laporan kegiatan workshoplpmpp.unram.ac.id/wp-content/uploads/2020/05/1-laporan-kegiatan-… ·...

LAPORAN KEGIATAN

WORKSHOP

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

(SPMI) DAN AUDITOR INTERNAL MUTU (AIM)

DISELENGGARAKAN

OLEH

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU DAN PENGEMBANGAN PENDIDIKAN (LPMP2)

UNIVERSITAS MATARAM TAHUN 2019

iv

Kata Pengantar

Dalam rangka mempersiapkan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI) di Universitas Mataram, sumberdaya manusia yang memahami, kompeten dan dapat

melaksanakan berbagai kegiatan yang terkait dengan penjaminan mutu merupakan kunci

keberhasilan dalam mengembangkan budaya mutu. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut,

maka Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMP2) dalam tahun

2019 ini kembali melaksanakan kegiatan workshop SPMI dan AIM untuk angkatan ketiga.

Peserta workshop tahun 2019 ini diperluas, tidak hanya staf pengajar, tetapi melibatkan pula

tenaga kependidikan yang berasal dari berbagai unit kerja di lingkup Universitas Mataram,

seperti : Biro, bagian dan Unit Pelaksana Teknis, dengan harapan semakin banyak pihak yang

dapat memahami SPMI sehingga memudahkan dalam implementasinya.

Salah satu tujuan pelaksanaan Workshop dan pelatihan ini adalah untuk memenuhi

kebutuhan Auditor Internal Mutu. Untuk itu calon auditor ini harus dilatih dan diasah terus

menerus kemampuannya untuk meningkatkan ‘kepekaan’ terhadap baku proses mutu

diorganisasinya. Sampai dengan tahun 2018, Universitas Mataram telah memiliki 84 orang

auditor internal yang tidak semua bersedia aktif untuk terlibat dalam kegiatan penjaminan

mutu, sehingga melalui workshop dan pelatihan ini dapat dihasilkan auditor yang cakap dan

aktif membantu Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMP2)

Universitas Mataram untuk melaksanakan kegiatan Audit Internal Mutu (AIM) dalam

kerangka melaksanakan prinsip-prinsip PPEPP dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal

Universitas Mataram.

Tim Pelaksana

iv

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ............................................................................................... iii

DAFTAR ISI .............................................................................................................. iv

BAB I. PENDAHULUAN ......................................................................................... 1

A. Latar belakang ........................................................................................... 1

B. Tujuan ........................................................................................................ 1

BAB II. PERSIAPAN ................................................................................................ 3

A. Penyelenggara ........................................................................................... 3

B. Administrasi persuratan ............................................................................. 3

C. Peserta ....................................................................................................... 3

BAB III. PELAKSANAAN ....................................................................................... 4

A. Pembukaan ................................................................................................ 4

B. Penyampaian Materi .................................................................................. 6

C. Latihan ....................................................................................................... 6

D. Pembiayaan ............................................................................................... 6

BAB IV. PENUTUP .................................................................................................. 8

LAMPIRAN- LAMPIRAN

1. Rapat Persiapan (Undangan, Absen, Notulensi dan Gambar)

2. TOR

3. POB Pelaksanaan Workshop

4. SK Panitia

5. SK Narasumber

6. Format Surat Pemberitahuan kepada calon peserta

7. Format Surat Permohonan Narasumber

8. Lembar Komitmen Peserta

9. Daftar Peserta Workshop SPMI dan AIM

10. Hasil Pre-Test

11. Materi-Materi :

Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME); Model BAN-PT,LAM PTKes dan

ISO 9001:2008 (Oleh: Dr. Ir. Lestari Ujianto, M.Sc.)

Organisasi SPMI dan Membangun Komitmen

(Oleh: dr. Nurhidayati, M.Kes)

Evaluasi Diri Perguruan Tinggi

(Oleh : dr. Hagni Wardoyo, SpMK)

Sistem Audit Mutu Perguruan Tinggi dan Sistem Audit Internal Mutu

(Oleh: Prof.Dr.dr.Loeki Enggar Fitri, SpParK)

Kompetensi dan Etika Auditor

(Oleh : Prof.Dr.dr.Loeki Enggar Fitri, SpParK)

Prosedur Audit Internal Mutu dan Instrumen Audit Internal Mutu (AIM)

(Oleh : Prof.Dr.dr.Loeki Enggar Fitri, SpParK)

1

BAB I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai dengan UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan

Permenristekdikti No 62 tahun 2016 Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang

Selanjutnya disingkat SPM Dikti merupakan kegiatan yang sitemik untuk meningkatkan

mutu Pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan, yang terdiri dari Sistem

Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) atau yang

dikenal selama ini sebagai akreditasi.

Selanjutnya, SPMI yang dimaksudkan dalam aturan tersebut merupakan kegiatan

sistemik penjaminan mutu oleh perguruan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom

atau mandiri unrtuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan Pendidikan tinggi

secara berencana dan berkelanjutan. Siklus SPMI sendiri meliputi proses Penetapan Standar

(P), Pelaksanaan Standar (P), Evaluasi Pelaksanaan Standar (E), Pengendalian Pelaksanaan

Standar (P) dan Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi (P) atau yang dikenal sebagai

PPEPP. Standar Pendidikan Tinggi sendir meliputi Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan

Standar Pendidikan Tinggi yang ditetapkan sendiri oleh Pendidikan Tinggi bersangkutan.

Proses Evaluasi dalam siklus SPMI tersebut dapat dilakukan melalui proses Audit Internal

Mutu (AIM). Untuk dapat mengimplementasikan SPMI di Universitas Mataram, diperlukan

banyak Sumberdaya Manusia yang memahami SPMI dan AIM, mengingat dinamika

perkembangan dan perubahan-perubahan dalam aturan perundangan sangat cepat terjadi.

Untuk itu Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMP2)

Universitas Mataram menyelenggarakan Workshop Standar Penjaminan Mutu Internal

(SPMI) dan Pelatihan Auditor Internal Mutu Pendidikan yang telah diselenggarakan pada

tanggal 15-17 Oktober 2019 yang melibatkan 49 orang civitas akademika dan tenaga

kependidikan.

B. Tujuan

Tujuan umum dari pelaksanaan Workshop SPMI dan Pelatihan Calon Auditor Internal

Universitas Mataram ini adalah mensosialisasikan dan memberikan pemahaman mengenai

SPMI dan melatih Calon Auditor Internal Mutu di lingkup Universitas Mataram.

Sedangkan, secara khusus bertujuan:

2

a. Menjelaskan dasar-dasar SPMI.

b. Melatih penyusunan SPMI dalam bentuk praktek penyusunan Standar Mutu dan POS

oleh peserta

c. Menjelaskan dasar-dasar proses audit

d. Menjelaskan tugas dan wewenang auditor

e. Menjelaskan proses audit dengan praktek auditor simulasi.

f. Mempresentasikan hasil audit simulasi

3

BAB II. PERSIAPAN

A. Penyelenggara

Pelaksana kegiatan workshop SPMI dan Pelatihan Calon Auditor AIM tahun 2019 ini

adalah Lembaga Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMPP) Universitas

Mataram, dimana langkah yang dilakukan adalah:

a. Rapat Persiapan (lampiran 1)

b. Penyusunan TOR (lampiran 2)

c. Penyusunan POB Pelaksanaan Workshop

d. Penetapan kepanitiaan

e. Penetapan jadwal acara

f. Pelaksanaksaan Kegiatan

g. Pembuatan Sertifikat SPMI dan kelulusan sebagai Auditor Internal.

B. Administrasi persuratan

Prosedur dalam kegiatan ini adalah dengan mengirimkan undangan berupa surat:

- Pemberitahuan kepada Dekan Fakultas, Direktur Pasca Sarjana dan unit Kerja

terkait, seperti : Biro, Bagian dan UPT (surat terlampir)

- Surat Kesediaan calon peserta/lembar komitmen peserta (surat terlampir)

- Permohonan kesediaan narasumber (surat terlampir)

C. Peserta

Peserta workshop adalah pihak-pihak yang berkomitmen untuk pengembangan dan

penerapan SPMI dan bersedia menjadi auditor internal di unit kerja masing-masing. Jumlah

peserta pada tahun 2019 ini adalah 49 orang yang merupakan dosen atau tenaga pendidik

yang berasal dari semua Fakultas, Pasca Sarjana, Unit kerja (Biro, Bagian, UPT) di lingkup

Universitas Mataram.

D. Keluaran

Keluaran yang diharapkan dari kegiatan ini adalah:

1. Tersusunnya draft POS terkait SPMI dan AIM masing-masing peserta,

2. Tersertifikasinya auditor internal mutu pendidikan.

4

BAB III. PELAKSANAAN

A. Pembukaan

Kegiatan ini dilaksanakan selama 3 (tiga) hari yaitu hari selasa-kamis tanggal 15-17

Oktober 2019. Pembukaan kegiatan ini dilkasanakan hari Selasa tanggal 15 Oktober 2019

oleh Wakil Rektor Bidang Akademik Universitas Mataram dengan susunan acara sebagai

berikut :

Tabel 3.1. Susunan Acara Workshop SPMI dan Pelatihan AIM 2019

Materi Waktu Pemateri

Selasa, 15 Oktober 2019

Registrasi Peserta 08.00-08.15 Panitia

Pembukaan 08.15-08.30 Rektor Unram

Pre-test peserta 08.30-08.45 Panitia

Perkenalan 08.45-09.00 Panitia

Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI) di Perguruan Tinggi 09.00-10.00 Ketua LPMP2

Sistem Penjaminan Mutu Eksternal

(SPME): Model BAN PT, LAM PTKes

dan ISO 9001:2008

10.00-11.00 Ujianto Lestari

Dokumen SPMI 11.00-12.00 Erwan

ISHOMA 12.00-13.00 Panitia

Organisasi SPMI dan membangun

komitnen 13.00-14.00 Nurhidayati

Mekanisme penyusunan standar dan

POS 14.00-15.00 Rifana Cholidah

Praktek : Penyusunan Standar Mutu dan

POS

15.00-16.00 Kelompok I : E. Hagni Wardoyo

Kelompok II : Nurhidayati

Kelompok III : Rifana Cholidah

Kelompok IV: Seto Priyambodo


Praktek : Penyusunan Standar Mutu dan

POS (lanjutan)

16.30-17.00 Kelompok I : E. Hagni Wardoyo



Kelompok IV: Seto Priyambodo

Wrap Up Kegiatan hari I 17.00-17.15 Panitia

Rabu, 16 Oktober 2019

Daftar Ulang Peserta 08.00-08.15 Panitia

Evaluasi diri SPMI Dikti 08.15-09.00 E. Hagni Wardoyo

Konsep sistem audit mutu di PT dan

Penyusunan Sistem audit Internal Mutu

09.00-10.00 Loeki Enggar Fitri

Kompetensi dan etika auditor 10.00-11.00 Loeki Enggar Fitri

Prosedur Audit internal mutu dan 11.00-12.00 Loeki Enggar Fitri

5

instrumen Audit internal mutu


Latihan menyusun instrumen Audit

internal mutu (Topik ditentukan

Panitia)

13.00-15.00 Pendamping :

Kelompok I : E. Hagni Wardoyo



Kelompok IV : Seto Priyambodo

Presentasi hasil kerja kelompok 15.00-16.00 Pendamping :




Kelompok IV :


Presentasi hasil kerja kelompok 16.30-17.00 Pendamping :





Kamis, 17 Oktober 2019

Latihan audit internal mutu

Persiapan Audit 08.00-09.00 Nurhidayati

Pelaksanaan audit : Pendamping :





Desk evaluation 09.00-10.30

Wawancara 10.30-13.30


Penyusunan Laporan Audit Internal

Mutu






Presentasi laporan audit internal mutu 15.30.-16.00 Pendamping :






Presentasi laporan audit internal mutu

(lanjutan)






Post test 17.00-17.15 Panitia

Penutupan 17.15-17.30 Ketua LPMP2

6

B. Penyampaian Materi

Dalam kegiatan ini tersusun atas beberapa acara seperti penyampaian-penyampaian

materi dan latihan. Materi-materi yang disampaikan selama 3 (tiga) hari tersebut adalah

terkait dengan:

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Perguruan Tinggi

Organisasi SPMI dan Membangun Komitmen

Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME); Model BAN-PT,LAM PTKes dan

ISO 9001:2008

Evaluasi Diri SPMI Dikti

Konsep Sistem Audit Mutu di PT dan Penyusunan Sistem Audit Internal Mutu

Kompetensi dan Etika Auditor

Prosedur Audit Internal Mutu dan Instrumen Audit Internal Mutu (AIM)

C. Latihan

Kegiatan workshop ini bertujuan untuk melatih tenaga pendidik dalam menyusun

SPMI dan Audit Internal Mutu Pendidikan. Latihan-latihan yang dilaksanakan antara lain:

1. Penyusunan Standar Mutu dan POS.

2. Menyusun Instrumen Audit Mutu dan Presentasi Kelompok

3. Latihan Audit Internal Mutu, dimana peserta sebagai Observer

Persiapan Audit

Pelaksanaan Audit (Desk Evaluation dan Wawancara)

Penyusunan Laporan Audit Internal Mutu

Presentasi Laporan Audit Internal Mutu

D. Pembiayaan

Anggaran untuk kegiatan ini berasal dari dana Bantuan Operasional Perguruan

Tinggi (BOPTN) tahun Anggaran 2019 yang berjumlah Rp 30.000.000 (Tiga puluh juta

rupiah) dengan rincian anggaran sebagai berikut:

Tabe 3.2. Pembiayaan Workshop SPMI dan Pelatihan Calon Auditor

Komponen Volume

Unit cost

(Rp) dalam

ribu

Jumlah (Rp)

dalam ribu

Konsumsi

Konsumsi Rapat Persiapan 20 org x 1 keg. 18 OK 45.000 810.000

Konsumsi Rapat Evaluasi 20 org x 1 keg. 18 OK 45.000 810.000

7

Komponen Volume

Unit cost

(Rp) dalam

ribu

Jumlah (Rp)

dalam ribu

Makan siang peserta & panitia 1x3 hrx1 keg. 180 OH 45.000 8.100.000

Snak peserta & panitia 2 kali x 3 hari 360 OH 12500 4.500.000

Kesekretariatan

Penggandaan Materi 60 Eksp. 50.000 3.000.000

ATK 1 Paket 2.218.000 2.218.000

Dokumentasi (Video) 1 Paket 1.500.000 1.500.000

Pelaporan Kegiatan 1 Paket 500.000 500.000

Tiket PP Surabaya – Mataram 2 OP 1.500.000 3.000.000

Transport Lokal (Taksi Mtrm) 2 OP 231.000 462.000

Transpor Lokal (Taksi SUB) 2 OP 200.000 400.000

Uang Harian 3 OH 1.000.000 3.000.000

Akomodasi 2 malam 850.000 1.700.000

Jumlah 30.000.000

E. Tindak Lanjut Kegiatan

Setelah proses Workshop diharapkan peserta dapat menginisaisi penyusunan SPMI di

dan melakukan audit di unit kerja masing-masing dibawah koordinasi Lembaga Penjaminan

Mutu dan Pengembangan Pendidikan (LPMP2) Universitas Mataram.

8

BAB IV. PENUTUP

Kegiatan Workshop SPMI dan Pelatihan AIM dilaksanakan agar tenaga pendidik

Universitas Mataram yang menjadi peserta dalam kegiatan ini dapat menyusun Prosedur dan

Instrumen AIM serta melaksanakan Audit Internal di Program Studi atau Fakultas masing-

masing.

9

LAMPIRAN

laporan kegiatan workshoplpmpp.unram.ac.id/wp-content/uploads/2020/05/1-laporan-kegiatan-… ·...

Documents