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La gestion du La gestion du temps de l’actiontemps de l’action

M3 : Plan d’actionPlan d’action

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La gestion du temps de l’action

TEMPS MAITRISE, TEMPS GAGNE

Maîtriser son temps

Les avantages professionnels d’une bonne gestionde son temps

© ingenious management / gestion du temps

Les avantages pour vous et vos collaborateurs Quelques situations stressantes

Monochronie et Polychronie

Prioritaire, urgent, important

Les taches se divisent en cinq catégories selon leur degré de priorité

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Mieux maîtriser et exploiter efficacement son temps de travail

Les 10 principales causes de perte de temps

Les méthodes et outils associés à une bonne gestion de son temps

Classer avec efficacité vos documents de travail

Comment organiser ?

Les règles de programmation

Récapitulatif des outils utilisés dans la gestion de son temps

Un exemple d’outil: Le téléphone portable

Les grands principes de la gestion du temps

Les moments opportuns pour exécuter des missions ou des taches


Les avantages professionnels d’une bonne gestion de son temps

Si vous maîtrisez votre temps, vous serez:

Plus attentif à vos collaborateurs et à leurs évolutions

Plus apte à développer un bon esprit d’équipe

Plus apte à déléguer

Plus apte à gérer les imprévus

Plus efficace en réunion

Moins tenté de remettre au lendemain, moins stressé

Plus méthodique…

Plus productif et faire plus de choses

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Les avantages pour vous et vos collaborateurs Pour vous :

Pour optimiser vos recherches d’emploi:

-Planifiez vos démarches et vos actions sur un tableau de bord chaque semaine

-Ne pas attendre une réponse trop longtemps d’un employeur

-Anticipez vos actions, analysez vos résultats, allez de l’avant

-Utilisez vos ressources et ( les outils de communications dans l’objectif emploi)

-N’hésitez pas à venir en plus sur d’autres moments pour continuer vos démarches sur la plateforme Emploi. « le jeudi après midi l’accès est libre»

-Vous avez la possibilité de faire des points individuels avec un collaborateur d’Ingenious pour vous aider à optimiser vos recherches d’emplois.

-Profitez des outils, des ressources qui faciliteront vos démarches Ex:G.mail, Bloc Notes, Agenda et les fiches d’actions sur les module.


Vos efforts de maîtrise de votre temps auront des effets bénéfiques sur vos collaborateurs:

En entreprise:

D’être plus motivés pour atteindre vos objectifs qui seront plus précis

D’avoir plus de confiance en vous et en eux

De perdre moins de temps et d’optimiser la communication

D’être plus impliqué dans la politique commerciale du PDV par exemple.



MAITRISER SON TEMPS

• C’est pouvoir le dominer , le contrôler et le contenir.

• Cela se traduit par la construction de ses journées, semaines, mois en donnant une priorité d’exécution des taches à accomplir.

• L’amélioration de cette technique se fait dans la pratique mais

la question essentielle est: Le temps s’envole, oui ou non


Serez-vous

le pilote ou le passager ?


Quelques situations stressantes

Le stress provient souvent d’une perte de contrôle dans notre vie professionnelle ou privée;

Maîtriser son temps permet de réduire ce fléau, cependant il existe dessituations qui engendrent du stress:

•Trop de travail et trop peu de temps

•Retards inévitables (ou pas) et incessants

•Précipitations pour faire plusieurs choses à la fois

.Impossibilité de faire le vide quand on rentre chez soi

•Impatience envers les autres qui ne sont pas assez rapides à votre goût

•Besoin de travailler dans l’urgence ( juste à temps) pour être motivé…



Deux conclusions sur le stress

Le stress (pour certaines personnes) est un facteur de motivation comme

peut l’être le trac pour les artistes, cependant ceci est uniquement vrai pour

des taches manuelles.

« En effet le stress peut augmenter la cadence de missions manuelles Mais en ce qui concerne les missions de réflexion, il est source de perte de temps »

De plus, il est démontré qu’en voulant faire les choses vites,on perd souvent du temps



Monochronie et Polychronie

Une personne est dite polychrone lorsqu’elle exécute plusieurs chosesà la fois.

Les caractères polychrones sont centrés sur les relations.

Programmer et établir des horaires précis est donc difficile voire impossible.

Une personne est dite monochrone lorsqu’elle n’exécute qu’une chose à la fois.

Les caractères monochrones sont centrés sur l’organisation

Aucun des deux styles n’est meilleur, ils sont simplement différents et peuvent

être un avantage pour un type de poste et un inconvénient pour l’autre



Prioritaire, urgent, important

•Prioritaire: Qualité de ce qui vient, passe en premier dans le temps.

•Urgent: Chose dont on doit s’occuper sans retard qui nécessite d’agir vite.

•Important: Chose qui a de grandes conséquences et donc beaucoup d’intérêt.

En conclusion la priorité est un état de fait et cette notion dépend de deux paramètres: l’importance et l’urgence.



Les taches se divisent en cinq catégories selon leur degré de priorité :

Priorité1: Important et urgent: taches à effectuer immédiatement ou très prochainement

Priorité2: Important mais pas urgent: taches essentielles pour la réalisation du projet devantêtre accomplies immédiatement ou plus tard.

Priorité3: Urgent mais pas important: Taches non essentielles à effectuer rapidement ( coup de téléphone routinier).

Priorité4: Ni urgent, ni important: Ces taches ne doivent pas faire partie de votre plan d’actionCes taches ne doivent pas faire partie de votre plan d’action

Priorité5: Le temps perdu: souvent lié à des outils de communication (e-mail, téléphone…)



Les 10 principales causes de perte de temps

•Les interruptions au téléphone et les visites impromptues

•Les priorités changeantes

•Le manque de buts, de priorités et de planification

Tenter de faire trop de choses à la fois et ne pas savoir dire non

•Le manque d’organisation personnelle

•Le manque d’organisation personnelle

•Les réunions sans fin

•L’information incomplète ou arrivant trop tard

•Le trop plein de paperasserie

•Les confusions au niveau des responsabilités ou de l’autorité

( double discours)…

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Les méthodes et outils associés à une bonne gestion de son temps

•Améliorer son espace de travail (ranger son bureau, traiter la paperasse,classer avec efficacité, organiser son espace).

•S’organiser (Tenez un tableau de bord).

•Anticiper sur l’avenir (Programmer, Planifier…).

•Attention au perfectionnisme et à la procrastination*

La procrastination* est un terme relatif à la psychologie qui désigne la tendance pathologique à remettre systématiquement au lendemain quelques actions, qu’elles soient limitées à un domaine précis de la vie quotidienne ou non.

•Fixer des objectifs précis ( SCORE).



http://fr.wikipedia.org/wiki/Psychologie

http://fr.wikipedia.org/wiki/Pathologie

Classer avec efficacité vos documents de travail

•Organiser son système de classement par exemple (mots-clés, fournisseurs, ordre alphabétique, secteur géographique).>>>> le classeur.

•Subdiviser les dossiers: ( dossier du personnel, dossier des fournisseurs,dossier des prospectus, dossier des données chiffrées). >>> les dossiers ou chemises.

•Etiqueter et codifier clairement ( couleurs, numéros, catégories)>>>les dossiers suspendus.

•Classer régulièrement et archiver.>>>Boite d’archives ou cartons.



Comment organiser ? « Optimiser vos recherches »

Analyser les taches et les rôles de votre équipe (fiches de fonction,

procédures)

Partage des taches et définir qui fait quoi? ( Plan de travail)

Définir les actions ( Fiche d’action)

Planifier ( Planning)

Passer les consignes ( méthode QQOQCP*)

Exécuter

Contrôler l’exécution ( Procédures, modes opératoires)

Mesurer les résultats ( Tableau de bord).

*Qui, Quoi, Ou,Quand, Comment et Pourquoi

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Les règles de programmation

•Ne programmez que 60% de votre temps

•Terminez chaque tache avant de passer à la suivante

•Prévoyez des pauses brèves mais régulières dans l’agenda

•Donnez-vous des dates limites

•Pas plus de 10 points par jour

•Segmentez-les taches complexes et exigeantes en sous taches

plus facilement programmables

•Apprenez à évaluer correctement le temps exigé par chacune de

vos taches

•Soyez ambitieux mais ne vous surchargez pas

•Tout ce qui n’est pas indispensable est inutile.



Récapitulatif des outils utilisés dans la gestion de son temps

Ces outils n’ont pas la même utilité:

•Bloc notes, cahier, classeur, dossiers, agenda,

messagerie, télécopie, logiciel de bureautique, ordinateur, échéancier,

pense-bête, tableau de bord, indicateur, fiche de fonctions, organigramme,

règlement, normes…


Un exemple d’outil: Le téléphone portable

•Le téléphone portable est une invention qui, aussi précieuse qu’elle soit peut nous

faire perdre du temps si nous ne l’utilisons pas correctement.

Essayez d’évaluer le nombre de temps que vous passez chaque jour au téléphone,

Auriez-vous pu y consacrer moins de temps? et comment ?



Les mauvaises habitudes du téléphone

•Ne pas préparer ce que vous voulez dire

•Ne pas avoir de stylo ou de papier pour prendre des notes

•Ne pas donner des réponses précises

•Devoir répondre à tous les appels et être dérangé tout le temps

•Problème lié à la communication difficile et être submergé de messages

•Ne pas écouter attentivement et faire plusieurs choses en même temps.



Les grands principes de la gestion du temps

« Plus on a de temps pour accomplir une tache, plus on occupe la totalité du temps disponible au-delà de ce qui était nécessaire. »Il faut donc donner des échéances et des délais réalistes. Loi de Parkinson

« On a tendance à sous-estimer le temps nécessaire par conséquent on court souvent après le temps. »Il faut donc se prévoir des temps pour les imprévus et se programmer des rendez-vous avec soi. » Loi Murphy

« Quand on s’organise, on s’arrange pour faire ce qui nous plait avant ce quinous déplait, ce qui est facile avant le difficile, » H.Laborit (philosophe Biologiste)

« Notre appréhension psychologique du temps dépend de l’intérêt que nous portons à la tache. » Emmanuel Fraisse (psychologue)



Les moments opportuns pour exécuter des missions ou des taches

Fixer l’heure idéale d’exécution des taches

S’accorder des pauses

Optimiser son efficacité en traçant sa courbe d’énergie (pic positif de milieu de matinée, creux d’après déjeuner…).



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