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La organización de los fondos de archivo: clasificación. ordenación e instalación*
Dra. Verónica Mateo RipollUniversidad de Alicante
*Guía del tema para seguir las explicaciones del profesor. Completar con la bibliografía, enlaces y
demás materiales proporcionados en el aula y Campus Virtual
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Esquema
1. Organización. Definición, objetivos y métodos
2. Clasificación.Definición. Premisas
3. OrdenaciónDefinición. Modos
4. Instalación
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La organización. DefiniciónLa función esencial del archivero es
facilitar el acceso a los documentos. Esto se consigue por medio de:
instrumentos de descripción y búsqueda de instrumentos de descripción y búsqueda de los fondoslos fondos documentalesdocumentales
van precedidos de las tareas de:clasificación y ordenaciónclasificación y ordenación.
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Importancia de la ORGANIZACIÓN
Un archivo desorganizado, aunque contenga los fondos más ricos del
mundo, no favorece ni la perdurabilidad de la
documentación, ni las búsquedas documentales.
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La organizaciónorganización … • disminuye las pérdidas, • favorece la conservación • y mejora las búsquedas de
información.
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Archivo desorganizado
ORGANIZACIÓN:
Tareas de clasificación y
ordenación
Instalación de la documentación una vez
organizada
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La organizaciónorganización consta de dos etapas:
┼clasificaciónclasificación ordenaciónordenación..
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Habitualmente los términos "clasificarclasificar" y "ordenarordenar" se
emplean de manera indistinta en el lenguaje coloquial.
Desde el punto de vista archivístico existen muchas y muy importantes diferenciasdiferencias
que hay que conocer.
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La clasificaciónclasificación supone establecer clases o grupos diferentes entre sí, mientras que la ordenaciónordenación implica alinear, distribuir, enfilar dentro de cada uno de esos subconjuntos,
de esos grupos.
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La organización. Objetivos:
1) Coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los documentos aportan
mayor información si se encuentran integrados con su contexto.
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2) Dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, bien mediante la aplicación del principio de procedencia y orden original,
si se trata de fondos institucionales,o bien según la distribución lógica de
agrupación, en el caso de las colecciones.
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3) Evidenciar o reconstruir la disposiciónde un archivo, a partir de las relaciones
funcionales y estructurales que, de manera natural,
se producen entre los documentos durante su ciclo vital.
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I. La organización. MétodosI. La organización. Métodos
El mejor método de organización de un archivo es
recrear o respetar el orden originario que tuvieron o
debieron tener los papeles en cada una de las oficinas
productoras.
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es un método objetivo porque
… cualquiera que fuera el archivero, si se hace bien, el resultado es siempre el mismo.
Si se desorganizara mil veces, el resultado de organizarlo conforme al orden natural y originario sería igualmente el mismo.
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<<Consiste en establecer clases o grupos de documentos, únicos y diferentes entre sí, de modo que queden integrados formando
parte de la estructura de un todo>>.
Esta separación por grupos documentales se efectúa según el principio
clave de la Archivística: el “respeto a la procedencia de los fondos documentales”
2. La clasificación
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Mientras que las bibliotecas se clasifican por materias o contenidos, los archivos se clasifican sólo …
• Por “fondosfondos” (conjunto documental producido por una institución, órgano o entidad)
• Por “seriesseries” dentro de los fondos (libros, expedientes o documentos caracterizados por materializar funciones, competencias y procedimientos característicos y distintos),
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por “expedientesexpedientes” dentro de las series (los documentos referidos al procedimiento de un asunto)
y por “documentos sueltosdocumentos sueltos” en el caso de la correspondencia epistolar recibida y emitida.
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La clasificación. Premisas
Siempre es anterior a la ordenación
La clasificación en un archivo de oficina, de gestión:
Viene encauzada, determinada por el proceso de producción documental, es un proceso natural
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La clasificación. Premisas
La clasificación en un archivo histórico:Problemas// supuestos:
A.Archivo organizadoB. Archivo desorganizado
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Ejemplos:• http://www.archivo.ayuncordoba.es/• http://www.ayto-
oviedo.es/es/elAyuntamiento/archivoMunicipal/cuadrosClasificacion.php
• http://www.mieres.es/archivo/page7/page7.html
• http://www.ugr.es/~archivo/desuni.htm
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3. La Ordenación3. La Ordenación
Una vez efectuada la clasificación damos paso a la ordenación, <<que
consiste en unir y relacionar los distintos elementos de cada clase o
grupo creados inicialmente, de acuerdo con una unidad-orden
establecida de antemano>>.
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3. La Ordenación. Modos3. La Ordenación. Modos
Así, pues, estableceremos dentro de las “series”, “expedientes” y “documentos”ya clasificados
1.Una secuencia naturalsecuencia natural (orden según los momentos de la gestión que los originó)
2. alfabalfabééticatica (expedientes personales o de materias). Orden abierto.
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3. La Ordenación3. La Ordenación
3.3. GeogrGeográáficafica (series y documentos referidos a ciudades o barrios o calles) 4.4. NumNumééricarica (documentos contables, documentos de correspondencia). El orden numérico es cerrado y no permite interpolaciones ni pérdidas.
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La InstalaciónConsiste en el alojamiento físico de los documentos en las estanterías mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros.Antes de introducir un expediente en su caja hay que proceder a identificarlo, mediante una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y su orden dentro de la misma.
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Archivo Histórico Nacional. Sección Nobleza. Toledo
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En la instalación de las cajas, legajos y libros seguiremos el sistema de numeración continua, el más indicado para un archivo en crecimiento, mediante la numeración arábiga desde el nº 1 en adelante, siguiendo la secuencia natural.
Ejemplo: un expediente ubicado en la caja o legajo 97, y que ocupa el nº3, de los 10 que contiene,
tendrá la signatura: 97,3.