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LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS COMO BASE PARA LA PRESTACIÓN EFICAZ DE SERVICIOS DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
EN INSTITUCIONES PÚBLICAS
JULIO ALBERTO PARRA ACOTA SUBDIRECTOR DEL SISTEMA DISTRITAL DE ARCHIVOS
DIRECCION ARCHIVO DE BOGOTÁ
QUITO – ECUADOR NOVIEMBRE DE 2012
“Conjunto de instrucciones en las que se detalla las
operaciones para el desarrollo de los procesos
propios de la gestión documental al interior de
cada entidad, tales como producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los
documentos” (Triana, AGN, 2006)
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DEL PGD:
• ADMINISTRATIVAS: el objetivo esencial de todo PGD debe considerar todas aquellas
operaciones que son responsabilidad de una organización, aumentando los tiempos
dedicados a reducir los costos operativos y aumentar la eficiencia administrativa, por
tanto deben considerar:
Un órgano coordinador
Unos procesos documentados
Un marco normativo
Una alineación con sistemas administrativos (sistema de gestión de la
calidad, sistema de gestión de seguridad de la información, sistema de gestión
ambiental, sistema de responsabilidad social, sistema de control interno, entre
otros.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DEL PGD:
• ECONÓMICAS: definir recursos económicos relacionados con la producción,
distribución, tramitación, utilización, reproducción, conservación y recuperación
de los documentos.
Robergé (1992), define la gestión de documentos como un sistema que tiene como
objetivos principales la eficacia y la rentabilidad, lo cual significa la reducción de
costos y el retorno de la inversión.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DEL PGD:
• TECNOLÓGICAS: el uso de tecnologías debe estar al servicio de la
administración de información pero no debe considerarse como un fin en si
mismo.
La aplicación de nuevas tecnologías debe considerarse dentro de un escenario
complejo de operaciones en las cuales los adelantos informáticos cumplen una
función vital, pero limitada y subordinada a la función principal de gestión de
información
Conceptos como administración-información-ciudadanía establecen la nueva
percepción de sociedades de información
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
CONSIDERACIONES PARA EL DISEÑO DEL PGD:
• CORPORATIVAS DE GESTIÓN DEL CAMBIO: preparar a las
directivas de la organización y a los responsables del diseño,
implementación y dirección de gestión documental para que
asuman un liderazgo asertivo, que se traduzca en un programa de
sensibilización y acompañamiento corporativo.
PLANEACION
El diseño y desarrollo de un PGD debe obedecer a un plan de acción
con líneas concretas que posibiliten su aplicación de manera efectiva,
eficiente y eficaz. Este proceso contempla:
• Identificación de problemas, oportunidades y objetivos
• Análisis y determinación de requerimientos de información
• Mantenimiento y evaluación del programa
• Elaboración de planes de mejoramiento y de contingencia
ESTRUCTURA BASICAS DEL PGD
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
• PRODUCCIÓN. Generación de documentos en las instituciones en cumplimiento
de sus funciones (normalización de la producción documental)
• RECEPCIÓN. Conjunto de operaciones de verificación y control para la admisión
de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica
(recepción, radicación y registro de documentos)
• DISTRIBUCIÓN. Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario (distribución de documentos externos, distribución de
documentos internos y distribución de documentos enviados).
• TRÁMITE. Curso del documentos desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa (recepción de solicitud o trámite y
respuesta)
ESTRUCTURA BÁSICAS DEL PGD
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
• ORGANIZACIÓN. Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una institución (cuadro de clasificación documental)
• CONSULTA. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contiene (formulación, estrategia de búsqueda y respuesta)
• CONSERVACION. Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su
contenido
• DISPOSCION FINAL. Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las tablas de retención documental y/o tablas de valoración documental
(conservación total, selección, eliminación, nuevas tecnologías)
ESTRUCTURA BASICAS DEL PGD
LA GESTION DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS
La gestión documental enfocada a procesos, tiene su base en la doctrina
archivística convencional; no rompe los postulados tradicionales de la disciplina ni
los principios archivísticos de aceptación universal, como lo son el de procedencia y
el de orden original. Responde a un nueva estructura organizacional, orientada por
los postulados del sistema de calidad.
En este sentido, la gestión documental enfocada a procesos se puede entender
como:
«un complemento a la gestión documental tradicional, la cual incorpora conceptos y
principios propios de la gestión de la calidad, de la oficina sin papel y del gobierno
abierto»
OBJETIVOS:
• Normalizar la función archivística al interior de las entidades con base en la
estructura normativa vigente y en la norma ISO-15489-1:2010
• Incorporar la gestión documental como parte activa del sistema integrado de
gestión, con el propósito de lograr el manejo integral de la información para la
toma de decisiones.
• Integrar los nuevos conceptos de canales digitales y servicios de gobierno
electrónico para la certificación de trámites en los procesos internos y externos
de las entidades y el acercamiento del ciudadano a la gestión gubernamental.
LA GESTION DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS
ALCANCE:
LA GESTION DOCUMENTAL ENFOCADA A PROCESOS
Subsistema Interno de Gestión Documento y
Archivos -SIGA
Enfoque Administrativo
Enfoque Archivístico
Reglas de producción Estructura orgánica-funcional
Directrices del sistema nacional de Archivos – SNA y sistema Distrital
de Archivos
Reglas de gestión
Reglas de archivo
Enfoque basado en procesos
NTC-ISO 15849-1:2010
Reglas de valoración
Servicios de gobierno electrónico
Dentro del ciclo PHVA el SIGA tiene en cuenta los siguientes pasos para su
implementación:
• Creación de comité de archivo (Acuerdo 07 de 1994)
• Creación y delegación de funciones de la dependencia responsable del SIGA
(Decreto 514-2006)
• Adopción de una política de gestión documental, con el fin de garantizar la
autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de la información así como la
adecuada clasificación, valoración y preservación de la documentación.
• Implementación del programa de gestión documental
• Definición de procesos, procedimientos, roles y responsabilidades de la gestión
documental.
• Elaboración de un instrumento con los contenidos técnicos para el tratamiento
documental en cada una de las fases de archivo (gestión, central e histórico)
SUBSISTEMA INTERNO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS-SIGA
SUBSISTEMA INTERNO DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVOS-SIGA
• Normalización de la producción documental mediante la
elaboración y aplicación de los cuadros de clasificación
documental y de las tablas de retención y valoración documental
• Implementación del sistema integrado de conservación
• Definición del personal profesional y técnico (Decreto 514-2006)
• Asignación de recursos tecnológicos, presupuestales y físicos
GESTION DOCUMENTAL Y ACCESO A LA INFORMACION
• Servicio a la comunidad. La gestión documental en los archivos deben hacer
suyos, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de
principios como derechos y deberes consagrados en la constitución, así como
facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones
que los afecte en los temimos previstos por la ley
• Fuentes de información. La gestión documental y los archivos, son importantes
para la administración y la cultura ya que son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes y cumplida su vigencia se convierten en
fuentes para la historia, la conservación del patrimonio cultural y la identidad
nacional.
• Patrimonio cultural. Los documentos son potencialmente parte integral del
patrimonio de la nación, por tanto es responsabilidad de los servidores públicos
de posibilitar su organización y difusión.
GESTION DOCUMENTAL Y ACCESO A LA INFORMACION
• Acceso público. Los archivos deben garantizar y velar por el derecho
fundamental de acceso a la información, la investigación, la educación y la
cultura, con un criterio amplio y democrático; solo por razones constitucionales,
legales y de conservación se restringirá el acceso a la información.
• Cultura archivística. Los archivos deben contribuir a la realización de programas
de sensibilización hacia sus comunidades usuarias, sobre la importancia del uso
y alcance administrativo, legal, científico y cultural de los documentos con el
objeto de diseñar e implementar mecanismos de participación ciudadana.
• Cultura administrativa. Los archivos contribuirán a desarrollar una conciencia
sobre los la integración de los diferentes sistemas administrativos de la gestión
pública, con un enfoque basado en procesos y de alta calidad.
JULIO ALBERTO PARRA ACOSTA Subdirector del Sistema DistritaDirección Archivo de Bogotá
E-mail: [email protected]
Archivo de Bogotá Calle 6B No. 5-75. Teléfono (57 1) 381 3000 ext. 4114
Muchas gracias