laporan - bpm um bulukumba
TRANSCRIPT
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
LAPORAN
Audit Mutu
Internal
Fakultas/ Unit Kerja
Nama Pimpinan Unit
Ketua Tim Auditor
Anggota
Siklus/Tahun
: FMIPA / Kimia
:Saadatul Husna, S.Si., M.Si
:Asdar, S.Pd., M.Pd
:1. Yuli Artati, SE., MM
2. Fauzan Akbar, S.Pd., M.Pd
3. Immawan Wahyudi Asbara
4. Nur Ina Sya, SS., M.Pd
: 1 / 2020
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
BADAN PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH BULUKUMBA
LAPORAN AUDIT INTERNAL
FMIPA / Prodi Kimia
I. PENDAHULUAN
Fakultas : FMIPA
Alamat : Jl. Poros Bulukumba Bantaeng, KM 9 Kel. Mariorennu
Nama Pimpinan Unit : Saadatul Husna, S.Si., M.Si
Tanggal Audit : 25 Nopember 2020
Ketua Auditor : Asdar, S.Pd., M.Pd
Anggota Auditor : 1. Yuli Artati, SE., MM
2. Fauzan Akbar, S.Pd., M.Pd
3. Immawan Wahyudi Asbara
4. Nur Ina Syam, SS., M.Pd
Tanda Tangan
Ketua Auditor
_________________
Tanda
Tangan
Pimp. Unit
______________
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
II. TUJUAN AUDIT:
Berilah tanda √ sesuai yang dikerjakan
a. Memastikan apakah temuan/ rencana tindakan koreksi pada siklus audit tahun sebelumnya telah ditindaklanjuti
v
b. Memastikan kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu Fakultas/ Prodi/ Unit terhadap dokumen akademik Universitas, dokumen akademik fakultas dan dokumen mutu fakultas serta prodi dan unit
v
c. Memetakan kesiapan fakultas/ prodi/ unit dalam menjalankan program Akreditasi/ sertifikasi
v
d. Memastikan kelancaran pelaksanaan pengelolaan Fakultas/ Prodi/ Unit
v
e. Memastikan peluang peningkatan mutu Fakultas/ Prodi/ Unit v
III. LINGKUP AUDIT:
Butir-butir Evaluasi Diri yang terdiri dari
1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi/ Unit Kerja
2. Tata pamong, kepemimpinan, system pengelolaan dan penjaminan mutu,
kerja sama
3. Mahasiswa
4. Sumber daya manusia
5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik
6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta system informasi
7. Penelitian
8. pengabdian kepada masyarakat
9. Luaran Capaian
Butir-butir Dokumen Evaluasi Diri yang terdiri dari :
1. Pernyataan Mutu
2. Rencana Strategis
3. Pengelolaan
4. Sumber daya manusia
5. Pendanaan
6. Aktivitas Pendidikan
7. Penelitian
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
8. Kontribusi/ Pengabdian pada Masyarakat dan Komunitas
9. Capaian Prestasi
10. Kepuasan Pelanggan
11. Penjaminan Mutu dan Benchmarking
IV. JADWAL AUDIT:
Hari/ Tanggal audit : Rabu, 25 Nopember 2020
No. J a m Kegiatan Audit
1 08.00 – 09.30 Pembukaan (Opening meeting) oleh Auditor
2 09.30 – 10.00 Pemaparan profil unit oleh wakil manajemen
3 10.00 – 12.00 Audit unit kerja prodi kimia
4 12.00 – 13.00 Ishoma
5 13.00 – 13.30 Penyusunan temuan
6 13.30 – 14.00 Penyampaian temuan dan penutupan (closing
meeting)
V. INDEKS KINERJA UNIT
FMIPA / Prodi Kimia
Audit kinerja unit Prodi Kimia yang dilakukan pada periode tahun akademik
2019/2020 berdasarkan instrumen daftar periksa visitasi diperoleh hasil
berupa indeks kinerja sebesar 45 %.
VI. TEMUAN AUDIT:
1. Ketidaksesuaian :
Initial
Auditor
Referensi
(butir mutu) Pernyataan
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
IMW Kriteria 1 Kejelasan, kerealistikan, dan keterkaitan antar visi, misi, tujuan dan sasaran Program Studi Keterangan: a. Dokumen menggambarkan keterlibatan
dosen, mahasiswa, tenaga kependidikan,
alumni
b. Dokumen menjelaskan keterkaitan antara
prodi dan fakultas.
Notulen rapat menjelaskan alasan dan rasional
visi misi. ( Tidak Ditemukan dan Tidak
Dilaksanakan)
Kriteria 1 Program studi menetapkan tonggak-tonggak
capaian tujuan sebagai pelaksanaan renstra, serta
mekanisme kontrol ketercapaiannya. ( Belum ada
Renstra dan renop Dari Fakultas)
Kriteria 1 Sosialisasi visi misi Program studi dilaksanakan
secara sistematis dan berkelanjutan kepada
pemangku kepentingan. (Dilaksanakan sosialisasi
pada saat penerimaan Maba, dan Pada Saat
Pembelajaran dokumen tidak sepenuhnya
ditemukan cumin ada pada materi pembelajaran
kuliah)
Kriteria 1 Visi dan misi program studi dijadikan pedoman,
panduan, dan rambu-rambu bagi pemangku
kepentingan internal serta dijadikan acuan
pelaksanaan renstra, keterwujudan visi,
keterlaksanaan misi, ketercapaian tujuan melalui
strategi-strategi yang dikembangkan. (Sudah
dilaksanakan)
Kriteria 2 Program studi memiliki tata pamong yang
memungkinkan terlaksananya secara konsisten
prinsip-prinsip tata pamong, terutama yang terkait
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
dengan pelaku dan sistem yang baik
(kelembagaan, instrumen, pendukung, kebijakan
dan peraturan, kode etik). (Buku/panduan belum
diterbitkan oleh dekan FMIPA)
Kriteria 2
Kelengkapan dan keefektifan struktur organisasi
yang disesuaikan dengan kebutuhan
penyelenggaraan dan pengembangan program
studi (Tidak Terdapat Struktur, belum ada SK
Penetapan Struktur dan Tupoksinya)
Kriteria 2 Keberadaan lembaga, mutu, SOP, dan efektifitas
pelaksanaan kode etik. (Belum terdapat Unit
Penjamu prodi)
Kriteria 2 Karakteristik kepemimpinan yang efektif dalam
kepemimpinan operasional, organisasi, dan
publik:
a. Operasional: mampu menjabarkan visi,
misi, tujuan dan strategi kedalam renstra
dan renop.
b. Organisasi: memahami tatakerja unit
dalam organisasi.
c. Publik: kemampuan berkontribusi pada
kegiatan di organisasi dan masyarakat.
(Ketua Prodi sudah mampu menjalankan dan
melaksanakan kepemimpinan yang efektif,
operasional, organisasi dan public)
Kriteria 2 Sistem pengelolaan fungsional dan operasional program studi mencakup fungsi pengelolaan (planning, organizing, staffing, leading, dan controlling), yang dilaksanakan secara efektif mewujudkan visi dan misi Program studi: a. Planning: perencanaan yang dilakukan
secara terstruktur oleh program studi. b.Organizing: Prodi dibantu oleh sekretaris
prodi/ketua jurusan/ketua bagian/PSMF/tenaga kependidikan dalam
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
mengelola aktifitas proses pembelajaran dan sumber daya yang dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas kinerja program studi.
c. Staffing: penempatan dan pengembangan personil mengacu pada struktur organisasi.
d. Leading: dalam menjalankan tugas kaprodi sesuai dengan WT.
e. Controlling; melaksanakan fungsi pengendalian
terhadap implementasi proses pembelajaran
(Ketua Prodi sudah mampu mengelola system
pengelolaan fungsional dan operasional yang
mencakup (planning, organizing, staffing, leading, dan controlling),
Kriteria 2 Penjaminan mutu: system penjaminan mutu pada program studi berjalan sesuai standard, ada umpan balik dan tindak lanjutnya serta didukung oleh dokumen yang lengkap. (Buku Standar Penjaminan Mutu Internla Lengkap diantaranya, Buku kebijakan,, Manual, Standar dan Formulir) serta memiliki buku kuisioner/instrument umpan balik
Kriteria 2 Implementasi penjaminan mutu: penjaminan mutu sudah berjalan diprogram studi yang mencakup siklus perencanaan, pelaksanaan, analisis, evaluasi, tindakan perbaikan dalam bentuk laporan monev dan audit. (Prodi telah mengimplemntasi penjaminan Mutu Prodi smpai ketahap pelaksanaan namun untuk tahap evaluasi sudah dijalnkan namun dokumen tidak lengkap seperti laporan evaluasinya)
Kriteria 2 Monitoring dan evaluasi hasil penjaminan mutu di bidang pendidikan, penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, sarana prasarana, keuangan, manajemen, serta tindak lanjutnya yang terdokumentasi dan tersosialisasi dengan baik dan ditindaklanjuti di tingkat program studi. (Prodi belum melaksanan Monev terkait Penelitian dan Pengabdian masyrakat
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
Kriteria 2 Keberadaan lembaga Kerjasama, SOP, dan efektifitas pelaksanaan kerja sama. (Sudah terdapat kantor KUIK dan sudah ada beberapa perjanjian/kerja sama,namun belum ditemukan laporan hasil kerja sama tersebut
Kriteria 3 Keberadaan Lembaga PMB, SOP Ada Lembaga LIPMB, namun selama ini PMB masih dalam bentuk kepanitiaan.. Belum terdapat kebijakan terkait PMB dilingkup Fakultas data mahasiswa baru yang diterima tahun 2019 berjumlah 16 orang
Kriteria 4 Dosen yang memiliki Jafung, sertifikasi dll Belum ada Dosen yang memiliki jafung dan sertifikasi
Kriteria 4 Pengembangan Pendidikan Dosen dan tenaga Kependidikan (Ketua Prodi berupaya semaksimal untuk mendorong pengembangan Pendidikan Dosen dan tenaga Kependidikan diantaranya mengikutsertakan dalam kegiatan seminar, workshop dan pengembangan diri seperti Pakerti dan AA Rasio Dosen dengan Mahasiswa 1:4
Kriteria 5 Mekanisme penetapan biaya pendidikan mahasiswa dengan mengikutsertakan semua pemangku kepentingan internal. (Masih Berpusat pada WR2)
Kriteria 5 Dana operasional dan pengembangan (termasuk hibah) untuk mendukung kegiatan program akademik (pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat) program studi (Masih Berpusat pada WR2)
Kriteria 5 Persentase dana perguruan tinggi yang berasal dari mahasiswa (SPP dan dana lainnya) untuk Program Studi. (Masih Berpusat pada WR2)
Kriteria 5 Dana penelitian dosen tetap yang terserap di Prodi. (Masih Berpusat pada WR2)
Kriteria 5 Dana pengabdian pada masyarakat oleh dosen tetap yang terserap di Prodi. (Masih Berpusat pada WR2)
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
Kriteria 5 Prasarana : Ruang kerja dosen yang memenuhi kelayakan dan mutu untuk melakukan aktivitas kerja, pengembangan diri, dan pelayanan akademik (terdapat Ruang Ketua Prodi, Ruang Dosen memiliki luas Kecil dari 4 m
Kriteria 5 Prasarana (kantor, ruang kelas, ruang laboratorium, studio, ruang perpustakaan, kebun percobaan, dsb. kecuali ruang dosen) yang dipergunakan PS dalam proses pembelajaran. Semuanya tersedia
Kriteria 5 Sistem pengelolaan prasarana dan sarana berupa kebijakan, peraturan, dan pedoman/panduan untuk aspek: pengembangan dan pencatatan, penetapan penggunaan, keamanan dan keselamatan penggunaan, pemeliharaan/perbaikan/kebersihan. Dekan belum menyiapkan dan perlu komunikasi dengn Wr2
Kriteria 5 Prasarana lain yang menunjang (misalnya tempat olah raga, ruang bersama, ruang himpunan mahasiswa, poliklinik) Semuanya tersedia danlengkap
Kriteria 5 Akses dan pendayagunaan sarana yang dipergunakan dalam proses administrasi dan pembelajaran serta penyelenggaraan kegiatan Tridharma PT secara efektif. Terdapat Akses dan pendayagunaan sarana dam penyelenggaraan Tridharma PT
Kriteria 5 Kecukupan koleksi perpustakaan, aksesibilitas termasuk ketersediaan dan kemudahan akses e-library. Koleksi perpustakaan masih berpusat di perpustakaan umum (Buku teks, jurnal, serta prosiding) dan dapat diakses oleh mahasiswa
Kriteria 5 Sistem informasi dan fasilitas yang digunakan program studi dalam administrasi
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
(akademik dan umum). Semuanya Lengkap
Kriteria 5 Sistem informasi untuk pengelolaan prasarana dan sarana yang transparan, akurat dan cepat. Kebijakan belum di buat oleh dekan dan masih berpusat pada Wr 2
Kriteria 5 Manfaat sistem informasi untuk mahasiswa dan dosen serta akses terhadap sumber informasi. Sistem informasi sudah lengkap
Kriteria 6 Kurikulum memuat matakuliah yang mendukung pencapaian kompetensi lulusan dan memberikan keleluasaan pada mahasiswa untuk memperluas wawasan dan memperdalam keahlian sesuai dengan minatnya, serta dilengkapi dengan deskripsi matakuliah, silabus dan rencana pembelajaran. Kurikulum sudah ada namun dalam bentuk fisik belum, serta belum ditanda tangani oleh dekan/rektor. Silabus dan RPS Sebagian dosen sudah mengumpulkan namun disini terkendala karena pengumpulan Silabus dan RPS itu biasa dilakukan pada saat perkuliahan dan bahkan ada dosen yang sudah mengajar baru mengumpulkannya
Kriteria 6 Substansi praktikum dan pelaksanaan praktikum. Catatan: Peer group diharapkan menentukan modul-modul praktikum yang harus dilakukan, syarat minimal maupun yang lebih baik. Sudah ada buku penuntun/pedoman praktikum
Kriteria 6 Kurikulum dan seluruh kelengkapannya harus ditinjau ulang dalam kurun waktu tertentu oleh program studi bersama fihak-fihak terkait (relevansi sosial dan relevansi
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
epistemologis) untuk menyesuaikannya dengan perkembangan Ipteks dan kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders) Bukti sudah ada tapi masih terdapat di BAU yakni tingkat Universitas
Kriteria 6 Pelaksanaan pembelajaran memiliki mekanisme untuk memonitor, mengkaji, dan memperbaiki setiap semester tentang (a) kehadiran mahasiswa (b) kehadiran dosen (c) materi kuliah Pelaksanaan monitoring dan evaluasi sudah dilaksanakan namun belum dibuatkan laporan tekait hasil monev tersebut
Kriteria 6 Mekanisme penyusunan materi perkuliahan Penyusunan materi perkuliahan masih melihat kemmapuan dosen/disiplin ilmu dosen.. sudah pernah melaksanakan pertemuan antar dosen terkait perumusan materi.
Kriteria 6 Mutu soal ujian Soal ujian Sesuai dengan apa yang ada pada silabus dan RPS yang dikumpulkan oleh dosen
Kriteria 6 Sistem pembimbingan akademik: banyaknya mahasiswa per dosen PA, pelaksanaan kegiatan, rata-rata pertemuan per semester, efektivitas kegiatan perwalian belum ada SK PA belum diperlihatkan bukti adanya SK PA dan bukti buku pembingan oleh PA
Kriteria 6 Sistem pembimbingan tugas akhir (skripsi): ketersediaan panduan, rata-rata mahasiswa per dosen pembimbing tugas akhir, rata-rata jumlah pertemuan/ pembimbingan, kualifikasi akademik dosen pembimbing tugas akhir, dan waktu penyelesaian penulisan. Belum ada SK pembimbingan tugas akhir dan belum ada SOP pengajuan tugas akhir
Kriteria 6 Upaya perbaikan sistem pembelajaran yang telah dilakukan oleh program Studi secara berkala. (Bisa dilakukan minimal 3 tahun
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
sekali) Sudah melakukan monev system pembelajaran namun belum dihasilkan hasil monev tersebut dalam bentuk laporan
Kriteria 6 Upaya peningkatan suasana akademik: Kebijakan tentang suasana akademik, Ketersediaan dan jenis prasarana, sarana dan dana, Program dan kegiatan akademik untuk menciptakan suasana akademik, Interaksi akademik antara dosen-mahasiswa, serta pengembangan perilaku kecendekiawanan (Belum ada kebijakan yang tertuang dan dikeluarkan oleh dekan terkait Menciptkan suasana akademik, mimbar akademik dll
Kriteria 6 Dokumen pengelolaan dana yang mencakup perencanaan, penerimaan, pengalokasian, pelaporan, audit, monitoring dan evaluasi, serta pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan. Masih diatur oleh Wr2
Kriteria 7 Kebijakan, Standar Penelitian SOP Penelitian Belum ada kebijakan Rip yang diberikan oleh LP2M
Kriteria 8 Kebijakan, Standar Penelitian SOP Pengabdian Belum ada kebijakan Rip yang diberikan oleh LP2M
Kriteria 9 Kinerja Dharma Pendidikan diukur berdasarkan keberadaan dan implementasi sistem yang menghasilkan data luaran dan capaian Belum ada data tracer study
2. Saran perbaikan/ peluang perbaikan :
No Bidang Rekomendasi untuk peluang perbaikan
1 Ketua Prodi Sebaiknya intensifkan pertemuan rapat dengan
dosen, mahasiswa, alumni dan pihak terkait untuk
FORMULIR No Dokumen :
LAPORAN AUDIT INTERNAL Tanggal Terbit :
No. Revisi : 00
membicarakant terkait pemahaman
VMTS,perubahan kurikulum, proses pembelajaran
dan hal-hal lain dianggap perlu dan sebaiknya
semua MONEV yang dilakukan dapat dibuatkan
laporannya
Segera membuat SK Penasehat Akademik dan
menyiapkan buku pedoman PA
2 Dekan Sebaiknya segala kebijakan terkaait pengelolaan
baik ditingkat fakulltas dan prodi segera dibuatkan
SK yakni Renstra dan Renop Fak, Kebijakan
Akademik, mahasiswa, keuangan dan lain-lain
3 Pimpinan Segera memasukkan SDM pada tingkat fak dan
prodi baik dari Staf Dekan, Wakil dekan dan yang
terpenting adalah Penjaminan Mutu baik di Fak
maupun di prodi
4 LP2M Segera memberikan RIP penelitian dan pengmas
untuk tingkat fak/prodi serta buku pedoman tugas
Akhir
5 Dosen Dokumen catur dharma (Pendidikan: Silabus,
RPS, Absen mahasiswa dan Dosen. Penelitian
dan Pengmas serta Sertifikat/piagam) sebaiknya
dikumpul dalam satu bundle dan disimpan dalam
prodi
6 LIPMB Data PMB sebaiknya diberikan ke fak/prodi