisie Veterinair & import ....................................................................... 40
3.6 Directie CFO/Financiën .............................................................................. 41
3.7 Directie Bedrijfsvoering ................................................................................. 43
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 4 van 73
4 Opdrachtgevers ......................................................................................... 45
4.1 Opdrachten .................................................................................................. 45
4.2 Uitbesteding van werkzaamheden ................................................................... 45
4.2.1 Laboratoriumonderzoek ................................................................................. 45
4.2.2 Inspectie en keuring ...................................................................................... 46
5 Dienstverlening en samenwerking ............................................................. 46
5.1 Algemeen .................................................................................................... 46
5.2 Klantcontactcentrum ..................................................................................... 46
5.3 Internationale relaties en samenwerking .......................................................... 46
6 Kwaliteitssysteem ...................................................................................... 48
6.1 Mensen en kwaliteit in de NVWA ..................................................................... 48
6.2 Structuur Kwaliteitsmanagement .................................................................... 48
6.3 Opbouw kwaliteitssysteem ............................................................................. 49
6.4 Interne Audit ................................................................................................ 49
6.5 Audit Committee ........................................................................................... 50
6.6 Beoordeling door de directie ........................................................................... 50
6.7 Beoordeling door externen ............................................................................. 50
6.7.1 Raad voor Accreditatie ................................................................................... 50
6.7.2 Auditdienst Rijk ............................................................................................ 50
6.7.3 Europese Unie .............................................................................................. 50
6.7.4 Internationale audits ..................................................................................... 50
7 Preventieve en corrigerende maatregelen ................................................. 51
7.1 Kwaliteitscontroles ........................................................................................ 51
7.2 Beheersing van afwijkingen ............................................................................ 51
7.3 Preventieve maatregelen ............................................................................... 51
7.4 Corrigerende maatregelen.............................................................................. 52
8 Personeel ................................................................................................... 52
8.1 Formatieplan ................................................................................................ 52
8.2 Opleiding ..................................................................................................... 52
8.3 Personeelsdossier ......................................................................................... 53
8.4 Beloning ...................................................................................................... 54
9 Technische voorzieningen en apparatuur................................................... 54
9.1 Inkoop van goederen en diensten ................................................................... 54
9.2 Gebouwen ................................................................................................... 54
9.2.1 Toegangsbeveiliging ...................................................................................... 55
9.2.2 Veiligheidsmaatregelen .................................................................................. 55
9.2.3 Persoonlijke veiligheid ................................................................................... 55
9.2.4 Laboratoriumvoorzieningen en kasfaciliteiten ................................................... 55
9.2.5 Temperatuurbewaking ................................................................................... 56
9.2.6 Afval ........................................................................................................... 56
9.3 Apparatuur .................................................................................................. 56
9.3.1 Onderhoud ................................................................................................... 57
9.3.2 Kalibratie ..................................................................................................... 57
9.4 Referentie-objecten en referentiemateriaal ...................................................... 57
10 Werkzaamheden ........................................................................................ 58
10.1 Algemeen .................................................................................................... 58
10.2 Standaardmethoden en –werkwijzen ............................................................... 58
10.3 Inspectie, keuring en opsporing ...................................................................... 58
10.4 Monsterneming, -transport en –opslag ............................................................ 59
10.5 Monsteronderzoek......................................................................................... 59
10.6 Interventie ................................................................................................... 60
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 5 van 73
11 Registratie en rapportage .......................................................................... 60
11.1 Vastleggen van waarnemingen ....................................................................... 60
11.2 Rapportage van resultaten ............................................................................. 61
11.3 Bewaren van gegevens .................................................................................. 61
11.4 Informatiesystemen ...................................................................................... 61
11.4.1 Applicatiebeheer ........................................................................................... 61
12 Klachten, bezwaar en beroep ..................................................................... 62
12.1 Klacht ......................................................................................................... 62
12.2 Bezwaar en beroep ....................................................................................... 62
BIJLAGE 1 - NEN-EN-ISO/IEC 17025:2005 t.b.v. L104 .......................................... 65
BIJLAGE 2 - NEN-EN-ISO/IEC 17020:2012 t.b.v. I-134.......................................... 69
BIJLAGE 3 - ISO 17043:2010 t.b.v. R-012 ........ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 7 van 73
Akkoordverklaring
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 8 van 73
1 Beleidsverklaring
1.1 Maatschappelijke opgave
Voedsel en waren zijn voor burgers van belang. Daarbij geldt dat producten veilig moeten zijn
voor mens, dier en plant. De natuur en het welzijn van dieren mogen niet worden aangetast. In
toenemende mate is ook “eerlijkheid” ten opzichte van consumenten een belangrijke publieke
waarde. Deze publieke belangen: voedselveiligheid, productveiligheid, dierenwelzijn, plant- en
diergezondheid en natuur worden beschermd door de NVWA. Dat doet zij vanuit een breed scala
aan wet- en regelgeving dat het kader vormt voor haar toezicht en handhaving.
De maatschappij verandert voortdurend. Dat stelt eisen aan het (innovatie)vermogen van de
NVWA om op deze veranderingen in te spelen. Wetten worden regelmatig aangepast, waaraan
het toezicht zich op haar beurt moet aanpassen. Daarnaast zijn de sectoren waarop de NVWA
toezicht houdt deels sterk geglobaliseerd, “supply chains” (ketens) zijn in het algemeen lang en
de economische belangen zijn groot. Naast de gangbare kwaliteits- en veiligheidsaspecten ligt in
toenemende mate ook fraude op de loer. De wijze waarop de NVWA functioneert, hoe zij omgaat
met burgers en bedrijfsleven en hoe zij zich verantwoordt aan de politiek verandert mee met al
deze bewegingen en ontwikkelingen. De NVWA ontwikkelt zich onder invloed hiervan voortdurend
vanuit de constante eis dat de NVWA een transparante, betrouwbare, onafhankelijke en
professionele toezichthouder is en blijft. Deze vier kernwaarden staan voortdurend op de agenda
bij zowel het externe als interne handelen van de NVWA.
1.2 Missie
De NVWA bewaakt de gezondheid van dieren en planten, het dierenwelzijn en de veiligheid van
voedsel en consumentenproducten en handhaaft de natuurwetgeving.
1.3 Kerntaken
Politiek en maatschappij verwachten slagvaardig optreden van de NVWA. Dit vereist van de
NVWA een sterke focus op handhaving en waar nodig streng optreden. Om deze verwachtingen
duidelijk en transparant te maken, beschrijven de staatssecretaris van EZ en de minister van
VWS in het toezichtkader wat zij van het toezicht en de handhaving van de NVWA verwachten.
De NVWA treedt op als een daadkrachtig handhaver: zij neemt snel en direct maatregelen als zij
tijdens handhaving (grove) overtredingen, misstanden of (mogelijke) risico’s voor de veiligheid
aantreft. Naleving wordt sterk beïnvloed en bevorderd door toezicht en handhaving.
Dienstverlening als handhavingsmethode heeft een grote toegevoegde waarde. De NVWA zal
daarom meer gericht dienstverlening inzetten in de nalevingsbevorderende aanpak.
Ondanks goed toezicht zijn risico’s nooit volledig uit te sluiten. Daarom zal de samenleving van
tijd tot tijd te maken hebben met fraude en met incidenten en crises, die het vertrouwen van de
samenleving kunnen schaden. De NVWA heeft de kennis en kunde om fraude op te sporen en aan
te pakken en incidenten en crises slagvaardig te beheersen en beperken.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 9 van 73
1.4 Identiteit en kernwaarden
De NVWA heeft eigen kernwaarden, die samenhangen met de missie en identiteit als
toezichthouder. De missie en identiteit van de NVWA geven antwoord op de vragen “wie zijn wij als
NVWA?” en “waarom of waartoe bestaat de organisatie?” De kernwaarden geven aan op welke
manier de NVWA dat wil doen. Het zijn leidende beginselen. Ze geven aan hoe de NVWA wil
werken. Kernwaarden zijn randvoorwaarden voor de identiteit als toezichthouder en voor een
succesvolle realisatie van de missie. Ze gelden voor (zeer) lange tijd, net als de missie en identiteit
en vormen ijkpunten in de verdere ontwikkeling van organisatie en personeel. De kernwaarden
voor de NVWA zijn:
- Transparant
- Betrouwbaar
- Onafhankelijk
- Professioneel
1.5 Beleid kwaliteit en veiligheid
De NVWA ziet de medewerker als ‘motor’ van een effectieve organisatie en Autoriteit. Er worden
hoge eisen gesteld aan de NVWA en dus ook aan alle medewerkers die er werken. Dat betekent dat
zij in staat moeten worden gesteld om optimaal te presteren op grond van deskundigheid en
welbevinden. Daarin voorziet de NVWA door kwaliteiten te benutten, vakmanschap te versterken,
ontwikkelmogelijkheden te bieden en talent aan te trekken. De juiste medewerker op de juiste
plaats is steeds het vertrekpunt. Medewerkers worden optimaal ingezet en mobiliteit
(intern/extern) wordt actief gestimuleerd.
De NVWA werkt op basis van duidelijke kaders en helderheid over de professionele ruimte. De
NVWA-medewerker is een professional die staat voor kwaliteit en tegelijkertijd rekening houdt met
de uniformiteit die het werk vereist. Met erkenning van de inhoudelijke verscheidenheid is de
NVWA rond personeelsbeleid een eenheid met een scherp oog voor zowel capaciteit, kwaliteit als
vitaliteit. Dat houdt de organisatie en haar medewerkers vitaal, flexibel en in balans. Dit
weerspiegelt zich ook in de organisatiecultuur.
De NVWA heeft een kwaliteitssysteem, waarin de beheerskaders van de processen zijn opgenomen
en de borging plaatsvindt met behulp van kwaliteitstoetsen en audits.
De primaire werkprocessen zijn o.a. op het volgende gefundeerd:
• Toezichtwerkzaamheden volgens NEN-EN ISO 17020:2012 en de Verordening
882/2004/EU;
• Opsporing conform landelijke kwaliteitskaders, die zijn overeengekomen met de
Nederlandse politie en het Openbaar Ministerie;
• De EU-conformiteit wordt versterkt door de werkwijze die tot nu toe voor het financiële
beheerskader (subsidie controles) geldt, ook toe te passen op alle EU gerelateerde
activiteiten;
• Het laboratoriumonderzoek volgens NEN-ISO 17025;
• Organiseren van laboratorium-evaluerende ringonderzoeken conform ISO 17043;
• Werkzaamheden met en aan fytosanitaire Q-organismen conform Richtlijn 2008/61/EG;
• Werkzaamheden met en aan GGO’s conform Richtlijn 2009/41/EG.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 10 van 73
• Beveiligingsbeleid en beveiligingsmanagement conform NEN-ISO 27001 en Baseline
Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR)
Processen die betrekking hebben op arbo en milieu (incl. biosafety en biosecurity) zijn geïntegreerd
in het kwaliteitssysteem veelal door opname in het specifieke hoofdstuk in procedures en
voorschriften. Voor biosafety en biosecurity gelden specifieke regelgeving en specifieke richtlijnen.
Het toetsen van kwaliteitssysteem door de Raad voor Accreditatie (RvA) en het behalen en
behouden van een accreditatie wordt gezien als een bevestiging dat de NVWA-organisatie het
gewenste kwaliteitsniveau bereikt heeft:
• Het laboratoriumonderzoek van producten van dierlijke oorsprong, levensmiddelen
(voeder- en voedselveiligheid) en non-food producten zijn door de RvA geaccrediteerd en
geregistreerd onder de code L-104;
• De organisatie van ringonderzoeken is door de RvA geaccrediteerd en geregistreerd onder
de code R-012;
• De handhaven- en keuringsactiviteiten door de buitengrenshandhavenposten (BIP) en van
de visteams zijn door de RvA geaccrediteerd en geregistreerd onder de code I-134;
• Het Nationaal Referentie Centrum (divisie laboratorium) is door de RvA geaccrediteerd en
geregistreerd onder de code L-522.
1.6 Missie en visie kwaliteitsmanagement
• Kwaliteitsmanagement ondersteunt onafhankelijk het management en de medewerkers
van de NVWA in kwaliteitsverbetering en –bewustzijn. Zij streeft naar uniforme,
aantoonbare kwaliteit op accreditatiewaardig niveau.
• De visie van kwaliteitsmanagement is van toegevoegde waarde voor de organisatie te zijn
door onafhankelijke bijdragen te leveren op de gebieden:
o verhogen van het kwaliteitsbewustzijn;
o implementeren van externe (inter)nationale eisen;
o de betrouwbaarheid van resultaten te borgen;
o kwaliteitsinformatie toegankelijk te maken;
o verbeterplannen te ondersteunen;
o de organisatie te helpen een accreditatiewaardig of vergelijkbaar niveau te
bereiken.
o Binnen een bewaakte meerjarenplanning worden deze bijdragen tastbaar gemaakt
door jaarlijks vast te stellen doelen.
1.7 Managementsysteem integrale beveiliging
De NVWA moet een gedocumenteerd Integraal Security Management Systeem (ISMS)
vaststellen, implementeren, uitvoeren, controleren, beoordelen, bijhouden en verbeteren
binnen het kader van de algemene bedrijfsactiviteiten en -risico’s van de organisatie. Ook
hier verplicht de Autoriteit in onze naam ons tot een afdoende en aantoonbaar geborgde
integrale beveiliging. Immers, burgers en bedrijfsleven mogen van ons verwachten dat wij
ons werk doen binnen de kaders van de daarvoor geldende wet- en regelgeving en dat de
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 11 van 73
informatie die zij aan ons verstrekken ten behoeve van de uitvoering van toezicht op de
juiste wijze beschermd wordt.
2 Organisatie
2.1 Inleiding
De NVWA is een agentschap van EZ en valt direct onder de secretaris-generaal. EZ is eigenaar en
tevens opdrachtgever van de NVWA, de inspecteur-generaal maakt deel uit van de Bestuursraad
van EZ. Daarnaast bestaat er een opdrachtgeverrelatie met de minister van VWS. De taken en
bevoegdheden van EZ en VWS jegens de NVWA zijn onderling afgestemd.
In het toezichtkader NVWA beschrijven de staatssecretaris van EZ en de minister van VWS wat zij
van het toezicht en de handhaving van de NVWA verwachten. Beide ministeries zijn opdrachtgever
voor het toezicht op de ‘eigen’ beleidsterreinen.
2.2 Gescheiden Keuren en Handhaven
Keuren en Handhaven moeten naar aanleiding van het advies van de Onderzoeksraad voor
Veiligheid (OVV) zodanig intern worden gescheiden dat ze helder en stevig zijn verankerd,
toezichtstaken niet ondergesneeuwd kunnen raken door de keuringswerkzaamheden en daar ook
niet onbedoeld of oneigenlijk door kunnen worden beïnvloed. Bij de interne scheiding zijn de
volgende overwegingen gehanteerd:
In zijn reactie op het rapport Risico’s in de vleesketen van de OVV heeft het kabinet aangegeven
dat het terdege rekening houdt met de aanbeveling van de OVV om in organisatorische zin
voldoende oog te hebben voor het onderscheid tussen Keuren en Handhaven. (TK 26991 nr. 418)
Dit kabinetsstandpunt is binnen de NVWA vertaald in een interne organisatorische scheiding van
Keuren en Handhaven. Zowel keuren als toezicht worden hiermee versterkt. Waar Keuren en
Handhaven elkaar onvermijdelijk raken en/of interacteren, prevaleert functionaliteit boven een
strikt formele scheiding. De taken zijn zo gescheiden dat beide in hun primaire proces eigenstandig
kunnen functioneren en raakvlakken en interactiepunten helder zijn gestructureerd en
georganiseerd met behoud van de onderscheidenlijke verantwoordelijkheden. De interne scheiding
houdt bovendien voldoende rekening met de vereisten uit de Europese Controleverordening
882/2004 dan wel de opvolger daarvan.
De begrippen Keuren en Handhaven worden als volgt worden omschreven:
Keuren
Keuringen worden door de overheid uitgevoerd op verzoek van bedrijven en richten zich op het
beoordelen van (partijen van) producten en/of levende dieren aan de hand van specifiek
vastgestelde eisen met als doel deze in de handel te kunnen brengen binnen de EU, te kunnen
exporteren buiten de EU of deze vanuit derde landen te kunnen importeren in Nederland/EU.
Het beoordelen van het bedrijf, productieplaats of andere onderzoeken maken onderdeel uit van de
keuring, indien deze activiteiten specifiek voor de te keuren partij zijn uitgevoerd.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 12 van 73
Handhaven
Het verzamelen van informatie over de vraag of een handeling of een zaak voldoet aan de gestelde
wettelijke eisen, het zich vervolgens vormen van een oordeel daarover en het eventueel naar
aanleiding daarvan interveniëren. Toezicht kan betrekking hebben op dieren en producten,
activiteiten van bedrijven en plaatsen waar de bedrijfsactiviteiten plaatsvinden.
De bevoegde autoriteit kan alle controle- of toezichtmethoden inzetten naar gelang de situatie
daarom vraagt (o.a. handhaven, systeemtoezicht, audit, screening, verificatie). Het toezicht kan al
dan niet op verzoek van een bedrijf plaatsvinden (bijvoorbeeld om een erkenning te verkrijgen om
als bedrijf te mogen produceren of exporteren).
Bij het toewijzen van de keurings- en handhavingstoezichtstaken maakt de NVWA een onderscheid
tussen: 1. keuren 2. toezicht in het verlengde van keuren 3. keuren (certificeren) in het verlengde
van toezicht, 4. toezicht op bedrijven en 5. toezicht op keuren.
2.3 Sturing
Het sturingsmodel omvat een directieraad-NVWA van kleine omvang. Dat dwingt tot strategisch en
integraal sturen op de prioritaire thema’s binnen beschikbare middelen.
Daaronder wordt doorgestructureerd op basis van clustering van taken en verantwoordelijkheden
in het voortbrengingsproces van het toezicht (als product) en langs de lijn van strategisch naar
tactisch en vervolgens naar operationeel niveau. Dat geeft de handvatten voor sturing op
prioriteiten, output zowel als efficiency en kwaliteit. Het reflectief vermogen van de NVWA wordt
vormgegeven door evaluatie- en feedback loops te organiseren als intrinsiek onderdeel van de
werkprocessen. Op die manier wordt een lerende organisatie gecreëerd waarin verbeteringen en
bijstellingen van toezichtdoelen en toezichtinstrumenten geen toeval is maar de resultante van
het ontwerp en de organisatie van de werkprocessen.
2.3.1 Sturingsinstrumenten
De drie principale grondslagen voor sturing van het toezicht van de NVWA bestaan uit:
• Handhavingsregie 2.0 waarmee inhoudelijk op strategisch en tactisch niveau sturing van
het toezicht wordt bereikt. Op de drie niveaus (strategisch, tactisch en operationeel)geeft
handhavingsregie concrete invulling aan de definitie van de te leveren toezichtproducten en
aan de programmering en uitvoering van het toezicht.;
• De procesarchitectuur definieert de operatie als een voortbrengingsproces van toezicht en
deelt deze op in onderscheidenlijke deelprocessen die vervolgens de basis vormen voor
structurering van de organisatie en voor sturing op output van organisatieonderdelen. Deze
procesarchitectuur is tevens de basis voor de ontwikkeling van de nieuwe ICT;
• De begrotings- en verantwoordingscyclus en de cyclus voor personeelsmanagement.
2.3.2 Overlegstructuren
Er zijn in de organisatie drie formele overleggen (beraden) verankerd die directie-overstijgende
besluitvorming afvangen voor de directieraad.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 13 van 73
Elk van deze overleggen is gegroepeerd rond een strategische pijler van de NVWA organisatie en
verbonden met de meerjarenplannen die de NVWA onderhoudt, te weten:
handhavingsvraagstukken, vraagstukken omtrent informatie en informatiemanagement en
vraagstukken betreffende bedrijfsvoering en organisatie.
• Deze beraden hebben primair een interne focus, gericht op continuïteit, kwaliteit en
ondersteuning van de uitvoering. Daarmee zijn deze beraden onderscheiden van de
directieraad van de NVWA.
Scope van het beraad zijn die producten en samenwerking binnen een strategische pijler
die over de grenzen van directies moeten worden gemaakt. Zo wordt voorkomen dat elk
product of voorstel ter besluitvorming in de directieraad komt.
• Elk beraad wordt voorgezeten door het lid van de directieraad dat primair verantwoordelijk
is voor het desbetreffende meerjarenbedrijfsplan. De directie Handhaven (vanwege de
scope van die directie) wordt een het beraad vertegenwoordigd door twee hoofden, de
andere directies door één hoofd. Zo wordt ook in de beraden een gezonde spanning tussen
de drie in de sturingsfilosofie geschetste belangen bereikt.
• In principe zitten er geen andere leden van de directieraad dan de voorzitter in een beraad,
zodat escalatie naar de directieraad goed mogelijk blijft.
• Het secretariaat van het beraad is gekoppeld aan de verantwoordelijkheid voor het
desbetreffende meerjarenbedrijfsplan (MJBH, MJBI, MJBO).
Figuur 2.3.2 overzicht besluitvormende beraden onder de directieraad van de NVWA
2.3.3 Horizontale samenwerking
De uitwerking van het ontwerpcriterium “resultaatgericht” waarbij één opdracht steeds één
eigenaar heeft, leidt ertoe dat de eigenaar van de opdracht verantwoordelijk is voor het
organiseren van datgene wat hij/zij nodig heeft om het beoogde product te leveren. Dat geldt ook
voor de horizontale aspecten. Hij/zij organiseert dat de juiste actoren “aan tafel zitten”. Aan de
horizontale verbanden an sich wordt geen formalisering gegeven, wel aan de
lijnverantwoordelijkheid om deze verbanden waar nodig tot stand te brengen. De organisatie van
horizontale verbanden wordt daarmee verbonden aan de lijnverantwoordelijkheid.
De focus van de lijn op het proces en product en de opdracht daarbij zo efficiënt mogelijk te
werken waarborgt dat alleen die horizontale verbanden tot stand worden gebracht die ook
daadwerkelijk een functie hebben in het toezicht. Tegelijk zijn dat ook de horizontale verbanden die
functioneel zijn in het organisatiebreed delen en laten stromen van relevante kennis en informatie.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 14 van 73
2.3.4 Samenwerking tussen directies
De NVWA kantelt naar een op functionaliteit gestructureerde en op proces aangestuurde
organisatie. Die kanteling is noodzakelijk om zo goed en efficiënt mogelijk het principale product
van de NVWA tot stand te brengen: kwalitatief goed toezicht en kwalitatief goed en kostendekkend
niveau van keuren.
De voortbrengingsketen van het product toezicht omvat de drie niveaus: strategisch, tactisch en
operationeel. De basis voor het voortbrengingsproces wordt gevormd door Handhavingsregie 2.0
waarin ook deze drie niveaus zijn onderscheiden. De drie directies Strategie, Handhaven en Keuren
hebben in deze voortbrengingsketen elk hun taken en verantwoordelijkheden. Directies zijn
toegerust om eigenstandig hun taken en rollen te vervullen. Tegelijk ontstaat een onderlinge
afhankelijkheid door het sequentiële karakter van het totale voortbrengingsproces en in de
wederzijdse afhankelijkheid voor een goede informatievoorziening.
De NVWA kan haar toezichttaken daarom alleen vormgeven en uitvoeren als er een nauwe
samenwerking is tussen en binnen de directies Strategie, Handhaven en Keuren, ondersteund door
Bedrijfsvoering en CFO/Financiën, rekening houdend met ieders eigenstandige rol. In de
samenwerking, maar ook in de onderlinge spanning zit de toegevoegde waarde. De raakvlakken
tussen directies maar ook binnen directies tussen divisies en binnen divisies tussen afdelingen en
teams, vormen overdrachtsmomenten in het voortbrengingsproces. Sturing richt zich op deze
grensvlakken en overdrachtsmomenten.
2.3.5 Strategische control
De NVWA heeft de strategische control versterkt om grip te krijgen op zowel het functioneren van
de organisatie binnen de bedrijfseconomische kaders als het bereiken van strategische
organisatiedoelen te bewaken. De Chief Financial Officer (CFO) is verantwoordelijk voor Financiële
aspecten en de Chief Information Officer (CIO) voor aspecten die zien op ICT- aspecten.
Beide rollen dragen in belangrijke mate bij aan het “in control” krijgen en houden van de NVWA.
Het gaat hierbij om de totale strategie van de NVWA. Hierbij wordt inhoud verbonden aan zaken
zoals (strategische) personeelsplanning, beheersingsvraagstukken, financiën,
organisatieontwikkeling, organisatie-continuïteit en ICT.
De CFO en de CIO initiëren op hun aandachtsterreinen de samenwerking tussen de verschillende
directies en divisies binnen de NVWA en hebben daarnaast een rijksbrede en nadrukkelijk externe
oriëntatie.
2.4 Vestigingen
De NVWA heeft de volgende vestigingen:
• 1 hoofdkantoor
• 4 servicekantoren
• 2 steunpunten-plus
• circa 9 steunpunten
• 4 laboratorium vestigingen
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 15 van 73
Vestigingen van de NVWA
Hoofdkantoor Locatie
Utrecht Catharijnesingel 59, 3511 GG Utrecht
Postbus 43006, 3540 AA Utrecht
T:088 – 223 33 33
e-mail: [email protected]
Servicekantoren Locatie
Zwijndrecht Westelijke Parallelweg 4
3331 EW Zwijndrecht
Wageningen Geertjesweg 15
6706 EA Wageningen
Zwolle Lubeckplein 34
8017 JS Zwolle
Eindhoven Veldmaarschalk Montgomerylaan 500
5623 LE Eindhoven
Steunpunten-plus Locatie
Groningen Paterswoldseweg 1
9726 BA Groningen
Echt Pastoor Cramerstraat 2e
6102 AC Echt
Steunpuntlocaties
Rotterdam, Amsterdam, Zwaag, Horst, Almelo, Drachten, Yerseke, Den Haag,
Tilburg
Nationaal Referentie Centrum Locatie
NRC Fyto Geertjesweg 15
6706 EA Wageningen
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 16 van 73
Laboratorium Voeder- en
Voedselveiligheid
Locatie
Wageningen
(chemie, microbiologie, moleculair
biologisch, GGO)
Akkermaalsbos 4, gebouw 123
6708 WB Wageningen
Laboratoria Productveiligheid Locatie
Zwijndrecht
(fysisch-mechanisch en
elektrotechnisch)
Westelijke Parallelweg 4
3331 EW Zwijndrecht
Groningen
(chemie/microbiologie,
ringonderzoeken)
Paterswoldseweg 1
9726 BA Groningen
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 17 van 73
2.5 Opdracht van de NVWA
De NVWA werkt op basis van een met de opdrachtgevers afgestemd meerjaren-handhavingsplan
dat de strategische koers van de NVWA en de meerjarenambitie ten aanzien van
risicoreductiedoelstellingen en ontwikkeling van het toezicht weergeeft. Met in acht name van de
jaarlijkse kaderbrieven die beide opdrachtgevers opstellen, is het jaarlijkse werkprogramma een
logisch uitvloeisel van het meerjaren-handhavingsplan. Het jaarplan wordt vastgesteld door de
inspecteur-generaal na afstemming met beleidsonderdelen van de ministeries en andere
betrokkenen. Onderdeel van deze afstemming is een nadere prioritering van toezichtactiviteiten
indien de op grond van risicoanalyse en wettelijke verplichtingen geprioriteerde
handhavingsactiviteiten, de budgettaire kaders overschrijden. De opdrachtgevers maken die
politiek-bestuurlijke afweging.
Het werkprogramma wordt vervolgens door de bewindspersonen van EZ en VWS goedgekeurd.
Eveneens jaarlijks rapporteert de inspecteur-generaal van de NVWA aan de bewindspersonen
aangaande de wijze waarop toezicht is gehouden en de resultaten van het toezicht.
De opdracht van de NVWA omvat de volgende domeinen:
Domein
Economische Zaken (EZ)
Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)
Alcohol en tabak
x
Bijzondere eet- en drinkwaren
x
Cross compliance x
Dierenwelzijn x
Diergeneesmiddelen x
Dierlijke bijproducten x
Dierproeven
x
Diervoeder x
Europese subsidieregelingen (inclusief nacontroles) x
Export x
Fytosanitair x
Gewasbescherming x
Grondgebonden subsidieregelingen x
Import x x
Industriële (voedsel-) productie
x
Levende dieren en diergezondheid x
Meststoffen x
Natuur x
Opsporing x x
Pathogene micro-organismen en (niet-) alimentaire zoönosen
x
Productveiligheid (incl energieverbruik toestellen) x x
Visketen x
Vleesketen en voedselveiligheid x
Voedselveiligheid (consumentenmarkt en instellingen)
x
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 18 van 73
2.5.1 Werkterrein
Het toezicht van de NVWA is van groot belang voor het borgen van publieke belangen:
volksgezondheid (voedsel- en productveiligheid), dier- en plantgezondheid, natuur en
dierenwelzijn. Daarmee draagt de NVWA tevens bij aan het economisch belang i.c. het ‘level
playing field’ van het bedrijfsleven en de exportpositie van de agrarische sector.
Het toezicht krijgt vorm in het stelsel van bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen
minister, NVWA en bedrijven.
Uitgangspunt is dat elke burger of bedrijf primair zelf de verantwoordelijkheid draagt voor de
naleving van wet- en regelgeving. Elk bedrijf in de keten is dan ook zelf verantwoordelijk voor het
zeker stellen van de publieke belangen. Het is de taak van de NVWA om, als belangrijk publiek
sluitstuk, daarop actief toe te zien en te handhaven wanneer hieraan niet wordt voldaan.
2.5.2 Kerntaken
De NVWA heeft de volgende kerntaken:
• Handhaving
De NVWA is een handhavingsorganisatie in de brede zin van het woord. In het kader van
handhaving houdt de NVWA toezicht op de naleving van wet- en regelgeving door
bedrijven en instellingen. De handhaving richt zich op het beïnvloeden van
nalevingsgedrag. Door toezicht te houden (handhaving), het uitvoeren van
opsporingsonderzoek, door handhavingscommunicatie, enzovoorts.
• Keuren
De NVWA verricht op verzoek van bedrijven keuringen van (partijen van) producten en/of
levende dieren en richt zich daarbij op het beoordelen aan de hand van specifiek
vastgestelde eisen. Keuringen hebben tot doel deze producten en/of levende dieren in de
handel te kunnen brengen binnen de EU, te kunnen exporteren buiten de EU of deze vanuit
derde landen te kunnen importeren in Nederland/EU.
• Risicobeoordeling
Dit betreft het beoordelen van de chemische, biologische of fysische gevaren voor de
volks-, dier- en plantgezondheid en de natuur op het werkterrein van de NVWA.
Wetenschappelijke risicoanalyses en risicobeoordelingen zijn de basis voor ketengericht en
risicogebaseerd werken en vormen daarmee een belangrijke pijler voor risicomanagement
i.c. de prioritering en sturing van toezichtsactiviteiten.
• Risicocommunicatie
De NVWA heeft de taak om op basis van risicobeoordeling consumenten of anderen te
informeren over (mogelijke) gevolgen voor de volks-, dier- en plantgezondheid en de
natuur. Risicocommunicatie is communicatie over mogelijke of bestaande risico’s en
percepties. Door open te communiceren over risico’s wordt het vertrouwen dat
consumenten hebben in het (voedsel-) veiligheidssysteem versterkt. In de
risicocommunicatie wordt consumenten zo veel als mogelijk een handelingsperspectief
aangereikt.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 19 van 73
Toezicht en handhaving zijn geen doelen op zich. Het uiteindelijke doel van het toezicht van de
NVWA is het bevorderen van naleving van de wet- en regelgeving en daarmee afdoende
beheersing van risico’s voor mens en dier. Bovendien zijn er grenzen aan de mogelijkheden van
toezicht. De NVWA kan niet overal zijn of alles controleren. Dit vraagt om risicogericht en
kennisgedreven toezicht en efficiënte en effectieve inzet van mensen en middelen.
2.6 Onafhankelijkheid en onpartijdigheid
De NVWA-medewerkers (zowel ambtelijk als niet-ambtelijk) zijn onafhankelijk en onpartijdig met
betrekking tot hun uit te voeren werkzaamheden. Dit betekent dat medewerkers van de NVWA
geen nevenfuncties mogen bekleden die de onafhankelijkheid van hun oordeel kunnen beïnvloeden.
De medewerkers worden beschermd tegen druk van buiten zodat een betrokken partij geen invloed
kan uitoefenen op het beoordelingsresultaat van de NVWA-medewerker. Bij intimidatie van een
medewerker door derden is de NVWA-medewerker verplicht hiervan melding te maken. Deze
meldingen worden geregistreerd en er worden maatregelen getroffen om een dergelijke
beïnvloeding in de toekomst te voorkomen. Op het NVWA intranet is een dossier “Integriteit &
Ongewenste omgangsvormen” opgenomen waarin het beleid van de NVWA is uitgewerkt.
Voor de medewerkers van de NVWA is de ambtenarenwet van toepassing. Elke medewerker heeft
toegang tot een geldige editie van het Algemeen Rijksambtenaren Reglement (ARAR) via het
intranet/internet (overheid.nl).
Rijksbrede regelgeving met betrekking tot integriteit vormt het kader voor het bewust integer
handelen door medewerkers. Er is voor gekozen om de waarden niet uit te werken tot regels. Het
gaat namelijk om de bewustwording en de zelfreflectie ten aanzien van deze waarden. De waarden
komen aan de orde in functioneringsgesprekken, opleidingstrajecten en bij de introductie van
nieuwe medewerkers.
2.7 Type A handhaven-instelling
De NVWA is juridisch, financieel en operationeel onafhankelijk ten opzichte van de partijen die
betrokken zijn bij de objecten die geïnspecteerd of gekeurd worden. De volgens de norm NEN-EN
ISO/IEC 17020:2012 geaccrediteerde werkgebieden binnen de divisies van de NVWA voldoen aan
de onafhankelijkheidscriteria die gelden voor een ‘type A’ handhaven-instelling.
2.7.1 Juridisch onafhankelijk
De NVWA is een baten-lastendienst die ressorteert onder het ministerie van EZ. De Secretaris-
Generaal van EZ heeft de rol van eigenaar. De Directeur-Generaal Agro en Natuur van het
ministerie van EZ en de Directeur-Generaal Volksgezondheid van het ministerie van VWS zijn
opdrachtgever van de NVWA. Via kaderbrieven wordt aan de NVWA gevraagd een jaarplan op te
stellen, waarin staat beschreven hoe de NVWA haar taken uitvoert. De procedures staan
beschreven in raamovereenkomsten met eigenaar en opdrachtgevers. Onafhankelijkheid is een van
de kernwaarden van de NVWA. Als toezichthouder heeft de NVWA een grote mate van
zelfstandigheid in de keuzes van de inzet van het handhavingsinstrumentarium. Ook is de NVWA
juridisch niet verbonden met organisaties en bedrijven waar inspecties of keuringen worden
uitgevoerd.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 20 van 73
2.7.2 Financiëel beleid NVWA
De NVWA wordt als baten-lasten dienst betaald voor de geleverde producten en diensten. De
opdrachtgevers van de NVWA zijn EZ en VWS. Via kaderbrieven wordt een budget ter beschikking
gesteld waarbinnen de NVWA haar toezicht vormgeeft.
De wijze van aansturing van baten-lasten diensten is vastgelegd in raamovereenkomsten. De
NVWA is verantwoordelijk voor een optimale verhouding tussen de ingezette middelen en de
geleverde prestaties (in kwaliteit én kwantiteit). De NVWA werkt met een standaard producten- en
dienstencatalogus en een kostprijsmodel.
De NVWA heeft eigen inkomsten uit keuringswerkzaamheden, aangevuld met financiële middelen
van de ministeries van EZ en VWS. De keuringsinkomsten leiden niet tot financiële afhankelijkheid,
omdat de keuringswerkzaamheden wettelijk verplicht zijn en de inkomsten uit deze
werkzaamheden geen invloed hebben op het voortbestaan van de NVWA.
De NVWA heeft de verplichting een correct en verantwoord financieel beleid te voeren. Jaarlijks
worden kostprijzen voor de door de NVWA aan te bieden handhaving en keuringen vastgesteld.
Door het ministerie van EZ worden op basis hiervan tarieven vastgesteld, die in rekening worden
gebracht bij de bedrijven en organisaties.
In eerste instantie is de NVWA verantwoordelijk voor de eigen liquiditeit, daarnaast ligt dit ook in
de verantwoording van EZ. Voor de werkzaamheden die voor VWS worden uitgevoerd, zijn de
afspraken analoog, echter heeft VWS als opdrachtgever geen liquiditeitsverantwoording voor de
NVWA.
De NVWA voert zelf de debiteurenadministratie van de getarifeerde keuringsgelden. De Auditdienst
Rijk (ADR) van het ministerie van EZ controleert jaarlijks de uitgaven en ontvangsten van de
NVWA.
2.7.3 Operationeel onafhankelijk
De NVWA is onafhankelijk in de uitvoering van haar werkzaamheden. De toezichthouders en
bijzondere opsporingsambtenaren van de NVWA zijn autonoom binnen de door de NVWA gestelde
kaders. Daar waar binnen de kaders van de EU-wetgeving de feitelijke uitvoering door het
bedrijfsleven wordt georganiseerd heeft de NVWA een toezichthoudende taak.
De medewerkers van de NVWA die betrokken zijn bij de keuring of handhaven, zijn op geen enkele
manier betrokken bij de totstandkoming, het verhandelen of het gebruik van de te inspecteren
objecten.
2.8 Wettelijke aansprakelijkheid
De NVWA is als overheidsorganisatie niet verzekerd tegen aansprakelijkheid maar betaalt indien
van toepassing een schadeloosstelling. Het ministerie van EZ staat garant voor de verplichtingen
die de NVWA aangaat. Dit staat beschreven in een eigenaarconvenant.
De zakelijke voorwaarden zijn niet van toepassing, omdat de NVWA een overheidsinstantie is.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 21 van 73
2.9 Geheimhouding
Alle werkzaamheden die door de NVWA worden uitgevoerd hebben een vertrouwelijk karakter. Voor
de NVWA-medewerkers geldt een geheimhoudingsplicht volgens artikel 2:5 van de Algemene wet
bestuursrecht (Awb).
Medewerkers die geen ambtenaar zijn (bijvoorbeeld practitioners, stagiaires en uitzendkrachten),
ondertekenen een schriftelijke verklaring waarin zij beloven geen vertrouwelijke informatie naar
buiten te brengen die hen via werkzaamheden bij de NVWA bereikt heeft.
Ten aanzien van bezoekers of ingehuurde (onderhouds-)bedrijven zijn regelingen getroffen die
rekening houden met bovenstaande geheimhouding.
Voor documenten en informatiesystemen met een inhoud van vertrouwelijke aard zijn maatregelen
voor beveiliging doorgevoerd. De toegang tot bepaalde informatiesystemen is afhankelijk van het
takenpakket van de medewerker en is vastgelegd.
Iedere burger kan de NVWA verzoeken om informatie. Dit is een algemeen beginsel dat voortvloeit
uit de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De divisie Juridische Zaken (JZ) van de Directie
Strategie behandelt de Wob-verzoeken. Daarnaast heeft elke burger op grond van de Wet
Bescherming Persoongegevens (WPG) en waar van toepassing de Wet Bescherming Politiegegevens
(WPOLG) het recht op inzage, correctie, wijziging en verwijdering van gegevens. De NVWA zorgt
voor een goede borging van deze rechten.
Tevens zal de NVWA alle informatie verstrekken aan het parket van de Officier van Justitie of de
bezwarencommissie die nodig zijn voor de strafrechtelijke (parket OvJ) of bestuursrechtelijke
afhandeling van overtredingen.
3 Organisatiestructuur
3.1 Hoofdstructuur NVWA
Figuur 1 Organogram – topstructuur NVWA
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 22 van 73
De topstructuur van de NVWA wordt gevormd door de directieraad en bestaat uit de inspecteur–
generaal NVWA, de directeuren van de directies Strategie, Handhaven en Keuren, de directeur
CFO/Financiën en de directeur Bedrijfsvoering.
De directieraad van de NVWA functioneert als team en vormt het besturend orgaan van de totale
NVWA-organisatie. De leden van de directieraad zijn aanspreekbaar op het geheel van de
directiebesluiten en op die van hun eigen directie. De inspecteur–generaal geeft leiding aan de
directieraad en neemt als eindverantwoordelijk bestuurder de besluiten, gehoord hebbende de
directieraadleden.
De directieraad komt wekelijks bijeen en wordt ondersteund vanuit de directie Strategie.
Voor de duur van de transformatie van een domein-georiënteerde organisatie naar een proces-
georiënteerde organisatie, is de plaatsvervangend inspecteur–generaal tevens belast met de taak
als Business Change Director (BCD) en opgenomen in de directieraad van de NVWA.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 23 van 73
3.2 Directies en Divisies
Figuur 2 Organogram – topstructuur inclusief divisies.
Onder de directies is een laag van divisies welke worden geleid door divisiehoofden. De
divisiehoofden vallen in de terminologie van het Functiegebouw Rijk (FGR) in de categorie
middenmanager.
De kerntaken van de divisiehoofden zijn:
• Deelname aan het MT van de eigen directie; Leiding geven aan de divisie en het eigen MT
Proceseigenaarschap voor de processen van de divisie
• Condities scheppen voor en bijdragen aan de samenwerking over divisies en directies heen
• Het coachen, ontwikkelen en beoordelen van hun afdelingshoofden; Realiseren van
afgesproken prestaties conform de kwaliteitsnorm; In voorkomende gevallen extern
bestuurlijk optreden.
• Het verantwoordelijk management wordt bij kortdurende afwezigheid, vanwege de
specifiek benodigde kennis van lopende zaken, in beginsel vervangen door een eerst-
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 24 van 73
aangewezen manager of senior medewerker. De directeur is verantwoordelijk voor
passende vervanging. Vervanging voor langere tijd geschiedt via formele waarneming
3.3 Directie Strategie
Figuur 3.3 Organogram - directie Strategie
De directie Strategie is de schakel tussen de opdrachtgevers en de operatie en geeft op strategisch
en beleidsmatig niveau in een meerjarig perspectief richting en invulling aan de missie van de
NVWA en haar kerntaken en doelstellingen. De door Strategie gemaakte producten
zijn op concernniveau geformuleerd. Ze bepalen in afstemming met de opdrachtgevers het WAT en
WAAROM van wat de NVWA doet en coördineert intern met Handhaven en Keuren over het HOE.
Kerntaken:
Bestuursadvisering en -ondersteuning
• De directie Strategie ondersteunt en adviseert de directieraad van de NVWA op politiek-
bestuurlijke onderwerpen. Hierbij verbindt de directie Strategie de politiek-bestuurlijke
buitenwereld met de directies Handhaven, Keuren en de interne organisatie. Onderdeel van
deze kerntaak is het bestuurlijke nationale en internationale relatiebeheer (o.a. politiek,
beleid, andere handhavendiensten).
Risicoanalyse, ontwikkelen en innovatie van handhavingsbeleid en –instrumentarium
• Strategie vertaalt signalen uit de politiek en maatschappelijke omgeving naar strategische
keuzes en maakt kaders en opdrachten voor de directies Handhaven en Keuren op basis
van in- en externe signalen, risicobeoordelingen en risicoanalyses op casuïstiek, maar
vooral op keten- en domeinniveau. Centraal hierbij staat de WAT- en WAAROM-vraag en de
kaders voor de HOE-vraag. Strategie geeft zo richting aan ontwikkeling van
handhavingsbeleid en handhavinginstrumentarium van de NVWA. Strategie bespreekt het
opdrachtenpakket van de NVWA met de opdrachtgever.
Kennisontwikkeling en onderzoek
• Strategie stuurt op het verkrijgen van de juiste interne en externe kennis en informatie,
die de basis vormt voor risicogericht en informatie-gestuurd toezicht. Strategie
interpreteert informatiestromen en creëert informatieproducten over de publieke belangen
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 25 van 73
waarvoor de NVWA staat. Zij doet dat zowel voor de directies Handhaven en Keuren als
voor beleid, politiek en samenleving in het kader van de reflectieve functie.
Risicobeoordeling, advisering en risicocommunicatie
De Wet Onafhankelijke Risicobeoordeling Voedsel en Waren Autoriteit (WOR) regelt de
onafhankelijkheid, kwaliteit en transparantie van risicobeoordeling.
• Strategie maakt risicobeoordelingen op casuïstiek (agentia, stoffen, handelingen, situaties
etc.) en integraal niveau (ketens, domeinen) en adviseert en communiceert daarover.
Communicatie
• Strategie verzorgt de interne en externe (risico)communicatie (burgers, consumenten,
stakeholders, media), inclusief persvoorlichting. Communicatie voert hiervoor
omgevingsanalyses uit en is verantwoordelijk voor de communicatiestrategie.
Juridische advisering
• Opleggen boetes en handhavingsbesluiten en behandeling van bezwaar en beroepszaken
en Wob-verzoeken. De juridische taken van de directie Strategie richten zich grotendeels
op het nemen van handhavingsbesluiten en besluiten op bezwaar, het voeren van
beroepsprocedures, strategische advisering, advisering in crisissituaties en actieve en
passieve openbaarmaking.
3.3.1 Divisie Juridische Zaken
Figuur 3.3.1 Organogram divisie Juridische Zaken
De rechtmatigheid van toezicht is van essentieel belang voor de effectiviteit van de NVWA. Het
recht heeft een sturende, begrenzende en effectuerende functie bij de kernactiviteiten van het
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 26 van 73
toezicht (informatie verzamelen, oordelen en eventueel ingrijpen). Daarmee is het belang van een
goede borging van de juridische kwaliteit binnen de NVWA een gegeven. De divisie Juridische zaken
(JZ) zorgt voor die borging. De verankering in de directie Strategie zorgt voor checks and balances
ten opzichte van de directies Handhaven en Keuren. Ondanks verankering in de directie Strategie
blijft JZ NVWA-breed actief met nauwe relaties en taken op het terrein van de directies Handhaven,
Keuren, CFO/Financiën en Bedrijfsvoering.
De taken van JZ zien grotendeels toe op het nemen van handhavingsbesluiten en besluiten op
bezwaar, het voeren van beroepsprocedures, strategische advisering, advisering in crisissituaties
en actieve en passieve openbaarmaking.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 27 van 73
3.4 Directie Handhaven
Figuur 3.4 Organogram - directie Handhaven
De directie Handhaven opereert op basis van de kaders en opdrachten die worden ontvangen van
de directie Strategie. De directie Handhaven is primair georiënteerd op de HOE-vraag en heeft
daarvoor de vereiste kennis en expertise binnen de directie. De directie Handhaven geeft op
tactisch en operationeel niveau invulling aan de prioritering, planning, uitvoering en rapportage en
evaluatie van toezicht en handhaven alsmede aan de opsporingstaken van de NVWA. Daarmee
draagt de directie bij aan de maatschappelijke opdracht van de NVWA als toezichthouder.
De handhavingsstrategie van de NVWA en dus de directie Handhaven, gaat uit van “compliance” in
de zin van “vrijwillige naleving” van wet- en regelgeving door bonafide bedrijven, instellingen en
burgers. De houding van de NVWA ten opzichte van bedrijven en burgers kenmerkt zich door het
principe “vertrouwen, tenzij…..”. Dit vertrouwen is gebaseerd op historische ervaringen. Onze eigen
kennis en informatie vormen de aanleiding voor de keuze van de methode(n) van handhaven die
wordt gehanteerd.
De NVWA hanteert de term “handhaving” als overkoepelende term voor de volgende vijf
handhavingsmethoden:
• Dienstverlening;
• Handhavingscommunicatie;
• Horizontaal toezicht;
• Repressief toezicht;
• Opsporing.
Voor elk van deze vijf gehanteerde methoden beschikt de NVWA over diverse instrumenten om
doeltreffend en doelmatig een gepland en gewenst effect te bereiken.
De keuze voor een methode of mix van methoden (de handhavingsmix) is afhankelijk van het
niveau van naleving dat op basis van historische gegevens blijkt en wordt door de directie
Handhaven gemaakt.
Kerntaken:
• Handhaving als overkoepelende term van vijf handhavingsmethoden;
• Uitvoering taken/werkzaamheden welke worden verricht voor en onder
verantwoordelijkheid van derden;
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 28 van 73
• Toezicht op keuren. Deze taak kent de volgende aspecten:
o toezicht op het functioneren van het stelsel;
o toezicht op aangewezen keuringsinstanties en instellingen.
3.4.1 Divisie Regie en Expertise
Figuur 3.4.1 Organogram divisie Regie & expertise.
Regie & expertise (R&E) vervult een sleutelrol in de nieuwe werkwijze van de NVWA. Zowel voor
efficiënt procesgericht en uniform werken als voor effectief kennisgedreven, ketengericht en
risicogericht werken heeft deze divisie belangrijke taken. R&E heeft de verantwoordelijkheid om
zodanig regie te voeren op de operatie van de NVWA dat de organisatie de geformuleerde
doelstellingen voor het toezicht weet te realiseren. Dit vergt een zeer goede kennispositie en een
sterk organiserend vermogen. R&E houdt zich daartoe bezig met alle werkzaamheden van en naar
interne (NVWA) en externe stakeholders.
R&E is tevens de gesprekspartner voor de divisie Strategie (afdeling PBZ) waar het gaat om
bijdragen vanuit de inhoud aan politiek-bestuurlijke stukken, discussies, advisering etc.
R&E omvat vier afdelingen te weten: de afdeling Regie, de afdeling Expertise, de afdeling Incident-
& crisisbeheersing en de afdeling Proces- & productontwikkeling.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 29 van 73
Afdeling Regie:
De afdeling Regie is gericht op het programmeren van het aangenomen werk volgens
Handhavingsregie 2.0. de afdeling organiseert dat alle benodigde informatieproducten die nodig
zijn voor handhavingsregie tijdig beschikbaar zijn om daarmee de tactische programmering
(handhavingsprogramma) te maken als basis voor de operationele planning en uniforme uitvoering
van het werk door de andere divisies van de directie Handhaven.
Afdeling Expertise
De afdeling Expertise is het inhoudelijk geweten van de NVWA. De kennis van experts is schaars
maar is wel overal in de organisatie nodig. De afdeling Expertise heeft dan ook een belangrijke
toeleverende rol en levert in vele werkprocessen binnen de NVWA een bijdrage.
De afdeling is op basis van domeinen doorgestructureerd. Kennisdragers hebben daarmee een
domeingeoriënteerde thuisbasis in de afdeling en worden steeds projectmatig ingezet bij het
maken van informatieproducten die nodig zijn voor de handhavingsregie en projecten die nodig zijn
voor het ontwikkelen van het toezichtsinstrumentarium.
Afdeling Incident- & crisisbeheersing
De afdeling Incident- & crisisbeheersing (ICb) doet voor de gehele NVWA de incident- en
crisisbeheersing. Hierdoor ontstaat binnen de NVWA een gedeelde ‘sense of urgency’ voor
incidenten en centrale regie daarop.
Elk incident start met een melding (prio 4). De afdeling ICb wordt hierover geïnformeerd,
beoordeelt deze meldingen en schaalt zo nodig op. Waar mogelijk en wenselijk is de werkwijze door
middel van handboeken, (werk)instructies en rapportageformats geprotocolleerd en geüniformeerd.
De afdeling ICb bestaat uit een vaste kern die zich richt op het voorbereiden en
coördineren van het afhandelen van incidenten op het gebied van diergezondheid, plantgezondheid
en product- en voedselveiligheid.
Afdeling Proces- & productontwikkeling
De directie Handhaven heeft een breed werkveld. Inhoudelijke sturing is vooral vormgegeven in de
divisie Regie & expertise. Maar een uitvoerende entiteit kan slechts goed functioneren als andere
aspecten zoals het sturen op basis van prestatie, kwaliteit van processen en producten integraal
kunnen worden overzien. Dit wordt vormgegeven door de afdeling Proces- & productontwikkeling.
Deze afdeling geeft het fundament voor de procedure, normstelling en voorschrift voor uitstekende
processen en producten inclusief (verbijzonderde) controle hierop. Hierbij wordt gebruik gemaakt
van een continue verbeterfilosofie waarmee de NVWA ervaring heeft opgedaan bij het uitwerken
van de processen binnen het vernieuwingsprogramma Blik op NVWA 2017. Hierbij hoort ook het
definiëren van prestatie-indicatoren om de beoogde norm transparant en meetbaar te maken. De
indicatoren stellen zowel managers als medewerkers in staat om zelf hun prestatie en kwaliteit te
kunnen meten.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 30 van 73
3.4.2 Divisie Inspectie
Figuur 3.4.2 Organogram – divisie Handhaven
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 31 van 73
Handhaven is één van de krachtigste wapens van de NVWA. Daarmee is de divisie Handhaven de
ruggengraat van de directie Handhaven. De impact van toezicht en de daarbij horende sanctie is
aanzienlijk. De aanwezigheid van de NVWA met of zonder maatregelen, zorgt (in)direct voor een
gepercipieerde pakkans. Dit heeft daardoor grote invloed op de naleving van de regelgeving.
Handhaven zorgt voor de uitvoering van de geprogrammeerde opdrachten (waarnemen, (bedrijfs-)
handhaving en bemonsteringen). De handhavenopdrachten zijn vervaardigd door de divisie Regie &
expertise op basis van de (keten) handhavingsplannen en de projectplanning. Maar ook de
geselecteerde meldingen en opvolging van incidenten worden in handhavenopdrachten verwerkt.
Afdeling Plant, Vis, EU en Natuur
De afdeling Plant, vis, EU en natuur draagt zorg voor de operationele uitvoering van handhaving op
de gebieden gewasbescherming, fytosanitair, natuur, de visketen (duurzaamheidsaspecten) en
uitvoeringstaken Europese subsidieregelingen. De uitvoeringstaken Europese subsidieregelingen
(UTES) bestaat uit de volgende 3 domeinen: 1. Grondgebonden subsidieregelingen (GSR), 2. Niet-
grondgebonden subsidieregelingen (NSR) en 3. Cross compliance (CC). Binnen de afdeling Dier zijn
alle vervoershandhaving ondergebracht.
Afdeling Dier
De afdeling Dier draagt zorg voor de operationele uitvoering van handhaving op de gebieden
meststoffen, diergeneesmiddelen, dierenwelzijn, levende dieren en diergezondheid en onderdelen
van de Uitvoeringstaken Europese Subsidieregelingen. De uitvoeringstaken Europese
subsidieregelingen (UTES) bestaat uit de volgende 3 domeinen: 1. Grondgebonden
subsidieregelingen (GSR), 2. Niet-grondgebonden subsidieregelingen (NSR) en 3. Cross compliance
(CC). Het afdelingshoofd Dier wordt in verband met de span of control ondersteund door een
strategisch adviseur.
Afdeling Industrie
De afdeling Industrie draagt zorg voor de operationele uitvoering van handhaving op de gebieden
industriële productie, bijzondere eet- en drinkwaren, dierlijke bijproducten, diervoeder,
dierproeven, visketen (voedselveiligheidsaspecten) microbiologie/pathogene micro-organismen.
Deze afdeling draagt verder zorg voor het bewaken en beheersen van zoönotische risico’s; voor
zover het de door vlees overdraagbare ‘livestock borne’ zoönosen (alimentaire zoönosen) betreft in
de (vlees)productiefase.
Afdeling Consument
De afdeling Consument draagt zorg voor de operationele uitvoering van handhaving op de gebieden
productveiligheid (incl. energieverbruik toestellen), horeca en ambachtelijke productie,
levensmiddelen microbiologie: pathogene micro-organisme en alimentaire-zoönosen,
voedselveiligheid consumentmarkt en instellingen en alcohol en tabak.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 32 van 73
Afdeling Handel & digitaal toezicht
De afdeling Handel & digitaal toezicht is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van (nieuwe)
vormen van digitale handhaven. Daarmee zal aan bedreigingen het hoofd kunnen worden geboden
en zullen kansen beter worden benut. Digitale handhaven leidt tot kwalitatief beter toezicht doordat
effectiever en dieper kan worden geïnspecteerd. De afdeling Handel & digitaal toezicht omvat de
toepassing van handhavingsinstrumenten die in ontwikkeling zijn. Om die reden worden deze
teams op dit moment nog niet gevuld.
3.4.3 Divisie Laboratoria
Figuur 3.4.3 Organogram – divisie Laboratoria
Voor de autoriteitspositie van de NVWA is het beschikbaar hebben van expertise op het gebied van
laboratorium methodieken en diagnostiek én kwalitatief hoogwaardige analyse capaciteit van
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 33 van 73
cruciaal belang. Het (laten) uitvoeren van (specialistische) analyses op de bij bedrijven genomen
monsters en het (her-)bevestigen van resultaten van externe laboratoria is een belangrijk
onderdeel van het toezicht- en keuringswerk van de NVWA.
De divisie Laboratoria is (in afstemming met de afdeling Regie en de directie Strategie) de
spreekbuis, vraagbaak en expert van de NVWA als het gaat om laboratoriumonderwerpen. De drie
onderdelen die zijn samengebracht in de divisie Laboratoria hebben als gemeenschappelijk sterk
punt de grote mate van kennis over laboratoriumprocessen en de onderliggende fundamentele
kennis van de betreffende vakgebieden.
Afdeling Sturing, programmering en coördinatie
De taken van de afdeling Sturing, programmering en coördinatie (SPC) zijn voor de gehele divisie
van belang, daarnaast wordt vanuit dit onderdeel de laboratorium-inzet als toezicht-instrument
aangestuurd en wordt de samenhang binnen de divisie geborgd.
SPC is het eerste aanspreekpunt voor de jaarplan- en verantwoordingscyclus, het coördineert (de
vertegenwoordiging naar de beleidsdirecties, stakeholders, en internationale gremia.
Voorts fungeert SPC als eerste aanspreekpunt bij de bijdrage aan (internationale) laboratorium-
bezoeken en handhaving alsmede ten aanzien van accrediterende instellingen en de
kwaliteitsborging door Nationaal referentielaboratoria.
Afdeling Nationaal referentiecentrum fyto
De afdeling Nationaal referentiecentrum fyto (NRC Fyto Fyto) is het kenniscentrum en het
diagnostisch laboratorium voor fytosanitaire organismen, vectoren en invasieve planten. Het NRC
Fyto Fyto draagt bij aan kennisdeling, capacity building, risicobeoordelingen, technisch
beleidsadvies en internationale projecten en beleids- en advieswerk. Op deze manier is het NRC
Fyto Fyto een essentieel onderdeel van de rol die de NVWA internationaal op fytosanitair gebied
speelt en ondersteunend aan de NPPO (National Plant Protection Organisation, gepositioneerd
binnen de divisie Regie & Expertise). NRC Fyto Fyto is aangewezen als NRL op het gebied van
fytosanitaire diagnostiek en werkt toe naar een mogelijke EU-RL positie fytosanitair op een of
meerdere vakgebieden.
Afdeling Laboratorium voeder- en voedselveiligheid & productveiligheid
Het laboratorium voor Voeder- en voedselveiligheid & productveiligheid (LabVVPV) ondersteunt en
adviseert de NVWA op gebied van laboratoriumwerkzaamheden aangaande (dier)voeder- en
voedselveiligheid en productveiligheid. Het vakgebied voeder- en voedselveiligheid respectievelijk
productveiligheid zijn als onderscheidenlijke teams binnen de afdeling herkenbaar.
De discipline voeder- en voedselveiligheid is voor een groot deel gericht op uitvoerend
laboratoriumonderzoek en vervult een essentiële rol in de feitelijke uitvoering van
laboratoriumonderzoek in het kader van handhaven en handhaving. Deze dienstverlening is
essentieel voor de onafhankelijke oordeelsvorming van de NVWA en de vaststelling van niet-
naleving.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 34 van 73
3.4.4 Divisie Inlichtingen- en Opsporingsdienst
In de divisie Inlichtingen- en Opsporingsdienst zijn de taken van de Bijzondere Opsporingsdienst
(BOD) van EZ en VWS ondergebracht. Deze dienst wordt organisatorisch onderbracht bij de directie
Handhaven. De directeur van de IOD geeft leiding aan deze divisie, staat onder gezag van het
Openbaar Ministerie en onderhoudt rechtstreeks contact met de IG-NVWA.
De IOD heeft alle domeinen van de NVWA als werkterrein. Hierbij richt de IOD zich voornamelijk op
complexe, keten gerelateerde, georganiseerde en/of internationaal georiënteerde criminaliteit.
Afdeling Opsporingsontwikkeling & inlichtingen
De afdeling Opsporingsontwikkeling & inlichtingen draagt zorg voor de interne en externe
afstemming op strategisch en tactisch niveau. Deze afstemming is gericht op het vergroten van de
kwaliteit en effectiviteit van de IOD specifiek, maar ook in combinatie met de andere onderdelen
van de NVWA.
Daarnaast wordt bijgedragen aan het vergroten en verbreden van het inzicht in doelgroepen en
risico’s om inlichtings- en opsporingsactiviteiten te kunnen prioriteren en gericht in te zetten.
De afdeling gebruikt verschillende methodieken om op de domeinen van de NVWA inlichtingen
vanuit het Wpg-domein (Wet politiegegevens) te verzamelen en veredelen. Er wordt verbinding
gelegd met informatie die elders binnen de NVWA wordt verwerkt. Deze verzamelde informatie is
de basis voor analyses en informatieproducten en op te starten handhaven- en
opsporingsonderzoeken. Daarnaast worden opsporingshandelingen uitgevoerd in de startfase van
opsporingsonderzoeken.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 35 van 73
Afdeling Opsporing
De afdeling Opsporing is verantwoordelijk voor het uitvoeren van opsporingsonderzoeken die leiden
tot een effectieve strafvervolging. Hierbij worden ook ontnemingsdossiers opgebouwd voor de
berekening van het wederrechtelijk verkregen voordeel. Daarin staat een zorgvuldige
dossiervorming en heldere keuzes centraal, samen met een juiste toepassing van bevoegdheden,
zoals het inzetten van telefoontaps, doorzoekingen en aanhoudingen.
3.4.5 Divisie Klant, bedrijf en consument
Figuur 3.4.5 Organogram – divisie Klant, bedrijf & consument
De ondertoezichtstaande staat in de aanpak van de NVWA centraal. Onze wijze van benadering ter
verhoging van de naleving is uiteenlopend; van dienstverlenend tot bestrijden van misstanden,
waaronder fraude.
Goede registraties, vergunningverlening en gevalideerde en/of geaccepteerde kwaliteitssystemen
zijn van belang voor onze risicogerichte aanpak. Een juist en volledig klant- en verleningenbestand
is het fundament daarvoor. Dit resulteert in het overzicht op het geheel dat het de NVWA mogelijk
maakt om vanuit het risico, maar ook vanuit het belang van de klant te kunnen acteren.
Afdeling Klantbestand & verleningenbeheer
Juiste registratie van klantgegevens en verleningen zijn voor het bedrijfsleven, de NVWA en ook
andere toezichthouders van belang. De afdeling Klantbestand & verleningenbeheer is
verantwoordelijk voor het inhoudelijk deel van het klant- en verleningenbestand. De afdeling voert
het inhoudelijk beheer van het klantbestand en de regie over het proces Verleningen. Deze vormt
het fundament van ons handhavingsproces.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 36 van 73
Afdeling Klantcontactcentrum (KCC)
Deze afdeling zorgt voor informatie aan en communicatie met bedrijven, consumenten, instellingen
én NVWA medewerkers. Bedrijven worden geïnformeerd over wet- en regelgeving, toepassing
daarvan, risico’s etc. Daarmee wordt bevordering van naleving beoogd en een bijdrage geleverd
aan het consumentenvertrouwen en het imago van de NVWA als autoriteit. Ten slotte moeten de
verwachtingen van onze klantgroepen worden georganiseerd.
Afdeling Audits & bedrijvenbeheer
De afdeling Audits & bedrijvenbeheer kent uiteenlopende taakvelden en daarbij behorende vormen
van audits. De afdeling kan zich laten bijstaan door de divisie Handhaven, de directie
Keuren/divisie Veterinair & import en door de afdeling Administratieve controle en maakt gebruik
van de gegevens die zij via bedrijfshandhaving hebben verzameld.
Audits worden ingezet om, vooral achteraf, vast te stellen of aan de voorwaarden, kaders en
afspraken is voldaan. De uitkomsten leiden tot adviezen met eventueel aangepaste voorwaarden,
aanbevelingen of zelfs schorsingen. De afdeling Audits & bedrijvenbeheer doet de besluitvorming
voor de directie Keuring waar het de keuringsdiensten betreft. De afdeling Audits &
bedrijvenbeheer informeert vervolgens de afdeling Regie die deze adviezen daarna neerlegt bij de
externe partijen. De afdeling Audits & bedrijvenbeheer informeert tevens VWS over de gegeven
adviezen. Zij geeft daarmee opvolging aan de gegeven adviezen in de richting de 2e
lijnorganisaties (AKI’s).
Naast de voorstaande taakvelden is de afdeling Audits & bedrijvenbeheer vaak betrokken bij
onderzoeken of afwikkeling van meldingen, waaronder RASFF en RAPEX. Zeker wanneer het
ernstige incidenten betreffen wordt aan deze werkstroom prioriteit gegeven.
Afdeling Administratieve controle
Een administratieve controle is het op basis van (financiële) administratie controleren van
bedrijfssystemen en bedrijfsprocessen op één of meer aspecten (bijv. betrouwbaarheid
(volledigheid, juistheid, tijdigheid)) aan de hand van een norm (bijv. wetgeving ten aanzien van
traceerbaarheid).
De complexiteit van stromen in de ketens in samenhang met de internationalisering van bedrijven
vergt een ander type controle dan een fysieke handhaven. Om deze stromen in kaart te brengen
zal steeds meer gebruik moeten worden gemaakt van dergelijke administratieve controles
(financiële) administraties van bedrijven.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 37 van 73
3.5 Directie Keuren
Figuur 3.5 Organogram - directie Keuren
Keuringen worden door de overheid uitgevoerd op verzoek van bedrijven en richten zich op het
beoordelen van (partijen van) diverse soorten producten en levende dieren aan de hand van
specifiek vastgestelde eisen met als doel deze in de handel te kunnen brengen binnen de Europese
Unie (EU), te kunnen exporteren buiten de EU of deze vanuit derde landen te kunnen importeren in
Nederland en de EU. Het beoordelen van het bedrijf, productieplaats, opslaglocatie of andere
onderzoeken maken onderdeel uit van de keuring indien deze activiteit specifiek voor de te keuren
partij zijn uitgevoerd.
De directie Keuren is naast de reguliere keuringstaken ook verantwoordelijk voor toezicht in het
verlengde van keuren. Zo zal bijvoorbeeld de keuringsfunctionaris die verantwoordelijk is voor de
keuring ook het reguliere (dagelijkse) toezicht op de bedrijven invullen. De officiële dierenarts heeft
daarbij de bevoegdheid om boeterapporten op te maken of voor te bereiden. De afhandeling
van een boeterapport vindt plaats in de divisie Juridische zaken van de directie Strategie
Kerntaken
• Keuring van levende dieren;
• Keuring van karkassen i.v.m. geschiktheid voor consumptie;
• Toezicht in het verlengde van keuring;
• Controle op uitvoering PM keuring bedrijfskeurders en op officiële assistenten van KDS;
• Voorscreening en planning werkzaamheden;
• (Export)certificering van diverse soorten producten en levende dieren voor verkeer binnen
de EU en export naar derde landen;
• Afhandelen van incidenten op het gebied van voedselveiligheid en/of diergezondheid;
• Afhandelen van verdenkingen en uitbraken van aangifteplichtige dierziekten;
• Importcontroles;
• Ontwerp, implementatie, bewaking uniformiteit en evaluatie van de werkzaamheden;
• Ontwikkeling en onderhoud van certificeringssysteem Client.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 38 van 73
3.5.1 Divisie Ontwerp & dienstverlening
Figuur 3.5.1 Organogram – divisie Ontwerp & dienstverlening
Het ontwerpen van de keuringswerkzaamheden en de analyse van de realisatie vindt plaats in de
afdeling Ontwikkeling & ondersteuning. Het opstellen van de maandplanningen en de week- en
dagroosters gebeurt bij de afdeling Planning, evenals de voorscreening (deels ook bij CoA). De pool
(flexibele schil) met de practitioners valt hier ook onder, waarbij de practitioners overigens waar
mogelijk gekoppeld worden aan één veterinair team (thuisbasis). De afdeling Certificeren op
afstand omvat tevens het Clientbeheer.
Afdeling Planning
Het opstellen van de maandplanningen en de week- en dagroosters gebeurt bij de afdeling
Planning, evenals de voorscreening (deels ook bij Certificeren op afstand). De pool (flexibele schil)
met de practitioners valt hier ook onder, waarbij de practitioners overigens zoveel mogelijk
gekoppeld worden aan één veterinair team (thuisbasis). Door concentratie van de werkzaamheden
ontstaat een efficiëntere verdeling van de capaciteit. Daarnaast verricht deze afdeling de planning
van keuringen in de visketen en roosters van de teams vervoer.
Afdeling Certificering op afstand (COA)
De afdeling Certificering op Afstand verzorgt certificaten voor het bedrijfsleven. Tevens is de
afdeling verantwoordelijk voor ontwikkeling en beheer van certificeringssysteem CLIENT.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 39 van 73
Afdeling Kwaliteit & uniformering
De bewaking van de kwaliteit van alle keuringswerkzaamheden vindt plaats in de afdeling Kwaliteit
& uniformering. Tevens is in deze afdeling het programma tot accreditatie van de directie Keuren
belegd, inclusief de tijdelijke programmaorganisatie.
Afdeling Ontwikkeling & ondersteuning
Binnen de afdeling Ontwikkeling & ondersteuning komt de nadruk te liggen op het ontwerpen,
inrichten en analyseren van de processen en werkzaamheden binnen de uitvoerende afdelingen.
Daarbij dient er oog te zijn voor het doorontwikkelen van het dienstverleningsconcept op het
gebied van bereikbaarheid, klachtafhandeling en dergelijke. Tevens wordt hier verdere operationele
afstemming met externe partijen en met de directies Handhaven en Strategie belegd.
De afdeling Ontwikkeling & ondersteuning is tevens de gesprekspartner voor Strategie – PBZ waar
het gaat om bijdragen vanuit de inhoud aan politiek-bestuurlijke stukken, discussies, advisering
etc.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 40 van 73
3.5.2 Divisie Veterinair & import
Figuur 3.5.2 Organogram - divisie Veterinair & import
Binnen de directie Keuren zijn de fysieke keuringswerkzaamheden gebundeld in een aparte divisie.
Daarbij is de huidige indeling van de veterinaire teams in twee afdelingen aangehouden.
Afdeling Veterinaire keuring & exportcertificering noord/zuid
De afdeling Veterinaire keuring & exportcertificering noord en zuid verrichten keuringen en toezicht
in het verlengde daarvan in slachthuizen. Ook verrichten de afdelingen keuringen ten behoeve van
(export)certificering van levende dieren en dierlijke producten. Het werkgebied van de afdelingen
zijn de noordelijke en zuidelijke helft van Nederland.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 41 van 73
Afdeling Importkeuring
De afdeling Importkeuring verricht de document-, overeenstemming- en materiële
importcontroles voor veterinaire producten, levensmiddelen, diervoeders en
consumentenproducten.
3.6 Directie CFO/Financiën
Figuur 3.5.4 Organogram - directie CFO/Financiën.
De directie CFO/Financiën is de bewaker van de continuïteit van de organisatie.
De directie houdt een constante kritische blik op de eigen organisatie zodat de basis op orde is en
blijft, zowel in financieel opzicht als met betrekking tot de continuïteit van de organisatie en de
strategische organisatiedoelen. De directie draagt er ook zorg voor dat voldoende “checks and
balances” worden aangebracht in de organisatie.
Kerntaken
De kerntaken van de directie CFO/Financiën zijn in 3 categorieën in te delen:
• In control brengen en houden
De directie CFO/Financiën draagt in belangrijke mate bij aan het in control brengen en
houden van de NVWA. Dat wil zeggen dat zij de basis op orde brengt en houdt. Hiermee
ontstaat grip op de organisatie. De directie doet dit door middel van:
o Kaders stellen;
o Regie voeren;
o Bewaken voortgang van de realisatie van beoogde doelstellingen en resultaten.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 42 van 73
• Beleid
De directie CFO/Financiën vertaalt de ontwikkelingen en innovaties op haar
beleidstereinnen naar de NVWA en heeft een strategisch adviserende rol naar de CFO.
Beleid inzake financiën en ICT wordt in belangrijke mate op interdepartementaal niveau of
op departementaal niveau bepaald. Medewerkers van de directie CFO/Financiën zijn in dat
kader verantwoordelijk voor het uitdragen en behartigen van de belangen van de NVWA en
maximale aansluiting vinden bij de specifieke situatie van de NVWA.
• Dienstverlening en advies
De directie CFO/Financiën heeft naast een bewakende en signalerende rol ook een
dienstverlenende en adviserende rol ten aanzien van financiën en ICT-beheer en
beheerssystemen in het algemeen. Waar zij faciliterend en ondersteunend is aan het
primaire proces van de NVWA stelt dat hoge eisen aan de dienstverlening die zij levert.
Daarnaast vergt het rolvastheid tussen de dienstverlenende en de bewakende rol.
Afdeling CFO office
Het CFO office bewaakt dat de vastgestelde strategie wordt gevolgd en de beoogde doelstellingen
en resultaten voor de totale organisatie worden bereikt. Ze vertegenwoordigen de NVWA naar
buiten, participeren in overleggremia en indien nodig treden ze op als vervanger van de CFO
NVWA.
Ze adviseren gevraagd en ongevraagd de CFO over de doelstelling, uitvoering, kosten en risico’s
van "strategische" vraagstukken en -projecten;
Ze zijn verantwoordelijk voor het integrale beveiligingsbeleid en ze zijn systeemverantwoordelijk
voor het kwaliteitsmanagement.
De CFO office bewaakt het stelsel van klachtenafhandeling binnen de gehele NVWA. Dat omvat
zowel afhandeling van klachten over producten en maatregelen als afhandeling van klachten over
het optreden van de NVWA en haar medewerkers;
Afdeling CIO office
De CIO office is verantwoordelijk voor strategie, visievorming en onderhoud ten aanzien van
geautomatiseerde informatievoorziening, informatiebeleid en -voorzieningen. Daaronder valt onder
meer het opstellen en realiseren van het MJBI waarin bestuurlijke prioriteiten en nieuwe
technologische mogelijkheden worden vertaald naar de betekenis voor de informatievoorziening bij
de NVWA.
Afdeling Financiën & control
De afdeling Financiën & control vervult een kaderstellende en controlerende taak (met name
budgettaire/ comptabele regelgeving) binnen de NVWA, waarbij de afdeling Financiën & control het
management van de NVWA ondersteunt bij het beheersen van de NVWA.
Afdeling Interne auditdienst
De afdeling Interne auditdienst (IAD) staat voor het leveren van een belangrijke bijdrage aan het
op orde krijgen én houden van de organisatie. Niet alleen bezien vanuit het perspectief van het
werken binnen de kaders en het beperken van risico’s, maar ook vanuit het perspectief van het
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 43 van 73
realiseren van (strategische) doelen en ambities van de organisatie, alsmede het afleggen van
verantwoording aan externe partijen (EU, Sante F, ADR, RVO).
Voor zowel het auditprogramma als voor de afzonderlijke auditrapportages bestaat er een
rechtstreekse verantwoordingslijn van het hoofd IAD naar de IG.
Dit doet zij door op objectieve en onafhankelijke wijze de governance (sturing, beheersing
verantwoording en intern toezicht) van de organisatie te toetsen, te bewaken en voorstellen te
doen voor verbetering daarvan. Daarnaast vormt ook het toetsen van de compliance vanuit wet- en
regelgeving (VO (EG) Nr. 882/2004, WPG, ELGF/ELFPO, beveiligingsrichtlijnen) een belangrijk en
verplicht aandachtsgebied voor de IAD. En tot slot kan genoemd worden de audits met
betrekking tot de geaccrediteerde onderdelen van de organisatie (anno 2016: Vis, BIP en de LABs)
Het functioneren van de afdeling Interne auditdienst en de context waarbinnen dit plaatsvindt is
geregeld in het Audit Charter.
3.7 Directie Bedrijfsvoering
Figuur 3.5.5 Organogram directie Bedrijfsvoering.
De directie Bedrijfsvoering is “partner in business” voor de verschillende directies binnen de NVWA
en ondersteunt het primaire proces. De directie draagt bij aan de continuïteit en wendbaarheid van
de organisatie. Dit doet zij door een up-to-date dienstverlening op het gebied van
informatiemanagement, moderne facilitaire ondersteuning en een passend personeelsbeleid gericht
op “de juiste medewerker op de juiste plaats” en duurzame employability van medewerkers.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 44 van 73
Kerntaken
De kerntaken van de directie Bedrijfsvoering zijn in 3 categorieën in te delen:
• In control brengen en houden
De directie Bedrijfsvoering draagt bij aan het in control brengen en houden van de
bedrijfsvoering van de NVWA. Dat wil zeggen dat zij de basis op orde brengt en houdt.
Hiermee ontstaat grip op de organisatie. De directie doet dit door op haar terreinen
doelstellingen te formuleren en de voortgang daarvan te bewaken alsmede door regie te
voeren op centraal georganiseerde (of nog te organiseren) dienstverlening
• Beleid en advies
De directie Bedrijfsvoering vertaalt de ontwikkelingen en innovaties op haar
beleidstereinnen naar de NVWA en heeft hierover een strategisch adviserende rol. Beleid
inzake bedrijfsvoering wordt in belangrijke mate op interdepartementaal niveau of op
departementaal niveau bepaald. Medewerkers van de directie Bedrijfsvoering zijn in dat
kader verantwoordelijk voor de beleidsbeïnvloeding om de belangen van de NVWA te
behartigen en maximale aansluiting te vinden bij onze specifieke situatie. De kerntaken met
betrekking tot beleid zijn:
- Ontwikkeling en innovatie;
- (strategisch) Adviseren;
- Mobiliteit en inzetbaarheid personeel.
• Dienstverlening
De directie Bedrijfsvoering stelt hoge eisen aan de dienstverlening die zij levert. Dat wil
zeggen dat zij faciliterend en ondersteunend is aan het primaire proces van de NVWA.
Afdeling Personeel & organisatie
De afdeling Personeel & organisatie (P&O) heeft ten doel om te waarborgen dat de NVWA kan
beschikken over gekwalificeerde en gemotiveerde medewerkers én ondersteuning te bieden bij
permanente organisatieontwikkeling.
Afdeling Facilitair
De afdeling Facilitair voorziet de NVWA en haar bezoekers op basis van vastgestelde kaders in
werk- en ontmoetingsplekken en faciliteiten zodat de continuïteit van de NVWA processen is
gewaarborgd. Vanuit het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst veranderen de komende
jaren rijksbreed een aantal zaken op bedrijfsvoeringgebied. De afdeling Facilitair dient hiermee niet
alleen de belangen van ondersteuning van het primaire proces te behartigen, maar ook die van de
NVWA organisatie ten opzichte van rijksbrede bedrijfsvoeringsinitiatieven.
Afdeling Informatiemanagement
De afdeling Informatiemanagement (IM) is een uitvoerende afdeling, verantwoordelijk voor het
structureren van informatie, processen en voorzieningen tot een samenhangend geheel. De
afdeling is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het gebruik daarvan, de borging van de
beschikbaarheid voor de NVWA en het infrastructureel beheer. De afdeling werkt nauw samen met
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 45 van 73
het CIO office (want hier liggen de aandachtgebieden: architectuur, kaderstelling,
informatiebeveiliging).
IM zet samen met de belanghebbenden in op de ontwikkelingen naar een kennisgedreven en
risicogerichte organisatie én op duurzame bedrijfsvoering door deskundig en innovatief handelen.
Daarbij geldt: de gebruiker centraal, een slagvaardige realisatie en goede communicatie hierover.
IM werkt samen met het programma Blik op NVWA 2017, gebruikers, collega-diensten en ICT
leveranciers aan betrouwbare en gebruiksvriendelijke ICT en betere hulp bij problemen.
4 Opdrachtgevers
4.1 Opdrachten
Relatie met eigenaar en opdrachtgevers is beschreven in 2.1 en 2.5 van het KHB
In periodiek overleg met opdrachtgevers en eigenaar wordt door de inspecteur–generaal een
toelichting gegeven over de bereikte (tussen)resultaten van het jaarplan en de financiële
verantwoording daarover. Zo nodig worden richting opdrachtgevers en eigenaar voorstellen gedaan
voor herijkingen op het jaarplan, met de daarbij behorende effecten voor elke stakeholder.
De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit is ook verantwoordelijk voor het verrichten van
verificatiewerkzaamheden ten behoeve van het betaalorgaan (Rijksdienst voor Ondernemend
Nederland (RvO) van het Ministerie van EZ).
Naast het onderzoek in het kader van haar toezichtwerkzaamheden worden ook
onderzoekopdrachten uitgevoerd voor andere overheden of instanties zoals onder andere het RIVM,
RIKILT en de Consumentenbond. De dienstverlening beperkt zich tot de onderzoeksgegevens voor
zover deze een directe relatie hebben met het op verzoek van de klant uitgevoerde onderzoek.
Daarnaast wordt door het NRC Fyto deelgenomen aan internationale projecten geïnitieerd vanuit
onder ander EU gelden (Euphresco etc.)
4.2 Uitbesteding van werkzaamheden
Indien de NVWA een inspectie, keuring of monsteronderzoek uitbesteedt, dan gelden de
onderstaande voorwaarden.
De kwaliteit en betrouwbaarheid van uitbestede werkzaamheden wordt voldoende gewaarborgd
door regelmatig overleg met de dienstverlener en door het uitvoeren van controles, toezicht of
audits.
4.2.1 Laboratoriumonderzoek
Voorwaarden bij uitbesteding monsteronderzoek:
• De externe instelling is voor het betreffende type onderzoek geaccrediteerd door de RvA
(of een gelijkwaardig erkende certificerende instelling), of
• Een NVWA-auditteam constateert dat bij de externe instelling het betreffende onderzoek
voldoet aan de criteria van de NEN-EN-ISO/IEC 17025, of
• Het is ook mogelijk dat bepaalde onderzoeken worden uitgevoerd bij een externe instelling,
die een door de Minister 'aangewezen instantie' is voor de uitvoering van dat onderzoek.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 46 van 73
4.2.2 Inspectie en keuring
• Voorwaarden bij uitbesteding inspectie of keuring:
• De NVWA legt vast aan welke eisen en/of kwalificaties de ingehuurde dienstverlener moet
voldoen.
• De externe instelling en/of medewerker is voor de betreffende werkzaamheden
aantoonbaar gekwalificeerd.
• De uitbesteding is vastgelegd in regelingen of convenanten met onder andere de
betreffende branche organisatie.
5 Dienstverlening en samenwerking
5.1 Algemeen
De NVWA heeft als onafhankelijke toezichthouder een relatie met zowel andere overheden als met
het bedrijfsleven en de Nederlandse burgers. Omdat de rol van de NVWA maatschappelijk relevant
is, moet zij benaderbaar zijn voor bedrijven en burgers. Om hen adequaat te informeren, maar ook
om tijdig signalen uit de samenleving op te vangen.
De NVWA zal medewerking verlenen bij het verstrekken van gegevens met betrekking tot de
uitgevoerde werkzaamheden, rekening houdend met de regels in de Wet openbaarheid van bestuur
(Wob) en gestelde regels voor de openbaarmaking van controlegegevens.
Teneinde de dienstverlening te blijven optimaliseren voert de NVWA regelmatig overleg met de
ministeries van EZ en VWS, departementale beleidsdirecties, georganiseerd bedrijfsleven,
maatschappelijke organisaties en consumentenorganisaties.
Bij beoordelingen en handhaving door de Raad voor Accreditatie (RvA), het Sante F of andere
soortgelijke organisaties wordt alle benodigde medewerking verleend.
5.2 Klantcontactcentrum
De NVWA is toegankelijk voor burgers en bedrijven die contact met haar zoeken. Het
Klantcontactcentrum binnen de divisie klant, bedrijf & consument van de directie handhaven is de
‘front office’ voor de divisies en is 7 dagen per week, 24 uur per dag bereikbaar. Alle meldingen
(o.a. voedselvergiftiging) en verzoeken worden geregistreerd. De meldingen en EU-meldingen
worden doorgeleid naar de divisies.
De informatie (inhoudelijk) wordt door de directies/divisies aangeleverd en vervolgens door klant,
bedrijf & consument als ‘content’ beheerd in een database met veel gestelde vragen (FAQ’s).
5.3 Internationale relaties en samenwerking
Aangezien veel wet- en regelgeving tot stand komt in Europees verband is samenwerking met
Europese handhavingspartners van belang. De NVWA wil hierin actief participeren en bijdragen aan
de ontwikkelingen. De NVWA draagt door het leveren van kennis en expertise bij aan ‘capacity
building’ (ondersteuning bij opbouw toezichtorganisaties) in landen die een belangrijke, of
opkomende, handelsrelatie hebben met Nederland.
De NVWA heeft internationaal op verschillende werkgebieden goede contacten en korte lijnen met
collega-handhaving, andere NPPO’s en met de Europese Commissie en Diensten, zoals bijvoorbeeld
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 47 van 73
de European and Mediterranean Plant Protection Organization (EPPO) en Codex Alimentarius
Commission.
De European Food Safety Authority (EFSA) is opgericht om de gezamenlijke inspanningen van de
EU-lidstaten op het terrein van risicobeoordeling beter op elkaar af te stemmen en effectiever te
maken.
De Sante F van de Europese Commissie ziet toe op de naleving van de EU-regelgeving door en in
de lidstaten voor wat betreft voedselveiligheid, diergezondheid (inclusief dierziektebestrijding),
gezondheid van planten en het dierenwelzijn. De Sante F inspecteert in dat kader ook de
activiteiten van de NVWA. De NVWA zal tevens expertise ter beschikking stellen ten behoeve van
Sante F-handhaving in andere lidstaten.
Food Law Enforcement Practicioners (FLEP) en PROduct SAfety enforcement Forum Europe
(PROSAFE) zijn netwerkverbanden waarin de NVWA participeert. FLEP richt zich op de
levensmiddelen en PROSAFE op productveiligheid. Het betreft informatieuitwisseling en
harmonisering ten aanzien van de uitvoering in de handhaving.
De NVWA neemt deel aan de internationale organisatie voor diergezondheid Office International
des Epizooties (OIE), waarin afspraken worden gemaakt over normen m.b.t. diergezondheid.
De NVWA is de bevoegde autoriteit die certificaten verstrekt bij de export van dieren en producten
van dierlijke en plantaardige oorsprong. Met name de vrijwarings-aspecten van exportcertificering
worden in internationaal verband gezien als een overheidstaak. Meldingen en signalen worden in
Europees verband met elkaar uitgewisseld via het Rapid Alert System for Feed en Food (RASFF),
het Animal Disease Notification System (ADNS) en en EUROPHYT (voor plantaardige producten).
Het EU-systeem Traces brengt de handelsstromen in beeld en biedt de mogelijkheden tot
informatie uitwisseling voor import en export voor producten van dierlijke oorsprong.
Een aantal NVWA-medewerkers is lid van relevante ISO-werkgroepen en EPPO/IPPC panels op het
gebied van bijvoorbeeld chemische en microbiologische analyse en normontwikkeling of het
opstellen van diagnostische protocollen.
Het Team CHEK van de NVWA organiseert internationaal ringonderzoeken voor laboratoria. Door
deel te nemen aan een ringonderzoek kunnen laboratoria hun methoden vergelijken en de kwaliteit
van hun onderzoeken waarborgen.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 48 van 73
6 Kwaliteitssysteem
6.1 Mensen en kwaliteit in de NVWA
Voor de NVWA is kwaliteit: je werk goed doen! “Goed” betekent:
• Volgens afspraak
• Transparant
• Toetsbaar
• Met gezond verstand
De medewerkers van de NVWA zijn gemotiveerd om kwaliteit te leveren. Voorwaarden voor het
leveren van kwaliteit zijn:
• Heldere communicatie en duidelijkheid over doelstellingen en prestaties.
• Goede samenwerking en afstemming op alle niveaus.
• Werkomgeving die kwaliteitsbewustzijn bij medewerkers stimuleert.
• Competenties, vaardigheden en opleidingsniveau zijn afgestemd op de uit te voeren
werkzaamheden.
6.2 Structuur Kwaliteitsmanagement
Kwaliteitszorg is een lijnverantwoordelijkheid in de NVWA en verankerd in haar gehele organisatie.
Kwaliteitsmanagement is centraal ondergebracht in het CFO office van de directie CFO/ financiën
Zij voeren de regie voor het kwaliteitsmanagement van de NVWA.
De NVWA beschikt over kwaliteitsmedewerkers die zijn verspreid over de organisatie. Deze
medewerkers ondersteunen de directies/divisies bij het jaarlijks opstellen van het jaarplan en de
uitvoering daarvan. Onderdeel van dat plan kan bijvoorbeeld zijn:
• Beheer en onderhoud van het kwaliteitssysteem (bijvoorbeeld ISO accreditatie).
• Onderhouden contact met certificerende instanties en Raad voor Accreditatie.
• Uitvoeren van interne (conformiteits-)audits binnen de eigen divisie en/of directie.
• Ondersteunen van de directie Strategie bij het jaarlijks opstellen van een
(kwaliteits)jaarplan en de uitvoering ervan
• Signaleren van en richting geven aan procesverbeteringen, proces herontwerp en
ondersteunen bij de uitwerking en implementatie.
• Kwaliteitsborging documenten werkwijzer, onderdeel van het
kwaliteitsmanagementsysteem.
Bij de uitvoering van het jaarplan werkt de kwaliteitsmedewerker nauw samen met het CFO office
en de afdeling IAD van de directie CFO/Financiën en de kwaliteitsmedewerkers van de andere
directies.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 49 van 73
6.3 Opbouw kwaliteitssysteem
Het kwaliteitssysteem van de NVWA en het Integraal Security Management Systeem (ISMS) zijn
zodanig opgebouwd dat het past bij de structuur van de organisatie en aansluit bij de
verantwoordelijkheden.
Het systeem is gericht op het invoeren en in stand houden van een uniforme, hoogwaardige en
veilige werkwijze voor alle activiteiten. Dit is nodig om:
• als één organisatie naar buiten te kunnen treden
• binnen de organisatie de prestaties te kunnen vergelijken
• effectief en gestandaardiseerd te kunnen opereren
• efficiënt de doelstellingen van de NVWA te kunnen verwezenlijken
Het totale kwaliteitssysteem omvat het kwaliteitshandboek NVWA, werkhandboeken, processen,
procedures, voorschriften, formulieren, sjablonen etcetera. Het kwaliteitssysteem wordt ontsloten
voor de medewerkers via de NVWA-werkwijzer.
Het CFO office voert de regie op kwaliteitsmanagement en is verantwoordelijk voor de
concernbreed te hanteren standaarden en instrumenten op het gebied van kwaliteitsmanagement.
Ze draagt zorg voor het beschrijven van processen volgens een standaard aanpak en voor het
beheer van de concern brede documenten van het kwaliteitsmanagementsysteem.
Het CFO office houdt toezicht op het kwaliteitssysteem van de NVWA in zijn geheel en onder diens
verantwoordelijkheid wordt het kwaliteitssysteem passend en actueel gehouden.
De document-en proceseigenaren zijn verantwoordelijk voor de inhoud (opstellen, beoordelen,
goedkeuren en actualiseren) van de kwaliteitsdocumenten.
De werkwijze hiervoor is vastgelegd in de horizontale procedures van de NVWA01 serie.
6.4 Interne Audit
De NVWA hanteert een meerjaren auditprogramma en stelt jaarlijks op basis van risico’s en
verplichtingen een auditjaarplan op.
De afdeling Interne Audit Dienst (IAD) van de Directie CFO/Financiën voert interne audits uit
binnen de gehele NVWA in opdracht van de (plv) IG. De audits kunnen gericht zijn op financieel
administratieve en operationele processen of de werking van de kwaliteitszorg op systeemniveau.
Met medewerking van de kwaliteitsmedewerker worden binnen de directie/divisies door de IAD
interne conformiteitsaudits uitgevoerd op de uitvoeringswerkzaamheden om de doeltreffendheid en
het juist functioneren van het kwaliteitssysteem te beoordelen. Deze audits worden uitgevoerd door
personen die vakdeskundig zijn en die onafhankelijk zijn ten opzichte van de delen van het
kwaliteitssysteem die aan de audit onderworpen worden.
Tevens wordt bij conformiteitsaudits bekeken of de corrigerende maatregelen naar aanleiding van
een voorgaande interne of externe audit zijn uitgevoerd.
De voortgang en uitvoering van verbeteracties uit het jaarplan en follow up van interne en externe
audits worden door de kwaliteitsmedewerkers ondersteunt, geborgd en gemonitord..
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 50 van 73
6.5 Audit Committee
Op grond van artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001 en het Besluit taak FEZ zijn ministeries
verplicht een Audit Committee in te stellen. Als grote handhavendienst heeft de NVWA een eigen
Audit Committee (AC) ingesteld.
Het AC is een onafhankelijk adviesorgaan voor de IG, dat toezicht houdt op de (bedrijfsvoerings-)
processen in de organisatie. Het AC kijkt niet alleen naar de interne beheersing, maar ook naar het
realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Het AC wordt voorgezeten door een extern voorzitter. De
IG blijft eindverantwoordelijk.
De AC wordt ondersteund door de IAD.
6.6 Beoordeling door de directie
De beoordeling door de directie beoogt het toetsen van de geschiktheid en doeltreffendheid van het
kwaliteitssysteem.
De divisiehoofden van de geaccrediteerde organisatie-onderdelen beoordelen jaarlijks, in de eigen
divisie, het kwaliteitssysteem op geschiktheid en doeltreffendheid in relatie tot het kwaliteitsbeleid
en de kwaliteitsdoelen. Dit gebeurt onder andere aan de hand van het jaarplan waarin jaarlijks de
doelstellingen zijn vastgelegd. Tijdens de beoordeling door de directie wordt nagegaan of de
genoemde doelstellingen en plannen gerealiseerd zijn en worden zonodig vervolgacties
afgesproken. Tevens worden bij deze beoordelingen de inkomende klachten en de afhandeling
daarvan, de resultaten van de interne en externe audits, en de daaropvolgende corrigerende acties
besproken.
6.7 Beoordeling door externen
6.7.1 Raad voor Accreditatie
Binnen de NVWA zijn diverse organisatie onderdelen door de Raad voor Accreditatie (RvA)
geaccrediteerd. Jaarlijks worden deze onderdelen beoordeeld door de RvA. De betreffende
verrichtingen zijn opgenomen in de ‘lijst van verrichtingen’.
6.7.2 Auditdienst Rijk
De Auditdienst Rijk (ADR) controleert jaarlijks de uitgaven en ontvangsten van de NVWA. De
Algemene Rekenkamer houdt toezicht op het werk van de ADR.
6.7.3 Europese Unie
Jaarlijks toetst de Sante F van de Europese Unie bij verschillende onderdelen van de NVWA het
niveau van toezichthouden en handhaven van Europese wet- en regelgeving.
6.7.4 Internationale audits
In het kader van export naar landen buiten de EU (bijvoorbeeld de Verenigde Staten, Rusland en
China) kunnen door deze landen audits worden uitgevoerd bij de NVWA.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 51 van 73
7 Preventieve en corrigerende maatregelen
7.1 Kwaliteitscontroles
Binnen de NVWA wordt de kwaliteit van de onderzoeksresultaten geborgd door het uitvoeren en
beoordelen van kwaliteitscontroles.
• het gebruik van 1e lijns referentie onderzoek;
• ingangscontrole van verbruik, gebruiksartikelen, chemicalien en
laboratoriumbenodigdheden.
• het kalibreren en controleren van apparatuur op de juiste werking;
• het deelnemen aan laboratoriumevaluerende ringonderzoeken;
• identificeren/toetsen van blinde monsters;
• het registreren van waarnemingen met behulp van foto- en video-apparatuur;
• volledigheidscontroles van dossiers.
De criteria, waaraan deze controles moeten voldoen, zijn vastgelegd en de controles worden
aantoonbaar uitgevoerd.
7.2 Beheersing van afwijkingen
Als er afwijkingen zijn in de beproevings-, keurings-, of inspectieactiviteiten of problemen met het
managementsysteem dan dient een passende corrigerende maatregel uitgevoerd te worden die
moet worden geautoriseerd.
Voorbeelden hiervan zijn klachten van de klant, kwaliteitsbeheersing, kalibratie van instrumenten,
controle van verbruiksgoederen, waarnemingen van personeel of supervisors, controle van
beproevingsrapporten en kalibratiecertificaten, directiebeoordelingen en interne of externe audits.
7.3 Preventieve maatregelen
Door het nemen van preventieve maatregelen (maatregelen die de kans verkleinen dat een risico
of afwijking zich kan voordoen) verkleint de kans op het optreden van afwijkingen en worden
mogelijkheden tot het doorvoeren van verbeteringen beter benut. De mogelijke bronnen van
afwijkingen kunnen voortkomen uit de verschillende vormen van overleg binnen en buiten de
NVWA. Vooral het periodiek werkoverleg binnen de diverse teams, maar ook technisch overleg met
externe organisaties kunnen bijdragen aan vroegtijdige herkenning van mogelijke problemen die
effect kunnen hebben op de kwaliteit van de werkzaamheden.
Resultaten van ringonderzoeken, trendanalyses, evaluatie van klachten, afwijkingen en
corrigerende maatregelen kunnen een aanleiding geven voor preventieve maatregelen. Ook de
directiebeoordeling en de bespreking van de periodieke voortgangsrapportages kunnen bronnen
voor potentiële afwijkingen zijn.
Daarnaast wordt intern aandacht besteed aan evaluatie van analyseresultaten van (controle)
monsters. Informatie uit o.a. vakliteratuur, van symposia en leveranciers van apparatuur vormen
een bron voor het nemen van preventieve maatregelen. Zo nodig wordt intern onderzoek gestart
voor het oplossen van problemen.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 52 van 73
7.4 Corrigerende maatregelen
Resultaten van ringonderzoeken, evaluatie van klachten en afwijkingen kunnen aanleiding geven
voor corrigerende maatregelen (maatregelen die er op zijn gericht geconstateerde
afwijkingen/fouten in een proces voorgoed uit te bannen). De directiebeoordeling en de bespreking
van de periodieke voortgangsrapportages kunnen eveneens bronnen voor potentiële afwijkingen
zijn.
Kwaliteitsproblemen worden geanalyseerd en de oorzaak wordt onderzocht. Op grond van de
analyse en de oorzaak wordt tot een corrigerende maatregel besloten. Kwaliteitsproblemen en
corrigerende maatregelen worden schriftelijk vastgelegd.
Het lijnmanagement is verantwoordelijk voor de operationaliteit en de effectiviteit van de
verbetermaatregelen. De kwaliteitsmedewerker bewaakt en ondersteunt binnen de eigen
directie/divisie de voortgang van het implementeren van corrigerende maatregelen. Het CFO office
bewaakt op concern niveau de follow up en rapporteert hierover aan de CFO.
Met betrekking tot corrigerende maatregelen naar aanleiding van een interne audit worden deze
maatregelen tijdens de volgende audit beoordeeld. Zonodig worden tussentijds aanvullende audits
uitgevoerd.
8 Personeel
8.1 Formatieplan
Het takenpakket van de NVWA is leidend voor de inrichting van de formatie. Vanuit het
takenpakket wordt jaarlijks vastgesteld welke functies en hoeveel van die functies nodig zijn om
het takenpakket te verrichten. De NVWA stelt jaarlijks een formatieplan voor het komende jaar
vast. Het opstellen van het formatieplan maakt onderdeel uit van de jaarplancyclus. In dat
formatieplan zijn de organogrammen van alle onderdelen van de organisatie opgenomen. Per
onderdeel zijn de functies en/of taken en de aantallen weergegeven.
De NVWA hanteert het functiegebouw Rijk. Dit functiegebouw brengt een zeer groot aantal
functiebeschrijvingen terug tot een beperkt aantal functieprofielen van functiegroepen, die bij alle
ministeries worden gehanteerd. Er zijn circa vijftig resultaatgerichte functieprofielen, ondergebracht
in acht functiefamilies. Daarmee worden de volgende effecten beoogd:
• functies worden wat betreft inhoud makkelijker vergelijkbaar;
• het aantal verschillende functies wordt beperkt, overzichtelijk en transparant;
• functies worden resultaatgericht geformuleerd, aangevuld met competenties;
• medewerkers krijgen meer inzicht in gelijksoortig werk (loopbaanmogelijkheden) binnen de
rijksoverheid.
Aan de hand van een functieprofiel maakt een leidinggevende concrete afspraken met de
medewerker over resultaten en ontwikkeling. Dat maakt functioneringsgesprekken minder
vrijblijvend.
8.2 Opleiding
Het succes van NVWA valt of staat met de mensen die bij de NVWA werken. De NVWA heeft een
HR-visie die ervan uitgaat dat mensen verantwoordelijkheden nemen en vertrouwen verdienen.
Vanuit die visie gaat de NVWA ervan uit dat medewerkers zich ook verantwoordelijk voelen voor
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 53 van 73
hun persoonlijke ontwikkeling. Die verantwoordelijkheid wordt vanuit de organisatie ondersteund
en gestimuleerd door onder meer het HR-beleid
Gelet op het vaak specifieke karakter van de werkzaamheden doorloopt een medewerker een
inwerkprogramma voordat hij zelfstandig wordt ingezet bij de werkzaamheden. Het
inwerkprogramma is afhankelijk van de plek waar hij zal gaan werken en van zijn taken en
bevoegdheden. Alle werkzaamheden van niet volledig gekwalificeerde medewerkers (stagiaires,
nieuw personeel in opleiding) vallen onder de verantwoordelijkheid van de begeleider of teamleider.
Met iedere medewerker wordt een cyclus van gesprekken (voortgang, ontwikkeling, beoordeling)
gehouden. In de gesprekken komt onder andere aan bod of de kennis en vaardigheden nog op peil
zijn en of het volgen van opleidingen noodzakelijk is.
Gegevens met betrekking tot kundigheid en ervaring van de medewerker worden via de direct
leidinggevende bewaard.
Van uitgevoerde handhaving worden ruwe data en elektronisch opgeslagen gegevens bewaard om
achteraf de kwaliteit van de handhaven aantoonbaar te maken.
Binnen de NVWA worden her- en bijscholing van inspecteurs op het gebied van
handhavenmethoden en –vaardigheden verzorgd en ontwikkeld door de Inspectieacademie. De
Inspectieacademie maakt deel uit van de afdeling P&O (directie Bedrijfsvoering).
8.3 Personeelsdossier
De personeelgegevens van de NVWA worden opgeslagen in het digitale personeelsdossier P-direkt.
In P-direkt zijn 5 hoofdonderwerpen opgenomen met daaronder subonderwerpen.
Financien:
• Salaris
• Vergoedingen en toeslagen
• Pensioen en verzekeringen
Vrije dagen:
Vakantie
Verlof
Min werk:
Huidig dienstverband
Loopbaan en ontwikkeling
Wijziging in werk
Organisatieverandering
Vakbonden, ondernemingsraad
Einde dienstverband
Rechten en regels:
Huisregels
Besluiten, klachten en bezwaren
Staken, werkonderbreking, manifestaties en bijeenkomsten
Gedragscode Integriteit Rijk
Werk en gezondheid
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 54 van 73
Visie op werk en gezondheid
Herstellen en weer aan het werk
Ziek en beter melden
Arbeidsomstandigheden en werkplek
Bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk en andere deskundigen
Functieverlichting voor ouderen
Zwanger en werken
Mantelzorg
Het is mogelijk om, als het vanuit een werkgebied vereist is, aanvullende informatie in P-direkt op
te nemen.
Daar waar (tijdelijk) personeel om redenen niet is opgenomen in P-direkt kan voorzien worden in
een beheerd P-dossier door een afdeling of team.
8.4 Beloning
Het salaris van de medewerkers is gekoppeld aan de functie.
9 Technische voorzieningen en apparatuur
9.1 Inkoop van goederen en diensten
Het team Inkoop van afdeling F&C (directie CFO/Financien) heeft met betrekking tot inkoop de
volgende taken:
• Adviseren over en uitvoeren van (Europese) aanbestedingen en afsluiten overeenkomsten
met marktpartijen;
• Beheren van contracten van deze overeenkomsten;
• Coördineren bestellingen bij externe marktpartijen ten behoeve van alle
organisatieonderdelen van de NVWA;
• Beheren van het bestelsysteem en bestelmethodiek.
Producten die de onderzoeksresultaten of veiligheidsstatus van de NVWA kunnen beïnvloeden
worden betrokken van geselecteerde leveranciers. In een overzicht van leveranciers is vastgelegd
wie competent is om een bepaald product of dienst te leveren.
De NVWA selecteert leveranciers primair op basis van het vermogen om aan de inkoopspecificaties
en -voorwaarden te voldoen. Een certificaat of accreditatie met betrekking tot de te leveren
goederen of diensten heeft de voorkeur. Aan de hand van ervaringsgegevens of op basis van de
kwaliteitscontroles van de producten kan de NVWA aantoonbaar maken dat de producten geschikt
zijn. Het kan noodzakelijk zijn om een audit bij de leverancier uit te voeren. Per geval wordt beslist
wat de meest geschikte aanpak is.
9.2 Gebouwen
De NVWA is gevestigd in gebouwen die meestal in beheer zijn van de Rijksgebouwendienst (RGD).
Het hoofdkantoor (Utrecht), de servicekantoren (Zwijndrecht, Wageningen, Eindhoven en Zwolle)
en de steunpunten plus (Groningen en Echt) zijn gericht op full service locaties. De steunpunten
zijn self service locaties. Deze locaties bestaan hooguit uit een paar afsluitbare kamers in een
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 55 van 73
gebouw dat voornamelijk door derden wordt gebruikt. De handhaven- en keuringsteams verrichten
hier hoofdzakelijk de administratieve werkzaamheden.
De handhaven- en keuringswerkzaamheden worden voornamelijk op locatie uitgevoerd. Dit kunnen
zijn buitenterreinen, stallen, slachterijen, uitsnijderijen, exportverzamelplaatsen,
productiebedrijven, koel- en vrieshuizen, buitengrenshandhavenposten, handelsbedrijven,
detailhandel, horeca, instellingen etc. Op locaties waar de NVWA vrijwel dagelijks haar
werkzaamheden verricht, beschikt de NVWA ter plaatse over werkruimte. Dit kunnen eigen ruimtes
zijn, gehuurde ruimtes of ruimtes die beschikbaar zijn gesteld door het bedrijfsleven.
De laboratoriumruimten en kasfaciliteiten voldoen aan de eisen voor standaard chemisch,
microbiologisch en/of technisch onderzoek. Laboratoriumruimten en kasfaciliteiten van het NRC
Fyto voldoen tevens aan de eisen van de richtlijn 2008/61/EG.
9.2.1 Toegangsbeveiliging
De gebouwen van de NVWA zijn voorzien van een toegangscontrolesysteem en zijn voor derden
beperkt toegankelijk. Bezoekers melden zich aan bij de receptie en worden geregistreerd.
Door de specifieke aard van de werkzaamheden van de divisie Inlichtingen- & Opsporingsdienst
(IOD) en het NRC Fyto van de divisie Laboratorium geldt hiervoor een strengere
toegangsbeveiliging.
De werkwijze met betrekking tot toegang en gebruik van ruimten en voorzieningen door
medewerkers is vastgelegd.
9.2.2 Veiligheidsmaatregelen
Met betrekking tot de veiligheidsmaatregelen zijn zaken als veilig werken op het laboratorium,
alarmering, communicatie, ontruiming en hulpverlening in instructies vastgelegd.
Ook aan de bedrijven waarin NVWA-medewerkers werken, worden eisen gesteld ter bescherming
van de gezondheid van de medewerkers. De eisen kunnen zijn opgenomen in de inrichtingseisen
die wettelijk aan een bedrijf worden opgelegd of eisen die voortvloeien uit de arbo-wetgeving.
Specifieke veiligheidsvoorschriften en voorzieningen zijn beschreven in de betreffende instructies.
9.2.3 Persoonlijke veiligheid
Voor persoonlijke veiligheid hebben de medewerkers de beschikking over persoonlijke
beschermingsmiddelen zoals beschermende kleding, veiligheidsbrillen, hoofddeksels, schoeisel en
handschoenen. Tevens zijn oogdouches en stortdouches aanwezig. Het dragen van beschermende
kleding en veiligheidsbrillen is dwingend voorgeschreven op die plaatsen waar dit nodig is.
De richtlijnen voor het veilig werken met chemicaliën en laboratoriumvoorzieningen zijn
beschreven.
9.2.4 Laboratoriumvoorzieningen en kasfaciliteiten
De laboratoriumruimten worden geventileerd door de werking van afzuigkasten en andere
luchtverversingssystemen. Ter bescherming van de gezondheid is op sommige plaatsen
puntafzuiging aangelegd voor de afvoer van schadelijke gassen. Daarnaast wordt gebruik gemaakt
van speciale laboratoriumruimten, bijvoorbeeld brandveilige testruimten, laboratoriumruimten die
geschikt zijn voor de bewerking van monsters die mogelijk UV-lichtgevoelige stoffen bevatten. Het
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 56 van 73
pathogenenlaboratorium en kasfaciliteiten zijn zodanig ingericht dat kruisbesmetting, ontsnapping
en verspreiding wordt voorkomen.
Met betrekking tot biologische veiligheid wordt ontsnapping en verspreiding van quarantaine
organismen voorkomen door fysieke inperking en veilige werkwijze.
Alle laboratoriumruimten zijn voorzien van blusapparatuur en op diverse plaatsen in het gebouw
bevinden zich handbrandmelders en optische rookmelders.
De transportleidingen van gassen zijn voorzien van duurzame opschriften waaruit de naam van het
getransporteerde gas blijkt. De aftappunten van gassen zijn voorzien van duurzame opschriften
danwel een kleurcodering waaruit de aard van het af te tappen gas blijkt. De brandbare
leidingnetgassen kunnen bij calamiteiten direct worden afgesloten.
9.2.5 Temperatuurbewaking
De temperatuur wordt bewaakt indien de bewaartemperatuur van de onderzoeksmonsters of de
omgevingstemperatuur van het laboratorium en kasfaciliteiten van invloed kan zijn op de
onderzoeksresultaten.
9.2.6 Afval
Het chemisch, microbiologisch, plantpathogene en GGO onderzoeksmateriaal en afval worden
gescheiden ingezameld in daartoe bestemde containers en volgens de geldende eisen afgevoerd.
Afvalwater uit laboratoria en kassen van het NRC Fyto wordt gesteriliseerd alvorens te lozen.
9.3 Apparatuur
De NVWA beschikt over alle apparatuur en bijbehorende randvoorzieningen die benodigd zijn voor
de verschillende werkzaamheden. Jaarlijks wordt een begroting opgesteld voor vervanging en
uitbreiding van apparatuur.
Elk apparaat en bijbehorende software wordt vanaf het moment van binnenkomst opgenomen in de
inventarisadministratie en uniek geïdentificeerd.
Voor apparatuur die direct van invloed is op het onderzoeksresultaat is een apparaatbeheerder
aangesteld. Indien dat noodzakelijk is, volgt de beheerder een gebruikerscursus bij de leverancier
van de apparatuur. De voornaamste taken van de apparaatbeheerder zijn:
• het onderhouden van de apparatuur;
• het registreren van onderhoudsgegevens in een logboek;
• het opstellen van een bedieningsvoorschrift (indien noodzakelijk);
• het overdragen van kennis aan collega's;
• het adviseren bij aanschaf van een vervangend apparaat;
• het adviseren over (tijdelijk) buiten gebruik stellen van niet goed functionerende
apparatuur.
Voordat een apparaat voor gebruik wordt vrijgegeven wordt het op goed functioneren getoetst. De
resultaten hiervan worden door de apparaatbeheerder vastgelegd en bewaard.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 57 van 73
9.3.1 Onderhoud
Onderhoud aan de apparatuur is afhankelijk van de volgende aspecten:
• veiligheidsrisico's;
• invloed op de kwaliteit van keuring, inspectie of onderzoek
• continuïteit in de bedrijfsvoering;
• onderhoudskosten (preventief) versus reparatiekosten (reactief).
Niet goed functionerende apparatuur of hulpmiddelen worden (tijdelijk) buiten gebruik gesteld.
Indien van toepassing wordt nagegaan of dit van invloed is geweest op eerdere
onderzoeksresultaten en daarmee samenhangende interventies.
Indien als gevolg van een storing extra onderhoud of additionele kalibratie nodig is, dan worden
deze acties terstond uitgevoerd ongeacht de van toepassing zijnde onderhoudsagenda.
Voor apparatuur die door externen (leveranciers) wordt gejusteerd blijft de normale
kalibratietermijn van kracht.
9.3.2 Kalibratie
Indien apparatuur invloed heeft op het resultaat van een handhaven, keuring of onderzoek vindt
een kalibratie plaats die herleidbaar is naar (inter-)nationale standaarden of waarvan de juistheid
van het testmateriaal op andere algemeen geaccepteerde wijze is vastgelegd. Op één van de
volgende wijzen kan de kalibratie plaatsvinden:
• zelf kalibreren met aantoonbaar gecertificeerd referentiemateriaal of meetmiddel dan wel
herleidbaar maken naar een gecertificeerd referentiemateriaal of meetmiddel;
• kalibratie uitbesteden aan een kalibratie-instelling met een accreditatie volgens ISO 17025,
waarbij een kalibratiecertificaat met accreditatielogo wordt verkregen.
9.4 Referentie-objecten en referentiemateriaal
De NVWA maakt gebruik van uniek geïdentificeerde gecertificeerde referentieobjecten, zoals
bijvoorbeeld massastukken, eindmaten en thermometers. Deze worden periodiek gekalibreerd door
instellingen die herleidbaarheid naar (internationale) standaarden garanderen. De gecertificeerde
referentieobjecten worden alleen gebruikt ten behoeve van kalibratiedoeleinden.
Onder referentiemateriaal wordt een materiaal of verbinding verstaan waarvan één of meer
eigenschappen in voldoende mate zijn vastgesteld om gebruikt te kunnen worden voor de kalibratie
van een apparaat, de beoordeling van een (meet)methode, uitvoeren van een identificatie, het
stellen van een diagnose of voor de toekenning van waarden aan materialen.
De chemische laboratoria maken indien beschikbaar gebruik van gecertificeerd referentiemateriaal
of stoffen die rechtstreeks van een nationaal referentielaboratorium worden betrokken.
De microbiologische laboratoria VVPV beheren voor de kwaliteitscontroles van de media een
stammencollectie. Van elke stam uit deze collectie zijn de herkomst, de biochemische- en/of
andere reacties en eigenschappen bekend.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 58 van 73
De microbiologische en diagnostische laboratoria van het NRC Fyto beheren voor de
kwaliteitscontroles eveneens referentiemateriaal voor de detectie en identificatie van
plantenziekten (o.a. virussen, bacteriën, schimmels, nematoden, insecten of DNA/RNA/preparaten
daarvan), plantaardig materiaal (onkruiden, invasieven plantensoorten) en overige insecten
(biologische bestrijders en vectoren van humane en dierlijke virussen).
Van deze referentiematerialen zijn de herkomst, de biochemische- en/of andere reacties en
eigenschappen bekend. In het geval van het NRC Fyto zijn de referentiematerialen veelal afkomstig
uit de eigen collectie.
Het referentiemateriaal en de hieruit bereide standaardoplossingen worden opgeslagen zoals dit
wordt aanbevolen door de leverancier. Ten aanzien van mogelijke achteruitgang worden
expiratietermijnen gebruikt. Na expiratie is gebruik van referentiemateriaal en hieruit bereide
standaardoplossingen niet langer toegestaan totdat is aangetoond dat er geen verlies in kwaliteit is
opgetreden.
10 Werkzaamheden
10.1 Algemeen
De NVWA houdt toezicht op de naleving van wet- en regelgeving door bedrijven. Op veel van die
bedrijven zijn meerdere wetten en regels van toepassing. Wetten en regels binnen de domeinen
van de NVWA. Maar ook wetten en regels waarvan de naleving door andere handhavers wordt
gehandhaafd.
10.2 Standaardmethoden en –werkwijzen
De NVWA heeft de projectprotocollen, processen, procedures en voorschriften vastgelegd.
Indien mogelijk worden de onderzoeksmethoden gelijkwaardig of conform (inter-) nationale
genormeerde onderzoeksmethoden uitgevoerd. Indien in wet- of regelgeving een te hanteren
methode is voorgeschreven heeft de NVWA voor zover nodig deze werkwijze opgenomen in het
kwaliteitssysteem.
Op het gebied van plantgezondheid zijn vaak geen genormaliseerde methoden beschikbaar. Het
NRC Fyto stelt zelf de meest geschikte methode vast: de opdrachtgever (het ministerie van EZ) is
daarmee akkoord. Het NRC Fyto werkt zo veel mogelijk met toetsen en technieken (hieronder valt
ook visuele beoordeling) die gepubliceerd zijn in (inter)nationaal erkende tijdschriften. EPPO en
IPPC protocollen worden waar mogelijk gevolgd.
Daarnaast worden door de NVWA-laboratoria ook onderzoeksmethoden ontwikkeld, waarbij zonodig
gebruik wordt gemaakt van o.a. de expertise van de laboratoria RIVM en RIKILT.
Van alle onderzoeksmethoden die in het toezichtsonderzoek worden gebruikt zijn de
validatiegegevens en prestatiekenmerken bekend; bijvoorbeeld juistheid, meetonzekerheid,
aantoonbaarheid en mogelijke matrix-effecten.
10.3 Inspectie, keuring
Bedrijfsgericht inspecteren is een werkwijze waarbij de scope van het handhavingsbezoek
afhankelijk is van het type bedrijf en de handhavingsdoelen die voor dit type bedrijf moeten
worden bereikt. De scope van een bedrijfsgericht handhaven kan alle relevante op het bedrijf van
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 59 van 73
toepassing zijnde wet- en regelgeving betreffen. De scope kan naar aanleiding van een inhoudelijke
afweging van risico’s of complexiteit van de handhaven ook beperkter zijn. Bedrijfsgericht
inspecteren heeft de volgende doelen:
• Vermindering van toezichtlast (‘handhavingsvakantie’). Meerdere wettelijke kaders worden
tijdens een handhavenbezoek meegenomen. Voorkomen wordt dat een bedrijf onnodig
meerdere malen belast wordt met afzonderlijke handhaving;
• Eenduidig toezicht;
• Verhoging van de effectiviteit door op kennis gebaseerde integrale handhaving;
• Verhoging van de efficiënte (ervan uitgaande dat één integrale handhaven efficiënter is als
twee of meer afzonderlijke handhaving).
De NVWA voert twee typen van handhaving uit:
• Handhaving die op eigen initiatief van de NVWA worden uitgevoerd;
• Handhaving (keuringen) waarvoor bedrijven een aanvraag indienen (bijvoorbeeld om een
voorgenomen export van vee te inspecteren).
Handhaving van het eerste type lenen zich in beginsel bij uitstek voor de bedrijfsgerichte aanpak.
Bij het tweede type is bedrijfsgericht inspecteren niet van toepassing. Dit betekent overigens niet
dat bij handhaving op aanvraag geen rekening wordt gehouden met de resultaten van
bedrijfsgerichte handhaving en dat de inspecteur geen zaken kan opmerken die tot een
vervolgactie van de NVWA aanleiding zouden moeten zijn.
Handhaving kan ook worden uitgevoerd op basis van informatie van derden, bijvoorbeeld klachten
van consumenten of gegevens van organisaties die voor de NVWA het toezicht uitvoeren. De NVWA
zal op basis van dergelijke informatie geen handhavingsmaatregelen nemen zonder eerst de
gegevens te verifiëren.
10.4 Monsterneming, -transport en –opslag
De monsterneming van de NVWA voldoet aan de eisen zoals beschreven in de van toepassing
zijnde wet- en regelgeving. In het kwaliteitssysteem zijn de uitvoering van de monsterneming, de
verzegeling en waarmerking van een genomen monster en specifieke regelingen opgenomen.
De monsters worden voorzien van een uniek identificatienummer en de monstergegevens worden
vastgelegd in de daarvoor bestemde informatiesystemen.
Monsters bestemd voor onderzoek worden zodanig getransporteerd en opgeslagen dat de
hoedanigheid van het monster niet achteruit gaat.
10.5 Monsteronderzoek
Laboratoriumonderzoek is essentieel onderdeel van de handhavingstaken van de NVWA. Met name
voor de detectie van (plant) pathogenen, chemische agentia en producten die een risico vormen
voor de volksgezondheid, diergezondheid en plantgezondheid. Het laboratoriumonderzoek levert
belangrijke informatie over naleving van regelgeving met betrekking tot voedsel, producten, dier-
en plantgezondheid. De resultaten van het onderzoek worden in vrijwel alle domeinen van de
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 60 van 73
NVWA benut bij het onderbouwen van maatregelen, het beoordelen van risico’s en het ontwikkelen
van een juist toegesneden handhavingsaanpak.
Daarnaast wordt monsteronderzoek gedaan in het kader van het Nationaal Plan en survey- en
monitoringsprogramma's ten behoeve van beleidsondersteuning.
Het laboratorium neemt uitsluitend monsters in onderzoek als het monster is verzegeld en de
identiteit van het monster ondubbelzinnig is vast te stellen. Afwijkingen met betrekking tot de
monsterneming en verzending worden vastgelegd. Indien een ernstige afwijking (identificatie van
het monster niet sluitend; monster(s) niet verzegeld e.d.) wordt geconstateerd, dan wordt het
monster niet in bewerking genomen.
Indien noodzakelijk worden de monsters na onderzoek onder de voorgeschreven omstandigheden
gedurende een voorgeschreven termijn bewaard.
10.6 Interventie
De NVWA beschikt over een palet aan interventieinstrumenten van bestuursrechtelijke,
strafrechtelijke of privaatrechtelijke middelen, waarbij handhavingscommunicatie en het bieden van
nalevingshulp een actieve rol hebben. Andere voorbeelden zijn het geven van een waarschuwing,
het opmaken van een boeterapport of proces-verbaal, het niet verlenen of intrekken van een
erkenning, of een bedrijfssluiting.
De NVWA kiest telkens voor het type interventie dat in het specifieke geval het gewenste effect
bereikt.
De werkwijzen met betrekking tot het interventiebeleid en de administratieve afhandeling hiervan
zijn vastgelegd.
11 Registratie en rapportage
11.1 Vastleggen van waarnemingen
De waarnemingen worden direct vastgelegd of in ieder geval voordat het volgende (deel-)
onderzoek plaatsvindt.
De resultaten van keuring, handhaven, opsporing, monsterneming en monsteronderzoek worden
op registratieformulieren of in labjournaals genoteerd en/of in een informatiesysteem geregistreerd
afhankelijk van de soort werkzaamheden en locatie.
Bij voorkeur wordt gebruik gemaakt van de oorspronkelijke gegevens en wordt het overnemen van
gegevens en berekeningen, zonder extra controle, vermeden. Indien foutieve gegevens worden
gewijzigd, blijven de oorspronkelijke gegevens altijd leesbaar en is de betreffende autorisatie
aantoonbaar.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 61 van 73
11.2 Rapportage van resultaten
De vorm waarin de NVWA haar resultaten rapporteert is afhankelijk van het doel en de bestemming
van de rapportage. De NVWA hanteert in o.a. de volgende vormen van rapportage:
• rapportage n.a.v. monsteronderzoek of handhavenresultaten;
• rapportage n.a.v. projectmatig onderzoek;
• rapportage n.a.v. HACCP beoordeling;
• bevindingenbrief;
• waarschuwing;
• beschikking;
• deskundigenverklaring;
• keuringscertificaat;
• rapport van bevindingen;
• proces-verbaal.
Alle genoemde documenten zijn voorzien van een unieke identificatie-code en worden
geautoriseerd door bevoegde medewerkers.
Wijzigingen of aanvullingen worden met een datum en paraaf in het betreffende rapport
aangebracht of er wordt een aanvullend of vervangend rapport opgesteld. De werkwijze is
afhankelijk van de gestelde eisen die aan de diverse rapporten zijn gesteld.
11.3 Bewaren van gegevens
Alle documenten en elektronische bestanden die hebben geleid tot het eindresultaat van het
rapport worden bewaard. Het beheer, de archivering en de tijdsduur van het bewaren zijn
vastgelegd.
11.4 Informatiesystemen
De NVWA beschikt over computerfaciliteiten voor het opnemen, verwerken, behandelen,
vastleggen, afdrukken en opslaan van gegevens.
Alle netwerkcomputers en geautomatiseerde systemen zijn door geautoriseerde gebruikers te
benaderen door middel van persoonsgebonden wachtwoorden met daaraan functie- en team-
gekoppelde rechten. Voor het gebruik van specifieke applicaties dienen medewerkers door hun
leidinggevende bevoegd verklaard te worden.
De NVWA beschikt over informatiesystemen waarin alle gegevens uit keuring, handhaven,
opsporing, monsterneming en –onderzoek gestructureerd zijn opgeslagen. Ook de verdere
verwerking van de resultaten, zoals bijvoorbeeld het opmaken van een boeterapport, wordt met
behulp van een informatiesysteem uitgevoerd. Vanuit de database worden overzichten gemaakt
over de voortgang en resultaten van het werk.
11.4.1 Applicatiebeheer
Er wordt gewerkt met software van officiële leveranciers en in eigen beheer ontwikkelde software.
De afdeling Informatiemanagement ziet toe en ondersteunt op het gebied van activiteiten met
betrekking tot het proces van onderzoek en ontwikkeling van nieuwe of bestaande applicaties. Het
proces verloopt via de stappen ontwikkelen, testen, acceptatie en productie (OTAP). De
testrapporten worden gearchiveerd. Na installatie wordt de originele software gescheiden van het
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 62 van 73
systeem bewaard. Van alle gebruikte software worden essentiële gegevens met betrekking tot
identificatie en benodigde instellingen geregistreerd.
Binnen de NVWA wordt gebruik gemaakt van applicaties zoals, CLIENT, FATIJDEC, ISI, SPIN,
PRISMA enz. Voor ieder applicatie is een functioneel applicatiebeheerder en een plaatsvervanger
aangewezen. Het aanvragen van een toegang tot een applicatie loopt via de functioneel
applicatiebeheerder. Na goedkeuring van de applicatiebeheerder wordt de toegang door externe
leverancier uitgevoerd.
Het technisch applicatiebeheer wordt verzorgd door een externe leverancier. Zij dragen zorg voor
het beheer van de software en operationeel houden van de applicaties (klein onderhoud).
De laboratoria hebben intern geregeld dat registraties die digitaal op stand-alone apparatuur
worden opgeslagen zijn beschermd en dat onbevoegde toegang tot of wijziging van registraties
wordt voorkomen. Verder zorgen zij voor regelmatige back ups van data van stand alone
apparatuur.
12 Klachten, bezwaar en beroep
De NVWA maakt onderscheid tussen de verschillende soorten klachten;
• consumentenklacht:
Een uiting van ongenoegen van een consument over een product of bedrijf. Deze
meldingen worden behandeld door het klantcontactcentrum (zie paragraaf 5.2).
• klacht over de NVWA:
Een uiting van ontevredenheid over de manier van handelen of het niet handelen van een
overheidsinstantie (verder te noemen 'klachten').
12.1 Klacht
Klachten zijn belangrijke indicatoren voor de werking van het kwaliteitssysteem van de NVWA.
Klachten bieden de mogelijkheid om de kwaliteit continu te kunnen verbeteren.
Bij de behandeling van een klacht is tevens hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht van
toepassing. De afspraken voor de behandeling van klachten zijn vastgelegd.
Op de website van de NVWA is een toelichting over “klagen over de NVWA” opgenomen en is het
mogelijk het digitale klachtformulier in te vullen.
12.2 Bezwaar en beroep
De NVWA is een overheidsdienst waarop de (wettelijk vastgelegde) mogelijkheden van bezwaar en
beroep op genomen besluiten van toepassing zijn. In de beschikkingen is een verplichte passage
opgenomen door wie, binnen welke termijn en bij welk orgaan bezwaar kan worden gemaakt of
beroep kan worden ingesteld (artikel 3:45 van de Algemene wet bestuursrecht).
Tevens zijn er wettelijke regels, waarbij de belanghebbende de mogelijkheid heeft om de keuring of
het monsteronderzoek door een onafhankelijke derde opnieuw te laten uitvoeren.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 18-01-2018
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 63 van 73
Een belanghebbende kan op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bezwaar maken
tegen een NVWA beschikking.
Is de belanghebbende het niet eens met de beslissing op het bezwaar, dan kan hij een beroep
instellen bij een bevoegde rechter. De beroepsclausule (onder aan de beslissing op bezwaar)
vermeldt door wie, binnen welke termijn en bij welke rechter beroep kan worden ingesteld.
De Awb is niet van toepassing als er sprake is van strafrechtelijk onderzoek of strafrechtelijke
vervolging. Als een proces-verbaal is ingediend bij het Openbaar Ministerie is daarmee de formele
beslissingsbevoegdheid ten aanzien van het proces-verbaal opgedragen aan de Officier van Justitie.
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 13-10-2017
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 65 van 73
Bijlagen verwijzingstabellen
BIJLAGE 1 - NEN-EN-ISO/IEC 17025:2005 t.b.v. L104 en L522
Verwijzingstabel NEN-EN-ISO/IEC 17025:2005 Algemene eisen voor de competentie van
beproevings- en kalibratielaboratoria
Opmerking: Deze verwijzingstabel geldt voor de accreditatie L104 en L522 van de
divisie laboratoria.
17025:2005 Omschrijving OB 2017 Kwaliteitshand
boek (versie 4.0)
Documenten
NVWA
horizontaal
4.1 organisatie 1,2,3
4.1.1 rechtspersoonlijkheid 2.4 2.1
4.1.2 labverantwoordelijkheid voor norm en klantwensen
1.5
4.1.3 scope van het managementsysteem 1.5, 2.5
4.1.4 verantwoordelijkheid t.a.v. beproeving en kalibratie
2.5
4.1.5a bevoegd en toegerust personeel 3, 3.1, 3, 8.1
4.1.5b vrijwaring van druk 4.1.1, 5.2.6,
10.2.1, 10.2.3,
11.1, 11.2
2.6
4.1.5c geheimhouding 2.9
4.1.5d integriteit 1, 3.1, 10.2.3 2.6
4.1.5e managementstructuur 5 3.1 en verder
4.1.5f taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden personeel
3.2 3.2 en verder
4.1.5g supervisie 4.1 t/m 4.5 3.1 en verder
4.1.5h technisch management 3.2 en verder
4.1.5i kwaliteitsmanager 6.1, 7.2.5.1, 7.4.2,
8.2.4, 9.2.1
6.2
4.1.5j plaatsvervanging 3.2
4.1.5k informeren personeel 1.6, 6.3
4.1.6 communicatie 3.1
Intranet Integriteit https://nvwa.pleio.nl/integriteit-amp-ongewenste-
omgangsvormen
Werkwijzer Personeel http://www.vwaintranet.nl/xmlpages/page/home/dossier/pers
oneel
4.2 kwaliteitssysteem 6
4.2.1 opzet, implementatie, onderhoud 5.2.5, 6.1, 9.2,
8.2.4, 7.2.5
6.3, 10.2 NVWA01, NVWA01-
01
4.2.2 handboek incl. beleid en
doelstellingen
1 NVWA01,
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 13-10-2017
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 66 van 73
4.2.3 betrokkenheid van directie 9.2 6.6 NVWA01,
4.2.4 organisatie overtuigen 1.5
4.2.5 structuur documentatiesysteem 6.3 NVWA01, NVWA01-
01, NVWA01-04
4.2.6 taken, verantwoordelijkheid, bevoegdheden management
6 NVWA01, NVWA01-
01
4.2.7 veranderingen systeem 6.3, 10.2
4.3 beheersing van documentatie 6
4.3.1 kwaliteitsdocumenten algemeen 6.3 NVWA01, NVWA01-
01
4.3.2.1 beoordeling en goedkeuring 6.3 NVWA01-02,
NVWA01-03,
4.3.2.2 uitgifte, periodieke beoordeling, vervanging en archivering
6.3 NVWA01-02,
NVWA01-05
4.3.3 beoordeling, markering en autorisatie van wijzigingen
6.3 NVWA01-02,
4.4 beoordeling van aanvragen, offertes en contracten
4.1
Intranet Inkoop https://nvwa.pleio.nl/inkoop
Werkwijzer Inkoop http://www.vwaintranet.nl/xmlpages/page/home/dossier/financien-control/team-
inkoop
4.5 uitbesteding van beproevingen en kalibraties
4.2 NVWA05
4.6 inkoop van diensten en
goederen
9.4.4 9.1
Intranet Inkoop https://nvwa.pleio.nl/inkoop
Werkwijzer Inkoop http://www.vwaintranet.nl/xmlpages/page/home/dossier/financien-control/team-
inkoop
4.6.1 procedures t.b.v. inkoop, ontvangst
en opslag
9.1
4.6.2 ingangscontrole 9.1
4.6.3 inkoopspecificatie 9.1
4.6.4 beoordeling van leveranciers 9.1
4.7 dienstverlening aan de klant 5 NVWA02
4.8 klachten 7.6.3, 7.6.3.1 12 NVWA04, NVWA04-
01
4.9 beheersing van afwijkingen in beproevingen
7.1 en 7.2 NVWA02 (3.4)
4.10 verbetering 1.5, 1.6, 6.4, 7.3 en 7.4
4.11 corrigerende maatregelen 7.4 NVWA02 (3.4.2)
4.12 preventieve maatregelen 7.3 NVWA02 (3.4.3)
4.13 beheersing van registraties 11
4.13.1 algemeen 11 en 11.4
4.13.2 technische registraties 11.1 en 11.2
4.14 interne audits 9.5 6.4 NVWA03
4.14.1 auditplanning en gekwalificeerde uitvoerders
6.4 NVWA03 (3.1)
4.14.2 corrigerende maatregelen 6.4 en 7.4 NVWA02 (3.4.2)
4.14.3 rapportage 6.4 en 7.4 NVWA03 (3.2.4-
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 13-10-2017
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 67 van 73
3.2.5)
4.14.4 invoering en effectiviteit
maatregelen
7.4 NVWA02 (3.4.1)
4.15 directiebeoordeling 6.6 NVWA02 (3.5)
5.1 technische eisen algemeen 10
5.2 personeel 8 NVWA10-01
Intranet personeel https://nvwa.pleio.nl/personeel
Werkwijzer personeel http://www.vwaintranet.nl/xmlpages/page/home/dossier/personeel
5.2.1 competentie, kwalificatie en
supervisie
10.2 8.2 NVWA10-01 (3.3-
3.4),
5.2.2 opleiding en training 4.2, 10.2.4, 8.2 NVWA10-01,
NVWA10-VI-01,
5.2.3 arbeidsrelatie en supervisie 8.1 en 8.2
5.2.4 actuele functieomschrijving 8.1
5.2.5 specifieke bevoegdheid 8.2 NVWA10-01 (3.6),
NVWA10-VI-01,
5.3 technische voorzieningen en omgevingsomstandigheden
9
5.3.1 faciliteiten 9.2
5.3.2 omgevingsomstandigheden 9.2.4, 9.2.5
5.3.3 effectieve afscheiding 9.2.4
5.3.4 toegang en gebruik 9.2.1
5.3.5 huishoudelijk beheer 9.2.2, 9.2.3, 9.2.8
5.4 beproevings- en kalibratiemethoden en validatie van methoden
10
5.4.1 geschikte methoden, normen,
procedures
10.2, 10.4, 10.5
5.4.2 selectie van erkende methoden 10.2
5.4.3 ontwikkeling en invoering eigen
methoden
10.2
5.4.4 niet-genormaliseerde methoden 10.2
5.4.5 validatie van methoden 10.2
5.4.6 bepalen van de meetonzekerheid 10.2
5.4.7.1 beheersing van gegevens 11.1, 11.2, 11.3,
11.4
5.5 apparatuur 9 NVWA05
5.5.1 beschikbaarheid
beproevingsapparatuur
9.3 NVWA05
5.5.2 kalibratieprogramma 9.3.2 NVWA05 (3.5),
NVWA05-01,
NVWA05-02,
NVWA05-03,
5.5.3 bedieningsinstructies 9.3 NVWA05 (3.5)
5.5.4 identificatie 9.3 NVWA05 (3.4)
5.5.5 registratie en archivering onderhoudsgegevens
9.3, 9.3.1 NVWA05 (3.5)
5.5.6 gebruik, opslag en onderhoud 9.3.1 NVWA05 (3.5)
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 13-10-2017
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 68 van 73
5.5.7 disfunctioneren en buiten gebruik
stelling
9.3.1 NVWA05 (3.5)
5.5.8 status aanduiding en
kalibratieplanning
9.3.2 NVWA05 (3.5),
NVWA05-01,
NVWA05-02,
NVWA05-03,
5.5.9 door derden tijdelijk beheerde
apparatuur
9.3 NVWA05 (3.6.1)
5.5.10 tussentijdse controle 9.3.1 NVWA05 (3.7.2)
5.5.11 correcties n.a.v. kalibratie 9.3.1 NVWA05 ,
NVWA05-01,
NVWA05-02,
NVWA05-03,
(3.6.2)
5.5.12 beveiliging tegen bijstelling 11.4 NVWA05 (3.7)
5.6 herleidbaarheid van metingen 9, 11 NVWA05,
5.6.1 algemeen 9.3.2
5.6.2 specifieke eisen Nvt
5.6.3 referentiestandaarden en materialen 9.4
5.7 monstername 7.3.4, 7.3.5 10.4 MON01 en MON01-
01 t/m MON01-xx
5.7.1 procedures en geschikte statistische schema's
10.4 MON01
5.7.2 registratie van afwijkende
monsterneming
10.4 MON01 (3.2.5)
5.7.3 registratie van gegevens tijdens monsterneming
10.4 MON01 (3.2.5)
5.8 behandeling van te beproeven objecten
10.4, 10.5 MON01 (3.3),
5.8.1 behandeling en verwerking objecten 10.4
5.8.2 identificatie van objecten 10.4
5.8.3 monstercontrole en acceptatie 10.5
5.8.4 beveiliging tegen achteruitgang, verlies, beschadiging
10.4, 10.5
5.9 waarborging van de kwaliteit van de beproevings- en kalibratieresultaten
10.5, 7.1
5.10 rapportage van de resultaten 11 .
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 13-10-2017
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 69 van 73
BIJLAGE 2 - NEN-EN-ISO/IEC 17020:2012 t.b.v. I-134
Verwijzingstabel NEN-EN-ISO/IEC 17020:2012 Algemene criteria voor het functioneren
van verschillende soorten instellingen die keuringen uitvoeren.
Indien nodig wordt voor de hoofdstukken in het KHB een verdere uitleg gegeven in de werkhandboeken BIP en VIS. De hoofdstukken in de werkhandboeken hebben dezelfde volgorde als de normelementen van NEN-EN 17020.
17020:2012 Omschrijving Kwaliteitshand
boek versie 4.0
NVWA documenten
4.1 Onpartijdigheid en
onafhankelijkheid
Intranet Integriteit https://nvwa.pleio.nl/integriteit-amp-ongewenste-omgangsvormen
Werkwijzer Integriteit http://www.vwaintranet.nl/xmlpages/page/home/dossier/personeel
4.1.1 Onpartijdigheid handhaven
activiteiten onafhankelijkheid
2.6
4.1.2 Onpartijdigheid/vrijwaring van druk 2.6
4.1.3 Identificeren van risico’s t.a.v. eigen
onpartijdigheid
2.6
4.1.4 Elimineren risico’s van
onpartijdigheid
2.6
4.1.5 Betrokkenheid van management bij
onpartijdigheid
2.6
4.1.6 Onafhankelijkheid van de controle
instantie
2.6 en 2.7
4.2 geheimhouding 3.2 en verder
Werkwijzer Beveiliging en veiligheid http://www.vwaintranet.nl/xmlpages/page/home/dossier
/beveiliging-en-veiligheid
4.2.1 vertrouwelijkheid van
handhavengegevens (zie ook 6.1.13)
2.9 en 11.4
4.2.2 uitgifte vertrouwelijke gegevens 2.9 JZ-WOB-001
4.2.3 informatie van derden 2.9 JZ-WOB-001
5.1 administratieve eisen
5.1.1 rechtspersoon 2.1
5.1.2 relatie tot de moederorganisatie 2.1 en 3
5.1.3 werkopdrachten 2.5 en 4.1
5.1.4 wettelijke aansprakelijkheid en
financiële onafhankelijkheid
2.8
5.1.5 handelsvoorwaarden 2.7 en 2.8 NVWA09
5.2 Organisatie en management
5.2.1 Bescherming onpartijdigheid 2.6
5.2.2 Organisatie 3
5.2.3 Organisatiestructuur 3.1 en 3.2
5.2.4 Verenigbaarheid van activiteiten 2.5 en 2.6
5.2.5 technische (functionele) leiding 3.2 t/m 3.7
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 13-10-2017
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 70 van 73
5.2.6 Plaatsvervanging 3.2
5.2.7 Functiebeschrijvingen 8.1
6.1 personeel
Intranet personeel https://nvwa.pleio.nl/personeel
Werkwijzer personeel http://www.vwaintranet.nl/xmlpages/page/home/dossier/personeel
6.1.1 kwalificatie, opleidings- en
trainingscriteria personeel
8.1 en 8.2 NVWA10-01
6.1.2 Beschikbaarheid voldoende personeel 8.1
6.1.3 Technisch kunnen 8.2
6.1.4 verplichtingen,
verantwoordelijkheden en
bevoegdheden van personeel
8.1
6.1.5 selectie, training, autorisatie en
monitoring procedure
8.1 en 8.2 NVWA10-01, Prac 01
6.1.6P minimale vereisten selectie, training,
autorisatie en monitoring procedure
8.2 NVWA10-01
6.1.7 inwerken / training naar behoefte
personeel
8.2 NVWA10-01
6.1.8P supervisie / monitoring van
personeel door bevoegden
8
6.1.9 beoordeling van werkzaamheden
inspecteur
8
6.1.10 Personeelsdossier 8.3 NVWA10-01
6.1.11 Geen prestatiebeloning 8.4
6.1.12 Gedragscode 2.6 Gedragscode digitale
werkplek
6.1.13 vertrouwelijkheid van
handhavengegevens (zie ook 4.2.1)
2.9 B&JZ01
6.2 Voorzieningen en uitrusting
6.2.1 Geschiktheid gebouwen en uitrusting 9.2 en 9.3 NVWA05
6.2.2 Toegang en gebruikt 9.2.1 NVWA05
6.2.3 Blijvende geschiktheid 9.3 NVWA05
6.2.4 identificatie 9.3 NVWA05
6.2.5P Onderhoud 9.3.1 NVWA05
6.2.6 Kalibratieprogramma 9.3.2 NVWA05, NVWA05-02
6.2.7 Herleidbaarheid van kalibraties 9.3.2 NVWA05
6.2.8 Gebruik van referentiestandaarden 9.4 NVWA05
6.2.9 Tussentijdse controles van uitrusting 9.4 NVWA05
6.2.10 herleidbaarheid van
referentiestandaarden
9.4 NVWA05
6.2.11P inkoop, en opslag van materialen 9.1 NVWA05
Intranet Inkoop https://nvwa.pleio.nl/inkoop
Werkwijzer Inkoop http://www.vwaintranet.nl/xmlpages/page/home/dossier/financien-
control/team-inkoop
6.2.12 opslagcondities en tussentijdse
controles
9.1 NVWA05
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 13-10-2017
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 71 van 73
6.2.13P gebruik van geautomatiseerde
systemen
11.4 NVWA05
6.2.14P niet goed functionerende uitrusting 9.3.1 NVWA05
6.2.15 registratie van gegevens m.b.t.
uitrusting en software
9.3 en 11.4 NVWA05
6.3 uitbesteding
6.3.1 mate van uitbesteding,
leveranciersselectie en –kwalificatie
4.2
6.3.2 informeren geïnspecteerde over
uitbesteding
4.2
6.3.3 verantwoordelijkheden bij
uitbestedingen onderdelen
handhaving vastleggen
4.2
6.3.4 toezicht op uitbestedingen en
leveranciersevaluatie
4.2
7.1 keuringsmethoden en
keuringsprocedures
10
7.1.1P genormeerde methoden voor
handhaving
10.2
7.1.2 standaardmethoden handhaving en
monsterneming
10.2, 10.3 en
10.4
BUI, MON,
7.1.3 eigen methoden handhaving 10.2 Alle BUI voorschriften.
7.1.4 onderhoud van documenten 6.3 en 10.2 NVWA01
7.1.5 Contractmanagement 2.5 en 10.3
7.1.6 Gegevens van derden 10.3
7.1.7 Vastleggen van de waarnemingen 11.1 BUI01
Projectprotocollen
7.1.8 Overname van gegevens en
berekeningen
11.1 en 11.2 ALG04-WV060
7.1.9 Veiligheidsvoorschriften 9.2.2 en 9.2.3 Alg07-WV753
7.2 behandeling van
keuringsmonsters en -objecten
7.2.1 identificatie van monsters en
objecten
10.4 MON01
7.2.2 voorbereiding van te inspecteren
objecten
10.4 BUI01
7.2.3 Voorbereiding van handhaving 10.3 BUI01
7.2.4 instandhouding van het object 10.4 ALG04-WV021
7.3 registraties
7.3.1 Registratiesysteem 11.1, 11.2 en
11.4
BUI01-WV002
7.3.2 Herleidbaarheid keuringsrapporten
naar uitvoerder van de handhaven
11.3 en 11.4
7.4 keuringsverslagen en
keuringscertificaten
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 13-10-2017
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 72 van 73
7.4.1 Terugvindbaarheid 11.2, 11.3 en
11.4
7.4.2 inhoud, goedkeuring en
ondertekening
11.2
7.4.3 Handhaven certificaat 11
7.4.4 Rapporteren resultaten 11.1 en 11.2
7.4.5 Wijzigingen en toevoegingen 11.2
7.5 Klachten en beroep
7.5.1P aanwezigheid procedures voor
klachten, bezwaar en beroep en ook
de registraties hiervan
12
NVWA04
7.5.2 opvraagbaarheid klachtenprocedure
door derden
12
7.5.3 Acceptatie van de klacht 12 NVWA04
7.5.4 Klachtenbehandeling 12 NVWA04
7.5.5 Klachten mogen geen invloed hebben
op de relatie de klager
12
7.6 Klachten en beroepsprocedures
7.6.1 minimale vereisten voor afhandeling
beroep of klacht
12 NVWA04
7.6.2 verzamelen en verifiëren van
informatie t.b.v. afhandeling klacht
of beroep
12 NVWA04
7.6.3 informeren van de klager of beroep
aantekenaar
12 NVWA04
7.6.4 onafhankelijkheid van beroep of
klacht afhandeling
12 NVWA04
7.6.5 communiceren van klacht of beroep
afhandeling naar aangever
12 NVWA04
8 eisen voor opzet
kwaliteitssysteem
8.1.1 Integriteit van het kwaliteitssyteem 6.3 en 6.6 NVWA01
8.1.2 Systeemvereisten optie A 6.3, 6.4, 6.6, 11
en 12
NVWA01
8.1.3 Systeemvereisten optie B nvt nvt
8.2 documentatie
8.2.1 Kwaliteitssysteem 1.5, 1.6 en 6 NVWA01 werkhandboek BIP
8.2.2 Betrokkenheid van het management 1.5 en 6.6 NVWA02
8.2.3 kwaliteitsfunctionaris 6.2 NVWA02
8.2.4 herleidbaarheid van het
kwaliteitssysteem
6.2 en 6.3 NVWA01
8.2.5 documentenbeheer 6.3 NVWA01
8.3 Beheer van de documentatie
8.3.1P Beheer van kwaliteitsdocumenten 6.3 NVWA01
8.3.2P actualiteit en geschiktheid voor
gebruik
6.3 en 10.2 NVWA01
Versie 4.1 | Kwaliteitshandboek NVWA | 13-10-2017
Bron: NVWA. Ongeregistreerde kopie. Een actuele versie is via intranet beschikbaar pag. 73 van 73
8.4 identificatie en
terugvindbaarheid van de
documentatie
8.4.1P criteria voor beheer en opslag in
kwaliteitssysteem
6.2 en 6.3 NVWA01
8.4.2P houdbaarheidstermijnen voor beheer
en opslag kwaliteitssysteem
6.2 en 6.3 NVWA01
8.5 directiebeoordeling
8.5.1P Algemeen 6.6 NVWA02
8.5.2 minimale vereisten beoordelings
informatie
6.6 NVWA02
8.5.3 Vereisten beoordelingsresultaat 6.6 NVWA02
8.6 Interne audits
8.6.1P Auditprocedure 6.4 NVWA03
8.6.2 Auditprogramma 6.4 NVWA03
8.6.3 Reikwijdte van interne audits 6.4 NVWA03
8.6.4 Frequentie van interne audits 6.4 NVWA03
8.6.5 criteria t.b.v. uitvoering interne
audits
NVWA03
8.7 Corrigerende maatregelen
8.7.1P Procedure corrigerende maatregelen 7.4 NVWA02
8.7.2 Correctieve acties 7.4 NVWA02
8.7.3 reikwijdte van corrigerende
maatregel
7.4 NVWA02
8.7.4P minimale vereisten voor procedure
corrigerende maatregelen
7.4 NVWA02
8.8 Preventieve maatregelen
8.8.1P procedure preventieve maatregelen 7.3 NVWA02
8.8.2 reikwijdte van preventieve maatregel 7.3 NVWA02
8.8.3P minimale vereisten voor procedure
preventieve maatregelen
7.3 NVWA02