la gestión de rrhh en el gobierno vasco - socinfo.info · 4 primeros pasos para la...
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Agenda1997 Primeros pasos para la racionalización de los RRHH
Problemas detectados2002 – Implantación de los análisis funcionales
ObjetivosAlcanceMaterialización de la concepción dinámica
Funciones-TareasRevisión relación de los Puestos de TrabajoNuevos conceptos surgidosRealización de una encuesta vía Intranet
ArquitecturaEstudio de la encuesta
Trabajo posterior a la encuestaFuncionalidades principales
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2008 Nueva encuesta de puestos de trabajoDiferencias con la anteriorEstudio de la nueva encuestaNuevas funcionalidades
Agenda
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Primeros pasos para la racionalización de los RRHH1997
Se pone en marcha un programa de racionalización de los Recursos Humanos en la CAPV
Problemas detectadosDesajustes en los puestos de trabajo :
Definición y delimitación de funcionesAsignación de los niveles retributivos
Diseño de puestos sin criterios organizativos homogéneos
Enunciados diferentes para las mismas funcionesEnunciados similares para funciones distintas
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales2002
ObjetivosActualización periódica de los puestos de trabajoAdecuación a los cambios organizativos y necesidades de serviciosMejora de la eficiencia de la Admón. a través de la intervención en RRHH
El puesto es una realidad dinámica que se adapta a las necesidades cambiantes de las Administraciones Públicas
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
AlcanceEl decreto será de aplicación al personal funcionario de la Administración General de la CAE y sus Organismos Autónomos quedando excluidos el personal funcionario al servicio de
la administración educativala administración de justiciaOsakidetza – Servicio Vasco de Saludpersonal de la Ertzaintza
Total : 4732 puestos
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Materialización de la concepción dinámica
2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
El puesto es una agrupación de funciones que se descomponen en tareas
Definen las singularidades de los puestosDefinen puestos homogéneos
Unidad de RRHH que adecua personas a puestos : gestiona la diferencia
Unidad básica que define el puesto
Mismas tareas en circunstancias similares : mismo complemento específico
Puestos con responsabilidades similares : mismo complemento de destino.
Procesos para asumir la responsabilidadResponsabilidad asumida
Cómo se debe hacerLo que se debe hacer
TareasFunciones
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Revisión de las Relaciones de los Puestos de Trabajo
Racionalizan y ordenan las estructuras internas de la Admón General de la CAPV y Organismos AutónomosDeterminan las necesidades de personalDefinen los requisitos exigidos para el desempeño de cada puestoPosibilitan el desarrollo de los puestos de trabajo (selección, provisión, promoción, carrera, movilidad, retribución, formación, remoción)
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Nuevos conceptos o redefinición de antiguos
Monografías de los puestos de trabajo
como documento organizativo que describeFunciones y tareasComponentes del perfilEspecificidades de cada dotación
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Puesto tipoPara superar la dispersión organizativa, agrupa dotaciones con similares funciones independientemente de su denominación. Es de transición, desaparece tras la implantación de los Análisis Funcionales. Representan los nuevos puestos de trabajo, con mismo complemento de destino pero pudiendo tener distinto complemento específico.Se subdividen en dotacionesEs trascendental en la estructura organizativa
Puestos antes estudio : 1325 Puestos tipo : 182Puestos : 301Dotaciones : 4906
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Técnico de Gestión Económicay Presupuestaria
Técnico de Gestión Económicay Presupuestaria
Responsable GestiónEconómico Presupuestaria
Responsable Área GestiónEconómico Presupuestaria
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Complemento de destino
Nivel de titulación exigido para desempeñar las funcionesResponsabilidades ejercidas sobre otros : supervisión, control, evaluación, establecimiento de criteriosIniciativa : identificación de problemas y búsqueda de solucionesAutonomía : margen de libertad que posee para adoptar decisionesComplejidad : grado de dificultad de la información que hay que procesar
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Complemento específicoEspecial dificultad técnica
Esfuerzo intelectualConocimientos específicos necesarios
Especial responsabilidadConsecuencias de la incorrecta ejecución de tareasRecursos humanos sobre los que hay responsabilidad jerárquicaRelaciones que necesita establecer con personas del interior y exterior
IncompatibilidadDedicación exclusiva a la Admón Pública
Dedicación Disponibilidad con mayor presenciaDisponibilidad con mayor jornadaJornada partida
Penosidad, peligrosidad, riesgo
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Área funcionalEs una agrupación de puestos de trabajo con conocimientos y/o destrezas comunes Es un reflejo de la especialidad de los productos o serviciosEs trascendental en la política de recursos humanosLa Admón. debe diseñar las rutas y mecanismos de promoción profesional
ObjetivosMejorar el sistema de movilidad : se adecua la capacidad del funcionario a las exigencias del puestoDisminuyen los periodos de aprendizajeOptimiza la gestión de los recursos humanos
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Responsable de Planificación y Coordinación
Responsable de Área de Contratación
Responsable de Contratación
Técnico deContratación
Responsable de Asesoría Jurídica
Letrado ServiciosJurídicos Centrales
Responsable Estudiosy Publicaciones
Técnico Estudios
ResponsableGestión Secretaría
Técnico SecretaríaGeneral
AsesorJurídico
Área jurídica
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Área relacionalSon áreas distintas de las que está el puesto de trabajo con afinidad en los conocimientos exigidos.No implican agrupamiento de puestos, sólo los relacionan.Se puede optar a otros puestos del área funcional y a algunos de otras áreas funcionales
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Sectores Productivosy Competitividad
Gestión Administrativa
Educación y Ciencia
Economía y Hacienda
Atención Social, Empleoy Ordenación Laboral
Acción Exterior
Área jurídica
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Realización de una encuesta vía intranet
Tecnología ASP : – Java Script en cliente– Visual Basic Script en servidor
Base de Datos Oracle
Las preguntas están modelizadas y parametrizadas, residen en una tabla de la BBDD. El usuario puede modificar online las ayudas de las pantallas, el texto de las preguntas o el texto de los informes El usuario autorizado gestiona los usuarios y los accesos a los puntos de menú
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Esquema informático
XLNet Oracle
Servidor de aplicaciones
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
MANUALES DE PROCEDIMIENTO
MATERIAL DE OFICINA
EQUIPOS Y HERRAMIENTAS NECESARIOS EN EL PUESTO DE TRABAJO MATERIAL
RASGOS DE PERSONALIDAD
TITULACIONES MÁS APROPIADAS PARA EL DESEMPEÑO DEL PUESTO
CONOCIMIENTOS DE INFORMÁTICA NECESARIOS EN SU PUESTO
NIVEL DE USO DEL CUARTO IDIOMA PARA EL PUESTO
NIVEL DE USO DEL TERCER IDIOMA PARA EL PUESTO CUARTO IDIOMA EN CASO DE SER NECESARIO
TERCER IDIOMA EN CASO DE SER NECESARIO
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS. TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS. NORMATIVA LEGAL.
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS. TEORÍAS Y CONCEPTOS
HABILIDADES QUE SE REQUIEREN PARA DESARROLLAR EL PUESTO
PERFIL DE QUIEN OCUPA EL PUESTO
REPRESENTACIÓN DE LAS TAREAS EN EL CONTENIDO DEL PUESTO TAREAS MÁS RELEVANTES QUE REALIZA EN SU PUESTO DE TRABAJO
RELEVANCIA DE LAS TAREAS
RASGOS DE PERSONALIDAD
CONDICIONES QUE DIFICULTAN LA EJECUCIÓN DE LAS TAREAS DE SU PUESTO
LOCALIZACIÓN DEL TRABAJO EN EL EXTERIOR
PUESTO/PERSONA QUE PUEDE EVALUAR SU TRABAJO
FORMA DE CONTROL
PUESTO QUE PUEDE MODIFICAR LAS TAREAS PROPIAS DEL PUESTO
A QUIEN TRANSMITE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN EXTERNAMENTE
A QUIEN TRANSMITE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN
DE QUIEN RECIBE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN EXTERNAMENTE
DE QUIEN RECIBE INSTRUCCIONES O INFORMACIÓN DENTRO DE SU DEPARTAMENTO
MOMENTO EN EL QUE SE EJERCE LA SUPERVISIÓN
FORMA COMO SE EJERCE LA SUPERVISIÓN
PUESTO QUE SUPERVISA LA EJECUCIÓN Y RESULTADO DE SU TRABAJO
SUPERVISIÓN, COORDINACIÓN Y CONTROL
PLANTILLAS DE PROCESADOR DE TEXTO O BASE DE DATOS
INFORMES QUE SE NECESITAN EN SU PUESTO INFORMES QUE SE PRODUCEN EN SU PUESTO
Preguntas de la encuesta de puestos de trabajo
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Encuesta de puestos de trabajo
Tareas
El experto está asignado a un puesto tipo por lo que se le ofrecen una serie de tareas para que las valore en cinco conceptos :
Frecuencia de realización de la tarea Duración : tiempo que dedica a ejecutar la tareaConsecuencias de una ejecución inadecuadaDificultad : información y conocimientos necesariosDependencia : relación de esta tarea con las demásFormalización : existencia de procedimiento formalizado de ejecución
Además tiene la posibilidad de añadir las que considera que realiza y no se le presentan
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesEncuesta de puestos de trabajoHabilidades :Aptitudes necesarias para desarrollar las tareas del puesto
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesEncuesta de puestos de trabajoRasgos de personalidad
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Y después de terminadas las encuestas, qué ?Las tareas son el “nudo” por su dificultad y trascendenciaHacemos un estudio de criticidad en el que seleccionamos las tareas por puesto que
– Obtienen las puntuaciones mayores– Las han valorado más expertos – Saturan las funciones
Realizamos entrevista a expertos que han seleccionado esas tareasSeleccionamos las tareas críticasTaxonomizamos, modelizamos y asignamos las tareas al puesto correspondiente
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Igualar tareas propuestas y añadidas por el experto
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesObtención de puestos que han realizado las tareas seleccionadas
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesCálculo automático de tareas críticas
Calcula el menor número de tareas que hay que hacer entrevistas para que el mayor número de dotaciones tenga al menos 2 tareas entrevistadas. Nos sale además una relación de las dotaciones con las tareas que han seleccionado y las cubiertas con lahipotética selección propuesta. Puede que no todos tengan dos cubiertas, siendo esto debido o bien a que sólo ha contestado a una o bien porque nadie más tiene las seleccionadas por él/ella. Se tienen en cuenta como una las consideradas como iguales
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
VALORACIÓN DEL PERFIL
DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO PSICOMOTORAS
DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO MENTALES
DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO REFERIDAS A PERSONAS
DESTREZAS DE PROCEDIMIENTO REFERIDAS A LA TAREA
DETERMINACIÓN DE LOS CRITERIOS DE EJECUCIÓN
CLIENTE RECEPTOR DEL PRODUCTO O PROCESO
FORMA DE MEDIR LA TAREA
DESENCADENANTES DE LA TAREA
PROPUESTAS INICIALES DE SIMPLIFICACIÓN Y MEJORA DEL PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN DE LA NATURALEZA DE LA TAREA
OBSERVACIONES DEL ANALISTA
Preguntas de la entrevista
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Selección final de tareas críticas Modelización : Definición de la tarea según el modo :
verbo + objeto directo + objeto circunstancialTaxonomización : proporcionar un código que la identifique entre las demásAsignación a un puesto
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Realizar encuestasRealizar encuestas
Realizar entrevistasRealizar entrevistas Igualar tareasIgualar tareas
Cálculo decriticidad
Cálculo decriticidad
Selección de tareas
para la entrevistaSelección de tareas
para la entrevista
Obtención de puestos
que han seleccionado
las tareas
Obtención de puestos
que han seleccionado
las tareas
Selección de puestos
a entrevistar Selección de puestos
a entrevistar
Modelización,Taxonomización
y asignación al puesto
Modelización,Taxonomización
y asignación al puesto
Fases para taxonomizar las tareas
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Taxonomización del resto de los descriptores
Recoger todos los textos introducidos por los expertos del puestoComprobamos la frecuencia de cada uno de los conceptosSeleccionamos los críticosModelizamos, taxonomizamos y asignamos al puesto que se estudia
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Principales funcionalidades desarrolladas
Cada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores• Tareas que más realizan• Quienes han realizado la encuesta• Informes de las encuestas contestadas
Definición de “nuevos” puestos de trabajoMesa de formaciónMesa de valoraciónOrganigramasInformes libres
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Cada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesCada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesCada director puede ver los datos introducidos por sus colaboradores
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Se rellena un cuestionario con las siguientes preguntasGeneración de puestos de trabajo
Titulaciones requeridas
Destrezas técnicas
Destrezas mentales
Destrezas de relación con personas
Conocimientos
Tareas que desempeñará
Funciones que desempeñará el puesto
Ámbito de la función
Grupo de titulación
Descripción del puesto
Tras la encuesta un programa calcula si ya existe un puesto similar – por lo cual sólo habría que crear una dotación más – o si es preciso crear un puesto nuevo
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Generación de puestos de trabajo
Grupotitulación
Destrezasinterpersonales
Destrezasmentales
ÁmbitofunciónFunciónConocimientos
Tareas
Destrezastécnicas
Titulación
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
Mesa de formaciónSe ha generado un protocolo de formación cuando se accede a un puesto, el cual conlleva los siguientes puntos
– Formación inicial– Entrenamiento inicial en tareas– Formación específica– Formación para responsables de área o equipo– Orientaciones metodológicas– Método de enseñanza y aprendizaje– Procedimientos de evaluación
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
XXXXXXXXXXXXXX07-05-2004100,000,281114Realizar pedidos a servicios centrales para la adquisición de muebles y material de oficina.
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200499,720,421213Redactar cartas, solicitudes, oficios y notas.
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200499,310,421213Efectuar el registro de dictámenes, Informes y Estudios de la Administración
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200498,891,041513Recepción y seguimiento de documentación para trámite al Consejo de Estado
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200497,851,661416Realizar la distribución de la correspondencia.
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200496,191,941417Atender llamadas telefónicas, servicio de telex, dex; así como las visitas que se produzcan.
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200494,253,465521Envío de documentación para trámite en Consejo de Gobierno
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200490,793,461525Comprobar y registrar firmas de autoridades de la CAP para posteriores legalizaciones y recepción y posterior remisión a las Diputaciones de documentación en relación con adopción internacional
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200487,333,882417Registrar y controlar la correspondencia tanto interna como externa que llega a esa dirección de servicios.
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200483,463,882417Realizar el registro de entrada y salida de documentos
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200479,586,925522Envío de documentación para su publicación al BOPV
XXXXXXXXXXXXXX07-05-200472,6672,665657Recepción seguimiento y tramitación de documentación relacionada con el Parlamento
NombreFechaAcumPesoDifiConsDuraFrecTarea
Mesa de valoración
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
OrganigramasLa explotación de la información permite realizar organigramas
– Jerárquicos– Circuitos de la información– De ejecución de Tareas
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionalesNecesidad de revisar la actualización de la información publicada en la web
¿Que tipo de revisión es?
Recepción de nuevas publicaciones (convocatorias, información puntual,
campañas de divulgación) con respecto a lo anterior publicado
Entrar en la aplicación
Eliminar la información obsoleta
Introducir la nueva información en la aplicación para su posterior
publicación
¿Es alto el número de cambios a realizar?
Introducir los cambios en texto WORD
Convertirlo a código HTML
Introducir esa información en la aplicación
Publicar información en Web
Revisar el Buzón de sugerencias o las dudas de las
personas d e contacto
Identificar las dudas más frecuentes
Recurrir a la información publicada
Dar forma escrita al texto para solventar
ambiguedades y confusiones
Sí
No
Fin
Modificaciones(Mayor claridad)Incluir más
informaciónEliminar
información
Revisar los hipervínculos de las páginas, analizar los motivos y reemplazarlos en su caso
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2002 - Plan de implantación de los análisis funcionales
El 30/6/2007 se realizó la modificación de las BBDD del Gobierno Vasco para asumir las modificaciones que implicaba el estudio, lo cual afectaba a
– Nómina – Gestión de personal– Aplicativos relacionados con el personal
debido a • Cambio en la codificación de los puestos• Cambios en la forma de retribución • Cambios en las “exigencias” de cada puesto (perfil lingüístico .....)Terminado esto se empezó a diseñar la nueva encuesta de puestos de trabajo
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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajo
Diferencias sobre la anterior
Está mucho más dirigida (menos texto libre) y es más completaHace “reflexionar” al expertoProporciona modos de evaluar las contestaciones (afloran inconsistencias)Se cuenta con una experiencia previaSe evalúan tareas, conocimientos y destrezas en frecuencia y complejidad/dificultad en vez de en los cinco conceptos de la encuesta anterior
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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajo
IDIOMAS
ORDENACIÓN DESTREZAS PSICOMOTORAS
DESTREZAS PSICOMOTORAS
ORDENACIÓN DESTREZAS TÉCNICAS
DESTREZAS TÉCNICAS PROPUESTAS Y AÑADIDAS
ORDENACIÓN DESTREZAS MENTALES
DESTREZAS MENTALES
ORDENACIÓN DESTREZAS INTERPERSONALES
DESTREZAS INTERPERSONALES PROPUESTAS Y AÑADIDAS
ORDENACIÓN DE LOS CONOCIMIENTOS
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS PROPUESTOS Y AÑADIDOS
TITULACIONES PROPUESTAS Y AÑADIDAS
APTITUDES
RASGOS DE PERSONALIDAD
PERFIL
ESCALA DE SATURACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
CRITERIOS DE BUENA EJECUCIÓN QUE CORRESPONDEN A CADA TAREA
FUNCIONES QUE CORRESPONDEN A CADA TAREA
ORDENACIÓN DE TAREAS POR EL EXPERTO
TAREAS PROPUESTAS Y AÑADIDAS POR EL EXPERTO
TAREAS
CIRCUITOS DE LA INFORMACIÓN Y PRODUCTOS
FRECUENCIA CON LA QUE SE DESPLAZA AL EXTERIOR
LOCALIZACIÓN DE LA EJECUCIÓN EN EL EXTERIOR
INFORMES QUE SE NECESITAN EN EL PUESTO
INFORMES QUE SE PRODUCEN EN SU PUESTO
EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
CONDICIONES SITUACIONALES QUE DIFICULTAN LA EJECUCIÓN
CONDICIONES CONTEXTUALES
RECEPTOR DEL PRODUCTO Y/O PROCESO
A QUIEN TRANSMITE INFORMACIÓN EN EL EXTERIOR
A QUÉ PUESTOS TRANSMITE INSTRUCCIONES EN EL DPTO.
DE QUÉ PUESTOS RECIBE INSTRUCCIONES EN EL DPTO.
MOMENTO DE LA SUPERVISIÓN
FORMA DE SUPERVISIÓN
PUESTO QUE LE SUPERVISA
SUPERVISIÓN DE LAS TAREAS
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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajo
Puesto tipoTitulaciones
Conocimientos
Puesto
Aptitudes
Destrezas psicomotoras
Destrezas técnicas
Criterios de ejecución
Funciones
Grupo de titulaciónDestrezas interpersonales
Destrezas mentales
DotaciónTareas
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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajo
Nuevas funcionalidades
Control de fiabilidad de las preguntasOpinión de los directores sobre las encuestas realizadasDiseño de los análisis de puestos
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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajo
Control de fiabilidad de las preguntas
Afecta a las preguntas que son puntuables : tareas, conocimientos, destrezas mentales, de relación y técnicas.
Los puntos que se analizan son :
Índice de desviación promedioAcuerdo interjuecesR de PearsonEfecto haloÍndice de curtosis de FisherTendencia central
Índice de asimetría de FisherBenevolencia/Severidad
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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajo
Opinión de los directores sobre las encuestas realizadas
El director o responsable tiene acceso a las encuestas realizadas por su personal, puede leerlase incluso poner los comentarios que considere oportunos
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2008 – Nueva encuesta de puestos de trabajo
Diseño de los análisis de puestosSimilar a la homogenización de la encuesta anterior, por cada descriptor :
si se presenta una hipótesislos introducidos por el experto
• los asimila a uno de la hipótesis• si no existe en la hipótesis pero es interesante lo taxonomiza, lo asocia al puesto y lo asimila
determina los críticos para el puesto
es texto libredetermina los críticos para una taxonomización posterior