www.iktsenteret.no

Kompetanse 4. steg - KommunikasjonLærarressurs: E-post

Eg skal sende ein e-post

Er du høfleg?Har du brukt slang?

Har du brukt stavekontroll?

Sikker på at du har rett e-post-

adresse?

Har du ei godemnelinje

Kjem det tidleg fram kva slags handling du

ønskjer?

Er alle vedlegg lagt med?

SEND!

Ja

Nei

Nei

Ja

Ja

Nei

Nei

Nei

Ja

Ja

Nei

Nei

Ja

Ja

Vis at du bryr deg gjennom å

skrive eit korrekt språk

Hugs at du ikkje veit kven som

kan lese e-posten - pass på kva ord

du vel

Å sende ein e-post med

skrivefeil viser at du ikkje bryr

deg

Kontroller at du ikkje sender til

andre

Skriv i emnelinja kva e-posten handlar om – då får ein raskt overblikk

Skriv tidleg om du ønskjer svar, om du ønskjer

dei skal lese gjennom osb.

Pass på å leggje ved alle og rette vedlegg før du

sender

www.iktsenteret.no

Tenk overÅ sende e-post kan vere ein effektiv måte å kommunisere på, og ein skulle tru det var ein kunst alle meistra, men det er mange feil ein kan gjere.

Ei utfordring er at mottakaren ikkje kan halde seg til anna enn det skrivne ord; det betyr at ein ikkje ser kroppsspråk eller høyrer intonasjon (korleis du vektar orda). Det kan derfor vere vanskeleg å skrive ting som er meint å vere morosame, spøk, ironi osv. Når ein sender lynmeldingar/SMS bruker ein ofte emoticon (smilefjes) av ulikt slag for å vise eit slags kroppsspråk, men det er ikkje like vanleg å gjere i e-post – e-post er på ein måte litt meir formelt.

Ei anna utfordring er vedlegg; dei fleste e-postklientar har ei grense for kor store vedlegg som kan sendast i e-posten. Uansett er det ein god vane å komprimere vedlegg; enten at ein gjer om dokument til pdf og reduserer biletfiler/videoar(sender gif/png/jpg framfor bmp er eit døme – du kan jo også vurdere å berre sende lenkje til nettsida der du har lasta opp video, bilete eller andre filer du deler.

Brannmurar og spamfilter kan også gjere at meldinga di enten blir avvist eller hamnar som spam med enkelte typar vedlegg – dette bør du sjekke opp, og sjekk også ditt eige spamfilter med jamne mellomrom(det kan faktisk vere seriøse e-postar som hamnar der også).

www.iktsenteret.no

Gode tips til å skrive epostSkriv enkeltBruk få og enkle ord, unngå sarkasme, ironi, metaforar, obskure referansar og “morostoff” – pass på at teksten ikkje blir misforstått. Altså; ikkje ver veldig kreativ – mindre sjanse for at mottakaren vert forvirra eller fornærma.

Lytt til magekjenslaViss det du skriv ikkje kjennest helt rett – lytt til kjensla. Når du først trykkjer send, er det som regel ingen veg tilbake (viss du ikkje har lagt inn forseinking som standard). Tenk deg om før du sender…

Spør “kvifor»Før du sender e-post; spør deg sjølv om kvifor du sender han – eller endå betre; spør kva mottakaren vil få ut av e-posten. Vil han informere, more eller forsikre? Viss du ikkje kan tenke på ein einaste fordel, skal du truleg ikkje sende den.

Skriv ei god emnelinje Det er ikkje så kjekt når alle eposter startar med “hei” i emnelinja – skriv kva det gjeld i staden, og sjå til at emnelinja står med RE og/eller SV når du svarer, då er det lettare å halde diskusjonstråden.

www.iktsenteret.no

Andre ting å tenkje påKva om du har sendt ein e-post du ikkje burde:

• Sei unnskyld viss noko gir uttrykk for at du har sendt noko upassande – forklar at du meinte å vere morosam/sarkastisk/ironisk, og at det var ein dårleg ide.

• Sei ingenting viss dei ikkje reagerer verbalt – la det gå over av seg sjølv, men pass på kva du sender i framtida.

E-postadressa di kan ha ei tyding - det er ikkje sikkert du blir tatt så seriøst viss e-postadressa di startar med «sexygirl», «blondbabe», «hotlips», «festløva» eller andre «artige» namn.

E-postadressa di bør også vere lett å skrive for andre, og å fortelje over telefon (har du bokstavar som liknar kvarandre, bør du straks lære deg å seie ting som ”f som i fredrik»).

Sjå til at eposten viser kven du er, og lag gjerne ein eigen mal for e-postar (du kan lage fleire, avhengig av bruk, t.d. ein i jobbsamanheng og ein privat) – legg gjerne inn tlf.nr, gateadresse, nettadresse osv.

Ikkje send sensitiv informasjon i e-post – oppgi aldri pinkodar osv.

www.iktsenteret.no

Andre ting å tenkje påFørste e-post til folk du ikkje kjenner eller første e-post i ein dialog

Første e-post du sender, bør innehalde følgjande punkt (gjeld for så vidt også brev, fax og SMS):• Skriv kort – men presist (spørsmåla må ikkje kunne

misforståast) • Skriv når du ønskjer svar • Skriv under (lag ev. ei eiga digitale underskrift) • Stiller du spørsmål, så pass på at

• det går fram kven du er • kvifor du har sendt desse spørsmåla • kven svara skal sendast til • korleis du kan kontaktast (e-postadresse, tlf.nr osv.)