- ky og ksd en del af en ny fremtid dokumenter... · bo møller flemming jensen poul frandsen...

Organisering og projektliggørelse

- KY og KSD en del af en ny fremtid

Kim Nielsen RanchProgramleder

25. november 2014

25. november 2014 Koncern IT

Hvem er jeg?

Porteføljeleder Programleder

Projektleder


Dagsorden

• Kort om Herning Kommune

• Organisering og styring (Governance)

• Programledelse af monopolbruddet

• Interessenter, forandringer og praktisk forberedelse

• Spørgsmål og dialog


Kort om Herning Kommune

• Areal på 1.322 km2

• 86.842 indbyggere (2014)

• Ca. 8.500 kommunalt ansatte

• Borgmester, Lars Krarup

• Kommunaldirektør, Lone Lyrskov

• Forvaltningsstruktur med 5 forvaltninger

• Teknik og Miljø

• Børn og Unge

• By, Erhverv og Kultur

• Social, Sundhed og Beskæftigelse

• Økonomi, Personale og Borgerservice


Organisering og styring (Governance)


IT Chef

Poul Venø

IT ledelse

Poul Venø, Henning Olsen, Helge Viinberg Rasmussen,

Hans J. Jensen, Anders Kjær

Kim Nielsen Ranch

Programleder

for Digitalisering

Kim Larsen

Service- og

arkitekturplatform

Anders Kjær Tek. afdelingsleder

Mikael KorsgaardServer VM Ware

Og Notes

Jens Erik PoulsenNetværk og IPT

Michael HesselDriftscenter for Børn og Læring

Henning OlsenKonsulent og Support Leder

Kim Nørager Nielsen

Service Desk

Gurli NielsenTeknisk Support

Projekt- og forretningskonsulenter

Ole Schultz

Preben Grube

Poul Larsen

Thomas Kruse

Claus Pedersen

Goran Vidovic

Anders Pårup

Thomas Bak-Jensen

Jens Schjøtler Jensen

Flemming Øst

Allan Hansen

Casper Appelon

Jensen

(Elev)

Allan Lassen

Bo Møller

Flemming Jensen

Poul Frandsen

Torben Broxgaard

Jacob Nørremark

(elev 1. sept.)

Kenneth Nymand Sneum

Bjarne Græm

Per Pasfall

Tina Østergaard

Lene Meyer

Cathrine Bie Pedersen

Søren Søgaard

Anne Marie Eriksen

Ulrik Skousbøll Christensen

Eva Maria Schou

Koordinering

Teknik og udvikling

Ny organisation Koncern IT


Digitale Styregrupper

Direktion

Styregruppe for Digital Forvaltning

Programmer:

Digitalisering

Monopolbrud

ESDH

?

BEK T&M B&U SSB OPB

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

IT s

trate

gig

rup

pe

Superb

rugere

.

*

BEK: By, Erhverv og Kultur

T&M: Teknik og Miljø

B&U: Børn og Unge

SSB: Social, Sundhed og Beskæftigelse

OPB: Økonomi, Personale og Borgerservice

Porteføljestyring

• Ca. 100 projekter/programmer

• Fokus på 10 vigtigste projekter/

programmer i hver styregruppe


Programledelse af monopolbruddet


Hvorfor er det nu…..?

Visionen er ?

• ”80 % af sagsbehandlerne på et

område skal opleve lettelser i deres

arbejde”

• ”Prisfald på 25 % i forhold til

nuværende priser på KMD’s

løsninger”

??

??


Derfor har vi valgt en programtilgang

Hvordan vælger du om noget skal være et program eller et projekt?

Kilde: Model udgivet af Digitaliseringsstyrelsen



Hvad kan et program, som projekter ikke kan?

Programmer

• Tænke i helheder

• Tilpasse og opsamle læring på tværs

• Sikre økonomisk overblik og

gevinster på tværs

• Ledelse som har fokus på styring

af afhængigheder

• Sikre optimal brug af ressourcer

på tværs af projekter

Projekter

• Tænke nedefra og op og med fokus på nære

leverancer

• Mere veldefineret omfang, start og sluttidspunkt

• Fokus på det enkelte projekts økonomi og

gevinster

• Ledelse som har fokus på aftalt økonomi, tid

og kvalitet

• Fokusere på udnyttelse af egne ressourcer



• Se og tænke i helheder

• Sikre økonomisk overblik og

gevinster på tværs

• Ledelse som har fokus på styring

af afhængigheder

• Sikre optimal brug af ressourcer

på tværs af projekter

• Tilpasse og opsamle læring på tværs

• Teknisk

– Mange systemer, afhængigheder og snitflader

• Organisatorisk

– Impact på ca. 600-800 forskellige brugere

• Procesmæssigt

– Udokumenterede arbejdsgange

• Ressourcer

- Mange af de samme ressourcer går igen

i de enkelte projekter og i driften


Programleder – hvad vil det sige?

Hvad er min rolle som programleder?

• Sikre tværgående ledelse og styring af projekter sker på tværs

• Sikre sammenhænge til eksisterende systemer og systemoverblik

• Sikre kommunikation af vision, strategi og retning for projekter i programmerne

• Sikre koordination og fremdrift sker i projekterne

• Sikre balancering og prioritering af ressourcer (økonomi og man power)

• Sikre fokus på gevinster og fokus på gevinstrealisering

• Sikre fokus på reduktion og imødegåelse af risici

• Sikre projektledere i programmets projekter har optimale vilkår


Vi har gennem det sidste år primært haft fokus på

FORankRINGSopGAVEN


Programorganisation

Programstyregruppe ProgramejerPoul Venø

ProgramlederKim Nielsen Ranch

Business Change ManagersEllen Dissing, Karin Locander,

Steen Brokær, Pernille Schaltz,

Henning Olsen

Styregruppe

Støttesystemer

ProjektlederKim Nielsen Ranch

Styregruppe

SAPA

ProjektlederEva Maria Schou

Styregruppe

KSD

ProjektlederPeter Sønderby

Styregruppe

KY


Projektmiljø

Strategisk retning / støtte projekter

ProjektleveranceProjektgrupper /

arbejdsgrupper


arbejdsgrupper


arbejdsgrupper


arbejdsgrupper

Sikre forandringer

i forretningen


Programorganisation

Programniveau

Projektmiljø

Støttesystemer

SAPA

KY

KSD

X1

X2

Program- og projektstøtte

Projektkontor• Program- og projektledelse

• Redskaber som fx

• Planlægning

• Procesafdækning

• Business Case

• Interessentvaretagelse

• Risikostyring

• Procesunderstøttelse

• M.m..

HR• Ansættelse og uddannelse

• Forandringshåndtering

Koncern Økonomi• Budgettering og styring

• Gevinstrealisering

Indkøb, udbud og forsikring• Kontrakthåndtering

• Krav i udbud

Koncern IT• IT arkitektur

• Systemoverblik


Programorganisation

Programstyregruppe ProgramejerPoul Venø

ProgramlederKim Nielsen Ranch

Business Change ManagersEllen Dissing, Karin Locander,

Steen Brokær, Pernille Schaltz,

Henning Olsen

Styregruppe

Støttesystemer

ProjektlederKim Nielsen Ranch

Styregruppe

SAPA

ProjektlederEva Maria Schou

Styregruppe

KSD


Styregruppe

KY


Projektmiljø

Strategisk retning / støtte projekter


arbejdsgrupper


arbejdsgrupper


arbejdsgrupper


arbejdsgrupper

Programkoordineringsgruppen

Programleder+Projektledere+støttefunktioner


KY - projektorganisation

Styregruppe

Bente Hjorth (formand), Peter Sønderby

Projektleder

Peter Sønderby

Projektgruppe

Peter Sønderby (formand)

Lone Jensen, Helle Møller Ladefoged

Projektejer

Bente Hjorth

Godkender projektgrundlag, udpe-

ger og godkender styregruppe og

projektleder

Projektejer er formand og leder

styregruppen. Beslutter/godkender

projektbeskrivelse, ressourcer,

tidsplan og kvalitet samt faser

Ansvarlig for projektledelse, planlægning,

koordinering af arbejdsproces, styring af

kvalitet, tid og ressourcer (iht. projektrammer)

Permanent nedsat gruppe, som skal

koordinere / planlægge / sikre, at

arbejdet udføres og leverancerne

leveres.

Arbejdsgrupper løser arbejde /

opgaver indenfor de specifikke

områder de er nedsat til at

varetage

Arbejdsgruppe: xxxx

Mangler afkklaring (formand)

Xxxxxx

Xxxxxx

Xxxxxx

Arbejdsgruppe: xxxx


Xxxxxx

Xxxxxx

Xxxxxx

Leder af sociale ydelser og integration

Ledere kontanthjælp


KSD - projektorganisation

Styregruppe

Bente Hjorth (formand), Peter Sønderby

Projektleder

Peter Sønderby

Projektgruppe

Peter Sønderby (formand), Helle Bareuther

Projektejer

Bente Hjorth

Godkender projektgrundlag, udpe-

ger og godkender styregruppe og

projektleder

Projektejer er formand og leder

styregruppen. Beslutter/godkender

projektbeskrivelse, ressourcer,

tidsplan og kvalitet samt faser

Ansvarlig for projektledelse, planlægning,

koordinering af arbejdsproces, styring af

kvalitet, tid og ressourcer (iht. projektrammer)

Permanent nedsat gruppe, som skal

koordinere / planlægge / sikre, at

arbejdet udføres og leverancerne

leveres.

Arbejdsgrupper løser arbejde /

opgaver indenfor de specifikke

områder de er nedsat til at

varetage

Arbejdsgruppe: xxxx


Xxxxxx

Xxxxxx

Xxxxxx

Arbejdsgruppe: xxxx


Xxxxxx

Xxxxxx

Xxxxxx

Gruppeleder sygedagpenge m.m.


Interessenter, forandringer og praktisk forberedelse


Interessenter set fra programmets side

Lav (1) Mellem (3) Høj (5)

Høj (5)

Mellem (3)

Lav (1)

• Programejer

• Programstyregruppe

• Programleder

Inte

res

se i p

rog

ram

me

t

Interessenters indflydelse på programmet

• Programkoordineringsgruppe

• Projektledere

• Projektstyregruppe

• Afd. ledere

• Supebrugere

• Koncern IT

• Systemejer

• Slutbrugere

• Borgmester

• Direktion

• Afd. Koncern IT drift

• Afd. Koncern IT Service / udvikling

• Chefgruppe BOU

• Chefgruppe SSB

• Politisk niveau

• KOMBIT

• Leverandører• Strategisk Chefforum

• Terminalområdeansvarlige

• Journalister

• Medar. Kiggeadgang

• Borgerservice

• UDK

• Borgere


Involvering og forandringsforberedelse

Involvering:

• Programstyregruppe Involveres / status kvartalsvis

• Programejer Dialog og opfølgning månedsvis

• Programkoordineringsgrp. Månedlige 2 timers møder (bl.a. status, fremdrift, udfordringer)

• IT styregrupper ”Roadtrip” – fokus på hvad er? hvornår sker? hvem gør/skal?

• BOU / SSB chefgrupper ”Roadtrip” – fokus på hvad er? hvornår sker? hvem gør/skal?

Især fokus på forandringsdelen

• Projektniveau / projektledere Aktivitetsfokus (brugerafdækning, procesafdækning,

systemoverblik, snitflader, kontrakter og økonomi mv.)


Involvering og forandringsforberedelse

Forandringsforberedelse:

• Programmet har haft fokus på at udvælge deltagere og organisation (struktur og personer)

• Program og projekter kommunikerer, at der en vis form for usikkerheder lige nu (løsninger skal

udvikles)

• Programmet begynder at have fokus på at fortælle, at det er transition (forandring):

• Hvad kontanthjælps- og sygedagpengeområdet kan i dag til hvad det kan i fremtiden (fx mere

automatisering og selvbetjening -> og hvad betyder det for løsning af opgaver og borgerkontakt).

• HR og programkoordinering arbejder på at involvere centrale interessenter i at medvirke til at

definere og forstå forandringen (starter med programstyregruppen) og hvilken forandring vi

ønsker:

• Hvad er leverancerne i projekterne?

• Hvilke forandringer kan programmet / projekterne bidrage til?

• Hvilke gevinster kan programmet / projekterne bidrage til?


Udfordringer lige nu i Herning Kommune

• At få sammenspillet, roller og ansvar helt på plads (løsning - inspiration fra MSP inddrages)

• Fx status- og rapporteringsrutiner

• At få et billede af, hvilken forandring vi ønsker at skabe med monopolbruddet (blueprint –

gevinstoverblik – delvis løsning: Hjælp at hente i KOMBIT materialer)

• At få interessentvaretagelse og kommunikation strømlinet

• At få forretningen til at forstå det ikke kun er et IT-system vi implementerer, men en forandring

af måden fagområderne SKAL løse opgaverne på og LEVERE service på

• Monopolbruddet udløser lokale projekter med betydning for programmet

• Foranalyse af bruger- og medarbejderstyring – betydning for støttesystemer og derefter SAPA, KY og

KSD

25. november 2014

Spørgsmål og dialog

Kim Nielsen RanchProgramleder

E-mail: [email protected]

LinkedIn: http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch

Mobil: 2960 7034

Tak for jeres tid

Koncern IT

mailto:[email protected]

http://dk.linkedin.com/in/kimnielsenranch

- ky og ksd en del af en ny fremtid dokumenter... · bo møller flemming jensen poul frandsen...

Documents