laporan kuliah kerja praktik komunikasi
DESCRIPTION
mgangTRANSCRIPT
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK KOMUNIKASI
Aktivitas Public Relations pada Divisi Regional Communication
PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY
Periode 02 Juli – 02 Agustus 2012
Disusun Untuk Memenuhi Tugas
Kuliah Kerja Praktik Komunikasi Tahun 2012/2013
Program Studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Oleh :
RHESA ZUHRIYA BRIYAN PRATIWI
D0209071
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
LEMBAR PENGESAHAN
Laporan Kuliah Kerja Praktik Komunikasi (KKK) Tahun 2012/2013 Program Studi Ilmu
Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP), Universitas Sebelas Maret (UNS)
Surakarta, telah disahkan pada :
Hari : ……………………………….
Tanggal : ……………………………….
Dosen/Evaluator
Ch. Heny Dwi Surwati, S. Sos., M. Si.
NIP. 19761222 200212 2 002
Pembimbing Lapangan
Sujono
Officer I Regional Communication
Mengetahui,
Ketua Panitia Kuliah Kerja Praktik Komunikasi (KKK)
Tahun 2012/2013
Firdastin Ruthnia, S. Sos., M. Si.
NIP. 19760524 201012 2 001
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan pasca terselesaikannya Laporan Kuliah Kerja Praktik
Komunikasi (KKK) Tahun 2012/2013, Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik (FISIP), Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta ini dengan lancar. Atas
berkat rahmat dan hidayah-Nya, laporan ini dapat menjadi sebuah pertanggungjawaban setelah
satu bulan lamanya (pada Juli 2012), penulis melaksanakan KKK di PT Telkom UCS Regional
IV Jateng dan DIY.
Dalam melaksanakan KKK ini, penulis mendapatkan banyak pengalaman yang sangat
bermanfaat dalam mengaplikasikan serta mengimplementasikan ilmu dan teori yang telah
diperoleh di perkuliahan, terutama dalam bidang Public Relations (PR). Selain itu, penulis juga
mendapatkan deksripsi nyata mengenai cara kerja seorang PR dalam perusahaan, baik dari
bagaimana melakukan Media Monitoring¸ cara mengatasi krisis (Manajemen Krisis), tata cara
Press Conference, sampai pada pentingnya liputan serta dokumentasi sebuah event perusahaan.
Laporan KKK ini tidak akan terselesaikan dengan baik tanpa bantuan dan dukungan dari
banyak pihak. Untuk itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Kedua orang tua, yakni Bapak dan Ibu, serta segenap keluarga yang telah mendukung,
membimbing, serta menemani dengan sepenuh hati. Terima kasih atas doa dan kasih
sayangnya.
2. Dekan dan Pembantu Dekan FISIP UNS, Ketua Program Studi dan Seluruh Dosen Ilmu
Komunikasi FISIP UNS, Panitia KKK Tahun 2012/2013, serta seluruh civitas akademika
se-UNS yang telah membantu kelancaran administrasi penulis, baik sebelum, saat,
maupun sesudah penulis melaksanakan KKK.
3. Ibu Ch. Heny Dwi Surwati, S. Sos., M. Si. selaku pembimbing KKK yang telah
membantu dan mendukung dalam menyelesaikan laporan ini.
4. Segenap karyawan dalam Divisi Regional Communication, Bapak Widiyoko S. W.
selaku OM Regional Communication, Bapak Sujono selaku Officer 1 Regional
Communication, Bapak Tjatur selaku Officer 3 Regional Communication, Mas Agung,
dan teman-teman magang di Regional Communication. Terima kasih atas bantuan,
bimbingan, dan sharingnya sehingga penulis dapat menyelesaikan KKK di PT Telkom
UCS Regional IV Jateng dan DIY dengan lancar.
5. Teman-teman angkatan 2009 dan keluarga besar Program Studi Ilmu Komunikasi FISIP
UNS yang telah berbagi duka maupun kegembiraan bersama penulis.
6. Keluarga besar LPM VISI FISIP UNS. Meskipun saat ini saya sudah tidak aktif lagi di
VISI, tetapi terima kasih atas dukungan, ilmu, pengalaman, dan kesetiaannya.
7. Seluruh pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, tetapi telah banyak
membantu dalam proses pelaksanaan KKK penulis.
Penulis berharap, laporan KKK ini tidak hanya menjadi evaluasi dan bentuk
pertanggungjawaban penulis pasca melaksanakan KKK. Selebihnya, penulis berharap laporan ini
dapat bermanfaat bagi pembaca di masa mendatang, terutama bagi pembaca yang telah ataupun
akan berkecimpung dalam dunia PR.
Surakarta, Agustus 2012
Penulis,
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................... ii
KATA PENGANTAR .................................................................................. iii
DAFTAR ISI ................................................................................................. vi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah …………………………………………… 1
B. Tujuan Kuliah Kerja Praktik Komunikasi (KKK) ………………… 4
C. Manfaat Kuliah Kerja Praktik Komunikasi (KKK) ……………….. 5
BAB II FOCUS OF INTEREST
A. Deskripsi Institusi ………………………………………………… 7
B. Tinjauan Pustaka …………………………………………………. 18
C. Pelaksanaan Kuliah kerja Praktik Komunikasi (KKK) …………... 31
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan ………………………………………………………. 41
B. Saran ……………………………………………………………... 42
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Berbicara tentang perkembangan zaman, tentunya hal ini tidak akan terlepas dari
kemajuan teknologi yang selalu mengirinya. Bertambahnya kebutuhan untuk mengasah serta
memperoleh segala pengetahuan, mendorong adanya usaha bagi setiap manusia untuk
membawa sebuah perubahan besar pada masyarakat, baik dilihat dari segi sosial, budaya,
ekonomi, politik, hukum, bahkan pendidikan. Hal ini pun secara tidak langsung akan
berpengaruh pada terciptanya pola komunikasi yang dilakukan oleh setiap manusia dengan
tujuan untuk menyalurkan informasi yang diperlukan.
Dalam konteks ini, Public Relations (PR) atau yang kerap disebut sebagai Humas
merupakan sebuah bagian yang erat hubungannya dengan komunikasi maupun penyaluran
informasi, baik dinyatakan sebagai pusat komunikasi, ataupun sumber informasi dalam
komunikasi itu sendiri. Kehadiran seorang PR atau Humas adalah suatu kebutuhan dalam
sebuah organisasi. Nyatanya, PR atau Humas menjadi salah satu faktor yang mampu
menentukan kelangsungan hidup sebuah organisasi.
Secara konkret, PR harus dapat menyadari bahwa sebuah perubahan adalah
kebutuhan yang diperlukan agar bisa berkembang. Begitu pula ketika diterapkan dalam
organisasi. Adanya perubahan bukan berarti kemunduran, melainkan sebuah kebutuhan agar
bisa lebih maju dan berkembang. Perlu disadari, proses perubahan ini tidak hanya berhenti,
melainkan bergerak menuju sebuah kompleksitas. Hal inilah yang perlu diamati serta
dianalisis seorang PR agar mampu membawa perubahan organisasi tidak hanya menuju ke
arah keruwetan, melainkan juga menuju arah perkembangan yang lebih positif lagi.
Salah satu langkah yang dapat dilakukan seorang PR adalah dengan menciptakan
keterbukaan komunikasi, baik secara internal dalam perusahaan, maupun secara eksternal
perusahaan. PR harus mengupayakan adanya integrasi yang baik antara organisasi dengan
publik internal, eksternal, maupun kelompok publik yang ada di sekitarnya. Selebihnya, PR
diharapkan mampu menganalisis berbagai bentuk perubahan yang terjadi secara akurat, baik
yang bersifat revolusioner, involusioner, maupun paradoksal bagi organisasi.
Menyadari betapa pentingnya tugas dan kewajiban seorang PR, tentunya profesi ini
tidak dapat dipandang sebelah mata. Cara berpikir seorang PR bukan hanya terpaku pada
bagaimana profesi ini menjadi bagian ataupun struktur dari sebuah organisasi (perusahaan).
PR, secara lebih kompleks merujuk pada proses (integrasi); fungsi manajemen; kegiatan dan
kreativitas; profesi; serta tugas dalam multidisiplin ilmu. (Roberto Simoes dalam Rumanti,
2005)
Tidak hanya berhenti pada menyadari adanya perubahan, PR diharapkan mampu
menjaga keberlangsungan hidup organisasi (perusahaan) yang dinaunginya melalui
pembangunan citra dan penjagaan reputasi positif di masyarakat. Melalui komunikasi yang
dijalankan, PR dinyatakan sebagai sosok sentral yang “menguasai” komunikasi sebuah
organisasi. Salah satu kegiatan yang dapat dilakukan adalah berhubungan dengan media—
sebagai penerus aspirasi rakyat sebagai lingkungan eksternal organsasi.
Oleh karena itu, guna mencetak seorang PR yang baik dan memenuhi kriteria,
keberadaan Perguruan Tinggi—Program Studi Ilmu Komunikasi dan spesialisasi PR—
diharapkan mampu menjadi instansi yang dapat mencetak sumber daya manusia sebagai
tenaga PR yang baik. Melalui pembelajaran yang erat dengan dunia media dan relasinya,
Program Studi Ilmu Komunikasi menjadi salah satu cikal bakal yang nantinya dapat
melahirkan banyak PR ternama dan profesional.
Salah satu bentuk aplikasi yang mampu menggabungkan antara teori atau ilmu yang
diajarkan dengan kerja praktik dalam Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Politik
dan Ilmu Sosial (FISIP), Universitas Sebelas Maret (UNS) adalah dengan
diselenggarakannya Kuliah Kerja Komunikasi (KKK). Biasanya, Kuliah Kerja Komunikasi
(KKK) ini dilaksanakan pada saat liburan (sekitar 1-2 bulan) menjelang Semester 7, dimana
ini menjadi salah satu mata kuliah wajib yang harus dilaksanakan oleh mahasiswa. Kuliah
Kerja Komunikasi (KKK) merupakan sebuah usaha yang mendukung adanya praktik
lapangan guna menjawab tuntutan pasar dan menciptakan lulusan Perguruan Tinggi yang
berkualitas di bidang Ilmu Komunikasi.
Sehubungan dengan praktik Kuliah Kerja Komunikasi (KKK), institusi yang dipilih
oleh penulis adalah PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY. PT Telkom UCS Regional
IV Jateng dan DIY merupakan salah satu kantor cabang PT Telekomunikasi Indonesia Tbk
yang terletak di Jalan Pahlawan No. 10 Semarang. Alasan mengapa memilih institusi ini
adalah mengingat PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY memiliki Divisi PR
(Regional Communication) yang mampu bekerja dengan baik serta sesuai konsep praktik PR
sebagai sebuah Humas dan pusat komunikasi dalam PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan
DIY secara keseluruhan.
Selanjutnya, sesuai dengan instansi yang dipilih, dalam laporan Kuliah Kerja
Komunikasi (KKK) ini, penulis akan memfokuskan pada spesialisasi Public Relations (PR)
dan beberapa ilmu-ilmu lain yang mendukungnya. Secara lebih khusus, penulis akan
menjelaskan beberapa kegiatan dalam kerja praktik yang dilakukan, antara lain seperti Media
Relations, Media Monitoring, Manajemen Crisis, Pers Conference, Analisis Berita, dan
kegiatan-kegiatan lainnya.
B. Tujuan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)
Tujuan dari Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) Program Studi Ilmu Komunikasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret (UNS) adalah:
1. Sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Strata 1 (S1) Program Studi Ilmu
Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret
(UNS).
2. Melaksanakan dan memenuhi salah satu mata kuliah wajib di Program Studi Ilmu
Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret
(UNS).
3. Mengaplikasikan teori-teori yang telah diperoleh dalam perkuliahan dengan dunia
kerja yang secara nyata ada di lapangan.
4. Sebagai sarana guna mengenal dan memperoleh pengalaman kerja di bidang Ilmu
Komunikasi, khususnya dunia Public Relations atau Humas, dan selanjutnya belajar
untuk mengetahui tantangan kerja yang dihadapi di dunia kerja.
5. Sebagai sarana guna memahami bagaimana etos kerja, kerjasama, loyalitas, dan
profesionalisme sangat diperlukan dalam dunia kerja.
6. Menjalin dan membina hubungan baik antara Program Studi Ilmu Komunikasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret (UNS)
dengan instansi, tempat dimana mahasiswa melaksanakan Kuliah Kerja Komunikasi
(KKK).
C. Manfaat Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)
Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) Program Studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret (UNS) memiliki beberapa
manfaat, antara lain adalah:
1. Mahasiswa dapat belajar bagaimana cara mengatasi permasalahan (problem solving)
dan berperan positif dalam lingkungannya berdasarkan pengalaman yang telah
diterima ketika melaksanakan Kuliah kerja Komunikasi (KKK).
2. Mahasiswa mampu menyesuaikan diri dengan dunia kerja yang dihadapi, untuk
kemudian mempraktikkan dan memadupadankan segala ilmu yang telah diperoleh
melalui pendidikan dengan dunia kerja yang dihadapi.
3. Menambah pengetahuan, pengalaman, dan wawasan bagi mahasiswa, agar
selanjutnya dapat terjun secara langsung dan berproses dengan baik di dunia kerja
yang dipilih.
4. Mahasiswa dapat memperoleh gambaran secara langsung melalui pengalaman kerja
yang dihadapi secara nyata dalam kegiatan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK),
meliputi bagaimana etos kerja, profesionalitas, loyalitas, dan kerjasama antar tim
sangat diperlukan dalam dunia kerja.
5. Diharapkan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) mampu membentuk personal
mahasiswa yang berkompetensi lengkap serta menjadi sumber daya manusia yang
baik dan siap dibutuhkan dalam dunia kerja.
6. Tumbuhnya kerjasama dan hubungan baik secara luas antara Universitas Sebelas
Maret (UNS) dengan instansi tempat Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) dilaksanakan.
BAB II
FOCUS OF INTEREST
A. Deskripsi Institusi
1. Profil PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY
Berpusat pada PT Telekomunikasi Indonesia Tbk (PT Telkom) yang merupakan
salah satu perusahaan BUMN penyelenggara informasi dan telekomunikasi (Info Comm)
serta penyedia jasa dan jaringan telekomunikasi terlengkap di Indonesia. Khusus di
wilayah regional Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), PT Telkom yang
membawahinya adalah PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY, dimana unit ini
terbagi atas delapan area, yakni:
a. Area Semarang
Bertempat di Semarang, membawahi wilayah Kota dan Kabupaten Semarang
b. Area Kudus
Bertempat di Kudus, membawahi wilayah pemerintahan Kota dan Kabupaten,
seperti Demak, Kudus, Pati, Grobogan, dan Jepara
c. Area Salatiga
Bertempat di Salatiga, membawahi wilayah pemerintahan kota, Kabupaten
Salatiga, Kendal, Boyolali, dan Klaten
d. Area Solo
Bertempat di Solo, membawahi wilayah Kota dan beberapa Kabupaten di
sekitarnya, seperti Sukoharjo, Sragen, Karanganyar, dan Wonogiri
e. Area Magelang
Bertempat di Magelang, membawahi wilayah pemerintahan Kota dan Kabupaten
Magelang, Temanggung, Wonosobo, Purworejo, dan Kebumen
f. Area Yogyakarta
Bertempat di Yogyakarta, membawahi wilayah pemerintahan Kota dan
Kabupaten Yogyakarta, Muntilan, Gombong, Bantul, Sleman, Wonosari, dan
Wates
g. Area Purwokerto
Bertempat di Purwokerto, membawahi wilayah pemerintahan Kota dan
Kabupaten Purwokerto, Purbalingga, Wonosobo, Banjarnegara, dan Cilacap
h. Area Pekalongan
Bertempat di Pekalongan dan membawahi wilayah pemerintahan Kota dan
Kabupaten Pekalongan, Brebes, Tegal, Pemalang, dan Batang
Dalam menjalankan tugasnya, PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY
memiliki kaidah dan budaya perusahaan yang selalu dijunjung tinggi sebagai sebuah
perusahaan yang profesional. Budaya perusahaan ini, antara lain adalah:
a. Expertise
Adanya keahlian yang dicapai dari pengetahuan yang mendalam dan pengalaman
yang telah teruji.
b. Empowering
Berupaya memberdayakan pelanggan, mitra, dan karyawan dalam menampung
aspirasi mereka.
c. Assured
Adanya keyakinan dalam tindakan, nilai-nilai, serta jaringan yang meningkatkan
kepercayaan dan loyalitas.
d. Progressive
Progresif dan terdepan dalam teknologi, pemikiran, produk, dan costumer service.
e. Heart
Dengan hati senantiasa melayani kebutuhan pelanggan dalam semua yang
dilakukan.
(Sumber : Hasil wawancara dengan Rosidul Umam selaku GM PT Telkom UCS Regional IV)
2. Visi dan Misi PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY
a. Visi
“To become leading infocom player in the region”
Visi di atas memiliki maksud sebagai berikut:
Leading dalam makna performansi Telkom, antara lain pada aspek finansial,
pasar, dan sistem operasional yang lebih unggul dibandingkan dengan
operator-operator telekomunikasi lainnya di kawasan regional setempat.
Region, dalam lingkup kawasan regional Asia. Dalam hal ini, Telkom
berencana untuk melakukan perluasan ekspansi bisnis di wilayah Asia dan
secara selektif di kawasan-kawasan regional lainnya yang diperkirakan
memiliki peluang pertumbuhan bisnis yang pesat.
b. Misi
To provide on stop infocom services with excellent quality and competitive price
To be the role model as the Best Managed Indonesia Corporation
Misi di atas memiliki makna sebagai berikut:
Proses bisnis diarahkan guna mendukung penyediaan layanan satu pintu bagi
setiap segmen customer.
Kualitas layanan dikembangkan berdasarkan Telkom Quality System berbasis
standar internasional.
Berbagai produk, service, ataupun paket bundling dirancang khusus guna
memberika value yang paling optimal dengan pricing yang kompetitif bagi
setiap segmen pelanggan.
Telkom melakukan pengelolaan bisnis dengan menggunakan metode dan alat
bantu terbaik, dimana ini diterapkan oleh perusahaan-perusahaan kelas dunia
sehingga diharapkan dapat menjadi perusahaan terbaik di Indonesia dan role
model bagi perusahaan lainnya.
3. Logo dan Tagline PT Telkom
Secara lebih jelas, logo PT Telkom di atas memiliki makna sebagai berikut:
Tipografi dari logo PT Telkom dapat dijelaskan sebagai berikut:
Selain logo dan tipografi, tagline PT Telkom juga memiliki makna tersendiri,
yakni sebagai perusahaan Life Confident yang diharapkan mampu mengubah “beban
dunia” dan memungkinkan setiap orang mudah untuk mengakses, memahami, serta
belajar tentang dunia. Selain itu, tagline PT Telkom juga memungkinkan setiap orang
untuk berbuat lebih banyak terhadap dunia dan membawa dunia berada dalam
genggaman mereka.
4. Struktur Organisasi PT Telkom UCS Divisi Regional IV Jateng dan DIY
(Sumber :
Data PT
Telkom UCS
Regional IV)
4. Pu
bli
c
Relations PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY
a. Profil Public Relations PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY
Salah satu divisi dalam PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY adalah
Divisi Komunikasi (Regional Communication) atau yang kerap dikenal sebagai
Humas (Public Relations) dari PT Telkom. Awalnya, divisi ini terbagi menjadi tiga
bagian, yaitu bagian internal, bagian eksternal, dan bagian pemasaran. Namun, saat
ini, bagian internal dan eksternal telah tergabung menjadi satu sebagai Divisi
Komunikasi PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY. Sedangkan untuk bagian
marketing, tetap berdiri sendiri sebagai suatu divisi.
Dalam awal jobdesknya, Divisi Komunikasi tergabung dalam satu bagian
bersama Sekretariat Divisi (Sekdiv). Akan tetapi, dalam perjalanannya, Divisi
Komunikasi ini dirasa memiliki peranan yang lebih penting sehingga posisinya
diubah dan menjadi sejajar dengan Sekdiv. Divisi Komunikasi dipimpin oleh seorang
Office Manajer (OM) dan berada dalam pengawasan General Manajer (GM)—
seluruh kinerja dan kegiatan yang dilakukan wajib dilaporkan kepada GM.
b. Tanggung jawab dan Kewenangan Public Relations PT Telkom UCS Regional
IV Jateng dan DIY
Divisi Komunikasi atau Regional Communication memiliki tugas dan
tanggung jawab untuk mengkomunikasikan segala sesuatu terkait dengan informasi
perusahaan kepada publik, baik secara internal, maupun eksternal. Dalam lingkup
internal, Divisi Komunikasi membawahi seluruh bidang yang berkaitan dengan UCS
Divisi Regional IV. Di sisi lain, untuk lingkup eksternal, Divisi Komunikasi ini
membawahi hubungan ataupun relasi dengan konsumen, DPRD, wartawan, LSM, dan
lembaga-lembaga eksternal lainnya.
Secara lebih jelas, kerja Divisi Komunikasi sangat beragam. Secara internal,
Divisi Komunikasi melakukan aktivitas, seperti: Media Relations—Media Monitoring
dan Press Conference; Corporate Secretary—pendataan administratif; Employee
Relations, dan Penerbitan Dekstop. Sedangkan secara eksternal, Divisi Komunikasi
membawahi beberapa kegiatan, seperti: Event Planning and Publication—peliputan,
dokumentasi dan editing video; Media Relations—Press Conference; dan Community
Relations.
Selain itu, tugas dan tanggung jawab Divisi Komunikasi, antara lain adalah:
a. Memastikan adanya pemenuhan kebutuhan informasi internal serta eksternal
secara transparan dan bertanggung jawab sehingga hal ini dapat memberi
pengaruh positif pada corporate image melalui penyelengaraan pengendalian
dan program kerja dari fungsi Media Relations yang dilakukan oleh Divisi
Komunikasi. Tanggung jawab ini dijalankan dengan beberapa kewenangan
sebagai berikut:
Mereview dan mengusulkan rekomendasi penggunaan media komunikasi
internal dan eksternal.
Menetapkan Calendar of Event Divisi Komunikasi internal dan eksternal.
Menetapkan content yang nantinya akan dikomunikasikan ke pihak
internal dan eksternal, serta media yang digunakan.
Menentukan kepastian penerimaan atau penolakan kunjungan dari pihak
luar dan kemudian mengkoordinasikannya dengan unit terkait.
Menetapkan keikutsertaan, materi, jadwal, dan prioritas dalam
penyelenggaraan pameran oleh pihak luar.
Melibarkan lingkungan internal Telkom dalam penyelenggaraan event
komunikasi, baik sebagai penyelenggara ataupun sebagai peserta.
Indikator dari tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh Divisi
Komunikasi ini, antara lain memuat akseptabilitas GM yang tepat sasaran,
tepat content, tepat anggaran, dan tepat prioritas; Informasi press release yang
akurat dan valid; Jumlah pemberitaan yang sekiranya merugikan Telkom;
adanya rekomendasi terhadap hasil evaluasi komunikasi; efektivitas dan
efisiensi pelaksanaan event (internal dan eksternal); serta efektivitas
komunikasi dalam tubuh internal.
b. Memastikan terciptanya kepedulian perusahaan terhadap nilai-nilai dan
fenomena sosial melalui penyelenggaraan pengendalian dan program kerja
dari fungsi komunikasi serta iklan layanan masyarakat. Tugas dan tanggung
jawab di ini dilaksanakan oleh Divisi Komunikasi dengan beberapa
kewenangan sebagai berikut:
Mereview dan mengusulkan rekomendasi media iklan layanan
masyarakat.
Menetapkan content yang akan dikomunikasi dalam iklan layanan
masyarakat.
Mengusulkan program apresiasi dari figure-figur berprestasi di lingkungan
UCS Divisi Regional IV.
Melaksanakan hubungan formal dan informal dengan pemerintah.
Indikator yang dalam ditampilkan antara lain adalah mengenai akseptabilitas
GM yang tepat sasaran, tepat content, tepat anggaran, dan tepat prioritas;
adanya kualitas hubungan dengan pemerintah setempat; serta kecepatan dan
ketepatan respon terhadap suatu kegiatan atau kejadian.
c. Memastikan terintegrasinya program pembentukan corporate image, promosi
produk, costumer education, serta adanya sosialisasi kebijakan perusahaan
kepada masyarakat melalui penyelenggaraan pengendalian dan program kerja
dari fungsi Sponsorship (semacam pameran di UCS Regional IV) yang
berjalan secara efektif. Sesuai dengan tugas Divisi Komunikasi poin ini,
kewenangan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:
Mereview dan mengusulkan penyelenggaraan pameran.
Menetapkan keikutsertaan, materi, jadwal, dan prioritas dalam
penyelenggaraan pameran oleh pihak luar.
Melibarkan lingkungan internal dari Telkom dalam penyelenggaraan
pameran—sebagai penyelenggara.
Membuat informasi press release yang tepat.
Akurasi jumlah pemberitaan yang sekiranya merugikan Telkom
Merekomendasi terhadap hasil evaluasi komunikasi.
Efektivitas dan efisiensi terhadap pelaksanaan event.
Efektivitas komunikasi internal.
Mengkoordinasi pemanfaatan sponsorship.
Terkait tugas dan kewenangan di atas, adanya performance indicators dapat
dilihat dari efektivitas pelaksanaan pameran yang tepat sasaran, tepat prioritas,
tepat anggaran, dan tepat content.
B. Tinjauan Pustaka
1. Definisi Public Relations
Berbicara mengenai istilah Public Relations (PR), konsep ini tentunya kerap
diidentifikasikan sebagai sales, seseorang yang menerima tamu, mengatur wartawan,
mengliping, ataupun seorang petugas pengantar surat. Namun, pada kenyataannya,
makna PR tidaklah demikian. Keberadaan seorang PR sangat diperlukan dalam sebuah
organisasi guna menunjang manajemen dengan tujuan untuk mencapai tujuan organisasi
secara efektif dan efisien. Dalam pelaksanaannya pun, PR memposisikan diri lebih
kepada proses keterampilan dalam membina hubungan antarmanusia, baik secara
internal, maupun eksternal organisasi guna mencegah timbulnya masalah dalam
organisasi tersebut (bersifat preventif). (Effendy, 1993)
Public Relations berkembang dalam konsep Humas modern yang diprakarsai oleh
Ivy Lee dalam publicity officenya. PR tidak hanya memfasilitasi adanya relation secara
internal, melainkan juga secara eksternal. Dalam pengertiannya, PR dimaknakan dalam
tiga macam, yakni PR sebagai aktivitas, PR sebagai profesi, dan PR sebagai lembaga.
Sebagai aktivitas komunikasi, PR memuat empat kegiatan, seperti: penelitian yang
didahului penemuan, analisis, pengolahan data, dan lain sebagainya; perencanaan yang
direncanakan; pelaksanaan yang tepat; serta evaluasi, penilaian setiap tahap, serta
evaluasi keseluruhan. Selain itu, aktivitas dalam kinerja PR mengindikasikan bahwa
proses komunikasi yang ada dalam organisasi dapat dilaksanakan dengan memperhatikan
beberapa aspek sebagai berikut:
a. Komunikasi yang dilakukan berlangsung dua arah secara timbal balik.
b. Kegiatan yang dilakukan terdiri dari penyebaran informasi, pelaksanaan persuasi,
dan pengkajian opini publik.
c. Tujuan yang akan dicapai adalah tujuan organisasi itu sendiri.
d. Sasaran yang dituju adalah publik, baik publik internal maupun eksternal.
e. Efek yang diharapkan adalah dapat terjadinya hubungan harmonis antara
organisasi dengan publik atau khalayak di sekitarnya. (Effendy, 1993: 95)
Hugo A. de Roode dalam bukunya berjudul Public Interne en externe
Communicatie voor Organisatie en beleid, menyatakan bahwa di Belanda, PR merupakan
sebagai profesi, dimana pada abad ke-19, profesi ini adalah cabang ilmu mandiri dan
dikembangkan secara ilmiah dan terus-menerus. Selanjutnya, di Amerika, PR mulai
diajarkan di universitas pada tahun 1925 dan kemudian melahirkan seorang guru besar
PR di Nederland pada tahun 1978.
Pernyataan senada juga disampaikan oleh L. Roy Blumenthal dalam The Practice
of Public Relations. Blumenthal menyatakan bahwa PR merupakan sebuah profesi yang
memuat seni ataupun kemampuan dari seseorang dalam membina, mengolah, ataupun
memanajemen suatu organisasi. Dalam konteks sebagai profesi, PR memerlukan
keterampilan mendalam tentang bagaimana cara berkomunikasi yang baik dan benar—
aktivitas komunikasi, terampil dalam menulis dan mencitrakan diri, menarik perhatian,
serta memiliki control access dan body of knowledge yang baik.
Selanjutnya, PR sebagai lembaga, hal ini berkaitan dengan posisi PR sebagai
sebuah state of being, dimana PR merupakan lembaga atau divisi sentral dari berbagai
aktivitas komunikasi dalam organisasi (perusahaan). Pengorganisasian struktur dalam
divisi PR harus jelas sehingga dalam pembagian tugasnya pun dapat tersegmentasi dan
dilaksanakan dengan baik sesuai tanggung jawab masing-masing, tetapi masih terikat
dalam satu kesatuan divisi komunikasi dalam organisasi.
Terkait dengan uraian di atas, definisi Public Relations nyatanya masih beragam.
Dalam hal ini, belum dapat dinyatakan secara jelas makna PR yang sebenarnya,
mengingat banyaknya pengertian tentang PR itu sendiri. Berikut adalah pendapat
beberapa ahli mengenai definisi dari PR.
a. Bertrand R. Canfield
Public Relations dinyatakan sebagai falsafah manajemen yang dapat memberikan
prioritas utama bagi kepentingan masyarakat dalam setiap keputusan dan
tindakan.
b. Howard Bonham
Public Relation diartikan sebagai sebuah seni dalam menciptakan pengertian
publik yang lebih baik, serta memperdalam kepercayaan publik terhadap
seseorang ataupun organisasi.
c. Dr. Rex Harlow
Public Relations dipandang sebagai fungsi manajemen khas yang mampu
mendukung pemeliharaan jalur bersama organisasi dengan publik, yakni terkait
komunikasi, pengertian, penerimaan, dan kerjasama yang melibatkan manajemen
dalam persoalan sehingga mampu mengetahui opini dari publik. Selebihnya, PR
dinyatakan sebagai pendukung manajemen dan berusaha memanfaatkan
perubahan yang ada secara efektif.
Berdasarkan beberapa pendapat ahli di atas, dapat disimpulkan sebuah pengertian
PR oleh Institute Public Relations of Association (IPRA) bahwa PR sebagai fungsi
manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dilaksanakan terus-menerus, dimana
lembaga yang bersifat umum dan pribadi berupaya untuk memperoleh serta memberi
pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang diduga berhubungan dengan
bagaimana cara menilai opini publik. Dalam tujuannya, PR berupaya untuk
menghubungkan adanya kebijaksanaan dengan ketatalaksanaan guna mencapai kerjasama
dalam melaksanakan kepentingan bersama yang lebih efisien melalui proses perencanaan.
2. Peran dan Fungsi Public Relations
Adanya saling pengertian menjadi salah satu peran utama seorang PR dalam
mengenal dan mengetahui pribadi antar anggota dalam organisasi. Analoginya, PR
merupakan perwakilan dari sebuah organisasi yang diharapkan mampu menjalankan
tugas dalam mencapai tujuan ataupun visi yang telah digariskan. Sehubungan dengan
beberapa definisi PR di atas, dapat diketahui tujuan pokok dari PR yang sebenarnya,
yakni:
a. Membentuk dan memlihara terjadinya saling pengertian.
b. Menjaga dan membentuk keadaan yang saling percaya.
c. Memelihara dan menjalin kerjasama.
Terkait dengan kinerja PR dalam perusahaan, dapat dikatakan PR memiliki
banyak ranah lingkup kerja (jobdesk) yang tentunya menjadikan fungsi PR menjadi
semakin beragam. Sesuai dengan cakupannya, lingkup kerja PR dalam perusahaan dapat
dibagi menjadi beberapa jenis, antara lain adalah: publisitas; pemasaran; public affairs;
manajemen isu; lobi; serta hubungan dengan investor.
Dalam menjalankan tugasnya, PR menjadi sebuah bagian yang memiliki fungsi
tersendiri bagi perusahaan atau organisasi. Guna menunjang fungsi manajemen, PR
berfungsi untuk menciptakan komunikasi secara dua arah, melayani publik, serta
memberikan masukan kepada pemimpin perusahaan. Selebihnya, Bertrand R. Canfield
dalam Public Relations, Principles, and Problems, menyatakan beberapa fungsi PR,
yakni:
a. Mengabdi kepada kepentingan umum.
b. Memelihara komunikasi yang baik.
c. Menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik.
3. Corporate Public Relations
Corporate Public Relations (CPR) adalah salah satu bidang PR yang berkaitan
dengan kegiatan dan keahlian PR secara murni. Posisi CPR merupakan bidang yang
digunakan untuk membantu tugas Marketing Public Relations (MPR) dalam menjalankan
kegiatannya dalam ranah marketing. Konsep CPR dalam perusahaan bisa dikatakan
adalah sebagai staf khusus yang secara langsung berada di bawah CEO atau Direktur
Utama, dan memiliki level secara korporat dalam perusahaan.
Ruang lingkup kerja CPR adalah mengelola dan mengorganisasi hubungan
perusahaan (korporat) dengan lingkungannya, baik secara internal, maupun eksternal.
Hubungan ini meliputi hubungan dengan pemerintah, hubungan dengan komunitas,
hubungan dengan media, hubungan dengan karyawan, hubungan dengan para pemimpin
opini, hubungan dengan akademisi, serta hubungan dalam mengatasi krisis yang terjadi
dalam perusahaan.
Secara lebih nyata, hubungan dengan pemerintah yang dikelola oleh CPR, antara
lain adalah melakukan lobi, mempercepat perizinan, serta memperoleh dukungan moril
dan izin legal lainnya. Untuk hubungan dengan komunitas, CPR bertugas mengatasi
polusi, keamanan, dan fasilitas sosial. Selebihnya, untuk konsep relasi dengan media,
CPR bertugas untuk membuat press release, press conference, media tour, melakukan
interview, serta mengelola jurnalisme foto.
Dalam lingkungan internal perusahaan, CPR menjalankan tugasnya untuk
menjalin relasi yang baik dengan setiap karyawan. Sebagai manajer komunikasi, CPR
berkewajiban untuk mengatasi segala permasalahan yang berkaitan dengan moral kerja,
citra karyawan, budaya perusahaan, serta kegiatan yang dilakukan oleh karyawan. Selain
itu, CPR juga bertanggung jawab dalam mengelola hubungan dengan para stakeholder,
bank, pemimpin opini, serta akademisi. Hal ini sangat diperlukan guna mengantisipasi
terjadinya krisis, ataupun mencegah meluasnya krisis dan penurunan dalam perusahaan.
4. Tugas Public Relations
Dalam menjalankan aktivitasnya, Public Relations (PR) memiliki banyak
kegiatan (pekerjaan) yang sangat beragam. Menurut Frank Jefkins, beragam kegiatan ini,
antara lain adalah:
a. Menyusun serta mendistribusikan siaran berita (news release), foto-foto, dan
berbagai artikel untuk konsumsi kalangan media massa.
b. Mengorganisasi konferensi pers, acara resepsi, dan kunjungan kalangan media
massa ke organisasi atau perusahaan.
c. Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama bagi kalangan media
massa.
d. Mengatur wawancara antara kalangan pers (media cetak), radio ataupun televisi
dengan pihak manajemen.
e. Memberikan penerangan singkat kepada fotografer, dan kemudian membentuk
serta mengelola sebuah perpustakaan foto.
f. Mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal, seperti kaset rekaman
video, slide untuk presentasi, majalah dinding, dan sebagainya.
g. Menyunting serta memproduksi jurnal eksternal untuk konsumsi para distributor,
para pemakai jasa atau produk perusahaan, serta konsumen langsung.
h. Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan, seperti literatur pendidikan, sejarah
perusahaan, laporan tahunan, literatur pelantikan pegawai baru, aneka poster, dan
sebagainya.
i. Mempersiapkan berbagai bentuk instrumen audio-visual, seperti lembaran slide
untuk presentasi dan kaset rekaman video, termasuk di dalamnya melaksanakan
distribusi, penyusunan katalog, serta pameran.
j. Mempersiapkan dan mengatur acara pameran, menjalankan eksibisi PR, serta
menyediakan berbagai macam materi yang diperlukan.
k. Mempersiapkan dan memlihara berbagai bentuk identitas perusahaan, seperti logo
perusahaan, termasuk komposisi, warna, tipografi, hiasan, pengaturan jenis
kendaraan dinas, pakaian pegawai, dan sebagainya.
l. Menangani berbagai acara sponsor yang berkaitan dengan kegiatan PR.
m. Mengelola hal-hal yang berkaitan dengan berbagai kunjungan, seperti fasilitas
penerbangan atau pelayaran, pengurusan tiket, persiapan akomodasi, tour, dan
lain-lain.
n. Mengikuti rapat-rapat penting yang diselenggarakan oleh dewan direksi dan
pimpinan perusahaan, serta rapat-rapat terbatas yang diadakan oleh kepala
departemen produksi, pemasaran, penjualan, ataupun bagian lainnya.
o. Mengikuti konferensi khusus yang diadakan oleh divisi penjualan, serta terlibat
dalam pertemuan-pertemuan para agen.
p. Mewakili perusahaan dalam pertemuan asosiasi dagang atau bisnis.
q. Menjalin relasi dengan konsultas PR eksternal jika perusahaan atau organisasi
merekrut mereka.
r. Melatih segenap staf PR.
s. Mempersiapkan survey-survei pendapat dan berbagai macam penelitian lainnya.
t. Mengawasi tugas-tugas periklanan—berkaitan dengan biro iklan—bila fungsi
periklanan memang dibebankan kepada departemen PR.
u. Berhubungan baik dengan kalangan politisi dan birokrat.
v. Mengatur penyelenggaraan acara-acara resmi, seperti peresmian bangunan baru,
termasuk mengatur para tokoh penting, tamu undangan, dan kalangan media
massa yang datang untuk meliput.
w. Mengatur acara kunjungan para pejabat penting, tamu kehormatan, ataupun tokoh
asing yang berkunjung ke perusahaan.
x. Mengadakan perayaan seratus tahun perusahaan, pemberian penghargaan dari
pemerintah kepada perusahaan atas prestasi di bidang industri atau bidang-bidang
lainnya.
y. Mengorganisasikan umpan balik dari berbagai sumber informasi, baik melalui
kliping koran atau majalah, berita-berita radio dan televises, serta memantau
berbagai bentuk laporan dari luar.
z. Menganalisis umpan balik dan mengevaluasi hasil dari upaya untuk mencapai
suatu tujuan.
Berdasarkan tugas-tugas PR di atas, salah satu poin utama dalam tugas pokok
seorang PR adalah berhubungan atau menjalin relasi dengan media. Dalam hal ini, relasi
dengan media dapat dijalin melalui Media Relations.
Berangkat dari pertumbuhan jumlah media massa yang sangat pesatnya, hal ini
memudahkan aktivitas Media Relations seorang PR dalam pemilihan media yang
dianggap sesuai dengan target khalayaknya. Namun, di satu sisi, praktisi PR diharuskan
mampu mengamati perkembangan media, target sasaran, serta isu-isu yang berkembang
di masyarakat secara kontinyu.
Adanya hubungan Media Relations yang efektif merupakan hubungan yang
mampu menghasilkan benefit bagi kedua pihak, yakni bagi perusahaan—diwakili oleh
PR—dengan media massa. Asumsinya, bagi sebuah perusahaan ataupun organisasi,
media massa dianggap memiliki penanan penting dalam penyebaran informasi kepada
masyarakat, juga pada pemerintah (pejabat-pejabat pemerintah) dan dalam pembentukan
pendapat umum. (Rachmadi, 1992: 54). Munculnya informasi yang disampaikan media
massa dinilai masyarakat memiliki kredibilitas tinggi sehingga apa yang diungkapkan
merupakan sebuah kebenaran yang ada di masyarakat. Selain itu, informasi tersebut juga
mampu mempengaruhi pikiran, perasaan, sikap, serta perilaku manusia.
Dalam posisinya, perusahaan ataupun organisasi memerlukan media massa dalam
penyampaian pesan kepada khalayak luas dan berharap publikasinya dapat membangun
persepsi serta opini yang positif dari khalayak. Konteksnya, adanya Media Relations
antara perusahaan dengan media massa merupakan salah satu langkah guna memperoleh
penghargaan masyarakat berupa reputasi (image) yang baik melalui pembrandingan
(citra) yang diciptakan.
Secara lebih jelas, Media Relations (Press Relations) diartikan sebagai usaha
untuk mencapai publikasi atau penyiaran maksimum atas suatu pesan atau informasi
Humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari
organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. (Jefkins, 2000: 78) Maksimum, dalam hal
ini berkaitan dengan jumlah media yang menyiarkan, penyampaian informasi secara
lengkap, serta informasi berada pada posisi yang strategis sehingga mudah diserap oleh
khalayak. Sam Black dan Melvin L. Sharpe (1996) menyatakan Media Relations lebih
mengarah kepada hubungan antara organisasi dengan media, dalam artian hubungan
antara suatu organisasi dengan pers, radio, televisi, secara dua arah (win win solutions).
Berdasarkan pernyataan dua tokoh di atas, Media Relations dapat dikatakan
sebagai aktivitas PR atau Humas untuk menjalin pengertian dan hubungan baik dengan
media massa, dalam rangka penyampaian publikasi organisasi yang maksimal serta
berimbang (balance). (Wardhani, 2008) Bentuk publikasi yang dimaksud adalah segala
informasi berupa berita, artikel, dan karangan khas (human interest) yang telah disiarkan
oleh media massa.
Sesuai dengan konsep Lawrence dan Dennis L. Wilcox, adanya publisitas
perusahaan atau organisasi tidak memerlukan pembayaran atas penggunaan ruang-ruang
di media massa. Hal ini didukung oleh Frank Jefkins yang menganalisisnya dari segi
dampak, bahwa publisitas yang ada merupakan dampak dari penyampaian informasi yang
mampu menimbulkan sebuah citra. Bentuk publikasi ini pun tidak dapat dikontrol oleh
organisasi atau perusahaan, melainkan harus melalui gate keeper, seperti reporter dan
editor guna diseleksi, apakah publisitas ini akan ditolak atau diterima.
Bentuk-bentuk dari publikasi yang dapat dibuat oleh perusahaan, antara lain
adalah berita rutin (konferensi, pameran seni, dan pertemuan); feature (berisi konten
tentang aktivitas sosial perusahaan); dan artikel yang berkaitan dengan wacana yang
digulirkan oleh perusahaan untuk memperoleh tanggapan dari publik. Sehubungan
dengan bentuk-bentuk publikasi ini, aktivitas Media Relations (dalam Wardhani, 2008)
terkait dengan pembuatan publikasi, antara lain dapat dilakukan melalui beberapa
kegiatan, yaitu:
a. Pengiriman siaran pers
b. Menyelenggarakan konferensi pers
c. Menyelenggarakan Media Gathering
d. Menyelenggarakan perjalanan pers
e. Menyelenggarakan special events
f. Menyelenggarakan wawancara khusus
g. Menjadi narasumber media
C. Pelaksanaan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)
1. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)
Kegiatan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) penulis laksanakan selama kurang
lebih satu bulan, yakni dimulai pada tanggal 02 Juli 2012 dan berakhir pada tanggal 02
Agustus 2012. Untuk tempat pelaksanaan KKK adalah di PT Telkom Indonesia Tbk Unit
Consumer Service (UCS) Divre IV Jateng dan DIY. PT Telkom UCS Divisi Regional
Jateng dan DIY terletak di Jalan Pahlawan No. 10 Semarang, 50241, Telepon (024)
8303900, (024) 8302006, dan website http://www.telkom.co.id atau http://www.telkom-
indonesia.com.
Sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dengan status Terbuka
(Tbk), PT Telkom memiliki lima hari kerja, yakni dari hari Senin sampai hari Jumat,
dengan jam kerja yang dimulai pada pukul 08.00 WIB sampai 17.00 WIB. Namun, tidak
menutup kemungkinan ketika ada libur hari besar (Nasional), PT Telkom tetap
memberikan kesempatan bagi karyawannya untuk libur. Begitu pula ketika ada beberapa
event atau kegiatan yang dilaksanakan di luar hari dan jam kerja, maka PT Telkom juga
mewajibkan seluruh karyawan serta peserta magang untuk menghadirinya.
2. Bidang Pelaksanaan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)
Selama pelaksanaan Kuliah Kerja Komunikasi (KKK), mulai dari awal sampai
berakhirnya kegiatan KKK, penulis ditempatkan pada sebuah divisi, yakni Divisi
Regional Communication (Reg. Comm) yang merupakan bagian PR atau Humas PT
Telkom UCS Divre IV Jateng dan DIY. Divisi ini merupakan spesialisasi dituju penulis
dan sesuai dengan bidang yang penulis pelajari dalam perkuliahan.
Di bagian Regional Communication ini, penulis banyak belajar mengenai
bagaimana cara mengaplikasikan teori ke dalam konteks praktik PR secara nyata. Mulai
dari bagaimana cara melakukan Media Monitoring, analisis berita, mempersiapkan Press
Conference, pendokumentasian beberapa kegiatan, serta pendataan berkas.
3. Kegiatan Selama Kuliah Kerja Komunikasi (KKK)
Dalam Kuliah Kerja Komunikasi (KKK) yang dilaksanakan selama kurang lebih
satu bulan ini, beberapa aktivitas yang dilakukan oleh penulis secara garis besar merujuk
pada kegiatan Media Relations, Corporate Secretary, dan peliputan event oleh Regional
Communication. Beberapa kegiatan ataupun aktivitas ini, dapat dijelaskan sebagai
berikut:
a. Media Relations
Media Monitoring
Kegiatan rutin setiap pagi yang dilakukan penulis di PT Telkom UCS
Divre IV Jateng dan DIY adalah Media Monitoring. Dalam Media Monitoring
ini, penulis melakukan checklist surat kbar dan Press Clipping dengan cara
membaca semua koran serta mencari beberapa informasi yang terkait dengan
perusahaan, kemudian dikliping pada format lembar yang telah tersedia.
Untuk periode koran atau surat kabar yang dibaca disesuaikan dengan waktu
(hari) kapan surat kabar datang. Selain itu, beberapa surat kabar yang
dikliping antara lain adalah: Bisnis Indonesia, Kompas, Kedaulatan Rakyat,
Suara Merdeka, Jawa Pos, Radar Semarang, Seputar Indonesia, Republika,
Warta Jateng, dan Wawasan.
Kliping yang telah ditempel kemudian dianalisis dan dibagi menjadi
dua tipe, yaitu Morning Issue (MI) dan Resume Competitor (RC). MI adalah
tipe kliping yang berkaitan dengan informasi atau pemberitaan tentang
internal perusahaan. Sebaliknya untuk RC, tipe kliping ini adalah kliping yang
berkaitan dengan informasi atau pemberitaan eksternal perusahaan, salah
satunya adalah competitor.
Setelah dikelompokkan menjadi MI dan RC, masing-masing tipe
kemudian disunting kembali dan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu berita,
iklan, artikel, surat pembaca, counter, dan informasi. Selanjutnya, data yang
diperoleh melalui pembagian tersebut disalin ke dalam data softfile komputer.
Terkhusus untuk iklan, baik MI maupun RC, tarif iklan masing-masing media
dihitung dan disalin pula dalam data komputer. Langkah terakhir adalah
menchecklist kembali rekapan kliping sesuai dengan jenis-jenis dalam
masing-masing surat kabar. Checklist tersebut dilakukan secara rutin per hari
dan kemudian direkap keseluruhan selama satu bulan. Selebihnya, untuk
beberapa data informasi yang sekiranya perlu digandakan, penulis juga
bertugas untuk memfotokoppi data tersebut.
Selain melakukan Press Clipping dan analisis isi media, penulis juga
merekap beberapa nama jurnalis media yang meliput berita tentang Telkom
untuk lingkup wilayah Jateng dan DIY. Hal ini merupakan otoritas dari
Telkom untuk memberikan penghargaan terhadap masing-masing jurnalis
tersebut.
Persiapan Press Conference
Dua hari pasca penulis berkegiatan di PT Telkom UCS Divre IV
Jateng dan DIY, terjadi sedikit krisis terkait dengan permasalahan konsleting
(arus pendek) pada salah satu ruang panel (baterai) di PT Telkom.
Sehubungan dengan hal ini, pihak Telkom berupaya melakukan manajemen
krisis, penanganan dini, dan pemonitoringan media melalui Press Conference.
Press Conference dilakukan dan diorganisasi oleh bagian Regional
Communication, divisi dimana penulis melakukan KKK.
Melalui Officer Manager (OM) Regional Communication, yakni
Widiyoko Sugeng Waruju, Press Conference dapat dikelola dengan baik.
Dalam Press Conference yang dilaksanakan di Ruang Rapat ini, penulis
membantu persiapan dengan memonitoring beberapa wartawan (jurnalis)
melalui penyediaan presensi dan konsumsi bagi jurnalis. Selanjutnya, pasca
Press Conference dilaksanakan, penulis bersama anggota Divisi Regional
Communication lainnya melakukan briefing dan evaluasi tentang kejadian
tersebut.
Media Tracking (Online)
Pada dasarnya, Media Tracking merupakan salah satu bagian dari
kegiatan Media Monitoring yang dilakukan oleh seorang PR dalam
perusahaan. Terkait dengan briefing dan evaluasi tentang kejadian konsleting
di salah satu ruang panel PT Telkom UCS Divre Jateng dan DIY, penulis
bersama rekan-rekan magang lain melakukan Media Tracking (online) tentang
pemberitaan media sehubungan dengan kejadian tersebut.
Dalam Media Tracking yang telah dilakukan, diperoleh beragam
pemberitaan mengenai kejadian konsleting ini. Selanjutnya, data yang
diperoleh berdasarkan kegiatan Media Tracking ini dikumpulkan, direkap,
didata, dianalisis, dan dilaporkan kepada OM Regional Communication.
Selain itu, beragam data tracking online yang diperoleh disimpan untuk
kemudian dikliping dan dijadikan berkas tersendiri sebagai dokumen penting.
Merekap berita
Penulis merekap beberapa pemberitaan media yang berkaitan dengan
Telkom Group, terutama PT Telkom UCS Divre IV Jateng dan DIY. Salah
satu pemberitaan media yang direkap penulis adalah tentang kejadian
konsleting pada salah satu ruang panel (baterai) PT Telkom UCS Divre IV
Jateng dan DIY. Selain itu, penulis juga sempat merekap berita beberapa
bulan lalu, yakni tentang Konser Kahitna bersama Rick Price di Yogyakarta.
b. Corporate Secretary
Sebenarnya, Corporate Secretary merupakan tugas administratif yang
secara keseluruhan dilaksanakan oleh sekretaris atau peserta PKL dari SMK.
Namun, dalam melaksanakan kegiatan KKK, penulis juga membantu beberapa
tugas administratif kesekretariatan tersebut. Tugas-tugas ini antara lain adalah:
Mendata beberapa berkas pengajuan magang, PKL, Prakerin, KP, Geladi,
ataupun Riset.
Memfotokopi (menggandakan) berkas pengajuan magang PKL, Prakerin, KP,
Geladi, ataupun Riset.
Mengkonfirmasi beberapa berkas pengajuan magang PKL, Prakerin, KP,
Geladi, ataupun Riset.
Membantu mempersiapkan beberapa keperluan peserta yang akan
melaksanakan magang PKL, Prakerin, KP, Geladi, ataupun Riset.
Membantu menerima tamu yang memiliki keperluan magang PKL, Prakerin,
KP, Geladi, ataupun Riset.
c. Peliputan Event
Liputan event
Dalam menjalankan tugasnya, penulis tidak hanya melakukan Media
Monitoring ataupun pengklipingan. Dalam beberapa kesempatan, penulis juga
melakukan liputan tentang beberapa event yang dilaksanakan oleh PT Telkom
UCS Divre IV Jateng dan DIY. Event-event yang sempat diliput oleh penulis,
antara lain adalah:
Acara Sarasehan Jurnalis Ramadhan 2012 bertajuk “Gerakan Santri
Menulis”, Rabu, 25 Juli 2012, di Masjid Agung Jawa Tengah (MAJT)
Semarang. Acara ini merupakan kegiatan kerjasama antara PT Telkom
UCS Divre IV Jateng dan DIY dengan Suara Merdeka Group.
Sharing Session Implementation Motion bersama General Manager
(GM) UCS Divre IV Jateng dan DIY, Rabu, 01 Agustus 2012, di
Learning Centre Telkom.
Rapat Ruting bersama General Manager (GM) UCS Divre IV Jateng
dan DIY, Rabu, 01 Agustus 2012, di Lantai 3 Gedung Telkom.
Dalam liputan ini, penulis bersama rekan-rekan magang melakukan
pendokumentasian gambar serta mencatat beberapa informasi penting terkait
dengan kegiatan yang dilaksanakan dalam event. Hal ini diperlukan guna
menunjang beberapa kegiatan penulis selanjutnya, salah satunya adalah untuk
membuat skrip Voice Over (VO) dalam proses pembuatan video.
Dokumentasi event
Sehubungan dengan liputan event yang dilakukan oleh penulis, penulis
juga melakukan pendokumentasian event dalam setiap liputan yang dilakukan
tersebut. Pendokumentasian event dilakukan oleh penulis dengan
menggunakan beberapa alat bantu, seperti kamera DSLR dan handycam.
Selebihnya, selain beberapa event dalam liputan yang dilaksanakan oleh PT
Telkom UCS Divre IV Jateng dan DIY, kegiatan lain yang juga
didokumentasikan oleh penulis acara senam pagi bersama karyawan Telkom,
yang rutin dilaksanakan seminggu sekali, yakni pada Hari Jumat pagi, pukul
07.00 WIB.
Membuat teks Voice Over (VO)
Pasca melakukan liputan tentang Sarasehan Jurnalis Ramadhan 2012
di Masjid Agung Jawa Tengah (MAJT), penulis juga membuat teks atau skrip
untuk keperluan Voice Over (VO) dalam editing video yang akan dibuat. Hasil
akhir video ini kemudian diarsipkan dan diupload dalam web khusus Telkom.
Take Voice Over (VO)
Dalam kegiatannya, penulis melakukan take Voice Over (VO) untuk
beberapa event yang dilaksankan oleh Telkom. Untuk Voice Over (VO)
beberapa event yang diisi oleh penulis, antara lain adalah:
Khitanan Massal, yang dilaksanakan pada 30 Juni 2012, di Yakes,
Jalan Sriwijaya, Semarang.
Indigopreneur, yang dilaksanakan pada 04 – 05 Juli 2012, di Hotel
Gripta, Kudus.
Penghargaan Satria Brand Award oleh Suara Merdeka Group, yang
dilaksanakan pada 11 Juli 2012, di Ballroom Gumaya Tower Hotel,
Jalan Gajahmada, Semarang.
Sarasehan Jurnalis Ramadhan 2012 bertajuk Gerakan Santri Menulis,
yang dilaksanakan pada 25 Juli 2012, di Masjid Agung Jawa Tengah
(MAJT) Semarang.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Melalui Kerja Praktik Komunikasi (KKK) yang telah dilaksanakan di PT Telkom
UCS Regional IV Jateng dan DIY, penulis mendapatkan banyak sekali ilmu dan pengalaman,
terutama di bidang Public Relations (PR), sesuai dengan divisi ataupun bidang yang penulis
ambil dalam kegiatan KKK nya.
Dengan terselesaikannya KKK yang telah berjalan selama satu bulan, penulis menjadi
lebih paham dan mengenal dunia kerja PR yang sesungguhnya. Selain itu, penulis juga dapat
mengaplikasikan segala ilmu dan teori yang telah diperoleh di perkuliahan dalam kerja nyata
PR di lapangan. Sehubungan dengan hal tersebut, beberapa poin kesimpulan yang dapat
diambil oleh penulis, antara lain adalah:
1. Bidang Public Relations (PR) PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY memiliki
nama lain sebagai Divisi Komunikasi. Divisi ini sudah ada sejak berdirinya PT
Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY, dan awalnya terdiri dari tiga bagian, yaitu
bagian internal, bagian eksternal, dan bagian pemasaran. Namun, saat ini, Divisi
Komunikasi—dikenal sebagai Regional Communication—merupakan gabungan dari
divisi internal dan eksternal. Selain itu, mengingat pentingnya peran dan fungsi dari
Divisi Komunikasi yang ada, maka posisi dari divisi ini menjadi sejajar dengan
Sekretaris Divisi dan secara langsung berada di bawah pengawasan General Manager
(GM) PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY.
2. Peran Regional Communication di PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY
adalah meliputi bagian internal dan eksternal di UCS Regional IV. Secara internal,
Divisi Komunikasi melakukan aktivitas, seperti: Media Relations—Media Monitoring
dan Press Conference; Corporate Secretary—pendataan administratif; Employee
Relations, dan Penerbitan Dekstop. Sedangkan secara eksternal, Divisi Komunikasi
membawahi beberapa kegiatan, seperti: Event Planning and Publication—peliputan,
dokumentasi dan editing video; Media Relations—Press Conference; dan Community
Relations.
3. Regional Communication selalu menjalin komunikasi, koordinasi, dan hubungan
kerjasama yang baik dengan berbagai pihak sehingga dalam menjalankan fungsi serta
proses kerjanya, konsep-konsep ke-PR an dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.
B. Saran
Terkait dengan kegiatan Kuliah Kerja Praktik Komunikasi yang dilaksanakan penulis
di PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY, ada beberapa saran yang mungkin dapat
dijadikan pertimbangan. Saran-saran ini, antara lain adalah:
1. Secara umum, PT Telekomunikasi Indonesia Tbk adalah salah satu BUMN yang
memiliki citra dan reputasi baik di mata masyarakat. Untuk itu, secara khusus, PT
Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY diharapkan turut mampu menjaga citra dan
reputasi baik ini, salah satunya adalah dengan menunjukkan keprofesionalitasan
kinerja serta senantiasa menjalin hubungan yang baik dengan lingkungan internal dan
eksternal perusahaan.
2. Pada dasarnya, Divisi Komunikasi PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY
telah memiliki modal dan sumber daya yang baik untuk menjalankan tugasnya.
Namun, tidak ada salahnya ketika diadakan perekrutan karyawan baru
berlatarbelakang PR atau Humas di dalam Divisi Komunikasi ini. Hal tersebut
dimaksudkan agar kinerja dari divisi terkait bisa berjalan secara lebih optimal lagi.
3. Diharapkan para peserta magang, PKL, ataupun Prakerin yang ditempatkan di Divisi
Komunikasi dapat lebih diikutsertakan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh
PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY. Hal ini bertujuan untuk menjalin
hubungan mutualisme di antara perusahaan dan peserta magang, PKL, atau Prakerin.
Di satu sisi, perusahaan secara tidak langsung dapat menambah sumber daya manusia
dalam melaksanakan kegiatannya. Sebaliknya, para peserta magang, PKL, atau
Prakerin pun dapat lebih mengaplikasikan serta mengimplementasikan segala ilmu
dan pengetahuan yang diterima di perkuliahan dalam kegiatan PR di lapangan.
4. Dirasa keberadaan Divisi Komunikasi sangatlah penting bagi PT Telkom UCS
Regional IV Jateng dan DIY. Untuk itu, sehubungan dengan fungsi dan perannya
tersebut, diharapkan Divisi Komunikasi dapat terus berkembang dan berkarya dengan
baik sehingga mampu menjadi jembatan penghubung yang efektif bagi sistem
komunikasi perusahaan ke depannya.
DAFTAR PUSTAKA
Effendy, Onong Uchjana. 1993. Human Relations dan Public Relations. Bandung: Mandar Maju.
Jeffkins, Frank. 2003. Public Relations Edisi Kelima. Jakarta: Erlangga.
Rumanti, Sr. Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Public Relations: Teori dan Praktik. Jakarta: Grasindo.
Wardhani, Diah. 2008. Media Relations Sarana Membangun Reputasi Organisasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
http://www.telkom.co.id/. Diakses tanggal 22 Juli 2012.
http://www.telkom-indonesia.com/. Diakses tanggal 22 Juli 2012.
Sumber data PT Telkom UCS Regional IV Jateng dan DIY.