La gestion quotidienne, un gage de

productivité pour les gestionnaires Mylène Pigeon, Directrice Innovation – productivité

Marie-Pierre Poulin, Gestionnaire de projets senior – Innovation – productivité

ORDRE DU JOUR Mise en contexte

Amélioration continue vs gestion quotidienne

Gestion quotidienne Définition et objectifs

Éléments du système et étapes d’implantation

Bénéfices

Philosophie

Outils et méthodes

Conclusion

Questions

MISE EN CONTEXTE

Productivité et l’actualité Est-ce que vos gestionnaires sont souvent en mode pompier ?

Avez-vous des employés qui prennent trop de temps à faire leur travail ?

Devez-vous courir après l’information pour pouvoir faire votre travail?

Avez-vous souvent des problèmes informatiques ?

Est-ce que vos outils informatiques sont utilisés pour le travail seulement ?

Avez-vous des bureaux désordonnés ?

Sentez-vous vos employés en contrôle ?

MISE EN CONTEXTE

Productivité et l’actualité

R&R Gestionnaire

3 pistes pour augmenter la productivité: Équipements

Développer les gestionnaires

Amélioration continue

AMÉLIORATION CONTINUE VS GESTION QUOTIDIENNE

UNE PRATIQUE INTÉGRÉE !

6

Le modèle Toyota: L’excellence opérationnelle comme arme stratégique

7

La base du modèle Toyota: La philosophie long terme

La philosophie à long terme

La philosophie à long terme

DÉFINITION DE LA GESTION QUOTIDIENNE

Système qui comprend une série de processus standards et d’outils qui permettent aux ressources d’une entreprise de se mobiliser et d’optimiser ces opérations sur une fréquence quotidienne

Le DMS évite de reculer

en arrière, il permet d’être

en contrôle et de s’améliorer

au quotidien

« Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout

être fait. »

Peter Drucker, Théoricien du marketing américain

OBJECTIFS DE LA GESTION QUOTIDIENNE

Maintenir en continu le rendement;

Éliminer les opérations non standards au sein de pratiques traditionnelles en gestion et en supervision;

Améliorer le temps de réaction;

Décloisonner les types de gestion ou supervision ;

Identifier rapidement des problématiques opérationnelles et les causes.

ÉLÉMENTS D’UN SYSTÈME DE GESTION QUOTIDIENNE

Les éléments interagissent

ensemble et se supportent !

ÉTAPES D’IMPLANTATION DE LA GESTION QUOTIDIENNE

1. Intégrer (lier)le projet aux objectifs stratégiques

2. Définir et planifier les étapes du projet

3. Valider l’adhésion de la direction (comité).

4. Rencontre d’information de groupe et département

5. Formation de groupe aux différents niveaux de gestion

6. Coaching des gestionnaires concernés

7. Audit des gestionnaires

8. Post mortem de l’implantation

FAIRE UN PROJET PILOTE

PHILOSOPHIE DE LA GESTION QUOTIDIENNE

Une culture de:

Responsabilisation des employés.

Développement des ressources.

Valorisation des bons coups d’employés… et non gérer seulement les écarts.

Communication quotidienne entre employés et son superviseur immédiat… et non une surveillance plus accrue des employés.

Résolution de problèmes en équipe… et non une opportunité de déléguer et/ou résoudre à sa place.

Support aux employés immédiats… et non l’opportunité d’effectuer encore plus de la micro gestion.

La pyramide inversée

Toyota

« On développe des gens avant de

fabriquer des véhicules. »

BÉNÉFICES DE LA GESTION QUOTIDIENNE

La standardisation du travail

Le contrôle de ses activités quotidiennes

La culture de supervision active et structurée

La communication quotidienne

Les améliorations quotidiennes

L’application à tous les niveaux hiérarchiques et départementaux

Retombées opérationnelles

Augmenter la productivité ! (30-45 %)

Diminuer les rejets (non qualité) ! (30%)

Diminuer le temps de mise en course (35-40 %)

20

INTANGIBLE

TANGIBLE

Exemples

• Culture • Valeurs

• Communication

• Attitudes

• Travail d’équipe

• Respect

• Confiance

• Passion

• Expertise locale

Exemples

• Ventes & Profits

• Clients

• Résultats / KPIs

• Structure

Retombées organisationnelles

80 % des résultats

proviennent de ce

qui se passe ici

continue… à tous

OUTILS ET MÉTHODES DE LA GESTION QUOTIDIENNE

Quelques EXEMPLES:

Tournée de plancher

(Gemba walk)

Andon

Blitz kaizen

Processus de correction d’écart

Indicateurs

Instructions de travail

Horaire typique

Tableau de communication visuelle

Réunion d’équipe quotidienne

Matrice de compétences

Feuille de suggestion

Cédule de production journalière

Etc.

Tournée de plancher (GEMBA WALK)

Définition:

Outil de travail pour exercer une supervision active dans son secteur d’activité afin d’assurer d’avoir une gestion à valeur ajoutée

GEMBA WALK : Là où se trouve la valeur !

Genchi genbutsu: Observer par soi-même afin de comprendre minutieusement la situation

Tournée de plancher (GEMBA WALK) Objectifs:

Avoir une meilleure vue d’ensemble de l’état du département;

Analyser les détails qui peuvent ralentir l’avancement des travaux et les objectifs fixés;

Obtenir une meilleure compréhension de la réalité par les gestionnaires;

Faciliter l’atteinte des objectifs (indicateurs);

Offrir un canal de communication aux employés;

Diminuer les gaspillages;

Mobiliser et motiver les employés;

Tournée de plancher (GEMBA WALK) Principes directeurs:

1. Aller voir tous les postes de travail

2. Aller voir tous les secteurs

3. Se poser les x points de contrôle

4. Créer un contact pertinent avec chaque employé

5. Prendre en note les écarts et/ou actions

6. Régler les écarts à la fin de la tournée

7. Ne pas interrompre la tournée, sauf en cas d’urgence !

8. Finaliser la tournée du département en 15-20 minutes !

9. Avoir une fréquence active des tournées (1 à 4 fois/ jour)

Tournée de plancher (GEMBA WALK) Bénéfices:

Meilleure gestion des écarts et des erreurs;

Meilleure communication entre employés et superviseur;

Standardisation des indicateurs (ou points vérifiés);

Réponse proactive aux questions, interrogations des employés;

Orientation commune vers un objectif;

Plus grande responsabilisation et participation des employés;

Rétroaction rapide envers les employés;

Meilleure validation des connaissances et limites des employés;

Gestion à valeur ajoutée documentée ! (élimination des mudas)

Coût, qualité, délai, etc.

Andon Cycle du processus ANDON:

Blitz Kaizen (Mini kaizen)

Encourage les petites améliorations qui peuvent être mises en oeuvre rapidement et à faible coût par l’employé lui-même

Qu’est-ce que je peux faire pour faciliter mon travail ?

Instructions de travail

Horaire typique Exemple agenda standard d’un superviseur

DE À Tâche Durée L Ma Me J V

7h30 7h40 Renc début de quart Performance de la veille Objectifs de la journée

10 min X X X X X

7h40 8h Support au démarrage 20min X X X X X

8h 8h15 Approb feuille de temps 15 min X X X X X

10h 10h20 Tournée de plancher 20min X X X X X

11h 11h30 Renc superviseurs Planification

30min X X X

14h 14h20 Tournée de plancher 20min X X X X X

…

La grille de décision et de priorisation de Covey

IMPORTANT ET URGENT Action : Exécuter immédiatement

1

IMPORTANT ET NON URGENT Action : Planifier

2

URGENT ET NON IMPORTANT Action : Déléguer ou négocier

le délai 3

PEU URGENT ET PEU IMPORTANT

Action : Poubelle, dire non, en attente

4

Accepter que toutes les priorités sont des urgences est une grave erreur!

Calendrier de travail

Explication des écarts Objectif

horaire Résultat horaire et

écart

Tableau de communication visuelle

Réunion d’équipe quotidienne (Daily meeting)

Feuille de suggestion

Processus de suggestion:

Feuille de suggestion

CONCLUSION

4 ingrédients pour assurer le succès:

1. Haute direction : Vision, objectifs, engagement, participation et communication !

2. Employés/Gestionnaire : Participation, ouverture et désir de se développer !

3. Stratégie de gestion de projet structurée (Définir, planifier, réaliser et clore)

4. Désir de continuer à s’améliorer ! (responsable, audit de maintien, etc.)

CONCLUSION

Et les avantages sont nombreux :

Augmentation de la productivité ! (travailler à VA, faire mieux et pas plus !)

Amélioration de la communication !

Meilleur support aux employés !

Standardisation des pratiques, outils, etc (même language)

Amélioration du travail d’équipe dans une même vision commune !

QUESTIONS

La gestion quotidienne, un gage de

productivité pour les gestionnaires Mylène Pigeon, Directrice Innovation – productivité

Marie-Pierre Poulin, Gestionnaire de projets senior – Innovation – productivité

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