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La Corporate Governance nelle recenti “best practices”
- I Modelli di organizzazione
e gestione -
Dott. Lorenzo G. Pascali Facoltà di Economia 5 dicembre 2012
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Corporate Governance
Per Corporate Governance s’intende l’insieme di regole e strutture organizzative che garantiscono un corretto ed efficiente governo societario.
Costituisce strumento di tutela dei diritti e degli interessi degli azionisti di maggioranza ma anche di quelli degli investitori che hanno creduto nella Società ed hanno acquisito partecipazioni azionarie.
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Corporate Governance Per realizzare un efficace sistema di Corporate Governance, rispettare gli innumerevoli obblighi normativi nonchè regolamentari e garantire la correttezza dei comportamenti dell’azienda e dei suoi amministratori, è necessario focalizzare l’impresa sui propri valori e sulla propria missione sociale, individuando, di conseguenza, le “Best Practices” da attuare per stabilire un’efficace metodologia di controllo.
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Corporate Governance
I vantaggi dell’adozione di un buon governo dell’Impresa sono: § migliore definizione delle strategie; § riduzione del time-to-market; § gestione più efficiente del business; § potenziale incremento nella capitalizzazione di Borsa; § minore costo del capitale; § maggiore efficienza nel gestire il cambiamento.
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Il Sistema di Controllo Interno a supporto della gestione
La crescente generalizzata attenzione (imprese, investitori, ambienti accademici) nei confronti del sistema di Controllo Interno fa parte di un processo evolutivo complesso caratterizzato da: § maggiore competizione/spinta all’efficienza; § enfasi nella trasparenza delle informazioni; § innovativa evoluzione normativa.
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Riferimenti normativi e regolamentari § Codice Civile § D. Lgs. 58/98 (T.U.F.): che, negli artt. 148 e segg., disciplina i nuovi
doveri dei Sindaci delle quotate in materia di vigilanza e sull’adeguatezza del Controllo Interno
§ Comunicazioni CONSOB § Istruzioni della Banca d’Italia sul S.C.I. § D. Lgs. 231 del 2001, Responsabilità Amministrativa delle Società e
degli Enti § Legge 262 del 2005, Disposizioni per la tutela del risparmio e la
disciplina dei mercati finanziari § D. Lgs. 231 del 2007, Prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario
a scopo di riciclaggio dei proventi di attivita' criminose e di finanziamento del terrorismo
§ D. Lgs. 196 del 2003, Legge sulla Privacy § D. Lgs. 81 del 2008, Testo unico sulla sicurezza sul lavoro § ……………
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Il Codice di Autodisciplina
L’importanza del tema della Corporate Governance in Italia è ulteriormente accresciuta grazie alla redazione del Codice di Autodisciplina italiano delle società quotate (Codice Preda), che si pone l’obiettivo di rassicurare la comunità degli investitori internazionali sull’esistenza, nelle società quotate, di un modello organizzativo che preveda adeguate ripartizioni di responsabilità e poteri, ed un corretto equilibrio tra gestione e controllo. Il Codice è suddiviso in tre distinte sezioni: “principi” di carattere generale; “criteri applicativi”, contenenti indicazioni di dettaglio sull’attuazione dei principi; “commenti”, diretti a chiarire la portata di principi e criteri, anche con riferimento ad opportuni esempi.
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Codice di Autodisciplina Sistema di Controllo Interno e di Gestione
dei Rischi Le novità del Codice riguardo al sistema di controllo interno e di gestione dei rischi sono: • aggiornamento della nozione di sistema di controllo in linea con l’evoluzione delle “best practices” internazionali; • migliore definizione di ruoli e rapporti tra i diversi soggetti/organi coinvolti nella definizione, monitoraggio ed aggiornamento del sistema; • maggiore autonomia e responsabilità in capo al Responsabile della funzione Internal Audit.
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Codice di Autodisciplina Sistema di Controllo Interno e di Gestione
dei Rischi Il Codice sottolinea la centralità del Consiglio di Amministrazione in materia di controllo interno: allo stesso spetta la responsabilità dell’adozione di un sistema adeguato alle caratteristiche dell’Impresa. A tal proposito, riveste un’importanza cruciale una buona organizzazione dei lavori, di modo che le questioni connesse al controllo interno ed al risk management siano discusse in Consiglio con il supporto di un adeguato lavoro istruttorio.
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Il Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi: Nozione Avanzata
È l’insieme dei processi, delle strutture organizzative, delle regole e dei supporti tecnici (data-base, centri elaborativi ecc.) individuati dal C.d.A., predisposti dai Dirigenti ed attuati dagli Operatori di una data Azienda, che si prefigge di fornire una ragionevole sicurezza (non la certezza assoluta) sulla realizzazione dei seguenti obiettivi:
§ salvaguardia del patrimonio sociale; § efficacia ed efficienza delle attività operative; § integrità ed attendibilità del sistema informativo; § conformità alla legislazione ed ai regolamenti interni.
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Il Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi:
Caratteri Fondamentali
E’ un sistema finalistico, che si differenzia rispetto al sistema decisionale ed a quello operativo per gli strumenti adottati e per il valore dell’informazione. Tutti partecipano alle attività di controllo, mentre la supervisione spetta all’Alta Direzione.
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Il Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi:
la Funzione di Auditing
Assistere l’Alta Direzione nell’attività di continuo miglioramento degli apparati di controllo, di gestione dei rischi e di Corporate Governance per: § ottimizzare l’efficienza delle attività gestionali; § ottenere miglioramenti in termini di efficacia; § esaltare l’attitudine aziendale alla creazione di valore; § rendere adeguato il sistema di prevenzione e copertura dei rischi.
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Il Sistema di Controllo Interno e di Gestione dei Rischi:
Obiettivi
Il campo di gioco del Controllo Interno e di Gestione dei Rischi è costituito dall’intera struttura dei processi e degli uffici aziendali, il cui miglioramento significa quindi:
§ proteggere il patrimonio aziendale; § prevenire le perdite; § contenere i rischi operativi, informativi, legali ecc.; § esaltare la conoscenza dei comportamenti aziendali e dei fenomeni di mercato; § dotarsi di un governo aziendale più trasparente ed equilibrato.
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Codice di Autodisciplina Sistema di controllo interno
e di Gestione dei Rischi
L’attività istruttoria è svolta dal Comitato Controllo e Rischi.
Le scelte organizzative effettuate e le relative motivazioni sono comunicate agli azionisti ed al mercato nella relazione sul governo societario.
Un ruolo importante va attribuito al Comitato Controllo e Rischi nella predisposizione dei presidi volti a garantire la trasparenza e la correttezza delle operazioni con parti correlate nonché nell’approvazione delle stesse.
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Modelli di riferimento e “best practices”
Il Consiglio di Amministrazione esercita le proprie funzioni relative al sistema di controllo interno e di gestione dei rischi tenendo in adeguata considerazione i modelli di riferimento e le “best practices” esistenti in ambito nazionale e internazionale.
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D. Lgs. 231/2001 Una particolare attenzione deve essere rivolta ai Modelli di organizzazione e gestione adottati ai sensi del D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231. Infatti, il legislatore ha formalmente riconosciuto le Imprese responsabili, per i fatti illeciti posti in essere dai propri Dipendenti, siano essi in posizione apicale o da questi diretti. È stata, di fatto, individuata una specie di “culpa in organizzazione”, attraverso la quale si è voluto dare rilevanza al difetto organizzativo quale fattore agevolatore di un comportamento delittuoso.
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DEFINIZIONE DEL RISCHIO: I SOGGETTI
Enti soggetti alla normativa: - società di capitali e di persone; - società cooperative; - associazioni, con e senza personalità giuridica; - enti pubblici economici; - altri enti privati dotati di personalità giuridica. Rischio di perdite derivanti dall’applicazione di sanzioni amministrative (di natura pecuniaria e interdittiva) a carico dell’Impresa, conseguenti alla commissione di determinati reati da parte di: • soggetti che esercitano (anche di fatto) la gestione o il controllo; • persone sottoposte alla loro direzione/vigilanza.
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DEFINIZIONE DEL RISCHIO: REATI-PRESUPPOSTO
L’applicazione delle sanzioni amministrative può avvenire a seguito di violazioni che si concretizzino nelle fattispecie di seguito indicate: - delitti contro la personalità dello Stato; - delitti contro la Pubblica Amministrazione; - delitti di criminalità organizzata ed alcuni specifici reati associativi; - alcuni delitti contro l’amministrazione della giustizia; - delitti contro il patrimonio; - delitti contro la fede pubblica; - delitti contro l’industria ed il commercio; - delitti in materia di violazione del diritto d’autore; - delitti contro la persona, alcuni specifici reati in materia di immigrazione, nonché in materia di attività trasfusionali e di produzione nazionale di emoderivati; - reati ambientali; - disposizioni penali in materia di Società soggette a registrazione; - disposizioni penali contenute nel T.U.F. (D. Lgs. 58/1998).
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REATI-PRESUPPOSTO : Delitti contro la personalità dello Stato
• associazioni con finalità di terrorismo anche internazionale o di eversione dell’ordine democratico (art. 270-bis c.p.);
• assistenza agli associati (art. 270-ter c.p.).
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REATI-PRESUPPOSTO : Delitti contro la Pubblica Amministrazione
• malversazione a danno dello Stato (art. 316-bis c.p.); • indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato (art. 316-ter c.p.); • concussione (art. 317 c.p.); • corruzione per un atto d’ufficio (art. 318 c.p.); • corruzione per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p. e art. 319-
bis c.p.: circostanze aggravanti); • corruzione in atti giudiziari (art. 319-ter c.p.); • corruzione di persona incaricata di pubblico servizio (art. 320 c.p. e art.
321 c.p.: pene per il corruttore); • istigazione alla corruzione (art. 322 c.p.); • peculato, concussione, corruzione e istigazione alla corruzione dei membri
degli organi delle Comunità Europee e di funzionari delle Comunità Europee e di Stati Esteri (art. 322-bis c.p.).
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REATI-PRESUPPOSTO : Delitti di criminalità organizzata ed alcuni specifici reati associativi
• associazione per delinquere (art. 416 c.p.); • associazione per delinquere di tipo mafioso (art. 416-bis c.p.); • scambio elettorale politico-mafioso (art. 416-ter c.p.); • illegale fabbricazione, introduzione nello Stato, messa in vendita, cessione,
detenzione e porto in luogo pubblico o aperto al pubblico di armi da guerra o tipo guerra o parti di esse, di esplosivi, di armi clandestine nonché di più armi comuni da sparo (art. 407, comma 2, lett. a, n. 5. c.p.p.);
• associazione per delinquere finalizzata al contrabbando di tabacchi lavorati esteri (art. 291-quater del D.P.R. n. 43/73);
• associazione finalizzata al traffico illecito di sostanze stupefacenti o psicotrope (art. 74 del D.P.R. n. 309/90).
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REATI-PRESUPPOSTO : Delitti contro l’amministrazione della giustizia
• induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria (art. 377-bis c.p.);
• favoreggiamento personale (art. 378 c.p.).
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REATI-PRESUPPOSTO : Delitti contro il patrimonio
• sequestro di persona a scopo di estorsione (art. 630 c.p.); • danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici (art. 635-bis c.p.); • danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici utilizzati dallo Stato
o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità (art. 635-ter c.p.); • danneggiamento di sistemi informatici o telematici (art. 635-quater c.p.); • danneggiamento di sistemi informatici o telematici di pubblica utilità (art. 635-
quinquies c.p.); • truffa (art. 640, comma 2, n. 1, c.p.: ipotesi in danno dello Stato); • truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche (art. 640-bis c.p.); • frode informatica (art. 640-ter c.p.: ipotesi in danno dello Stato); • frode informatica del soggetto che presta servizi di certificazione di firma elettronica
(art. 640-quinquies c.p.); • ricettazione (art. 648 c.p.); • riciclaggio (art. 648-bis c.p.); • impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita (art. 648-ter c.p.).
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REATI-PRESUPPOSTO : Delitti contro la fede pubblica
• falsificazione di monete, spendita ed introduzione nello Stato, previo concerto, di monete falsificate (art. 453 c.p.);
• alterazione di monete (art. 454 c.p.); • spendita ed introduzione nello Stato, senza concerto, di monete falsificate (art. 455
c.p.); • spendita di monete falsificate ricevute in buona fede (art. 457 c.p.); • falsificazione di valori di bollo, introduzione nello Stato, acquisto, detenzione o
messa in circolazione di valori di bollo falsificati (art. 459 c.p.); • contraffazione di carta filigranata in uso per la fabbricazione di carte di pubblico
credito o di valori di bollo (art. 460 c.p.); • fabbricazione o detenzione di filigrane o di strumenti destinati alla falsificazione di
monete, di valori di bollo o di carta filigranata (art. 461 c.p.); • uso di valori di bollo contraffatti o alterati (art. 464 c.p.); • contraffazione, alterazione o uso di marchi o segni distintivi ovvero di brevetti,
modelli e disegni (art. 473 c.p.); • introduzione nello Stato e commercio di prodotti con segni falsi (art. 474 c.p.); • documenti informatici (art. 491-bis c.p.).
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REATI-PRESUPPOSTO : Delitti contro l’industria ed il commercio
• turbata libertà dell’industria o del commercio (art. 513 c.p.); • illecita concorrenza con minaccia o violenza (art. 513-bis c.p.); • frodi contro le industrie nazionali (art. 514 c.p.); • frode nell’esercizio del commercio (art. 515 c.p.); • vendita di sostanze alimentari non genuine come genuine (art. 516 c.p.); • vendita di prodotti industriali con segni mendaci (art. 517 c.p.); • fabbricazione e commercio di beni realizzati usurpando titoli di proprietà
industriale (art. 517-ter c.p.); • contraffazione di indicazioni geografiche o denominazioni di origine dei
prodotti agroalimentari (art. 517-quater c.p.).
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REATI-PRESUPPOSTO : Delitti in materia di violazione del diritto d’autore
- protezione del diritto d’autore e di altri diritti connessi al suo esercizio (artt. 171, comma 1 lett. a-bis e comma 3; 171-bis; 171-ter; 171-septies; 171-octies della Legge del 22 aprile 1941, n. 633);
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REATI-PRESUPPOSTO : Delitti contro la persona, alcuni specifici reati in materia di immigrazione, nonché in
materia di attività trasfusionali e di produzione nazionale di emoderivati • pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 583-bis c.p.); • omicidio colposo (art. 589 c.p.); • lesioni personali colpose (art. 590, comma 3, c.p.); • riduzione in schiavitù (art. 600 c.p.); • prostituzione minorile (art. 600-bis c.p.); • pornografia minorile (art. 600-ter c.p.); • detenzione di materiale pornografico (art. 600-quater c.p.); • pornografia virtuale (art. 600-quater.1 c.p.); • iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile (art. 600-quinquies c.p.); • tratta di persone (art. 601 c.p.); • acquisto e alienazione di schiavi (art. 602 c.p.); • accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico (art. 615-ter c.p.); • detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi informatici o telematici (art. 615-
quater c.p.); • diffusione di programmi diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico (art. 615-
quinquies c.p.); • intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche
(art. 617-quater c.p.); • installazione di apparecchiature atte ad intercettare, impedire o interrompere comunicazioni
informatiche o telematiche (art. 617-quinquies c.p.); • disposizioni contro le immigrazioni clandestine (art. 12, commi 3, 3-bis, 3-ter e 5 del D. Lgs. n.
286/98); • impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 22, comma 12-bis, D. Lgs. n.
286/98); • delitti in materia di attività trasfusionali e di produzione nazionale di emoderivati (art. 22,
comma 4, della L. n. 219/05).
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REATI-PRESUPPOSTO : Reati ambientali 1/3
• uccisione, distruzione, cattura, prelievo, detenzione di esemplari di specie animali o vegetali selvatiche protette (art. 727-bis c.p.);
• distruzione o deterioramento di habitat all’interno di un sito protetto (art. 733-bis, c.p.);
• scarichi di acque reflue industriali contenenti sostanze pericolose (art. 137, comma 2, D. Lgs. 152/06);
• scarichi di acque reflue industriali contenenti sostanze pericolose in difformità dalle prescrizioni (art. 137, comma 3, D. Lgs. 152/06);
• scarichi di acque reflue industriali contenenti sostanze pericolose oltre i valori limite (art. 137, comma 5, D. Lgs. 152/06);
• scarichi sul suolo, sottosuolo e acque sotterranee (art. 137, comma 11, D. Lgs. 152/06);
• scarichi da Navi o aeromobili di sostanze vietate (art. 137, comma 13, D. Lgs. 152/06);
• attività di gestione di rifiuti non autorizzata (art. 256, comma 1, D. Lgs. 152/06);
• discarica non autorizzata (art. 256, comma 3, D. Lgs. 152/06).
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REATI-PRESUPPOSTO : Reati ambientali 2/3
• discarica non autorizzata (art. 256, comma 3, D. Lgs. 152/06); • miscelazione di rifiuti (art. 256, comma 5, D. Lgs. 152/06); • deposito temporaneo di rifiuti sanitari pericolosi (art. 256, comma 6, D.
Lgs. 152/06); • bonifica dei siti (art. 257, comma 1, D. Lgs. 152/06); • bonifica dei siti da sostanze pericolose (art. 257, comma 2, D. Lgs. 152/06); • violazione degli obblighi di comunicazione, di tenuta dei registri
obbligatori e dei formulari (art. 258, comma 4, D. Lgs. 152/06); • traffico illecito di rifiuti (art. 259, comma 1, D. Lgs. 152/06); • attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti (art. 260, comma 1, D.
Lgs 152/06); • attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti ad alta radioattività (art.
260, comma 2, D. Lgs 152/06); • attività organizzate per il traffico illecito di rifiuti ad alta radioattività (art.
260, comma 2, D. Lgs 152/06).
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REATI-PRESUPPOSTO : Reati ambientali 3/3
• false indicazioni sulla natura, sulla composizione e sulle caratteristiche chimico-fisiche dei rifiuti nella predisposizione di un certificato di analisi di rifiuti; inserimento nel SISTRI di un certificato di analisi dei rifiuti falso; omissione o fraudolenta alterazione della copia cartacea della scheda SISTRI – Area movimentazione nel trasporto di rifiuti (art. 260-bis, D. Lgs. 152/06);
• superamento valori limite di emissione e di qualità dell'aria (art. 279, comma 5, D. Lgs 152/06); • disciplina dei reati relativi all'applicazione in Italia della convenzione sul commercio
internazionale delle specie animali e vegetali in via di estinzione (art. 1, commi 1 e 2, L. 150/92); • disciplina dei reati relativi all'applicazione in Italia della convenzione sul commercio
internazionale delle specie animali e vegetali in via di estinzione (art. 2, commi 1 e 2, L. 150/92); • disciplina dei reati relativi all'applicazione in Italia della convenzione sul commercio
internazionale delle specie animali e vegetali in via di estinzione (art. 3-bis, comma 1, L. 150/92); • disciplina dei reati relativi all'applicazione in Italia della convenzione sul commercio
internazionale delle specie animali e vegetali in via di estinzione (art. 6, comma 4, L. 150/92); • cessazione e riduzione dell'impiego delle sostanze lesive (art. 3, comma 7, L. 549/93); • inquinamento doloso provocato da navi (art. 8. commi 1 e 2, D. Lgs. 202/07); • inquinamento colposo provocato da navi (art. 9 commi 1 e 2, D. Lgs. 202/07).
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REATI-PRESUPPOSTO : Disposizioni penali in materia di Società soggette a registrazione
• false comunicazioni sociali (art. 2621 c.c.); • false comunicazioni sociali in danno della Società, dei soci o dei creditori (art. 2622 c.c.); • impedito controllo (art. 2625 c.c.); • indebita restituzione dei conferimenti (art. 2626 c.c.); • illegale ripartizione degli utili e delle riserve (art. 2627 c.c.); • illecite operazioni sulle azioni o quote sociali o della Società controllante (art. 2628 c.c.); • operazioni in pregiudizio dei creditori (art. 2629 c.c.); • omessa comunicazione del conflitto di interessi (art. 2629-bis c.c.); • formazione fittizia del capitale (art. 2632 c.c.); • indebita ripartizione dei beni sociali da parte dei liquidatori (art. 2633 c.c.); • corruzione tra privati (art. 2635, comma 3 c.c.); • illecita influenza sull’assemblea (art. 2636 c.c.); • aggiotaggio (art. 2637 c.c.); • ostacolo all’esercizio delle funzioni delle Autorità Pubbliche di Vigilanza (art. 2638 c.c.).
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REATI-PRESUPPOSTO : Disposizioni penali contenute nel T.U.F.
• abuso di informazioni privilegiate (artt. 184 e 187-bis del D. Lgs. 58/98); • manipolazione del mercato (artt. 185 e 187-ter del D. Lgs. 58/98).
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DEFINIZIONE DEL RISCHIO: LE SANZIONI
Il sistema sanzionatoriosi suddivide in sanzioni di natura pecuniaria, commisurate in quote, e sanzioni interdittive. Ad esse si aggiungono delle sanzioni accessorie.
In particolare: - la sanzione pecuniaria va da un minimo di 25.822,00 €, fino ad un massimo di 1.549.370,00 €; - le sanzioni interdittive si sostanziano nel divieto di contrattare con la PA, nell’interdizione o sospensione dall’esercizio di un’attività, nella sospensione o revoca delle autorizzazioni o licenze, nel divieto di pubblicizzare beni o servizi, nell’esclusione da agevolazioni, finanziamenti o contributi ed infine nella revoca di quelli concessi; - le sanzioni accessorie previste sono la confisca del prezzo o profitto del reato e la pubblicazione della sentenza.
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GESTIONE DEL RISCHIO: STRUMENTI
La gestione del rischio, nel contesto del D. Lgs. 231/01, passa attraverso tre fasi:
- mappatura delle aree di rischio: individuazione delle aree operative dell’Impresa soggette a rischio di commissione dei reati;
- adozione del Modello di Organizzazione: potenzialmente idoneo a prevenire la commissione dei reati, aggirabile solo attraverso una fraudolenta manifestazione di volontà dell’agente;
- adeguamento del sistema di controllo: efficace ed effettivo, che consenta un continuo monitoraggio sulle aree operative a rischio e sull’efficacia del Modello di Organizzazione.
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE: OBIETTIVI
Il Modello Organizzativo deve essere specifico ed idoneo a prevenire la commissione dei reati, avuto riguardo al tipo di attività svolte dall’Impresa (possono costituire punto di riferimento i Codici di Comportamento predisposti da organizzazioni di categoria). I reati non devono poter essere commessi senza eludere fraudolentemente il Modello.
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE: I REQUISITI
Macro-requisiti di validità e di efficace funzionamento dei modelli organizzativi: - il Modello deve rispondere ai requisiti di effettività e di
efficacia; - l’Organismo di Vigilanza deve svolgere il proprio compito
con effettività e continuità;
- il sistema di prevenzione deve essere tale da non poter essere aggirato se non intenzionalmente;
- deve essere adottato un Codice di Comportamento.
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE: I PRESIDI
Attività specifiche: - individuazione delle attività nel cui ambito possano essere commessi i reati;
- previsione e predisposizione di protocolli procedurali, finalizzati a programmare il processo di assunzione ed esecuzione delle decisioni, che abbiano al proprio interno idonei strumenti di controllo;
- individuazione di modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la consumazione dei citati reati;
- attivazione di idonei meccanismi di controllo;
- regolamentazione dei poteri e degli strumenti di azione dell’Organismo di Vigilanza, prevedendo a suo favore precisi obblighi di informazione;
- introduzione di un adeguato sistema disciplinare per sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello, con l’evidente fine di garantirne l’effettività.
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE: LA REVIEW
Iter operativo per l’adeguamento dei modelli organizzativi e di controllo preesistenti: - analisi del Modello Organizzativo e di controllo ex ante;
- esplicitazione del Modello a tendere;
- esame del “gap”;
- implementazione del Modello Organizzativo, con nuovi protocolli e procedure nonchè eventualmente con nuove entità organizzative.
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Codice di Comportamento
M.O.G.
Mappatura delle Aree di Rischio
Protocolli Operativi
Organismo di Vigilanza
Modello di Organizzazione Gestione e Controllo
ex. D. Lgs. 231/01
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Step operativi per la costruzione del MOG:
§ C h e c k d e g l i a m b i t i aziendali di attività O
utput generati
Mappatura delle Aree aziendali di Rischio
§ Analisi dei rischi potenziali
§ Valutazione, costruzione e adeguamento del sistema di controlli preventivi
Mappatura delle potenziali modalità attuative dei reati nelle Aree di
Rischio
Descrizione documentata del sistema dei controlli preventivi
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ACQUISIZIONE DOCUMENTALE
Preliminare acquisizione della documentazione aziendale rilevante ed in particolare: • organigramma/funzionigramma; • la struttura delle deleghe e delle procure; • le strutture organizzative ed operative, con la definizione di ruoli e responsabilità; • i principi etici di comportamento (da recepire nell’ambito di un Codice di Comportamento); • le strutture di controllo; • procedure di:
– formazione e attuazione delle decisioni; – gestione delle risorse finanziarie; – informazione degli organi di controllo.
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CODICE DI COMPORTAMENTO
Il Codice di Comportamento viene redatto in relazione alle specifiche caratteristiche dell’Impresa. Può essere preso quale riferimento il codice elaborato da associazioni di categoria, che dovrà essere adattato alla realtà aziendale. Il codice di comportamento afferma i principi etici cui l’Impresa ed i suoi collaboratori devono attenersi, prevedendo, inoltre: • rispetto di leggi e regolamenti che vigono in tutti i Paesi ove l’Impresa opera (compliance); • adeguatezza del sistema contabile in termini di legittimità, affidabilità, trasparenza e verificabilità di ogni operazione dell’Impresa (accountability); • adozione di sanzioni di carattere disciplinare.
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE
Adozione di un Modello di Organizzazione potenzialmente idoneo a prevenire la commissione dei reati. • M.O.G. Parte Generale, contenente fra l’altro:
– la descrizione generica del D. lgs. 231/01; – la descrizione della struttura organizzativa della Società nonché degli ambiti di
operatività aziendale; – l’analisi della strutturazione dell’Organismo di Vigilanza ecc..
• M.O.G. Parte Speciale, contenente fra l’altro: – l’analisi generica dei reati presupposto ex D. lgs. 231/01; – l’indicazione di principi di comportamento e di controllo; – la classificazione dei suddetti reati in relazione alla rilevanza degli stessi con riferimento
alla specifica operatività della Società (ipotesi “sensibili” ed ipotesi “residuali”) ecc.;
• M.O.G. Sistema Disciplinare, contenente fra l’altro: – l’illustrazione delle misure disciplinari irrogabili a seguito di violazioni del Modello per
le diverse categorie professionali presenti all’interno della Società (Soggetti Apicali, Personale Dipendente e Collaboratori) e nei confronti di soggetti terzi (Consulenti e Partner);
– l’indicazione delle fonti normative di riferimento (Statuto dei Lavoratori e CCNL applicati);
– l’indicazione delle modalità di accertamento delle violazioni e di comminazione delle sanzioni ecc..
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MAPPATURA DELLE AREE DI RISCHIO
Implementazione della Mappatura delle Aree di Rischio: finalizzata all’individuazione delle aree di operatività aziendale nel cui ambito possono essere commessi i reati. In particolare, la mappatura delle aree di rischio avrà l’obiettivo di: • ottenere una visione organica e sistematica di tutte le aree di operatività aziendale, tale da consentire l’individuazione di quelle nel cui ambito possono essere commessi i reati; • analizzare e verificare, in relazione alle specifiche aree di rischio, le possibili modalità di perpetrazione dei reati;
• valutare l’idoneità delle procedure aziendali esistenti a prevenire la commissione dei reati in termini di effettività ed affidabilità.
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MAPPATURA DELLE AREE DI RISCHIO
Modalità: la mappatura dei rischi conoscerà due momenti distinti ma complementari:
• l’intervista dei responsabili dei settori operativi (e, se del caso, anche dei loro collaboratori);
• la raccolta di tutti i supporti documentali necessari per valutare l’idoneità delle procedure adottate.
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MAPPATURA DELLE AREE DI RISCHIO
Esempio di Mappatura delle Aree di Rischio
Funzione A Funzione B Funzione C Funzione …
Area di rischio 1
Area di rischio 2
Area di rischio 3
Area di rischio …
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PROTOCOLLI OPERATIVI
Redazione dei Protocolli Operativi: contenenti l’indicazione delle modalità di comportamento da adottare a presidio delle aree di rischio individuate. In particolare, per ogni area di rischio, verranno riportate le seguenti informazioni: • la descrizione del processo esaminato; • l’elenco dei reati perpetrabili o agevolabili nell’area di rischio; • la descrizione delle potenziali modalità di attuazione di ogni reato perpetrabile o agevolabile; • la descrizione delle regole di comportamento da adottare a presidio dell’area di rischio in esame e l’indicazione di un idoneo sistema di reportistica verso l’Organismo di Vigilanza.
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ORGANISMO DI VIGILANZA
Caratteristiche cui deve rispondere l’Organismo aziendale cui viene demandata la funzione: ü l’organo deve poter operare in un’alea d’imparzialità e di autonomia; ü l’organo aziendale deve essere dotato delle competenze necessarie per la corretta esecuzione dei compiti; ü la funzione di vigilanza deve avere carattere continuativo e si estrinseca nei compiti di: - vigilanza sulla concreta attuazione del modello organizzativo; - verifica della costante adeguatezza del modello organizzativo; - presentazione di eventuali proposte di aggiornamento e modifica del modello organizzativo. Gli enti di ridotte dimensioni, che non dispongano di articolazioni cui attribuire le funzioni di vigilanza nel rispetto dei criteri su esposti, possono attribuirle all’organo dirigenziale.
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ORGANISMO DI VIGILANZA
L’Organismo di Vigilanza dovrà monitorare il “Modello” al fine di, come detto, valutarne nel tempo: • l’effettività; • l’adeguatezza (in termini di funzionalità ed efficienza); • le eventuali necessità di aggiornamento. Ciò si concretizza in due distinte tipologie di attività: • monitoraggio continuo, con la rilevazione di potenziali problemi del sistema a cura delle stesse funzioni operative; • interventi di valutazione specifica (attività di Internal Auditing).
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MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE
A completamento della struttura, è necessario prevedere:
• un’efficace comunicazione del Codice di Comportamento e del Modello nel suo complesso; • un programma di formazione continua e differenziata del personale.