laporan evaluasi pelaksanaan tugas ppid dan … · di ruang asisten 2 8. senin, 24 juli 2017...
TRANSCRIPT
Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Madiun
Jl. Pahlawan No. 37 Madiun
Phone. (0351) 467327
Website : madiunkota.go,id
LAPORAN EVALUASI PELAKSANAAN TUGAS PPID DAN PENERAPAN SOP KOTA
MADIUN TAHUN 2017
Daftar Isi
Kata Pengantar
Daftar Isi
Bab I : Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan Informasi Publik
Bab II : Gambaran Umum Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik
1. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik
2. Struktur Organisasi Pelayanan Informasi Publik pada
Pemerintah Kota Madiun.
3. Sumber Daya Manusia yang Menangani Pelayanan
Informasi Publik dan Kualifikasinya.
4. Anggaran Pelayanan Informasi serta Penggunaannya.
Bab III : Rincian Pelayanan Informasi
1. Jumlah Permohonan Informasi Publik
2. Waktu yang ditetapkan untuk Pelayanan Informasi
3. Jumlah Permohonan Informasi Publik yang Dikabulkan
4. Jumlah Permohonan Informasi Publik yang Ditolak dan
Alasannya
Bab IV : Capaian Kinerja PPID Tahun 2017
Bab V : Kendala Internal dan Eksternal dalam Pelaksanaan Layanan
Informasi dan Dokumentasi Publik
Bab VI : Rencana Tindak Lanjut Pelayanan Informasi
Bab VI I : Kesimpulan
Lampiran – lampiran
KATA PENGANTAR
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan
Informasi Publik (KIP) mengamanatkan pemerintah untuk membuka
informasi terkait penyelenggaraan pemerintah kepada masyarakat. Dengan
adanya Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik maka seluruh instansi
pemerintah tak terkecuali pemerintah daerah untuk memberikan informasi
kepada masyarakat melalui media penyebarluasan informasi terkecuali jenis
informasi yang dikecualikan.
Kebebasan informasi diharapkan menjadi spirit demokratisasi yang
menawarkan kebebasan sekaligus tanggung jawab secara bersama.
Kebebasan informasi di satu sisi harus mendorong akses publik terhadap
informasi yang cepat, benar, dan akurat sehingga tercipta pemerintahan
good governance.
Kebebasan informasi disatu sisi harus mendorong akses publik
terhadap informasi secara luas. Sementara disisi yang lain, kebebasan
informasi juga sekaligus dapat membantu memberikan pilihan langkah yang
jelas bagi pemerintah dalam mengambil suatu kebijakan secara strategis.
Sebagai Badan Publik Pemerintah Kota Madiun, PPID Kota Madiun
berkewajiban menyediakan dan menertibkan informasi publik, memberikan
informasi kepada masyarakat atau pemohon informasi publik yang cepat,
benar, dan akurat. Masyarakat pun dapat berperan aktif untuk mengakses
informasi yang dibutuhkan terutama informasi yang membangun kemajuan
Kota Madiun.
Sebagai bentuk evaluasi pelaksanaan tugas PPID, maka PPID Kota
Madiun menyusun Laporan Evaluasi Pelaksanaan Tugas PPID dan Penerapan
SOP Tahun 2017 sebagai bahan perbaikan kinerja PPID untuk tahun
selanjutnya.
Madiun, Desember 2017 KEPALA DINAS KOMUNIKASI DAN
INFORMATIKA,
S U B A K R I, S.Sos, M.Si.
Pembina Tingkat I
NIP. 19680904 198903 1 004
1
BAB I
Gambaran Umum Kebijakan Pelayanan Informasi Publik
Di Pemerintah Kota Madiun
Dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang baik (good
governance), keterbukaan informasi publik menjadi salah satu langkah
penting yang tidak dapat dipisahkan dari fungsi badan publik atau institusi
pemerintahan. Salah satu syarat untuk mencapai tata kelola pemerintahan
yang baik dan transparan adalah melalui keterbukaan bagi masyarakat dalam
memperoleh informasi. Selain sebagai sarana untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat akan infromasi, baik yang berkaitan dengan kepentingan publik
maupun yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, melalui
keterbukaan dapat memberikan ruang bagi masyarakat untuk ikut
berpartisipasi dalam berbagai kebijakan publik.
Mengingat informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang
dalam pengembangan pribadi maupun lingkungan sosialnya dan sebagai
bentuk pertahanan nasional, memperoleh informasi merupakan Hak Asasi
Manusia yang dimiliki setiap orang tanpa terkecuali. Selain itu, keterbukaan
informasi publik merupakan salah satu ciri penting terbentuknya negara
demokratis. Atas dasar itulah pemerintah telah mengesahkan Undang-
Undang Nomor 14 Tahun 2008 yang membahas tentang pembentukan
Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP).
Berdasarkan Keputusan Menteri Komunikasi dan Informatika Nomor
117 Tahun 2010 tentang Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi,
pemerintah telah menetapkan kebijakan untuk membentuk Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) diseluruh instansi
pemerintahan. Tak terkecuali di Pemerintah Kota Madiun yang ditandai
dengan diterbitkannya Surat Keputusan Walikota Madiun Nomor
042-401.109/21/2017 tentang Pembentukan Pengelola Layanan Informasi
dan Dokumentasi dan Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kota Madiun yang mana salah satu
tugasnya adalah menyediakan akses informasi bagi masyarakat atau
pemohon informasi.
2
BAB II
Gambaran Umum Pelaksanaan Informasi Publik
Keterbukaan informasi ini diamanatkan oleh Undang-Undang KIP
yang mana setiap badan publik berkewajiban untuk membuka akses atas
informasi publik bagi masyarakat luas. Keterbukaan informasi publik di Kota
Madiun disikapi dengan diterbitkannya Pedoman Pengelolaan Pelayanan
Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kota Madiun melalui
Peraturan Walikota Madiun Nomor 20 Tahun 2017. Melalui PPID Kota
Madiun, segala informasi yang berkaitan dengan kepentingan publik maupun
penyelenggaraan pemerintahan dapat diakses oleh publik atau masyarakat.
Pelayanan informasi yang dibangun secara profesional, proporsional,
dan transparan akan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap
kinerja pemerintah. Hal ini pun akan semakin menunjang upaya pemerintah
dalam mewujudkan pelayanan pemerintahan yang baik (good governance).
Pada tahun 2017 ini, gambaran umum pelayanan informasi publik di
Kota Madiun telah berjalan sebagaimana mestinya. Namun demikian
diperlukan perbaikan untuk kinerja PPID Utama dan peran serta bagi PPID
Pembantu untuk menunjang keterbukaan informasi publik. Berikut ini dapat
kami laporkan gambaran umum pelaksanaan informasi publik di PPID Kota
Madiun.
A. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik
Pemerintah Kota Madiun melalui PPID meningkatkan pelayanan informasi
dengan membangun dan menyediakan layanan melalui beberapa media :
1. Melalui website madiunkota.go.id;
2. Melalui aplikasi E-PPID;
3. Ruang pelayanan pengaduan / ruang PPID ;
4. Melalui telepon layanan informasi dan pengaduan (0351) 467327;
5. Melalui SMS dan Telepon Radio Suara Madiun;
6. Melalui media sosial (facebook, twitter, instagram, dan Whats App);
7. Melalui aplikasi LAPOR-SP4N ;
8. Melalui tatap muka/ sosialisasi.
3
1. Struktur Organisasi Pengelola Layanan Informasi dan
Dokumentasi pada Pemerintah Kota Madiun
PEMBINA
PENGARAH SELAKU
ATASAN PPID
TIM
PERTIMBANGAN
PPID UTAMA
SEKRETARIAT
PLID
BIDANG
PENGOLAH
DATA DAN
KLASIFIKASI
INFORMASI
BIDANG
PELAYANAN
INFORMASI DAN
DOKUMENTASI
BIDANG
FASILITASI
SENGKETA
INFORMASI
PPID PEMBANTU
4
2. Sumber Daya Manusia yang Menangani Pelayanan Informasi
Publik dan Kualifikasinya
Berdasarkan Surat Keputusan Walikota Madiun Nomor 042-
401.109/21/2017 tentang Pembentukan Pengelola Layanan Informasi
dan Dokumentasi dan Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi di lingkungan Pemerintah Kota Madiun, telah dibentuk
susunan keanggotaan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di
Lingkungan Pemerintah Kota Madiun.
NO KEDUDUKAN JABATAN DALAM DINAS 1 2 3 I Pembina Walikota Madiun
II Pengarah selaku Atasan
PPID
Sekretaris Daerah
III Tim Pertimbangan 1. Asisten Pemerintahan dan Pembangunan
2. Asisten Administrasi Umum dan Kesejahteraan Rakyat
IV Pejabat Pengelola Informasi
dan Dokumentasi Utama Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika
V Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu
1. Sekretaris Inspektorat 2. Kepala Bagian Perundang-undangan,
Dokumentasi dan Rapat pada Sekretariat DPRD
3. Sekretaris Dinas Pendidikan 4. Sekretaris Dinas Kebudayaan,
Pariwisata, Kepemudaan, dan Olah Raga
5. Sekretaris Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana
6. Sekretaris Dinas Sosial, Pemberdayaan Perempuan, dan Perlindungan Anak
7. Sekretaris Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
8. Sekretaris Dinas Penanaman Modal, Pelayanan Terpadu Satu Pintu, Kopreasi dan Usaha Mikro
9. Sekretaris Dinas Perdagangan 10. Sekretaris Dinas Tenaga Kerja 11. Sekretaris Dinas Komunikasi dan
Informatika 12. Sekretaris Dinas Pekerjaan Umum
dan Tata Ruang 13. Sekretaris Dinas Perumahan dan
Kawasan Permukiman
5
14. Sekretaris Dinas Perhubungan 15. Sekretaris Dinas Pertanian dan
Ketahanan Pangan 16. Sekretaris Dinas Lingkungan Hidup 17. Sekretaris Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan 18. Sekretaris Satuan Polisi Pamong
Praja 19. Sekretaris Badan Kepegawaian
Daerah 20. Sekretaris Badan Pengelolaan
Keuangan dan Aset Daerah 21. Sekretaris Badan Pendapatan
Daerah 22. Sekretaris Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah 23. Sekretaris Badan Kesatuan Bangsa
dan Politik 24. Kepala Sub Bagian Tata Usaha pada
Badan Penanggulangan Bencana Daerah
25. Kepala Bagian Tata Usaha pada Rumah Sakit Umum Daerah
26. Kepala Sub Bagian Pengembangan Otonomi Daerah pada Bagian Administrasi Pemerintahan Umum Sekretariat Daerah
27. Kepala Sub Bagian Dokumentasi dan Publikasi pada Bagian Hukum Sekretariat Daerah
28. Kepala Sub Bagian Perekonomian pada Bagian Administrasi Perekonomian dan Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah
29. Kepala Sub Bagian Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan pada Bagian Administrasi Pembangunan Sekretariat Daerah
30. Kepala Sub Bagian Ketatalaksanaan pada Bagian Organisasi Sekretaris Daerah
31. Kepala Sub Bagian Protokol dan Kepegawaian pada Bagian Umum Sekretariat Daerah
32. Sekretaris Kecamatan Kartoharjo 33. Sekretaris Kecamatan Manguharjo 34. Sekretaris Kecamatan Taman 35. Kepala Sub Bagian Umum pada
PD. Aneka Usaha Kota Madiun 36. Direktur Umum pada PDAM Tirta
Taman Sari Kota Madiun 37. Kepala Sub Bagian Umum pada
PD. BPR Bank Daerah Kota Madiun 38. Lurah Oro-Oro Ombo
6
39. Lurah Sukosari 40. Lurah Klegen 41. Lurah Rejomulyo 42. Lurah Pilangbango 43. Lurah Tawangrejo 44. Lurah Kanigoro 45. Lurah Kartoharjo 46. Lurah Kelun 47. Lurah Manguharjo 48. Lurah Sogaten 49. Lurah Patihan 50. Lurah Ngegong 51. Lurah Winongo 52. Lurah Madiun Lor 53. Lurah Pangongangan 54. Lurah Nambangan Lor 55. Lurah Nambangan Kidul 56. Lurah Mojorejo 57. Lurah Pandean 58. Lurah Banjarejo 59. Lurah Kuncen 60. Lurah Manisrejo 61. Lurah Kejuron 62. Lurah Josenan 63. Lurah Demangan 64. Lurah Taman
V Bidang Pendukung 1. Sekretariat a. Koordinator Kepala Sub Bagian Umum dan
Keuangan pada Dinas Komunikasi dan Informatika
b. Anggota 1) Kepala Seksi Pengelolaan Informasi dan Statistik pada Dinas Komunikasi dan Informatika
2) Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Kepegawaian pada Dinas Komunikasi dan Informatika
2. Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi
a. Koordinator Kepala Bidang Pengelolaan Teknologi Informasi dan Komunikasi pada Dinas Komunikasi dan Informatika
b. Anggota 1) Kepala Seksi Layanan Aplikasi dan Tata Kelola Pemerintahan Elektronik pada Dinas Kominfo
2) Kepala Seksi Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi dan Komunikasi dan Persandian pada Dinas Komunikasi dan Informatika
3. Bidang Pelayanan Informasi dan Dokumentasi
a. Koordinator Kepala Bagian Hukum Sekretariat Daerah
7
b. Anggota 1) Kepala Sub Bagian Penyuluhan dan Bantuan Hukum pada Bagian Hukum Sekretariat Daerah
2) Kepala Seksi Pengembangan Sumber Daya Teknologi Informasi dan Komunikasi pada Dinas Kominfo
Sedangkan untuk pelayanan di Sekretariat PPID Utama, didukung
oleh Petugas Khusus PPID beserta pejabat fungsional Pranata Humas dan
Staf Dinas Komunikasi dan Informatika dengan rincian dan kualifikasi sebagai
berikut :
a. Berdasarkan Jenis Kelamin :
Laki-Laki : 7 orang
Perempuan : 10 orang
Jumlah : 17 orang
b. Berdasarkan Eselon :
Eselon II/b : 1 orang
Eselon III/a : 1 orang
Eselon III/b : 2 orang
Eselon IV/a : 8 orang
Pranata Humas : 1 orang
Staf ASN : 2 orang
Tenaga Kontrak : 1 orang
Tenaga Trampil : 1 orang
c. Berdasarkan Golongan/ Pangkat :
Gol IV : 3 orang
Gol III : 11 orang
Gol II : 1 orang
PTT : 2 orang
d. Berdasarkan Pendidikan Terakhir :
S-2 : 1 orang
S-1 : 13 orang
D-3 : 2 orang
SLTA : 1 orang
4. Anggaran Pelayanan Informasi dan Penggunaannya
Pada tahun 2017 pelaksanaan kegiatan Optimalisasi PPID Kota
Madiun melalui APBD Kota Madiun dialokasikan anggaran
sebesarRp.261.400.000,00. Anggaran tersebut digunakan untuk
8
sosialisasi,pembinaan, koordinasi,konsultasi, monitoring,dan evaluasi
PPID Kota Madiun.
Adapun kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai berikut :
NO HARI / TANGGAL TEMA KEGIATAN KETERANGAN
1. Jum’at, 10 Maret 2017
Melaksanakan Konsultasi Penyusunan Regulasi PPID berdasarkan Permendagri No. 3 tahun 2017
di Dinas Kominfo Prov. Jatim
2. Senin, 12 Maret 2017
Mengikuti Bimbingan teknis petugas help desk / meja layanan PPID
di Dinas Kominfo Prov. Jatim
3. Selasa, 21 Maret 2017
Menerima Visitasi perkembangan PPID Kota Madiun dari Bakorwil Madiun
di Ruang PPID Kota Madiun
4. Kamis, 5 April 2017
Koordinasi tentang daftar informasi publik dan uji konsekuensi
Dinas Kominfo Prov. Jatim
5. Sabtu, 12 Mei 2017
Koordinasi tentang daftar informasi yang dikecualikan berkaitan dengan pengamanan informasi (Persandian)
Dinas Kominfo Prov. Jatim
6. Senin, 15 Mei 2017
Sosialisasi PPID dengan tema keterbukaan informasi menuju pelayanan publik yang lebih baik.
di Aula Asrama Haji, Jl. Ring Road Barat Kota Madiun.
7. Kamis, 8 Juni 2017
Rapat Evaluasi Kinerja PPID Kota Madiun tahun 2017
di Ruang Asisten 2
8. Senin, 24 Juli 2017
Konsultasi dengan PPID Provinsi Jawa Timur
di PPID Provinsi Jawa Timur
9. Sabtu, 8 September 2017
Rakor Monev/ sosialisasi PPID award
Dinas Kominfo Prov. Jatim
10. Senin, 16 Oktober 2017
Visitasi Monitoring dan Evaluasi dari Komisi Informasi Provinsi Jawa Timur
di Ruang PPID Kota Madiun
11. Rabu, 1 November 2017
Pembinaan PPID dalam rangka penerapan SOP PPID sesuai Peraturan Walikota Madiun No. 20 tahun 2017.
di Gedung Diklat Jl. Duku no. 1 Kota Madiun
12. Senin, 13 November 2017
Monitoring dan evaluasi PPID dari Bakorwil Madiun
di Ruang PPID Kota Madiun
13. Senin, 18 Desember 2017
Menerima 2 Penghargaan PPID Award 2017 oleh Walikota
Di JTV Surabaya
14. Rabu, 27 Desember 2017
Mengikuti Forum Kehumasan dan Jumpa Pers Refleksi Akhir Tahun 2017 Kota Madiun
Di Ruang Bima Hotel Aston Madiun
15. Kamis, 28 Desember 2017
Evaluasi Pelaksanaan Tugas PPID dan Penerapan SOP pada PPID Pembantu OPD dan Kelurahan Kota Madiun
Di Ruang Kelas Diklat Kota Madiun
9
BAB III
Rincian Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Publik
1. Jumlah Permohonan Informasi Publik
NO TGL. NAMA PEKERJAAN / INSTANSI
INFORMASI YANG
DIPERLUKAN TUJUAN
KEPUTUSAN / JAWABAN
TANGGAL JAWAB
1. 8/3/2017 Ely W PNS Foto HUT Provinsi Jawa Timur tahun 2016
Untuk kelengkapan SPJ
Dilayani langsung oleh petugas PPID
8/3/2017
2. 9/3/2017 Hasijani Karyawan Swasta
Info profil Kota Madiun
Menjadikan Madiun salah satu tujuan wisata budaya
Dilayani langsung oleh petugas PPID
9/3/2017
3. 12/4/2017 Eko D.S PNS Foto terkait Adipura
Untuk paparan Adipura
Dilayani langsung oleh petugas PPID
12/4/2017
4. 21/4/2017 Hasijani Karyawan Swasta
Peta Kota Madiun terkini
Untuk wacana membuat rumah budaya
Dilayani langsung oleh petugas PPID
21/4/2017
5. 15/6/2017 Putut K Karyawan Swasta
Perwal tentang aset negara Laporan realisasi APBD Semester II dan II tahun 2016
Untuk kajian dan pengajuan permohonan pengembalian lebih bayar restribusi sewa aset negara di Kota Madiun
Dilayani langsung oleh petugas PPID
15/6/2017
6. 20/7/2017 Donny S Karyawan Swasta
Data penghargaan Kota Madiun tahun 2015-2016
Untuk data dokumen kota sehat
Dilayani langsung oleh petugas PPID
20/7/2017
7. 3/8/2017 Putri A.Y Mahasiswa Laporan keuangan Kota Madiun tahun 2016
Untuk pengerjaan tugas kuliah
Dilayani petugas PPID
3/8/2017
8. 14/8/2017 Suseno Karyawan Swasta
Perda ongkos parkir di Kota Madiun
Supaya masyarakat tau tariff yang ditentukan dari pihak pemda dan bisa menjawab dengan data jika terdapat juru parkir yang melanggar
Dilayani petugas PPID
14/8/2017
9. 10/10/17 Dinas Pertanian
PNS Foto sarimbit Bapak dan Ibu Walikota Madiun
Pembuatan spanduk acara gerakan memasyarakatkan makan ikan dan forum peningkatan konsumsi ikan
Dilayani langsung oleh petugas PPID
10/10/2017
10
10. 7/11/2017 Teguh M Polres Madiun Kota
Koordinasi terkait komunitas niaga celuler Indonesia dan registrasi kartu celuler
Antisipasi Demo
Dilayani langsung oleh petugas PPID
7/11/2017
11. 16/11/17 Hanidar Mahasiswa Laporan keuangan BLUD Akper Kota Madiun tahun 2016
Untuk bahan penulisan Skripsi STAN
Dilayani petugas PPID
16/11/2017
12. 27/11/17 Nur Endah
Karyawan Swasta
Alamat, no telepon, nama-nama paguyuban PKL di Madiun
Untuk mendaftar menjadi anggota PKL subaya bisa mendapat kartu tanda daftar usaha dan segala informasi tentang PKL di Madiun
Dilayani petugas PPID
27/11/2017
13. 27/11/17 Mulyono PNS SK PPID Kota Madiun
Untuk contoh pembuatan SK PPID di Kabupaten Madiun
Dilayani langsung oleh PPID
27/11/2017
14 12/12/17 Nidya T Mahasiswa Nama OPD di Kota Madiun
Untuk data tugas akhir
Dilayani langsung oleh PPID
12/12/2017
2. Waktu yang Ditetapkan untuk Pelayanan Informasi
Dalam memberikan pelayanan informasi kepada pemohon
informasi, PPID Pemerintah Kota Madiun menetapkan waktu pemberian
pelayanan informasi publik pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kota
Madiun. Penyelenggaraan pelayanan informasi publik dilaksanakan pada
hari kerja yaitu pada hari Senin sampai dengan Jumat dengan waktu
pelaksanaan sebagai berikut :
Senin – Kamis : Pukul 07.00 s/d 15.00 WIB
Jumat : Pukul 07.00 s/d 14.00 WIB
Waktu yang ditetapkan sesuai dengan SOP pelayanan permohonan
informasi ditetapkan pada hari dan jam kerja untuk pelayanan pemohon
informasi secara langsung dan setiap saat untuk pelayanan pemohon
informasi secara tidak langsung. Sedangkan untuk pemenuhan informasi
11
kepada pemohon ditetapkan 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan
informasi diterima oleh PPID dan perpanjangan permohonan informasi
adalah 7 (tujuh) hari kerja. Dalam pelaksanaannya diupayakan lebih
cepat dari waktu yang ditentukan.
3. Jumlah Permohonan Informasi Publik yang Dikabulkan
No Permohonan Dikabulkan 2017
1 PPID Kota Madiun 14 Permohonan
2 PPID Pembantu / OPD 64 Permohonan
PPID Kota Madiun terdapat 14 permohonan informasi yang
dikabulkan. Sebagian besar data atau informasi yang diminta adalah
dokumentasi. Sementara informasi yang diminta dari OPD pembantu
terkait informasi yang wajib disediakan telah dicukupi oleh masing-
masing OPD di website PPID pembantu sejumlah 37 OPD dan 27
Kelurahan.
Dengan demikian dari seluruh permohonan informasi ke PPID
Kota Madiun 100% dapat dikabulkan, sehingga tidak terjadi sengketa
informasi.
12
BAB IV
Capaian Kinerja PPID Tahun 2017
A. Capaian Kinerja
1. Pembentukan PLID dan penunjukkan PPID melalui Keputusan
Walikota Madiun Nomor 042-401.109 / 21 / 2017;
2. Penetapan Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Dan
Dokumentasi Di Lingkungan Pemerintah Kota Madiun melalui
Peraturan Walikota Madiun Nomor 20 Tahun 2017;
3. Penyediaan ruangan / meja layanan PPID di PPID utama ;
4. Penyediaan Daftar Informasi Publik (DIP) oleh masing-masing PPID
pembantu ;
5. Adanya aplikasi E-PPID ;
6. Hasil monitoring dan evaluasi Komisi Informasi Publik Jawa Timur,
pada Tahun 2017 PPID Kota Madiun mendapat nilai 82,29
mengalami peningkatan yang cukup signifikan dari tahun
sebelumnya yaitu pada Tahun 2016 PPID Kota Madiun mendapat
nilai 56,65 dan menduduki peringkat 13 dari 38 Kab/ Kota se Jawa
Timur;
7. Pada PPID Award 2017 PPID Kota Madiun memperoleh penghargaan
sebagai PPID 5 Besar Terbaik Kategori A dan Transparansi Anggaran
Terbaik ke 2 se Jawa Timur.
B. Evaluasi Pelaksanaan Tugas PPID
Berdasarkan Keputusan Walikota Madiun Nomor 042-401.109 / 21 / 2017
tentang Pembentukan Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi
dan Penunjukkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, bahwa
tugas PPID adalah :
1. menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan dokumentasi;
2. menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan
dokumentasi;
3. mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan bahan
informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu;
13
4. menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan, dan memberi
pelayanan informasi dan dokumentasi kepada publik;
5. melakukan verifikasi bahan informasi dan dokumentasi publik;
6. melakukan uji konsekuensi atas informasi dan dokumentasi yang
dikecualikan;
7. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi;
8. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh
masyarakat;
9. melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas
pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan
oleh PPID Pembantu;
10. melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala
dan/atau sesuai dengan kebutuhan;
11. mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk
dipublikasikan;
12. menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk
mengumpulkan, mengelola, dan memelihara informasi dan
dokumentasi; dan
13. membentuk tim fasilitasi penanganan sengketa informasi.
Dari semua tugas-tugas tersebut, semuanya telah dilaksanakan
sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan.
Hasl evaluasi untuk PPID Pembantu OPD dan Kelurahan di Kota Madiun
pada tahun 2017, adalah sebagai berikut :
a. Seluruh OPD dan Kelurahan telah disediakan Website PPID
Pembantu dan sebagian besar telah diisi dengan informasi yang
wajib disediakan, meliputi data : Profil, Struktur Organisasi, Nama
Pejabat, Data Pegawai, Tupoksi, Program dan Kegiatan.
b. Website yang belum dilengkapi informasi yang wajib disediakan,
adalah website kelurahan-kelurahan, antara lain : Kel. Klegen, Kel.
Madiun Lor, Kel. Patihan, Kel. Taman.
c. Baru beberapa OPD yang update berita atau menyampaikan
informasinya di website OPD, antara lain : Dinas Dukcapil, Dinas
Kominfo , Kec. Kartoharjo, Kel. Pangongangan, Kel. Kartoharjo, Kel.
Kelun, Kel. Manguharjo, dan lainnya yang tidak update setiap saat.
14
Kaitannya dengan Rencana Aksi Pencegahan dan Pemberantasan
Korupsi Pemerintah Daerah Tahun 2017, dalam pembentukan dan
Penguatan Tugas Pokok dan Fungsi PPID Utama dan Pembantu yang
dilaksanakan Dinas Komunikasi dan Informatika telah menunjukan
keberhasilan dengan terlaksananya kewajiban Pemerintah Kota terkait
pembentukan infrastruktur pelaksanaan dan publikasi informasi dasar
sebagaimana diamanatkan dalam UU No. 14 tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksanaannya. Hal ini
ditandai dengan keberhasilan :
1. Terbentuknya Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)
melalui Keputusan Walikota Madiun Nomor 042-401.109 / 21 / 2017;
2. Diterbitkannya Standard Operating Procedure (SOP) Layanan
Informasi Publik melalui Peraturan Walikota Madiun Nomor 20 Tahun
2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan
Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kota Madiun;
3. Dipublikasikannya Daftar Informasi publik di website Pemerintah Kota
Madiun melalui www. madiunkota.go.id;
4. Tersedianya daftar permohonan, yang pada tahun 2017 terdapat 14
permohonan informasi di PPID Pemerintah Kota Madiun dan
seluruhnya dapat dikabulkan tanpa adanya sengketa informasi.
C. Penerapan SOP
Sesuai dengan peraturan Walikota Madiun Nomor 20 Tahun 2017
tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di
Lingkungan Pemerintah Kota Madiun telah ditetapkan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan PPID, sebagai berikut :
1. SOP Penyusunan Daftar Informasi Publik ;
2. SOP Pelayanan Permohonan Informasi Publik ;
3. SOP Uji Konsekuensi Informasi Publik ;
4. SOP Penanganan Keberatan Informasi Publik ; dan
5. SOP Fasilitasi Sengketa Informasi.
Dari kelima SOP tersebut yang telah dilaksanakan yaitu SOP
Penyusunan Daftar Informasi Publik dan SOP Pelayanan Permohonan
Informasi Publik, ketiga SOP lainnya belum dilaksanakan bukan berarti
telah dilaksanakan tidak sesuai SOP, namun belum adanya kegiatan yang
membutuhkan pelaksanaan SOP tersebut.
15
BAB V
Kendala Internal dan Eksternal dalam Pelaksanaan Layanan
Informasi dan Dokumentasi Publik
A. Kendala Internal :
1. Terbatasnya Sumber Daya Manusia yang khusus menangani
Pelayanan PPID;
2. Belum tersedianya Ruangan khusus Pelayanan PPID dan Ruang
Penyimpanan Dokumen Publik.
B. Kendala Eksternal :
1. Belum optimalnya pemahaman PPID Pembantu OPD dan Kelurahan
dalam pelaksanaan tugas PPID Pembantu;
2. Masih minimnya masyarakat yang memanfaatkan PPID untuk
mendapatkan informasi dan dokumentasi publik sesuai ketentuan
yang berlaku.
16
BAB VI
Rencana Tindak Lanjut Pelayanan Informasi
Rencana tindak lanjut pelayanan informasi publik di Kota Madiun untuk
selanjutnya adalah sebagai berikut :
1. Mengaktifkan PPID Pembantu OPD dan Kelurahan dalam pemberian
informasi kepada masyarakat melalui website masing-masing;
2. Meningkatkan pelayanan informasi yang akan disampaikan kepada publik
khususnya tentang transparansi anggaran ;
3. Memberikan layanan informasi lebih banyak lagi terkait penyelenggaraan
pemerintahan kepada masyarakat agar masyarakat dapat ikut
berpartisipasi dalam berbagai kebijakan publik.
4. Peningkatan pelaksanaan standar layanan informasi di PPID utama dan
PPID pembantu.
5. Peningkatan implementasi SOP PPID;
6. Penyediaan Ruang khusus Pelayanan PPID dan Ruang Penyimpanan
Dokumentasi Publik;
7. Penambahan Petugas Pelayanan PPID;
8. Pembinaan, monitoring dan evaluasi PPID Pembantu OPD dan
Kelurahan;
9. Sosialisasi Tugas dan Fungsi PPID kepada masyarakat.
17
BAB VII
Kesimpulan
Terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik, terbuka, dan
transparan (good governance) tidak lepas dari peran pemerintah yang
terbuka dalam memberikan informasi terkait kepentingan publik maupun
penyelenggaraan pemerintah. Untuk mewujudkannya diperlukan
transparansi dan partisipasi masyarakat dalam terjadinya kebijakan publik.
Didukung pula dengan penetapan UU Keterbukaan Informasi Publik (KIP)
Nomor 14 Tahun 2008 yang mengamanatkan pemerintah untuk membuka
informasi terkait penyelenggaraan pemerintahan kepada masyarakat.
Sebagaimana yang telah diamanatkan dalam undang-undang bahwa
setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk
mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk
mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan
menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Hak setiap orang untuk
memperoleh informasi juga relevan untuk meningkatkan kualitas pelibatan
masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik.
Setiap badan publik mempunyai kewajiban untuk membuka akses
atas informasi publik yang berkaitan dengan badan publik tersebut untuk
masyarakat luas. dengan membuka akses publik terhadap informasi
diharapkan badan publik termotivasi untuk bertanggung jawab dan
berorientasi pada pelayanan rakyat yang sebaik-baiknya. Dengan demikian,
hal itu dapat mempercepat perwujudan pemerintahan yang terbuka yang
merupakan upaya strategis mencegah praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme
(kkn), dan terciptanya kepemerintahan yang baik (good governance).
Sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan bahwa
pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi badan publik dengan
membentuk dan menetapkan Pejabat Pengelola Informasi Dan
Dokumentasi(PPID). Salah satu tugas PPID adalah menyediakan informasi
dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat. dengan adanya PPID,
diharapkan implementasi undang-undang keterbukaan informasi publik dapat
berjalan efektif dan hak-hak publik terhadap informasi yang berkualitas
18
secara nyata dapat terpenuhi. Dalam pelaksanaannya, PPID diwajibkan
untuk mengklasifikasian dan mengelompokkan informasi-informasi tersebut.
PPID diwajibkan untuk menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi,
baik itu informasi yang bersifat wajib disediakan dan diumumkan secara
berkala, informasi yang diumumkan secara serta merta, maupun informasi
yang wajib tersedia setiap saat.
Pada dasarnya, semua informasi tentang penyelenggaraan pemerintah
adalah bersifat terbuka. masyarakat dapat mengetahui seluas-luasnya
informasi yang berkenaan dengan jalannya pemerintahan. namun, beberapa
informasi dapat dikecualikan sebagaimana diatur dalam undang-undang
keterbukaan informasi publik.
Dengan adanya keterbukaan informasi memberikan kesempatan
kepada masyarakat untuk berperan dalam berbagai kebijakan publik.
Menindak lanjuti hal tersebut, Pemerintah Kota Madiun membentuk Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yang ditetapkan dalam SK
Walikota Madiun Nomor 042-401.109 / 21 / 2017 tentang pembentukan
pengelola layanan informasi dan dokumentasi dan penunjukan pejabat
pengelola informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintah Kota Madiun.
Diharapkan peran PPID dalam mendorong terciptanya tata kelola
Pemerintahan Kota Madiun yang terbuka dan transparan melalui keterbukaan
informasi yang bersifat menyeluruh dapat terwujud.
19
LAMPIRAN FOTO PPID KOTA MADIUN
Visitasi Bakorwil Madiun terkait perkembangan PPID di Kota Madiun
20
Forum koordinasi kehumasan dan sosialisasi PPID dengan tema keterbukaan informasi
menuju pelayanan publik yang Lebih baik pada tanggal 15 Mei 2017
Pelayanan Permohonan Informasi Publik di PPID Kota Madiun
21
Rapat Evaluasi Kinerja PPID Kota Madiun dan Pembahasan Permohonan Informasi Publik
pada tanggal
22
Konsultasi dengan PPID Provinsi Jawa Timur pada tanggal 24 Juli 2017
23
Visitasi Monitoring dan Evaluasi dari Komisi Informasi Provinsi Jawa Timur
pada 16 Oktober 2017
24
Pembinaan PPID pada 1 November tahun 2017 di Gedung Diklat Kota Madiun
Walikota Madiun Menerima penghargaan PPID Award dari Komisi Informasi Publik
2017
Walikota Madiun Menerima penghargaan PPID Award dari Komisi Informasi Publik
25
Walikota Madiun Menerima penghargaan PPID Award dari Komisi Informasi Publik Tahun
Evaluasi Pelaksanaan Tugas PPID dan Penerapan SOP pada tanggal 28 Desember 2017
di Gedung Diklat
Evaluasi Pelaksanaan Tugas PPID dan Penerapan SOP pada tanggal 28 Desember 2017
26
Evaluasi Pelaksanaan Tugas PPID dan Penerapan SOP pada tanggal 28 Desember 2017