la gestión documental y mejores prácticas...
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Seminario internacional. Gestión documental y trasparencia
México DF 19/11/2015
La Gestión Documental y mejores prácticas internacionales
Objetivo
• Describir los retos y desafíos de la implantación de las normas internacionales en materia de gestión documental en el sector público.
Las normas como herramientas
Objetivo
Desde la experiencia: - De participación en la redacción de normas ISO - De la aplicación de las mismas en proyecto de modernización de la gestión documental en el sector público
El contexto
La normalización en información y documentación: Una vieja aspiración
Mundaneum de Otlet y La Fontaine 1934
Algunos actores internacionales
Y…
Buenas prácticas GD Descripción Archivística
ISO 15489 Gestión de
documentos
Procesos y controles. Doc. Elec.
ISO 23081 Metadatos ISO 13028
Digitalización
EDM. Europeana Data Model
Metod. análisis
ISO 26122
Proc. De trabajos
Especificaciones Tecnologías GD
Funcionalidades Sistemas
ISO 14721
OAIS
Moreq 2010
IS0 16175
Func. ERM
Protocolos/metadatos
OAI-
PMH
METS Recolección/Difusión Patrimonio Documental
ISAD (G)
General International Standard of Archival
Description
ISAAR (CPF)
International Standard Archival
Authority Record for Corporate Bodies,
Persons and Families
ISO 13008
Conver. y Migrac.
UNE-ISO 15836:2011. Dublin Core
ISDIAH International Standard for Describing
Institutions with Archival Holdings
EAD
ISDF
International Standard for
Describing Functions EAC
CPF
Normas en gestión documental
ISO 18128
Apreciación de
riesgos
ISO
30
30
0
Sis
tem
a d
e g
esti
ón
Retos
• Contexto de la organización
• Liderazgo • Planificación • Soporte • Operación • Evaluación • Mejora
Reto 1: Entender los requisitos de la organización Reto 2: Conseguir el apoyo de la alta dirección Reto3: Establecer modelos, programas, planes que en base a los objetivos planteen la hoja de ruta Reto 4: Participar activamente en la fase inicial de la producción documental Reto 5: Integrar los procesos documentales en los procesos de negocio Reto 6: Implantar herramientas tecnológicas adecuadas Reto 7: Establecer los elementos de control y auditoria
Entender los requisitos de la organización
• Requisitos legales o regulatorios: protección de datos, conservación de documentos, preservación de derechos, obligaciones contractuales… •Requisitos de negocio: eficiencia y eficacia operativa, gestión del conocimiento, gestión de riesgos, seguridad de la información…. •Requisitos de otra índole: Códigos voluntarios de conducta, normas de gestión, protección del medio ambiente….
Conseguir el apoyo de la alta dirección
El gobierno de la información no es un tema de un departamento, función o institución. •Debe entenderse cómo algo estratégico •La política de gestión documental no aplica sólo a los archivos, •La multidisplinaridad es imprescindible •El liderazgo al más alto nivel es necesario
El apoyo no surge sólo hay que buscarlo
Establecer modelos, programas, planes
Definir en base a unos objetivos estratégicos, una hoja de ruta, que sirva de referencia para procesos de larga implantación y complicado engranaje
Procesos documentales
Modelo tecnológico
Modelo organizativo
Normativa e instrumentos
Con dos puntos de especial incidencia: - Conciliar las necesidades del electrónico y el entorno papel - Conciliar las necesidades del soporte administrativo y el aspecto patrimonial
Participar activamente en la fase inicial de la producción documental
Análisis del contexto legal
Análisis de procedimiento
Definición de requisitos
documentales
-Esto debe hacerse antes de la creación de los documentos, no cuando los documentos lleguen al archivo - El reto es doble:
-Entender las nuevas necesidades del análisis -Implementar un proceso que permita ponerlo en marcha como una actividad habitual
Integrar los procesos documentales en los procesos de negocio
La gestión documental se inicia en la creación de los documentos, pero los creadores no lo deben percibir como una tarea extraordinaria.
Aplicación de tramitación
Ciudadanos
Implantar herramientas tecnológicas adecuadas
-La integración es la clave. -Entender la arquitectura de información - Trabajo conjunto con los responsables TIC
Establecer los elementos de control y auditoria
-Debe integrarse, si existen, con otros mecanismos de auditoría y control - La certificación en ISO 30301, en conjunción o no con otras ISO de sistemas de gestión, para organismos del sector público puede ser una vía interesante
Conclusión • Las normas son unas buenas herramientas para la construcción del
nuevo entorno de gestión documental en el sector público. • Se requieren personas que estén capacitadas para usar las
herramientas. • Las distintas experiencias conforman un compendio importante de
buenas prácticas y lecciones aprendidas
¡MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!