la coordinación interagencialen la estrategia decompetitividad marítima

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98 La coordinación Interagencial en la Estrategia de Competitividad Marítima. Daniel Rojas Sánchez [email protected] Gustavo Camacho Guerrero [email protected] Samuel Rivera Páez [email protected] Proceso Interagencial La protección de las actividades marítimas en ningún país es trabajo que desarrolle una única institución; en vez, es un trabajo que involucra agencias de diversa naturaleza, de carácter público y privado. Además, desde el punto de vista práctico proporcionar protección y seguridad es un servicio público que demandan los particulares para desarrollar sus empresas y crear nuevos negocios. De manera que como cualquier otro servicio, en la medida que el usuario exige mejorar la calidad, el Estado tiende a incrementar su esfuerzo para mejorarlo. Sin embargo, llega un momento en que el Estado, o la agencia destinada por este, es incapaz de cumplir con lo demandado, ya sea por sus otras funciones o por ausencia de recursos. Cuando esto sucede, otras agencias deben entrar a participar en el proceso por medio, inicialmente de la colaboración y luego por la coordinación, estableciendo un proceso interagencial. Siendo así, formar un proceso interagencial con las diferentes entidades comprometidas con las actividades marítimas del país, es de hecho uno de los procesos estratégicos más importantes donde se estructura una organización para cumplir eficientemente la misión y con ello proteger la competitividad y la eficacia del sector marítimo colombiano.

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Una aproxinación de cómo la coordinación interagencial coadyuva a la competitividad marítima de una nación potenciando la variable seguridad: el caso colombiano

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La coordinación Interagencial

en la Estrategia de

Competitividad Marítima.

Daniel Rojas Sánchez [email protected] Gustavo Camacho Guerrero [email protected] Samuel Rivera Páez [email protected]

Proceso Interagencial

La protección de las actividades marítimas en ningún país es trabajo que desarrolle una

única institución; en vez, es un trabajo que involucra agencias de diversa naturaleza, de

carácter público y privado. Además, desde el punto de vista práctico proporcionar

protección y seguridad es un servicio público que demandan los particulares para

desarrollar sus empresas y crear nuevos negocios. De manera que como cualquier otro

servicio, en la medida que el usuario exige mejorar la calidad, el Estado tiende a

incrementar su esfuerzo para mejorarlo. Sin embargo, llega un momento en que el

Estado, o la agencia destinada por este, es incapaz de cumplir con lo demandado, ya sea

por sus otras funciones o por ausencia de recursos. Cuando esto sucede, otras agencias

deben entrar a participar en el proceso por medio, inicialmente de la colaboración y

luego por la coordinación, estableciendo un proceso interagencial. Siendo así, formar un

proceso interagencial con las diferentes entidades comprometidas con las actividades

marítimas del país, es de hecho uno de los procesos estratégicos más importantes

donde se estructura una organización para cumplir eficientemente la misión y con ello

proteger la competitividad y la eficacia del sector marítimo colombiano.

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Los procesos interagenciales se generan en la medida que se entiende que ningún actor

del proceso público tiene las herramientas para cumplir por sí solo ciertos objetivos

económicos, políticos y sociales dentro del entorno estatal. Tal como lo afirma Stephen,

“A grandes rasgos, la necesidad de establecer un Proceso Interagencial parte de tres

premisas. En primer lugar, que ningún actor o agencia está en la capacidad de

solucionar por sí solo problemas y situaciones de gran complejidad. Segundo, que el

Estado necesita de nuevas estructuras, relaciones y procesos para cumplir con estas

labores. Y tercero, que todo este proceso es uno esencialmente político que exige la

comunicación, la negociación y la coordinación” 1

. Por lo tanto, configurar un esquema

de protección marítimo para preservar las condiciones mínimas de competitividad para

el país es un proceso complejo que busca nuevas relaciones estructurales públicas y

privadas, que exigen de importantes esfuerzos para coordinar agencias de diversas

características; es decir de un proceso interagencial tal como lo describe Stephen. Al

mismo tiempo, vale la pena recalcar que en un proceso interagencial la contribución

pública y privada es, más que importante, necesaria para configurar el sistema. Son los

privados, en el caso de la protección marítima, los que obtienen el servicio y los que lo

valoran, pero es el Estado y sus agencias quienes lo generan; por lo que la coordinación

y retroalimentación entre uno y otro es primordial. En otras palabras, generar valor

público es una de las razones esenciales para establecer procesos interagenciales.

1 STEPHEN. Entrepreneurial Strategies for Managing Interagency Collaboration. University of

Washington. Journal of Public Administration Research and Theory. Vol. 13 No. 3. 2003.

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Por otro lado, el proceso interagencial es en sí mismo, sino una estrategia para aumentar

la competitividad marítima del país a través de mejorar sus sistemas de protección, sí un

elemento estratégico que nos permite coadyuvar al cumplimiento de las metas o los

objetivos planteados. Proteger las actividades marítimas en Colombia es una actividad

compleja, como ya se ha dicho, que se focaliza en la interacción nave – puerto

fundamental en el comercio internacional del país, que como se demostró es el más

significativo dentro del espectro de actividades analizadas; pero que también incluye

las actividades de protección a las actividades de explotación de los recursos marítimos

renovables y no renovables, como la pesca y la explotación de recursos naturales. La

finalidad, es entonces, proporcionar la condiciones mínimas de seguridad en las

actividades antes descritas con el fin de preservar y aumentar la competitividad del

sector.

En principio, todo proceso interagencial identifica las instituciones privadas y públicas

que intervienen en el proceso; para el caso Colombiano podemos hacer esto a través de

sus funciones particulares: En primer lugar, el área de la seguridad a través del

Ministerio de Defensa, específicamente en el campo marítimo la Armada Nacional y en

el portuario la Policía Nacional. Como segundo, el campo de la regulación y el control

que se ejerce a través de la Dirección General Marítima del Ministerio de Defensa y de

la Superintendencia de Puertos del Ministerio de Transporte; también, intervienen en la

regulación el ministerio de Relaciones Exteriores, el de Medioambiente, el de

Agricultura, y el de Minas y Energía. Desde el punto de vista de los privados, se

identifican a los operadores de los puertos, que se constituyen en Sociedades Portuarias

y a los demás actores, tales como agentes marítimos, “Brokers” y consolidadores de

101

carga. Otras organizaciones que dado el entorno colombiano cobran importancia en el

proceso interagencial son: el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) que es

el responsable por el control de extranjeros, así como la emigración e inmigración de

nacionales, y el Departamento Nacional de Estupefacientes que se encarga de las

políticas nacionales para evitar el tráfico ilegal de drogas.

Lo que se busca es facilitar una respuesta efectiva de todas las instituciones

comprometidas ante situaciones que comprometan las condiciones mínimas de

protección, lo que exige establecer un método de comunicación, planificación y

ejecución que coordine los esfuerzos de las agencias. Una vez identificadas las

instituciones, lo que sigue es establecer una estructura de coordinación y establecer

responsabilidades y roles. Para lograr lo anterior es necesario reconocer una institución

que dado su rol y responsabilidad superior en la protección marítima coordine, armonice

e integre a las demás, sin ejercer específicamente ninguna autoridad. Siendo DIMAR el

ente responsable, nacional e internacionalmente para la protección marítima y portuaria

en Colombia y además siendo la institución que domina el “estado de arte” en este

campo deber ser el ente coordinador y facilitador.

Como armonizador y coordinador, a DIMAR le corresponde establecer las

responsabilidades y definir los roles a las agencias e instituciones identificadas, definir

las fases y niveles de coordinación, establecer los canales de comunicación y los

mecanismos de control, y establecer los mecanismos de gestión y de control de calidad.

Se resalta que lo anterior es imposible realizarlo unilateralmente, de modo que cada

función, rol, responsabilidad o función deben ser coordinados con las otras agencias. En

102

la tabla No 1, se muestra como el proceso interagencial se articula como estructura

organizacional dentro de la Estrategia Marítima.

Tabla No 1, Articulación del proceso interagencial dentro de la Estrategia Marítima.

De aquí se observa la relación existente entre los elementos estratégicos, Estructura

Organizacional, Líneas de Acción, Sistema de Evaluación y Gestión, con las metas y

objetivos derivados de la misión. Aquí, el proceso interagencial se identifica con la

Estructura Organizacional, la cual es liderada y coordinada por la Dirección Marítima y

que en últimas busca la colaboración armónica de las instituciones comprometidas y

adicionalmente configurar una base adecuada de información, y cooperar al seguimiento

conjunto y sistemático de las metas y objetivos.

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En síntesis, el proceso interagencial es el método más efectivo para que el Estado pueda

generar valor público y prestar los servicios que le corresponden de manera eficiente y

con la calidad que los particulares demandan. En la Estrategia Marítima para la

protección y el fomento de la competitividad, el proceso interagencial constituye la

estructura organizacional que busca, con la colaboración y coordinación de las agencias

públicas y privadas comprometidas, crear un sistema coherente de información y

desarrollo armónico de actividades que genere respuestas oportunas a los desafíos a la

protección marítima y consolidar las condiciones mínimas de competitividad del sector.

Modelo Organizacional

El proceso de implementación del sistema interagencial como espina dorsal de la

estructura organizacional más apropiada para nuestra estrategia se adapta muy bien al

proceso descrito por la Universidad Católica del Tachira en su proceso de

reestructuración con base en la estrategia2. En este proceso, que se muestra en la gráfica

No 1, se describen los pasos que se deben recorrer con el fin de diseñar una estructura

organizacional configurada por agencias disímiles y de comportamientos diferentes,

pero que aun así se adapte a la estrategia propuesta.

En primer término, en la fase de visualización se exploran las necesidades

organizacionales de la estrategia, determinando posibles soluciones con base en las

funciones que se deben cumplir. El objetivo de esta fase es identificar las agencias

2 DE ABREU, Daniel. Universidad Basada en Estrategia. Universidad Católica del Tachira, San

Cristóbal. 2002, p.7

104

apropiadas y lanzar la iniciativa organizacional haciendo énfasis en el concepto de

sinergia, de que el todo es más que la suma de las partes3.

Gráfica No 1, Proceso de Implementación de un sistema Interagencial

En segundo lugar, en la Focalización, que se produce con el impulso de la fase anterior,

es donde se empieza a profundizar y a precisar la estructura de la organización. El

objetivo es dar sentido de dirección a la estructura. En este punto se determina cómo

cada agencia va a trabajar en coordinación con las otras para cumplir con los objetivos

de la misión de acuerdo con los valores organizacionales y a los retos y amenazas del

ambiente general y operacional.

Como tercero, la Sincronización. En esta fase lo que se quiere lograr es que las

diferentes agencias se sintonicen y se integren armónicamente con la Estrategia

3 ROMERO VÁSQUEZ, Edgar. Filosofía y elementos estratégicos para la modernización y

mejoramiento continúo en la Marina Colombiana. Bogotá D.C. Impreta FFMM, 1998. p. 14

105

propuesta. En esta etapa las agencias quedan vinculadas entre sí a través de los objetivos

estratégicos comunes, indicadores comunes e iniciativas comunes4 .

Las tres fases anteriores logran que tanto las agencias, como sus recursos y el capital

humano que las conforma estén en sintonía con la intención estratégica a que obedece la

organización. Sintonía también significa que hay una definición compartida de todos los

aspectos para lograr un lenguaje común que facilite la comunicación interagencial.

Una vez se haya logrado sintonizar a las agencias entre ellas y con la estrategia, se llega

a la cuarta fase que es la implementación. En esta etapa se hecha a rodar la

organización; cada agencia desarrolla las acciones e iniciativas que le corresponden para

cumplir con objetivos de manera equilibrada y sostenida para alcanzar el desempeño

requerido.

Finalmente, en la fase número cinco, Seguimiento, se verifica que todos los procesos

que se desarrollan en el modelo interagencial se mantengan amarrados a la estrategia.

Tal como sostiene De Abreu, “Se establece un mecanismo de control, seguimiento y

retroalimentación de la gestión para verificar su trayectoria (de la organización) y hacer

las correcciones oportunas y necesarias”5.

Todo el proceso anterior debe ser dirigido, sincronizado y dirigido por un ente

determinado, que para el particular debe desplegar el liderazgo y comunicación efectiva

para asegurar el éxito del proceso. Como ya lo hemos mencionado, DIMAR al ser la

agencia más comprometida con las actividades marítimas debería ser la institución

delegada por el alto Gobierno para desempeñar esta función.

Una vez implementado el sistema interagencial, debe establecerse un modelo

organizacional acorde con la misión y derivado de las tendencias modernas y clásicas de

la administración. Un modelo que se adecue a nuestros propósitos debe tener en cuenta

que lo que se plantea con un modelo interagencial es una organización compleja donde

4 Ibid (3) p 21. 5 Ibid. (2), p 21.

106

las líneas de control y dirección pueden llegar a ser muy tenues y donde el verbo rector

antes que dirigir es interactuar6. Para este propósito en su libro “Filosofía y elementos

estratégicos para modernización y mejoramiento continuo de la Marina Colombiana” el

Almirante Edgar Romero, desarrolla un modelo que puede ser muy conveniente a

nuestros fines. En él las tendencias históricas de la teoría organizacional interactúan

entre sí produciendo un resultado que es más que la suma de sus partes, es decir

sinergia. En este modelo dentro del ambiente general, se conforma uno operacional

particular donde actúan influenciándose mutuamente tanto los objetivos, como las tareas

y valores; el personal que conforma la organización; las estructura de mando; la

Administración, y finalmente el conocimiento desarrollado y aplicado que permite la

evolución y la competencia. A este sistema se alimenta de información, materias primas

y energía produciendo productos elaborados y servicios7.

En el modelo sugerido el factor relaciones humanas que da lugar al elemento personal

del modelo es remplazado por el factor relaciones interagenciales, de modo que el

elemento observado es la agencia; Así mismo, el elemento Sincronización es más

adecuado que el de Administración y en vez de Estructura de mando, coordinación

interagencial. Siendo así, gráficamente el modelo se podría mostrar de la siguiente

forma:

6 Ibid. (3), p 14. 7 Ibid. (3), pp 14-15

107

Gráfico No 2, Modelo organizacional para la organización interagencial.

Con este modelo organizacional se pone especial énfasis en el conocimiento, busca

adaptar la organización al mejoramiento continuo y es flexible y acorde a un ambiente

cambiante para dar respuestas rápidas en una realidad con una alta dosis de

incertidumbre. El propósito es la autorregulación y la meta crear condiciones de

protección marítima que permitan contar este factor como una competencia distintiva

difícil de emular por nuestros competidores y nos permita posicionarnos ventajosamente

en el mercado.

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