la relazione tra committente e fornitore nei contratti ict 12 dicembre 2007

La relazione tra committente e fornitore nei contratti ICT

12 dicembre 2007

2

Agenda

• Contesto Consip• I contratti di fornitura• I contratti stipulati nel 2006• Il programma di razionalizzazione della spesa • Modelli di relazione con il MEF ed i Fornitori• Progetti – modalità di controllo operativo • Progetti – indicatori di qualità • Considerazioni sul modello di relazione

3

Consip e’ una Societa’ per Azioni di diritto privato del Ministero dell’Economia e delle Finanze (MEF), che opera ad esclusivo interesse dello Stato, gestendo servizi e progetti a valore aggiunto – consulenziali, tecnologici, di project management.

Il D.L.vo 19 novembre 1997 n. 414 affida alla Consip le attività informatiche dell’Amministrazione Statale in materia finanziaria e contabile. I Decreti del Ministero del Tesoro del 22 dicembre 1997 e del 17 giugno 1998 affidano alla Consip l’incarico di gestire e sviluppare i servizi informatici del MEF. In connessione con l’attuazione delle leggi finanziarie per il 2000 e per il 2001, i Decreti del MEF del 24 febbraio 2000 e del 2 maggio 2001 affidano alla Consip la struttura di servizio per gli acquisti di beni e servizi per le Pubbliche Amministrazioni.

Contesto Consip (1 di 2)

4

Consip si profila come una Società di know-how che, in quantostruttura “in house” alla Pubblica Amministrazione, operanell’esclusivo interesse dello Stato con l’obiettivo di: 1. “internalizzare” le conoscenze di alto livello su organizzazione,

processi e sistemi informativi dell’Amministrazione; 2. “esternalizzare” per quanto possibile le fasi realizzative dei

progetti attraverso un forte ricorso al mercato, nel rispetto delle regole nazionali e comunitarie;

3. promuovere l’innovazione e il cambiamento nella Pubblica Amministrazione attraverso l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione.

Il modello di relazione MEF-Consip-Fornitore si struttura attraversouna specifica articolazione di ruoli e responsabilità.

Contesto Consip (2 di 2)

5

Consip IT MEF - I Contratti

I contratti per l’affidamento di progetti/servizi generalmentesono complessi, articolati su più obiettivi e con utenti finali chefanno riferimento a diversi Dipartimenti del MEF.

Solo occasionalmente il contratto riguarda la realizzazione/erogazione di un singolo progetto/servizio e per un unicoDipartimento.

Pertanto:• gli obiettivi dei progetti/servizi sono assegnati a Capi

Progetto diversi;• è necessario nominare un responsabile del contratto

(“Responsabile del Procedimento”) che svolga la gestione amministrativa (es.: pianificazione, consuntivazione e monitoraggio risorse) e gli obblighi generali;

• solo nel caso di coincidenza del contratto col singolo progetto/servizio il Capo Progetto ed il responsabile del contratto possono riferirsi ad un unico soggetto.

6

• 11 gare europee per un ammontare complessivo a base d’asta di circa 86 milioni di € - circa i 4/5 hanno riguardato forniture per servizi

• 9 trattative private multiple per forniture hw, sw e servizi per un ammontare a base d’asta di circa1 milione di €

• 51 negoziazioni dirette per un ammontare di circa 21 milioni di € (prevalentemente licenze software)

• 140 contratti aperti

• 170 progetti aperti

La gestione dei contratti e del portafoglio progetti è supportatada uno strumento aziendale. L’utilizzo di tale strumento ècondiviso con il MEF (250 utenti).

Consip IT MEF - I Contratti stipulati nel 2006

7

Consip - Il Programma di razionalizzazione della spesa

MEF

Consip

PROGRAMMA

Pubblica Amministrazione

Imprese fornitrici

• Ordini• Fornitura• Pagamenti

Convenzioni

e-Procurement

Consulenza

8


• garantire l'efficienza dei processi d'acquisto attraverso la semplificazione delle procedure e la riduzione dei tempi di approvvigionamento

Il Programma

• supportare la P.A. nella gestione del processo di cambiamento determinato dall'evoluzione normativa e dall' innovazione tecnologica

• promuovere modalità innovative di gestione degli acquisti anche attraverso l'uso di strumenti di e-Procurement

• facilitare il contatto delle Imprese con la Pubblica Amministrazione, mettendo a disposizione strumenti trasparenti e accessibili per la vendita di beni e servizi

• contribuire allo sviluppo e alla diffusione degli "acquisti verdi" nel mondo della Pubblica Amministrazione

• supportare la P.A. nella realizzazione di iniziative specifiche mettendo a disposizione servizi e competenze specialistici in tema di acquisti

e-Procurement

Collaborazione con Imprese

Gestione del cambiamentoEfficienza dei processi

Supporto alla P.A.

Green public procurement

9

Iniziative in fase di attivazione

Quantitativo

Fotocopiatrici 12

Fotocopiatrici 13

Fotocopiatrici 14

Microsoft 7

PC Desktop 8

PC Portatili 7

Server Entry/Midrange 4

Iniziativa

Stampanti 7

5.500 apparecchiature




60.000 licenze d’uso




Convenzioni Area IT

Iniziative in fase di Sviluppo

Tipologia contratto

Fotocopiatrici 16

Fotocopiatrici 15

PC Desktop 9

PC Portatili 8

Server Entry/Midrange 5

Iniziativa

Stampanti 8

Acquisto

Acquisto

Acquisto

Acquisto

Noleggio

Noleggio

Microsoft 8 Acquisto

• Obiettivo delle Convenzioni Area IT è la semplificazione e razionalizzazione dei processi di acquisizione delle apparecchiature e del software di produttività, favorendo la definizione dell’infrastruttura tecnologica della Pubblica Amministrazione. Attualmente sono in fase di attivazione 8 diverse Iniziative, per un valore complessivo di circa 227 mln di euro, ulteriori 7 Iniziative sono in fase di sviluppo:


10

DISTRIBUZIONE DEL TRANSATO IT 2007 PER LE INIZIATIVE ATTIVE NELL’ANNO

Convenzioni Area IT: Stima Transato 2007

Si stima che per l’anno 2007, il Transato complessivo dell’Area raggiungerà i 100 MLN di euro

Si stima che per l’anno 2007, il Transato complessivo dell’Area raggiungerà i 100 MLN di euro

0

20.000.000

40.000.000

60.000.000

80.000.000

100.000.000

120.000.000

Fotocopiatori M icorosoft eSun

PC Desktop PC Portatili Server Entry eMidrange

Stampanti TotaleTransato


11

11/16

Identificazione soluzioni

architetturedimensionamento

Sviluppo Collaudo Esercizio

Acquisizione sul mercato

IT-MEF

CONSIP

Identificazione esigenze obiettivi priorità

Governo dei progetti /servizi

Autorizzazione economica

Controllo prodotto/servizio

Fornitore Partecipazione alle gare

Modelli di relazione con il MEF ed i fornitori (1 di 2)

12

12/16

IT-MEF CONSIP

FORNITORE

Erogazione e Controllo

progetti/servizi Gestione operativa

progetti/servizi

Gestione contrattuale

IT-MEF CONSIP

FORNITORE

Verifica andamento contrattuale

Gestione operativa

progetti/servizi

1

2

Gestione contrattuale

Modelli di relazione con il MEF ed i fornitori (1 di 2)

13

13/16

Framework di riferimento per progetti e servizi

14

14/16

Progetti – modalità di controllo operativo

Def. della domanda/Esigenza

Def. della domanda/Esigenza

AnalisiAnalisi

Realizzazione della soluzione

Realizzazione della soluzione

CollaudoCollaudo

Rilascio in Esercizio

Rilascio in Esercizio

EsercizioEsercizio

check

check

check

•Identificazione Dell’Esigenza•Studio preliminare/Fattibilità•Macropianificazione Costi/Tempi•…

•Definizione dei Requisiti•Pianificazione di Dettaglio•Approvvigionamento Risorse•…

•Disegno di Dettaglio•Realizzazione della soluzione•…

•Rilascio in collaudo della soluzione•Esecuzione del Collaudo•….

•Rilascio in Esercizio•Presa in carico e messa in operatività•…

•Erogazione Servizi Continuativi•…

check

Avvio in EsercizioAvvio in Esercizio check

Ciclo di vita Prodotti

Punti di controllo

Progetti - modalità di controllo operativo

15

• La qualità delle forniture deve essere assicurata dal Fornitore, rispettando i criteri di qualità del proprio processo, e con l’applicazione del Piano della Qualità Generale e del Piano della Qualità dei singoli obiettivi

• Il Piano della Qualità Generale definisce le caratteristiche qualitative cui deve sottostare l’intera fornitura, mentre il Piano della Qualità Obiettivo definisce quelle specifiche relative al singolo progetto/attività o le eventuali deroghe dal Piano della Qualità Generale

• Il Piano della Qualità Generale e il Piano della Qualità Obiettivo sono redatti dal Fornitore sulla base del manuale di qualità

Progetti - indicatori di qualità (1 di 3)

16

Indicatori di tipo generale……

Adeguatezza delle risorse misurato in base al numero delle richieste di sostituzione

Turn Over

Tempestività nell’inserimento delle risorse

Grado di soddisfazione dell’utenza finale

Rispetto dei piani di lavoro e puntualità nella consegna dei prodotti

Qualità della documentazione fornita (numero di ricicli)

Rispetto delle richieste di estensione dell’orario di servizio


17


Indicatori specifici per progetti di Sviluppo applicazioni ad hoc….

Attività Aspetto valutato da indicatore di qualità

Sviluppo,

Manutenzione evolutiva,

Manutenzione adeguativa

Slittamento nell’esecuzione dell’obiettivo

Numero massimo di rilievi tollerati per obiettivo

Tempestività di ripristino in collaudo

Sospensioni del collaudo

Completezza della documentazione del modello dati

Codice inerte del software nuovo o modificato

Densità dei commenti del software sviluppato

Qualità della documentazione dell’obiettivo

Manutenzione correttiva

Tempestività di Ripristino dell’Operatività

Difettosità delle applicazioni in esercizio

Case ricorsivi

18

Il modello di relazione risulta complesso……

• Numerosità dei fornitori.

• Avvicendamento tra fornitori nella realizzazione dei progetti e nell’erogazione dei servizi.

• Strumenti contrattuali flessibili ma che - nei casi di contratti quadro - richiedono un forte impegno nella definizione di dettaglio dei progetti/servizi.

Fattori di riduzione della complessità……..

• Approccio formativo verso i fornitori per una sempre maggiore trasparenza e competitività basata sulla completezza delle informazioni.

• Valorizzazione della qualità.

Considerazioni sul modello di relazione

la relazione tra committente e fornitore nei contratti ict 12 dicembre 2007

Documents