la gestion contractuelle - fédération … · * c’est ainsi que les tribunaux les ont nommés...

TOUS DROITS RÉSERVÉS © 2014

LA GESTION CONTRACTUELLE : PLUSIEURS DISPOSITIONS OUBLIÉES?

Par : Johanne Brassard, avocate Annie Aubé, avocate

27 septembre 2014 CONGRÈS FQM 2014

TOUS DROITS RÉSERVÉS © 2014 P_2

§  ADJUDICATION DE CONTRATS PAR DES ORGANISMES MUNICIPAUX – RAPPEL DES PRINCIPES GÉNÉRAUX

§  LA POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE

§  QUESTIONS ET COMMENTAIRES

CONTENU DE LA CONFÉRENCE


ADJUDICATION DE CONTRATS PAR DES ORGANISMES MUNICIPAUX – RAPPEL DES PRINCIPES GÉNÉRAUX


L’octroi de contrats : loi générale et lois spécifiques

§  Le droit général des contrats

−  Le Code civil du Québec •  Le principe de la bonne foi (Société québécoise des infrastructures (Société immobilière du Québec) c. C. & G. Fortin inc., 2014 QCCA 730) •  La formation du contrat (consentement libre et éclairé) •  Les règles d’interprétation (ex. : contrat d’adhésion) •  Le contrat d’entreprise et de services •  Le prix à forfait ou le prix unitaire •  La garantie de qualité •  La résiliation du contrat

ADJUCATION DE CONTRATS PAR DES ORGANISMES MUNICIPAUX – RAPPEL DES PRINCIPES GÉNÉRAUX


L’octroi de contrats : loi générale et lois spécifiques (suite)

§  Les règles spécifiques aux municipalités

−  Certaines lois encadrent le processus d’octroi des contrats dans le domaine municipal (municipalités, MRC et régies) •  Code municipal •  Loi sur les cités et villes •  Loi sur les contrats des organismes publics (en partie seulement)



Obligations des parties dans un processus d’appel d’offres

§  Le processus donne naissance à deux contrats distincts

−  Le « contrat A »* se forme dès le dépôt d’une soumission par un soumissionnaire •  Ce contrat intervient avec tous les soumissionnaires •  Le donneur d’ouvrage s’oblige à accepter une soumission conforme aux exigences de

l’appel d’offres •  Le donneur d’ouvrage doit respecter le principe de l’égalité entre les soumissionnaires

et les traiter équitablement

−  Le « contrat B »* se forme lors de l’adjudication du contrat, c’est le contrat final •  Ce contrat n’intervient qu’avec le soumissionnaire retenu •  Il y a fin du « contrat A »

* C’est ainsi que les tribunaux les ont nommés



But visé par la procédure d’appels d’offres publics :

§  Transparence dans les processus contractuels, équité et impartialité

§  Traitement intègre et équitable des concurrents, éliminer la discrimination

§  Mise en concurrence pour favoriser l’obtention des meilleurs prix

§  Possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d’offres



Les documents d’appel d’offres : la loi des parties

§  L’avis public

§  Les instructions aux soumissionnaires

§  Les clauses administratives (conditions générales – devis administratif)

§  Les clauses techniques (devis techniques)

§  Les formulaires de soumissions (bordereaux de soumissions)

§  Les déclarations et attestations

§  Les annexes



Interdiction de divulguer jusqu’à l’ouverture des soumissions :

§  le nom des soumissionnaires qui se sont procurés les documents d’appel d’offres ou qui ont déposé une soumission

§  leur nombre



L’ouverture des soumissions

§  Au jour et à l’heure indiqués dans le document d’appel d’offres

§  Toujours publique, les soumissionnaires peuvent y assister

§  Devant au moins deux (2) témoins

§  Les noms des soumissionnaires et leur prix sont divulgués à haute voix (sauf si le système de pondération et d’évaluation est utilisé)

§  Le bordereau détaillé de prix est confidentiel

§  Les travaux du comité de sélection sont aussi confidentiels



L’octroi du contrat

§  La municipalité peut rejeter toutes les soumissions reçues et n’octroyer aucun contrat

§  À moins d’une autorisation du ministre des Affaires municipales, la municipalité a l’obligation d’octroyer le contrat au plus bas soumissionnaire « conforme » si elle décide de le donner

§  Dans l’éventualité de la réception d’une seule soumission et d’un écart important avec sa valeur estimée, la municipalité peut négocier le prix du contrat à la baisse avec le soumissionnaire (sans toutefois apporter d’autres modifications au contrat)

§  L’octroi se fait par une résolution de conseil municipal ou par un fonctionnaire autorisé (bon de commande), il peut y avoir signature ou non d’un contrat selon ce que prévoit les documents d’appel d’offres



Certains critères d’inadmissibilité

§  Infractions à des dispositions visant à prévenir, combattre et sanctionner certaines pratiques frauduleuses dans l’industrie de la construction

§  Absence de détention de la licence RBQ requise ou licence restreinte

§  Attestation fiscale de Revenu Québec

§  Inscription au RENA ou au registre du DGE ou refus par l’AMF

§  Évaluation de rendement insatisfaisant

§  Autres dispositions d’inadmissibilité dans les documents d’appel d’offres



LA POLITIQUE DE GESTION CONTRACTUELLE


Son contenu

§  Article 938.1.2 du Code municipal et 573.3.1.2 de la Loi sur les cités et villes

§  Obligation pour toute municipalité d’adopter une politique de gestion contractuelle

§  Politique applicable à TOUT contrat



Son contenu (suite)

§  La Politique doit notamment prévoir des mesures :

−  « … visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection… »

−  « … favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres »

−  « … visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes… »



Son contenu (suite)

§  La Politique doit notamment prévoir des mesures (suite) :

−  « ... ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption »

−  « … ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts »

−  « … ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte »

−  « … visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat »

La municipalité peut adopter des mesures supplémentaires à celles prévues par la loi.



Importance de respecter la Politique de gestion contractuelle :

§  lors de l’appel d’offres

§  lors de l’adjudication d’un contrat

§  lors de la modification d’un contrat



Pouvoir de nommer les membres du comité de sélection

§  Règlement déléguant certains pouvoirs en matière contractuelle (Articles 936.0.1.1 du Code municipal et 573.1.0.1.1 de la Loi sur les cités et villes)

Par ce règlement, la municipalité :

•  délègue à un fonctionnaire ou un employé le pouvoir de former le comité de sélection

•  fixe les conditions et modalités d’exercice de ce pouvoir délégué N.B. La résolution qui adopte la politique de gestion contractuelle est insuffisante

pour respecter la loi



Pouvoir d’autoriser des dépenses §  Ne peut être délégué qu’à un employé ou à un fonctionnaire (pas à un élu) §  Règlement portant exclusivement sur le pouvoir d’autoriser des dépenses

(Articles 961.1 du Code municipal et 477.2 de la Loi sur les cités et villes)

OU

§  Règlement décrétant les règles de contrôle et de suivi budgétaires (Articles 960.1 du Code municipal et 477 de la Loi sur les cités et villes)



§  Règlement portant exclusivement sur le pouvoir d’autoriser des dépenses : (Articles 961.1 du Code municipal et 477.2 de la Loi sur les cités et villes) Ce règlement prévoit :

−  Quel fonctionnaire peut autoriser une dépense

−  Le champ de compétence de chacun (généralement par une référence au code de comptabilité applicable)

−  Le montant de chaque dépense (par dépense, par mois, autres)

−  Les conditions de la dépense

−  La nécessité d’obtenir un certificat de disponibilité de crédits

−  La nécessité de respecter les règles d’adjudication des contrats

−  L’obligation de faire un rapport détaillé au conseil sur ces dépenses à la séance ordinaire qui suit le délai de 25 jours de la dépense autorisée



§  Règlement décrétant les règles de contrôle et de suivi budgétaires :

(Articles 960.1 du Code municipal et 477 de la Loi sur les cités et villes) Ce règlement prévoit : −  Quels sont les fonctionnaires responsables d’activités budgétaires et pour quelles

fins −  Les conditions pour émettre un certificat de disponibilité de crédits pour chaque

dépense −  Les conditions de paiement de certaines dépenses (exemple: les dépenses dites

incompressibles) Peut contenir aussi les règles sur le pouvoir d’autoriser des dépenses, de sorte qu’un seul règlement suffit.



Pouvoir d’autoriser des dépenses

§  La Politique de gestion contractuelle et le Règlement décrétant les règles de contrôle et de suivi budgétaires (ou le Règlement sur le pouvoir d’autoriser des dépenses) doivent être harmonisés

§  Exemple constaté à plusieurs reprises :

−  La Politique prévoit que le directeur général peut autoriser un extra d’un maximum de 10 % du contrat alors que le règlement décrétant les règles de contrôle et de suivi budgétaires ne lui permet de dépenser qu’un maximum de 5 000 $ sans autorisation du Conseil



Sanctions en cas de non-respect de la Politique de gestion contractuelle

§  Articles 938.4 du Code municipal et 573.3.4 de la Loi sur les cités et villes

−  Pour un membre du conseil municipal :

•  Peut être tenu personnellement responsable envers la municipalité de toute perte ou préjudice subi

•  Peut être déclaré inhabile à exercer, pendant 2 ans, la fonction de membre du conseil de toute municipalité ou de tout organisme municipal ou celle de fonctionnaire ou employé d’une municipalité ou d’un organisme municipal



Sanctions en cas de non-respect de la politique de gestion contractuelle (suite)

§  Articles 938.4 du Code municipal et 573.3.4 de la Loi sur les cités et villes

−  Pour un fonctionnaire ou employé municipal :

•  Peut être tenu personnellement responsable envers la municipalité de toute perte ou préjudice subi



Sanctions en cas de non-respect de la politique de gestion contractuelle (suite)

−  Pour un entrepreneur qui a conclu un contrat avec la Municipalité ou un organisme municipal sans respecter la Politique de gestion contractuelle, la sanction est la nullité du contrat



Modifications au contrat

§  En principe, l’organisme public ne peut apporter de modifications substantielles au contrat en raison de l’équité entre les soumissionnaires

−  Une seule exception : si la municipalité n’a reçu qu’une seule soumission et que le prix proposé accuse « un écart important avec celui prévu dans l’estimation établie par la municipalité », elle peut, avant d’accorder le contrat, en négocier le prix (art. 938.3 CM et 573.3.3 LCV)

§  Les modifications doivent donc être accessoires au contrat et ne doivent pas « dénaturer » le contrat initial, mais il est quasi-nécessaire, surtout en construction, de pouvoir apporter des changements en cours d’exécution pour tenir compte d’imprévus (PAS DE « tant qu’à y être »)

§  Dans l’éventualité de modifications, il est important de suivre la procédure prévue aux documents d’appel d’offres ou, dans tous les cas où cela est possible, convenir à l’avance avec l’entrepreneur du prix supplémentaire

§  Aussi, en vertu de la Politique de gestion contractuelle, certaines modifications (selon la valeur) doivent recevoir l’accord du Conseil, ou d’un fonctionnaire autorisé par règlement, pour être acceptées



Modifications au contrat

−  Modification de la soumission après son dépôt sur un élément essentiel (4077334 Canada inc. (Solutions Voysis IP) c. Sigmasanté 2012 QCCA 1101)



Extras §  En principe, le prix de la soumission est forfaitaire, c’est-à-dire que le

soumissionnaire ne peut prétendre à une augmentation du prix en faisant valoir que l’ouvrage a demandé plus de travail que prévu

§  La municipalité va payer en fonction des quantités réelles, selon les prix unitaires

§  C’est l’entrepreneur qui assume les risques de gain ou de perte liés à l’exécution de l’ouvrage, sauf si le prix est unitaire

§  Cependant, de plus en plus, les tribunaux sont exigeants quant à l’obligation de renseignement dont les organismes publics sont redevables envers les soumissionnaires



§  Extras (suite)

§  Donc, dans le cas de conditions d’exécution très différentes de ce qui était prévu dans les documents d’appel d’offres, l’entrepreneur peut avoir droit à des extras

§  ATTENTION! Le processus de réclamation peut être prévu dans les documents d’appel d’offres et le défaut de s’y conformer peut entraîner le rejet de la réclamation



VOS QUESTIONS

NOUS AVONS BESOIN DE CONNAÎTRE VOTRE OPINION

NOUS SOMMES LÀ POUR Y RÉPONDRE ET POUR VOUS ACCOMPAGNER!

ELLES SONT IMPORTANTES POUR NOUS. NOUS VOULONS LES CONNAÎTRE!

VOS IDÉES

VOS COMMENTAIRES ILS SONT APPRÉCIÉS ET NOUS AIDENT À MIEUX

VOUS INFORMER!

communica([email protected]


Johanne a œuvré pendant plusieurs années comme membre du cabinet du ministre de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec. Elle a développé sa pratique dans la rédaction de réglementation, d’avis juridiques et de diverses procédures dans toutes les sphères du droit municipal, incluant l’expropriation. Elle est aussi accréditée comme médiatrice civile et commerciale. Elle est régulièrement invitée à titre d’animatrice pour des ateliers de formation auprès de plusieurs organismes municipaux, provinciaux et régionaux, dont l’ADMQ, l’ADGMRCQ, la FQM, la COMAQ, la Table des MRC de l’Estrie et de la Montérégie, la COMBEQ et l’AARQ. Elle agit aussi comme conférencière et a publié plusieurs textes pour le Barreau du Québec dans le cadre des colloques « Développements récents en droit municipal ». Son expertise en droit municipal l’amène à siéger comme membre ou personne-ressource sur différents comités, dont le Comité de révision des lois sur les cours d’eau municipaux, le Comité du droit de l’environnement et le Comité de liaison sur la protection du territoire agricole du Barreau du Québec. Johanne est reconnue pour sa capacité d’analyse et de vulgarisation de notions complexes et sa recherche de solutions pratiques, la plupart du temps non litigieuses, qui tiennent compte du contexte particulier dans lequel œuvre le monde municipal.

[email protected]

JOHANNE BRASSARD


Annie pratique principalement en droit municipal et en droit bancaire, en plus de représenter des municipalités devant diverses cours municipales. Elle a enseigné aussi pendant plusieurs années à l’École du Barreau en droit des priorités et hypothèques. Elle a participé à l’animation d’ateliers de formation auprès d’organismes municipaux, provinciaux et régionaux tels l’ADMQ, l’ADGMRCQ, la FQM et la Table des MRC de l’Estrie. Elle est également impliquée dans le milieu scolaire depuis 6 ans, dont 5 à titre de présidente d’un Conseil d’établissement. Reconnue par ses collègues comme étant une personne organisée et efficace, d’une nature calme et souriante, Annie a le souci de servir la clientèle avec rigueur et attention.

[email protected]

ANNIE AUBÉ

TOUS DROITS RÉSERVÉS © 2014

Avis: L’information présentée ci-dessus est de nature générale et résumée. Cette information ne doit pas être interprétée comme constituant un ou des conseils ou avis juridiques. Si vous avez besoin de conseils particuliers, n’hésitez pas à communiquer avec l’un d’entre nous.

POUR PLUS DE RENSEIGNEMENTS, CONTACTER : Johanne Brassard Avocate t. 819 791-3326

[email protected] Annie Aubé Avocate t. 819 791-3326

[email protected]

la gestion contractuelle - fédération … · * c’est ainsi que les tribunaux les ont nommés...

Documents