la organización como sistema

La organización como sistemaLa organización como sistema

Universidad Fermín ToroUniversidad Fermín ToroVice – Rectorado AcadémicoVice – Rectorado Académico

Decanato de PostgradoDecanato de PostgradoMaestría en Comunicación CorporativaMaestría en Comunicación Corporativa

Liévana D. Sánchez Q.Liévana D. Sánchez Q.Eumarys Y. Omaña M.Eumarys Y. Omaña M.Gerencia en VenezuelaGerencia en Venezuela

Sección 4. Sección 4.

Noviembre, 2014.


Ante los nuevos cambios, las empresas Ante los nuevos cambios, las empresas

de hoy en día deben adaptarse al entorno de hoy en día deben adaptarse al entorno

y actualizar sus estructuras, a fin de y actualizar sus estructuras, a fin de

mejorar los rendimientos y aumentar la mejorar los rendimientos y aumentar la

productividad, ajustada a la competencia.productividad, ajustada a la competencia.

En este instante evolutivo, toman En este instante evolutivo, toman

relevancia ciertas teorías que conciben la relevancia ciertas teorías que conciben la

organización como una estructura organización como una estructura

conformada por elementos o personas conformada por elementos o personas

que laboran en conjunto para conformar que laboran en conjunto para conformar

un sistema.un sistema.


N. Wiener (1998, citado por Osorio, F. y Cathalifaud, M.) plantea que la N. Wiener (1998, citado por Osorio, F. y Cathalifaud, M.) plantea que la

organización debía concebirse como "una interdependencia de las organización debía concebirse como "una interdependencia de las

distintas partes organizadas, pero una interdependencia que tiene grados. distintas partes organizadas, pero una interdependencia que tiene grados.

Ciertas interdependencias internas deben ser más importantes que otras, Ciertas interdependencias internas deben ser más importantes que otras,

lo cual equivale a decir que la interdependencia interna no es completa" lo cual equivale a decir que la interdependencia interna no es completa"

(Buckley. 1970:127). Por lo cual la organización sistémica se refiere al (Buckley. 1970:127). Por lo cual la organización sistémica se refiere al

patrón de relacionesque definen los estados posibles (variabilidad) para un patrón de relacionesque definen los estados posibles (variabilidad) para un

sistema determinado.sistema determinado.


En cada grupo social, están trazados objetivos que deben cumplirse a En cada grupo social, están trazados objetivos que deben cumplirse a

mediano o largo plazo, mediante acciones coordinadas e interacciones. mediano o largo plazo, mediante acciones coordinadas e interacciones.

Tipos de sistemasTipos de sistemas

AbiertosAbiertos

CerradosCerrados

Interactúan con el ambiente a Interactúan con el ambiente a través de entradas y salidas, través de entradas y salidas, intercambiando materia y intercambiando materia y energía.energía.

Su comportamiento es Su comportamiento es programado, con pocos programado, con pocos intercambios de energía y intercambios de energía y materia con el ambiente.materia con el ambiente.


Un sistema está conformado por cuatro elementos:Un sistema está conformado por cuatro elementos:

Entradas:Entradas: El sistema consigue los recursos e insumos que requiere para El sistema consigue los recursos e insumos que requiere para su alimentación y nutrición.su alimentación y nutrición.

Procesamiento:Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados. Transforma las entradas en salidas o resultados.

Salidas:Salidas: Resultado de la operación del sistema. El sistema envía el Resultado de la operación del sistema. El sistema envía el producto resultante al ambiente externo.producto resultante al ambiente externo.

Retroalimentación:Retroalimentación: Acción de retorno. Es positiva cuando la salida por Acción de retorno. Es positiva cuando la salida por ser mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el ser mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el funcionamiento del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor funcionamiento del sistema, es negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema.restringe y reduce la entrada para disminuir la marcha del sistema.

Entorno y organizaciónEntorno y organización

Entorno generalEntorno general

(Incluye todo lo que es (Incluye todo lo que es externo a la externo a la organización, es organización, es decir, aquellos decir, aquellos factores que pueden factores que pueden afectar la dinámica afectar la dinámica del grupo).del grupo).

Condiciones económicasCondiciones económicas

Condiciones políticasCondiciones políticas

Condiciones sociales Condiciones sociales

Globalización Globalización


Entorno específicoEntorno específico

(Está asociado al (Está asociado al cumplimiento de las cumplimiento de las metas de la metas de la organización).organización).

ProveedoresProveedores

ClientesClientes

CompetidoresCompetidores

GobiernoGobierno


El entorno, ya sea general o específico, está sujeto a un grado de El entorno, ya sea general o específico, está sujeto a un grado de incertidumbre que depende del cambio o de la complejidad.incertidumbre que depende del cambio o de la complejidad.

Estructura organizacionalEstructura organizacional

La estructura organizacional toma en cuenta las relaciones entre los gerentes La estructura organizacional toma en cuenta las relaciones entre los gerentes y los empleados, gerentes con gerentes y empleados con empleados, y los empleados, gerentes con gerentes y empleados con empleados, considerando la forma en que se dividen y coordinan las actividades. considerando la forma en que se dividen y coordinan las actividades. Puede ser de tres tipos:Puede ser de tres tipos:

FuncionalFuncional

Consiste en dividir el Consiste en dividir el trabajo y establecer la trabajo y establecer la especialización de especialización de manera que cada manera que cada hombre, desde el hombre, desde el gerente hasta el gerente hasta el obrero, ejecute el obrero, ejecute el menor número posible menor número posible de funciones.de funciones.

Por productosPor productos

Llamada organización Llamada organización por división, reúne por división, reúne en una unidad de en una unidad de trabajo a todos los trabajo a todos los que participan en la que participan en la producción y producción y comercialización comercialización de un productode un producto

MatricialMatricial

Combina los tipos de Combina los tipos de organización organización mencionados mencionados anteriormente, anteriormente, tomando los tomando los beneficios de beneficios de ambos.ambos.

Teoría general de sistemas (TGS)Teoría general de sistemas (TGS)

El pensamiento sistémico resulta de la interpretación que el individuo percibe El pensamiento sistémico resulta de la interpretación que el individuo percibe sobre su entorno y la sociedad que lo rodea. Definido como una filosofía, sobre su entorno y la sociedad que lo rodea. Definido como una filosofía, es el arte de conectar ideas habilidades y disposiciones que permite es el arte de conectar ideas habilidades y disposiciones que permite eliminar los límites del pensamiento y analizar las cosas de una manera eliminar los límites del pensamiento y analizar las cosas de una manera más amplia.más amplia.

Esta corriente filosófica es integradora y diversa, además genera ideas y Esta corriente filosófica es integradora y diversa, además genera ideas y soluciona problemas de la mejor manera posible. El pensamiento soluciona problemas de la mejor manera posible. El pensamiento sistémico no es estático, no simplifica lo que analiza. Es por ello, que los sistémico no es estático, no simplifica lo que analiza. Es por ello, que los pensadores se concentraron en realizar una exhaustiva investigación para pensadores se concentraron en realizar una exhaustiva investigación para adaptar este paradigma en el mundo de la administración de las adaptar este paradigma en el mundo de la administración de las organizaciones.organizaciones.


Partiendo de la definición de los sistemas se puede decir que “son conjuntos Partiendo de la definición de los sistemas se puede decir que “son conjuntos de elementos que guardan estrecha relación entre sí, que mantienen al de elementos que guardan estrecha relación entre sí, que mantienen al sistema directo o indirectamente unido de modo más o menos estable y sistema directo o indirectamente unido de modo más o menos estable y cuyo comportamiento global persigue, normalmente, algún tipo de cuyo comportamiento global persigue, normalmente, algún tipo de objetivo”, (Arnold, 1998: 3).objetivo”, (Arnold, 1998: 3).

Durante las últimas décadas se ha tratado de entender el origen del proceso Durante las últimas décadas se ha tratado de entender el origen del proceso creativo y sistémico. Se le atribuye al biólogo alemán Ludwig Von creativo y sistémico. Se le atribuye al biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy su investigación de la Teoría General de Sistemas (TGS), la Bertalanffy su investigación de la Teoría General de Sistemas (TGS), la cual surge a comienzos del siglo XX, en respuesta al agotamiento e cual surge a comienzos del siglo XX, en respuesta al agotamiento e inaplicabilidad de los enfoques mecánicos y reduccionistas.inaplicabilidad de los enfoques mecánicos y reduccionistas.


En 1954, el padre del enfoque sistémico, En 1954, el padre del enfoque sistémico, Ludwin Von Bertalanffy logró reunir a Ludwin Von Bertalanffy logró reunir a varios científicos de otras disciplinas y varios científicos de otras disciplinas y se constituyó la Society for General se constituyó la Society for General Systems Research para investigar Systems Research para investigar sobre un nuevo paradigma alternativo sobre un nuevo paradigma alternativo que mantuviera una visión integradora.que mantuviera una visión integradora.

Ahora bien, el enfoque sistémico se Ahora bien, el enfoque sistémico se origina con la unificación de muchos origina con la unificación de muchos campos de conocimiento, al usar las campos de conocimiento, al usar las ciencias físicas, biológicas y sociales, ciencias físicas, biológicas y sociales, pues este paradigma se considera pues este paradigma se considera como una teoría organizacional como una teoría organizacional moderna.moderna.


““El enfoque sistémico de la administración es básicamente, una teoría El enfoque sistémico de la administración es básicamente, una teoría general comprensible, que cubre ampliamente todos los fenómenos general comprensible, que cubre ampliamente todos los fenómenos organizacionales, una síntesis integradora de los conceptos clásicos, organizacionales, una síntesis integradora de los conceptos clásicos, estructuralistas y del comportamiento. La teoría no rechaza la necesidad estructuralistas y del comportamiento. La teoría no rechaza la necesidad de un proceso administrativo en los cinco pasos clásicos, ni desprecia la de un proceso administrativo en los cinco pasos clásicos, ni desprecia la estructura organizativa, pero le introduce un concepto de sistema que estructura organizativa, pero le introduce un concepto de sistema que permite estudiar la administración en relación con el medio, teniendo en permite estudiar la administración en relación con el medio, teniendo en cuenta todos los elementos del sistema y permitiendo su integración”. cuenta todos los elementos del sistema y permitiendo su integración”.

(García, 2014: 12).(García, 2014: 12).


Tomando en cuenta que sus raíces provienen de los sistemas naturales Tomando en cuenta que sus raíces provienen de los sistemas naturales (organismos vivos) y sistemas artificiales (máquinas); los sistemas también (organismos vivos) y sistemas artificiales (máquinas); los sistemas también se clasifican de acuerdo a su entitividad: en reales (observación real), se clasifican de acuerdo a su entitividad: en reales (observación real), ideales (construcciones simbólicas, lógicas y matemáticas) y modelos ideales (construcciones simbólicas, lógicas y matemáticas) y modelos (abstracción de la realidad). Y por su ambiente: en abiertos y cerrados.(abstracción de la realidad). Y por su ambiente: en abiertos y cerrados.

Los sistemas abiertos se refieren al flujo de relaciones con el ambiente, ya que Los sistemas abiertos se refieren al flujo de relaciones con el ambiente, ya que se encarga de importar y procesar elementos como energía, materia e se encarga de importar y procesar elementos como energía, materia e información. información.

Por su parte, los sistemas cerrados son herméticos y no reciben ninguna Por su parte, los sistemas cerrados son herméticos y no reciben ninguna influencia del ambiente.influencia del ambiente.


A lo largo del estudio e investigación de A lo largo del estudio e investigación de la TGS varios pensadores la TGS varios pensadores adaptaron otras teorías como la adaptaron otras teorías como la cibernética (N Wiener), la teoría de cibernética (N Wiener), la teoría de la información (C. Shannon y W. la información (C. Shannon y W. Weaver) y la dinámica de sistemas Weaver) y la dinámica de sistemas (J. Forrester). (J. Forrester).

Aunado a otros estudios de carácter Aunado a otros estudios de carácter multidisciplinario tales como los multidisciplinario tales como los ecológicos culturales (M. Sahlins, R. ecológicos culturales (M. Sahlins, R. Rappaport), politólogos (K. Deutsch, Rappaport), politólogos (K. Deutsch, D. Easton), organizaciones y D. Easton), organizaciones y empresas ( D. Katz y R.Kahn), y empresas ( D. Katz y R.Kahn), y otras especialidades antropológicas otras especialidades antropológicas y sociológicas.y sociológicas.


Katz y Kahn desarrollaron un modelo de Katz y Kahn desarrollaron un modelo de la organización como un sistema la organización como un sistema abierto, con varios elementos como abierto, con varios elementos como la importación, transformación, la importación, transformación, exportación, los sistemas como exportación, los sistemas como ciclos de eventos que se repiten, ciclos de eventos que se repiten, entropía negativa, información como entropía negativa, información como insumo, retroalimentación negativa y insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación, estado de proceso de codificación, estado de equilibrio, diferenciación, equilibrio, diferenciación, equifinalidad, límites o fronteras. equifinalidad, límites o fronteras.

También surge el modelo sociotécnico También surge el modelo sociotécnico de Tavistock, como una combinación de Tavistock, como una combinación de subsistema técnico (tecnología-de subsistema técnico (tecnología-territorio-tiempo) y subsistema social territorio-tiempo) y subsistema social (individuos – relaciones).(individuos – relaciones).

Sistemas de información gerencialSistemas de información gerencial

Los sistemas de información Los sistemas de información gerencial son necesarios gerencial son necesarios en las organizaciones, ya en las organizaciones, ya que permiten analizar la que permiten analizar la solución actual, identificar solución actual, identificar los problemas y buscar las los problemas y buscar las soluciones inmediatas, soluciones inmediatas, además, de formular además, de formular objetivos para así tomar objetivos para así tomar decisiones sobre el uso de decisiones sobre el uso de los recursos, tanto los recursos, tanto humanos como humanos como financieros.financieros.


Andreu, Ricart y Valor (1991), define un sistema de información como “un Andreu, Ricart y Valor (1991), define un sistema de información como “un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, datos estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio toma de decisiones necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia”, (Hernández, 2014: 1).de la empresa de acuerdo con su estrategia”, (Hernández, 2014: 1).


Durante los últimos años los sistemas de información gerencial han ido Durante los últimos años los sistemas de información gerencial han ido evolucionando debido a los avances tecnológicos y a la aparición de evolucionando debido a los avances tecnológicos y a la aparición de nuevos paradigmas en la administración, pues se han logrado obtener nuevos paradigmas en la administración, pues se han logrado obtener mejores resultados ante el mercado global y la competencia mejores resultados ante el mercado global y la competencia empresarial.empresarial.

Dentro de una organización un buen sistema de información debe ser capaz Dentro de una organización un buen sistema de información debe ser capaz de recibir y procesar datos eficaces y sin errores, suministrar los datos de recibir y procesar datos eficaces y sin errores, suministrar los datos en el momento preciso, evaluar la calidad de los datos de entrada, en el momento preciso, evaluar la calidad de los datos de entrada, eliminar la información poco útil, proporcionar seguridad ante la pérdida eliminar la información poco útil, proporcionar seguridad ante la pérdida de información, generar información de salida útil para los usuarios, de información, generar información de salida útil para los usuarios, creándose una retroalimentación para ayudar en el proceso de toma de creándose una retroalimentación para ayudar en el proceso de toma de decisiones.decisiones.


Es conveniente que todas las Es conveniente que todas las empresas se adapten a los nuevos empresas se adapten a los nuevos cambios, para enfrentar los retos cambios, para enfrentar los retos del milenio como las tendencias del milenio como las tendencias tecnológicas, el fenómeno de la tecnológicas, el fenómeno de la globalización y la inmediatez de la globalización y la inmediatez de la información. Por tanto, se requiere información. Por tanto, se requiere el uso de los sistemas de el uso de los sistemas de información para obtener ciertas información para obtener ciertas ventajas a nivel organizacional ventajas a nivel organizacional como la rapidez en los procesos, como la rapidez en los procesos, control de datos, actualización de control de datos, actualización de la información, seguridad e la información, seguridad e intercambio de información.intercambio de información.

ReferenciasReferencias

-García, C. Curso Liderazgo. Trabajo en Equipo y Solución de Problemas, [en línea], S.F. Universidad de Barcelona, Master Gestión. [citado 24-10-2014]. Disponible en Internet: http://www.letrak.com.co/alejandro/material/adm/teoremas_administrativos.pdf.

-Hernández, A. Los sistemas de información: evolución y desarrollo, [en línea], S.F. Departamento de Economía y Dirección de Empresas. Universidad de Zaragoza. Disponible en Internet: dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/793097.pdf.

-Marcelo, A. Introducción a los Conceptos Básicos de la Teoría General de Sistemas. Cinta de Moebio. Nº3. Abril de 1998. Facultad de Ciencias Sociales. Universidad de Chile. Disponible en Internet: http://saia.uft.edu.ve/ead/mod/resource/view.php?id=286147

http://www.letrak.com.co/alejandro/material/adm/teoremas_administrativos.pdf

http://www.letrak.com.co/alejandro/material/adm/teoremas_administrativos.pdf

http://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/793097.pdf



http://saia.uft.edu.ve/ead/mod/resource/view.php?id=286147

ReferenciasReferencias

-Rivero, J. La Organización como Sistema. [citado 24-10-2014]. Disponible en Internet: http://temasinteresantes90.blogspot.com/2013/03/la-organizacion-como-sistema.html.

http://temasinteresantes90.blogspot.com/2013/03/la-organizacion-como-sistema.html

http://temasinteresantes90.blogspot.com/2013/03/la-organizacion-como-sistema.html

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