laporan kkp

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Umum

Iklim persaingan usaha di Indonesia semakin hari semakin memanas. Badan-badan usaha yang memiliki inovasi dalam setiap produk-produk yang ditawarkan, tentu akan memiliki peluang lebih besar untuk terus survive bahkan berkembang. Sedangkan badan-badan usaha yang cenderung tidak mengikuti kebutuhan pasar yang kian hari kian kompleks, maka ia akan tergerus oleh persaingan yang penuh dengan inovasi-inovasi baru.

Rupanya hal inilah yang dilihat oleh PT. Eigerindo Multi Produk Industri. Produsen barang-barang kebutuhan kegiatan adventure (semacam climbing, mountening, dll) dengan brand yang cukup terkenal selama ini yaitu Eiger. Perusahaan yang dulunya hanya bermula dari usaha rumahan kecil-kecilan ini, kini telah tumbuh menjadi sebuah perusahaan yang cukup besar. Ini tidak terlepas dari inovasi-inovasi yang terus coba dilakukan oleh perusahaan ini. Pada awalnya PT. Eigerindo MPI hanya memproduksi barang-barang kebutuhan kegiatan outdoor saja, namun kini produk-produknya telah mencakup banyak aspek kebutuhan pasar.

Bahkan pada awal 2008, PT. Eigerindo MPI juga mengakuisisi sebuah brand yang sebelumnya sudah cukup dikenal masyarakat yaitu Bodypack, yang sebelumnya berada dibawah vendor yang bernama PT. EMPI Sanjaya. Proses akuisisi ini terjadi setelah terdapat banyak permasalahan di dalam sistem yang berlaku pada PT. EMPI Sanjaya, mulai dari sistem marketing, accounting sampai kepada masalah kepegawaian.

Setelah sepenuhnya berada di bawah pengelolaan PT. Eigerindo MPI, Bodypack berdiri sejajar dengan Eiger. Semua sistem yang diberlakukan di outlet-outlet/counter-counter Eiger juga mulai di berlakukan pada outlet/counter Bodypack. Tidak terkecuali outlet/showroom yang berlokasi di Supermal Karawaci, sebuah pusat perbelanjaan yang di anggap potensial untuk memasarkan produk-produk dari PT. Eigerindo MPI.

Kini, sebagai salah satu bagian dari PT. Eigerindo MPI, showroom Bodypack yang berlokasi di Supermal Karawaci ini juga dilengkapi dengan sistem yang memang selama ini diterapkan oleh perusahaan tersebut. Selain untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi sebelumnya, juga agar dapat terintegrasi dengan baik dengan kantor pusat PT. Eigerindo MPI. Inilah yang kemudian menjadi fokus perhatian kami, bagaimana sistem (khususnya sistem pencatatan penjualan) yang kini diberlakukan pada showroom Bodypack. Untuk itu kami akan mencoba menguraikannya dalam makalah yang berjudul “Analisa Sistem Pencatatan Data Penjualan Pada Showroom Bodypack Supermal Karawaci”.

1.1 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan dari penulisan makalah ini adalah :1. Untuk memenuhi tugas kelompok pada mata kuliah Metode Penelitian;2. Sebagai bahan pembelajaran dan persiapan bagi mahasiswa, dalam pembuatan

Laporan KKP kemudian pada semester berikutnya;

2

3. Sebagai media bagi mahasiswa untuk mengenal dunia kerja;4. Sebagai implementasi dari ilmu dan pengetahuan yang telah didapat selama mengikuti

perkuliahan.

1.2 Metode Penelitian

Dalam penyusunan makalah ini, tentu saja kami membutuhkan data-data yang berkaitan dengan pembahasan yang ingin kami paparkan. Oleh karena itu, untuk memperolah data yang lengkap dan akurat, kami menggunakan beberapa metode sebagai media untuk memudahkan dalam penyusunan makalah ini. Adapun metode yang kami gunakan adalah sebagai berikut :

1. Metode ObservasiMetode observasi dilakukan sebagai langkah untuk mengumpulkan data primer. Dimana penyusun terjun langsung ke lokasi sumber informasi terkait untuk memperoleh data-data yang diperlukan;

2. Metode WawancaraWawancara merupakan metode pengumpulan data dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung kepada narasumber-narasumber yang terkait dengan permasalahan yang dibahas;

3. Metode Penelitian KepustakaanPenelitian dilakukan dengan mempelajari buku-buku maupun catatan-catatan perkuliahan sebagai referensi penunjang yang berkaitan dengan pembahasan dalam makalah yang disusun.

1.3 Ruang Lingkup

Untuk memudahkan dalam proses penyusunan makalah ini, dan untuk membatasi permasalahan yang akan dibahas di dalamnya agar tidak terlalu luas dan bahkan menjadi bias, maka kami memberikan batasan permasalahan hanya pada lingkup bagaimana mekanisme transaksi penjualan yang diterapkan di showroom Bodypack Supermal Karawaci, sampai pada proses pembuatan dan pengiriman laporan ke kantor pusatnya di Bandung.

1.4 Sistematika Penulisan

Laporan Kuliah Kerja Praktek ini disajikan secara ringkas dan disusun dalam beberapa bab, dimana masing-masing bab akan menjelaskan hal-hal sebagai berikut :

Bab I PendahuluanDalam bab ini, kami lebih dahulu menjelaskan tentang latar belakang, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup, serta sistematika penulisan makalah ini.

3

Bab II Landasan TeoriSebelum masuk kepada pokok pembahasan, dalam bab ini lebih dulu kami paparkan mengenai konsep dasar sistem serta peralatan pendukung (tools system) yang digunakan.

Bab III Analisa Sistem Berjalan Pada bab ini, penulis akan memaparkan secara umum tinjauan perusahaan, dimana didalamnya dijelaskan bagaimana sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi-fungsi yang ada didalamnya. Selain itu juga akan dijelaskan mengenai prosedur sistem berjalan, diagram alir data, kamus data, spesifikasi sistem berjalan, spesifikasi sistem komputer, kemudian permasalahan pokok yang ada pada sistem tersebut sampai kepada alternatif pemecahan masalah.

Bab IV PenutupBab terakhir ini berisi tentang kesimpulan dari semua hal yang telah dibahas dan dijelaskan dalam makalah ini. Selain itu juga berisi saran-saran yang berkaitan dengan sistem, yang diharapkan akan membawa perubahan ke arah yang lebih baik ke depannya.

4

BAB IILANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

Dalam mendefinisikan suatu sistem, terdapat dua pendekatan. Yaitu peendekatan yang menekankan pada prosedur dan pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponennya.

A. Pengertian Sistem

Sistem merupakan jalu kegiatan ang dibuat untuk diikuti dan dilaksnakan dalam sebuah perusahaan atau organisasi, sehingga kegiatan perusahaan atau organisasi tersebut berjalan dengan baik dan benar.

Suatu sistem adalah kesatuan, dimana masing-masing unsur yang ada di dalamnya merupakan keseluruhan dari susunan kesatuan itu. Berdasarkan hal tersebut, banyak para ahli mengemukakan pendapat keseluruhan dari susunan kesatuan itu. Berdasarkan hal tersebut, banyak para ahli mengemukakan pendapat yang berbeda-beda mengenai definisi sistem. Menurut Moscove, “sistem adalah suatu entity yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berhubungan, yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Murdick, “sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen yang dijadikan satu untuk tujuan umum”. Sedangkan menurut Cole Neuschel, “sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama perusahaan”.

Dari berbagai pendapat mengenai sistem di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa “ sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran yang tertentu”. (Jerry Fitz Gerald, Analisa Design Sistem Informasi,2001,1)

Atau dapat juga diartikan bahwa “sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terediri dari manusia, alat-alat, prosedur dan konsep yang dihimpun untuk maksud dan tujuan yang sama”. (Gordon B. Davis, Analisa sistem Akuntansi,1997,7)

B. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang menjdi ciri pada suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan, komponen sistem dapat berupa susisteem.

2. Batasan Sistem (Boundary)Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisah.

5

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)Merupakan segala bentuk apapun yang berada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini, memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)Merupakan suatu energi yang dimasukkan ke dalam sistem yang berupa pemeliharaan (Maintenance Input) dan sinyal (Signal Input).

6. Keluaran Input (Output)Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem (Process)Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolahan yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran Sistem (Objective)Suatu sistem mempunyei sasaran (Objective) dan tujuan (goal) yang pasti, yang menentukan masukan dan keluaran sistem.

C. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, di antaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)2. Sistem Alamiah (Nature System) dan Sistem Buatan (Human Made System)3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic

System)4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Tahapan dari daur hidup sistem, yaitu :

1. Mengenai adanya kebutuhan sistem2. Pembangunan sistem 3. Pemasangan sistem4. Pengoperasian sistem5. Sistem menj

D. Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diklasifikasikan dan diolah, yang berguna dalam pengambilan keputusan. Informasi juga dapat diartikan sebagai berikut, “informasi adalah

6

data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. (Jogiyanto Hartono, Analisis dan Design Sistem Informasi, 2001,8)

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Data merupakan suatu bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model tertentu untuk menghasilkan informasi.

Nilai informasi (Value Of Information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

Kualitas informasi trgantung dari 3 (tiga) hal, yaitu :

1. Akurat (Accurate)Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dimana informasi harus jelas dan mencerminkan maksudnya.

2. Tepat Waktu (Timelines)Informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat, sebab informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Jika informasi terlambat, maka akan berakibat fatal bagi suatu organisasi.

3. Relefan (Relevance)Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya.

E. Pengertian Sistem Informasi

Informasi didapat dari suatu proses di dalam suatu sistem yang disebut informasi (Information Processing System). (Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, Analisis Sistem Informasi, Jogiyanto Hartono, 2001,11)

Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari :

1) Blok masukan (Input Block)Merupakan input yang mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2) Blok Model (Model Block)Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika model matematika, yang akan memanipulasi data input dan data yang tersedia dalam basis data untuk memperoleh keluaran yang diinginkan.

3) Blok keluaran (Output Block)Produk dalam sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna.

4) Blok teknologi (Technonolgy Block)

7

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi, teknologi terdidri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu :- Teknisi (Brainware)- Perangkat lunak (Software)- Perangkat keras (Hardware)

5) Blok basis data (Database Block)Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan dan tersimpan di perangkat keras dan digunakan di perangkat lunak untuk memanipulasinya. Karena itu, data perlu disimpan dan diorganisasikan dalam basis data untuk menghasilkan informasi yang berkualitas.

6) Blok kendali (Control Block)Blok yang digunakan untuk mengatasi hal-hal yang dapat merubah sistem, baik yang berupa sabotase, ketidak efisienan, kecurangan, kegagalan dan sebagainya.

F. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh tingkatan manajemen.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen yaitu, “sistem informasi adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi pengambilan keputusan suatu organisasi”. (Gordon B. Davis, Kerangka Dasar SIM, 2001,15)

G. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer dikenal dengan istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). “Sistem Informasi Akuntansi badalah suatu set atau paket sumber daya informasi dan model dalam suatu organisasi yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data transaksi”. (Barry E. Cushing, Sistem Informasi Akuntansi dan Organisasi Perusahaan, 1992,16)

“Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang berutugas mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finansial yang relefan bagi pihak-pihak luar dan pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen)”. (Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin, Analisis Design Sistem Informasi, 2001,17)

SIA bertanggung jawab untuk memberikan informasi keuangan dan informasi lainnya dengan cara mengumpulkan dan mengolah data transaksi kemudian didistribusikan kepada pemakai. SIA dapat dipakai oleh perusahaan yang telah terkomputerisasi maupun perusahaan yang masih bersifat manual dalam pengolahan data akuntansinya.

8

H. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem Akuntansi berasal dari 2 (dua) kata yaitu sistem, yang berarti suatu kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu, dan akuntansi merupakan bahasa bisnis yang dapat memberikan informasi tentang kondisi ekonomi suatu bisnis dan hasil usahanya pada suatu waktu atau periode tertentu.

“Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolahan perusahaan”. (Mulyadi, Kerangka Dasar SIA, 1997,4)

2.2 Peralatan Pendukung (Tools System)

Di dalam merancang sebuah sistem diperlukan suatu peralatan yang dapat mendukung terciptanya sebuah rancangan. Peralatan pendukung (Tools System) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol, lambang, diagram, yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya.

Dapun peralatan pendukung yang digunakan untuk merancang suatu sistem baru yaitu berupa Diagram Alir Data (DAD) dan Kamus Data.

A. Diagram Alir Data (DAD)

Diagram Alir Data adalah suatu jaringan (network) yang menggambarkan suatu sistem automat atau komputerisasi manual atau gabungan dari keduanya dalam suatu sistem yang saling berhubungan, sesuai dengan aturan mainnya. Simbol-simbol yang digunakan dalam membuat Diagram Alir Data adalah seperti yang ada di daftar simbol, dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Kesatuan Luar (External Entity)Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal tujuan data, simbol ini berbentuk bujur sangkar.

2. Proses (Process)Simbol ini dipakai manggambarkan proses pengolahan data. Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang atau mesin dari hasil suatu arus data yang akan keluar dari proses, simbol ini berbentuk lingkaran.

3. Arus Data (Data Flow)Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang berjalan atau mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar, simbol ini berbentuk anak panah.

4. Simpanan Data (Data Store)Simbol ini menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan, simbol ini berupa sepasang garis horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

9

Langkah-langkah di dalam membuat Diagram Alir Data dapat dibagi menjadi 3 (tiga) tahap, yaitu terdiri dari :

1. Diagram Konteks, yaitu diagram yang dibuat untuk menggambarkan sistem sevara global dari keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol, yaitu diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses secara lebih terperinci dari tahapan proses pada Diagram Konteks.

3. Diagram Detail, yaitu diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam Diagram Nol.

B. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus Data atau Data Dictionary atau disebut juga dengan istilah System Data Dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

Kamus Data harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Adapun isi dari kamus data adalah sebagai berikut :

1) Nama Arus DataNama arus data dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD (Diagram Alir Data) dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu asur data tertentu di diagram alir data langsung dapat mencarinya dengan mudah di dalam kamus data.

2) AliasAlias atau nama lain dari dta harus ditulis karena data yang sama, mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain.

3) Tipe DataBentuk data perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaannyasewaktu perancangan sistem.

4) Arus DataArus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data menuju.

5) PenjelasanUntuk memperjelas makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data.

6) PeriodePeriode menunjukkan lapan terjadinya arus data.

7) Volume Mancakup volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.

8) Struktur DataStruktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

Selain hal-hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai sebuah bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan. Yang disebut dengan notasi. Notasi pada kamus data dibagi menjadi dua macam, yaitu :

10

a. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan adalah seperti pada tabel sebagai berikut :

NOTASI ARTI

X Setiap Karakter9 Angka NumerikA Karakter AlphabetZ Angka Nol ditampilkan sebagai spasi kosong. Titik sebagai pemisah ribuan, Koma sebagai pemisah pecahan- Hypen sebagai tanda penghubung/ Slash sebagai tanda pembagi

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

b. Notasi Stuktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

NOTASI ARTI= Terdiri dari+ And (dan)( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak){ } Iterasi/pengulang proses[ ] Pilih salah satu pilihan| Pemisah pilihan di antara tanda [ ]* Keterangan atau catatan@ Petunjuk (Key Field)

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

11

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Adventure atau petualangan kini sudah menjadi gaya hidup bagi sebagian masyarakat Indonesia, bahkan telah dimulai sejak beberapa puluh tahun yang lalu. Ini ditandai dengan banyak bermunculannya organisasi-organisasi atau kelompok-kelompok pecinta alam, bahkan merambah sampai ke wilayah kampus. Hampir semua perguruan tinggi kini memiliki organisasi pecinta alam. Dan itu telah dimulai sejak era 60-an, dengan lahirnya Mapala (Mahasiswa Pecinta Alam).

Pada awalnya kegiatan petualangan di alam bebas ini hanya dilengkapi dengan peralatan sederhana, mulai dari tas sampai perlengkapan lainnya. Hal inilah yang tujuh belas tahun lau dilihat oleh PT. Eigerindo MPI (yang pada saat itu hanya berupa CV) sebagai suatu peluang usaha, dengan memproduksi tas-tas untuk keperluan kegiatan petualangan. Perusahaan kecil ini kemudian terus berkembang dengan segala kreasi dan inovasinya memenuhi kebutuhan pasar.

Selain pemenuhan kebutuhan terhadap apa yang diistilahkan adventure lifestyle, perusahaan ini juga mengikuti perkembangan pasar yang mulai beralih ke era digital. Perkembangan teknologi yang semakin pesat mengakibatkan munculnya gaya hidup baru yang di sebut e-lifestyle. Peluang ini kembali diambil oleh PT. Eigerindo MPI, dengan memproduksi tas-tas untuk laptop (laptop bag), tas kamera, handphone case dan lain-lain.

3.2 Tinjauan Perusahaan

PT. Eigerindo MPI memiliki visi untuk menjadi perusahaan global yang diakui dan visioner dalam bisnis Adventure Lifestyle dan e-Lifestyle.

Sedangkan misi yang ingin dicapai oleh perusahaan ini adalah sebagai berikut :

1.Untuk berinvestasi dalam pengembangan kehidupan manusia secara keseluruhan dengan memungkinkan pembangunan karakter, kompetensi, dan kasih sayang sesuai dengan panggilan mereka untuk menjadi individu yang penting dan berisi (bermanfaat).

2.Untuk mengembangkan sistem waralaba, e-commerce, dan sistem lisensi sebagai strategi distribusi global.

3.Petualangan untuk memperluas produk dan layanan menjadi tiga tema; technical adventure, travelling adventure, dan e-lifestyle adventure.

4.Untuk memperluas bisnis e-lifestyle di pasaran dan cyber market.

5.Untuk membentuk sistem dan budaya organisasi kelas dunia yang didukung oleh teknologi dan inovasi terkemuka.

6.Untuk menyediakan produk-produk dan jasa berkualitas yang beredar untuk memenuhi kebutuhan pelanggan kami.

12

7.Untuk menjadi perusahaan terhormat yang memiliki peran yang signifikan dalam :

- Perawatan ekosistem global

- Sosial budaya global

- Perawatan global cyber

3.2.1 Sejarah Perusahaan

PT. Eigerindo Multi Produk Industri atau dikenal sebagai Eiger adalah perusahaan yang paling terkenal di Indonesia khususnya di bidang manufaktur dan ritel peralatan petualangan. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1993 oleh Mr. Ronny Lukito di Bandung. Nama perusahaan, Eiger, terinspirasi oleh gunung Eiger, sebuah gunung terkenal di Alpen Bernese, Swiss, yang mencapai ketinggian 3.970 meter di atas permukaan laut. Dimulai dengan fasilitas yang sangat terbatas, perusahaan ini memulai untuk memproduksi tas dengan hanya dua mesin sederhana di Bandung Jalan Cihampelas No 22. Dan di tempat yang sama kemudian dibuka sebuah toko kecil untuk menjual tas hasil produksinya.

Perusahaan ini memproduksi tas dan peralatan petualangan. Produk perusahaan ini hadir dalam tiga merek utama, Eiger dengan posisi Adventure Lifestyle, Bodypack dengan posisi e-Lifestyle, dan Nordwand dengan posisi Outdoor Lifestyle. Merk perusahaan ini banyak diakui sebagai merk lokal terkemuka di Indonesia. Pada tahun 2009 perusahaan ini terdaftar sebagai salah satu dari Top 250 Indonesia Original Brands oleh majalah bisnis terkemuka Swa. Hal ini menunjukkan kerja keras, tekad, dan komitmen hari demi hari pada keunggulan kualitas dan reputasi yang luar biasa.

Apa yang sudah dimulai sebagai sebuah toko kecil dan produksi dengan hanya dua mesin jahit di Jalan Cihampelas No 22 Bandung tujuh belas tahun yang lalu, telah berkembang menjadi pemimpin pasar dalam industri tas dan peralatan petualangan di Indonesia. Sampai sekarang perusahaan ini memiliki 6 Eiger Adventure Store, 18 showroom, dan 88 counter yang tersebar di seluruh Indonesia.

Salah satu showroom yang dimilikinya berlokasi di Supermal Karawaci, sebuah pusat perbelanjaan yang cukup besar yang terletak di barat Jakarta. Showroom ini khusus hanya menjual produk-produk dengan brand Bodypack.

Pada awalnya dibukanya, showroom ini masih di kelola oleh vendor yang masih berada di bawah naungan PT. Eigerindo MPI, yaitu PT. EMPI Sanjaya. Namun dalam perjalanannya, vendor ini mengalami banyak permasalahan, mulai dari sistem penjualan yang tidak berjalan dengan baik, pengawasan yang buruk terhadap counter-counter atau outlet/showroom yang dikelolanya, kemudian sistem accounting yang juga berjalan kurang baik, sampai kepada masalah kepegawaian. Hingga akhirnya sejak awal 2008 semua hal yang berkaitan dengan pengelolaan Bodypack diambil alih oleh induk perusahaannya, PT. Eigerindo MPI.

Kantor pusat dan pabrik PT. Eigerindo kini beralamat di :

Jl. Raya Soreang Km. 11,5 No. 90A

Cilampeni – Katapang, Bandung

13

3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsinya

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah struktur organisasi memegang peranan yang sangat penting. Setiap perusahaan harus mempunyai struktur organisasi yang baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi dengan maksimal. Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing-masing perusahaan atau organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.

Struktur organisasi yang baik harus dapat menggambarkan fungsi-fungsi dan pengelompokkan kerja masing-masing personil atau bagian. Peranan dari struktur organisasi menunjukkan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakkan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil atau bagian.

Berdasarkan hal di atas, PT. Eigerindo juga berusaha menerapkan struktur organisasi yang baik. Berikut ini adalah gambar struktur organisasi serta fungsi personil atau bagian yang ada di PT. Eigerindo Multi Produk Industri :

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Eigerindo MPI

KOMISARIS

DIREKTUR

AUDIT

STAFF HRD

OPERATOR PRODUKSI

KEPALA AUDIT

STAFF ACCOUNTING

WIRANIAGA/KASIR

KOORDINATOR

SUPERVISOR AREA

SUPERVISOR

FOREMAN

MANAJER PRODUKSI

MANAJER HRD

MANAJER MARKETING

MANAJER ACCOUNTING

14

Berikut ini adalah fungsi dan wewenang dari tiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi PT. Eigerindo MPI, antara lain :

1. Komisaris

Merupakan pengawas jalannya perusahaan. Komisaris perusahaan juga merupakan pendiri dan pemilik PT. Eigerindo MPI.

Tugasnya :

a.Mengawasi jalannya perusahaan secara umum.

b.Bertanggung jawab terhadap manju mundurnya, serta keuntungan maupun kerugian perusahaan.

c.Mencari dana sebagai tambahan modal untuk perusahaan.

2. Direktur

Merupakan pimpinan yang bertanggung jawab terhadap operasional sehari-hari perusahaan. Memimpin serta membawahi bagian-bagian dalam perusahaan.

Tugasnya :

a.Bertanggung jawab terhadap operasional sehari-hari perusahaan.

b.Mengawasi jalannya perusahaan sesuai prosedur serta ketetapan perusahaan yang berlaku.

c.Sebagai penghubung antara bagian lain dengan komisaris perusahaan.

d.Menyusun dan melaksanakan program kerja.

e.Meningkatkan jumlah dan mutu produksi, serta mengawasi jalannya proses pemasaran.

f.Memimpin rapat perusahaan.

g.Mengontrol kedisiplinan seluruh bawahannya.

h.Mengesahkan dan mengirim laporan kepada komisaris perusahaan.

3. Manajer Marketing

Merupakan orang yang paling bertanggung jawab terhadap proses pemasaran hasil produksi.

Tugasnya :

a.Merancang strategi promosi produk agar lebih dikenal oleh masyarakat.

b.Menjalin kerjasama dengan pihak luar perusahaan dalam rangka meningkatkan penjualan, baik dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang.

c.Mendelegasikan gagasan-gagasan marketing kepada bawahannya, agar dapat dilaksanakan sebagai suatu program kerja.

15

4. Manajer Accounting

Seorang manajer accounting memiliki tangung jawab mengatur sistem administrasi keuangan suatu perusahaan, dalam hal ini PT. Eigerindo MPI. Selain itu, manajer accounting juga memiliki tugas berkoordinasi dengan bagian lain untuk mendapatkan data, sehingga proses akuntansi dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik.

Tugasnya :

a.Membuat perencanaan keuangan perusahaan.

b.Mengawasi jalannya proses akuntansi perusahaan.

c.Memeriksa setiap laporan keuangan yang masuk sebelum diserahkan kepada pimpinan perusahaan.

d.Menjadi penghubung antara bagian yang dipimpinnya dengan pimpinan perusahaan.

5. Manajer Produksi

Manajer produksi bertanggung jawab penuh terhadap setiap kegiatan yang ada di pabrik. Memastikan bahwa proses produksi berjalan dengan baik dan sesuai dengan perencanaan perusahaan.

Tugasnya :

a.Membuat perencanaan produksi, dan mendelegasikan gagasan-gagsannya kepada bawahannya agar dapat dilaksanakan.

b.Memastikan bahwa setiap proses produksi berjalan dengan baik.

c.Bertanggung jawab terhadap jumlah dan mutu produk yang dihasilkan.

d.Menerima laporan tentang jalannya proses produksi, dan meneruskannya kepada pimpinan perusahaan.

6. Manajer HRD

Pada umumnya, manajer HRD memiliki tugas yang berkaitan dengan kepegawaian. Mulai dari proses recruitment sampai pada peningkatan jenjang karir karyawan. Namun, dalam konteks PT. Eigerindo MPI wewenang kepegawaian tidak sepenuhnya terpusat di HRD kantor pusat. Setiap area diberikan hak otonom untuk melakukan tugas kepersonaliaan, khususnya yang berkaitan dengan karyawan yang menduduki posisi di bagian penjualan.

Tugasnya :

a.Membuat kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan kepegawaian dengan menyesuaikan kepada kondisi perusahaan.

b.Melakukan recruitment, trainning dan penempatan terhadap karyawan baru (dalam hal ini untuk keperluan karyawan di pusat, baik itu kantor maupun pabrik).

c.Melakukan penilaian terhadap karyawan, dan menetapkan kebijakan mengenai pengembangan karir karyawan.

16

d.Mengontrol absensi dan kedisiplinan karyawan.

7. Supervisor Area

Setiap area pemasaran produk PT. Eigerindo MPI dipimpin oleh seorang Spv.Area. Seorang Spv.Area diberikan wewenang mengatur jalannya operasional marketing di wilayahnya masing-masing.

Tugasnya :

a.Membuat kebijakan yang dapat meningkatkan mutu penjualan di wilayahnya.

b.Mewakili HRD pusat dalam proses recriutment karyawan untuk ditempatkan di bagian penjualan (untuk ditempatkan di counter/showroom).

c.Mengawasi kinerja dan disiplin karyawan.

d.Menjadi penghubung antara karyawan yang berada di wilayahnya dengan kantor pusat.

8. Koordinator

Seorang Spv.Area yang mempunyai wilayah pemasaran yang cukup luas membagi lagi wilayahnya menjadi beberapa bagian. Dan masing-masing bagian wilayah ini dipegang oleh koordinator.

Tugasnya :

a.Mengawasi jalannya operasional counter-counter/showroom-showroom yang menjadi tanggung jawabnya.

b.Melaporkan setiap permasalahan yang ada di counter/showroom kepada Spv.Area agar bisa mengambil keputusan, atau meneruskannya ke kantor pusat.

c.Membantu Spv.Area mengawasi kinerja dan disiplin karyawan (wiraniaga).

d.Mengakomodir kebutuhan setiap wiraniaga yang berkaitan dengan pekerjaan (contoh : cuti,ijin sakit,dll).

9. Wiraniaga (Wiga)/Kasir

a.Menawarkan dan menjual produk kepada customer.

b.Menjaga keamanan dan kerapihan barang di counter/showroom.

c.Mengerjakan administrasi penjualan counter/showroom.

d.Membuat laporan untuk diserahkan ke kantor pusat.

e.Menginput setiap penjualan yang masuk.

17

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang sudah kami lakukan dalam mempelajari sistem penginputan data penjualan di Showroom Bodypack, berikut ini kami akan menguraikan prosedur yang berlaku dalam sistem di atas:

1.Proses Penjualan

Setelah terjadi penawaran terhadap customer, kemudian customer memutuskan untuk membeli barang, petugas showroom (wiraniaga) membuatkan faktur. Kemudian faktur tersebut di berikan kepada customer sebagai bukti pembelian barang. Dengan faktur tersebut customer melakukan transaksi pembayaran dengan kasir.

2.Proses Input Penjualan.

Dengan membawa faktur customer melakukan transaksi dengan kasir. Kemudian kasir menginput penjualan tersebut ke komputer. Dan sebagai tanda bukti pembayaran, kasir mencetak struk untuk diberikan kepada customer bersama barang yang dibeli.

3.Proses Pengiriman Laporan

Faktur tersebut kemudian oleh kasir/wiraniaga dijadikan sumber data untuk proses pengiriman laporan ke kantor pusat. Dari faktur-faktur tersebut, kasir/wiraniaga membuat Laporan Penjualan Harian (LPH). Kemudian dari LPH itu, kasir menyusun Rekap Penjualan sebagai laporan yang akan dikirimkan ke kantor pusat. Faktur dan LPH tersebut kemudian disimpan sebagai arsip penjualan, yang bisa dibuka kembali bila terjadi permasalahan dalam administrasi penjualan.

4.Proses Pengiriman Barang

Setelah laporan penjualan masuk ke kantor pusat (dalam hal ini bagian marketing), kemudian diolah kembali oleh bagian marketing untuk menjadi laporan yang akan diserahkan kepada pimpinan perusahaan sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan (namun dalam konteks pembahasan kami, proses ini tidak dijelaskan secara detail karena di luar lingkup masalah yang kami bahas). Laporan penjualan ini juga kemudian menjadi dasar tindak lanjut pengiriman barang ke showroom Bodypack. Berdasarkan data barang yang terjual, bagian marketing membuat estimasi barang yang akan dikirim ke showroom Bodypack. Untuk itu bagian marketing membuatkan Surat Pengiriman Barang yang ebrisi daftar barang yang akan dikirim, dan menyerahkannya ke bagian gudang agar bisa segera menyiapkan barang yang akan dikirim berdasarkan daftar barang dalam SPB. Selain itu, laporan berupa Rekap Penjualan itu disimpan sebagai arsip.

Setelah barang siap, adm. Gudang membuatkan Surat Jalan (SJ) sebagai pengantar barang keluar dari gudang untuk segera dikirimkan ke showroom. Kemudian barang dikirim langsung ke showroom dengan dilampiri SJ dan SPB. Barang yang dikirim tersebut kemudian diterima showroom dan kembali dijual.

18

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Barjalan

Diagram Konteks

- SPB_Acc

Faktur - Faktur

- SJ

-LPH

Struk -Data POS

Rekap Penjualan

SPB

Ket :

Data_POS : Program yang dipakai kasir untuk menginput penjualan

LPH : Laporan Penjualan Harian rangkap

SPB : Surat Pengiriman Barang yang sudah (SPB_Acc :sudah di periksa)

SJ : Surat Jalan yang sudah

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan

Sistem Penjualan

Showroom Bodypack

Customer Kasir

Kantor Pusat

19

Diagram Nol

--- -SJ

Faktur -SPB Rekap Dtg Brg

Struk

Faktur

Data_POS

Faktur Buku Omset

LPH

-SPB LPH

-SJ

Rekap_Penjualan

SPB

Rekap_Penjualan

Arsip Laporan

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan

Customer

1.0 Proses Penjualan

Kasir2.0 Proses Input Penjualan

Kantor Pusat

3.0 Proses Pengiriman

Laporan

4.0 Proses Pengiriman

Barang

20

Diagram Detail

Faktur

Faktur

Struk Data_POS

Faktur

Arsip Penjualan

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan

Customer

1.1 Proses Penjualan

Kasir

1.2 Proses Input Penjualan

21

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Dari dokumen yang terdapat dalam Sistem Penginputan Penjualan Pada Showroom Bodypack Karawaci, diperoleh beberapa lampiran-lampiran data yang diuraikan sebagai berikut :

1. Kamus Data Masukan

a. Nama Arus Data : Faktur Pajak Sederhana

Alias : Faktur

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Customer - Proses 1.0

Proses 1.0 - Kasir

Penjelasan : Sebagai bukti pembelian dari customer untuk

melakukan transaksi dengan kasir

Periode : Setiap ada penjualan

Struktur Data = Header + Content + Footer

Header = Logo Perusahaan+Alamat+No.NPWP+Judul+No_Faktur

Logo Perusahaan *Logo Eiger*

Alamat Perusahaan *Alamat Kantor Pusat PT. Eiger*

No. NPWP =NPWP Perusahaan

Judul *Nama Dokumen*

No_Faktur *Terdiri dari 6 digit*

Content : 1{Artikel+Nama Barang+Kwantitas+Harga+Jumlah

Artikel *Kode Barang*}3

Nama Barang *Nama Tipe/Model Barang*

Kwantitas *Jumlah Barang yang Dibeli*

Harga *Harga Barang*

Jumlah *Jumlah Harga*

Footer : Tanggal+Total+Keterangan Pajak

Tanggal = Tanggal+Bulan+Tahun

Total *Berisi Total Pembelian*

Keterangan Pajak =Jumlah Harga Jual Termasuk PPN 10%

22

b.Nama Arus Data : Data POS

Alias : Data POS

Bentuk Data : Program Komputer

Arus Data : Kasir – Proses 2.0

Penjelasan : Sebagai media input data ke komputer dan untuk

mencetak struk pembayaran

Periode : Setiap kali terjadi transaksi

Struktur Data : Header+Content+Footer

Header : Nama Toko+Hari/Tanggal+Kasir+No.Struk

Nama Toko =Eiger Adventure Store

Hari/Tanggal =Hari+Tanggal+Bulan+Tahun

Kasir *Nama Kasir*

No.Struk *Terdiri dari 1 digit*

Content : 1{Kode Barang+Deskripsi Barang+Satuan+Harga

+Banyak+Disc+Jumlah}5

Kode Barang *Kode/Artikel Barang*

Deskripsi barang *Nama Tipe/Model Barang*

Satuan =Pcs

Harga *Harga Barang*

Banyak *Jumlah Barang yang Dibeli*

Disc *Diskon dalam Persen*

Jumlah *Jumlah Harga*

Footer : Sub Total +Discount+Bayar+Kembali

Sub Total *Berisi Total Pembelian*

Discount *Jumlah Diskon dalam Rupiah*

Bayar *Uang Bayar*

Kembali *Uang kembali*

c.Nama Arus Data : Laporan Penjualan Harian

Alias : LPH

23


Arus Data : Kasir – Proses 3.0

Penjelasan : Untuk memberikan informasi tentang penjualan harian

Penjelasan : Setiap hari


Header : Judul+Nama Toko+Tanggal+Dibuat Oleh


Nama Toko = Showroom Bodypack Karawaci

Tanggal =Tanggal+Bulan+Tahun

Dibuat Oleh *Nama yang Membuat*

Content : 1{No.Nota+Kode Barang+Banyaknya+Jumlah Harga}20

No.Nota *Nomor Nota/Faktur*

Kode Barang *Kode/Artikel Barang*

Banyaknya *Jumlah Barang*

Jumlah Harga *Jumlah Harga*

Footer : Total Nota+Total Barang+Total Harga+Ttd yang Membuat

+Diperiksa

Total Nota *Jumlah Nota/Faktur*

Total Barang *Jumlah Barang yang Terjual dalam Sehari*

Total Harga *Jumlah Omset dalam Sehari*

Ttd yang Membuat *Tanda Tangan Yang Mengisi LPH*

Diperiksa *Tanda Tangan yang Memeriksa*

d.Nama Arus Data : Surat Pengiriman Barang

Alias : SPB

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Kantor Pusat – Proses 4.0

Penjelasan : Menunjukkan keterangan jenis, harga dan jumlah barang

yang dikirim ke showroom

Periode : Setiap kali pengiriman barang

24


Header : Logo+Alamat Perusahaan+Judul+No.Bukti

+Tanggal+Kode Toko+Nama Toko+Alamat Toko

+Keterangan

Logo *Logo Brand Bodypack*

Alamat Perusahaan *Alamat Kantor Pusat*


No.Bukti *Terdiri dari 12 digit*

Content : 1{Artikel+Nama Barang+Kwantitas+Satuan+Harga Satuan

+Brutto+Diskon+Netto+Total}16

Artikel *Kode Barang*


Kwantitas *Jumlah Barang yang Dikirim*

Satuan =Pcs

Harga Satuan *Harga Barang per Pcs*

Brutto *Harga Kotor Barang Sebelum Diskon*

Diskon *Diskon Pembelian, Biasanya untuk Pemb. Grosir*

Netto *Harga Bersih Setelah Diskon*

Total =Total Kwantitas+Total Brutto+Total Netto

Footer : Penerima+Pengirim+Tanggal Cetak+Jam Cetak

Dibuat Oleh+Diperiksa Oleh+Catatan

Penerima =Nama dan Tanda Tangan Penerima Barang

Pengirim =Nama dan Tanda Tangan Pengirim Barang

Tanggal Cetak =Tanggal+Bulan+Tahun

Jam Cetak =Jam+Menit+Detik

Dibuat Oleh =Nama yang Membuat SPB

Diperiksa Oleh = Nama yang Memeriksa SPB

Catatan =Jangka waktu pemberitahuan bila ada

ketidaksesuaian barang

25

2. Kamus Data Keluaran

a.Nama Arus Data : Struk Pembayaran

Alias : Struk


Arus Data : Proses 2.0 – Customer

Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran untuk customer

Periode : Setiap kali ada transaksi


Header : Nama Toko+Lokasi Toko+No.Telp+NPWP

+Nama Perusahaan+Alamat Perusahaan+Tanggal

+Jam+Kasir+No.Struk

Nama Toko =Eiger Adventure Store

Lokasi Toko =Supermal Karawaci – E Center

No.Telp *Nomor Telepon Toko*

NPWP =NPWP Perusahaan

Nama Perusahaan =PT. Eigerindo MPI


Tanggal =Tanggal+Bulan+Tahun

Jam =Jam+Menit+Detik

Kasir =Nama Kasir yang Menginput

No.Struk *Terdiri dari 1 digit*

Content : 1{Kd Barang+Nama+Harga+Jml+Disc+Jumlah}5

Kd Barang *Kode Artikel Barang*

Nama *Nama Tipe/Model Barang*

Harga *Harga Satuan Barang*

Jml *Jumlah Barang yang Dibeli*

Disc *Diskon dalam Persen*

Jumlah *Jumlah Harga Barang*

26

Footer : Sub Total+Bayar+Kembali+Harga Sudah Termasuk PPN

+Terima kasih Atas Kunjungannya+Perhatian

Sub Total *Total Pembelian Barang*

Bayar *Uang Bayar*

Kembali *Uang Kembali*

Perhatian =Barang-barang yang sudah dibeli tidak dapat

ditukar atau dikembalikan

b. Nama Arus Data : Surat Jalan

Alias : SJ


Arus Data : Proses 4.0 - Kasir

Penjelasan : Sebagai surat pengantar keluarnya barang dari gudang

hingga proses pengirimannya

Periode : Setiap kali pengiriman barang


Header : Logo+Alamat Perusahaan+Judul+No.Bukti

+Tanggal+Kode Toko+Nama Toko+Alamat Toko

+Keterangan

Logo *Logo Brand Bodypack*



No.Bukti *Terdiri dari 12 digit*

Content : 1{Artikel+Nama Barang+Kwantitas+Satuan+Keterangan

Total}16



Kwantitas *Jumlah Barang yang Dikirim*

Satuan =Pcs

27

Keterangan *Kode Barang yang Sejenis

Netto *Harga Bersih Setelah Diskon*

Total =Total Kwantitas+Total Brutto+Total Netto

Footer : Penerima+Pengirim+Tanggal Cetak+Jam Cetak

Dibuat Oleh+Diperiksa Oleh+Catatan

Penerima =Nama dan Tanda Tangan Penerima Barang

Pengirim =Nama dan Tanda Tangan Pengirim Barang

Tanggal Cetak =Tanggal+Bulan+Tahun

Jam Cetak =Jam+Menit+Detik

Dibuat Oleh =Nama yang Membuat SPB

Diperiksa Oleh = Nama yang Memeriksa SPB

Catatan =Jangka waktu pemberitahuan bila ada

ketidaksesuaian barang

c.Nama Arus Data : Rekapitulasi Penjualan

Alias : Rekap Penjualan


Arus Data : Proses 3.0 – Kantor Pusat

Penjelasan : Memberikan data penjualan dalam periode tertentu

Periode : Setiap minggu dan setiap bulan

Struktur Data : Header+Content

Header : Judul+Periode+Nama Toko


Periode *Bulan Transaksi Penjualan Berlangsung*

Nama Toko= Showroom Bodypack Karawaci

Content : Tanggal+ 1{Artikel+Kwantitas+Harga}20

Tanggal *Tanggal Penjualan* =Tanggal+Bulan+Tahun


Kwantisas *Jumlah Barang yang terjual per Pcs*

Harga *Harga Satuan Barang*

28

3.6 Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

Spesifikasi sistem akuntansi berjalan adalah rangkaian dari proses-proses yang terjadi di dalam sistem berjalan yang memerlukan dokumen masukan (input) untuk mendukung terhadap jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output).

Adapun spesifikasi sistem penjualan yang ada pada Showroom Bodypack meliputi hah-hal sebagai berikut :

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut :

a.Nama Dokumen : Faktur

Fungsi : Sebagai bukti pembelian dari customer untuk

melakukan transaksi dengan kasir

Sumber : Customer

Tujuan : Kasir

Media : Kertas

Format : Lampiran A.1

b.Nama Dokumen : Laporan Penjualan Harian

Fungsi : Untuk memberikan informasi tentang penjualan harian

Sumber : Kasir

Tujuan : -

Media : Kertas


c.Nama Dokumen : Surat Pengiriman Barang

Fungsi : Menunjukkan keterangan jenis, harga dan jumlah barang

yang dikirim ke showroom

Sumber : Kantor Pusat

Tujuan : Showroom (Kasir)

Media : Kertas


29

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah data yang dihasilkan dari data masukan yang telah melalui proses pengolahan. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut :

a.Nama Dokumen : Struk

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Kasir

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Format : Lampiran B.1

b.Nama Dokumen : Rekap Penjualan

Fungsi : Memberikan data penjualan dalam periode tertentu

Sumber : Kasir

Tujuan : Kantor Pusat

Media : Kertas, E-mail

Format : Lampiran B.2

3.7 Permasalahan Pokok

Dalam proses input penjualan sampai kepada tahap penyiapan laporan untuk dikirimkan ke kantor pusat, tentu ada permasalahan yang muncul. Laporan yang sudah masuk ke kantor pusat, kemudian diolah sedemikian rupa sehingga itu menjadi acuan data di kantor pusat. Masalah muncul ketika pada akhir bulan dilakukan crosscheck (audit), seringkali data yang ada di showroom tidak sesuai atau tidak sama dengan data yang ada di kantor pusat.

Kami mencoba menganalisa dan menguraikan permasalahan yang muncul dalam proses pengolahan data dalam sistem ini. Secara umum masalah muncul dari cara kerja dan pelaksanaan prosedur yang kurang maksimal. Permasalahan itu dapat kami uraikan sebagai berikut :

1.Terjadi kesalahan dalam penulisan kode barang di dalam faktur.

2.Terdapat kesalahan dalam proses pembuatan laporan, seperti kesalahan penulisan kode barang, harga, atau jumlah barang.

30

3.Terdapat kesalahan dalam pengecekan barang datang, sehingga kemudian itu mempengaruhi data persdiaan barang.

3.8 Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan permaslahan-permaslahan yang kami uraukan di atas, maka kami mencoba memberikan alternatif pemecahan masalah, yaitu sebagai berikut :

1.Karyawan diharapkan lebih teliti dalam pelaksanaan prosedur penjualan, terutama yang berkaitan dengan data-data penjualan.

2.Diharapkan semua sumber data disimpan dengan baik sebagai arsip, agar bila terjadi ketidaksesuaian data dengan kantor pusat dapat segera dicari penyebabnya.

3.Karyawan juga diharapkan lebih sering untuk mengecek data penjualan, agar dapat dengan segera diketahui apabila terjadi kesalahan dalam penulisan data barang misalnya.

4.Selain itu juga diharapkan dari pihak perusahaan lebih sering mengadakan semacam trainning adm terutama bagi karyawan-karyawan baru, sehingga mereka lebih mengerti prosedur pembuatan laporan penjualan. Dan agar mereka dapat lebih memahami permasalahan yang mungkin muncul dalam proses administrasi penjualan, juga bagaimana pemecahannya.

31

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Dari hasil riset dan observasi yang telah kami uraikan di atas, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Masih terdapat banyak kekurangan dalam sistem pancatatan data penjualan di Showroom Bodypack Karawaci.

2. Banyak sekali kemungkinan terjadinya kesalahan dalam proses pancatatan data penjualan.

3. Masih kurangnya ketelitian karyawan dalam melaksanakan prosedur pencatatan data penjualan dan pembuatan laporan.

4.2 Saran

Sebagaimana yang telah kami uraikan dalam alternanif pemecahan masalah pada bab III sub bab 3.8 d atas, berikut adalah saran yang coba kami sampaikan untuk perbaikan sistem kedepannya :

1.Karyawan diharapkan lebih teliti dalam pelaksanaan prosedur penjualan, terutama yang berkaitan dengan data-data penjualan.

2.Diharapkan semua sumber data disimpan dengan baik sebagai arsip, agar bila terjadi ketidaksesuaian data dengan kantor pusat dapat segera dicari penyebabnya.

3.Karyawan juga diharapkan lebih sering untuk mengecek data penjualan, agar dapat dengan segera diketahui apabila terjadi kesalahan dalam penulisan data barang misalnya.

4.Selain itu juga diharapkan dari pihak perusahaan lebih sering mengadakan semacam trainning adm terutama bagi karyawan-karyawan baru, sehingga mereka lebih mengerti prosedur pembuatan laporan penjualan. Dan agar mereka dapat lebih memahami permasalahan yang mungkin muncul dalam proses administrasi penjualan, juga bagaimana pemecahannya.

laporan kkp

Education