Qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd

LANGKAH – LANGKAH PENGARSIPAN

LANGKAH – LANGKAH PENGARSIPAN SISTEM ABJAD

Dalam sistem pengarsipan sering kita dengar salah satu sistemnya yaitu “ SISTEM ABJAD ” dimana pengarsipan dengan sistem abjad ini kita mengarsipkan surat dengan menyusunnya sesuai dengan urutan Nama Perusahaan, Nama Organisasi, maupun Nama Perorangan yang telah Di indeks, system ini sering digunakan di Perusahaan, Organisasi maupun Instansi tertentu, karena cara pengarsipanya sistem abjad ini sangat mudah dan efektif apabila suatu saat surat diperlukan kembali, Berikut Langkah – Langkahnya :

1. Langkah yang pertama kali kita lakukan adalah kita siapkan Alat – alat dan Bahan termasuk Surat yang akan kita arsipkan alat – alat dan bahan tersebut seperti :

2. Lalu langkah yang kedua adalah kita Indeks surat yang akan kita arsipkan

Surat berasal dari PT DAMOS maka Surat kita indeks menjadi “ DAMOS , PT “Sehingga kodenya menjadi “ Da”

SURAT

SURAT

3. Langkah selanjutnya setelah kita sudah mengindeks surat yaitu kita membuatkan Guide sebagai pembatas pada Ordner supaya pada saat surat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan

“ Guide dengan kode “ D ”

4. Setelah kita membuatkan Guide sebagai pembatas pada ordner selanjutnya kita membuatakan folder sesuai dengan kode nama perusahaan yang telah kita indeks , dimana folder kita letakkan pada bagian belakang Guide supaya kita lebih mudah untuk mencari surat apabila pada saat surat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Karena surat berasal dari PT DAMOS sesuai yang telah kita indeks menjadi “Da” maka folder kita tuliskan dengan kode “ Da “

Setelah folder dibuat nanti folder tersebut akan diletakkan dibelakang Guide.

5. adalah kita letakkan surat pada bagian belakang folder sesuai dengan kode nama perusahaan yang telah di indeks.

D

Da

D

Da

Setelah Guide , Folder , dan surat telah disiapkan langkah yang selanjutnya terakhir adalah kita masukan surat pada ordner.

D

Da

LANGKAH – LANGKAH PENGARSIPAN SISTEM TANGGAL

Dalam pengarsipan dengan sistem Tanggal ini adalah dimana kita mengarsipkan suatu surat dengan mengurutkan surat sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat yang masuk dalam suatu perusahaan, organisasi, maupun instansi tertentu, pengarsipan dengan sistem tanggal ini sangat mudah dan efisien dalam pengarsipan surat – surat begitu pula dengan cara penemuan surat yang diperlukan kembali.

1. Langka yang pertama kali kita lakukan hampir sama dengan sistem – sistem lainnya yaitu kita siapkan alat – alat dan bahan serta surat yang akan diarsipkan .

2. Lalu setelah alat – alat dan bahan telah disiapkan langkah selanjutnya yaitu kita akan memulai melakukan pengarsipan , “ Surat berasal dari PT MAKMUR JAYA “ “Tertanggal 20 November 2011” lalu setelah kita mengetahui tanggal surat tersebut yang selanjutnya kita lakukan adalah dimana kita membuat Guide dimana Guide tersebut dituliskan Tahun yang tertera pada surat dan Bulan yang tertera pada surat.

SURAT

2011 NO

DAN

3. Setelah kita membuat Guide yang dituliskan tahun dan bulanya langkah yang selanjutnya kita lakukan adalah dimana lubangi guide tersebut setelah dilubangi , satukan atau susun Guide menjadi satu.

4. Setelah kita menyusun Guide menjadi satu, langkah selanjutnya yang kita lakukan adalah dimana kita susun surat secara teratur sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat dimana tanggal yang tertua berada dipaling atas sedangkan tanggal yang termuda terdapat dibagian paling bawah.

DILUBANGI

201

19

20

21

19

20 21

5.6. Lalu langkah yang terakhir setelah surat kita urutkan langsung kita lakukan

penyusunan dari Guide tahun dan bulan serta Surat .

Lalu setelah tersusun

Selanjutnya kita masukan

Kedalam ordner.

201

NOV

LANGKAH – LANGKAH PENGARSIPAN SISTEM SUBJEK

Langkah pengarsipan dengan sistem Sujek ini adalah dimana kita mengarsipakan surat yang masuk berdasarkan Masalah Surat atau dengan kata lain pengarsipan dengan menyusun surat berdasarkan Perihal Surat yang ada.

1. Langkah yang pertama kali kita lakukan adalah Dimana sama dengan sistem – sistem lainya hal yang pertama kali kita lakukan adalah kita siapkan alat – alat dan bahan beserta Surat yang akan diarsipkan.

2. Lalu lanhkah selanjutnya yang kita lakukan setelah alat – alat dan bahan telah siap selanjutnya kita membuat daftar klasifikasi Sistem Subjek pembuatan daftar klasifikasi ini bermaksud supaya pada saat penyimpananya dapat disusun secara rapi dan agar pada saat diperlukan kembali dapat dengan mudah ditemukan. Berikut Daftar Klasifikasi dengan Sistem Subjek.

SURAT

PT DAMOSJl. KS Tubun No. 01

No / Kode Main Subject Sub Subject Sub – Sub Subject1. KP KEPEGAWAIAN KP 1.1 Pengadaan KP 1.1.1 Formasi

KP 1.1.2 PenerimaanKP 1.1.3 PengangkatanKP 1.1.4 IjinKP 1.1.5 Mutasi

KP 1.2 Kesejahteraan

KP 1.2.1 Kesahatan

KP 1.2.2 Bantuan SosialKP 1.2.3 Tunjangan

2. PD PERDAGANGAN PD 2.1 Pemasaran PD 2.1.1 Permintaan TawaranPD 2.1.2 TawaranPD 2.1.3 PesananPD 2.1.4 Pengiriman Barang

PD 2.2 Pembelian PD 2.2.1 Bahan BakuPD 2.2.2 Perlengkapan KantorPD 2.2.3 Kerjasama dan ProduksiPD 2.2.4 Kerjasama dalam DiklatPD 2.2.5 PengaduanPD 2.2.6 Balas Aduan

3. KU KEUANGAN KU 3.1 Anggaran KU 3.1.1 Anggaran Pendapatan

KU 3.2 Penangguhan

KU 3.2.1 Tangguhan Pembayaran

KU 3.3 Penagihan KU 3.3.1 Tagihan 1KU 3.3.2 Tagihan 2KU 3.3.3 Tagihan 3

TANGERANG

3. Lalu langkah yang ketiga yang kita lakukan adalah siapkan Surat yang akan Diarsipkan “ Surat yang masuk merupakan Surat Ijin “ oleh sebab itu maka dapat kita lihat pada daftar klasifikasi yang telah kita buat masuk kedalam bagian mana Surat ijin tersebut? berdasarkan daftar klasifikasi Surat ijin tergolong pada Bagian Kepegawaian . seperti gambar dibawah ini

4.No / Kode Main Subject Sub Subject Sub – Sub Subject

1. KP KEPEGAWAIAN KP 1.1 Pengadaan KP 1.1.1 FormasiKP 1.1.2 Penerimaan

KP 1.1.3 PengangkatanKP 1.1.4 IjinKP 1.1.5 Mutasi

KP 1.2 Kesejahteraan KP 1.2.1 KesahatanKP 1.2.2 Bantuan Sosial

KP 1.2.3 Tunjangan

Surat yang masuk merupakan

Surat ijin maka berdasarkan

Daftar klasifikasi KODE “ KP”

Yaitu kepegawaian

Kode “ KP 1.1 Pengadaan“

Dengan kode subjek

“ KP 1.1.4 IJIN “

5. Lalu langkah selanjutnya setelah kita mengetahui kode surat sesuai dengan daftar klasifikasi selanjutnya kita menuliskan kode tersebut pada bagian kanan atas surat sebagai acuan petunjuk kode surat.

Lalu setelah kita tuliskan kode di bagian kananAtas Surat langkah yang selanjutnya kita Siapkan Guide

Lalu setelah membuat Guide

Kita siapkan Surat yang telah kita

Beri kode dikanan atas untuk segera dmasukan

Kedalam ordner dan setelah itu Guide dan Surat

Dilubangkan dengan perforator.

DILUBANGI

KP 1.1.4

KP

KP 1.1.4KP 1.1

6. Lalu langkah yang terakhir kita susun Guide dengan surat secara rapih lalu setelah itu kita masukan ke dalam ordner.

Lalu masukan kedalam ordner

KP 1.1.4

KP

LANGKAH – LANGKAH PENGARSIPAN SISTEM NOMOR

Langkah pengarsipan dengan system nomor adalah dimana cara pengarsipannya disusun menurut atau berdasarkan nomor sesuai dengan daftar klasifikasi dengan melihat perihal surat. Yang tersusun secara spesifik dan teratur .

1. Langkah yang pertamakali sama dengan langkah pengarsipan lainnya hal yang pertama kali kita lakukan dalah kita siapkan alat – alat dan bahan serta surat yang akan diarsipkan.

SURAT

2. Lalu langkah yang kedua kita lakukan adalah membuat daftar Klasifikasinya agar lebih mudah dalam mencari surat itu kembali apabila sedang diperlukan dimana Surat berasal dari PT MAKMUE KURNIA dengan perihal Nota dinas. Dengan melihat perihal surat kita dapat menentukan kode nomor surat sesuai daftar klasifikasi.

KODE MASALAH GUIDE FOLDER URUTAN SURAT

KETERANGAN

000 KEPEGAWAIAN 000 000 000.0 - 010 Lamaran Kerja 010 010 010.0 - 020 Mutasi 020 020 020.0 -100 DINAS 100 100 100.0 - 110 Memo & Nota 110 110 110.0 - 120 Surat Tugas 120 120 120.0 - 130 Surat Keputusan 130 130 130.0 -

3. Lalu selanjutnya setelah kita membuat daftar klasifikasinya dan kita telah dapat mengetahui kode surat sesuai dengan perihal surat yang tertera pada daftar klasifikasi langkah selanjutnya agar supaya lebih mudah dalam pengarsipanya kita menuliskan kode pada bagian atas kanan surat sesuai dengan kode yang tertera pada daftar klasifikasi.

DILUBANGNGI

110.0 110.0

4. Setelah surat telah siap dan telah dilubangi dengan menggunakn perforator selanjutnya itu kita siapkan Guide sebagai pembatas sesuai dengan kode sesuai dengan masalah surat atau perihal surat agar lebih mudah dalam mencari letak posisi suraat.

DILUBANGNGI

5. Setelah membuat guide langkah selanjutnya yang dilakukan kita dalah kita susun Guide dan surat yang telah dilibangi dan selanjutnya langkah yang terakhir kita masukan kedalam ordner.

MASUKAN

110 110

110.0 110

LANGKAH – LANGKAH PENGARSIPAN SISTEM WILAYAH

Dalam pengarsipan surat dengan sistem wilayah ini dimana kita mengarsipkan suratnya disesuaikan dengan wilayah atau letak geografis dari mana surat itu berasal.

1. Langkah yang pertama kali kita lakukan sama dengan system – system pengarsipan lainya hal yang kita siapkan adalah alat – alat dan bahan serta surat yang akan diarsipkan.

SURAT

2. Langkah selanjutnya yang kita lakukan adalah dimana kita juga membuatkan daftar klasifikasi hamper sama dengan system yang lainnya hal ini agar dapat mempermudah kita dalam pengarsipan dan apabila surat ingin diperlukan kembali. “ Surat berasal dari PT KURNIA MAKMUR yang beralamat di Jl. Pasar baru no.08, Pasar baru, Tangerang”

DAFTAR KLASIFIKASISISTEM WILAYAH

KODE

MASALAH WILAYAH BATAS WILAYAH KETERANGAN

LJ LUAR JAWA 1. SULAWESI ________ -2. KALIMANTAN ________ -3. SUMATRA ________ -

LN LUAR NEGRI 1. SINGAPURA ________ -2. MALAYSIA ________ -

PJ PULAU JAWA 1. BANTEN 1.A Kota Tangerang1.B Kabupaten Tangerang

-

2. DKI JAKARTA _________ -3. JAWA

TENGAH_________ -

4. JAWA BARAT _________ -

3. Lalu langkah selanjutnya setelah kita membuat daftar klasifikasinya langkah selanjutnya dalah dimana kita siapkan surat dengan menuliskan kodenya pada bagian atas kanan surat sesuai dengan daftar klasifikasiny.

DULUBANGI

1.A1.A

4. Lalu selanjutnya kita membuat Guide sesuai dengan daftar klasifikasi yang ada.

DILUBANGI

5. Lalu setelah guide dibuatkan susun dengan surat yang telah siap juga untuk segera dimasukan kedalam ordner.

MASUKAN

PJ P

1.A

PJ