la problemÁtica en el departamento de tributos

Integrates:Lic. Bastos William C.I. 12.633.610

Ing. Becerra Angel C.I. 5.668.098

Dra. Rojas Belkys C.I. 6.434.191

Ing. Torres Leonardo C.I. 10.158.541

Facilitador:

Ing. Msc. Jose MarrufoMateria: Sistema de Información y Decisión

Gerencial

Grupo 1A

UNIVERSIDAD FERMÍN TORO

VICE RECTORADO ACADÉMICO

DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POST GRADO

MAESTRÍA DE GERENCIA EMPRESARIAL

LA PROBLEMÁTICA EN EL DEPARTAMENTO DE TRIBUTOS DEL CENTRO CLÍNICO SAN CRISTÓBAL H.P.C.A.

CON RESPECTO AL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA)

FEBRERO 2013

Determinar la problemática en el área de tributos del Centro

Clínico San Cristóbal Hospital Privado Compañía Anónima y

los aspectos a tomar en cuenta para la aplicación de un

S.I.G, esta empresa es calificada por la Administración

Tributaria SENIAT como Contribuyente Especial, siendo

sujeto a fiscalizaciones de forma y fondo.

TEMA DE ESTUDIO

Esta ha tenido un impacto en el área de lo contable, Las

tecnologías de información operan como motor de cambio

que permite dar respuestas a las nuevas necesidades de

información. En la actualidad, la tecnología de información

ha creado movimientos importantes dentro de las empresas.

Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la

implementación de nuevos sistemas y mejores

tecnologías, así como también, al esfuerzo de las personas

que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios

dentro del área de información.

LA TECNOLOGÍA

Según las providencia emitidas por el SENIAT las empresas

requieren aplicar sistemas de información que se mantenga

a la vanguardia y de respuestas oportuna a objeto de

cumplir con las obligaciones legales y tributarias, que están

regulados por las normas que implementa el gobierno

nacional, el SENIAT, constantemente esta implementado

programas contra la evasión fiscal, cuya finalidad es verificar

el cumplimiento de los deberes establecidos en leyes

tributarias e incrementar los niveles de recaudación. Algunas

empresas han sido multadas y cerradas temporalmente, por

no cumplir con ciertas disposiciones, fundamentalmente

deberes relacionados con el Impuesto al Valor Agregado

(IVA).

EL SENIAT

Por definición se entiende como Sistema de Información

Gerencial (S.I.G) al método, herramienta o técnica de poner

a disposición de las empresas la información confiable y

oportuna que se necesite para facilitar el proceso para la

toma de decisiones de los niveles estratégicos, a objeto de

permitir que las funciones de planeación, control y

operaciones se realicen eficientemente en la organización.

Un sistema de información gerencial utiliza la información

del pasado, presente y de proyección para apoyar la

solución de problemas y la toma de decisiones

Sistema de Información Gerencial

(S.I.G)

En el presente trabajo se realizara los pasos para analizar el

S.I.G para la determinación de la problemática en el área de

tributos en el Centro Clínico San Cristóbal H.P.C.A, esta

empresa es calificada por la Administración Tributaria

SENIAT como Contribuyente Especial, siendo sujeto a

fiscalizaciones de forma y fondo. El sistema transaccional

actual tiene muchos problemas que están afectando

directamente al área Tributaria, que dificultan el control

global a razón del gran volumen de operaciones, esto

pudiera ocasionar multas pecuniarias cuantiosas.

Sistema de Información Gerencial

(S.I.G)

1. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían

utilizar los distintos tipos de información.

2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización.

3. Identificar la información que se requiere para ayudar a los

componentes del sistema.

4. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos actuales para

utilizarlos.

5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para

recolectar y registrar información .

6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para

tabular, analizar, y ofrecer la información .

7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios.

9. Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué

observar, qué verificar.

Pasos para analizar un SIG

1. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o

deberían utilizar los distintos tipos de información

El Departamento de Tributos está compuesto por 5 personas distribuida de la siguiente

manera:

Jefe del Departamento de Tributos: Lcdo. Daniel Aguilar

Coordinadora de Impuestos: Lcda. Gisela Hernández

Analista tributarios II: Lcda. Jenny Pinto

Asistentes de Analistas tributarios I: Heidy Gamboa y Consuelo León

además, el departamento cuenta con el asesoramiento externo de Chirinos, Medina &

asociados

Departamento de Tributos del

Centro Clínico San Cristóbal

Hospital Privado C.A.

2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la

organización

El objetivo fundamental del Departamento de Tributos es: ̈ Integrar los impuestos al

negocio a través del planeación y la revisión permanente, logrando que este surja del

trabajo en equipo de todos los Departamentos del Centro Clínico.

Uno de los objetivos del Departamento de Impuestos es no incurrir en costos fiscales

innecesarios.

La correcta aplicación de las normas tributarias, evitando el pago de sanciones por

incumplimientos de los deberes formales e intereses por el pago extemporáneo de las

deudas impositivas.

Asesorar activamente a la Junta Directiva y a los socios, motivado a que el Centro Clínico

es una empresa de servicios hospitalarios, informándolos de las novedades

fiscales, defendiendo sus intereses ante actuaciones de inspección realizadas por la

Administración Tributaria SENIAT.

La constante actualización de las normas que regulan la actividad de los servicios

hospitalarios.




3. Identificar la información que se requiere para ayudar a

los componentes del sistema.Departamento de Tributos del



Información necesaria para llenar el formato especifico solicitado por el SENIAT y hacer

emisión del comprobante de retención de IVA, información necesaria a ser extraída del

sistema transaccional desde su base de datos.

Libro de compras

• Nombres y apellidos o razón social del proveedor o prestadores de servicios

• Número del Registro de Información Fiscal (RIF)

• Domicilio fiscal del proveedor o prestadores de servicios

• Número de control de la factura y número de la factura

• Total Facturado

• Base Imponible

• % Alícuota

• Impuesto IVA

• IVA Retenido




Libro de ventas

• Fecha de venta

• Número de la factura

• Nombres y apellidos o razón social del Cliente

• Número del Registro de Información Fiscal (RIF)

• Monto de la Factura

• Monto del IVA

• Total Factura

• Base Imponible

• Numero de Control

• IVA Exento

• IVA Exonerado

3. Identificar la información que se requiere para ayudar a

los componentes del sistema.

4. Determinar cuáles son los formularios y procedimientos

actuales para utilizarlos.Departamento de Tributos del



Exportar la información de compras y pagos de proveedores o prestadores de servicios a

una hoja de Excel, para su análisis y control de esta forma brindar la información requerida

por el SENIAT. Procedimiento para crear el txt del IVA

• Del sistema de información administrativo se exporta en un formato txt de acuerdo a un

formato específico.

• Seguidamente este formato txt se importa desde una hoja de Excel

• Luego se realiza una auditoria selectiva de la facturación en físico (compras y ventas)

con el proporcionado en txt por el sistema administrativo

• Posteriormente se comparan los libros de ventas y los libros de compra con el

proporcionado en txt por el sistema administrativo

• Por último se generan la Emisión del Comprobante de Retención a los

proveedores, manualmente realizados en Excel




Formularios Libro de compras en Excel


actuales para utilizarlos.




Formularios Libro de ventas en Excel






Descripción de como se prepara la declaración de retenciones de impuesto al valor

agregado (IVA) por el departamento de tributos del Centro Clínico:

Se presenta a través del portal http://www.seniat.gov.ve un archivo preparado llamado TXT

este tiene un formato específico en el que se llenan los campos requerido con información

del agente de retención y las facturas de compras con sus respectivas retenciones

practicadas durante el período correspondiente, siguiendo las especificaciones técnicas

establecidas en el referido portal, luego de presentada la declaración en la forma indicada

el agente de retención, imprime 5 copias de la planilla generada por el sistema

denominada “Planilla de pago para enterar retenciones de IVA efectuadas por agentes de

retención 99035” y paga con un cheque de gerencia en el Banco del Tesoro según sea la

cantidad a enterar.



5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes

para recolectar y registrar información.Departamento de Tributos del



Errores que presenta el sistema transaccional (administrativo):

Algunos libros de ventas presentan errores en cuanto al orden cronológico.

Hay errores en cuanto al número de control que fue impreso en los libros de compras ya

que las compras de medicamentos a la farmacia, alimentan al libro por medio de una

interface y al hacer esta es donde se genera el error

Los libros de compra y ventas no están impresos mes a mes solo se guardan en medios

magnéticos

La copia de los comprobantes de retención no se encuentra archivadas en orden

cronológico y número de comprobante

Los libros de compras y ventas presentan atraso en registro de operaciones

Se reciben facturas después de la fecha de la declaración de las retenciones de IVA

Se reciben facturas con la razón fiscal incompleto o abreviado

6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o

computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la

información .




Designar que el Departamento de Auditoria se responsabilice en la revisión constante del

control interno tributario y de hacer seguimiento a las debilidades encontradas a fin de

detectar cualquier tipo de desviación en los procedimientos, políticas y normas puestas en

marcha por la organización y de esta forma sugerir los correctivos y alternativas de

solución.

• La función de auditoria interna será siempre de apoyo, asesoría y corrección, por lo que

es conveniente que su línea de dependencia y de adscripción sea lo mas alta posible.

• Implementar el modelo de control interno tributario e instruir adecuadamente al personal

sobre su contenido y aplicación.

• Formalizar el modelo mediante un manual de procedimiento tributario.

• Solicitar revisiones periódicas a la estructura del control interno tributario con el

propósito de realizar acciones preventivas ante una situación determinada. Esta

actividad debe estar liderizada por el Departamento de Auditoria Interna, contando

siempre con el apoyo de la gerencia.

• Someter los sistemas de información automatizada a un proceso de evaluación y

actualización para que, de esta forma, satisfaga las necesidades de los procesamientos

de datos y requerimientos de información de la organización.

7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de

los datos.Departamento de Tributos del



Designar a través del equipo multidisciplinario, los corresponsables en la creación de

sistemas de información a objeto de implementar procedimientos para garantizar la

exactitud de los datos recepcionados en el departamento de tributos del Centro Clínico

San Cristóbal Hospital Privado C.A.

• Crear una intranet entre los componentes del equipo multidisciplinario, con el propósito

que se mantenga una comunicación constante y fluida.

• Implementar sistemas de información que recopilen la data y la mantengan en

constante interacción con los integrantes del equipo multidisciplinario.

• Realizar reuniones de trabajo quincenal a objeto de maximizar la optimización del

departamento de tributos.

• Mantener en constante adiestramiento tributario, al personal que labora en el

departamento de tributos del Centro Clínico San Cristóbal, con el propósito de

incrementar los conocimientos en cuanto a la temática de tributos basándose en las

providencias que emite el órgano regulador como lo es el SENIAT.




Asignar a diferentes personas la responsabilidad de autorizar, registrar, revisar y archivar

los documentos soporte del cumplimiento de las obligaciones tributarias tiene el propósito

de reducir las oportunidades para que alguien se encuentre en una posición en la que

pueda esconder errores o irregularidades en la presentación y pago de los tributos de la

empresa que le puede ocasionar desembolsos (multas) por incumplimiento.

Para garantizar que la información esta procesada correctamente, deberá existir manuales

de descripción de cargo, dichos manuales deben documentar suficiente al personal sobre

sus responsabilidades y las actividades que le competen, en el área tributaria. Dentro del

manual de procedimiento debe existir una sección específica para los procedimientos del

cálculo, contabilización y pago de los tributos

Se debe crear un flujograma con el propósito de personalizar el proceso, a objeto de

determinar quien es el responsable de los errores cometidos.

8. Capacitar y supervisar al personal en el uso

de nuevos formularios

9. Optimizar un sistema de información gerencial: qué

preguntar, qué observar, qué verificar.Departamento de Tributos del



¿El Procedimiento fiscal se mantiene en consulta con los auditores externos?

¿El personal que tiene a cargo el ámbito tributario esta plenamente capacitado para

desempeñar en el área?

¿Están bien definidas las funciones del personal que tiene a cargo el área tributaria?

¿Posee Centro Clínico San Cristóbal normas del control interno aplicados a los impuestos

por el SENIAT?

¿Existen manuales de procedimientos tributarios?

¿Se encuentran los libros de compras y ventas legalmente actualizados?

¿Se cotejan periódicamente los saldos de los libros de compras y ventas con las

anotaciones en el libro de retenciones?

¿Cumple el libro de compras y ventas con lo lineamientos establecidos en la ley?

¿Emiten comprobantes que soporten las retenciones efectuadas a los proveedores

o, prestadores de servicio?

¿Existe una cuenta que refleje el saldo de las retenciones de IVA acumuladas?



CONCLUSIÓN

• En la mayoría de las organizaciones o negocios, los planes o metas, así como el

desarrollo de éstas y todos aquellos obstáculos encontrados en la actividad gerencial

de las empresas constituyen información.

• Un Sistema de Información Gerencial o SIG es un Sistema de Información que apoya

las funciones de operación, administración y toma de decisiones de una organización.

También es un sistema integrado usuario - máquina para proveer información que

apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisión en una

empresa.

• Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información

que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de

las operaciones como de la administración. En teoría, una computadora no es

necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en

la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de

procesamiento de las computadoras.

• El proceso de desarrollo de los sistemas de información gerencial contiene las

actividades y tareas que se deben llevar a cabo, cubriendo desde el análisis de

necesidades hasta la instalación del soporte lógico, haciendo de los mismos una

necesidad imprescindible para mejorar la calidad de las decisiones.

la problemÁtica en el departamento de tributos

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