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LA DIGITALIZZAZIONE
DEL PROCESSO
ACQUISTI IN UNIPR
Sh@rePro – 7 luglio 2020
Dott. Michele Ramigni – Responsabile amministrativo gestionale Dipartimento S.C.V.S.A.
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Sommario
• OBIETTIVI
• PROGETTO
• SOLUZIONI ORGANIZZATIVE
• GESTIONE DOCUMENTALE
• CRITICITA’
• EFFORT E DURATA
La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020
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Obiettivi
• Realizzare economie di scala (risparmi per
aggregazione)
• Ottenere maggiore efficienza operativa
• Assicurare disponibilita ̀ di competenze
specialistiche
• Assicurare il rispetto della normativa (e
accountability)
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Progetto
• APPROCCIO PER PROCESSI – sui quali costruire una
struttura organizzativa
• AGGREGAZIONE DI ATTIVITA’ – concentrazione di
competenze specialistiche
• SEFREGAZIONE DELLE FUNZIONI – ognuno svolge compiti
ben precisi (processi decisionali a più fasi e più livelli)
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Progetto
La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020.
• DIGITALIZZARE LA RdA
• Semplificare la richiesta
• Controllo dello stato dell’ordine
• Ordini collettivi
• AUTOMATISMI
• Autorizzazioni
• Determina
• Comunicazioni
• ARCHIVIO DOCUMENTI
• Gestione documentale
• Condivisione
• RACCOLTA DATI
• Programmazione
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Progetto
La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020
Integrata(contabilità/protocollo)
Adattabile(modello operativo)
Accountable(trasparenza, privacy, protezione dati, ecc.)
Piattaforma e-procurement
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Progetto
La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020
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Progetto
La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020
Fonte: E. Mariotti - AgID , 11.9.2018
U-BUYNON IN AMBITO:
GESTIONE LAVORI
RICHIESTE DI MANUTENZIONE
IN AMBITO MA NON GESTITO DA
U-BUY:
GESTIONE MAGAZZINO
DEFINIZIONE FABBISOGNO
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Progetto
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Generico
utente
abilitato a
inserire
RdA
RICHIESTA
D’ACQUISTO
RICEZIONE E
PAGAMENTO
QUALIFICA
RICHIESTA
EMISSIONE
ORDINESCELTA
CONTRAENTE
Cancelleria
Consumabili
ICT
Attrezzature
Stampa
legatoria
………
Polo
contabile
Punto Aggregatore
Dipartimenti
Polo
contabile
UO centrali
Dipartimenti
Situazione attuale
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Soluzioni organizzative
La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020
Punti aggregatoriPunti aggregatori
Punto gare e contrattiPunto gare e contratti
2 NUOVI ELEMENTI
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Soluzioni organizzative
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Raccolta RdAQualificazione richieste
«Identificazione» RUP
Osservatorio del mercato
Gestione magazzino
Gestione contabile «di competenza»
Punti Aggregatori
(per categorie merceologiche omogenee)
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Soluzioni organizzative
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Gestisce la parte amministrativa della gara
Struttura di supporto al RUP
Garantisce il rispetto della norma
Aggiornamento continuo sulle novità normative
Punto Gare e Contratti
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Soluzioni organizzative
La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020
Generico
utente
abilitato a
inserire
RdA
RICHIESTA
D’ACQUISTO
RICEZIONE E
PAGAMENTO
QUALIFICA
RICHIESTA
EMISSIONE
ORDINESCELTA
CONTRAENTE
Cancelleria
Consumabili
ICT
Attrezzature
Stampa
legatoria
………
Punti Aggregatori
Dipartimenti
Polo
contabile
UO centrali
Dipartimenti
Situazione ipotizzata
Punti
Aggregatori
Punto
Gare/Contratti
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Soluzioni organizzative
• Personale– Formazione Ordinanti/RUP
– Formazione buyer tecnici
• Strutture– Uffici amministrativi punti aggregatori
– Magazzini
• Strumenti informatici– U-BUY_PA richieste di acquisto
– U-BUY_AA gestione gare
– U-GOV contabilità
– U-SIGN firma digitale
– TITULUS archiviazione documentale
– CONSERVA conservazione digitale
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RISORSE
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Gestione documentale
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• Archivio digitale
• Condivisione documenti
• Automatismi
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Gestione documentale
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Fascicolo di garaContiene documentazione relativa al
procedimento di scelta del
contraente, dal provvedimento a
contrarre fino al provvedimento di
aggiudicazione
Fascicolo di acquistoContiene la documentazione relativa
alla fase di esecuzione del
contratto, dal provvedimento di
stipula del contratto fino al
provvedimento di autorizzazione alla
liquidazione della fattura
U-BUY AA/TITULUS
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Criticità
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1. ORGANIZZAZIONE
Punto Gare e Contratti e Punti aggregatori: revisione del modello operativo in base agli esiti del pilota e revisione del
funzionigramma/organigramma
Occorre definire:
1. Collocazione organizzativa2. Funzioni e responsabilità (RUP vs. Ordinatore spesa)3. Risorse
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Criticità
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2. GESTIONE DOCUMENTALE
Fascicolo di gara e fascicolo di acquisto in un contesto multi AOO in Titulus
Occorre individuare le modalità di gestione dei fascicoli in rapporto ai ruoli centralizzati
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Criticità
La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020
3. MODALITA’ DI TRANSIZIONE AS IS TO-BE
Maturità della soluzione+
Individuazione del personale che sia in grado di assicurare l’effort aggiuntivo richiesto rispetto alle attività ordinarie
Occorre definire:
1. Formazione dei richiedenti acquisto2. Feedback3. Gradualità (strutture in affanno)
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Criticità
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3. PIATTAFORME DIGITALI
UBUYMEPA e ME REGIONALE
ANAC, INPS e INAIL
1. Creazione automatica della Determina a contrarre2. Comunicazioni interne (richiedente/ordinante)3. Impossibilità di dialogo (manualità operatore/MEPA)4. Acquisizione automatiche CIG, DURC ecc.
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Effort e durata
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Inizio progetto
luglio 2018
Fine test pilota
ottobre 2020
Fine progetto
luglio 2021
DURATA del PROGETTO
3 anni
EFFORT
80 mesi/uomo
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Effort e durata
La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020
Gen 20 Feb 20 Mar 20 Apr 20 Mag 20 Giu 20 Lug 20 Ago 20 Set 20 Ott 20 Nov 20 Dic 20
Fase 2: Albo fornitori
Fase 4 – Pilota Procedura Acquisti
Dettaglio RdA su più fondi
Fascicoli
RdA centralizzate
1° gruppo
configurazione, tuning
U-BUY
Fase 5 – DeploymentGRUPPI – nuova suddivisione
1: Sede Centrale
2°: SCVSA, VET
3°: MED, ALIFAR
4°: DIA, DSMFI, Centri
5°: SEA, GIURI, DUSIC
Esito pilota
Fase 3
Rilascio in esercizio
Pilota
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GRAZIE A TUTTI PER
L’ATTENZIONE
Dott. Michele Ramigni – Responsabile amministrativo gestionale Dipartimento S.C.V.S.A.
LA DIGITALIZZAZIONE DEL CICLO ACQUISTI IN UNIPR