La gestion prévisionnelledes effectifs, des emplois et des compétences (GPEEC) en pratique dans les collectivités territoriales de la petite couronne

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N°1

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Avant-proposLa collection "Les diagnostics de l'emploi territorial" s'enrichitd'une nouvelle série relative à l'observation des pratiques degestion des ressources humaines des collectivités et desétablissements de la petite couronne. Notre ambition est defaire connaître ces pratiques pour favoriser l'échanged'expériences, levier essentiel pour les collectivités territorialesqui s'interrogent sur leur gestion des ressources humaines.

Ce n° 1 est consacré aux pratiques de gestion prévisionnelle deseffectifs, des emplois et des compétences (GPEEC). Lepanorama proposé, non exhaustif, relate des retoursd'expériences de GPEEC, à divers stades d'avancement,illustrant la diversité des démarches des collectivitésterritoriales.

L'observation de ces pratiques montre que les collectivités sontconscientes du défi démographique qui va toucher l'ensemblede la fonction publique territoriale. Elles se préparent à lanécessaire anticipation des besoins en terme d'emplois et decompétences pour demain.

L'analyse des méthodologies utilisées, la manière d'associer lesdifférents acteurs, les résultats obtenus sont autantd'incitations à la mise en oeuvre de ce type de démarched'optimisation des ressources actuelles, car une part de cescompétences se forge dès aujourd'hui pour maintenir etdévelopper encore la qualité du service public local.

Je vous en souhaite une bonne lecture,

Le président du CIG petite couronne

Jacques Alain Bénisti,Député-Maire de Villiers-sur-Marne

SommaireAvant-propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 3

I - Pourquoi cette plaquette ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 4

II - Les pratiques de la GPEEC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 61. Un outil de base de GPEEC : la fiche de poste . . . . . . . . . . .p 6�� La ville de Suresnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .p 8�� La ville de Noisy-le-Grand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 11

2. La démarche métiers : un atout pour la GPEEC . . . . . . . . . p 14�� Le conseil général du Val-de-Marne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 16�� La ville d’Aulnay-sous-Bois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 18

3. La mise en oeuvre de la GPEEC à travers la formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 21�� La direction des bâtiments départementaux (DBD) de la Seine-Saint-Denis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 21�� La ville de Cachan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 23

4. La mise en oeuvre de la GPEEC à travers un plan de recrutement : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 25�� Le musée d’art contemporain du Val-de-Marne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 26

5. La phase préalable à une démarche de GPEEC globale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 27�� La ville de Gennevilliers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 27

6. Les centres de ressources et de formation comme outil de support à la mise en oeuvre de la GPEEC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 30�� Le conseil général du Val-de-Marne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 30�� La ville du Klemlin-Bicêtre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 33

III - Les conditions de réussite d’une démarche de GPEEC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 351. Les méthodes de travail : le mode projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 352. La démarche compétences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 363. L’organisation du partage de la fonction RH . . . . . . . . . . . . . p 384. La prise en compte de l’aspect organisationnel . . . . . . . . . p 395. Le système d’information des ressources humaines (SIRH), outil fondamental d’une GPEEC . . . . . . . . . p 40�� Le conseil général des Hauts-de-Seine . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 41

IV - Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 43

V - Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p 44

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Des craintes ont été identifiées au sein des collectivités,qui expliquent l'hésitation de certaines collectivités àentrer dans une démarche de GPEEC :�� peur de « l'usine à gaz » (une démarche de GPEEC estperçue comme lourde et longue),�� manque de moyens (une démarche de GPEEC estsouvent perçue comme coûteuse en temps et en argent),�� nécessité de convaincre les élus et la direction générale(une démarche de GPEEC est-elle justifiée et à quoi va-t-elle aboutir ?).

Des interrogations subsistent quant à la méthodologie àmettre en place, condition essentielle de réussite d’unetelle démarche :�� quel dispositif de travail mettre en place ?�� comment s'assurer de l'appropriation des outils deGPEEC au sein de la collectivité (fichier des postes,répertoire des métiers, répertoire des compétences …)et comment les faire vivre et les faire évoluer ?�� quelle démarche adopter pour analyser les évolutionsdes métiers de la collectivité ?�� comment réformer les pratiques et les modes defonctionnement pour passer d'une logique de gestion

uniquement administrative à une logique de gestionpar les métiers et les compétences ?�� comment concevoir les actions permettant la mise enoeuvre de la GPEEC : actions de formation, recrutement,mobilité, régime indemnitaire, évaluation, tableaux debord, etc.

L'expression même de gestion prévisionnelle deseffectifs, des emplois et des compétences inquièteparfois.

Aujourd'hui, nous vous proposons de découvrir quelquesréalisations en la matière, conduites par des collectivitésde la petite couronne. Ce ne sont pas les seules. D'autressont en réflexion dans d'autres collectivités. Diversesportes d'entrée de la GPEEC sont illustrées par despratiques effectives. Par "pratiques", nous entendons lamanière concrète, dont est appliquée, mise en oeuvre,exécutée, réalisée la GPEEC dans, et par les collectivités.Les pratiques explicitent les objectifs, les méthodologiesmises en oeuvre et les résultats atteints.

Des craintes et des interrogations subsistent

Dès 2003, le CIG proposait aux collectivités et établisse-ments publics de la petite couronne une plaquette deprésentation des concepts et des outils de la GPEEC. Ilmettait également à la disposition des collectivités unservice dédié aux problématiques de gestion des

ressources humaines avec notamment le développementd'une mission de conseil en GPEEC. Des actions sontmaintenant en cours, il est donc utile d'observer et defaire connaître les pratiques en ce domaine.

I – Pourquoi cette plaquette ?

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La gestion prévisionnelle deseffectifs, des emplois et des compétences (GPEEC),consiste à concevoir, mettreen oeuvre, suivre et évaluerdes plans d’actions enfonction d’objectifs déter-minés. Elle est uneconception prospective etdynamique de la gestion desressources humaines (GRH).

Elle a pour objectif defaciliter l’adéquation desressources actuelles d’unecollectivité, avec ses besoinsà venir. Elle concerne aussibien les besoins quantitatifs(effectifs) que qualitatifs(adaptation des compé-tences des agents auxmissions de la collectivitéainsi qu'à ses moyens).

La GPEEC constitue un enjeupour une collectivité : elledoit lui permettre d'anticiperles évolutions futures de sonorganisation et de sesmétiers, et de professionna-liser ses ressources, en vued'une meilleure qualité duservice rendu aux usagers.

Définition de la GPEEC

La démarche de GPEEC

Recrutement

�� Mobilit� Orientation

professionnelle

Analyse des écarts prévisibles

Formation

Moyens d'accompagnement :�� Communication�� Fonction RH�� Management�� Dialogue social

Organisation

�� Besoins à venir�� Identification des nouveaux besoins�� Ressources futures nécessaires

�� Besoins actuels�� Ressources disponibles

ELABORATION DE PLANS D'ACTION

Orientations stratégiquesde la collectivité

Analyse des évolutions

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�� Le contexte dans les collectivitésDe manière générale, on peut observer la nécessité demettre en place des fiches de poste à partir de la préoc-cupation de construire les premiers éléments pour uneGPEEC.En effet, la prospection auprès de plusieurs collectivitésmontre que la nécessité de formaliser les fiches de posteest liée à des évolutions au sein des collectivités : réorga-nisation des services, préparation de la collectivité à denouvelles mutations comme les départs à la retraite, lesévolutions des métiers, l'élargissement des champs d'acti-vités, la montée en charge des effectifs...

De plus, la mise en place de fiches de poste s'inscrit dansdes évolutions du mode de gestion des ressourceshumaines : généralisation de l'évaluation, mise en placed'un régime indemnitaire en lien avec la notation, prise encompte de la dimension métier et non plus seulement del'aspect statutaire. La fiche de poste est donc un élémentfondamental de la gestion des ressources humaines.

II – Les pratiques de la GPEEC1- Un outil de base de la GPEEC : la fiche de poste

A noterSi les collectivités sont de manière générale sensibilisées àcette nécessité, beaucoup sont encore au début de ladémarche. D'autres utilisent parfois à la place des fiches depostes des documents intermédiaires (demande de créationde poste rédigée par un chef de service, annonce dans lapresse…), ce qui peut générer des dysfonctionnements etsouvent des pertes de temps.

Définitionsl Le poste de travail est la situation concrète d'un individu, définie par un ensemble de tâches ou activités qu'il doiteffectuer, de responsabilités, d'objectifs…Le poste précise les conditions dans lesquelles s'exerce le métier. Chaque poste de travail peut être rattaché à un métier.Il peut y avoir plusieurs postes de travail pour un même métier (Lexique "Gestion des métiers et des compétences",CNFPT - Dominique ROUX, 1996).

l La fiche de poste (ou description de poste) peut concerner un ensemble de postes de travail très proches les uns desautres du fait de missions et activités communes. Ces postes de travail mettent en oeuvre des compétences proches ousimilaires, si bien qu'elles peuvent être étudiées et traitées de façon globale et unique. Néanmoins, lorsqu'un poste detravail ne peut pas être classé dans une catégorie de postes très proches, il peut faire l'objet en lui-même d'une fichede poste.

Remarque : Le terme "profil" s'applique aux caractéristiques attendues de la personne qui occupe le poste.

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�� L'utilité de la fiche de poste dans la collectivité

Pour la collectivité

�� La fiche de poste facilite :- le recrutement et la formation,- l’entretien annuel d’évaluation,- la démarche métiers,- la mise en ouvre des projets de mobilité et l'individualisation des parcours.�� La fiche de poste facilite l'analyse transversale decertaines problématiques :- hygiène et sécurité,- formation,- promotion.�� La fiche de poste permet au responsable decadrer les activités des agents.�� La fiche de poste constitue un outil partagé quifacilite le dialogue entre les services et la directiondes ressources humaines.

Pour l’agent

�� La fiche de poste :- définit la raison d’être de l'agent au sein del’organisation de la collectivité,- permet de valoriser les compétences de chaque agent,- donne un cadre de référence à son activité,- facilite le dialogue avec le supérieur hiérarchique en particulier lors de l'entretienannuel d'évaluation.

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�� L'origine de la démarche et la méthodologie adoptéeEn septembre 2004, la ville de Suresnes entreprend laréalisation de son répertoire des métiers.Première étape de cette démarche : la mise à jour desdéfinitions de postes.Une méthodologie ascendante est adoptée par la ville :état des lieux des postes actuels, puis, regroupement ausein d'un premier niveau d'analyse : la définition de poste.Les métiers de la ville sont définis pour permettre un ratta-chement de chaque définition de poste à un métier.

Un chargé de mission a été recruté pour effectuer ce travail.�� Les étapes de la démarche et les acteursLe travail d'harmonisation a été élaboré à partir desanciennes définitions de fonctions et en référence austatut et au répertoire des métiers du CNFPT.La méthode participative mise en place prévoit des entre-tiens bilatéraux menés par le chef de projet avec les chefsde service et les directeurs de pôle. Quelques agents ontégalement été sollicités pour la description de leursactivités.La nomenclature de toutes les définitions de postes a étévalidée définitivement par la direction générale après uneconcertation entre les responsables des différents serviceset la direction des ressources humaines.Les résultats des entretiens ont été exploités et ontcontribué à enrichir les définitions de postes.

Les organigrammes ont parfois été retravaillés et despostes-types ont été définis.�� Résultats de la démarcheEnviron 250 définitions de postes ont été constituées pour1 000 agents.La définition de poste n’est pas nominative ; elle vise unecible : ce qui est attendu de l’agent en termes de compé-tences et de qualification.�� Les perspectives et les suites à donner à la démarcheLa définition de poste sera utilisée et contractualisée lorsdu recrutement et de l’entretien annuel d'évaluation.Un travail sur la notion de métier est mené en parallèleafin d’élaborer le répertoire des métiers de la ville. Chaqueposte va être rattaché à un métier, une sous-famille et unefamille de métiers.

La démarche d'élaboration des définitions de postes au sein de la ville de Suresnes (Hauts-de-Seine)

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A terme, il est prévu que la base de données des postesainsi que celle des métiers seront accessibles à tous, avecun classement par arborescence. Le chargé de missionaura seul le droit de modification après le processus devalidation.Dans le cadre de l'évolution en cours du système d'infor-mation des ressources humaines (SIRH) de la collectivité,des améliorations pourront être apportées aux rubriquesde la définition de poste actuelle :

- une rubrique sur "Moyens à disposition" du posteapportant des précisions sur les ressources internes(matériel, humain, budget),- une rubrique sur "Gestion du temps et des activités"indiquant les astreintes sur un poste (les contraintes sur letemps de travail ont des incidences sur la rémunération etla vie personnelle de l'agent).

Plus d'information�� L'évaluation des agentsCollection "Les diagnostics de l'emploi territorial", hors-série n°3Plaquette téléchargeable sur le site : www.cig929394.fr (rubri-que "publications") et sur "Ressources", extranet des collectivités(rubrique "emploi / GPEEC").

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1) PosteDéfinit l'intitulé du poste.

2) Positionnement dans l'organigrammeDéfinit le positionnement hiérarchique de l'agent qui occupe leposte dans l'organigramme.�� Service : indique le service dans lequel se situe le postequ'occupe l'agent.�� Pôle : indique le pôle dans lequel se situe le poste qu'occupel'agent.

3) Classement dans un métierPermet d'inscrire le poste dans une vision globale en vue d'uneGPEEC. Un lien existe entre les trois rubriques : métier, sous-famille et famille, et facilite l'identification de passerelles demobilité pour l'agent. La nomenclature des métiers réalisée àpartir du répertoire des métiers du CNFPT et du statut de la FPTest adaptée aux réalités spécifiques de la collectivité.

4) Raison d'êtreExplicite la mission principale du poste au sein de l'organi-sation, lui donne son sens.

5) ActivitésDécrit ce que fait concrètement l'agent sur son poste. Larubrique "activités" regroupe les activités principales et lesactivités secondaires de l'agent. Les activités sont définies pargrands domaines.

6) CompétencesRegroupe la combinaison des savoirs, savoir-faire et savoir-êtreou qualités mobilisés en situation de travail.Le mode de classement des compétences adopté par la ville estle suivant :�� compétences théoriques : connaissances d'un domaine, d'unsecteur d'activité, d'un matériel, d'un outil …�� compétences techniques et pratiques : savoir-faire et misesen oeuvre pratiques nécessaires à un domaine.�� aptitudes et qualités : savoir-être.�� cadre d'emplois et filière : catégorie (A, B, C), filière, cadred'emplois.

Un répertoire des compétences est en cours de réalisation.

7) AccessibilitéCette rubrique est essentiellement utilisée lors d'un recru-tement sur le poste.�� Formation : indique le niveau de qualification (diplômethéorique) que l'agent doit détenir pour occuper le poste. Siaucune formation particulière n'est exigée pour occuper unposte, la nécessité d'une formation en interne pour l'adaptationau poste peut être spécifiée.�� Autres : apporte des précisions, par exemple, la nécessitéd'avoir le permis de conduire.�� Code diplôme : fait référence à une nomenclature dediplômes (comprenant le domaine, le niveau, la spécialité).Un répertoire des diplômes est en cours de réalisation.

8) Environnement du poste�� Relations internes et externes : décrit les relations de l'agentoccupant le poste avec les autres acteurs internes (relation avecles autres agents du service et avec les autres services) etexternes (relation avec des partenaires, et autres profes-sionnels).�� Grandes tendances dans le poste : identifie et décrit lesfacteurs d'évolutions internes et externes du poste.�� Contraintes et caractéristiques particulières : précise descontraintes horaires, des déplacements, des pics d'activitésnécessitant une plus grande disponibilité …

9) Positionnement hiérarchiqueReprésente sous forme d'organigramme le rattachementhiérarchique de l'agent.

10) Signature de l'agentPermet de contractualiser la définition du poste lors durecrutement, ou bien après un entretien annuel d'évaluationen cas de changements.

Les rubriques de la définition de poste de la ville de Suresnes

Contact : Colette BOUSHANEDirectrice des Ressources Humaines

rh@ville-suresnes.fr

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�� Origine de la démarcheLa démarche de conception du fichier des postes de laville de Noisy-le-Grand a été lancée en 2004. Objectifopérationnel : principalement, améliorer les entretiensde recrutement et les entretiens annuels d'évaluation.Une définition plus précise des missions et des postesdoit permettre de faciliter le recrutement et laformation et s'intégrer dans une démarche de gestionpar les compétences. Ainsi, elle contribue à améliorerle service rendu aux usagers.La fiche de poste doit également favoriser unemeilleure attribution du régime indemnitaire. En effet,une grille précise des critères d’attribution a étédéfinie et nécessite une description précise des posteset des compétences.Enfin, la fiche de poste est un outil de la GPEEC quidoit permettre de repérer les métiers sensibles, lesmétiers à risques, les métiers en évolution.Auparavant, la fiche de poste était créée au fur et àmesure des recrutements, et n’était pas systématique.Grâce à la procédure d’actualisation des fiches depostes en cours, l’outil va être généralisé pour chaque"emploi-type" de la collectivité. Le classement descompétences doit encore évoluer.�� La méthodologieLe fichier des postes est élaboré grâce à une méthodo-logie associant les agents qui décrivent leur poste, les

chefs de service et la direction des ressourceshumaines, laquelle élabore la fiche de poste à partird'une fiche-type préalablement définie.Les appréhensions de certains agents ont finalementété dissipées. En effet, la démarche leur a permis d'êtredavantage reconnus professionnellement, notammentpar leurs supérieurs hiérarchiques qui ont pu mesurerl'étendue de leurs missions.�� Résultat de la démarcheLa démarche d'élaboration de la fiche de poste n'estpas encore totalement aboutie, mais, des évolutions sedessinent :- la classification des compétences va évoluer,- la fiche de poste n'est pas nominative, mais la ques-tion de sa contractualisation par l'agent aprèsl'entretien annuel d'évaluation, ou l'entretien de recru-tement, se pose.

La démarche d'élaboration des fiches de poste au sein de la ville de Noisy-le-Grand (Seine-Saint-Denis)

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1) Intitulé du poste�� Direction : définit le rattachement de l'agent dans l'organi-gramme.�� Service/unité : définit l'environnement immédiat du poste(équipe, rattachement hiérarchique direct).��Métier : fait référence au métier auquel est rattaché le poste.Le travail de ventilation des postes par métier a été réalisé àpartir du répertoire des métiers du CNFPT, mais également, atenu compte des spécificités des métiers de la collectivité, duRépertoire Opérationnel des Métiers et des Emplois (ROME) del'ANPE.�� Grade théorique/catégorie : apporte des éléments sur lesconditions statutaires requises pour occuper le poste. Cetteindication définit et reconnaît les qualifications requises. Mais,le grade reste une indication théorique et la démarche degestion par les compétences est privilégiée par la collectivité.�� Temps complet/temps non complet/possibilité de tempspartiel2) MissionDéfinit la mission principale du poste au sein de la collectivité,sa raison d'être. C'est la traduction individuelle des missionsassignées au service. Cette rubrique est à l'origine des objectifsannuels, elle précise le niveau plus ou moins direct de respon-sabilité du poste. Elle définit également le domaine principal derésultat sur lequel l'agent exerce une responsabilité totale oupartielle.

3) Position dans l'organisationPrécise les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles et permetune visualisation sous forme d'organigramme. Situe le postedans un service et dans une direction.

4) Activités principalesPrésente les activités qui contribuent à l'accomplissement desmissions indiquées à la rubrique "Mission".

6) Compétences et aptitudes requises��Connaissances�� Compétences techniques ou savoir-faire : la mention d'unetechnicité particulière est indispensable.�� Aptitudes : qualités attendues de l'agent (exemple : organi-sation, adaptation, dynamisme).

7) Exigences du postePrécise le niveau de diplôme théorique requis, le niveau d'expé-rience, et les éventuelles habilitations nécessaires pour occuperle poste.

8) Environnement du posteDécrit les relations fonctionnelles en interne et en externe (lesservices, les élus, les fournisseurs), les moyens à disposition(budget, matériel, humain), les conditions particulièresd'exercice, les expositions aux risques professionnels, les primesou indemnités liées au poste, le lieu de travail, les horaires etorganisation du temps de travail.

Les rubriques de la fiche de poste de Noisy-le-Grand

Contact : Françoise LEMAIREDGA-RH

francoise.lemaire@ville-noisylegrand.fr

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A retenirl Les évolutions de la fiche de posteLes actions décrites dans les pratiques ci-dessus utilisent une démarche pragmatique visant à construire un outilévolutif dans les rubriques utilisées et les modalités de mise à jour.

Un travail de refonte du SIRH offre une opportunité pour améliorer les rubriques de fiches de postes existantes ausein de la collectivité.

La mise en évidence d'une évolution vers un grade et un changement de régime indemnitaire accentue la dimensionprévisionnelle de la fiche de poste.

l Les conditions de mise en oeuvre de la fiche de posteElles sont liées à la nécessité de :

- définir une procédure de validation hiérarchique,

- définir et respecter une procédure de mise à jour : si les postes sont dans un système d'information desressources humaines (SIRH), il est également nécessaire de définir des droits de modification,

- définir une procédure de communication et de diffusion du répertoire des postes à jour auprès des agents.�� La fiche de poste est un descriptif théorique de ce qui est attendu de l'agent, et par conséquent, peut évoluer. Lafiche de poste ne doit pas servir de "bouclier" derrière lequel l'agent se réfugie pour ne pas accepter des souplessesdu poste en fonction des nécessités de service. Elle ne doit pas non plus bloquer les évolutions de l'agent qui occupele poste : elle peut être enrichie lors de l'entretien annuel.��Une fiche de poste doit se situer dans le temps, et montrer que des passerelles existent d'un poste à un autre. Pourqu'elle soit efficace, elle doit être un compromis entre une description trop fine et figée du poste et un tableau tropvague et peu utile.

l Les conditions de réussite d'une démarche de conception de fiches de postesLa procédure de communication et de partage de l'outil de gestion que constitue la fiche de poste est une conditionde réussite majeure de la démarche. En effet, les agents et les services qui ont été mobilisés dans l'élaboration decet outil doivent se l'approprier et le faire vivre.

Le tableau en annexe n°1, page 44 propose une méthodologie de conception du fichier des postes de la collectivité.

Les descriptions des postes sont un élément majeur dans la démarche de GPEEC. Elles induisent une démarche degestion des ressources humaines sous l'angle de la gestion des compétences (adéquation des compétences acquisesaux compétences requises).

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�� Le contexteL'approche métiers est de plus en plus utilisée par lescollectivités. Cette démarche et la gestion statutaire sontdeux approches complémentaires : à côté du statut, eten lien avec lui, une vision métiers/compétences estintégrée. L'intérêt de mixer les deux approches est demontrer les espaces de mobilité pour un agent quioccupe un grade, en mettant en avant les compétencesnécessaires. Ceci permet de mieux anticiper les évolu-tions et d'accompagner les parcours individuels.Ainsi, l'élaboration de fiches métiers ou d'un répertoirecomplet des métiers de la collectivité constituent desoutils précieux de gestion individuelle et collective àdifférents stades de la GRH : recrutement, évaluation,formation, promotion, mobilité.

La fonction publique hospitalière (FPH) a publié sonnouveau répertoire des métiers en novembre 2004, lafonction publique d'Etat (FPE) a adopté la mêmedémarche en publiant le répertoire interministériel desmétiers de l'Etat (RIME) en juin 2006. Le centre nationalde la fonction publique territoriale (CNFPT) a présentéune actualisation de son répertoire des métiers territo-riaux en avril 2005 (une première version date de 1993).L'enjeu d'un tel mode de gestion des ressourceshumaines pour les collectivités est la qualité du servicepublic : pour rendre un meilleur service, les directions desressources humaines doivent savoir repérer les compé-tences nécessaires.

2- La démarche métiers : un atout pour la GPEEC

Définitionsl Le métier : Un métier se caractérise principalement par la maîtrise de savoir-faire professionnels. Il est défini par unefinalité, des activités et des compétences.

Un métier peut être identifié par le rapprochement d'un ensemble de postes de travail aux activités et compétencesidentiques ou proches, permettant aux individus de passer d'un poste à l'autre de manière réciproque dans un certain délai.

Selon la nomenclature des métiers territoriaux, ce délai est variable de 1 à 12 mois. Il s'agit d'un délai courammentconstaté pour l'adaptation à une nouvelle situation de travail, sans formation complémentaire (ou avec une formation demoins de 15 jours). Ce délai varie en fonction du niveau auquel s'exerce le métier.

Un métier n'est pas directement lié à une structure ou une collectivité. Il n'est pas non plus directement rattaché à uneclassification statutaire (Lexique de gestion des métiers et des compétences, CNFPT - Dominique ROUX, 1996).

Un métier évolue en fonction des transformations de l'environnement (économique, social, juridique, évolutions techno-logiques…). Il peut comprendre différents niveaux. Ainsi, dans un même métier, un agent peut évoluer d'un niveau"débutant" vers un niveau "expert".

l Le répertoire des métiers : c'est une photographie des métiers existants, classés dans des familles professionnelles. Ilpermet une meilleure connaissance des ressources actuelles en vue d'une GPEEC et, grâce à sa dimension prospective,identifie clairement les besoins en compétences dans les collectivités territoriales et établissements publics.

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�� L'utilité du répertoire des métiers

Pour la collectivité

�� Permet de décrire et d'analyser les métiers de lacollectivité et d'identifier les facteurs d’évolution.�� Facilite la définition d'actions de GPEEC liées auxmétiers exercés :- est un outil de prévention des risques profes-sionnels et de l'usure professionnelle,- facilite la conception du plan de formation et lamise en oeuvre de parcours individualisés demobilité,- permet la complémentarité entre les différentsmodes de développement des compétences :formation, recrutement, mobilité.

Pour l’agent

�� Permet de faire connaître et de valoriser lescompétences mises en oeuvre.�� Favorise l'évolution professionnelle de l'agentdans son métier.�� Met en valeur des passerelles entre métiers.�� Favorise la mobilité.

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�� Origine de la démarcheChacune des 20 circonscriptions d'action sociale duconseil général du Val-de-Marne a été réorganisée autourd'un pôle accueil et d'un pôle accompagnement, avec despersonnels (secrétaires et assistants sociaux) spécialiséspar pôle.C'est dans ce contexte de changement que les assistantesde direction ont demandé une clarification de leurs posteset de leurs responsabilités. Dans le même temps, lesresponsables de circonscription ont souhaité un soutienrenforcé de la part des assistantes de direction.Plusieurs dysfonctionnements ont été constatés :doublons, mauvaise définition des descriptions de postesdes assistantes de direction influençant sur l'organisationadministrative des circonscriptions. En 2003, la directionde l'action sociale a donc passé une commande auprès dela direction des ressources humaines afin de profession-naliser les fonctions des assistantes de direction auprèsdes responsables de circonscription.�� La commande de la direction de l'action socialeA ce stade, la direction de l'action sociale demande à ladirection des ressources humaines, et notamment ausecteur formation, d'identifier en commun les activités etles compétences attendues des assistantes. Il s'agit d'ana-lyser les écarts avec leurs activités actuelles et les compé-tences mises en oeuvre, et de proposer des actions visantà réduire ces écarts identifiés. L'objectif est de clarifier lesmissions, professionnaliser les agents et de mettre enadéquation les compétences et le grade lié au poste.

�� La démarche1) Les outils utilisés dans cettedémarche- La fiche de poste et la fiche métierDes groupes de travail associant lesresponsables de circonscription, lesassistantes, un conseil en référentielde compétences du secteur formation et un représentantde la direction de l'action sociale ont été mis en place afinde décrire les compétences et les activités des assistantesde direction.Une fiche de poste a été finalisée. Les assistantes dedirection sont dénommées "assistantes de directionauprès du responsable de circonscription". Cettedémarche a permis d'homogénéiser les postes.Une fiche métier d' "assistante de direction auprès duresponsable de circonscription" est également élaborée,et permet de formaliser les conditions d'accès au métier,les passerelles de mobilité, les compétences requises lorsdu recrutement, ainsi que le grade correspondant aumétier.La fiche de poste, et la fiche métier ont été validées encomité technique paritaire (CTP) en octobre 2004.

- Les référentielsEn 2005, le référent métier de la direction des ressourceshumaines, ainsi que l'adjoint du chef de service socialdépartemental élaborent des outils pour identifier etanalyser les écarts entre les compétences attendues dansla fiche de poste et les activités quotidiennes des assis-tantes de direction.- Un premier référentiel, étroitement lié à la fiche deposte est proposé. Il va permettre aux assistantes de

Les fiches métiers des secrétaires de circonscription du conseil général du Val-de-Marne

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direction de s'auto-évaluer en positionnant leurs compé-tences et leurs savoirs à partir d'interrogations: " qu'est-ce que je sais faire seul ? ", " fais avec difficulté ? ", " nesais pas faire ? ". Il va permettre également de repérer lamanière dont les assistantes de direction ont acquis leurscompétences : par la pratique professionnelle, parl'accompagnement tutoral, par la formation.- Un second référentiel est élaboré simultanément. Cedocument sera rempli conjointement par le responsablede circonscription et l'assistante de direction au regard dupremier référentiel. Le positionnement se situe sur lescompétences acquises, à renforcer, à acquérir des assis-tantes de direction, et la façon dont ces compétencesvont être renforcées et / ou acquises : par la pratiqueprofessionnelle, par l'accompagnement tutoral, par laformation, ou par une autre aide.

2) Recueil, analyse des écarts, et proposition d'actionsEn mars 2006, une réunion d'information concernant lesmembres de la direction de l’action sociale, la directiondes ressources humaines, les assistantes de direction, lesresponsables de circonscription, est organisée afind'expliquer le contexte, les objectifs et la démarche, ainsique la manière dont les référentiels vont être mis enoeuvre.Entre avril et juin 2006, les assistantes de direction sontreçues en entretien individuel par le conseil en référentieldu secteur formation afin de compléter le référentield'auto-évaluation. Ainsi, le conseil en référentiel a puidentifier les activités, les compétences et leur moded'acquisition.Des entretiens individuels supplémentaires ont étéeffectués entre le conseil en référentiel du secteurformation et quelques assistantes de direction n'ayant

pas le grade requis par la fiche de poste. Ces entretiensont permis de clarifier les démarches de projet profes-sionnel de chacune, de comprendre leurs parcours profes-sionnels et de formation, de poursuivre la réflexion sur lesmodalités de concours et d'épreuves et d'identifier lesactions de formation à mettre en oeuvre pour atteindre legrade en adéquation avec le profil de poste.Parallèlement, un travail de binôme entre chaqueresponsable de circonscription et son assistante dedirection est réalisé à partir du second référentiel. Cetravail aboutit à des constats partagés sur les compé-tences, les activités et les modalités pour renforcer et/ou acquérir les compétences.Actuellement, le conseil en référentiel du secteurformation, ainsi que le représentant du secteur socialdépartemental travaillent à l'analyse qualitative et quanti-tative des données recueillies. Ils élaborent en commundes propositions d'actions visant à professionnaliser lesassistantes de direction auprès des responsables decirconscription selon la commande initiale. Ces proposi-tions devront faire l'objet d'une validation hiérarchique dela direction des ressources humaines et de la direction del’action sociale. Puis, une réunion est prévue en novembre2006 associant les assistantes de direction, les respon-sables de circonscription, la direction de l'action sociale etla direction des ressources humaines pour une restitutiondu second référentiel et une présentation des propositions.

Contact : Valérie NOSTRY, Assistante RH, Conseil en référentiel de compétences

Service effectifs et formation

valerie.nostry@cg94.fr

�� Les origines de la démarcheLe répertoire des métiers de la ville d’Aulnay-sous-Boisest à la fois une représentation ordonnée, un classement,et une brève description des 182 métiers exercés par lesagents communaux. Il a été créé sous la responsabilitédu chargé de GPEEC de la ville après la réorganisation etl'application de la démarche métiers à trois secteurs : ladirection des ressources humaines, la direction dessystèmes informatiques, le service de la restauration.Le répertoire des métiers de la ville d'Aulnay-sous-Boisa pour principaux objectifs :- d’avoir une bonne connaissance de l’ensemble desmétiers de la ville, de repérer des passerelles demobilité d'un métier à un autre, de servir de base et derepère pour la description des postes et l'évaluationprofessionnelle des agents,- de forger un langage commun que la DRH doit entre-tenir avec tous les acteurs de la collectivité pourexercer ses missions essentielles,- de permettre des analyses qualitatives et quantita-tives par métier, et non plus seulement par grade etd'asseoir les bases d’une GPEEC en intégrant unelogique métiers / postes / compétences,- d'être un support pour appuyer l'élaboration depolitiques RH.�� Les acteurs de la démarcheLa direction des ressources humaines est porteuse duprojet qui a été validé en direction générale.

Une participation de l'ensemble des chefs de servicesur la base d'entretiens a permis d'inventorier et

d'analyser les postes, puis de déterminer les métiers de

la collectivité. Les validations et relectures ont étéeffectuées entre le chef de projet GPEEC et les diffé-rents chefs de service.�� Les étapes et le produit de la démarcheUne nomenclature des métiers validée par la directiongénérale a été élaborée à partir des postes individuels etd'un repérage des grands champs d'activités de la ville.

Une première édition du répertoire a été diffusée àl’ensemble des services en 2002. 17 familles de métiersont été identifiées, ventilées en 58 sous-familles et182 métiers.�� Pour chaque métier, les rubriques sont les suivantes- Définition : donne une description synthétique desactivités d'un métier et précise les spécificités pourcertains secteurs d'un même métier ;- Synonymes : autres appellations du métier ;- Postes : postes rattachés au métier ;- Lieux d'exercice : service ou secteur dans lequel lemétier est exercé.

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Le répertoire descriptif des métiers de la ville d’Aulnay-sous-Bois (Seine-Saint-Denis)

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- Accès au métier : définit les conditions d'accès(diplômes, maîtrise d'un savoir-faire spécifique)- Cadre d'emplois : fait référence au statut enprécisant le cadre d'emplois et éventuellement legrade requis pour exercer le métier.�� Plusieurs outils complémentaires ont été mis en place- une base de données liant chaque agent à un grade,à une structure, à un poste, à un métier (un logiciel degestion des RH comportant un module « gestion despostes et des compétences » est en phase de test),- une cartographie des métiers classés par famille etsous-famille professionnelle.

�� Les impacts de la démarche- un développement de la mobilité est constatéepuisqu'un quart des postes sont pourvus par la voie dela mobilité interne,- la reconnaissance des métiers et des compétencesprocure une satisfaction réelle aux agents,- des analyses quantitatives et qualitatives dans ledomaine des ressources humaines se développent pourconstruire l'avenir et anticiper le choc démographique,- sensibilisés aux métiers, les agents sont devenus desacteurs de leur développement professionnel,- le dialogue social est facilité,- une réflexion plus fine s'effectue sur les rémunéra-tions, en lien avec les profils de postes.

Les points forts de la démarche

Le répertoire permet une gestion par poste et parmétier, et non plus seulement une gestion pargrade.

Le répertoire permet une meilleure identificationdes passerelles de mobilité, basée sur les capacitéset les compétences et non pas une mobilité à " l'affectif " ou " une mobilité-sanction ".

Le répertoire permet un recrutement basé sur lescompétences et une fiche de poste détaillée.

Les limites du répertoire des métiers

Mais le répertoire des métiers ne décrit pas lescompétences nécessaires pour exercer un métier. Ilest donc complété par un répertoire des compé-tences détaillé (intitulé du métier, rappel de ladéfinition, choix des activités principales, suivi dessavoirs, savoir-faire, savoir-être ou compétencesrelationnelles, aptitudes, considérés comme essen-tiels au métier, détaillés dans les fiches de postes etinventoriés). Ce répertoire des compétences estactuellement en cours de conception.

Contact : Leonel DAL CORNOChargé de mission Ressources Humaines

ldalcorno@aulnay-sous-bois.com

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A retenirl Les conditions de réussite d'une démarche de conception d'un répertoire des métiersElles sont liées à la nécessité de :��mettre en place des groupes métiers et savoir les gérer (uniformité des méthodes, respect des délais, gestion deséventuels conflits),�� définir une procédure de communication et de diffusion du répertoire des métiers auprès des agents de la collec-tivité,�� veiller à la mise à jour régulière du répertoire des métiers.

- Pour que le répertoire des métiers soit efficace, il est nécessaire de :�� concilier métier et statut,��définir des rubriques pertinentes de la fiche-métier,��définir les finalités de la fiche-métier par rapport à la fiche de poste,�� rattacher toutes les fiches de postes à un métier, une sous-famille et une famille.

l Une nécessaire appropriation de l'outil par les différents acteursLes responsables en ressources humaines qui ont mis en place un répertoire des métiers au sein de leurs collectivitéset l'exploitent sont satisfaits. Il s'agit d'un outil de gestion individuelle et collective qui crée une dynamiqued'accompagnement personnalisé des agents dans leur parcours. C'est alors un outil utilisé au quotidien pour le recru-tement, la mobilité, l'évaluation. C'est également un bon vecteur de communication. Le répertoire des métiers estun appui, qui est à faire vivre au sein de la collectivité, son appropriation par tous est une étape importante àfranchir.

Le tableau en annexe n° 2 page 45 propose une méthodologie de la conception du répertoire des métiers.

l Le répertoire des métiers du CNFPTMis à jour au mois d’avril 2005, le répertoire des métiers territoriaux du CNFPT intègre les évolutions statutaires etprofessionnelles des collectivités territoriales depuis la dernière version de 1993.

Le répertoire n’est pas un outil juridique, mais un outil de gestion des ressources humaines mis à disposition des collec-tivités locales.

Outil destiné également aux agents, le répertoire permet de visualiser la famille professionnelle d'appartenance de leurmétier et d'identifier les passerelles de mobilité.

Il indique pour chaque métier une correspondance avec les cadres d’emplois principalement rencontrés dans les collec-tivités. Il permet d'identifier les facteurs d'évolution d'un métier.

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�� L'origine de la démarcheUne volonté de la direction générale ainsi qu'une attentedifférente des élus en matière de politique des bâtimentsest à l'origine de la réorganisation de la DBD du conseilgénéral de la Seine-Saint-Denis.En effet, d'une mission de prestataire de service, lamission de la DBD devait évoluer vers de l'expertise enmatière de bâtiment.�� Les étapes et les acteurs de la démarcheLa réorganisation de la DBD s'est effectuée en deuxétapes :1) Entre 1990 et 1993, les effectifs de la DBD avaient étéréduits : 40 postes d'agents techniques ont été supprimés(ce qui signifie une quasi-suppression de la régie-bâtiment). A chaque libération de poste, les agents ontété replacés sur des postes de surveillants de travaux deniveau technicien. N'ayant pas toujours ce niveau, unplan d'accompagnement a été mis en place.2) Les services existants ont été transformés depuis la mi-juin 2005 (d'une répartition du patrimoine géographiquevers une répartition thématique), et deux services supplé-mentaires ont été créés : le service administratif etfinancier, et le service de l'ingénierie (en charge de laconstruction des études générales et de la veille techno-logique).

En 2006, la réorganisation n'est pas encore totalementaboutie : tous les postes ne sont pas pourvus et un travailen interne reste encore à faire, de même qu'un travailtransversal dans les relations avec les autres directions etservices, afin de préciser les limites du "qui fait quoi" etd'articuler les missions respectives de chacun.La direction du personnel est un acteur important de ladémarche : elle a été sollicitée par la DBD pour l'accom-pagner dans la motivation et la formation de ces agentsafin de les amener vers un grade de technicien supérieur.Le futur technicien doit être au centre de la relation entrele département et le terrain. L'enjeu de la transformationdu capital humain est donc essentiel : il s'agit de dépasserdes écueils tels que le manque de maîtrise de l'écrit, del'outil informatique, ou encore la peur des concours.

3 - La mise en oeuvre de la GPEEC à travers la formation"C'est peut-être la vocation la plus profonde de la formation continue que de faciliter et accompagner les évolutions à moyen terme." (Alain Meignant)

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L’accompagnement d’une évolution d’organisation par la formation à la direction départementale des bâtiments (DBD) du conseil général de la Seine-Saint-Denis

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�� Le dispositif mis en placeLa direction du personnel a mis en place un dispositif deformation générale de base (FGB) pour les concours detechnicien supérieur et de contrôleur. Un dispositif deformation de formateurs internes a également été mis enplace afin de préparer les agents à passer le test donnantaccès à la préparation aux concours, mais également pourune meilleure efficacité au travail, pour un meilleurservice public et pour le développement individuel dechaque agent.L'accompagnement a été personnalisé puisque, suivantles agents, certains ont fait une demande de validationdes acquis de l'expérience (VAE), d'autres ont passé leconcours avant même la mise en place du dispositif,d'autres encore s'orientent vers de la formation interne.�� La mise en oeuvre de la démarcheLe plan d'accompagnement par le bureau de la formationdébute en janvier 2006 afin de permettre aux agents depasser les sessions de concours de l'année 2006. Les

résultats du dispositif sont connus : pour la filièretechnique, 4 réussites au concours de technicien, et 3réussites au concours de contrôleur de travaux ; pour lafilière administrative : 1 réussite au concours derédacteur territorial, 1 réussite à l'examen professionnelde rédacteur territorial, 1 réussite à l'examen profes-sionnel d'adjoint administratif. Une évaluation du dispo-sitif est prévue dans 2 ans.Il est possible de dire que la DBD est totalement satisfaitede l'accompagnement proposé par la direction dupersonnel. En effet, si l'implication des agents est unecondition de réussite majeure de cette transformation ducapital humain, l'écoute de la direction du personnel apermis d'inscrire la formation générale de base enpriorité, et d'augmenter le budget formation de la DBD.

Contact : Alain SALLANDRE,Directeur des Bâtiments Départementaux

du conseil général de la Seine-Saint-Denis

asallandre@cg93.fr

Contact : Elisabeth DUBOS,Référent de la formation du personnel

edubos@cg93.fr

Contact : Patricia BUGEDirection du personnel / formation

pbuge@cg93.fr

Plus d'informations�� Le plan de formationCollection "Les diagnostics de l'emploi territorial", hors-série n°2Plaquette téléchargeable sur le site : www.cig929394.fr (rubri-que "publications") et "Ressources", extranet des collectivités(rubrique "emploi/ GPEEC").

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�� Les origines de la démarcheLa politique en faveur de la mobilité est importante ausein de la ville de Cachan ; elle permet d'accompagner lesagents dans leurs souhaits d'évolution et de réorien-tation, de gérer les reclassements, de favoriser lesréussites aux concours et examens professionnels.�� Les acteurs de la démarcheLa direction des ressources humainesreçoit les agents à titre individuel pourles accompagner dans leurs souhaitsd'évolution et de réorientation, pourexaminer leurs compétences acquises,leurs possibilités de mobilité au sein dela collectivité et les besoins prévisiblesau sein des services.La direction des ressources humainesréalise en moyenne 10 à 15 entretiens paran pour une éventuelle mobilité interne.�� Le contenu de la démarche et lesrésultats obtenusPour favoriser les réussites aux concourset examens professionnels, la directiondes ressources humaines a mis en placedes actions de formation "intra" assuréespar des formateurs internes, notammentpour les examens professionnels d'adjoint administratif etde rédacteur.Les résultats sont satisfaisants, puisqu'en 2005, pourl'examen professionnel d'adjoint, sur 11 inscrits, 10 agents ont été reçus, et pour l'examen professionnelde rédacteur, sur 4 inscrits, 2 agents ont été reçus. Laville mène une politique active de reconnaissance des

réussites aux concours, puisque les agents sont systé-matiquement nommés.Le dispositif a également fait ses preuves sur d'autresfilières en cohérence avec des besoins pour la collec-tivité : ainsi, des postes de policiers municipaux ont étépourvus grâce à des candidatures internes, alors que la

ville avait des difficultés àrecruter sur ces métiers.Pour gérer les reclassements, quiconcernent essentiellement desagents des services techniques(voirie, bâtiment) et des agentsd'entretien, des actions deformation à la maîtrise de l'outilinformatique, à l'accueil et aucontact avec le public sont misesen oeuvre. La direction desressources humaines a mis en placedes remises à niveau sur desmatières comme le français, ou lesmathématiques. Les agents décla-rés inaptes à leurs fonctions sontsouvent reclassés sur des postes àdominante administrative : secré-tariat, accueil, courrier.Les résultats sont satisfaisants

puisque l'absentéisme des agents sur ces postes est ennette diminution. L'objectif est, à partir de ces résultats,de développer les préparations en "intra".

Le soutien à la mobilité professionnelle à la ville de Cachan (Val-de-Marne)

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Contact : Luc PASCUALDirecteur des ressources humaines

luc.pascual@ville-cachan.fr

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A retenir�� La formation est un processus clé dans la mise en oeuvre d'une GPEEC, bien qu'elle ne soit pas l'unique moyen dedéveloppement des compétences pour une collectivité : le recrutement externe, le soutien à des parcours individuelsde mobilité, la gestion de projet, les échanges de pratiques, etc., constituent d'autres leviers.�� L'entretien annuel d'évaluation est un moment idéal pour l'agent pour faire le point sur ses compétences, sesprojets d'évolution ou de mobilité, exprimer ses besoins, négocier les conditions dans lesquelles du temps deformation et un financement peuvent être accordés par la collectivité.�� L'évaluation des résultats de l'action de formation permet d'analyser son impact sur l'activité professionnelle del'agent.

Plus d'informations�� La mobilité interneCollection "Les diagnostics de l'emploi territorial", hors-série n°4.

Plaquette téléchargeable sur le site : www.cig929394.fr (rubrique "publications") etsur "Ressources", site extranet des collectivités (rubrique "emploi/ GPEEC").

�� La concertation annuelle en petite couronne, "Synthèse et perspectives2004" Collection "Les diagnostics de l'emploi territorial", série "Les études sectorielles" n°3 (p 16 à 18).

Plaquette téléchargeable sur le site : www.cig929394.fr (rubrique "publications") etsur "Ressources", site extranet des collectivités (rubrique "emploi/ GPEEC").

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�� Le contexteLes exigences sont de plus en plus fortes de la part desdifférents acteurs du recrutement : les encadrantsrecrutent davantage sur la base de compétences pour unmétier spécifique, que sur un cadre d'emplois ; les élus

sont soucieux de la qualité du service public ; les agents candidats se construisent une carrière. Et ce, dans uncontexte de nécessité de maîtrise de la masse salariale,qui ne permet pas une reconduction automatique depostes.

4 - La mise en oeuvre de la GPEEC à travers un plan de recrutement pour permettrel’ouverture d’un nouvel équipement

l Définition Le recrutement se définit comme la meilleure adéquation possible entre un poste et une personne. Recruter permet depositionner la bonne personne à la bonne place et au bon moment.

�� Le préalable au recrutement Le recrutement n'est pas le seulmoyen de répondre aux besoinsde développement des compé-tences de la collectivité.

Recrutement Réorganisation Mobilité interne

Analyse du besoin

Plus d'informations�� Le recrutement, mode d'emploiCollection " Les diagnostics de l'emploi territorial ", hors-série n°7

Plaquette téléchargeable sur le site : www.cig929394.fr (rubrique " publications ") etsur " Ressources ", site extranet des collectivités (rubrique "emploi/ GPEEC").

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�� Origine de la démarcheLe musée d'art contemporain du Val-de-Marne (Mac-Val)a été inauguré en novembre 2005. Après une collaborationavec les musées nationaux de France (MNF), les métiersnécessaires à l'ouverture du musée ont été identifiés(conférenciers, agents d'accueil et de surveillance).Les élus ont privilégié le recrutement de proximitépour les métiers d'agents d'accueil et de surveillance,et favorisé l'insertion professionnelle de jeunes d'unniveau baccalauréat maximum.Les objectifs d'une telle opération sont doubles : d'unepart, faciliter l'accès à l'emploi des jeunes, d'autre part,promouvoir l'image du Mac-Val en recrutant desjeunes (logique d'innovation).�� Les acteurs et les étapes de la démarcheLa direction des ressources humaines a été sollicitéedès la fin de l'année 2004 pour aider au recrutementsur 18 postes d'agents d'accueil et de surveillance.Des fiches de postes ont été rédigées. Le métierd'agent d'accueil et de surveillance a été défini. Lesrecrutements des agents ont été effectués : ladirection des ressources humaines a assuré l'équilibreentre les recrutements externes et internes, et a aidéau recrutement d'un chef de service.Un comité de pilotage du projet composé d'adminis-trations et de partenaires à vocations complémentairesregroupe le CNFPT (partenaire pour la formation), lesmissions locales de Vitry et Ivry (proposent des profilsdiversifiés), l'ANPE d'Ile-de-France (élargit la base durecrutement), le département du Val-de-Marne(apporte des précisions sur les compétences et lesprofils nécessaires). Il s'est réuni pour le choix définitifdes candidats en prenant en compte les âges, la

domiciliation, le niveau scolaire et la mixité entrerecrutement interne et externe.�� Le contenu du dispositif de formation mis en placeLe dispositif est original sur deux points :- en amont de la prise de fonction, 5 mois deformation théorique et pratique sont organisés,- dans le cadre de la fonction, 3 heures de formationhebdomadaire sont prévues afin d'anticiper la recon-version ultérieure de l'agent et de préparer un plan deformation individuel pour se préparer à un autremétier : le métier d'agent d'accueil et de surveillancepeut générer en effet au bout de quelques annéesennui et usure professionnelle.

Les recrutements ont été réalisés au mois de mai 2005,dont 12 recrutements externes, et 6 mobilités internes.Les jeunes recrutés par la voie externe ont été titula-risés après un an suite à des évaluations très positives.

Il n'y a eu aucune désaffection de la part des agents.Les compétences requises ont été acquises.

Le recrutement de proximité d’agents d’accueil et de surveillance au musée d'art contemporain du Val-de-Marne (Mac-Val)

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Contact : Maryse CORIDONResponsable du secteur mobilité et du recrutement

maryse.coridon@cg94.fr

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Les plans d'action de GPEEC font toujours l'objet depriorisation : les portes d'entrée possibles sont multiples,les enjeux sont complexes. Il est donc utile de disposer

d'une analyse préalable et d'une vision globale desproblématiques en ressources humaines de la collectivitésusceptibles de faire l'objet de chantiers de GPEEC.

5 - La phase préalable à une démarche de GPEEC globale

�� Le contexteLa ville de Gennevilliers a la volonté de poursuivre ledéveloppement de sa gestion des ressources humaines,pour répondre aux évolutions qui sont les siennes. Les élusainsi que la direction générale demandent à la direction desressources humaines de piloter une gestion prévisionnellequi réponde aux orientations municipales. Les préoccupa-tions suivantes sont particulièrement mises en avant :- les départs à la retraite prévisibles nécessitent-ils desactions spécifiques dans le but d'éviter de perdre descompétences-clés ou la désorganisation de certainsservices ?- des réorganisations sont sans doute nécessaires etdoivent s'intégrer dans une réflexion sur les compétences.Ainsi l'ouverture de nouveaux équipements nécessitant denouvelles compétences ne doit pas empêcher la maîtrise dela masse salariale.- le développement professionnel des agents et leurévolution doivent pouvoir être garantis.Depuis 2004, la ville de Gennevilliers a mis en placeplusieurs actions visant à entrer dans une démarche deGPEEC, notamment par une analyse démographiqueeffectuée par le service chargé de la GPEEC. Actuellement,la direction des ressources humaines dispose d'un fichierdes postes à jour, d'un document analysant par direction lesmouvements en termes d'effectifs et d'une pyramide desâges, outils essentiels.

Avant de prendre des décisions sur les actions concrètes àmener en priorité, la ville de Gennevilliers avait besoind'une réflexion préalable.Le CIG a été sollicité pour accompagner la ville dans la miseen place d'une démarche de GPEEC. La collectivité, quidispose en interne de compétences avérées en ressourceshumaines, avait besoin du regard extérieur de profes-sionnels des ressources humaines disponibles et évoluanteux-mêmes dans l'univers des collectivités territoriales.La mission du CIG s'inscrit dans un contexte où les futuresévolutions sont parfois difficilement visibles. De plus, lesrelations entre la direction des ressources humaines etcertaines directions peuvent encore s’améliorer. Ladirection des ressources humaines souligne par ailleursl'importance du volume d'activité à gérer au quotidien, etdonc la difficulté de prendre du recul pour l'équipe.

Elaboration du projet de GPEEC de la ville de Gennevilliers (Hauts-de-Seine)

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�� La démarcheAprès avoir identifié les enjeux pour la ville de Gennevilliers,le CIG a entamé une démarche en deux étapes :- un état des lieux des problématiques RH et des ressourcesde la collectivité, et la définition d'objectifs à atteindre,- la définition de recommandations d'actions à mettre enoeuvre en vue d'atteindre chaque objectif formulé.La collectivité avait ensuite à choisir et définir les chantiersprioritaires.�� La méthodologieAfin d’impliquer de manière effective les agents de lacollectivité, et de les rendre acteurs de la démarche, ce quiétait une exigence de la collectivité, le CIG a proposé lamise en place de trois groupes de travail, ayant chacun unevocation spécifique :- un comité de pilotage qui valide les propositions à chaquefin de phase, et prend les décisions,- un groupe de travail "GPEEC" qui se réunit régulièrementafin de formaliser les propositions, de maîtriser leséchéances et de faire vivre le projet dans la collectivité. Ilest composé des professionnels des ressources humainesimpliqués dans le projet.- un groupe de travail "opérationnel", composé de chefs deservice confrontés aux problématiques abordées et quiréagit sur les constats, et participe à l’élaboration desrecommandations.Des interviews avec des chefs de service et des directeursde secteurs sensibles identifiés par la direction desressources humaines ont été menés afin d'effectuer un étatdes lieux qualitatif et de définir les objectifs de GPEEC dela collectivité.Les différents travaux de groupe et les entretiens complé-mentaires ont permis au CIG de prioriser quatre grandsobjectifs:- anticiper et gérer les départs à la retraite,

- développer une approche métiers,- permettre aux agents d’évoluer professionnellement etdans leur carrière,- accompagner les évolutions d’organisation en prenant encompte le volet des compétences.�� Les préconisationsPour chacun des quatre grands objectifs identifiés, despropositions d'actions à mettre en oeuvre ont étéprésentées en fonction des constats et des analysesréalisés. Ces préconisations abordent les différentséléments constitutifs de la gestion des ressourceshumaines : formation, mobilité, recrutement, carrière,outils… et soulèvent les enjeux de management et d'orga-nisation.La poursuite du fonctionnement en mode projet estégalement nécessaire, la composition des groupes detravail constitués lors de la mission d'accompagnement duCIG pouvant éventuellement être modifiée en fonction desévolutions du contexte.Le CIG a également insisté sur trois conditions majeures deréussite de la démarche de GPEEC :- la nécessité de la clarification du partage de la fonctionressources humaines pour chaque chantier ouvert, dans uncadre redéfini,- la nécessité de l'implication des encadrants dans lagestion prospective des ressources humaines,- que le projet soit porté par la direction générale et lesélus.�� La mise en oeuvre de la démarche GPEEC par la villede GennevilliersLa collectivité est déterminée à mettre en pratique desplans d'action de GPEEC. La direction des ressourceshumaines prépare la définition de priorités dans le cadred’un plan de GPEEC. L'étude a apporté un éclairage sur desdémarches à mettre en place, qu'il est nécessaire de

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concrétiser. En termes de méthodologie et de modes defonctionnement, des réunions ont été organisées : réunionde présentation des recommandations au CTP, réunion deprésentation d'un plan d'actions par la DRH devantl'ensemble de la DG, réunions au sein de la DRH qui ontpermis d'associer le service de la gestion des carrières et leservice de prévention des risques.Des décisions ont été prises :- les moyens de la direction des ressources humaines ontété étoffés afin de répondre aux difficultés causées par

l'importance de la charge de travail et faciliter ainsi lacoopération entre les services de la DRH : recrutement d'unchargé de mission,- un repositionnement du projet précisant qui fait quoidans les 2 à 3 ans à venir, avec les moyens octroyés,prenant en compte les enjeux des élus, de la directiongénérale, de la direction des ressources humaines, et desservices, doit être présenté en DG et en bureau municipal.

Les points forts d'une étude préalable à une démarche de GPEEC

Il s'agit d'une démarche globale qui porte unregard sur la collectivité dans son ensemble. Lesproblématiques repérées ont été abordées demanière transversale, tout en pointant les spécifi-cités lorsque c'était pertinent.

Elle a donc permis de repérer la nécessité descoopérations entre la DRH et les directions et aussià l'intérieur de la DRH entre les services.

Une étude préalable permet de poser un diagnosticsur les enjeux pour lesquels une démarche deGPEEC peut apporter une réponse (gestion desdéparts à la retraite, mobilité interne …).

Les difficultés de la démarche

Un investissement fort et prolongé, organisé auniveau de la collectivité, est nécessaire pour la miseen oeuvre du projet.

La priorisation est difficile : tout n'est pas possibletout de suite, or il y besoin de résultats visibles.Quelques chantiers clés sont donc à initierrapidement tout en gardant une démarche et desobjectifs à moyen et long terme.

Contact : Claudette PADE,Directrice des Ressources Humaines

claudette.pade@ville-gennevilliers.fr

Plus d'informations�� La Gestion Prévisionnelle des Effectifs, des Emplois et des CompétencesCollection "Les diagnostics de l'emploi territorial", en partenariat avec AlgoéConsultants, Hors-série n°1

Plaquette téléchargeable sur le site : www.cig929394.fr (rubrique "publications") etsur "Ressources", site extranet des collectivités (rubrique "emploi/ GPEEC").

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�� Les origines du centre de ressources et de formationinauguré en mai 2006Le centre de ressources existe depuis plusieurs années ausein de la collectivité. En effet, il émane de l’accompa-gnement spécifique mis en place en direction desemplois jeunes et des personnels en reclassement profes-sionnel. Au début des années 2000, le secteur formationet plus particulièrement l’ancienne « mission emploijeune » devenue la « mission insertion reclassement » adu envisager des dispositifs de formation individualisésrépondant à des besoins de formation nécessitant unaccompagnement personnalisé du projet professionneldes agents dont elle a la charge. Ainsi au fur et à mesuredes années, des pratiques d’accompagnement indivi-dualisé se sont développées au sein du service "effectifset formation". La construction d’un dispositif permettantl’accompagnement personnalisé de parcours deformation au sein de la collectivité a donc été proposée.Depuis septembre 2005, la responsable du « centre deressources et de formation » pilote en lien avec le secteurformation de la collectivité, l’organisation de laformation au centre de ressources en s'appuyant sur laméthodologie des ateliers de pédagogie personnalisée(APP), ainsi que sur son expérience en qualité de pilotesur le montage de dispositifs analogues en directiond’autres entreprises du secteur public.Plusieurs facteurs sont à l'origine de la redéfinition de lapolitique de gestion des ressources humaines du Conseilgénéral du Val-de-Marne au sein duquel la création d'uncentre de ressources et de formation a toute sa place.

Tout d'abord, une enquête IPSOS en 2000 et une consul-tation du personnel départemental par le président, ontmontré une attente forte de reconnaissance des compé-tences des agents, de valorisation de leurs métiers et deperspectives d'évolution de leur carrière.Ensuite, une série de 126 engagements ont été pris parle conseil général en 2003, dans le cadre général duprojet départemental, dans l'objectif d'améliorer laqualité du service rendu aux usagers.Enfin, des facteurs d'évolution externes tels que ladécentralisation, ou l'intercommunalité, génèrent descompétences nouvelles au sein du département, qu'il vaêtre nécessaire d'anticiper.Ce projet de développement des ressources humaines estl’un des quatre chantiers prioritaires de la modernisationde l’administration.L’une des cinq orientations prioritaires de ce projet dedéveloppement des RH est de « concevoir la formation

6 - Le centre de ressources et de formation comme outil de support à la mise en oeuvrede la GPEEC

Le centre de ressources et de formation du conseil général du Val-de-Marne

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comme un levier de changement collectif et individuel ».En effet, la formation constitue un moyen pour lesagents de devenir acteurs à part entière des actions etprojets départementaux ainsi que de la définition et dela réalisation de leurs trajectoires professionnelles. �� Les spécificités et les objectifs du centre deressourcesLa spécificité et l'ambition du centre de ressources estd'apporter une réponse interne individualisée auxbesoins de formation des agents de la collectivité. Ilconstitue une partie complémentaire de l’offre globalede formation disponible au sein de la collectivité.Ses objectifs :- favoriser l’émergence, la conduite et la réalisation deprojets individuels,- ré-engager une dynamique de formation chez lesagents concernés,- assurer des actions de formation portant sur descontenus de culture générale et d’apprentissage techno-logique de base.Avant d'engager tout apprenant sur un parcours deformation, un véritable diagnostic est établi dans lecadre d'un entretien d'accueil qui permet de vérifier et devalider le projet professionnel de l’agent et d’identifierson niveau de formation.L’ensemble de ces éléments donne lieu à la contractuali-sation de la formation (contrat pédagogique) et à laremise du livret de formation.Le centre de ressources met à la disposition des agentsde la collectivité, un espace ressources qui permet d’unepart, de travailler en auto-formation à partir deressources pédagogiques multimédia organisées etd’autre part de s’informer en temps réel sur l’actualité de

la collectivité par la consultation de l’intranet, du journalinterne, de la presse…�� Les services proposés par le centre de ressources etde formationLe centre de ressources et de formation du ConseilGénéral du Val de Marne assure :- la formation en direction des agents en reclassementprofessionnel (40 agents en 2005),- les préparations aux épreuves du concours d'entrée àl'école d'auxiliaire de puériculture (15 agents en 2005),- les préparations aux épreuves du concours d'assistantsterritoriaux socio-éducatifs (ASE) (taux de réussite auconcours : 50 %),- les sessions de formation « Panorama des écrits profes-sionnels » (60 agents),- les préparations à l'examen professionnel de rédacteur(90 agents en 2005),- les préparations à l'examen professionnel d'adjoint administratif (30 agents en 2006),- la formation générale de base (FGB) sur la communi-cation écrite et sur les mathématiques (140 agents),- la préparation au concours d'entrée à l'école d'infirmière (50 % de réussite),- la formation « apprentissage de la langue »,- des formations « préparation métier ».Les interventions sont assurées par des prestataires telsque le CNFPT, le GRETA, du personnel interne du conseilgénéral du Val-de-Marne (en provenance du serviceformation, ou de directions opérationnelles).�� Les résultats obtenus par le centre de ressources800 agents ont bénéficié d’un parcours de formation en2005. L'objectif de la direction des ressources humainesest de multiplier ce chiffre par 3 en 2008.

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Les résultats sont effectifs, puisqu'on enregistre 40 % deréussite à l'examen professionnel de rédacteur, 50 % deréussite au concours sur titre d'ASE, et 100 % d'admis-sibles au concours d'entrée à l'école d'auxiliaires depuériculture.Des projets se profilent pour 2007 comme : la mise enplace d'accompagnement des formations à distance (parexemple avec le CNED) ou encore la mise en oeuvre d'unatelier méthodologique pour la rédaction de la note desynthèse. En collaboration avec la mission insertionreclassement (MIR) et la responsable de l’accompa-gnement des agents en reclassement, l’équipe du centrede ressources a construit un nouveau dispositif deformation en direction des agents en reclassement defaçon à proposer des modules de formation « profession-

nalisants » en alternance avec la mise en stage dans lesservices d’accueil (module sur les techniques du secré-tariat, bureautique, classement archivage par exemple).Le centre de ressources et de formation est donc un outilau coeur des ressources humaines qui favorise la mobilitéet la formation des agents grâce à un accompagnementindividuel des agents dans leur parcours professionnel.Dans ce sens, le centre de ressources et de formation estbien dans une logique de gestion prévisionnelle. Sonobjectif est de professionnaliser les agents, en lesassociant, ainsi que les chefs de service, à la démarche.

Contact : Sylvie SIGAROUDIResponsable du centre de formation

et de ressourcesDirection des ressources humaines

sylvie.sigaroudi@cg94.fr

Plus d'informations�� Le plan de formationCollection "Les diagnostics de l'emploi territorial", Hors-série n°2Plaquette téléchargeable sur le site : www.cig929394.fr (rubrique"publications") et sur "Ressources", site Extranet des collectivités(rubrique "emploi / GPEEC").

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�� Les origines de la démarcheA l'origine de sa création en 2000, le centre de ressourceset de formation du Kremlin-Bicêtre avait pour objectifd'améliorer le niveau des agents connaissant des diffi-cultés en mathématiques, lecture, écriture et d’améliorerleur vie quotidienne (par exemple : suivi de leurs enfantsscolarisés) par l'acquisition des apprentissages de base.Mais les agents fréquentant le centre de ressources et deformation ne sont pas seulement des agents de catégorieC : agents des services techniques, personnel d'entretien,agents administratifs … pour qui l'école reste un mauvaissouvenir. En effet, d'autres profils d'agents ont pufréquenter ce centre pour préparer des tests d'accès auxdifférentes préparations aux concours, travailler des disci-plines leur permettant une réorientation ou un reclas-sement (les trois catégories A, B et C sont alorsconcernées).�� Les étapes et les acteurs de la démarcheDans le souci de respecter la nécessaire confidentialitédu niveau de chaque stagiaire quels que soient lamatière ou le domaine concernés, la Direction des

Ressources Humaines a confié à une chargée d'étudesextérieure le soin de construire des parcours individua-lisés. Une évaluation est effectuée trimestriellement.Le centre de formation organise aussi des courscollectifs mais en effectif réduit avec un soin attentifporté à chacun.Les chefs de service ne sont pas sollicités dans laconception même du parcours de formation, qui restele projet de l'agent, mais ils sont sollicités sur lesquestions d'organisation. Lorsque les besoins deformation sont professionnels, les agents sont orientéssur la formation continue. Les conditions d'investis-sement personnel des agents sont essentielles, lamotivation est la condition permettant d'observer lesprogrès des stagiaires. Des refus sont possibles pourplusieurs raisons : réorganisation de service en cours,manque de clarté dans la démarche du stagiaire,souhait de plusieurs agents de se rendre au centre surla même période ou aux mêmes horaires …Les procédures d'inscription sont proposées et commu-niquées à la Direction Générale, et en concertationavec les chefs de service : la direction générale et leschefs de service ont un droit de regard sur les effortsd'assiduité et le type d'investissement réalisés par lesagents car il s'agit aussi d'une formation sur le tempsde travail, à raison de deux heures par semaine.Pour l'instant, le budget consacré au centre deressources se chiffre à 39 % du budget de la formation.�� Les résultats obtenus par le centre de ressources etde formationPar rapport à l'objectif initial du centre de ressourcesqui était de relever le niveau des agents de faiblequalification grâce aux formations générales de base,des résultats ont été obtenus, puisque :

Le centre de ressources et de formation de la ville du Kremlin-Bicêtre (Val-de-Marne)

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- des modifications de comportement des agents ontété observées dès leur retour de formation dans leurservice : plus d'assurance, davantage de motivation- des transferts de compétences ont également étéconstatés au-delà du cercle professionnel.Par ailleurs, progressivement, le centre de ressourcesdu Kremlin-Bicêtre évolue et se positionne sur uneproblématique de GPEEC : gestion d'entretiens dans le

cadre des inaptitudes partielles, anticipation des finsde contrats (par exemple, incitation des animateurs àpasser le concours d'adjoint d’animation pour être surun poste stable), étude des souhaits d'évolutionexprimés lors des entretiens annuels.

Contact : Nathalie GUILLOT-JUINDGAS chargée des ressources humaines,

des solidarités et de l'action culturelle

nguillotjuin@ville-kremlin-bicetre.fr

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III – Les conditions de réussited'une démarche de GPEEC

1 - Les méthodes de travail : le mode projetLes plans d'action de GPEEC sont toujours transversaux,ils impliquent des acteurs différents, situés à diversendroits de l'organisation de la collectivité : la démarchepar projet est donc particulièrement adaptée, elle permetde cadrer le projet et de le mener à son terme. Elle

contribue à porter sur le problème à résoudre un regarddifférent et collectif. L'accent sera mis sur la planificationdes activités à organiser et la mise en oeuvre des moyensnécessaires.

La relation entre ces instances fait l'objet d'un cadrage défini, une totale solidarité est nécessaire. La méthode utiliséedoit veiller à ne pas considérer l'utilisateur final comme un destinataire passif mais comme un acteur du projet. Des groupes de travail peuvent être constitués sur des objectifs précis et avec une durée de vie courte.

Points forts : le mode projet permet la prise en compte des problématiques transversales à la collectivité. Il est nécessaire pour ne pas risquer de perdre de vue les objectifs du projet, son contenu et les échéances à respecter.

Difficultés : le mode projet doit pouvoir exister au sein d'une organisation qui fonctionne par ailleurs de manière hiérarchique, cela nécessite une explicitation des positionnements et des rôles de chacun.

�� Le projet s'articule autour de deux instances :

Un groupe de pilotage c'est l'instance de décision. Sa composition et ses méthodes de travail devront faciliter la coopération. Pour cela il est nécessaire :- que le mandat dont il est porteur permette à chaque participantle recul nécessaire par rapport à son appartenance, pour se focaliser sur le projet.- que la vision des objectifs à poursuivre soit bien commune à tous les participants et repose sur l'analyse partagée des problèmes à résoudre.

Une équipe projet avec un chef de projet c'est l'instance de conception, de proposition et de réalisation. Elle doit comporter des représentants des différentes composantes du projet.

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Parler de compétence(s) n'est pas suivre une mode. Ladémarche de gestion par les compétences est unenécessité face aux nombreux enjeux qui sont ceux descollectivités territoriales :- les enjeux de qualité du service public,- les enjeux de maîtrise de la masse salariale.Elle intègre la dimension Ressources Humaines commeune composante du projet stratégique de la collectivité.Les directions des ressources humaines ont, au-delà de lagestion administrative, à répondre dans leur domaine auxbesoins exprimés par les élus, la direction générale, lesdirecteurs, chefs de service, encadrants, et les agents eux-mêmes, à partir de demandes parfois contradictoires.

Pour répondre à ces besoins, les DRH doivent pouvoirgarantir aux services de disposer des compétences néces-saires, mais elles doivent aussi pouvoir s'assurer que lescompétences s'exercent dans un environnement adéquat.La compétence ne se limite pas aux savoirs acquis, c'estde " savoir-agir " qu'ont besoin les collectivités territo-riales. Ce savoir-agir inclut les connaissances acquises,mais aussi les savoir-faire et la capacité à utiliser desressources. De plus la compétence a une dimensioncollective. Ce savoir-agir ne peut s'exercer que dans uncontexte favorable et donc si les dimensions " pouvoiragir " et " vouloir agir " sont présentes.

2 - La démarche compétences

Savoir agir(connaissances, savoir-faire, utilisation des ressources, aspect collectif)

Vouloir agir(motivation, implication…)

Pouvoir agir(organisation, conditions de travail)

AGIR AVEC COMPETENCE(à partir du schéma de Guy Le Boterf)

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La notion de compétence est donc indispensable auxprofessionnels des ressources humaines pour :- établir en face de la fiche de poste le profil souhaité dela personne qui doit l'occuper,- mettre en oeuvre des parcours de mobilité, VAE…,- mettre en oeuvre un système de régime indemnitaire,- mettre en oeuvre un système d'évaluation.Elle leur est également indispensable lors du dialogueavec les élus, la direction générale, les responsables deservice et les encadrants directs, avec les agents, maisaussi les acteurs de la médecine professionnelle et

préventive (MPP), hygiène et sécurité, organisationssyndicales, etc.Ce sont donc toutes les activités des professionnels desressources humaines qui sont concernées par cettenotion.Il est à noter que les agents sont de plus en plusintéressés et concernés par le développement de leurspropres compétences et la prise en compte de cetteévolution dans leur parcours professionnel.

Types de compétences : Pour exercer les activités du métier il faut être capable :- d'accueillir le public avec amabilité,

Savoir agir - de reformuler les demandes,

- de recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, etc.

Pour cela il est nécessaire :Connaissances - de connaître le fonctionnement des outils de travail, de maîtriser le vocabulaire

Savoir-faire - de s'exprimer clairement

Utilisation des ressources - de disposer de l'organigramme de la collectivité et de tous les documents nécessaires

Aspect collectif de la compétence - de partager, participer à des groupes de travail, etc.

A noterLa construction d'outils, si elle est indispensable, ne doit pasvenir freiner la mise en ouvre de la démarche. Le risque existede se perdre dans la conception de référentiels inopérantsparce qu' insuffisamment pragmatiques.

Exemple : le métier d’agent d’accueil, enjeu de qualité du service public

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Pour avancer dans les meilleures conditions, un projet deGPEEC a besoin d'un contexte adéquat. Que la collec-tivité soit importante ou non en nombre d'agents, que leprojet se fixe sur une problématique métier, sur les

missions d'un service ou plus globalement, la démarcheimplique que les acteurs soient clairement identifiés etque leurs rôles soient définis.

En fonction du projet de GPEEC, chacun de ces acteurs verra son rôle formalisé et sera associé aux différentes étapes. Ces rôles ne sont pas définitivement figés : ils doivent néanmoins être rigoureusement définis dans le cadre d'unedémarche formalisée. Ils pourront évoluer à la suite d'une évaluation de la pertinence du dispositif adopté.Le partage de la fonction RH doit permettre et organiser l'implication de l'encadrement de proximité dans la gestion desressources humaines de son équipe. Cela implique la prise en compte de cet aspect dans les fiches de postes.

LES ACTEURS

Les agents sont au coeur de toute évolution : leur implication, leur volonté de développementde leurs compétences sont des éléments primordiaux.

Les encadrants N+1 sont les premiers interlocuteurs des agents, impliqués dans l'évaluation et la reconnaissance des compétences des agents et des besoins de leurs services. Responsables de l'activité de leur unité, ils sont positionnés au plus près des situations professionnelles.

Les encadrants de service et directeurs fixent les objectifs et évaluent les résultats.

La direction des ressources humaines pilote la démarche, est chargée de la conception, de la mise en oeuvre et du suividu projet, est garante de la cohérence avec les autres processus en ressources humaines et conseille les encadrants ; elle est au centre des partenariats.

La direction générale donne les orientations à la DRH et aux autres services concernés, prend les décisions qui engagent la collectivité, est impliquée sur les principes de la démarche ; elle dégage les moyens nécessaires et évalue les résultats.

Les élus fixent les orientations de la collectivité en matière de politique des ressources humaines, décident et engagent leur responsabilité au nom de la collectivité lorsdes phases importantes.

Les partenaires sociaux sont les instances collectives de représentation du personnel, consultées pour (au sein des comités techniques paritaires : CTP) avis avant les prises de décisions ayant des conséquences sur l'organisation des

services et le personnel.

3 - L'organisation du partage de la fonction RH

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La réflexion en termes de GPEEC induit que soit inter-rogée la dimension organisationnelle : sans souvent êtreen capacité de prévoir dès le début de la démarche si deschangements et surtout lesquels seront à prévoir, cetaspect sera toujours abordé. En effet la GPEEC vise àrépondre aux enjeux d'évolution de la collectivité, il s'agit

donc d'une démarche qui s'inscrit dans une organisation,laquelle peut avoir à évoluer en fonction de l'évolutiondes besoins de compétences. L'analyse préalable devradonc prendre en compte les réalités managériales de lacollectivité.

Sur un temps court, en privilégiant la densité et l’efficacité, alliées à la convivialité, ces petits déjeuners sont un élément quicontribue à la démarche de gestion par les compétences, dans l’intérêt de l’agent, mais aussi dans l’intérêt de la collectivitédans son ensemble. Ils constituent une occasion d'échanges, sur des actions concrètes, entre les encadrants et les services dela DRH. Dernier thème abordé : comment préparer les reconversions ?

4 - La prise en compte de l'aspect organisationnel

Exemple : les petits déjeuners RH organisés à la Courneuve, un moyen pour partager avec les encadrants, mieux s’organiser avec eux en amont des actions

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Les objectifs attendus d'un SIRH sont souvent :- la modernisation du système de GRH actuel de la collectivité (plus d'homogénéité, plus de convivialité, meilleure intégration des évolutions),

- une gestion déconcentrée et globale du personnel au quotidien,- un meilleur partage des informations et plus de transversalité,- l'intégration de la démarche de GPEEC,- la facilitation du pilotage.

DéfinitionUn SIRH, est un "ensemble structuré des informations ressources humaines assurant unicité et cohérence des informa-tions, sécurité et confidentialité des données. L'informatisation de la fonction personnel autorise la mise en place d'unsystème permettant d'enregistrer à leur source toutes les informations utiles, de stocker ces informations, d'assurer lesdifférents traitements et de restituer les informations au moment opportun" (Jean-Marie Peretti, dictionnaire desressources humaines – Vuibert, 2005).

5 - Le système d'information des ressources humaines (SIRH), outil fondamental de la GPEEC

Le centre interdépartemental de gestion de la petite couronne prépare actuellement la mise à disposition d'uninfocentre qui va permettre des analyses partagées sur le territoire de la petite couronne, et des comparaisons.

Le SIRH s'appuie sur un système informatique (matériels et logiciels) qui peut être développé "sur mesure" ou sur la based'une solution "prêt-à-porter" qui nécessite plus ou moins de retouches (progiciel). Son développement peut être pris encharge en interne ou sous-traité. La combinaison de ces deux types de choix donne une grande variété de solutions possibles(Rapport annuel de l'OEP, 2004-2005).Les statistiques issues du système ainsi que les analyses qu'il permet font du SIRH un outil d'aide à la prise de décisions, au-delà de l'outil de gestion. C'est à partir des données issues du SIRH que sont tirés les tableaux de bord nécessaires au pilotage de la gestion desressources humaines au sein de la collectivité. Le SIRH sert également de source permettant des études et des analyses surdivers aspects des ressources humaines de la collectivité : par exemple, analyse des aspects démographiques, analyse decertaines caractéristiques des agents selon le métier, analyse du niveau d'étude…La qualité des informations entrées dans le logiciel conditionne la qualité des informations obtenues en sortie.

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Schéma du SIRH

Tableauxde bord etsimulations

DRH

Recrutement

Formation

Missions/Déplacements

Pilotage

Gestion du temps

Carrière

Paie

Les différents acteurs du SIRH

� Agents� Encadrants� Chef de service� Professionnels de la DRH� Décideurs

Données agentHistorique et évolution

Référentiels : cadre réglementaire, nomenclatures, tables...

Interfaces

� Statistiques� Etudes� Tableaux de bord

Local CIG(en projet)

Requêtes

Infocentre

Effectifs/GPEEC

DéfinitionInfocentre : c'est une solution globale de collecte, d'analyse et de gestion de données destinées dans ce cas aux centresde gestion. Elle vise à mettre à disposition de l'ensemble des centres de gestion et à travers eux à l’ensemble des collecti-vités, un outil leur permettant d'établir rapidement des synthèses sur l'emploi territorial ainsi que sur les besoins prévi-sionnels en matière de recrutement.

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A la suite de la réorganisation des services du Conseilgénéral des Hauts-de-Seine, le départementRessources humaines et Modernisation s’est fixé troisaxes de travail : la déconcentration et le partage de lafonction RH, la modernisation des services, la respon-sabilisation du management et des agents.

Ces trois axes concourent à la mise en oeuvre d’unepolitique de gestion prévisionnelle des effectifs, desemplois et des compétences. Il s’agit bien d’assurerdans les années à venir l’adéquation entre les missionsdu Conseil général et les ressources humainescapables de les mettre en oeuvre. Dans ce but, ledépartement Ressources humaines et Modernisation aengagé une action sur le levier essentiel que constituela modernisation des outils. Il a lancé depuis un an sonprojet de renouvellement du système d’informationdes ressources humaines.

La gestion de la paye et de la carrière des agentsdemeurent des fonctionnalités fondamentales. Ledéveloppement des ressources humaines devient deplus une préoccupation majeure que doit intégrer lenouvel outil.

L'application sera construite autour d'une notionessentielle : celle du dossier unique qui doit permettrede stocker pour chaque agent dans un dossier infor-matisé tous les éléments pertinents en matière decarrière, formation, poste, métier, compétences, etc. Apartir de ces données seront construits les tableaux debord, les analyses des compétences, des métiers, etc.

L'ensemble des fonctionnalités sera utilisée par la DRHet la direction générale, mais également par lesréférents RH des directions-métiers. Elles consti-tueront ainsi des outils d'aide à la décision en matièrede pilotage des effectifs, de la masse salariale maisaussi des compétences.

Ainsi, le SIRH en cours de renouvellement est un outilessentiel de la GPEEC au Conseil général. L'applicationrecherchée sera opérationnelle à partir de 2008.

D'autres chantiers sont en cours, qui convergent versle même objectif : le département RessourcesHumaines et Modernisation aura réalisé le répertoiredes métiers du conseil général au premier trimestre2007; ce répertoire inclut une base de données " activités " et " compétences ". De plus, tous lesagents du conseil général auront une fiche de poste àjour au 31 décembre 2006. Tous ces éléments, réper-toire des métiers, fiches de postes seront doncintégrés au SIRH.

Ce projet s’insère dans un contexte qui englobed'autres initiatives : des tableaux de bord sont diffusés,un service chargé de la GPEEC et du développementdes compétences sera créé au cours de l'année 2007,les problématiques de management sont mises enavant.

Contact : Benoît SAÏDIResponsable de la coordination des projets de

modernisation à la direction des ressources humaines

bsaidi@cg92.fr

Exemple : l’évolution du SIRH du conseil général des Hauts-de-Seine

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IV - Bibliographie- PERETTI (Jean-Marie) - Dictionnaire des ressources humaines, Vuibert, 4ème édition, 2005- MEIGNANT (Alain) - Manager la formation , Liaisons, 4ème édition, 1997- LE BOTERF (Guy) - Construire les compétences individuelles et collectives, éditions d'organisation, 2003- ROUX (Dominique) - Lexique " Gestion des métiers et des compétences ", CNFPT, 1996- Rapport annuel de l'observatoire de l'emploi public 2004-2005, ministère de la fonction publique, DGAFP, 2006

�� Collection “ Les diagnostics de l’emploi territorial “ :- La Gestion Prévisionnelle des Effectifs, des Emplois et des Compétences, en collaboration avec le Cabinet Algoé, hors-série n°1- Le plan de formation, hors-série n°2- L'évaluation des agents, hors-série n°3- La mobilité interne, hors-série n°4- Le recrutement, mode d'emploi, hors-série n°7- La concertation annuelle en petite couronne, " Synthèse et perspectives 2004 ", série " Les études sectorielles " n°3

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V - Annexes�� Annexe n°1 : " Comment concevoir le fichier des postes de la collectivité "

ETAPES OBJECTIFS METHODOLOGIE DIFFICULTES1 : Conception de la méthodo-logie du projet de démarched'élaboration du fichier despostes

�� Définition des objectifs de lafiche de poste (améliorer lerecrutement, l'entretien annueld'évaluation …).�� En fonction des objectifs de lafiche de poste, définition derubriques pertinentes afind'optimiser la gestion des postes.

�� Travail de concertation entre ladirection générale et la directiondes ressources humaines.�� Utilité dès cette étape d'unedémarche associant des repré-sentants des directions.

�� Concevoir des rubriques perti-nentes et définir le niveau dedétail utile pour la fiche deposte.�� Distinguer la finalité de lafiche de poste et de la fichemétier.

�� Connaître précisément lespostes et leurs conditionsd'accès.�� Identifier les postes de travailpouvant être regroupés dansune même fiche de poste.

�� Interview des agents pour ladescription de leur poste, ainsique des chefs de service.

�� Nécessité de prendre encompte les éventuels change-ments d'organigramme liés àune telle démarche et leséventuelles résistances auchangement.

�� Disposer d'un recensement àjour de l'ensemble des postes dela collectivité.�� Harmoniser le vocabulaire dedescription des activités et desresponsabilités, des compé-tences.

�� Production des fiches à partirdu modèle-type.�� Relecture avec les chefs deservice et les directeurs pourl'harmonisation du vocabulaire.

�� Maîtriser les échéances et lagestion du temps.

2 : Audit des postes dans lesdifférents services de la collec-tivité

3 : Rédaction de l'ensemble desfiches de postes de la collec-tivité

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�� Annexe n°2 : "Comment concevoir un répertoire des métiers de la collectivité"

ETAPES OBJECTIFS METHODOLOGIE DIFFICULTES1 : Conception de la méthodo-logie du projet d'élaborationdu répertoire des métiers (oufiche-métier) de la collectivité

�� Définir la distinction entre lafiche de poste et la fiche métier.�� Définir les objectifs de la fichemétier et du répertoire desmétiers de la collectivité.�� En fonction des objectifs de lafiche métier, définir les rubriquespertinentes en lien avec lesfiches de poste.

�� Travail de concertation entre ladirection des ressources humai-nes et la direction générale.

�� Clarifier les termes utilisés etharmoniser les concepts malgrédes points de vue différents(emplois, métiers, fonctions …).�� Convaincre et sensibiliser lesacteurs (en particulier : les éluset la direction générale).

�� Définir la notion de métier etidentifier les frontières entre lesmétiers.�� Dresser un état des lieuxexhaustif des métiers de lacollectivité.�� Rattacher toutes les fiches depostes à un métier.

�� Travail de concertation entrela direction des ressourceshumaines et l'ensemble desdirecteurs, chefs de service etencadrants.�� Validation de la nomenclaturedes métiers par la directiongénérale.

�� Identifier les facteurs d'évo-lution internes et externes desmétiers.�� Analyser les impacts sur lescompétences futures.

�� Travail en groupes métiers.�� Démarche participative facili-tant l'appropriation de l'outilpar l'ensemble des agents.

2 : Définition de la nomen-clature des métiers de lacollectivité (familles et sous-familles)

3 : Mise en oeuvre de ladémarche de prospective desmétiers et des compétences

�� Etablir un répertoire à jour etuniforme des métiers de lacollectivité.�� Harmoniser le vocabulaire dedescription des activités et descompétences.

�� Rédaction des fiches par lesgroupes métiers à partir duréférentiel métier (fiche-métier).�� Relecture avec les directeurs etchefs de service pour harmoniserle vocabulaire.

�� Maîtriser les échéances et lagestion du temps.

4 : Production des fichesmétiers et du répertoire desmétiers de la collectivité

�� Nécessité de définir uneméthodologie réaliste et pra-gmatique.�� Pour certains postes, difficulté derattachement à un métier.�� Prise en compte des questionsd’identité professionnelle.�� Gérer la transversalité.�� Rattachement d'une fiche deposte à un métier.�� Obtenir les arbitrages de ladirection générale.

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Remerciements à :- Madame Colette Boushane, DRH, ville de Suresnes

- Madame Françoise Lemaire, DGA-RH, ville de Noisy-le-Grand

- Madame Valérie Nostry, Assistante RH, Conseil en référentiel de compétences, Conseil Général du Val-de-Marne

- Monsieur Léonel Dal Corno, Chargé de mission Ressources Humaines, ville d’Aulnay-sous-Bois

- Monsieur Alain Sallandre, Directeur de la Direction des Bâtiments Départementaux, Conseil Général de la Seine-Saint-Denis

- Madame Elisabeth Dubos, Référent de la formation du personnel à la Direction des Bâtiments Départementaux, Conseil Général de la Seine-Saint-Denis

- Madame Patricia Buge de la Direction du personnel, Conseil Général de la Seine-Saint-Denis

- Monsieur Luc Pascual, DRH, ville de Cachan

- Madame Maryse Coridon, Responsable du secteur mobilité et recrutement, Conseil Général du Val-de-Marne

- Madame Claudette Padé, DRH, ville de Gennevilliers

- Madame Sylvie Sigaroudi, Responsable du Centre de Ressources et de Formation, Conseil Général du Val-de-Marne

- Madame Nathalie Guillot-Juin, DGAS, ville du Kremlin-Bicêtre

- Madame Sylviane Heitzman, DRH, ville de La Courneuve

- Monsieur Benoît Saïdi, Responsable de la coordination des projets de modernisation à la direction des RessourcesHumaines, Conseil Général des Hauts-de-Seine

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