lampiran - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/lampiran/2012-1-00743-si lampiran001.pdf ·...
TRANSCRIPT
L1
LAMPIRAN
Hasil Wawancara 1
Dengan: Sandi Kurniawan
Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS
Tanggal: 24 September 2012
1. PT. BARUGA CARGOTRANS perusahaan yang bergerak di bidang
apa ? dan apa saja jenis jasa yang ditawarkan PT. BARUGA
CARGOTRANS?
PT. BARUGA CARGOTRANS ini berdiri sejak bulan februari tahun 2001
adalah salah satu perusahaan PPJK atau Perusahaan pengurusan jasa
trasnportasi atau JPT (jasa pengurusan transportasi) yang mengurusi
dokumen barang-barang import dan eksport.kami bergerak dibidang freight
forwarding, custom cleareance, kargo internasional dan domestik, special
transport box-trailer dan jalur pengiriman dalam negeri. Jasa yang ditawarkan
selain itu juga ada transfer PIB dan PEB.
2. Bagaimana struktur organisasinya ?
Dari urutan paling atas yaitu, Komisaris kemudian Direktur lalu manajer,
setelah itu ada bagian operasional, bagian pemasaran, bagian administrasi dan
keuangan, bagian gudang, bagian logistik, bagian transportasi/angkutan, dan
bagian personalia.
L2
3. Bagaimana kondisi penyimpanan data dokumen, data karyawan, data
exportir dan importir?
Kami menyimpan semua data dokumen yang telah dibuat dengan media
kertas yang di tumpuk jadi satu hard map, setiap map merupakan transaksi
yang sudah digolongkan perbulan dan harus disimpan.
4. Program apa yang digunakan untuk mengolah dokumen ?
Kami masih menggunakan program pengolah dokumen berupa Microsoft
Word dan Excel. Untuk transfer program ke bea cukai sudah disediakan
default program EDI oleh pihak bea cukai.
5. Untuk proses bisnisnya, awal sebelum terjadinya pengambilan dokumen
dari importir/eksportir itu mereka disebut sebagai apa ?
Pelanggan
6. Bagaimana prosedur pembuatan dokumen ?
Prosedur operasional diawali pada pengambilan dokumen impor dari importir
atau dokumen ekspor dari eksportir yang bersangkutan. Proses pembuatan
PIB atau PEB pada komputer dengan berdasarkan pada dokumen impor atau
ekspor yang diterima dari importir dan eksportir, dan dokumen-dokumen
fasilitas skep dari instansi terkait bila ada. Melakukan pembayaran terhadap
PIB atau PEB yang telah dibuat, melalui Bank-Bank Devisa dengan
ketentuan sesuai kehendak Importir atau Eksportir yang bersangkutan dan ke
Bapeksta kalau ada fasilitas skep pembebasannya. Transfer PIB atau PEB ke
Kantor Pelayanan Pabean sesuai wilayah penimbunan barang tersebut melalui
fasilitas EDI. Bila mendapat respon Aju Dokumen, maka petugas lapangan
L3
akan menuju Kantor Pelayanan Pabean bersangkutan untuk menyerahkan PIB
atau PEB, dengan melampirkan dokumen impor atau ekspor aslinya dan
salinan dokumen perusahaan importir atau eksportir, berikut salinan PPJK
PT.Baruga CargoTrans dan surat kuasa dari Importir atau Eksportir. terdapat
proses penjaluran, bila responnya Jalur Hijau maka tinggal menunggu lembar
SPPB terbit untuk dikeluarkan dari pihak bea cukai, dengan terlebih dahulu
membayar sewa penumpukannya. Setelah SPPB terbit barang keluar dengan
tujuan kegudang Importir atau gudang pelabuhan Eksportir. Akan tetapi jika
bila menerima Jalur Merah, maka diadakan pemeriksaan fisik terhadap
barang tersebut oleh petugas lapangan Bea Cukai. Selesai dengan
menyerahkan bukti-bukti pembayaran yang selama proses dokumen PIB atau
PEB sampai keluar barang, dan tagihan jasa kepada Importir atau Eksportir.
Ketika ada order bagian operasional akan memeriksa jadwal perusahaan
pelayaran dan mencari perusahaan pelayaran yang sesuai dengan permintaan
pelanggan. Setelah jadwal tersedia, bagian operasional akan menghubungi
perusahaan pelayaran yang bersangkutan untuk mengkonfirmasi ketersediaan
kapal.
7. Apakah pelanggan itu langsung datang kekantor atau bagaimana jika ia
ingin melakukan transaksi ? adakah kesepakatan yang di buat ?
Kami mengadakan kontrak terlebih dahulu untuk custom cleareance agar
jelas prosedur pengurusannya. Bisa melalui faksimil kemudian meeting untuk
penandatangan perjanjian kerjasama, namun jika hanya ingin mengurus
transfer dokumen bisa langsung datang kekantor. Untuk pengiriman dalam
negri barang milik pelanggan bisa diantar langsung ke kantor atau kita yang
menjemput barang dari gudang pelanggan jika barangnya banyak.
L4
Hasil Wawancara 2
Dengan: Sinta Dewi
Jabatan: Direktur
Tanggal: 1 Oktober 2012
1. Dikantor itu adakah bagian yang mengurusi pembelian barang untuk
kebutuhan kantor ?
Ada, bagian gudang. Namun semakin kesini sistem pada bagian ini tidak
terkontrol sehingga banyak kebutuhan yang diperlukan tapi bagian gudang
tidak dapat memenuhi permintaan karna tidak adanya pemberitahuan apabila
barang kebutuhan sudah menipis dan sebagainya.
2. Adakah pemasok khusus untuk mensuplai barang-barang kebutuhan
itu? Untuk surat pembeliannya ke pemasok disebut sebagai apa ?
Ada beberapa pemasok berbeda yang mensuplai kebutuhan yang berbeda.
Untuk surat pembeliannya kita pakai PO untuk ke pemasoknya. Kalo dikita
sendiri ada yang namanya surat permintaan pembelian barang adanya
sebelum PO jadi dia seperti merangkum barang-barang apa yang harus di
beli.
3. Untuk jalur pengiriman dalam negeri bagaimana mekanismenya ?
Jalur pengiriman dalam negeri ada yang namanya SBPB yaitu surat bukti
pengiriman barang yang digunakan sebagai bukti pengiriman yang dibuat 5
rangkap, putih untuk pengirim, kuning untuk pusat, merah untuk bagian
keuangan, biru dan hijau untuk disertakan di barang kiriman namun yg hijau
harus kembali ke jakarta sebagai bukti barang telah diterima. Didalam SBPB
L5
juga terdapat jenis packing, bila barang yang dikirim belum di bungkus maka
harus dipacking terlebih dahulu, di ukur dimensi dan beratnya lalu di total
biayanya dengan biaya kirim di invoice. Kemudian terdapat juga manifest
pengiriman untuk mendata SBPB dan isinya yang dikirim bersama dengan
surat jalan.
4. Mengenai invoice, berarti ada 2 jenis invoice antara bagian operasional
dan bagian logistik, apakah formatnya berbeda ?
Iya ada dua, yang dibagian operasional khusus untuk pembuatan dokumen
saja. Yang dibagian logistik untuk pengirimannya. Untuk formatnya hampir
sama yang berbeda hanya deskripsinya saja.
L6
Hasil Wawancara Melalui Telepon 1
Dengan: Sandi Kurniawan
Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS
Tanggal: 25 Oktober 2012
1. Pak kepanjangan dari B/L, PEB, PIB, SPPB, dan SBPB apa ya?
B/L: Bill Of Ladding
PEB: perintah ekspor barang
PIB: perintah impor barang
SPPB: surat perintah pengeluaran barang
SBPB: Surat Bukti Pengiriman Barang
L7
HASIL WAWANCARA DENGAN TELEPON 2
Dengan: Sandi Kurniawan
Jabatan: Manajer Operasional PT. BARUGA CARGOTRANS
Tanggal: 5 Januari 2013
1. Ketika karyawan ingin melakuan pembelian barang apakah karyawan
melakukan telepon dahulu untuk mengetahui harga dari pemasok atau
bagaimana ?
Ya melalui telepon
2. Kalau misalnya untuk mengetahui harga termurah dari para pemasok
itu bagaimana pak? Seperti contoh karyawan melakukan update tentang
pemasok setiap saat ?
Untuk itu kita tidak melakukannya karena membani karyawan karena setiap
saat harus mengkontak para pemasok meskipun tidak ada pembelian barang.
L8
Hasil Observasi
Nama Perusahaan : PT. BARUGA CARGOTRANS
Alamat Perusahaan: Jl. Enggano No.66 Lt.2-A Tanjung Priok Jakarta 14310
Tanggal : 24 September 2012
1. Gedung kantor terletak persis bersebrangan dengan pelabuhan Tj. Priok di
jakarta utara.
2. Pada pintu masuk di Lt.2-A terdapat nama perusahaan sebagai PPJK dan
logonya.
3. Kemudian terdapat peta penunjuk jalur-jalur pengiriman serta petunjuk jenis-
jenis peti kemas.
4. Terdapat ruang operasional dengan beberapa meja karyawan beserta
komputer dan beberapa bangku untuk pelanggan yang hendak ingin
menggunakan jasa PT. BARUGA CARGOTRANS dengan berbagai rak-rak
yang berisi tumpukan kertas dokumen yang menggunung.
5. Kemudian terdapat beberapa ruang bagian divisi lainnya menyatu dengan
manager masing-masing divisi namun tetap dibedakan dengan sekat.
6. Terdapat ruang kerja untuk direktur.
7. Terdapat ruang untuk fotocopy.
8. Terdapat gudang di lt.1 untuk tempat penyimpanan barang-barang yang
menumpuk, juga dapat digunakan untuk pengukuran barang-barang kiriman.
Ada alat ukur dan alat pembungkus juga alat-alat pendukung operasional
kantor lainnya.
9. Di lokasi yang tidak jauh berbeda dari kantor utama terdapat lahan parkir
untuk berbagai jenis armada PT. BARUGA CARGOTRANS.
10. Banyak karyawan yang melakukan kegiatan operasional yang membutuhkan
data antar divisi dilakukan dengan meminta langsung ke divisi tersebut.
L21
Form New Master Barang
Gambar 24. Form New Master Barang
Form Master Biaya
Gambar 25. Form Master Biaya
L22
Form New Master Biaya
Gambar 26. Form New Master Biaya
Form Master Gudang
Gambar 27. Form Master Gudang
L23
Form New Master Gudang
Gambar 28. Form New Master Gudang
Form Master Karyawan
Gambar 29. Form Master Karyawan
L25
Form New Master Karyawan
Gambar 31. Form Master Karyawan
Form Tambah Kontak Master Karyawan
Gambar 32. Form Tambah Kontak Master Karyawan
L27
Form Master Pelanggan
Gambar 35. Form Master Pelanggan
Form New Master Pelanggan
Gambar 36. Form New Master Pelanggan
L28
Form Tambah Kontak Master Pelanggan
Gambar 37. Form Tambah Kontak Master Pelanggan
Form Master Pemasok
Gambar 38. Form Master Pemasok
L29
Form New Master Pemasok
Gambar 39. Form New Master Pemasok
Form Tambah Kontak Master Pemasok
Gambar 40. Form Tambah Kontak Master Pemasok
L30
Form Logistik Pembungkusan
Gambar 41. Form Logistik Pembungkusan
Form New Logsitik Pembungkusan
Gambar 42. Form New Logistik Pembungkusan
L31
Form Logsitik Pembungkusan Detil
Gambar 43. Form Logistik Pembungkusan Detil
Form Logistik SBPB
Gambar 44. Form Logistik SBPB
L32
Form New Logistik SBPB
Gambar 45. Form New Logistik SBPB
Form Material Penerimaan Barang
Gambar 46. Form Material Penerimaan Barang
L33
Form New Material Penerimaan Barang
Gambar 47. Form New Material Penerimaan Barang
Form Material Pengadaan Barang
Gambar 48. Form Material Pengadaan Barang
L34
Form New Material Pengadaan Barang
Gambar 49. Form New Material Pengadaan Barang
Form Material Pengadaan Barang Detil
Gambar 50. Form Material Pengadaan Barang Detil
L35
Form Material Penyesuaian
Gambar 51. Form Material Penyesuaian
Form New Material Penyesuaian
Gambar 52. Form New Material Penyesuaian
L36
Form Material Permintaan Barang
Gambar 53. Form Material Permintaan Barang
Form New Material Permintaan Barang
Gambar 54. Form New Material Penerimaan Barang
L37
Form Material Permintaan Barang Detil
Gambar 55. Form Material Permintaan Barang Detil
Form Material Retur Barang
Gambar 56. Form Material Retur Barang
L38
Form New Material Retur Barang
Gambar 57. Form New Material Retur Barang
Form Material Retur Barang Detil
Gambar 58. Form Material Retur Barang Detil
L39
Form Operasional Kontrak
Gambar 59. Operasional Kontrak
Form New Operasional Kontrak
Gambar 60. Form New Operasional Kontrak
L40
Form Operasional Pengantaran
Gambar 61. Form Operasional Pengantaran
Form New Operasional Pengantaran
Gambar 62. Form New Operasional Pengantaran
L41
Form Operasional Penjualan Jasa
Gambar 63. Form Operasional Penjualan Jasa
Form New Operasional Penjualan Jasa
Gambar 64. Form New Operasional Penjualan Jasa
L42
Form Operasional Penjualan Jasa Detil
Gambar 65. Form Operasional Penjualan Jasa Detil
Form Operasional Pembuatan Dokumen
Gambar 66. Form Operasional Pembuatan Dokumen
L60
Lampiran Simbol
Gambar 84. Simbol Process
(Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 347)
Gambar 85. Simbol Data Flow
(Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 357)
Gambar 86. Simbol External Agent
(Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 365)
Gambar 87. Simbol Data store
(Sumber : Whitten, Bentley, & Dittman, 2004: 366)