l'agilité et les clés de l'engagement et de la haute performance des équipes de projets...

C.Emond et C. GoudreaultQuali•Scope 2014

L’équipe de projet se dépl’oieMesurer et assurer l’engagement individuel pour réussir ses projets:

Pourquoi, comment et quoi?

Charlotte Goudreault, MBA, Maître praticienne en PNL

Claude Émond, BEng, MEng, MBA, rmc, CD, PMP

C.Emond et C. GoudreaultQuali•Scope 2014 2

Dans un premier temps, démontrer que:

• l'engagement des parties prenantes d’un projet

n’est pas facilement acquis

• cet engagement précède la performance

• la force et le maintien de cet engagement sont

essentiels à la bonne performance et au succès

d'un projet

Objectifs de cet atelier

1- Pourquoi mesurer l’engagement


Dans un deuxième temps:

• présenter une approche et des outils, inspirés

des techniques «agiles» et basés sur nos propres

expériences en projet, permettant de bâtir et de

maintenir l'engagement des équipes de projets

Objectifs de cet atelier

2- Comment mesurer l’engagement et le garder


Les conditions de l’engagement en continu

Alignement des intérêts individuels et engagement

comme prédécesseurs de la performance

Planifier et mesurer la «performance»: commencer

par le commencement

Assurer la «haute performance» en continu

L’équipe se

dépl’oie

La raison d’être des projets et l’environnement

turbulent du 21e siècle

Conclusions

Déroulement de la conférence


Le 21e siècle: la naissance de l’Ère des projets

Un ensemble de tendances qui favorisent le besoin

d’innover... donc la multiplication des projets:

Globalisation des marchés (compétition)

Fenêtres d’opportunités plus petites

Le « Time to Market » de plus en plus rapide

Production « à la demande »

Ressources de plus en plus limitées

Beaucoup de turbulence et d’incertitude dans un

environnement en changement permanent

o D’où la nécessité D’ÊTRE AGILE pour récupérer des

bénéfices le plus rapidement possible pendant que les

conditions sont favorables


Nature volatile des équipes de projetsLes personnes qui travaillent sur des projets dans une organisation typique: ont à travailler sur plusieurs projets à la fois

participent à des projets qui sont multidisciplinaires et impliquent plusieurs services

partagent leur temps entre des tâches récurrentes (opérations) et du travail de projet

travaillent sur un ensemble de projets et autres activités dont la priorité pour l’organisation n’est pas claire

… en conséquence, décident elles-mêmes sur quel projet elles travaillent, à moins d’urgences imposées par leur patron (l’urgence du jour)


Nature volatile des équipes de projets

Et en plus…..

https://www.youtube.com/watch?v=Dv0kfraGP9w https://www.youtube.com/watch?v=ddkBMWafLSQ

https://www.youtube.com/watch?v=Dv0kfraGP9w

https://www.youtube.com/watch?v=ddkBMWafLSQ


De la nécessité d’être agile

Ce n’est plus ÇA

…MAIS ÇA

La nature de NOTRE environnement d’affaires ET la nature de NOS

ressources humaines nous forcent à passer en mode agile (adaptatif)

Ils font ce qu’on leur demande !!!!

J’espère qu’ils savent ce qu’ils font

et qu’ils veulent le faire !!


La perfection des moyens et la

confusion des buts semblent

caractériser notre époque.

Albert Einstein

L’enjeu No. 1 de la gestion de projets...

Aligner les différents intérêts afin

d’obtenir l’engagement des individus!


De la nécessité d’aligner les différents intérêts

ALIGNEMENT DES OBJECTIFS

INDIVIDUELS AVEC LES OBJECTIFS DEL’ÉQUIPE DE PROJET






par le commencement


L’équipe se

dépl’oie



Conclusions



Haute direction

Haute direction

ChargChargéés s de de projet

projet

Bureau de

Bureau de projetsprojetstechniciens

techniciensChercheurs

ChercheursNoyaux op

Noyaux opéérationnelsrationnels

Chefs Expertise

Chefs Expertise

L’enjeu majeur = l’alignement des parties prenantes EN CONTINU

De la nécessité d’être aligné


Qu’arrive-t-il quand on n’est pas aligné ?

https://www.youtube.com/watch?v=SFHmlMZFfvI

https://www.youtube.com/watch?v=SFHmlMZFfvI


Qu’arrive-t-il quand on est aligné?

http://www.youtube.com/watch?v=cs0Qet7pauQ

http://www.youtube.com/watch?v=cs0Qet7pauQ


L’engagement dans le monde selon Gallup (2013)

Pour chaque personne

engagée dans son travail, il y

a 2 personnes «activement»

désengagées

À l’échelle mondiale, plus de

85% des travailleurs sont

désengagés

http://www.gallup.com/poll/165269/worldwide-employees-engaged-work.aspx

http://www.gallup.com/poll/165269/worldwide-employees-engaged-work.aspx


http://productivity.businessspectator.com.au/sites/productivity.businessspectator.com.au/files/THE%20PRODUCTIVITY%20IMPLEMENT

ATION%20CHALLENGE_0.pdf

1. Environ 40% des projets ne livrent aucunrésultat mesurable

2. Des 60% qui restent:

• Plus de la moitié (55%) ne réussissent pas à livrer complètement les bénéfices d’affaires disponibles….manquant souvent la cible de plus de 50%

http://productivity.businessspectator.com.au/sites/productivity.businessspectator.com.au/files/THE PRODUCTIVITY IMPLEMENTATION CHALLENGE_0.pdf


«Sans une approche structurée, comme la gestion de la réalisation des bénéfices de projets, la plupart des organisations réalisent probablement entre 10% et 25% des bénéfices potentiels»

SOURCE: Gerald Bradley, «Benefits Realisation

Management», 2nd edition, Gower, 2010


TEMPS

LES INTÉRÊTS

PERSONNELS

DICTENT

L’ENGAGEMENT

L’ENGAGEMENT PRÉCÈDE LA

PERFORMANCE D’UN PROJET

LE «PAIEMENT» DES

BÉNÉFICES ASSURE UNE

PERFORMANCE DURABLE

ET LE SUCCÈS ULTIME DU

PROJET







par le commencement


L’équipe se

dépl’oie



Conclusions


«CAPACITÉ»

Attentes sur les

réalisations

associées aux

Efforts

(ma capacité)

Attentes sur

les résultats

associés aux

Réalisations

(les possibilités

de retour)

Valence ou

valeur du

Résultat

(ce que ça

représente

pour moi)

Niveau de

motivationX X =

La formule de motivation de Vroom

On s’engage….

… lorsqu’on est capable et lorsqu’on le désire


Capacité = Voir + Savoir + Pouvoir

Voir = Connaissance partagée du contexte = le quoi et le

pourquoi

Savoir = Expertise, connaissance technique = le comment

Pouvoir = «savoir-faire», expérience, outils et autres

ressources requises…et disponibilité individuelle (dans

un contexte multiprojet/multitâche, n’est certainement pas

égale à 100 %)

On s’engage….



«DÉSIRABILITÉ»

Attentes sur les

réalisations

associées aux

Efforts

(ma capacité)

Attentes sur

les résultats

associés aux

Réalisations

(les possibilités

de retour)

Valence ou

valeur du

Résultat

(ce que ça

représente

pour moi)

Niveau de

motivationX X =

La formule de motivation de Vroom

On s’engage….



Désirabilité = Vouloir = condition essentielle à collaborer

en équipe

Le «what’s in it for me»

Les bénéfices personnels associés à faire ce projet ou cette

partie du projet

Les intérêts et le retour sur l’effort…Les individus aussi

essaient de maximiser le ratio «valeur/effort»… pour eux-

mêmes

Dans un contexte multiprojet/multitâche, c’est un enjeu

important à gérer

On s’engage….



CONFIANCE MUTUELLE

VISION COMMUNE

COMPÉTENCES

SABOTAGE

CONFUSION

ANXIÉTÉ

PROJET EN PÉRIL

SINON

DÉSIR DE PARTICIPER AU

PROJET

CONDITION

8 conditions

à

l’émergence

d’un

engagement

collectif et

continu


RECONNAIS-SANCE

(incitatifs)

RESSOURCES

PLAN D’ACTION PARTICIPATIF

BÉNÉFICES MUTUELS RAPIDES À

COURT TERME

PERFORMANCE ALÉATOIRE (courbe de Rogers)

FAUX DÉMARRAGE

DÉCOURA-GEMENT ET

PERTE DE MOMENTUM

COLÈRE

CONDITION SINON

8 conditions

à

l’émergence

d’un

engagement

collectif et

continu


= F(livraison de bénéfices et de valeur)

POUR QUI et QUAND?

• POUR QUI:

• TOUTES les parties prenantes du projet… ceci inclut

l’équipe de projet directement assignée à sa réalisation

• QUAND:

• APRÈS la fin du projet et/ou le transfert des premiers

livrables… parfois pour plusieurs années, pour les parties

prenantes qui utilisent les livrables du projet

• DURANT la réalisation du projet et de chacune de ses

phases/itérations, À LA FOIS pour les utilisateurs des futurs

livrables et pour ceux qui les réalisent


L’équipe inclut toutes les

parties prenantes, y

compris les utilisateurs

ultimes des livrables,

autant que possible

Équipede projet

traditionnelle

Équipede projet

élargie

Équipe multi-fonctionnelle

Sponsor du projet

Client du projet

Chef du projet

Lot de travailMarketing

Lot de travailIngénierie

Coordonnateur(ing énierie )

Coordonnateur(marketing)

Membres d’équipe(ingénierie )

Membres d’équipe(marketing)

Directeurfonctionnel

UTILISATEURSS







par le commencement


L’équipe se

dépl’oie



Conclusions


«Alignement et Engagement» =

1A - Demander aux membres de l’équipe de projet (les

parties prenantes) leurs attentes AVANT même de

planifier le projet ou une itération, AFIN D’EN TENIR

COMPTE DANS LA PLANIFICATION ET LE SUIVI


1. Planifier ensemble


Exemple – Demande des attentes




Collaborative planning and execution through the «Last Planner System»™

™ Lean Construction Institute

«Le principe de Responsabilisation» (dernier planificateur)

• Qui est le dernier planificateur ?– Celui/celle qui va faire le travail (concepteur, fournisseur, sous-

traitant, installateur, «utilisateur»)

• Principes de base:− Planification participative – celui qui fait le travail est celui

qui fait les promesses

− Responsabilisation du «dernier planificateur» pour le suivi et le

contrôle de son travail

− Le «comment» est source de bénéfices pour l’exécutant

(reconnaissance, croissance)




La monde du PMBoKSDP/WBS

La monde de la GP AgileKanban/Scrumban/Story Board

1B - Planifier ensemble en tenant compte des ATTENTES, de la

CAPACITÉ et de la DÉSIRABILITÉ pour chacun




Tableau de bord «Agile» pour les rétrospectives («Radar» pour tangibles et intangibles)


2. Mesurer «satisfaction personnelle»

et performance d’équipe ensemble

Mesurer la «satisfaction personnelle» et la performance d’équipe le plus

tôt possible et aussi souvent que nécessaire (périodiquement, fin

d’itération, lors de changements importants, etc.)


Source:

«Le management de

l’intelligence collective»,

Olivier Zara





35

Discussion

Entraide

Écoute

EngagementAutonomie

LeadershipOuverture

Charlotte Goudreaultet QualiScope 2011

Autre façon de répondre au questionnaire de Zara sur la performance d’équipe et…..

….. pour la mesurer ensemble





36

Discussion

Entraide

Écoute

EngagementAutonomie

LeadershipOuverture

Charlotte Goudreaultet QualiScope 2011

Autre façon de répondre au questionnaire de Zara sur la performance d’équipe et…..

….. pour la mesurer ensemble




Notez de

1 à 5

Entraide

Ouverture

Écoute

Autonomie

Discussion

Engagement

Leadership

Les membres de mon équipe savent débattre malgré des conflits

d'idées

Pendant les réunions, chacun écoute ce que l'autre dit sans lui

couper la parole

Les membres de l'équipe me font régulièrement des propositions

pour améliorer notre organisation et notre fonctionnement

Axe

Chacun se sent concerné par la réussite collective

Les consensus sont difficiles à obtenir

Il y a des leaders naturels au sein de l'équipe

Description du comportement

Les membres de l'équipe s'entraident naturellement


37

Exemple 1jeune équipe

1mois





38




Exemple 2Équipe mature

2 ans+







par le commencement


L’équipe se

dépl’oie



Conclusions


«Post-mortem», bilans, «revues», «rétrospectives» et intégration

des «leçons apprises» en continu

• Revue de sprint/étape: discussion de ce qui a été fait pendant le sprint

et, à partir de cette information et des changements apportés au carnet

du produit (product backlog), discussion de ce qui sera fait au cours du

prochain sprint = bilan de type «contenu technique»

• Rétrospective de sprint/étape: discussion du déroulement du dernier

sprint du point de vue des individus, des relations interpersonnelles, des

processus et des outils, afin de déterminer et prioriser les éléments du

sprint qui ont été un succès, mais aussi ceux qui pourraient être

améliorés = bilan de type «contenant», «processus», «contenu

comportemental», bénéfices / valeur pour les individus

Source: Scrum Guide (français), Scrum Alliance, juillet 2013

Maintien ET AUGMENTATION de

l’alignement et de l’engagement =

3. Rétrospectives et intégration

immédiate des leçons apprises


41

La rétrospective «Étoile de mer»

• Amener les gens à écrire des

choses sur la santé globale de

l’équipe … et sur ce qui est

possible de faire pour en

améliorer la performance

• Normalement des ajustements au

niveau des comportements:

écoute, ouverture, (co)leadership,

entraide, autonomie, discussion,

(engagement)






42

«Étoile de mer» simplifiée

https://www.thekua.com/rant/2006/03/the-retrospective-starfish/http://agilekarma.com/2014/08/11/the-mutant-starfish-retrospective/

http://wiki.ayeba.fr/La+r%C3%A9trospective+en+%C3%A9toile+de+mer





https://www.thekua.com/rant/2006/03/the-retrospective-starfish/

http://agilekarma.com/2014/08/11/the-mutant-starfish-retrospective/

http://wiki.ayeba.fr/La+r%C3%A9trospective+en+%C3%A9toile+de+mer







par le commencement


L’équipe se

dépl’oie



Conclusions


Le rêve de tout gestionnaire de projet!

Est-ce que toutes les parties prenantes du projet partage, au moins en partie, le même rêve?Est-ce que toutes les parties prenantes du projet partagent, au moins en partie, le même rêve ?


Un projet est une structure temporaire créée pour livrer un ensemble entendu de résultats, de bénéfices et de valeur d’affaires autant qu’individuels… Nous avons le choix de livrer «des projets, des programmes et des portefeuilles» - la vision orthodoxe - ou de livrer «des résultats, des bénéfices et de la valeur» pour tous

Jed Simms

Un projet est une structure temporaire créée pour livrer un ensemble entendu de résultats, de bénéfices et de valeur d’affaires autant qu’individuels… Nous avons le choix de livrer «des projets, des programmes et des portefeuilles» - la vision orthodoxe - ou de livrer «des résultats, des bénéfices et de la valeur» pour tous

Jed Simms


Le Scrum ‘quotidien’

• Qu’ai-je fait hier qui aide l’Équipe de Développement à atteindre l’Objectif du Sprint?

• Que vais-je faire aujourd’hui qui aide l’Équipe de Développement à atteindre l’Objectif du Sprint?

• Est-ce que je vois un obstacle qui m’empêche ou empêche l’Équipe de Développement d’atteindre l’Objectif du Sprint?

«

»Source: Scrum Guide (français), Scrum Alliance, juillet 2013

www.nikoniko.co

... et

• Suis-je heureux et satisfait de ce qui se passe (et vais-je rester engagé) ?


https://www.youtube.com/watch?v=9F2vEDFiAEg

https://www.youtube.com/watch?v=9F2vEDFiAEg


[email protected]

[email protected]

l'agilité et les clés de l'engagement et de la haute performance des équipes de projets...

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