La PEC nel settore bancario: La PEC nel settore bancario: i risultati del GdL ABI Labi risultati del GdL ABI Lab

Silvia AttanasioSilvia AttanasioRicerca - Coordinamento Studi e Metodologie, ABI LabRicerca - Coordinamento Studi e Metodologie, ABI Lab

Roma, 12 maggio 2005Roma, 12 maggio 2005

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AgendaAgenda

• La Posta Elettronica Certificata in banca

• Il gruppo di lavoro interbancario

• L’analisi costi benefici

• Le conclusioni

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Le esigenze delle imprese bancarieLe esigenze delle imprese bancarie

L’attività bancaria è caratterizzata da un’alta densità di documenti cartacei, per cui l’esigenza di dematerializzare i flussi cartacei è da sempre molto sentita.

Prendendo ad esempio una banca medio grande, ecco la dimensione del problema:

Conti Correnti produzione di circa 85 milioni di fogli/anno che rappresentano il 47% del totale

Fidi 11 milioni di fogli/anno (6% del totale)

Servizi Vari 43 milioni di fogli/anno (24% del totale)

180 milioni di fogli/anno la produzione totale

L’obiettivo di ridurre gli invii di documenti cartacei e la conseguente archiviazione è sicuramente rilevante per le imprese bancarie, ma è talvolta visto come un “mito” difficile da raggiungere, vista la complessità delle soluzioni abilitanti.

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La PEC applicata ai processi bancariLa PEC applicata ai processi bancari

La posta elettronica certificata può essere utilizzata a supporto di diversi processi della banca, soprattutto diverse tipologie di comunicazione. Essendo un canale end-to-end, a seconda del tipo di comunicazione che si vuole spostare in elettronico, dovranno essere abilitati all’utilizzo della PEC diverse tipologie di utenti.

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AgendaAgenda

• La Posta Elettronica Certificata in banca

• Il gruppo di lavoro interbancario

• L’analisi costi benefici

• Le conclusioni

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Ha partecipato inoltre ai lavori il Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione

Allo scopo di approfondire le opportunità di utilizzo della posta elettronica certificata in ambito bancario, l’ABI ha costituito un apposito gruppo di lavoro.Le attività del GdL sono state così articolate:

• esame del quadro di riferimento (normativa, soluzioni esistenti…);• avvio di cantieri di sperimentazione presso banche pilota con il supporto dei partner tecnologici di ABI Lab, per verificare sul campo le reali opportunità offerte dalla PEC e le sue effettive complessità di gestione ed utilizzo;• analisi delle comunicazioni potenzialmente riconducibili al canale della PEC, con lo scopo di comprendere i benefici estraibili dall’utilizzo della tecnologia.

Il Gruppo di LavoroIl Gruppo di Lavoro

I partner tecnologiciLe banche Le Istituzioni

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Le attività svolteLe attività svolte

Esame del quadro di riferimento (normativa, soluzioni esistenti…)collaborazione con il CNIPAcollaborazione con i partner tecnologici

Analisi dei possibili ambiti di applicazione della PECcomunicazioni interne (circolari, comunicazioni del personale…)comunicazioni alla clientela (estratti conto, contabili…)comunicazioni verso altri soggetti esterni (notai…)

Condivisione di quanto emerso dalle sperimentazionianalisi delle problematiche e delle necessità legate ai processi di comunicazionedefinizione della soluzione più indicata rispetto alla situazione architetturaleanalisi costi/benefici a valle dell’implementazione della PEC

Eventi di presentazione degli obiettivi e dei risultati conseguitiWorkshop ABI Lab 13-14 novembre 2003 “La conoscenza in banca - Creazione, Condivisione, Comunicazione”Forum ABI Lab 2-3 dicembre 2004 “La posta elettronica certificata”

Avvio di cantieri di sperimentazione su diversi ambiti per:verificare le complessità di gestione e utilizzo della PECverificare sul campo i costi e i benefici derivanti dall’introduzione della PEC

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Internet

mittentedestinatario

Documentoinformatico

Indice gestoriPEC

Ricevuta diaccettazione

Ricevuta diconsegna

Ricevuta dipresa in carico

Provider delmittente

Provider deldestinatario

Utilizzo della PEC con altri strumentiUtilizzo della PEC con altri strumenti

La posta elettronica certificata può essere utilizzata in diversi contesti, intervenendo su diversi processi di invio di comunicazioni, all’interno o all’esterno della banca. In relazione all’esigenza cui questo strumento vuole rispondere, è possibile ipotizzare di affiancare alla PEC altri strumenti, il cui uso congiunto soddisfi le specifiche esigenze: firma digitale del documento da parte del mittente, cifratura del messaggio, modalità più sofisticate di autenticazione degli utenti.

RiservatezzaCifratura del messaggio

Autenticazione utentiDa login e pw a strong authentication

Validità del documentoFirma digitale

Ricevute aggiuntivees. avvenuta lettura

Attenzione: non è necessario disporre di tali strumenti per realizzare un sistema PEC conforme alla normativa.

Potenzialmente non più necessario in relazione all’evoluzione delle regole tecniche

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I driver di utilizzo della PECI driver di utilizzo della PEC

È importante sottolineare che l’obiettivo complessivo è digitalizzare l’intero processo all’interno del quale si inserisce la PEC.

I driver maggiormente sentiti sono:

• Eliminazione/riduzione dei flussi cartacei e dei costi connessi,

• Certezza dell’invio e della ricezione,

• Maggiore efficienza e rapidità nella comunicazione fra uffici e filiali,

• Miglioramento di archiviazione e gestione delle ricerche,

• Miglior gestione del protocollo in entrata e in uscita.

Attraverso un’analisi preliminare, è stato possibile esaminare i principali fattori trainanti verso l’adozione della posta elettronica certificata. L’analisi ha permesso di rilevare un forte accordo nel sostenere l’opportunità di utilizzo del canale elettronico per diverse tipologie di comunicazione.

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L’avvio delle sperimentazioniL’avvio delle sperimentazioni

Per poter valutare le reali opportunità estraibili dall’utilizzo di questo nuovo strumento, il GdL ha ritenuto necessario procedere, in collaborazione con i partner tecnologici di ABI Lab partecipanti ai lavori, a delle sperimentazioni, in considerazione della immaturità della tecnologia.

L’obiettivo dei cantieri di sperimentazione era duplice:

verificare le complessità di gestione e utilizzo della PEC;

verificare sul campo i costi e i benefici derivanti dall’introduzione della PEC.

Per conseguire il primo obiettivo, sono state installate due diverse soluzioni di PEC presso due banche test, che ne hanno valutato la complessità di introduzione e integrazione con i rispettivi sistemi.

Per realizzare il secondo obiettivo, è stato necessario individuare delle comunicazioni pilota e svolgere un’analisi organizzativa finalizzata a comprendere gli impatti dell’introduzione della PEC in processi specifici. Tale attività è stata svolta dal gruppo di lavoro nel suo complesso.

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I cantieri di sperimentazioneI cantieri di sperimentazione

Nell’ambito del gruppo di lavoro, sono stati dunque attivati due cantieri di sperimentazione:

• presso Banche Popolari Unite, in collaborazione con Critical Path;

• presso il Consorzio Operativo del Gruppo Monte dei Paschi di Siena, in collaborazione con Microsoft.

In ognuno dei cantieri, il focus principale è sul trasferimento al canale elettronico di una specifica tipologia di comunicazione, ma si mira a

comprendere tutti gli ambiti in cui la PEC può produrre valore per la banca.

Banche Popolari Unite

Consorzio Operativo MPS

I due cantieri sono stati focalizzati, il primo, sulla comunicazione interna alla banca e, il secondo, sulla comunicazione con soggetti esterni.

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IndiceIndice

• La Posta Elettronica Certificata

• Gli elementi base della PEC

• La PEC in banca

• L’analisi costi benefici

• Le conclusioni

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Analisi costi/beneficiAnalisi costi/benefici

COSTI

A valle della sperimentazione “tecnica” delle soluzioni, si è reso necessario testare il funzionamento e l’utilità della PEC all’interno di processi-pilota. Il gruppo di lavoro ha svolto quindi un’analisi costi/benefici.

BENEFICI

• tempo di implementazione

• dotazioni tecniche necessarie

• impegno risorse della banca

• impegno risorse esterne

• costo della soluzione

• analisi del processo pilota prima e dopo l’introduzione della PEC

• misurazione, ex ante ed ex post, di indicatori correlati alla necessità che si intendeva soddisfare (es. tempi, costi…)

Valutazioni economiche

Valutazioni qualitative

• migliore circolazione delle informazioni relative alla normativa

• miglioramento dei processi legati alla gestione del personale

• facilità di utilizzo da parte dei dipendenti / soggetti esterni alla banca

• opportunità di dotare di una caselle di PEC un numero di utenti adeguato al processo da supportare

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I costiI costiLe componenti che determinano il costo effettivoLe componenti che determinano il costo effettivo

Il costo della soluzione è stato valutato mediando i valori forniti dai partner tecnologici, tentando di ricondurre le specifiche politiche di pricing a un dato confrontabile e quindi aggregabile. Poiché però il costo effettivo della soluzione dipende fortemente da componenti legate alle situazioni specifiche, sono stati individuate le variabili più rilevanti che influiscono sul costo definitivo della soluzione.

I principali driver che guidano la determinazione dei diversi prezzi sono:

• l’installazione del sistema di posta elettronica certificata all’interno di un ambiente fortemente integrabile, ovvero già dotato di soluzioni dello stesso partner tecnologico:

la posta elettronica certificata è talvolta un addendum del sistema di posta elettronica;

• il numero di caselle di PEC installate:

anche se la definizione del prezzo in base al numero di caselle non è un pricing diffuso, si sottolinea che in questo caso il prezzo cresce molto meno che proporzionalmente rispetto alle caselle;

• l’installazione della soluzione vs. l’erogazione del servizio.

La valutazione complessiva della componente costi non deve tralasciare la quantificazione di quelli legati agli impatti dell’implementazione della PEC nell’organizzazione della banca.

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I costiI costiLa misurazione dei costi lato bancaLa misurazione dei costi lato banca

La valutazione complessiva della componente costi non deve tralasciare la quantificazione di quelli legati agli impatti dell’implementazione della PEC nell’organizzazione della banca. Naturalmente, quanto più avanzato è il processo di digitalizzazione della gestione delle comunicazioni all’interno della banca (es. i documenti già nascono in elettronico), tanto meno onerosa sarà l’introduzione della PEC.

Alcuni di questi costi sono dati dalla ridefinizione di alcuni processi; altri, invece, sono legati all’introduzione vera e propria della PEC nei pc dei dipendenti abilitati e alla loro formazione e assistenza all’utilizzo di questo strumento. Questi costi sono quindi individuabili in ragione del numero di utenti abilitati.

In quest’ambito, alcune possibili voci di costo sono:

• il costo di installazione della PEC presso le postazioni abilitate,

• il costo della formazione specifica sulla PEC (es. redazione di un manuale, formazione in aula…),

• il costo dell’assistenza tecnica relativa alla PEC,

• il costo di archiviazione dei messaggi,

• ...INDICATORE VALORIZZAZIONE

Tempo x n. utenti x costo €….

ESEMPLIFICATIVO

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Analisi costi/beneficiAnalisi costi/benefici

Per completare l’analisi costi/benefici, si è quindi proceduto alla valutazione della componente positiva, con la consapevolezza che tale valutazione è strettamente legata al contesto della singola banca. Pertanto, le conclusioni tratte dal gruppo di lavoro, per quanto condivise da otto banche diverse, non sono estendibili tout court a qualsiasi realtà.

COSTI BENEFICI

• tempo di implementazione

• dotazioni tecniche necessarie

• impegno risorse della banca

• impegno risorse esterne

• costo della soluzione

• analisi del processo pilota prima e dopo l’introduzione della PEC

• misurazione, ex ante ed ex post, di indicatori correlati alla necessità che si intendeva soddisfare (es. tempi, costi…)

Valutazioni economiche

Valutazioni qualitative

• migliore circolazione delle informazioni relative alla normativa

• miglioramento dei processi legati alla gestione del personale

• facilità di utilizzo da parte dei dipendenti / soggetti esterni alla banca

• opportunità di dotare di una caselle di PEC un numero di utenti adeguato al processo da supportare

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I beneficiI beneficiLa misurazione dei beneficiLa misurazione dei benefici

Nel valutare la componente benefici, è stato necessario individuare un set di comunicazioni potenzialmente di interesse e svolgere, per ciascuna di esse, un’analisi organizzativa dei benefici estraibili dall’utilizzo della PEC in tali ambiti.

Per dare una valenza il più possibile estesa alle valutazioni del gruppo di lavoro, si è scelto di procedere in due fasi:

• analisi delle comunicazioni individuate presso una singola banca;

• condivisione ed eventuale revisione dei risultati alla luce delle esperienze di tutte le banche componenti il GdL.

Disponendo quindi di un’analisi condivisa delle principali caratteristiche relative alle comunicazioni oggetto dell’analisi, il GdL ha potuto procedere alla valutazione, sia pure qualitativa, dell’opportunità di utilizzo della PEC a supporto delle specifiche comunicazioni. Per ciascuna di esse sono stati valutati i benefici estraibili e la complessità organizzativa di implementazione.

COMPLESSITÀ DI IMPLEMENTAZIONEB

EN

EF

ICI

A

BB

A

M

M

IS1

IS2

IS3

IS4IS5

IS7

ES2

IN1

IN2

IN3

IN4a

IN4bIN4c

CL1 CL2

CL3

ES1

IS8

I risultati di questa analisi, sintetizzati nel seguito, sono consultabili nel documento di dettaglio presente su abilab.it.

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IndiceIndice

• La Posta Elettronica Certificata

• Gli elementi base della PEC

• La PEC in banca

• L’analisi costi benefici

• Le conclusioni

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Conclusioni dell’analisiConclusioni dell’analisi

• la posta elettronica certificata è lo strumento che può abilitare l’invio di comunicazioni, con particolari requisiti di certezza dell’invio e della consegna, in elettronico;

• è importante sottolineare che la PEC costituisce un tassello di un più ampio processo di digitalizzazione delle comunicazioni in generale, che richiede l’introduzione di una serie di strumenti in grado di abilitare la diffusione delle comunicazioni elettroniche nel loro complesso: generazione dei documenti in elettronico, sistemi di archiviazione, eventuale firma dei documenti…;

In linea generale, l’attività del gruppo di lavoro ha dato i seguenti risultati:

• in linea generale, le comunicazioni che appaiono come le più indicate ad essere inviate tramite PEC sono quelle destinate a insiemi ristretti di destinatari facilmente identificabili.