lagret i visma samhandling arkiv visma omsorg profil testrapport · 2020. 8. 17. · 5 | visma...

Visma Omsorg Profil lagret i Visma Samhandling Arkiv Gran kommune, Uttrekk: 3446-2020-04

Testrapport05.08.2020

Innhold

1. Oppsummering av testrapporten ........................................3

1.1. Innhold i datasettet ........................................................................................3

1.2. Gjenbruksverdi / bevaringsvurdering ............................................................3

2. Visma Profil i Gran kommune .............................................5

3. Arkivdanning og avgrensning – nasjonale retningslinjer .....6

3.1. Saks- og dokumenttyper i Visma Profil ........................................................8

4. Sakshåndtering i kommunen ..............................................9

5. Bevaringsvurdering ..........................................................11

5.1. Regelverk ......................................................................................................11

5.1.1. Vurdering ...............................................................................................12

6. Uttrekket ..........................................................................13

6.1. Sjekkpunkter: ................................................................................................13

6.1.1. Hvilke dokumenttyper produserer kommunen? ..................................13

6.1.2. Hvor finner vi postjournal. Blir det produsert en slik i Visma Omsorg Profil? 15

6.1.3. Hvordan er skillet mellom papirbasert og elektronisk basert arkivering dokumentert? ...................................................................................................15

6.1.4. Følg sakshåndteringen til en gitt person: Finner vi den samme dokumentasjonen i Noark-uttrekket som i Visma Profil? ..............................16

6.1.5. Finner vi partsopplysninger? Hvordan er det registrert i Profil og i VSA? 16

6.1.6. Er uttrekket søkbart på samme måte som Profil? ..............................16

6.1.7. Er det produsert samlerapport for klienten på noe av dokumentasjonen som finnes i Profil? ..........................................................................................16

7. Tekniske tester ................................................................17

7.1. Uttrekket er testet med følgende verktøy: ..................................................17

7.2. Innledende kommentarer: ...........................................................................17

7.3. Oppsummering Arkade5-rapport med kommentarer: ...............................17

7.4. Oppsummering og kommentarer til rapport fra Documaster Noark5-validator 20

7.5. Oppsummering av DROID-rapport ..............................................................21

7.6. Oppsummering av KOST-Val og VeraPDF-rapporter .................................21

8. Begrepsavklaringer ..........................................................23

9. Kilder: ..............................................................................24

10. Vedlegg ........................................................................25

10.1.1. Dokumenttyper for pleie- og omsorgssektoren; definert i SAMDOK-rapport med bevaringsvurdering basert på regelverket før 2014: ................25

10.1.2. Arkade5 testrapport .......................................................................26

Redaksjon: [Navn]Design og produksjon: [Firma, Firma] Foto: [Firma, navn]

3 | Visma Omsorg Profil lagret i Visma Samhandling Arkiv Testrapport

1. Oppsummering av testrapporten

1.1. Innhold i datasettet Helse og omsorgstjenestene genererer både saksbehandlingsdokumentasjon og helseopplysninger. Dette uttrekket inneholder kun saksbehandlingsdokumentasjon som gjelder avsluttede klienter i perioden 1.1.2017-31.12.2019. Klientene har ofte også papirbaserte arkivmapper for det som skjedde før 2017.

Uttrekket inneholder først og fremst det som er registrert i saksbehandlingsdelen i Profil. Vi finner samtlige journalposter og registreringer som er gjort på klienten i perioden, med tilhørende dokumenter. Det er identifisert data om 239 klienter i uttrekket, men det foreligger ikke grunnlagsdata for å verifisere at dette er samtlige avsluttede klienter i perioden.

Som vanlig vil det bli borte noen data i forbindelse med datauttrekket. Vi har identifisert at følgende data ikke er med i uttrekket:

1) Informasjon om kontaktpersoner knyttet til klienten. 2) Informasjon om tilhørighet til omsorgsdistrikt 3) Alle opplysninger knyttet til elektronisk pasientjournal

Kontaktpersoner som har sendt eller mottatt saksbehandlingsdokumenter vil bli identifisert som korrespondanseparter, mens andre registrerte kontaktpersoner er fullstendig utelatt i uttrekket. Disse kunne vært registrert som saksparter i forhold til klienten.

Data om omsorgsdistrikt har liten verdi, da dette kun beskriver tilknytning på avslutningstidspunktet. Klienten vil normalt kunne bli flyttet flere ganger mellom omsorgsdistrikter med utgangspunkt i hvilke tjenester brukeren trenger. Historikk om dette lagres hverken i fagsystemet eller i noen arkivkjerne.

For å få en fullstendig oversikt over kommunens behandling av klienten, vil en i tillegg ha behov for tilgang til den elektroniske pasientjournalen som viser pasientbehandlingen etter helse- og omsorgsloven. Den følger ikke med i uttrekket, og kan heller ikke produseres i NOARK-format.

Uttrekket er teknisk godt, med små avvik i forhold til Noark5 versjon 3.1.

Vi stiller spørsmål ved at klassifikasjonssystemet fra Visma Familia følger med uttrekket. Det er ikke benyttet i forhold til de mappene som finnes i uttrekket, men identifiserer personer som er knyttet til barnevernstjenesten i kommunen med fødselsnummer. Vi ser heldigvis ikke hva slags kobling vedkommende har til barnevernet.

1.2. Gjenbruksverdi / bevaringsvurdering I perioden da dette arkivet ble produsert, var det et midlertidig bevaringsregelverk som sa at all dokumentasjon skal bevares. Det finnes et bevaringsregelverk som ble skiftet ut i 2014 og


det kom et nytt bevaringsregelverk 1.1.2020. Kommunene kunne søke om å benytte det gamle regelverket, men det har ikke vært gjort for Gran kommune.

Det nye regelverket gir imidlertid et par utfordringer. Opplysninger knyttet til personer som er knyttet til rus og psykososiale tjenester skal bevares, mens data knyttet til pleie av eldre og uføre kan kasseres. Begge deler er håndtert i Profil, og vi har ingen data som identifiserer hvem som er knyttet til hva. Siden dette skillet ikke eksisterte i produksjonsperioden, er det naturlig at denne funksjonen mangler. Resultatet er at alt må bevares eller at det må sendes en søknad til Arkivverket om å få kassere alt på et tidspunkt etter 31.12.2039. Vi kan imidlertid ønske oss en funksjon fremover som skiller mellom journaler som skal bevares og hvilke som kan kasseres etter et visst antall år. Dette bør resultere i separate uttrekk for hver av kategoriene – slik at enkelte uttrekk kan kasseres på et gitt tidspunkt.

Datasettet som kun inneholder saksbehandlingsdokumentasjon er innrettet med tanke på innsyn i data for en bestemt klient. Det er derfor godt egnet for partsinnsyn. Mesteparten av dokumentasjonen finnes kun i ustrukturerte dokumenter og det er vanskelig å sammenstille data for forskning.

Det er mulig å skille ut sakstyper – som f.eks. om egenbetaling. Dette er økonomiske forhold og har neppe noen stor verdi mange år etter klientens død. Vedtakene er i stor grad regelbasert og knyttet til skattelikningen. Da er det mer aktuelt å se på saker om bruk av tvang og tildeling av tjenester.

Å holde den elektroniske pasientjournalen sammen med saksbehandlingsdokumentasjonen kunne også være en fordel i forhold til å kunne avslutte og fjerne uaktuelle data fra fagsystemet. Dette måtte i så fall knyttes direkte til den enkelte pasient og følge med i form av et EPJ datauttrekk.


2. Visma Profil i Gran kommune Visma Omsorg Profil ble tatt i bruk i Gran kommune 1.1.2009 og inneholder dokumentasjon i henhold til Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, lov om kommunale helse- og omsorgstjenester, Lov om pasient- og brukerrettigheter og Journalforskriften. Det ble ikke importert data fra andre systemer ved oppstart av Visma Omsorg Profil.

Systemet brukes til

dokumentasjon av helseopplysninger for helsepersonell. Saksbehandling av helse og omsorgstjenester, saksbehandling knyttet til tvang og makt, og saksbehandling knyttet til økonomi og fakturering.

Systemet blir brukt innenfor fagområdene helse og omsorg og innenfor psykisk helse og rusomsorg. Dette var delt mellom to fagenheter, men sakshåndteringen er så lik at det håndteres i det samme fagsystemet.

Systemeier: Helse- og omsorgssjef Mette Mosby

Systemansvarlig: Merethe Wollan Blisten

Prosjektleder Visma: Leif Inge Jakobsen

Kontaktperson i Gran kommunes arkivtjeneste: Inger Lise Eng

Arkivet har vært håndtert på papir frem til 01.01.2017. Deretter er det basert på elektronisk arkivering med integrasjon med Visma Samhandling Arkiv som er en frittstående Noark5 arkivkjerne for fagsystemer i sikker sone. Overgangen ble gjort med skarpt skille. Vedtak før 1.1.2017 ble skrevet ut og arkivert, mens samtlige eldre dokumenter ble avsluttet maskinelt. Det var en del eldre dokumenter som ikke ble vurdert som saksbehandlingsdokumentasjon og dermed ikke skrevet ut.

Elektronisk pasientjournal (EPJ) er ikke eksportert til ekstern kjerne, men oppbevares i fagsystemet. Det er kun data som er overført til Visma Samhandling Arkiv som er med. Saksbehandlingen er avgrenset til dokumentasjon og håndtering i henhold til lov. Spesielt aktuell er

Helse- og omsorgstjenesteloven med forskrifter Pasientrettighetsloven Forvaltningslov


3. Arkivdanning og avgrensning – nasjonale retningslinjer

KS laget i 2015 en veileder i forhold til arkivering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Dette er et fagområde som tradisjonelt har hatt en noe utfordrende arkivdanning, og det var stor forskjell på hvordan de enkelte fagsystemene som ble brukt i sektoren håndterte arkivering. KS sin veileder har gjort både leverandører og kommuner mer bevisst på hvordan dokumentasjon kan håndteres på en god måte.

Dette handler om dokumentasjon som håndteres både i kommunens generelle sak/arkivløsning og i PLO-systemet:

Figur 1: Håndtering av dokumenter i pleie- og omsorgstjenesten; KS FOU 144017

Uttrekket som omtales i denne rapporten omfatter saksbehandlingsdokumentasjon i PLO-systemet knyttet til klient. Vi berører dermed ikke dokumentasjon fra sakarkivsystemet eller EPJ (pasientjournal)


KS rapport definerer forskjellige behandlingstyper innenfor pleie- og omsorgstjenesten:

Søknad/vedtak: Dette er dokumentasjon som skal håndteres etter forvaltningsloven, og skal journalføres. Ofte er dette knyttet så tett opp mot pasientopplysninger at det må behandles i PLO-systemets saksbehandlingsdel. Saker som ikke er knyttet til aktive enkeltbrukere kan håndteres i sakarkivsystem.

Klagebehandling: Er vanligvis knyttet mot søknad/vedtak, og vil ofte inneholde pasientopplysninger. Dette vil derfor også være naturlig å finne i saksbehandlingsdelen av PLO. Dette uttrekket inneholder klager på innhold og omfang av tjenester. Det vil si – saker knyttet til vedtak om tjenester. Dersom det kommer klager på personell eller systemfeil som ikke er knyttet direkte til tjenesteleveransen, blir dette håndtert i kommunens sakarkivsystem P360.

Tilsyn: Håndteres normalt i generell sakarkivløsning – siden det ikke nødvendigvis inneholder pasientopplysninger. Dette ble bekreftet av kommunen.

Innsyn: Krav om innsyn i pasientjournal dokumenteres i pasientjournalen. Innsynskrav til saksbehandlingsdokumentasjon for aktive enkeltbrukere skal normalt dokumenteres i saksbehandlingsdelen av PLO-systemet. Innsynskrav i mors-journaler kan dokumenteres i sakarkivsystemet. Innsynsforespørsler er, ifølge kommunen, vanligvis knyttet opp mot pasientjournalen – også når det gjelder saksbehandling. Innsynsforespørslene finnes derfor bare i EPJ.

Bruk av tvang: Saksbehandling knyttet til bruk av tvang skal dokumenteres i saksbehandlingsdelen av pleie- og omsorgssystemet. Det skal finnes stadfesting av vedtak og vedtak på bruk av tvangsparagrafer. Med bakgrunn i at det kreves et samarbeid for å saksbehandle krav om bruk av tvang, har kommunens rutiner vært at dette må utarbeides i EPJ-delen av Profil og deretter flyttes over til saksbehandlingsdelen. Vi vil derfor finne dokumentasjon på bruk av tvang både i EPJ og i saksbehandlingen.


3.1. Saks- og dokumenttyper i Visma Profil I Profil er det forhåndsdefinert følgende sakstyper. Ikke alle sakstypene er benyttet i Gran kommune.

Helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 9 Pasientrettighetsloven kap. 4A Tvang rusavhengige kap. 10 Klagesaker Tildeling Annet Forvaltning pasientmidler Fag Intern sak Egenbetaling Klagesaker egenbetaling.

Det er også definert noen dokumenttyper:

Dok – Internt dokument - ikke brukt i Gran Inn – Inngående Mun – muntlig Tlf – telefon - ikke brukt i Gran. Ut – Utgående

En detaljert oversikt over hvilke sakstyper kommunen har benyttet finnes i den tekniske delen av testrapporten


4. Sakshåndtering i kommunen En klient registres i systemet ved at det kommer inn en melding om ny klient. Denne kan komme fra lege/sykehus eller i form av en søknad fra klienten.

Om klienten registreres det navn- og adresseopplysninger, hvilket omsorgsdistrikt klienten er knyttet til og opplysninger om kontaktpersoner i forhold til klienten.

Dersom det handler om en søknad eller melding som medfører saksbehandling, vil det bli opprettet en sak under den aktuelle klienten. Dokumenter tilknyttet saken vil bli registrert i saksbehandlingsdelen av Profil og overføres automatisk til Visma Samhandling Arkiv når dokumentet ferdigstilles. Etter ferdigstilling kan kun systemadministrator åpne dokumentet igjen for korrigering.

Det kan være søknader som trekkes eller blir uaktuell før behandling (f.eks. ved dødsfall). Disse får saksstatus: «Avsluttet uten beh.» i Profil. Disse sakene har status «Utgår» i uttrekket.

Det kan bli opprettet flere saker under samme klient. Utgangspunktet for en sak er at det registreres et dokument som vil kreve saksbehandling. Dette påføres sakstype og for da tildelt et saksnummer fra Profil. Videre saksbehandling av den aktuelle saken skjer på samme saksnummer, men dokumentene registres som egne journalposter.

Det kan også registreres dokumenter som ikke krever saksbehandling. Et eksempel på slik dokumentasjon er henvisning til fysioterapeut. Disse dokumentene registreres i Profil og overføres også til arkivkjernen, men de får ikke et eget saks- eller journalnummer.

Profil har en egen møtefunksjon for vedtak/håndtering av saker i et beslutningsorgan. Denne funksjonen er ikke benyttet i Gran kommune.

Ved melding om dødsfall blir dette registrert inn i systemet slik at klienter får status «død». Pasientstatus settes pr. i dag manuelt i tildelingsavdelingen etter liste over dødsfall, men det er et ønske fra kommunen om å automatisere denne oppgaven.

Klienter kan få forskjellig status i Profil:

Aktiv (brukes av Gran kommune for klienter som får en oppfølging) Arkivert (har vært brukt, men er ikke i henhold til skriveregler. Dette er

feilregistreringer, og klienten skulle hatt status «Død») Død (brukes) Flyttet (er benyttet når klienten har flyttet ut fra kommunen) Frisk Behov opphørt (brukes når klienten ikke har behov for tjenester lenger)

Før avslutning av klienten i Visma Samhandling Arkiv må denne brukeren ha status «død». Heldigvis vil også noen brukere får status «Behov opphørt» eller «Flyttet», men disse


avsluttes da ikke i VSA. Alle klientopplysninger blir fortsatt bevart i fagsystemet Profil. Visma Samhandling er periodisert og avsluttede klienter er overført til en egen arkivdel.

Klienten avsluttes når sluttoppgjør er gjennomført. Dette kan ta inntil et par år etter dødsfall. På det tidspunktet skal arkivdanningen være ferdig. Det er ikke mulig å avslutte en klient i Visma Samhandling Arkiv før alle dokumenter er avsluttet. Det må derfor gjennomføres en kvalitetskontroll av dokumentasjonen senest på avslutningstidspunktet.


5. Bevaringsvurdering

5.1. Regelverk I perioden 01.02.2014-01.01.2020 var det et generelt bevaringspåbud for dokumentasjon innenfor helse og omsorgssektoren i kommunene. 01.01.2020 ble Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver oppdatert med §7-29. Helse og omsorg. Paragrafen inneholder minimumskrav for hvilke dokumenter som skal bevares for ettertiden og åpner derfor opp mulighet for å gjennomføre kassasjon av noe av det omtalte arkivmaterialet.

Kapittelet definerer pasient- og journalopplysninger slik:

Med pasient- og journalopplysninger i denne paragraf menes all individbasert dokumentasjon som skapes av kommunale og fylkeskommunale tjenester som yter helsehjelp, og som reguleres av bestemmelsene her.

§7-29 nr. 5 omtaler Helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon og stiller krav om at følgende dokumentasjon skal bevares:

a) Kommunens organisering og planlegging av tjenestene, inkludert og internt og eksternt samarbeid, kompetansekrav og stillingsinstrukser, dokumentasjonsrutiner, tilsyns- og evalueringsaktiviteter, avtaler med eksterne aktører og helseberedskap

b) Planlegging, gjennomføring og evaluering av faglige prosjekter c) Tjenestestedenes årsplanlegging og årsrapportering, samt lokale forskrifter og

rutinebeskrivelser d) Pasient- og journalopplysninger fra tjenester innen rusomsorg og psykososial omsorg

Kommunen kan etablere en lokal bevaringsplan med ytterligere bestemmelser om kassasjon. Det er utarbeidet en slik plan for deltakerkommuner i IKA Opplandene, men denne er nå under revisjon i forhold til den nye forskriftsendringen.

§7-29 nr. 1 b stadfester at pasientjournaler som ikke er knyttet til helsestasjon, skolehelsetjeneste, tannhelsetjeneste, rusomsorg og psykososial omsorg kan kasseres 20 år etter pasientens død.

Helsehjelp skal dokumenteres i pasientjournal jf. lov om helsepersonell §39. I dette tilfellet vil det være snakk om EPJ (elektronisk pasientjournal). Veilederen fra KS nevner bl.a. henvisninger, epikriser, laboratoriesvar og annen dokumentasjon av utøvelse av helsehjelp.

Helsedirektoratets veileder for saksbehandling av tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven omtaler i kapittel 6.1 krav til dokumentasjon av tjenesteyting som ikke anses som helsehjelp. Lov om helsepersonell definerer helsehjelp som: «enhver handling som har forebyggende, diagnostisk, behandlende, helsebevarende, rehabiliterende eller pleie- og omsorgsformål og som utføres av helsepersonell».

https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/%C2%A77-29https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/%C2%A77-29https://lovdata.no/lov/1999-07-02-64/%C2%A739


Vi snakker imidlertid her om saksbehandlingsdelen den delen av Profil om IKKE er pasientjournal. Her finner vi dokumentasjon av kommunens saksbehandling innenfor bl.a. bruk av tvang, tildeling og endring av tjenester til enkeltindivider.

5.2. Vurdering Lovens definisjon av pasient- og journalopplysninger er vid, og vil gjerne omfatte saksbehandling knyttet til pasienten. Det betyr at vi må bevare all dokumentasjon knyttet til tjenester innen rusomsorg og psykososial omsorg. Dette vil da omfatte både pasientjournal og saksbehandling.

Selv om det i Profil er definert en sakstype knyttet til tvang for rusavhengige jf. helse og omsorgstjenestelovens kapittel 10, finner vi ingen slike saker i uttrekket. Vi finner imidlertid noen saker knyttet til tvangsbruk i henhold til pasientrettighetsloven kap. 4 a. Dette kan være en indikasjon på saker innenfor rusomsorg og psykososial omsorg, men omfatter ikke frivillig behandling og vil nødvendigvis ikke være helt korrekt. Andelen saker innenfor disse kategoriene er i alle fall svært liten (totalt 4 saker av 1086 saker i dette uttrekket).

Mye av dokumentasjonen handler om eldre og uføre, og har derfor andre bevaringsbestemmelser enn tjenester innenfor rus- og psykososial omsorg. Det er rom for å kassere EPJ fra Profil/Visma Samhandling Arkiv for mange av brukerne 20 år etter deres død. Det er imidlertid vanskelig å skille ut journaler knyttet til rusomsorg og psykososial omsorg siden de er i samme fagsystem og arkivdel. Dette betyr at vi må bevare all dokumentasjon, eller søke arkivverket om tillatelse til å slette alt når det blir aktuelt.

Det ligger til rette for å skille mellom forskjellige sakstyper basert på hva som er registrert i Profil. En kan f.eks. se for seg at saker om egenbetaling ikke vurderes som bevaringsverdig. I så fall er det mulig å skille ut disse for kassasjon basert på sakstype fra Profil. Dette er greit tilgjengelig i uttrekket som referanseSekundaerKlassifikasjon. I dette uttrekket er denne sakstypen mye brukt og kun overgått i antall av tildelingssakene. En slik kassasjon vil i så fall omfatte dokumentene, mens journalopplysningene skal bevares i henhold til bevaringskravet i arkivforskriftens §15

Tildelingssaker er vanligvis dokumentert med et begrunnet behov. Det vil si at nøkkelopplysninger som kan finnes i EPJ vil være skrevet inn i søknad og vedtak om tildeling av tjenester. Det vil si at sakene i uttrekket kan leses uten å ha tilgang til EPJ. En ustrukturert opplisting av behov for tjenester vil imidlertid ikke være søkbar, og en vil ikke finne hvilke tjenester som er gitt ut fra forskjellige diagnoser.

Når det gjelder pasientjournalene med opplysninger om pasientbehandlingen, kan det være en fordel om disse blir skilt ut av databasen samtidig med at det gjøres uttrekk av saksbehandlingsdokumentasjonen og dataene overføres samlet til depot. Dette vil forenkle bevarings- og kassasjonsarbeidet ved at pasientjournal og saksbehandlingsdokumentasjon for de samme personene er holdt samlet. Det er vanligvis uaktuelle klienter (avdøde) som skilles ut i et slikt uttrekk, og en kan da samtidig optimalisere produksjonsbasen ved å fjerne disse uaktuelle opplysningene.


6. Uttrekket

6.1. Sjekkpunkter:

6.1.1. Hvilke dokumenttyper produserer kommunen? Kommunen har laget skriveregler som beskriver mange av dokumentene som registreres i løsningen. Blant dokumentasjonen som ble definert finner vi:

Søknad [tjeneste] Saksutredning [tjeneste] Vedtak [tjeneste] Vedtak avslag [tjeneste] Klage [tjeneste] Saksutredning klage [tjeneste] Svar klage [tjeneste] Evaluering [tjeneste] Tilleggsinformasjon [tjeneste] Kartlegging hentet fra pasientjournalen [tjeneste] Kartleggingsskjema [tjeneste] Følgeskriv til Fylkesmannen [tjeneste] Varsel om endring [tjeneste]

Følgende tjenester er definert:

Hjemmetjenster Middagslevering TT-kort Langtidsopphold Rullerende korttidsopphold Rullerende avlastningsopphold Dagsenter Bolig med heldøgns bemanning BPA BPA som avlastning Praktisk bistand Individuell plan Koordinator Omsorgslønn Dagopphold Støttekontakt/Fritidskontakt Boveiledning Målrettet miljøarbeid Psykisk helsetjeneste Trygghetsalarm


[rullerende] korttidsopphold [sted] [tidspunkt] [rullerende] avlastningsopphold [sted] [tidspunkt] [rullerende] ekstra avlastning [sted] [tidspunkt] [rullerende] privat avlastning [sted] [tidspunkt]

Gran har definert følgende kortkode for sted:

TA = Trygghetsavdelingen SA1 = Skjervum avdeling 1 SA2 = Skjervum avdeling 2 MA1 = Marka avdeling 1 MA2 = Marka avdeling 2 M3 = Markatun 3

Og hva finner vi så i uttrekket? Det ble gjort spørring på registreringstitler i uttrekket (skilt på dokumenttyper, tjenester og tjenestested):

360 søknad 88 saksutredning 451 vedtak 18 klage 7 evaluering 0 tilleggsinfo 1 kartlegging 0 følgeskriv 5 varsel 18 avslag

140 hjemmetjeneste 19 middag 41 tt-kort 56 langtidsopphold 321 korttidsopphold 14 avlastningsopphold 13 dagsenter 8 bolig 0 heldøgn 0 bpa 21 praktisk bistand 0 individuell plan 2 koordinator 5 omsorgslønn 5 dagopphold 8 kontakt 0 boveiledning 0 miljøarbeid


8 psykisk 69 trygghetsalarm

125 TA 0 SA1 2 SA2 0 MA1 33 MA2 0 M3

Mye tyder på at det er en begrensning i systemet i forhold til lengde på tittel. Det finnes ikke en eneste tittel i uttrekket som er lenger enn 50 tegn. Dette har medført at det er benyttet en del forkortelser i titlene. Disse blir ikke fanget opp i det søket som ble gjennomført. Vi finner blant annet 409 titler som inneholder ‘korttid’ mot 321 med ‘korttidsopphold’.

6.1.2. Hvor finner vi postjournal. Blir det produsert en slik i Visma Omsorg Profil? Journal i Profil vil vise alt som har skjedd i en periode. Denne journalrapporten viser kun opplysninger ut fra hvilke tilganger den aktuelle brukeren har. Rapportene vil være sensitive og brukes internt. Spesielt brukes journalrapporten av tildelingskontoret i forhold til status i enheten.

Uttrekket omfatter journalopplysninger for avsluttede saker.

Postjournalen vil i komplett form være uaktuell som dokumentasjon for eksterne siden den inneholder store mengder sensitive personopplysninger. Dette ser vi også på offentlig journal, hvor klassering, titler og alle navn på korrespondanseparter er skjermet.

Løpende journal inneholder en kronologisk oversikt over arkivmaterialet – basert på journaldato. Journalen omfatter kun registreringer som finnes i uttrekket og som dermed er avsluttede klientmapper. Vi finner derfor mange hull i journalnummer-rekken.

6.1.3. Hvordan er skillet mellom papirbasert og elektronisk basert arkivering dokumentert?

Det ble gjort et skarpt skille i arkivet den 1.1.2017. Vedtak gjort før denne datoen er skrevet ut, signert og arkivlagt. Andre dokumenter ble tvangsavsluttet. Dokumentasjon før den tid finnes i papirarkivet, mens all saksbehandlingsdokumentasjon etter den tid finnes kun elektronisk.

Pasientbehandling er registrert i EPJ og er elektronisk for hele perioden. Dette omfatter også de fleste meldinger til og fra andre helsetjenester.

Det primære klassifikasjonssystemet i uttrekket inneholder fødselsnummer. Mange av disse klassene mangler mapper. Disse tomme klassene er i mange tilfeller klienter som er arkivert fullt og helt på papir. Det kan også være klienter hvor det ikke har vært aktuelt å gjennomføre saksbehandling – f.eks. ved at klienten har gått bort før saksbehandling har startet. Når


klassen er opprettet tidligere enn 1.1.2017 må vi i tillegg kontrollere om det finnes papirmappe på klienten. Dette er ikke dokumentert blant arkivmaterialet.

På samme måte må man kontrollere det elektroniske datasettet dersom en papirbasert klientjournal ikke inneholder dokumentasjon av sluttoppgjør.

6.1.4. Følg sakshåndteringen til en gitt person: Finner vi den samme dokumentasjonen i Noark-uttrekket som i Visma Profil?

Det ble gjennomført en visuell kontroll hvor vi sjekket en håndfull brukere. Journalføringen og dokumentene samsvarte mellom Profil og Visma Samhandling Arkiv.

6.1.5. Finner vi partsopplysninger? Hvordan er det registrert i Profil og i VSA? Profil registrerer kontaktpersoner som f.eks:

Verge Slekt Tannlege/Frisør/Behandler kan ligge som kontaktperson Støttekontakt Tilsynsfører Fremtidsfullmektig

Disse kan i tillegg markeres som:

Nærmeste pårørende Kopimottaker av post Det er flere markeringsmuligheter, men disse er ikke benyttet i Gran.

Det registreres ikke saksparter på klientmappen (kontaktperson) i uttrekket.

6.1.6. Er uttrekket søkbart på samme måte som Profil? Det er mange søkemuligheter i Profil. Det ser ikke ut til at vi klarer å reprodusere alle disse i uttrekket.

Distrikt og sone er ikke mulig å finne i uttrekket. I Profil er klienten registrert med hvilket distrikt vedkommende til enhver tid er tilknyttet. Historikk på flytting mellom distrikt bevares ikke i Profil. Dette gjelder f.eks. ved flytting mellom sykehjem. Dette gjør at verdien av distriktsregistreringen ikke er veldig stor sett med historiske øyne. En klient kan bli flyttet mellom distrikter ut fra ledig kapasitet og behov. Siden det kun er det gjeldende distriktet ved avslutning – og ingen historikk, vil dette ikke ha stor gjenbruks- eller søkeverdi.

Kontaktpersonene som er registrert på klienten er heller ikke å finne på klientmappen. Disse kontaktpersonene vil vi evt. finne som korrespondanseparter under registreringer, men det er ingen samlet oversikt over hvem som er registrert som kontaktpersoner på klienten. Dersom en kontaktperson er registrert men aldri har mottatt noe korrespondanse, vil vi ikke klare å identifisere denne personen i ettertid.


6.1.7. Er det produsert samlerapport for klienten på noe av dokumentasjonen som finnes i Profil?

Det er ikke produsert noen automatisk samlerapport. Det kan produseres kartlegginger som hentes fra EPJ og samarbeid rundt tvangsvedtak kan bli utført i EPJ – mens det sammenstilte, tverrfaglige grunnlaget for vedtak blir løftet over fra EPJ til saksbehandlingsdelen.

Det produseres også kartlegginger hentet fra EPJ inn i saksbehandlingsdelen.


7. Tekniske tester

7.1. Uttrekket er testet med følgende verktøy: Arkade5 versjon 1.6.1

Documaster Noark 5 validator versjon 0.7.0

DROID v6.4, DROID_SignatureFile_V96, container-signature-20200121

VeraPDF versjon 1.12.1 GreenField

7.2. Innledende kommentarer: Følgende merknader lå i info.txt i SIP:

1) Alt innholdet i dette arkivuttrekket er personsensitivt og må oppbevares på en sikker måte

2) Det kan forekomme journalregistreringer i journalrapportene som ikke har noen saksmappe

3) Det kan forekomme journalposter i journalrapportene som ikke inneholder journalpostnummer, der dette ikke eksisterer i fagsystemet

4) Det kan forekomme journalposter i arkivstruktur som ikke er med i journalrapportene. Dette gjelder journalposter i arkivstruktur som ikke er arkivert i en saksmappe (og derfor ikke kan regnes som saksdokumenter), men direkte i en dossiermappe.

7.3. Oppsummering Arkade5-rapport med kommentarer: N5.07, N5.08, N5.09, N5.12, N5.13 Klassifikasjonssystemer Det er definert tre forskjellige klassifikasjonssystemer i uttrekket. Basert på den informasjonen vi har fått, skal sakene være klassert på klientens fødselsnummer. Vi kontrollerer derfor hva som finnes i de tre forskjellige klassifikasjonssystemene.

1) Fødselsnummer Profil 2) Sakstype Profil 3) Fødselsnummer Familia

Alle mapper er plassert i klassifikasjonssystem 1 – Fødselsnummer Profil.

Mappene kan ha referanse til sekundær klassifikasjon i klassifikasjonssystem 2- Sakstype Profil:

Referanse: Sakstype Antall Class.209 Tildeling 563 Class.226 Egenbetaling 511 Class.992 Pasientrettighetsloven kap.

4a 4


Class.568 Klagesak 7 Class.405 Annet 1

Totalt er det 1086 referanser til sekundaerKlassifikasjon. Dette tilsvarer at samtlige saksmapper har en slik referanse, og vi kan identifisere sakstype på alle saksmapper.

Vi finner ingen referanser til klassifikasjonssystem 3 – Fødselsnummer Familia, og ser egentlig ingen grunn til at det klassifikasjonssystemet skal følge dette uttrekket. Det ligger ingen konkret dokumentasjon rundt håndteringen i Familia i dette uttrekket, men det vil sannsynligvis være mulig å identifisere personer som også er registrert i barnevernssystemet Familia basert på fødselsnummer som finnes i uttrekket.

N5.10, N5.11, N5.16, N5.18, N5.23-N5.28 Omfang av uttrekket

Uttrekket inneholder arkivmateriale fra årene 2017-2020

OpprettetÅr Mapper Registreringer Dokumentbeskrivelser 2017 869 1067 2018 402 663 2019 113 175 2020 0 0 Totalt 1384 1905 1905

Det er også benyttet mappe i mappe. Dette er strukturert med en dossier/klientmappe som inneholder et antall saksmapper og evt. en mappe for øvrige dokumenter.

«Øvrige dokumenter» er dokumenter som ikke regnes som en del av en saksbehandling. Disse registreringene er knyttet til mapper uten mappetype=saksmappe. mappeID inneholder siffer tilsvarende klientens løpenummer, men ikke år. I Profil har disse registreringene fått et regnr./år men har ikke fått et journalnummer/journalår

Det er definert 239 mapper på nivå 1 som da tilsvarer antall klienter som finnes i uttrekket.

N5.29 Dokumentformater

Beskrivelsen av dokumentformater har vært omdiskutert i Noark5, og det er flere måter å løse dette på. Generelt er dette en test i Arkade5 vi tar lite hensyn til siden vi har mer dyptgående tester av dokumentene, men konstaterer at Visma har valgt å bruke begrepet PDF/A som betegnelse for dokumenter i PDF/A-format. Dette ser ut til å være konsekvent. Vi tester dokumentformater nærmere med DROID, KOST-Val og VeraPDF.

N5.39 Antall korrespondanseparter

Arkade5 rapporterer det samme antall korrespondanseparter som antall registreringer og dokumentbeskrivelser i uttrekket. Dette er en unøyaktighet i denne versjonen av Arkade5. Den teller antall registreringer hvor det finnes korrespondanseparter – og ikke antallet korrespondanseparter. Korrekt antall korrespondanseparter er 3864. Det tilsvarer i overkant av 2 korrespondanseparter pr. registrering. Gran kommune er alltid en av partene.

N5.42 Skjerming


Det er naturlig nok registrert mye skjerming av informasjon i dette uttrekket. I utgangspunktet vil all informasjon være skjermet som personlige forhold. Dette viser også den registrerte skjermingen. All skjerming er «Unntatt offentlighet» etter «Forvaltningslovens §13» med en varighet på 999 år. Selv om uttrekket spesifiserer en skjermingsvarighet på 999 år vil dagens lovgiving åpne for innsyn senest etter 100 år.

N5.44 Kassasjonsvedtak

Bevaringsreglene for pleie- og omsorgsdokumentasjon var i denne perioden å bevare alt. Vi ble derfor overrasket over å finne kassasjonsvedtak i uttrekket. Det viser seg imidlertid at det er registrert med kassasjonsvedtak «Bevares» i alle vedtak.

N5.59 – Antall journalposter

Dette er registrert som avvik av Arkade5. Arkivstruktur.xml inneholder 85 flere journalposter enn offentlig og løpende journal (1905 mot 1820). Dette var kommentert som en innledende bemerkning til uttrekket.

Det kan forekomme journalposter i arkivstruktur som ikke er med i journalrapportene. Dette gjelder journalposter i arkivstruktur som ikke er arkivert i en saksmappe (og derfor ikke kan regnes som saksdokumenter), men direkte i en dossiermappe.

Dette er kontrollert, og vi finner at det er 85 registreringer som tilhører en sak uten saksnummer.

Blant eksemplene som ble nevnt fra kommunen, kunne vi her finne henvisning av pasient til fysioterapeut. Dette er ikke regnet som saksbehandling i kommunen, og journalføres derfor ikke. Dokumentet kan likevel være arkivert i dossiermappen.

N5.62 Endringslogg

Det er registrert en del endringer i endringsloggen. Her ble det gjennomført en visuell kontroll av loggen. Endringene fordeler seg slik på metadatatyper:

Arkivdelstatus = 1 Kassasjonshjemmel = 1 Saksstatus = 1350 Saksansvarlig = 61 Tittel = 36

Mapper på nivå 2 kan ha samme mappeID som mapper på nivå 1. Dette indikerer at de er dossiermapper. Mappene inneholder da ikke mappeID på det sedvanlige formatet saksår/saksnummer, men klientens løpenummer fra Profil. Vi teller derfor antall registreringer i slike mapper med denne xPath-spørringen: count(//registrering[not (contains(../mappeID, '/'))])


Arkivdelstatus og kassasjonshjemmel ble satt en gang på arkivdelen i forbindelse med periodisering. Det vanligste er endringer i saksstatus fra «Under behandling» til «Avsluttet». Det er også noen som er blitt åpnet på nytt. Endringsloggen ser fornuftig ut med unntak av at (nesten) alle endringer er gjort av «Saksbehandler i Profil». Dette kan gjerne henge sammen med integrasjonen mellom fagsystemet og arkivkjernen. Her ville det vært en forbedring om endringsloggen hadde vist navn på pålogget bruker i Profil i feltet endretAv. Endringene som er gjort direkte i VSA er registrert med navngitt person.

N5.63 Elementer som mangler innhold

Noark-standarden krever i utgangspunktet innhold i alle XML-felter som leveres. Her er det identifisert noen felt som er levert uten innhold. Feltet er og vurderes derfor som svært lite kritisk for uttrekket.

7.4. Oppsummering av rapport fra Documaster Noark5-validator

Kontrollene som gjennomføres i Documasters Noark-5 validator overlapper til dels med de som er gjort i Arkade5. Vi fokuserer derfor på bare noen få punkter i denne rapporten:

Oppsummeringen viser advarsler og feil på følgende punkter:

P7 Integritetskontroll på Metadatakatalog.xsd

Metadatakatalog.xsd har ikke samme sjekksum som versjonen som leveres fra Arkivverket. Det betyr at vi må kontrollere hvilke endringer Visma har gjort i denne filen sammenlignet med det som ligger i standardfilen. Vi gjennomførte en kontroll som viste at det ikke var innholdsmessig forskjell på de to filene. Den medfølgende metaddatakatalog.xsd stiller de samme formatkravene til datasettet som metadatakatalog som leveres fra arkivverket.

AST3 Arkivperiode (Fonds period containment)

Arkivet er ikke avsluttet. Det er derimot arkivdelen, og vi aksepterer denne advarselen.

AST17 Filtyper

Dette er samme utfordring som N5.29 i Arkade. Vi tester uansett dette videre med DROID, KOST-Val og VeraPDF og anser det ikke som en alvorlig feil i seg selv. Spesielt ikke når dokumentformat er beskrevet konsekvent.

AST22 Personnavn

En del felter i Noark-standarden skal beskrive personnavn. Her har det blitt lagt inn en «dummy»-verdi som beskriver hvem som har avsluttet arkivet. Konsekvensen av en slik metode gjør at vi får mindre tillit til arkivuttrekket. Uttrekksverktøyet har lagt til en verdi i datasettet for å tilfredsstille standarden. Denne verdien finnes egentlig ikke i de opprinnelige dataene.


LJT1 og OJT1 Antall journalregistreringer (Registry Entries)

Det er avvikende antall journalposter i løpende og offentlig journal sammenlignet med arkivstruktur.xml. Avviket er forklart under Arkade5 test N5.59

LJT2 og OJT2 Journalregistreringer utenfor journalperioden. (Period containment of registry entries)

Arkivperioden er oppgitt i uttrekket til å starte 6. januar 2017. Vi finner 33 journalposter som har blitt opprettet mellom 12.12.2016 og 05.01.2017. Dette handler om opprettelsesdatoen, og ikke ekspederingsdatoen. Det er naturlig at en del dokumenter ekspederes senere enn opprettelsestidspunktet, og tidsperioden her handler om under tre uker. Dette har ingen negativ konsekvens for uttrekket, men ser ut til å representere virkeligheten ved at dokumenter ble sendt i 2017 og dermed skal bevares elektronisk.

7.5. Oppsummering av DROID-rapport DROID rapporterer at samtlige dokumentfiler er i forskjellige varianter av PDF. Dette spenner fra PDF 1.4 (som PDF/A-1 tar utgangspunkt i) til PDF/A-2b (PDF/A-2 er basert på PDF 1.7). Mellom der finner vi noen få dokumenter som rapporteres som PDF 1.5 og PDF 1.6 (totalt 4 filer). 248 av 1905 dokumenter rapporteres som en variant av PDF/A. Tidligere erfaringer viser at DROID kan være noe villedende i forhold til forskjellige PDF-versjoner.

7.6. Oppsummering av KOST-Val og VeraPDF-rapporter Både KOST-Val og VeraPDF kontrollerer dokumenter opp mot PDF/A-standardene. For KOST-VAL satte vi PDF/A-1b og PDF/A-2b som minimumsstandarder. Alle dokumentfiler i uttrekket ble testet.

Det var overraskende stor forskjell på testresultatene. KOST-Val rapporterte at alle PDF-filer med unntak av to, var gyldig PDF/A. VeraPDF derimot rapporterte feil i langt flere filer og godkjente kun 347 av 1905 filer. Dette er fortsatt fler enn hva DROID godkjenner.

Filer som feiler i KOST-Val:

Document.32656.pdf Document.38172.pdf

I VeraPDF finner vi disse feilene:

If a document information dictionary does appear at a document, then all of its entries that have analogous properties in predefined XMP schemas, shall also be embedded in the file in XMP form with equivalent values. (1556 dokumenter)

A PDF/A-2 compliant document shall not contain a reference to the .notdef glyph from any of the text showing operators, regardless of text rendering mode, in any content stream. (1 dokument; Document.32656.pdf)

The font dictionary shall include a ToUnicode entry whose value is a CMap stream object that maps character codes to Unicode values, as described in PDF Reference


5.9, unless the font meets any of the following three conditions: (*) fonts that use the predefined encodings MacRomanEncoding, MacExpertEncoding or WinAnsiEncoding, or that use the predefined Identity-H or Identity-V CMaps; (*) Type 1 fonts whose character names are taken from the Adobe standard Latin character set or the set of named characters in the Symbol font, as defined in PDF Reference Appendix D; (*) Type 0 fonts whose descendant CIDFont uses the Adobe-GB1, Adobe-CNS1, Adobe-Japan1 orAdobe-Korea1 character collections. (1 dokument; Document.10746.pdf)

Konsekvens av feilene:

Filene som feilet i KOST-val inneholder begge data som kommer etter tegnet som viser at filen er slutt. Disse kan skape problemer ved lesing i fremtiden. Det samme kan gjelde filen Document.10746.pdf som kan få problemer med tegnsett.


8. Begrepsavklaringer Det er en del begreper som ligner hverandre i Profil og i Noark-kjerner. Det er imidlertid ikke alltid at disse stemmer overens.

EPJ Elektronisk pasientjournal

Løpenr. Dette er klientens ID-nummer i Profil. Vi finner det samme nummeret som MappeID i arkivuttrekket.

Sluttoppgjør Økonomisk avslutning av forholdet mellom klienten og kommunen. Vanligvis er dette et oppgjør som skjer post mortem og det blir derfor brukt som signal på at klientmappen kan avsluttes og periodiseres.

Avsluttet uten beh. Saksstatus i Profil. Benyttes når det ikke lenger er aktuelt å saksbehandle en søknad eller melding. Det kan være fordi klienten ikke lenger har et behov for hjelp. Denne gir mappestatus «Utgår» i uttrekket.

PLO-system Pleie og omsorgssystem. Inneholder vanligvis både saksbehandlingsdokumentasjon og elektronisk pasientjournal for bruk av helsepersonell i helse- og omsorgssektoren i kommunene.

Begrepet Pleie- og Omsorg er blant annet brukt i Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. Begrepet er senere blitt gradvis erstattet av begrepet helse- og omsorg som blant annet er brukt i helse- og omsorgstjenesteloven som kom trådde i kraft 1.1.2012.


9. Kilder: Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten, bestående av rapport og veileder:

https://www.ks.no/contentassets/90aa5b413de44fde883bbcd59a1fe5d8/rapport.pdf

https://www.ks.no/contentassets/90aa5b413de44fde883bbcd59a1fe5d8/veileder.pdf

Samdok rapport 2017 Delprosjekt Kommunale arkiv Oppgåve 2: Metodikk for bevaring fra kommunale fagsystem https://samdokdotcom.files.wordpress.com/2017/09/sluttrapport-2017-samdok-komm_2-metodikk-for-bevaring-fra-kommunale-fagsystemer-v1-0-pr-11-09-2017.pdf

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/§7-29

Veileder for saksbehandling av tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven §§3-2 første ledd nr. 6, 3-6 og 3-8 IS-2442 (revidert 07/2017) https://www.helsedirektoratet.no/veiledere/saksbehandling-av-tjenester-etter-helse-og-omsorgstjenesteloven/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdf/_/attachment/inline/f5e1c82b-c923-43e4-b13e-0182b8a33a16:5c5245da955c44b496c2e271abe415c8ab23a5b8/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdf

Arkivplan for Gran kommune:

https://gran.arkivplan.no/content/view/full/413440

https://www.ks.no/contentassets/90aa5b413de44fde883bbcd59a1fe5d8/rapport.pdfhttps://www.ks.no/contentassets/90aa5b413de44fde883bbcd59a1fe5d8/rapport.pdfhttps://www.ks.no/contentassets/90aa5b413de44fde883bbcd59a1fe5d8/veileder.pdfhttps://www.ks.no/contentassets/90aa5b413de44fde883bbcd59a1fe5d8/veileder.pdfhttps://samdokdotcom.files.wordpress.com/2017/09/sluttrapport-2017-samdok-komm_2-metodikk-for-bevaring-fra-kommunale-fagsystemer-v1-0-pr-11-09-2017.pdfhttps://samdokdotcom.files.wordpress.com/2017/09/sluttrapport-2017-samdok-komm_2-metodikk-for-bevaring-fra-kommunale-fagsystemer-v1-0-pr-11-09-2017.pdfhttps://samdokdotcom.files.wordpress.com/2017/09/sluttrapport-2017-samdok-komm_2-metodikk-for-bevaring-fra-kommunale-fagsystemer-v1-0-pr-11-09-2017.pdfhttps://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/%C2%A77-29https://www.helsedirektoratet.no/veiledere/saksbehandling-av-tjenester-etter-helse-og-omsorgstjenesteloven/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdf/_/attachment/inline/f5e1c82b-c923-43e4-b13e-0182b8a33a16:5c5245da955c44b496c2e271abe415c8ab23a5b8/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdfhttps://www.helsedirektoratet.no/veiledere/saksbehandling-av-tjenester-etter-helse-og-omsorgstjenesteloven/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdf/_/attachment/inline/f5e1c82b-c923-43e4-b13e-0182b8a33a16:5c5245da955c44b496c2e271abe415c8ab23a5b8/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdfhttps://www.helsedirektoratet.no/veiledere/saksbehandling-av-tjenester-etter-helse-og-omsorgstjenesteloven/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdf/_/attachment/inline/f5e1c82b-c923-43e4-b13e-0182b8a33a16:5c5245da955c44b496c2e271abe415c8ab23a5b8/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdfhttps://www.helsedirektoratet.no/veiledere/saksbehandling-av-tjenester-etter-helse-og-omsorgstjenesteloven/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdf/_/attachment/inline/f5e1c82b-c923-43e4-b13e-0182b8a33a16:5c5245da955c44b496c2e271abe415c8ab23a5b8/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdfhttps://www.helsedirektoratet.no/veiledere/saksbehandling-av-tjenester-etter-helse-og-omsorgstjenesteloven/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdf/_/attachment/inline/f5e1c82b-c923-43e4-b13e-0182b8a33a16:5c5245da955c44b496c2e271abe415c8ab23a5b8/Veileder%20for%20saksbehandling%20av%20tjenester%20etter%20helse-%20og%20omsorgstjenesteloven.pdfhttps://gran.arkivplan.no/content/view/full/413440


10. Vedlegg 10.1.1. Dokumenttyper for pleie- og omsorgssektoren; definert i SAMDOK-

rapport med bevaringsvurdering basert på regelverket før 2014: Nr.:

Dokumenttype: Kass.kode:

Behandlingsmerknad

1 Hjelpemiddelskjema 405 2 Pasientforhold – prosedyrelister Bevares – ingen hjemmel* 3 Pasientforhold - rutinepreget behandling 42 4 Medisinkort/ordinasjonskort Bevares – ingen hjemmel* 5 Hovedkort (navn på bruker/pårørende mm.) Bevares – ingen hjemmel* 6 Utskriving - sykehus/institusjon 42 7 Fagrapporter – sykepleie, tannhelse, fysio/ergo,

rehabilitering, optiker, bilder, individuell plan (IP/IOP), mm.

Bevares – ingen hjemmel*

8 Journalnotat Bevares – ingen hjemmel* 9 Notat til hjemmesykepleie/sykehjem fra

fastlege/allmennlege Bevares – ingen hjemmel*

10 Epikrise Bevares – ingen hjemmel* 11 Prøvesvar Bevares – ingen hjemmel* 12 Røntgensvar Bevares – ingen hjemmel* 13 Trygghetsalarm 35 14 Henvisninger 42 15 Ventebrev/midlertidig svar 42 16 Innkallinger 42 17 Søknad - omsorgstjenester, trygghetsalarm, mm. Dokument som skaper en

klientjournal. 18 Vedtak - omsorgstjenester, trygghetsalarm, mm. Dokument som skaper en

klientjournal. 19 Klage på avslag/vedtak fra bruker (evt.

fullmektig) – klagebehandling Bevares – ingen hjemmel*

20 Ankeerklæring/vedtak – Fylkeslegen/Fylkestrygdekontoret/Rikstrygdeverket/NAV

Bevares – ingen hjemmel*

21 Brukers livshistorie (notat skrevet av pårørende) Bevares – ingen hjemmel* 22 Generell korrespondanse om bruker Bevares – ingen hjemmel* 23 Boligtilpasning/håndtverk - Kommunal

saksbehandling Bevares

24 Husleiekontrakt Bevares – ingen hjemmel* 25 Samtykkeskjema og fullmakter (fra pårørende,

fastlege, tilsynslege, bruker og evt. foresatte) Bevares – ingen hjemmel*

26 Foto, video og lydopptak Bevares jfr. Arkivforskriften § 3-20 pkt. J.

27 Ansvarsgruppemøte – innkalling Kan kasseres hvis saksliste framgår av referatet.

28 Ansvarsgruppemøte – referat Bevares jfr. Arkivforskriften § 3-20 pkt. B.

29 Ansvarsoverføring mellom fastlege og kommune Bevares – ingen hjemmel*


30 Pleieplaner Bevares – ingen hjemmel* 31 Treningsprogram Bevares – ingen hjemmel* 23 Original dødserklæring – lege Bevares – ingen hjemmel *

(?) 33 Dødserklæring - kopi (lensmann har original) 408 34 Narkotikaregnskap Bevares – ingen hjemmel* 35 Permisjonsmedisin Bevares – ingen hjemmel* 36 Signaturkort a- og b-registrerte preparater Bevares – ingen hjemmel* 37 Spesielle skriftlige retningslinjer for visse

legemidler. Bevares – ingen hjemmel*

38 Brev fra fastlege og sykehus Bevares – ingen hjemmel* 39 Henvisning fra lege til sykehus Bevares – ingen hjemmel* 40 Referat Bevares – ingen hjemmel* 41 Klientretta avviksskjema (rapporter) Bevares – ingen hjemmel* 42 Betaling/egenandel/vederlagsvedtak Bevares – ingen hjemmel* 43 Regnskapsbilag Kasseres etter 10 år etter

regnskapsbestemmelser. 44 Privatøkonomi for klienten Bevares – ingen hjemmel* 45 Tilsyn Vurderes i forhold til

saksområde. 46 Innsyn Vurderes i forhold til

saksområde. Det er i etterkant forsøkt å skille mellom EPJ og saksbehandlingsdokumentasjon. Det som alltid er knyttet til EPJ er merket med lysere skrift. Det vil likevel være noen dokumentkategorier som finnes både i EPJ og i sakshåndteringen.

Annen informasjon som kan være relevant:

Habilitetsvurderinger Veiledning – hvilke råd har blitt gitt i saksbehandlingen? Fullmakter (knyttet til tjenester) Forhåndsvarsel

10.1.2. Arkade5 testrapport Arkade 5 testrapport ligger vedlagt.

De andre tekniske testrapportene er ikke lagt ved denne samlerapporten, men kan utleveres til de som ber om dem.


innlandetfylke.no

lagret i visma samhandling arkiv visma omsorg profil testrapport · 2020. 8. 17. · 5 | visma...

Documents