La gestion de projet: c’est quoi exactement?

Bref aperçu et quelques outils pratiques…

Rentrée des doctorants 2015

Ophélie Ladrière , Dr. Administration Recherche & Développement 22 Octobre 2015

Ma thèse = un premier projet de recherche à gérer

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Thèse = Chemin périlleux ou parcours d’obstacles?

Vue d’ensemble et méthodologie!

• Qu’est-ce qu’un projet?

Ensemble d’activités et d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite d'une enveloppe budgétaire allouée.

– Besoin = un produit, un service ou un résultat

– Délais = Il a un début et une fin

– Il peut concerner une seule personne, une ou plusieurs unités organisationnelles

Caractéristiques d’un projet

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Composantes d’un projet

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Gestion du temps

Gestion du budget

Gestion des ressources humaines

Projet vs. processus

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Mode « Projet » Vs. Mode « Processus»

Inédit et unique Répétition (pas de date de fin prévue)

Gestion des incertitudes

Vocabulaire

• Ressources: humaines, matérielles, équipements, informationnelles, financières

• Livrables = résultats attendus

• Jalons = étapes-clés (milestones)

• Tâches (workpackages)

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– Un manager (gestionnaire) s’assure au jour le jour des détails permettant l’atteinte d’objectifs spécifiques

– Un leader (meneur) se concentre sur les objectifs à long terme (vue d’ensemble); guide et pousse les gens à atteindre ces objectifs

– Les chefs de projet mènent souvent le rôle de leader et de manager; ils sont responsables du succès du projet

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Qu’est-ce qu’un chef de projet? Manager ou leader?

Missions du chef de projet

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Organiser/structurer le projet

Piloter le projet

communiquer

Qu’est-ce que la gestion de projet?

• L’application des connaissances, compétences, outils et techniques afin d’atteindre les objectifs du projet

• Gérer un projet implique généralement de: – Identifier les exigences et objectifs

– Répondre aux besoins, aux préoccupations et attentes des parties prenantes (stakeholders, intervenants)

– Trouver un équilibre dans les contraintes de compétitivité du projet, à savoir la qualité, le calendrier (temps), le budget, les ressources et les risques

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Qu’est-ce qu’un projet réussi?

• Un projet qui a atteint les objectifs de qualité (exigences), de temps et de budget

SOIT:

• Un projet qui a satisfait le client/sponsor bien qu’il n’ait pas rempli les objectifs de coût, temps ou de qualité

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Les différentes phases d’un projet

Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle

Clôture

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Les phases de mon projet de doctorat

Suivi Evaluation

Définition de la

question de

recherche

Planification

Exécution formation et travaux

de recherche

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Parties prenantes, Obstacles, Objectifs, Solutions, Risques Forces en présence

Les différentes phases d’un projet (cadre logique)

Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle

Clôture

Définir un nouveau projet ou une nouvelle phase d’un projet existant

Définir le cadre et les objectifs du projet

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Diagramme de contexte

« Bête à cornes » …

Exemples de diagrammes de contexte

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15

A vous d’expérimenter!

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Définition des objectifs

• Un ou plusieurs objectifs SMART

– Spécifique

– Mesurable

– Atteignable

– Réaliste (ressources)

– Temporel

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Five W - CQQCOQP

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COMBIEN Quelles quantités? Quel budget?

Analyse SWOT

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A vous d’expérimenter!

• Analyse des intervenants

• Analyse des risques

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identification

Matrice

Rôle? Priorité/importance

impact

implication

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Exemple

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Equipe projet

Opposants Bénéficiaires

Comité de pilotage

« Sponsors »

Fournisseurs

Labos, entreprises concurrentes

Comité de thèse, promoteur

Bailleur de fond

Communauté scientifique Utilisateurs du produit ou service

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Equipe projet

Opposants Bénéficiaires

Comité de pilotage

« Sponsors »

Fournisseurs

Labos, entreprises concurrentes

Comité de thèse, promoteur

Bailleur de fond

Communauté scientifique Utilisateurs du produit ou service

Assurer la communication avec

/entre tous ces intervenants

Analyse des intervenants - matrice

Nom/ position

Importance (0/+/++)

Niveau de soutien (-/0/+/++)

Qu’est-ce qui est important pour lui?

Qu’attend-on de lui?

Points de blocage?

Comment susciter son soutien?

Opposants:

-

-

Bénéficiaires:

-

…

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Analyse de risques

1) Identifier les risques

2) Répertorier les risques

3) Planifier la stratégie de réponse au risque

Prévention

Réaction

Internes vs. externes

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Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle

Clôture

Développer le plan/calendrier pour l’accomplissement des objectifs

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Plan d’action

Les différentes phases d’un projet (cadre logique)

Gestion du temps

• Tenue d’un agenda!

• To Do List

• Éviter éléments perturbateurs – gestion des interruptions

• Outils de planification – Gantt (http://www.ganttproject.biz/)

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Diagramme de Gantt

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Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle

Clôture

Réaliser le travail et satisfaire les objectifs

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Activités Résultats

Les différentes phases d’un projet (cadre logique)

Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle

Clôture

Suivi, évaluation et contrôle de l’avancement et des résultats

Identifier les changements nécessaires

Étapes préventives ou correctives

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Indicateurs objectivement vérifiables

Les différentes phases d’un projet (cadre logique)

• A tester

– Check-list relation avec promoteur (http://www.ulg.ac.be/upload/docs/application/pdf/2012-03/bureau_du_doctorat_-_ifres_check_list_b.pdf)

– Marché de compétences

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Gestion « équipe » et relation avec promoteurs

Gestion « équipe » - relation aves promoteurs

• Pour désamorcer le conflit et faire une critique constructive: appliquer le DESC.

-Décrire les faits, uniquement.

-Exprimer "mes" états émotifs (ne pas mettre l'autre en cause mais exprimer ses propres états émotifs en passant par le « je »)

-Solutions à proposer, adaptées pour l'autre et pour soi

-Conclure, se mettre d'accord et partir sur un nouveau contrat

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Gestion du budget

- Identifier et estimer les différents postes budgétaires - Personnel (bourse doc, technicien, stagiaires, …)

- Amortissement équipement de laboratoire

- Coûts directs - Consommables (fournitures de labo, de bureau, achats

divers: livres, revues, …)

- Missions/colloques (frais d’inscription, de déplacement, d’hébergement, impression de posters, …)

- Frais de formations

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Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle

Clôture

Finalisation de toutes les activités

Clôture officielle du projet ou de la phase de projet

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Les différentes phases d’un projet (cadre logique)

Les différentes phases d’un projet

Initiation Planification Exécution Suivi et contrôle

Clôture

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COMMUNIQUER !!!

Mind mapping

• Schématiser ses idées • Aide au processus décisionnel, à la prise de note, à visualiser

des concepts, …

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◊ sujet central ◊ 1 nœud = 1 idée ◊ couleurs, images, symboles ◊ Pas plus de 6 ramifications par idée ◊ Pas plus de 7 niveaux de connection

Mise en place de la structure d’un

document

Logiciels: X mind, Freeplane, …

A vous de jouer !

• En réfléchissant et en discutant

• En expérimentant:

– Nouveaux outils

– Nouvelles techniques

• En continuant de s’informer…

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