1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG DỰ ÁN P.H.E

KỸ NĂNG THU HÚT SỰ THAM GIA (Tài liệu phục vụ chuyên đề rèn luyện kỹ năng sống

cho sinh viên thiệt thòi trường ĐHAG)

Biên soạn: TS. Hồ Thanh Mỹ Phương Và nhóm cộng tác viên: Trương ThịMỹ Dung Nguyễn Thị Thảo Linh

Tháng 01/ 2007

2

Lời nói đầuTập tài liệu này giới thiệu các phương pháp khuyến khích sự tham gia của các thành

viên trong nhóm và tạo điều kiện để có thể phát huy sức mạnh của nhóm và hiệu quả

của các hoạt động khi tiến hành theo nhóm nhiều hoặc ít thành viên. Tài liệu này được

biên soạn để sử dụng trong các khóa huấn luyện kỹ năng sống cho sinh viên. Có được

kỹ năng khuyến khích sự tham gia, sinh viên sẽ tự tin hơn trong các hoạt động học tập

theo nhóm, trong các sinh hoạt nghiên cứu, hoặc các sinh hoạt ngoại khóa khác. Kỹ

năng khuyến khích sự tham gia sẽ giúp cho người điều hành hoạt động hoặc người

lãnh đạo các nhóm có thể thành công trong việc huy động sự tham gia của các thành

viên trong nhóm của mình. Ngay cả khi làm việc với cộng đồng địa phương hay một

đơn vị công tác, kỹ năng này cũng sẽ góp phần giúp cho sinh viên thành công và làm

việc có hiệu quả.

Mong rằng tập tài liệu này sẽ góp phần mang đến cho các bạn sinh viên các buổi học

chuyên đề kỹ năng lý thú và bổ ích.

TS. Hồ Thanh Mỹ Phương

Và nhóm cộng tác viên

3

Mục Lục

Lời nói đầu…………………………………………………………………………..2

Phần 1: Tổng quan về các phương pháp khuyến khích sự tham gia………………..4

Phần 2: Phương pháp Thảo luận ............................................................................... 6

� Tổng quan về phương pháp Thảo luận............................................................ 9

� Các bước của phương pháp Thảo luận ............................................................ 10

� Thực hành kỹ năng khuyến khích sự tham gia bằng phương pháp Thảo luận 14

Phần 3: Phương pháp Hội Thảo................................................................................ 15

� Các bước cơ bản của phương pháp Hội Thảo ................................................. 16

� Khái quát về phương pháp Hội Thảo .............................................................. 17

� Các bước của phương pháp Hội Thảo............................................................. 19

� Thực hành kỹ năng thu hút người tham gia bằng phương pháp Hội Thảo ..... 23

Phần 4: Phương pháp Lập kế hoạch hành động ........................................................ 24

� Khái quát về phương pháp Lập kế hoạch hành động ...................................... 27

� Phương pháp Lập kế hoạch hành động- Chi tiết về các bước......................... 30

� Thực hành kỹ năng thu hút người tham gia bằng phương pháp

Lập kế hoạch hành động .......................................................................................... ...37

Tài liệu tham khảo chính …………………………………………………………….38

4

Phần 1: TỔNG QUAN VỀ CÁC PHƯƠNG PHÁP KHUYẾN KHÍCH

SỰ THAM GIA

Tập tài liệu này cung cấp cho bạn 3 phương pháp cơ bản để giúp bạn thu hút, khuyến

khích sự tham gia của các thành viên trong các hoạt động nhóm. Những phương pháp

này đã được kiểm tra và cải tiến qua thực tiễn, và đã được áp dụng cho nhiều tình

huống khác nhau.

Phương pháp đầu tiên là PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN. Phương pháp này tạo điều

kiện thuận lợi cho hoạt động thảo luận và đàm thoại trong nhóm, giúp khai thác tính

sáng tạo của các thành viên trong nhóm và tìm hiểu sâu sắc về vấn đề được thảo luận.

Phương pháp này giúp cho các thành viên nhóm tự do chia sẻ những ý kiến đa dạng,

quan điểm riêng của mình. Điều này cũng giúp các thành viên của nhóm đạt được sự

thống nhất cao đối với vấn đề được đặt ra.

Phương pháp thứ hai là PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO. Phương pháp này giúp chuyển

những suy nghĩ của nhóm về một vấn đề cụ thể thành những cách giải quyết và hành

động. Đây là cách rất hiệu quả để tạo nên sự thống nhất trong nhóm và đưa ra cách

giải quyết và hành động chung.

Phương pháp cuối cùng được đề cập trong tập tài liệu này là PHƯƠNG PHÁP LẬP

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG. Phương pháp này là sự kết hợp giữa phương pháp Thảo

luận và phương pháp Hội thảo. Đây là cách rất hiệu quả để giúp nhóm chuyển đổi từ

những ý tưởng ban đầu, thành một kế hoạch hoạt động cụ thể với khoảng thời gian

thực hiện rõ ràng, và với nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể.

Những phương pháp này có thể được áp dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, phục

vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Nếu chúng ta biết cách kết hợp chúng một cách

sáng tạo hoặc điều chỉnh chúng cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể, chúng ta sẽ có thể

sử dụng những phương pháp này như những công cụ hiệu quả để tăng cường năng lực

và sức mạnh của hoạt động nhóm.

5

KỸ NĂNG THU HÚT SỰ THAM GIA

Phương pháp Thảo luận

o Trao đổi cụ thể về một vấn đề hoặc một kinh nghiệm

o Chia sẻ một cách tự do những quan điểmkhác nhau

o Đào sâu những hiểu biết/cách giải quyết vấnđề trong nhóm.

Phương pháp Hội thảo

o Tập trung vào những hiểu biết/vấn đề đượcthảo luận của nhóm (“điểm tương đồng”)

o Tạo sự thống nhất trong nhóm o Xây dựng hoạt động chung

Phương pháp Lập kế hoạch

hành động

o Xây dựng kế hoạch cụ thể (giả sử nhóm đồng ý)

o Xác định trách nhiệm rõ ràng o Bắt đầu hoạt động của nhóm

�

�

�

6

Phần 2: PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN

Có bao giờ bạn gặp tình huống là cuộc thảo luận cứ tranh cãi mãi mà không đi

đến đâu cả không ? Hay cuộc tranh luận chỉ có một người nào đó nói mãi và không

một ai khác có thể đưa ra ý kiến của riêng mình? Hay thậm chí người ta cứ nói mà

không truyền đạt được gì cả? Có những lúc ngồi trong cuộc họp chúng ta nhận ra rằng

chúng ta cũng không thể biết chắc chắn được các quyết định gì đã được thống nhất,

hay tại sao và bằng cách nào mà người ta lại quyết định như vậy. Tất cả các tình huống

trên xảy ra là do các cuộc thảo luận hay hội họp ấy chưa sử dụng đúng các kỹ năng cần

thiết để khuyến khích người tham gia.

PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN giúp cho chúng ta biết những cách giao tiếp hiệu quả

trong nhóm như:

• Cho phép tất cả các thành viên trong nhóm tham gia và đóng góp ý kiến.

• Thiết lập các cuộc đối thoại tập trung và có ý nghĩa.

• Khuyến khích các quan điểm khác nhau về chủ đề mà không gây tranh cãi.

• Đào sâu hiểu biết chung của cả nhóm.

7

• Đưa đến những ý tưởng và kết luận rõ ràng, dễ hiểu.

• Hướng cả nhóm vào những cách hành động và giải pháp cụ thể

PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN bắt nguồn từ nhận thức sâu sắc về cách tư duy. Quá

trình tư duy của con người luôn bắt đầu bằng các tác nhân kích thích giác quan trong

khi hành động. Chúng ta thức dậy vào buổi sáng, đó là do những tia nắng mặt trời

chiếu qua cửa sổ. Chắc chắn là chúng ta sẽ cưỡng lại ánh sáng sớm vì muốn ngủ thêm

chút ít. Nhưng sau đó chúng ta lại nhận ra rằng có rất nhiều việc cần phải làm vì vậy

thay vì uể oải, lờ đờ, chúng ta bắt mình phải bước ra khỏi giường và sẵn sàng cho một

ngày mới.

Quá trình tư duy này của con người bắt nguồn từ các tác nhân kích thích giác quan

giống như khi làm việc trong nhóm. Một tác nhân kích thích giác quan có thể là một

chủ đề, một vấn đề hay một sự kiện mà cả nhóm đều đã trải qua, hay cần phải giải

quyết. Để hỗ trợ cả nhóm hành động và giải quyết vấn đề, chúng ta cần thiết kế một

buổi thảo luận trong chừng mực của quá trình tư duy tự nhiên. PHƯƠNG PHÁP

THẢO LUẬN sẽ giúp chúng ta làm được điều này.

PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN đưa ra một loạt các vấn đề dẫn dắt cả nhóm trong quá

trình thảo luận. Những vấn đề này hướng cả nhóm qua bốn giai đoạn nhận thức: Xác

Định Mục Tiêu, Tư Duy, Diễn Giải, và Quyết Định. Thiết kế này cho phép cả nhóm

thảo luận từ những khía cạnh bên ngoài cho đến những vấn đề sâu xa bên trong.

PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN :

• Chi phối tư duy của cả nhóm.

• Tận dụng các chuỗi vấn đề có liên quan.

• Đi từ vấn đề dễ nhất (xác định mục tiêu) đến khó nhất (quyết định).

• Giúp quá trình nhận thức chung có chọn lọc.

• Có thể áp dụng cho bất cứ tình huống hoặc nhóm nào.

Bằng cách sử dụng phương pháp thảo luận nhóm, cả nhóm có cơ hội khai thác giá trị

của một chủ đề, một vấn đề hay những kinh nghiệm chung trong khoảng thời gian

nhất định. PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN giúp cả nhóm đặt vấn đề vào quan điểm

và sau đó hỗ trợ nhóm đưa ra cách giải quyết đầy sáng tạo. Đó là do cả nhóm không

chỉ được thõa mãn mà còn được liên kết chặt chẽ hơn vì được chia sẻ với nhau và

cùng nhau làm sáng tỏ dữ liệu và các ý tưởng . Trên hết, PHƯƠNG PHÁP THẢO

8

LUẬN cho phép tất cả các thành viên trong nhóm khởi đầu và tham gia thảo luận một

cách nhiệt tình.

Vì vậy PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN có thể trở thành cơ sở cho:

• thu thập các dữ liệu và một khối lượng lớn các ý tưởng và quan điểm.

• thảo luận các vấn đề phức tạp.

• phản ánh các sự kiện và các kinh nghiệm quan trọng.

• hiểu biết nhiều hơn về các vấn đề.

• quyết định hướng hành động cho cả nhóm.

9

TỔNG QUAN VỀ PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN

CÁC

CHỦ ĐỀ:

XÁC ĐỊNH CÁC MỤC TIÊU

Giai đoạn diễn giảiYêu cầu cho Nhận Xét về các kinh nghiệm /vấn đềCác vấn đề đòi hỏi sự tham gia củaTrí Óc: ý nghĩa, giá trị, và tầm quan trọng

Giai đoạn tư duyTìm hiểu các PHẢN ỨNG

BAN ĐẦU đối với các Dữ LiệuCác vấn đề thu hút sự tham gia

của Trái Tim: tình cảm, trí nhớ, vàsự liên tưởng

Thu thập ý tưởng, dữ liệuTập hợp các Sự Kiện và Dữ LiệuNhững vấn đề thu hút sự tham gia của các Giác Quan: thị giác, thính giác, khứu giác, vị giác, xúc giác

Bối cảnh/ Mở đầuChuẩn bị, giới thiệu Chủ Đề

Cái gì?

Nội dungchính!

Vậy thì sao?

10

CÁC BƯỚC CỦA PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN

Xác định mục tiêu

Trước khi tiến hành thảo luận cần xác định buổi thảo luận cần đạt được điều gì.

CÁC MỤC TIÊU BAO GỒM:

• Những vấn đề cả nhóm cần biết, hiểu hay cần quyết định.

• Những vấn đề cần được xem xét kỹ trong nhóm.

• Những điều nhóm cần cùng nhau trải nghiệm ví dụ như những điều hào hứng,

những giá trị, những ý kiến khác nhau , các hành động thống nhất từ một tập thể

với các cá nhân khác nhau.

Nên nhớ rằng khi cuộc thảo luận có mục tiêu rõ ràng thì bạn sẽ chuẩn bị được những

câu hỏi dẫn dắt tốt và những câu hỏi này sẽ giúp bạn dẫn dắt buổi thảo luận thành

công.

Giai đoạn quyết địnhYêu cầu nhóm quyết định MỐI QUAN HỆCỦA CHÚNG và PHẢN HỒI đối với chủ đề.Các vấn đề đòi hỏi các giải pháp sắp tới, ý kiến

chung, các bước sắp tiến hành, các vấn đề có thể thực hiện.

Bây giờ làm gi?

Phản ánh/ KếtthúcCủng cố Cách GiảiQuyết Của Nhóm

11

Bối cảnh/mở đầu

Bảo đảm không khí cởi mở trong nhóm, các thành viên có thể nhìn thấy mặt của nhau.

Bảo đảm không có sự gián đoạn thậm chí trước khi bắt đầu buổi thảo luận.

Chào đón mọi thành viên và kêu gọi họ đóng góp ý kiến.

Tạo nên một bối cảnh là chúng ta đang thực hiện những việc rất quan trọng.

Giai đoạn thu thập ý tưởng để đạt được các mục tiêu

Đặt câu hỏi để có thể xác định được mục tiêu đầu tiên thật rõ ràng và chính xác. Thật

hữu ích khi hỏi từng người về những việc họ đã thấy, nghe, hay nhớ là đã xảy ra. Nếu

bạn là trưởng nhóm thì hãy hỏi về các sự kiện theo trình tự thời gian. Hỏi càng nhiều

càng tốt để thu thập từng câu trả lời (hay thậm chí là từng từ). Đảm bảo buổi thảo luận

bắt đầu với các ghi chép cẩn thận.

Yêu cầu mọi người phát biểu ở giai đoạn mục tiêu bởi vì những câu trả lời ở bước này

có thể là những gợi ý hay các tác nhân kích thích giác quan, mặc dù chúng có khác

nhau nhưng những câu trả lời này rất thật. Vì vậy, ở giai đoạn này, các thành viên

không cần phải tranh cãi cho câu trả lời của họ. Thật ra cả nhóm có thể sẽ rất thất vọng

nếu tất cả các sự kiện đều đã được làm rõ và họ không có cơ hội suy đoán.

Người dẫn dắt thảo luận cần đi quanh nhóm và yêu cầu mọi người cho ý kiến ở giai

đoạn mục tiêu. Trước khi đưa ra ý kiến của mình, hãy tham khảo ý kiến của tất cả mọi

người. Để tránh sự đơn điệu, hãy chuẩn bị trước các câu hỏi cho giai đoạn mục tiêu.

Giai đoạn tư duy

Tốt nhất là nên sắp xếp các câu hỏi thảo luận ở giai đoạn tư duy không thiên về cảm

tính của các thành viên tham gia, nên đi từ những vấn đề đơn giản đến các vấn đề phức

tạp hơn. Nên đặt các câu hỏi có liên quan đến xúc cảm và phản ứng tích cực trước, sau

đó là những câu hỏi có liên quan đến xúc cảm và phản ứng tiêu cực. Vì vậy, hãy đặt

câu hỏi về các vấn đề “nhóm thích nhất” trước và sau đó là những vấn đề mà họ cảm

thấy “ nhàm chán và không thú vị”.

12

Hãy nhớ rằng cho dù đang thảo luận các chủ đề “ không thiên về tình cảm” thì cũng có

một vài thành viên của nhóm thảo luận dựa trên cảm tính. Với tư cách là người dẫn dắt

buổi thảo luận, hãy thiết kế những vấn đề sao cho có thể tránh làm cản trở quá trình

đưa ra quyết định của nhóm mà thay vào đó là tăng cường sự ủng hộ và củng cố các

quyết định của nhóm.

Giai đoạn diễn giải

Khi cả nhóm đã cảm nhận được là các thành viên trong buổi thảo luận đã thông suốt

thì bạn hãy sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo. Cũng giống như giai đoạn trước, các vấn

đề trong giai đoạn diễn giải cũng nên đi từ dễ đến khó.

Có thể bạn muốn hướng dẫn nhóm tìm hiểu ý nghĩa và ảnh hưởng cũng như tầm quan

trọng và tính hữu ích của chủ đề thảo luận đối với nhóm. Đối với một vài chủ đề, hãy

yêu cầu nhóm bổ sung những ý tưởng còn thiếu thay vì chỉ tập trung vào những cái có

sẵn. Điều này sẽ nêu bật ý nghĩa và tầm quan trọng của vấn đề đối với cả nhóm.

Hãy nhớ rằng vào lúc này, với vai trò là người hỗ trợ, bạn đang dẫn dắt cả nhóm vào

giai đoạn chính của các lý lẽ để chuẩn bị cho một giải pháp, một quyết định. Hãy tỏ rõ

sự đồng tình của bạn với nhóm khi cả nhóm đã thống nhất ý kiến.

Ở điểm này, chắc chắn sẽ có sự bất đồng giữa các thành viên trong nhóm. Một số các

bất đồng không cần phải giải quyết; đừng bắt mình phải dàn xếp ổn thỏa tất cả những

bất đồng. Với tư cách là người hỗ trợ, nhiệm vụ của bạn là nhấn mạnh tầm quan trọng

của nhiều tư tưởng và quan điểm. Yêu cầu cả nhóm bỏ qua những bất đồng, nhất là

nếu những bất đồng đó không nằm trong các tiêu chí cần phải đạt được. Đặc biệt ở giai

đoạn diễn giải, bạn cần hướng cả nhóm tập trung vào các chủ đề đang thảo luận nhằm

giúp cả nhóm không bị phân tán tư tưởng bởi những ý tưởng khác.

Giai đoạn quyết định

Trong giai đoạn này bạn cần nhắc lại các điểm chính của buổi thảo luận và nhắc nhở

cả nhóm về mục tiêu đề ra. Đây là lúc kết thúc phần thảo luận và yêu cầu cả nhóm đưa

ra quyết định và sự thống nhất.

13

Các câu hỏi của bạn đặt ra ở giai đoạn này cần nhằm vào việc giúp cả nhóm biết được

những việc cần làm dựa trên những quyết định đã cùng nhau thống nhất.

Kết thúc

Xem lại những điểm chính với nhóm, bắt đầu bằng những vấn đề đã đề ra. Cả nhóm sẽ

dựa vào những điểm quan trọng của buổi thảo luận mà hành động và giải quyết vấn đề.

Bạn có thể đi quanh nhóm và hỏi xem buổi thảo luận có đáng giá và làm các thành

viên thoã mãn không. Và nhắc nhở cả nhóm các bước và các hoạt động thích hợp tiếp

theo.

Cuối cùng, cảm ơn cả nhóm vì họ đã tham gia tích cực và góp phần làm phong phú và

thành công buổi thảo luận.

Bài tập:

Chia lớp thành một số nhóm và tiến hành việc thực hành phương pháp Thảo luận. Giáo

viên giúp các nhóm xác định mục tiêu và hỗ trợ các nhóm thực hành qua các bước của

phương pháp Thảo luận

14

THỰC HÀNH KỸ NĂNG KHUYẾN KHÍCH SỰ THAM GIA BẰNG

PHƯƠNG PHÁP THẢO LUẬN

CHỦ ĐỀ:

Mục tiêu

Bối cảnh/Mở đầu

Cái gì? Giai đoạn tìm hiểu mục tiêu

Nội dung chính! Giai đoạn tư duy

Làm cái gì? Giai đoạn quyết định

Kết thúc

Vậy thì sao?

Giai đoạn diễn giải

15

Phần 3: PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO

Bạn đã bao giờ làm việc trong một nhóm thiếu sự hoạt động tích cực và có rất ít ý kiến

mang tính sáng tạo chưa? Hoặc khi một nhóm có rất nhiều năng lượng và các ý kiến

mang tính sáng tạo nhưng lại không đi đến quyết định thống nhất? Tất cả chúng ta đều

có thể nhận ra tình huống một cuộc thảo luận quá phân tán đến nỗi không thể có bất kỳ

một quyết định thiết thực nào hoặc quá hạn chế không thể đi đến các ý tưởng mang

tính chiến lược và hòa nhập với nhau. Trong các tình huống này, nguyên nhân quan

trọng là các nhóm này thiếu phương pháp thích hợp để tạo nên sự tham gia của mọi

thành viên trong nhóm nhằm đạt được các mục tiêu rõ ràng và các thỏa thuận cụ thể.

Phương pháp Hội thảo tạo ra một quy trình có thể :

• cho phép tất cả các thành viên đóng góp ý kiến và tham gia thảo luận.

• phát huy tính sáng tạo và sự hoạt động tích cực trong khoảng thời gian ngắn.

• xúc tác việc tư duy kết hợp ý kiến cả nhóm.

• xây dựng sự nhất trí thiết thực trong nhóm.

16

• tạo ra các hình thức cải tiến và các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề đặt ra.

• truyền cho nhóm ý thức cao về trách nhiệm và sự liên đới.

Cách tiến hành Phương pháp Hội thảo khá giống cách tổ chức các công việc cần hoàn

thành trong một ngày làm việc. Giống như nhiều người, khi chúng ta vào đến phòng

làm việc, chúng ta tự hỏi hôm nay mình phải làm gì. Vì thế, điều đầu tiên chúng ta làm

khi đến phòng làm việc là liệt kê tất cả công việc cần phải làm. Bước kế tiếp thông

thường là sắp xếp các công việc này theo nhóm tương tự nhau như gọi điện thoại, ghi

sổ ghi nhớ, viết thư, hội họp, tham gia hội đàm và hoàn thành các báo cáo dự án. Một

khi công việc ban đầu đã được phân vùng, lúc đó chúng ta định ra được công việc cụ

thể nào sẽ được ưu tiên thực hiện trong ngày hôm đó. Với danh sách này chúng ta sẽ

dễ dàng làm việc đạt hiệu quả cao. Hơn nữa, có nhiều việc khác xuất hiện cùng lúc, lúc

đó chúng ta sẽ chắc chắn rằng các công việc ưu tiên sẽ không bị bỏ sang một bên và

thực tế đó là công việc ưu tiên trong danh sách công việc của ngày.

Quá trình tổ chức công việc theo từng ngày này có thể được áp dụng tương tự như quá

trình tư duy của nhóm. Một nhóm có thể bắt đầu bằng cách định rõ việc gì cần phải

thực hiện. Các thành viên từ các nhóm khác nhau cùng đưa ra các ý kiến. Sau đó các ý

kiến này sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và nhằm vào việc trả lời trực tiếp các vấn

đề mà nhóm đã đề ra. Quá trình này mô tả chính xác những gì phương pháp Hội thảo

có thể đạt được.

CÁC BƯỚC CƠ BẢN CỦA PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO

Phương pháp Hội thảo là quá trình gồm 5 bước tổ chức cho nhóm làm việc theo hướng

đào sâu thêm các cuộc thảo luận và đi đến sự nhất trí các hoạt động thích hợp của

nhóm. Bước đầu tiên là TÌNH HUỐNG. Thông thường, bước này đưa ra các câu hỏi

trọng tâm mà nhóm phải trả lời. Kế đến là bước ĐỘNG NÃO. Ở bước này các dữ liệu

và ý kiến được đưa ra ở ba cấp độ - đầu tiên là cá nhân, kế đến là từng nhóm nhỏ và

cuối cùng là tất cả các nhóm họp lại. Một khi ý kiến đã được đưa ra, bước thứ ba đòi

hỏi nhóm TẬP HỢP các ý kiến lại. Đối với những ý kiến giống nhau, tập hợp thành

các nhóm nhỏ và ĐẶT TIÊU ĐỀ cho mỗi nhóm. Các nhóm ý kiến này trả lời trực tiếp

cho câu hỏi trọng tâm. Cuối cùng, khi cả nhóm thống nhất ý kiến, buổi thảo luận sẽ

17

khép lại bằng một phần PHẢN HỒI nêu ngắn gọn các suy nghĩ của tập thể. Ở phần

này, các điểm nhất trí sau cùng sẽ được xem lại và công nhận.

Quy trình của phương pháp Hội thảo đòi hỏi nhóm phải đi từ ý kiến của từng cá nhân

đến sự nhất trí rộng rãi giữa các thành viên đối với các câu hỏi trọng tâm. Quy trình

thực hiện phương pháp này khai thác sự hoạt động sáng tạo mang tính cá nhân của

từng thành viên của nhóm và xoáy vào trọng tâm một cách hiệu quả. Sự tương tác qua

lại trong quá trình thực hiện phương pháp Hội thảo có thể là một kinh nghiệm mang

tính thúc đẩy và tính tự chủ cho các thành viên trong nhóm.

KHÁI QUÁT VỀ PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Tình huống Đưa ra TÌNH HUỐNG, giới thiệu câu hỏi trọng tâm

� Thiết lập phạm vi. � Làm nổi bật và giải thích câu hỏi trong hội thảo.� Phác thảo phương pháp và thời gian cho hội thảo.� Yêu cầu các thành viên tham gia.

ĐỘNG NÃO Phát huy ý kiến của từng cá nhân, trong nhóm nhỏ và tất cả thành viên � Yêu cầu các thành viên liệt kê ý kiến của cá nhân vào một tờ giấy. � Tổ chức các nhóm thảo luận nhỏ trong đó các thành viên chia sẻ và

thảo luận tất cả các ý kiến cá nhân đưa ra. Yêu cầu mỗi nhóm chọntừ 5-7 ý kiến quan trọng nhất và viết ra các bảng giấy.

� Thu các bảng giấy và treo lên bảng. Bảo đảm tất cả các thành viên đều có thể nhìn rõ các ý kiến của nhóm khác.

18

Bước 4

Bước 5

Tập hợp Tạo các mối quan hệ mới, tập hợp các ý kiến giống nhau � Yêu cầu nhóm thành lập 4 - 6 cặp ý kiến tương đồng hoặc giống

nhau dựa trên trực giác. � Triển khai các nhóm ý đó, bảo đảm tất cả các ý kiến trên bảngđược sắp xếp hợp lý.

Đặt tiêu đề Phân biệt các ý kiến tập thể và liên kết các nhất trí trong nhóm. � Thảo luận từng nhóm ý kiến giống nhau với cả

nhóm: Phát biểu của nhóm là gì? Ý kiến của nhóm? � Đưa ra tiêu đề từ 3-5 từ cho mỗi nhóm ý kiến

Phản hồi Xác nhận ý kiến cuối cùng

� Thảo luận ý nghĩa của sản phẩm do nhóm đưa ra. � Giúp nhóm tạo ra kế hoạch để giữ vững sự nhất trí. � Thảo luận ngắn gọn các bước kế tiếp.

19

CÁC BƯỚC CỦA PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO

Xác định mục tiêuTrước hết, vạch ra những gì cần đạt được trong buổi thảo luận, cả mục tiêu dựa trên lý trí và mục tiêu dựa trên kinh nghiệm. Mục tiêu dựa trên lý trí có thể gồm:

• những gì nhóm cần phải biết, hiểu hoặc quyết định.• những kinh nghiệm phổ biến hoặc vấn đề nào cần được nhóm xem xét kỹ.

Mục tiêu dựa trên kinh nghiệm có thể gồm: những gì nhóm cần cùng nhau trải nghiệmqua - sự sôi nổi? am hiểu đầy đủ về nhiều quan điểm khác nhau? Sự khác nhau vềquan điểm? Các hoạt động phổ biến có thể chấp nhận được? Nên nhớ rằng các mục tiêu càng rõ ràng càng làm cho buổi thảo luận được tiến hành thuận lợi và hiệu quả hơn. 1) Tình huống

Bảo đảm một không gian mở cho nhóm, mọi thành viên có thể thấy những người khác trong nhóm. Chắc chắn rằngkhông có bất kỳ sự gián đoạn nào thậm chí trước khi bắtđầu hội thảo.

Hoan nghênh và mời gọi sự đóng góp của các thành viên. Thiết lập tình huống: những gì bạn đang làm rất quan trọng. Hãy giải thích cho các thành viên những điều cầnđạt được trong hội thảo. Quan trọng hơn, thảo luận với các thành viên về phương thức tiến hành hội thảo: phải tham gia như thế nào trong hội thảo và vai trò của bạn trong quá trình này. Cuối cùng, đưa ra thời gian rõ ràng cho mỗithành viên hoàn thành bài tập.

Trong phần Tình huống bạn cần tạo nên không khí sao cho các thành viên hăng hái tham gia vào buổi thảo luận. Do đó, điều quan trọng là bạn cung cấp cho nhóm các ý tưởng chính để sản phẩm của buổi hội thảo đó có thể hòa nhập một cách có ý nghĩavào các hoạt động hàng ngày. Vì thế cần phát huy cả sự tự tin và khả năng đoán trước

các tình huống sẽ xảy ra. 2) Động nãoĐề xướng cách tiến hành thảo luận giữa các thành viên của nhóm. Bắt đầu bằng cách đọc lại câu hỏi trọng tâm. Đưa ra một vài ví dụ giúp các thành viên nhóm có khảnăng sáng tạo. Yêu cầu họ liệt kê một vài ý kiến. Sau đócho họ thời gian suy nghĩ.

Tổ chức hoạt động nhóm thành các nhóm thảo luận nhỏ.Các nhóm này nên nhỏ vừa đủ để các thành viên nhóm làm việc theo hướng tác động qua lại và đủ để trao đổi ýkiến rộng rãi với nhau. Mỗi nhóm tối đa là 10 người. Một khi các nhóm nhỏ đã được thành lập, bạn nên giúp khởi động thực hiện việc thảo luận lấy ý kiến. Yêu cầu

� Yêu cầu các thành viên liệtkê ý kiến của cá nhân vào một tờ giấy.

� Tổ chức các nhóm thảoluận nhỏ trong đó các thành viên chia sẻ và thảoluận tất cả các ý kiến cá nhân. Yêu cầu mỗi nhóm chọn từ 5-7 ý kiến quan trọng nhất và viết ra thẻgiấy.

� Thu các thẻ giấy và treo lên bảng. Bảo đảm tất cảcác thành viên đều có thểnhìn rõ các ý kiến củanhóm khác.

Bước 1� Thiết lập phạm vi. � Làm nổi bật và giải

thích câu hỏi trong hộithảo.

� Phác thảo phương pháp và thời gian cho hộithảo.

� Mời thành viên tham dự.

20

một thành viên bắt đầu bằng cách chia sẻ những ý kiến đứng đầu trong danh sách củahọ. Các thành viên có thể đi vòng quanh nhóm và tham khảo ý kiến của người khác. Cả nhóm có thể lập lại quá trình này để nắm tất cả các ý kiến còn lại trong danh sách. Từ những ý kiến thảo luận, mỗi nhóm nhỏ sẽ chọn ra 5-7 ý hay nhất và viết những ýhay nhất ra bảng giấy. Khi các nhóm nhỏ đã hoàn thành việc viết ra bảng giấy, yêu cầu từng nhóm xếp các bảng của nhóm mình lên bàn. Yêu cầu nhóm chọn đưa ra 2 ý kiến hay nhất.

Khi các ý kiến được chọn ra, đọc từng thẻ và xếp ngẫu nhiên lên bảng. Chấp nhận tấtcả ý kiến đưa ra và cho biết không có ý kiến sai. Xem xét tất cả các câu hỏi để tìm cách phân loại các ý kiến được dán lên bảng. Hãy cẩn thận khi yêu cầu nhóm nhỏ trảlời các câu hỏi nêu ra. Nếu bạn không hoàn toàn hiểu ý kiến trong thẻ, hãy hỏi ý kiếncủa cả nhóm. Nên nhớ rằng, Động não là phương pháp tạo ra các câu trả lời và các ý kiến về mộtvấn đề một cách nhanh chóng. Đây là một cách hiệu quả để các thành viên đóng góp ýkiến cho buổi thảo luận. Và quá trình Động não cần được tiến hành qua 3 bước đi từ cá nhân đến các nhóm nhỏ và đến tất cả các nhóm họp lại. Đây là cách nhanh chóng đểchọn lọc các ý kiến hay nhất trả lời câu hỏi trọng tâm đã đưa ra.

3) Tổng hợp ý kiếnGiúp cả nhóm sắp xếp ý kiến thảo luận trên bảng bằng

cách nhắc nhở mọi người trả lời câu hỏi trọng tâm trong buổithảo luận.

Yêu cầu các thành viên nhanh chóng xem lại các ý kiến trên bảng. Sau đó hỏi cả nhóm các ý kiến trả lời giống với câu hỏitrọng tâm. Sẽ có lợi hơn nếu bạn có thể nghĩ ra các câu trảlời sẽ được sắp xếp như thế nào. Chức năng của câu hỏitrọng tâm được xác định – các hoạt động có giống nhau không? Ý định có giống nhau không? Và thành quả có giốngnhau không? Chọn ngẫu nhiên một thẻ ý kiến và yêu cầu cả nhóm xác định những thẻ ý kiến khác tương tự như thẻ mà bạn đã chọnra. Yêu cầu nhóm giải thích vì sao các thẻ trên được xếpchung với nhau. Trên thẻ tiêu đề viết ra 1-2 từ ngắn gọn chỉrõ nội dung của những thẻ ý kiến.

Tiếp tục sắp xếp cho đến khi tất cả các thẻ ý kiến được nhóm lại với nhau theo tiêu đề.

Bạn cũng cần phải chú ý đến sự cân xứng về số lượng các bảng ý kiến trong mỗinhóm. Một vài nhóm có thể có nhiều ý kiến hơn những nhóm khác. Những tình huống này có thể chỉ ra một trong hai sự việc. Có thể là nhiều nhóm nhỏ có cùng ý kiến và ưutiên cho các ý kiến này do đó có sự nhất trí rộng rãi. Có thể chọn cách chia nhóm ý kiến lớn thành hai hay nhiều nhóm nhỏ. Cho phép duy trì nhóm nhỏ có nghĩa là làm

� Yêu cầu nhóm thành lập 4 - 6 cặp ý kiếntương đồng hoặc giống nhau dựa vào trựcgiác.

� Triển khai các nhóm ý đó, bảo đảm tất cả các ý kiến trên bảng đượcsắp xếp hợp lý.

� Triển khai các ý tổng hợp, bảo đảm các thẻ ýkiến được sắp xếp hợplý.

21

mất đi các ý nhỏ liên quan mà nhóm lớn có thể có trong thực tế. Chúng ta có thể tránh được tình trạng này bằng cách giúp nhóm làm rõ tại sao họ lại tổng hợp các nhóm ý kiến lại với nhau. Bảo đảm rằng tiêu đề cho mỗi nhóm cần rõ ràng và cụ thể.

Bước Tổng hợp ý kiến là giai đoạn cả nhóm xác định được mối quan hệ mới giữa các ý kiến thảo luận được đưa ra. Đây là một cách hiệu quả đẩy mạnh làm việc nhóm, nhận ra các điểm giống và khác nhau và khám phá ra nhiều dữ liệu và ý kiến cần thiết. 4) Tiêu đề

Bắt đầu quá trình này bằng cách đặt tên cho nhóm có số ý kiến nhiều nhất vì đây là nhóm ý kiến phổbiến từ các nhóm nhỏ. Đọc tất cả các ý kiến trong nhóm, nhắc nhở các nhóm trong hội thảo câu hỏitrọng tâm. Sau đó hỏi các thành viên ý kiến trong các bảng giấy sẽ dẫn đến điều gì. Một cách khác cho quá trình đặt tiêu đề là hỏi từng nhóm điều gì họcho là quan trọng. Cần xác định cụ thể các nhóm đặc biệt khi các nhóm có liên quan đến một vài khía cạnh của câu hỏi trọng tâm.

Để giúp cho quá trình này được nhất trí rộng rãi, bạn có thể kết hợp các ý kiến thảoluận được nối lại từ các thành viên trong nhóm thành một cụm từ bao hàm. Nên ghi nhớ rằng cụm từ bao hàm hay nhất sẽ là cụm từ trả lời trực tiếp câu hỏi trọng tâm củahội thảo.

Tiếp tục đặt tên cho các nhóm còn lại. Di chuyển từ nhóm có nhiều thẻ nhất đến nhóm ít thẻ nhất. Ghi nhớ bước đặt tên là giai đoạn các thành viên nhận thức rõ sự nhất trí của cả nhóm. Cả nhóm phải có cơ hội thảo luận một cách chính xác những điều đã nhất trí và vì thếtạo ra được quyền sở hữu rộng rãi về các quan điểm đã nhất trí. 5) Phản hồi

Kết thúc buổi thảo luận bằng một phần Phản hồi nêu ngắngọn v gọn các điểm nhất trí đã được sắp xếp lại. Có nhiều cách

để thực hiện việc này. Chẳng hạn bạn có thể yêu cầu các nhóm xếp hạng các tiêu đề của các nhóm ý kiến theo thứ tựliên quan về sự quan trọng hoặc ưu tiên. Bạn cũng có thểyêu cầu các nhóm liên kết tiêu đề của các nhóm ý kiến lạivới nhau hoặc bạn có thể yêu cầu họ tạo ra các hình ảnhtrực quan cho mỗi tiêu đề.

� Thảo luận từng nhóm ý kiếngiống nhau với cả nhóm: Phát biểu của nhóm là gì? Ý kiến của nhóm?

� Đưa ra tiêu đề từ 3-5 từ cho mỗi nhóm ý kiến, trực tiếptrả lời câu hỏi trọng tâm.

� Giúp nhóm tạo ra kếhoạch để giữ vững sựnhất trí

� Thảo luận tầm quan trọng của sản phẩm do nhóm đưa ra.

� Thảo luận ngắn gọnbước kế tiếp

Step

5

22

Bước này dự kiến hỗ trợ nhóm nhớ lại các điều đã nhất trí. Bạn cần đưa ra một số ýkiến trước nhằm xác định cách thức tốt nhất để nhóm tiến hành các hoạt động.

Cuối cùng, đưa cả nhóm tham gia vào một cuộc thảo luận ngắn gọn về các ý kiến từhội thảo, kết luận của hội thảo. Bước kế tiếp đòi hỏi sự chú ý và hành động trực tiếp.

Nên nhớ rằng, bước Phản hồi là bước để cả nhóm liên kết các điểm nhất trí khác nhau, đánh giá cao sản phẩm họ đưa ra và giúp từng thành viên đưa các ý tưởng nhất trí đóvào công việc của mình.

Bài tậpChia lớp thành một số nhóm nhỏ từ 5-7 thành viên và tiến hành việc thực hành

phương pháp Hội thảo. Giáo viên giúp nhóm xác định tình huống/chủ đề và hỗ trợ các nhóm thực hành qua các bước của phương pháp Hột thảo.

23

THỰC HÀNH KỸ NĂNG THU HÚT NGƯỜI THAM GIA BẰNG

PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO

Chủ đề

Mục tiêu dựa trên kiến thức Mục tiêu dựa trên kinh nghiệm

Câu hỏi trọng tâm

24

Phần 4: PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Bạn có bao giờ tham dự những cuộc họp lập kế hoạch mà sau đó bạn lại tự hỏi ai sẽ

làm những công việc đã được xác định và đề ra chưa? Sau khi những kế hoạch đã

được xác định, có rất nhiều trường hợp là người tham dự vẫn không biết chính xác ai

sẽ thực hiện điều gì vì những điều đó không được nói rõ trong cuộc họp. Đôi khi

những người vốn dĩ đã rất bận rộn lại càng phải gánh vác nhiều công việc hơn. Những

trường hợp đó xảy ra là do chúng ta đã thiếu đi một phương pháp phù hợp nhằm thúc

đẩy sự tham gia và tính làm chủ của mọi người trong nhóm với một kế hoạch thực tế

nhằm thực hiện một số những mục tiêu cụ thể có thể đạt được.

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG cung cấp cho chúng ta một quá

trình trong đó

• cho phép tất cả những thành viên của nhóm tham gia đóng góp và xây dựng kế

hoạch hành động.

• tạo ra một kế hoạch hành động thực tế và có thể thực hiện được trong một thời

gian tương đối ngắn.

• phân loại ra những suy nghĩ hỗn tạp, chồng chéo lên nhau, sử dụng vừa phương

pháp lý trí lẫn phương pháp trực giác.

• xây dựng sự đồng tình của nhóm .

• truyền cho nhóm tinh thần làm chủ.

• làm rõ trách nhiệm ở các lĩnh vực khác nhau của kế hoạch.

• cho phép nhóm dễ dàng chia nhỏ những mục tiêu và những vấn đề qua việc xác

định nguồn lực.

• biến những kết quả thu được thành hướng dẫn giám sát thực tế nhằm thúc đẩy

sự phát triển trong khi thực hiện.

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG được thực hiện bằng cách thức rất

thực tế nhằm lập nên kế hoạch hành động. Phương pháp này đưa các thành viên vào

cuộc hành trình trong đó họ chỉ phải trả lời ba câu hỏi đơn giản: “chúng ta muốn đi

đâu?”, “chúng ta đang ở đâu?”, “làm sao chúng ta đến được nơi đó?”

25

Nhiều kế hoạch hành động chỉ tập trung trả lời ngay câu hỏi thứ ba, mà rất ít quan tâm

đến câu hỏi thứ nhất và thứ hai. Nếu như không có sự xác định rõ ràng giữa các thành

viên của nhóm về điểm cuối cùng mà cả nhóm muốn đến thì từng thành viên của nhóm

sẽ có những khái niệm rất khác nhau về sự thành công. Điều này sẽ ảnh hưởng đến

cách mà từng thành viên tham gia đóng góp vào quá trình lập kế hoạch, và chắc chắn

sẽ ảnh hưởng đến cách mà họ sẽ thực hiện khi triển khai kế hoạch này. Cuối cùng thì

những khái niệm không khớp nhau này sẽ dẫn đến tình trạng: cho dù những kế hoạch

này có được hoàn thành một cách đầy đủ đi chăng nữa, sẽ vẫn có những thành viên

cảm thấy hụt hẫng vì kết quả không giống với những gì họ đã trông đợi.

Ngoài ra có những kế hoạch hành động đã không xem xét một cách đầy đủ các

hoàn cảnh hiện tại của nhóm về những vấn đề đang được quan tâm, trách nhiệm,

những khối lượng công việc hiện tại, và những giới hạn về nguồn lực. Khi hoàn cảnh

hiện tại không được xem xét một cách đầy đủ, kế hoạch đó sẽ có khuynh hướng

không thực tế- con người sẽ bị dồn hàng đống công việc mà trong thực tế họ không thể

hoàn thành hết được; những nguồn lực sẵn có thì luôn bị ước lượng nhiều hơn thực tế

có được, còn những kế hoạch thì được mong đợi sẽ mang lại hiệu quả nhiều hơn thực

tế mà nó có thể. Đến khi mọi thứ đã được bàn bạc và mang ra thực hiện thì sẽ lại có

nhiều người cảm thấy lúng túng. Còn tệ hơn, thậm chí mọi người vẫn chưa thể có được

khái niệm chung về sự thành công của kế hoạch. Và một lần nữa,vấn đề này có thể đã

không xảy ra nếu như mọi người đã có một sự hiểu biết và xem xét đúng mức về

những giới hạn và tính khả thi trong hoàn cảnh hiện tại của nhóm.

Vì PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG quan tâm đến cả ba câu hỏi:

“chúng ta muốn đi đâu?”, “chúng ta đang ở đâu?”, “làm sao chúng ta đến được nơi

đó?”- nên phương pháp này đóng góp vào việc lập nên một kế hoạch thực tế và có thể

thực hiện được.

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG là một quá trình gồm có 7 bước,

giúp cho những thành viên của nhóm phát triển một kế hoạch thực tế và khả thi nhằm

thực hiện một hoạt động cụ thể. Bước đầu tiên là xem xét Bối Cảnh. Ở bước này,

những giới hạn cơ bản của hoạt động được lên kế hoạch sẽ được nhóm xem xét một

26

cách chi tiết- Điều gì? khi nào? ở đâu? tại sao? như thế nào? Và do ai? Từ những chi

tiết ban đầu này, nhóm sẽ tiến hành đề ra kế hoạch hành động của nhóm. Bước kế tiếp

của quá trình này là VÒNG TRÒN THÀNH CÔNG. Ở bước này, cả nhóm sẽ cùng

nhau xác định định nghĩa chính xác của từ “thành công” của hoạt động mà họ đang lập

kế hoạch. Ngay sau khi kết thúc giai đoạn này, nhóm sẽ tiến hành đánh giá THỰC TẾ

- cả về những thế mạnh và điểm yếu bên trong của nhóm, lẫn những ích lợi và nguy cơ

bên ngoài. Sau đó, nhóm sẽ tiến hành đưa ra SỰ CAM KẾT của nhóm đối với hoạt

động đã được lập kế hoạch. Một khi SỰ CAM KẾT đã được xác định, một HỘI

THẢO VỀ NHỮNG HOẠT ĐỘNG CHÍNH YẾU sẽ giúp nhóm dễ dàng xác định

những nhóm hành động cần thiết và giúp các thành viên tạo thành những đội nhỏ khác

nhau, phụ trách việc thực hiện những nhóm hành động này. Sau đó, nhóm sẽ chia nhỏ

thành những đội nhỏ nhằm thực hiện KẾ HOẠCH CỦA NHỮNG HOẠT ĐỘNG VÀ

CÁC CÔNG VIỆC CỤ THỂ. Đây là lúc mà kế hoạch hành động gần như đã hoàn

chỉnh- những hoạt động đã được lên kế hoạch, những cơ cấu phối hợp đã được bàn bạc

và thảo luận và việc xác định nguồn cũng đã được tập thể quyết định. Cuối cùng, một

SỰ ĐỐI CHIẾU LẠI được tiến hành để xác nhận phương án giải quyết của nhóm,

thảo luận những các ý nghĩa của hoạt động và bắt đầu tiến hành dự án.

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG rất hiệu quả khi lập kế hoạch cho

một sự kiện hoặc hoạt động. Quá trình này đặc biệt có hiệu quả đối với việc:

• khai thác tính tự chủ trong hoạt động đã được lập kế hoạch.

• tạo ra sự cam kết của từng thành viên cũng như của cả nhóm đối với sự thành

công của hoạt động.

• xác định trách nhiệm và nhiệm vụ của tất cả các thành viên trong nhóm.

• quyết định nguồn lực đối với hoạt động đã được lập kế hoạch.

Nhờ vào quá trình thực hiện theo từng bước của phương pháp Lập kế hoạch hành động

mà việc tương tác tích cực của các thành viên được khuyến khích, thỏa mãn và thậm

chí được tăng cường. Quá trình tương tác tích cực này không chỉ diễn ra trong giai

đoạn xây dựng kế hoạch hành động mà nó còn diễn ra ngay trong lúc tiến hành các

hoạt động một cách thành công.

27

Bối cảnh Xác định BỐI CẢNH, giới thiệu SỰ KIỆN hoặc HOẠTĐỘNG và các THOẢ THUẬN giữa những thành viên củanhóm với nhau. - Nhấn mạnh và giải thích sự kiện hay hoạt động sẽ được

lập kế hoạch. - Viết đề cương cho cả quá trình và những vấn đề về thời

gian - Kêu gọi tham gia.

����

Bướ

c1

KHÁI QUÁT VỀ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Thực tế hiện tại Đặt bối cảnh của kế hoạch hành động trên những thực tế của HOÀN CẢNH HIỆN TẠI- Yêu cầu nhóm xác định những thế mạnh vàđiểm yếu của hoàn cảnh hiện tại. Sau đó, yêu cầu nhóm xác định những ích lợi có thể thu được và những khó khăn có thể gặp phải nếukế hoạch được thực hiện thành công

- Ghi ra tất cả những câu trả lời trên trang giấy

Bướ

c3

THỰC TẾHIỆN TẠI

Điểm mạnh Điểm yếu

Ích lợi Khó khăn

Bướ

c2 Vòng tròn thành công Định nghĩa THÀNH CÔNG/THẮNG LỢI của

hoạt động- Yêu cầu nhóm miêu tả chi tiết một hoạt động

hoàn chỉnh. Sau khi hoạt động được hoàn thành, mọi người sẽ thấy được gì?họ sẽ cảmthấy như thế nào? họ sẽ nói gì?

- Ghi ra những câu trả lời vào một trang giấy

VÒNG TRÒN THÀNH CÔNG

28

Thảo luận Những Hoạt Động Chính YếuXác định những HÀNH ĐỘNG CẦNTHIẾT và thành lập những NHÓM LÀM VIỆC- Tiến hành một cuộc hội thảo nhằm xác định tất cả những hành động chủ yếucần thiết để đạt được thành công

- Một khi những nhóm làm việc đã đượcxác định, các thành viên của nhóm sẽ tựchọn một nhóm làm việc để cùng nhau thực hiện công việc còn lại của quátrình và triển khai kế hoạch.

Bướ

c5

Nhóm nhiệm vụ 1

Nhóm nhiệm vụ 2

Nhóm nhiệm vụ 3

Sự cam kết Vạch ra nhiệm vụ của hoạt động được lên kế hoạch - Đọc lướt qua danh mục các đặc điểm thực tế,

xem xét nhanh chóng những ý nghĩa của kếhoạch đã được xác định

- Yêu cầu nhóm phải có sự cam kết đối với sựthành công của hoạt động

- Ghi chú lại những điều đó trên giấy. - Viết ra một câu hành động thuộc phạm vi và kết

quả của dự án.

Lời cam kếtcủa chúng ta

����

Bướ

c4

29

Bướ

c7

Sự phản ánh Tiêu đề

Tiêu đề

Tiêu đề

Tiêu đề

Tiêu đề

Tiêu đề

∆ � � Ο �

∆ � � Ο �

∆ � � Ο �

∆ � � Ο �

Lịch kế hoạch và công việcNhóm làm việc lên lịch thực hiện những HÀNH ĐỘNG CẦN THIẾTThiết lập những CƠ CHẾ PHỐI HỢP cần thiết đểviệc triển khai kế hoạch hành động có hiệu quả- Nhóm chia nhỏ thành những đội làm việc khác

nhau. - Sử dụng những thẻ ý tưởng có được trong

cuộc Thảo Luận Những Hành Động Chính Yếu, yêu cầu mỗi đội làm việc xác định những hành động chủ yếu theo trình tự thời gian.Yêu cầu các đội xác định những hành động “phát động”, “tiếp diễn” và “thành công”

- Một khi những hành động chủ yếu đã đượcmỗi đội lọc ra, thì đem dán chúng lên lịch đãđược đặt sẵn trên bảng

- Yêu cầu một đại diện của mỗi đội báo cáo lịch của các hoạt động mà họ vừa mới lập. Một khi tất cả các đội đã báo cáo xong, kết hợp các hoạt động của các đội lại với nhau

- Sau đó, yêu cầu nhóm kiểm tra xem có hoạtđộng nào chưa được xác định không, bao gồmcả những buổi làm việc phối hợp. Các mụctiêu và những khoản chi phí cũng phải đượctrình bày trên lịch hoạt động.

Bướ

c6

- Tạo ra những tiêu đề thu hút, những khẩu hiệu, hoặc những hình ảnh của hành động - Bàn bạc những bước kế tiếp để kết thúc phần kế hoạch hành động.

30

Bối cảnh Xác định BỐI CẢNH, giới thiệu SỰ KIỆN hoặc HOẠTĐỘNG và các THOẢ THUẬN giữa những thành viên củanhóm với nhau. - Nhấn mạnh và giải thích sự kiện hay hoạt động sẽ được

lập kế hoạch. - Viết đề cương của cả quá trình và những vấn đề về thời

gian - Kêu gọi tham gia.

����

Bướ

c1

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG – CHI TIẾT VỀ CÁC BƯỚC

Xác định những mục tiêu Trước tiên, xác định cuộc thảo luận muốn đạt được những mục tiêu gì. Các mục tiêu bao gồm:

- Những điều mà nhóm cần phải biết, cần phải hiểu và cần phải quyết định- Những bài học hay vấn đề chung gì nhóm cần phải xem xét kỹ lưỡng - Những kinh nghiệm gì nhóm cần chia sẻ cùng với nhau? sự hứng thú? các

quan điểm khác nhau? các ý kiến khác nhau? những hoạt động chung có thểđược tất cả chấp nhận?

Nên nhớ rằng sự rõ ràng của các mục tiêu này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn khi tổ chức hộithảo lập kế hoạch hành động

Bối cảnh

Phải bảo đảm một bầu không khí cởi mở trong nhóm và mọi thành viên đều có thểnhìn thấy những người còn lại. Phải chắc chắn rằng không có sự quấy rầy nào ngay cảkhi mới bắt đầu.

Khuyến khích và mời gọi các thành viên tham gia đóng góp ý kiến. Thảo luận quátrình tiến hành của việc lập kế hoạch hành động: mọi người trông đợi sự tham gia củacác thành viên như thế nào và vai trò của bạn trong quá trình này. Cuối cùng, đưa ra thời gian cụ thể và rõ ràng để nhóm hoàn thành nhiệm vụ

Nên nhớ rằng chính trong bước Bối cảnh này, bạn có thể khuyến khích cả nhóm tham gia tích cực vào buổi thảo luận. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải nhấn mạnh với cảnhóm rằng cách thức mà kế hoạch hành động được thực hiện chính là bước đi đầu tiên giúp nhóm tiến gần đến điểm đến của hành động.

31

Vòng tròn thành công

Giúp nhóm làm rõ ý nghĩa của từ “thành công/thắng lợi” của hoạt động đã đượclên kế hoạch. Bắt đầu bằng việc cùng với cả nhóm xem lại những thoả thuận cơ bản vềhoạt động. Sau đó, yêu cầu những thành viên tưởng tượng ra khoảnh thời gian sau hoạtđộng. Yêu cầu họ miêu tả họ thấy những gì, cảm thấy như thế nào, họ nghe gì và họsuy nghĩ gì. Yêu cầu nhóm tưởng tượng xem người được hưởng lợi nhiều nhất từ hoạtđộng sẽ nhìn thấy những gì, cảm thấy như thế nào, nghe thấy những gì và suy nghĩđiều gì. Khi nhóm trả lời những câu hỏi đó, ghi ra những ý kiến đóng góp của các thành viên vào một trang giấy

Nhanh chóng viết lại tất cả những câu trả lời của nhóm. Khi bạn viết những câu trả lờira giấy, bạn nên viết càng chính xác càng tốt. Hạn chế diễn giải tới mức thấp nhất bởivì vòng tròn thành công là cơ hội để nhóm có được một sự định nghĩa chung và rõ ràng về sự thành công của hoạt động.

Chấp nhận sự đồng tình của đa số đối với sự đóng góp của một thành viên. Và đươngnhiên, cho phép hỏi và trả lời những câu hỏi mang tính giải thích. Một khi đã hoàn thành danh sách, bạn nên xem lướt qua những điểm nổi bật nhất củacác ý kiến đóng góp. Ghi nhớ rằng khi hoàn thành bước này, nhóm phải cảm thấy rất năng nổ và phấnkhích. Nếu không như vậy thì cả nhóm sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc hoàn thành phần còn lại của việc lập kế hoạch hành động và thậm chí nhóm sẽ cảm thấy khó khănhơn nữa khi bắt đầu triển khai việc thực hiện kế hoạch.

Bướ

c2 Vòng tròn thành công Định nghĩa THÀNH CÔNG/THẮNG LỢI của

hoạt động- Yêu cầu nhóm miêu tả chi tiết một hoạt động

hoàn chỉnh. Sau khi hoạt động được hoàn thành, mọi người sẽ thấy được gì?họ sẽ cảmthấy như thế nào? họ sẽ nói gì?

- Ghi ra những câu trả lời vào một trang giấy

VÒNG TRÒN THÀNH CÔNG

32

Thực tế hiện tại

Yêu cầu nhóm trong vòng vài phút ghi ra từ 2 tới 3 điều họ cho rằng quan trọng nhất, những thế mạnh và điểm yếu của nhóm mà sẽ được xem xét trong hoạt động đã đượclên kế hoạch. Sau đó, yêu cầu họ ghi ra một danh sách tương tự gồm 3 ích lợi quan trọng nhất có thể thu được và những nguy cơ cần ngăn chặn có liên quan tới hoạt độngđã được dự định.

Kêu gọi sự đóng góp ý kiến từ các thành viên của nhóm trong từng mặt một. Mộtphương pháp hay là thay đổi trật tự của các mặt tích cực và tiêu cực. Một thứ tự hay được đề nghị là: những thế mạnh, những điểm yếu, những ích lợi và những nguy cơ.

Một lần nữa, khi mọi người đang đóng góp ý kiến thì nên ghi lại những ý kiến đónggóp đó trên giấy. Chỉ ra những ý kiến và quan điểm giống nhau, và tiến hành hỏi đáp những câu hỏi mang tính làm rõ vấn đề.

Sau khi mọi người đã đóng góp ý kiến cho từng mặt xong, bạn nên tóm tắt lại những ýkiến đóng góp cho từng mặt đó vì điều này rất có ích. Và cũng sẽ rất có lợi nếu nhưnhóm có thể tổ chức được một cuộc thảo luận ngắn gọn về những ý nghĩa bên trong của những điều đã được ghi lại về việc lập kế hoạch cho hoạt động đã được dự định.Sự cam kết

Thực tế hiện tại Đặt bối cảnh của kế hoạch hành động trên nhữngthực tế của HOÀN CẢNH HIỆN TẠI- Yêu cầu nhóm xác định những thế mạnh vàđiểm yếu của hoàn cảnh hiện tại. Sau đó, yêu cầu nhóm xác định những ích lợi có thể thu được và những khó khăn có thể gặp phải nếukế hoạch được thực hiện thành công

- Ghi ra tất cả những câu trả lời trên trang giấy

Bướ

c3

THỰC TẾHIỆN TẠI

Thế mạnh Điểm yếu

Thuận lợi Khó khăn

Sự cam kết Vạch ra nhiệm vụ của hoạt động được lên kế hoạch - Đọc lướt qua danh mục các đặc điểm thực tế,

xem xét nhanh chóng những ý nghĩa của kếhoạch đã được xác định

- Yêu cầu nhóm phải có sự cam kết đối với sựthành công của hoạt động

- Ghi chú lại những điều đó trên giấy- Viết ra một câu hành động thuộc phạm vi và

kết quả của dự án

Lời cam kếtcủa chúng ta

����

Bướ

c4

33

Nêu tóm tắt một số điểm chính về tình hình thực tế mà nhóm đã xác định. Sau đó yêu cầu nhóm nêu lên sự cam kết của mình về những đóng góp cho sự thành công của hoạtđộng. Cũng rất có ích nếu chúng ta nhắc lại những kết quả đã thu được ở bước Vòng Tròn Thành Công và hỏi xem những thành công có thật sự quan trọng đối với nhóm không, và nhóm cam kết sẽ đóng góp cho hoạt động như thế nào. Nhanh chóng ghi lại những câu trả lời của nhóm vào trang giấy. Lưu ý không cho nhóm rút lại những lời cam kết ban đầu của họ.

Yêu cầu nhóm giúp đỡ kết nối những câu trả lời của từng người thành một “Chuỗinhững cam kết” để gắn nối các thành viên của nhóm với nhau và ràng buộc nhóm vớisự thành công của hoạt động. Đừng chú ý quá nhiều vào phong cách trình bày vì những thành viên có khả năng trình bày tốt sẽ giúp đỡ những thành viên khác trong những bước tiếp theo. Khi “Chuỗi những cam kết” đã được xác định, yêu cầu các thành viên ký tên vào trang giấy, để lập nên “bản hợp đồng” của nhóm. Thảo luận những hành động chủ yếu

Tổ chức một cuộc hội thảo để trả lời những câu hỏi trọng tâm sau: “Những hoạt độngchủ yếu nào cần hoàn thành?” Trong bước Động não của cuộc hội thảo, yêu cầu nhóm sử dụng những từ hành động để diễn tả những ý tưởng nhằm dễ dàng tổ chức chúng thành những nhóm, và lập nên lịch hoạt động và công việc. Khi những nhóm hành động đã được tổ chức, mỗi nhóm hành động sẽ là một đội thực hiện các hoạt động được xác định.

Ở bước Đặt tên của cuộc hội thảo, bạn có thể yêu cầu nhóm suy nghĩ xem nhữngnhiệm vụ đưa ra có bao gồm những thứ mà họ cho rằng cần thiết cho việc tiến hành hoạt động không. Những thành viên của nhóm có thể đặt câu hỏi về những nhiệm vụcụ thể không được trình bày rõ ràng và bạn có thể hỏi họ nhiệm vụ đó thuộc về nhóm nhiệm vụ nào. Nếu cần thiết, hãy sử dụng những tấm thẻ ý tưởng để không quên đi ý

Hội Thảo về Những Hoạt Động Chính YếuXác định những HÀNH ĐỘNG CẦNTHIẾT và thành lập những ĐỘI LÀM VIỆC- Tiến hành một cuộc hội thảo để xác định tất cả những hành động chủ yếucần thiết để đạt được thành công

- Một khi những nhóm hành động đãđược xác định, các thành viên của nhóm sẽ tự chọn một đội làm việc để cùng nhau thực hiện công việc còn lại củaquá trình và triển khai kế hoạch

Bướ

c5

Nhóm nhiệmvụ 1

Nhóm nhiệmvụ 2

Nhóm nhiệmvụ 3

34

tưởng của mình. Quá trình này rất có ích để làm rõ phạm vi công việc của từng nhómnhiệm vụ.

Vì Hội thảo những hành động chủ yếu chỉ là một phần của một quá trình lớn hơn nên không cần thiết phải có bước Phản ánh. Thay vào đó, yêu cầu những người tham gia viết tên của họ vào một mẩu giấy nhỏ. Họ sẽ xung phong ‘đăng ký’ vào đội làm việcvà nhóm nhiệm vụ nào mà họ cho rằng họ sẽ có thể đóng góp nhiều nhất. Yêu cầu họsuy nghĩ họ nên xung phong gia nhập vào đội làm việc nào. Cũng sẽ có ích nếu cho những người tham gia biết rằng những bước tiếp theo của phương pháp lập kế hoạch hành động sẽ đòi hỏi nhóm tự chia ra thành những đội làm việc mà họ đã đăng ký vào. Bảo đảm có ít nhất 2 người trong mỗi đội làm việc. Yêu cầu một vài thành viên củanhóm xung phong tham gia vào những đội làm việc mà có ít người đăng ký tham gia. Lưu ý không cho phép những thành viên của nhóm bắt người khác phải tham gia vào một số nhóm nhiệm vụ nào đó. Nhưng họ có thể thuyết phục người khác tham gia vào các nhóm nhiệm vụ cụ thể. Nên nhớ rằng những nhóm hoạt động này là hoàn toàn tựnguyện.

Nếu như vẫn còn những nhóm nhiệm vụ mà không ai đăng ký tham gia, thì hãy hỏinhóm xem nhiệm vụ này có quan trọng đối với hoạt động không. Đây là một kỹ thuậtvì sau đó nhóm sẽ tìm thấy cách để phân loại công việc. Lịch kế hoạch và công việc

Lịch kế hoạch và công việcĐội làm việc lên lịch thực hiện những HÀNH ĐỘNG CẦN THIẾTThiết lập những CƠ CHẾ PHỐI HỢP cần thiết đểviệc triển khai kế hoạch hành động có hiệu quả- Nhóm chia nhỏ thành những đội làm việc khác

nhau. - Sử dụng những thẻ ý tưởng có được trong

cuộc Thảo Luận Những Hành Động Chính Yếu, yêu cầu mỗi đội làm việc xác định những hành động chủ yếu theo trình tự thời gian.Yêu cầu các đội xác định những hành động “phát động”, “tiếp diễn” và “thành công”

- Một khi những hành động chủ yếu đã đượcmỗi đội lọc ra, thì đem dán chúng lên lịch đãđược đặt sẵn trên bảng

- Yêu cầu một đại diện của mỗi đội báo cáo lịch của các hoạt động mà họ vừa mới lập. Một khi tất cả các đội đã báo cáo xong, kết hợp các hoạt động của các đội lại với nhau

- Sau đó, yêu cầu nhóm kiểm tra xem có hoạtđộng nào chưa được xác định không, bao gồmcả những buổi làm việc phối hợp. Các mụctiêu và những khoản chi phí cũng phải đượctrình bày trên lịch hoạt động.

Bướ

c6

35

Bướ

c7 Sự phản ánh Xác nhận lại NHỮNG QUYẾT ĐỊNH CỦA NHÓM Tiêu đề

Tiêu đề

Tiêu đề

Tiêu đề

Tiêu đề

Tiêu đề

∆ � � Ο �

∆ � � Ο �

∆ � � Ο �� � Ο �

Yêu cầu một thành viên của đội làm việc đi lên bảng và đưa ra những thẻ ý tưởngtrong nhóm nhiệm vụ. Hướng dẫn những đội làm việc trong cùng nhóm nhiệm vụ sửdụng những thẻ ý tưởng này và sắp xếp các nhiệm vụ theo một trình tự thời gian, từkhi hoàn thành kế hoạch hành động cho tới lịch thực hiện của hoạt động. Thông báo cho những đội làm việc biết rằng họ có quyền tự do kết hợp các ý tưởng tương tự vớinhau và cũng có quyền giới thiệu những nhiệm vụ mới mà họ cảm thấy cần thiết cho kế hoạch. Yêu cầu các đội làm việc xác định những nhiệm vụ nào trong số những nhiệm vụ này là hành động “phát động”, hành động “tiếp diễn” và hành động “thành công”. Bạn có thể yêu cầu các đội viết ra những hành động “phát động”, và hành động “thành công” trên những tấm thẻ màu để dễ dàng phân biệt. Khuyến khích các đội trao đổi ý kiếnvới nhau khi cần thiết. Khi các đội hoàn thành xong nhiệm vụ này, hãy bắt đầu chuẩn bị một bảng lịch trên bảng. Trên bảng lịch này thì những nhóm khác nhau sẽ được chia theo hàng dọc vàthời gian thực hiện của hoạt động được chia theo hàng ngang. Bên cạnh tên của mỗiđội làm việc, nên có một cột để ghi tên những thành viên của đội. Và sau đó, chuyểnthành tên của các thành viên trong nhóm. Yêu cầu một đại diện lên dán những hoạt động “phát động”, hoạt động “tiếp diễn” vàhoạt động “thành công” trên cột dành cho đội làm việc. Khi tất cả các đội đã dán xong lịch hoạt động của họ, gọi một thành viên của từng đội lên trình bày. Trình bày những câu trả lời ở những mức độ khác nhau. Đầu tiên yêu cầu các thành viên còn lại trong nhóm nhìn vào những hoạt động mà đội làm việc đã sắp xếp. Hỏixem tất cả những hành động chủ yếu đã được xác định và sắp xếp theo đúng trình tựthời gian chưa. Sau đó hãy đưa ra sự điều chỉnh nếu cần thiết. Kế tiếp, yêu cầu những người còn lại trong nhóm nhìn vào lịch hoạt động đã đượctrình bày bởi các đội của họ. Điều này sẽ làm cho buổi thảo luận thú vị hơn bởi vì rấtdễ dàng, bạn đang giúp các đội hợp tác với nhau trong các hoạt động. Khi tất cả các đội đã trình bày xong, yêu cầu nhóm xác định một vài loại hoạt độngchung cần phải lên lịch cụ thể, chẳng hạn như những buổi họp mặt chỉ gồm các độitrưởng mỗi đội. Bạn cũng có thể đưa những tấm thẻ đặc biệt vào lịch hoạt động để làm rõ những hành động này. Sự phản ánh

- Tạo ra những tiêu đề thu hút, những khẩu hiệu, hoặc những hình ảnh. - Bàn bạc những bước kế tiếp để kết thúc phần kế hoạch hành động.

36

Sau khi lịch hoạt động đã được hoàn thành, hãy yêu cầu nhóm nhìn lại lịch hoạt đôngmột lần nữa và hỏi xem họ với kế hoạch đã được lập ra như vậy thì có thể thực hiệnhoạt động được không. Vào lúc này, bạn nên trở lại những sản phẩm thu được ở bướcVòng Tròn Thành Công và những thách thức ở bước Thực Tế Hiện Tại. Nếu cần hãy cho nhóm thời gian để thảo luận những bước kế tiếp.

37

Xác định các mục tiêu

Lịch hoạt động và những bài tập:

Câu hỏi trọng tâm trong buổi hội thảo những hành động chủ yếu:

THỰC HÀNH KỸ NĂNG THU HÚT NGƯỜI THAM GIA BẰNG

PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Miêu tả hoạt động

Làm gì: Khi nào: Ở đâu: Tại sao: Bằng cách nào: Do ai thực hiện:

38

TÀI LIỆU THAM KHẢO CHÍNH Cottrell, S. (2003). The Study Skills Handbook. New York: Palgrave Macmillan.

Hindle, T. (1998). Managing Meetings. London : Dorling Kindersley Limited.

Techniques of Participation, (2005). Philippines : Anteno School of Government.