laporan kunjungan kantor arsip daerah sumatera utara

27
1 Tugas Manajemen Arsip LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP DAERAH SUMATERA UTARA Jumat, 4 Maret 2011 D I S U S U N Oleh RUMI PRATAMA (090709007) Universitas Sumatera Utara Fakultas Sastra Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Tahun 2011

Upload: rumi-pratama

Post on 26-Jun-2015

3.883 views

Category:

Documents


49 download

TRANSCRIPT

Page 1: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

1  

Tugas Manajemen Arsip 

LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP DAERAH SUMATERA UTARA 

Jumat, 4 Maret 2011 D 

Oleh 

RUMI PRATAMA (090709007) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Universitas Sumatera Utara 

Fakultas Sastra 

Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi 

Tahun 2011 

Page 2: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

i  

Kata Pengantar  

Puji syukur dan terima kasih Penulis haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas  berkat  dan  karunia‐Nya  Penulis  dapat  menyelesaikan  tugas  laporan  ini.  Penulis juga  mengucapkan  terima  kasih  kepada  Orang  tua  penulis    yang  telah  memberikan dukungan morilnya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini. 

Penulis juga berterima kasih kepada Dosen Pembimbing Mata Kuliah Manajemen Arsip, yaitu Bapak Ishak.S.S.M.Hum, dengan semangat memotivasi kami untuk menjadi seorang arsiparis yang  terampil dan memiliki  ide untuk membawa Tim Penulis untuk mengadakan Studi Banding  sekaligus Kuliah Umum di Kantor Arsip  Daerah Sumatera Utara, melalui kunjungan singkat ini, Penulis mendapat pengalaman dan dapat melihat secara langsung keberadaan dan pengolahan arsip di Daerah Medan. 

Kepada Teman‐Teman seangkatan dengan Penulis, berkat kerja sama yang baik turut  mendukung  kelancaran  kunjungan  ke  Kantor  Arsip  Daerah  Sumatera  Utara, Penulis juga mengucapkan terima kasih atas dukungan tersebut. 

Melalui  tulisan  ini,  Penulis  berharap  agar  pembaca mendapatkan  manfaat  dan juga motivasi untuk memiliki perasaan “Sadar Arsip”. Penulis berharap tulisan ini dapat menambah khazanah ilmu bagi setiap pembacanya. Penulis juga minta maaf apabila ada kata‐kata yang belum disempurnakan berdasarkan ejaan dalam penulisan karya ini.  

 

 

 

Medan, 20 Maret 2011 

 

Penulis 

 

 

 

 

 

 

Page 3: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

ii  

Daftar Isi  

Table of Contents 

Kata Pengantar ....................................................................................................................................... i 

Daftar Isi ................................................................................................................................................. ii 

BAB I ......................................................................................................................................................... 3 

Pendahuluan ......................................................................................................................................... 3 

1.1  Latar Belakang ..................................................................................................................... 3 

1.2  Proses ...................................................................................................................................... 3 

1.3  Tujuan ..................................................................................................................................... 4 

1.4  Manfaat ................................................................................................................................... 4 

1.5 Sasaran ........................................................................................................................................ 4 

BAB II ....................................................................................................................................................... 5 

Hasil Laporan ........................................................................................................................................ 5 

2.1 Pembicara dan Materi .......................................................................................................... 5 

2.2 Sesi Tanya Jawab .................................................................................................................... 5 

BAB III study Tour ............................................................................................................................ 14 

3.1  Sarana Prasarana dan yang Bertanggung Jawab ................................................ 14 

BAB IV .........................................................................................................................................................  

Kesimpulan .......................................................................................................................................... 19 

4.1 Kesimpulan ............................................................................................................................. 19 

DOKUMENTASI .................................................................................................................................. 21 

 

Page 4: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

3  

BAB I 

Pendahuluan 

1.1 Latar Belakang  

Sebagai Mahasiswa/i yang menjalani kuliah di Jurusaan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, pembelajaran mengenai Manajemen Arsip merupakan bagian dari kurikulum yang ada  sehingga kami dituntut untuk dapat memahami dan menguasai penanganan arsip,  mulai  dari  akuisisi,  pengelolaan,  hingga  melakukan  disposal  telah  di  pelajari secara  teori  pada  kuliah  harian.  Namun,  prakteknya  secara  keseluruhan  dan melihat secara langsung bagaimana Arsip tersebut dikelolah tidak didapat di kuliah harian. Oleh karena  itu,  untuk  menjadi  seseorang  yang  terampil  tidak  cukup  hanya  teori  saja melainkan juga prakteknya. 

Berdasarkan  ketentuan  yang  berlaku  pengelolahan  Arsip  Daerah  diserahkan pada  Badan  Arsip  daerah  tersebut  sendiri.  Dan  setiap  instansi mempunyai  klasifikasi tertentu untuk mengelola Arsip mereka. Namun, Badan Arsip daerahlah yang menjadi pedoman oleh setiap instansi tersebut  dalam mengelolah Arsip mereka. 

Oleh karena itu, pada tanggal 4 Maret 2011 penulis  mengadakan studi banding pada  badan  arsip  daerah  Sumatera  Utara,  dengan  demikian  penulis  dapat membandingkan  bagaimana  pelajaran  teori  mengenai  kearsipan  yang  sudah  penulis dapatkan  dengan  praktiknya  pada  arsip  daerah  Sumatera  Utara.  Serta  melaui  studi banding ini penulis dapat melihat secara langsung bagaimana Arsip dikelola. 

Penulis juga menyadari akan peraturan perundang‐undangan tentang Arsip yang amat  penting  bagi  kita  untuk  di  ke  depan  hari  nantinya.  Maka  penulis  juga  ingin melestarikan  Arsip  dan  bekerja  sama  untuk  gerakan  “SADAR  ARSIP”.  Hal  ini  dapat menjadi  pengalaman  yang  dapat  diterapkan  penulis  dalam  dunia  pekrjaan  penulis  kelak. 

 

1.2 Proses  

1.Wawancara 

2.Pengamatan/observasi  

3. Sesi Tanya jawab  

4.Diskusi 

Page 5: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

4  

1.3 Tujuan  

Adapun  tujuan  dilakukannya  study  banding  ke  badan  arsip  daerah  Sumatera 

Utara ini yaitu : 

- Melihat  secara  langsung  penerapan  teori  manajeman  kearsipan  dalam  materi 

kuliah dengan yang ada di lapangan. 

- Untuk mengetahui keadaan arsip di badan arsip daerah Sumatera Utara 

- Mengetahui  bagaimana  tanggapan  instansi  lain  terhadap  Arsip  dan 

penyerahannya pada Badan Arsip Daerah 

- Mengetahui  cara  serta pedoman pengelolahan Arsip di Daerah Sumatera Utara 

maupun JRA. 

- Mampu memahami tentang pentingnya arsip  

- Mendapatkan pengalaman serta pengetahuan hal yang harus dilakukan sebagai 

mahasiswa untuk Arsip dan kelak tahu bagaimana agar dapat memotivasi orang 

lain untuk sadar pentingnya Arsip 

 

1.4 Manfaat  

Manfaat  dilakukannya  study  banding  ini  yaitu  untuk  menambah  wawasan 

mahasiswa tentang arsip, khususnya arsip yang ada di wilayah provinsi Sumatera Utara. 

 

1.5 Sasaran  

Sasaran study banding ini adalah : 

- System Pengelolaan pada Arsip Daerah Sumatera Utara 

- Koleksi arsip Daerah Sumatera Uatara 

- Sarana dan prasarana arsip Daerah Sumatera Utara 

Page 6: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

5  

BAB II 

Hasil Laporan  

2.1 Pembicara dan Materi  

Pembicara  : 

- Ibu Selvi simanjuntak bidang Pembinaan Arsip Daerah Medan 

- Bapak Risto hadi Kasubid Pengolahan Arsip Statis 

 

 

Materi Kuliah :  

Sejarah kearsipan Sumatera Utara 

Sebelum  tahun  1994,  lembaga  yang  mengelola,  menyelamatkan  dan 

melestarikan  arsip  provinsi  sumatera  utara  adalah  biro  umum  sekretariat  wilayah 

daerah provinsi tingkat I sumatera utara. 

Pada tahun 1992 terbitlah peraturan daerah tingkat I sumatera utara nomor 10 

tahun  1992  tentang  pembentukan  organisasi  dan  tata  kerja  kantor  arsip  daerah 

provinsi  sumatera  utara  yang  kemudian  pada  tahun  1994  peraturan  daerah  tersebut 

disahkan  oleh  menteri  dalam  negeri  dengan  keputusan  nomor  53  tahun  1994  dan 

keputusan  gubernur  kepala  daerah  tingkat  I  sumatera  utara  dengan  nomor 

05.011/1217/KT/tahun  1994,  dan  sejak  saat  inni  berdirilah  kantor  arsip  daerah 

provinsi  tingkat  I  sumatera  utara  dengan  fungsi  pengelolaan,  penyelamatan  dan 

pelestarian arsip provinsi sumatera utara. 

Pada  tahun  2001  terjadi  perubahan  struktur  organisasi  dengan  keluarnya 

peraturan  pemerintah  tentang  penghapusan  dan  penggabungan  lembaga‐lembaga 

negara. Salah satu lembaga negara yang bergabung adalah kantor arsip daerah tingkat I 

provinsi sumatera utara yang bergabung dengan perpustakaan nasional sumatera utara 

Page 7: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

6  

dengan nama organisasi badan perpustakaan dan arsip daerah provinsi sumatera utara 

sesuai dengan peraturan daerah provinsi sumatera utara nomor 9 tahun 2001. 

Kantor arsip daerah daerah yang tadinya berdiri sendiri dengan dipimpim oleh 

seorang kepala kantor menjadi  salah  satu bidang pada badan perpustakaan dan arsip 

daerah propsu. Walaupun ada penggabungan  tersebut  tugas pokok dan  fungsi bidang 

arsip  tetap  untuk  mengelola,  menyelamatkan  dan  melestarikan  arsip  yang  ada  di 

provinsi sumatera utara. 

Sebelum  adanya  otonomi  daerah  seluruh  arsip  disimpan  di  ANRI.  Sebelum tahun  1995  arsip  daerah  ditangani  oleh  Sekretaris  Gubernur,  Depot  Arsip  ada  di jalan Brigjen Katamso. 

Oleh karena itu,  jika ada yang memerlukan arsip untuk dibawah tahun 1995 akan diarahkan pada Depot Arsip yang ada di  jalan Brigjen Katamso,  kelengkapan dan kendala penemuan pun dirasakan karena hal ini. 

Pada  tahun  2001  Badan  Kearsipan  digabung  dengan  Perpustakaan  Daerah menjadi  Badan  Arsip  dan  Perpustakaan  Daerah  Sumatera  Utara.  Saat  ini  pegawai ada 36 orang, 10 orang Pejabat Professional Arsiparis 

Mulai dari tahun 2009 diterapkan kebijakan untuk melakukan penjemputan arsip‐arsip  di  luar  negeri  seperti  Belanda  dan  Jerman.  Sebagai  contoh mata  uang Indoneia dahulu dan sejarah mengenai kota Medan.. 

Arsip  statis  belum mempunyai  penilaian  signifikan.  Arsiparis  juga memiliki kendala  disebabkan  belum  semua  instansi  dan  lembaga  swasta  yang  mau menyerahkan  Arsip  mereka.  Untuk  arsip  kabupaten  aslinya  disimpan  masing‐masing  kabupaten,  Arsip  Daerah  hanya  menyimpan  copy­nya  saja.Terdapat  arsip pilkada setiap kabupaten 

Badan  Arsip  telah melakukan  kebijakan  untuk menyurati  setiap  kabupaten untuk menyerahkan arsipnya. 

Selama  ini  terdapat  kendala  dalam  hal  penyimpanan  yang  tidak  sesuai dengan prosedur penyimpanan arsip yang baik, seperti AC yang tidak dapat menyala 24  jam  dan  lain  sebagainya  diakibatkan  kurangnya  Dana  dan  Sarana  dan prasarana.Kantor Arsip membuat Program Kerja untuk mengelolah Arsip. 

Di  arsip daerah  terdapat  galeri  ‘Tempoe Doeloe’ menyimpan berbagai  foto‐foto tempo dulu, kota medan dan daerah sekitarnya tempo dulu dan koleksi  lainya seperti peta tempo dulu, uang tempo dulu. 

Page 8: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

7  

Pada tahun 2009 sampai dengan sekarang nomenklatur badan perpustakaan dan 

arsip daerah berubah lagi menjadi badan perpustakaan, arsip dan dokumentasi provinsi 

sumatera utara sesuai dengan peraturan daerah provinsi sumatera utara nomor 9 tahun 

2009. 

Saat  ini  pegawai  ada  36  orang,  10  orang  pejabat  professional  arsiparis.  Mulai 

dari  tahun  2009  diterapkan  kebijakan  untuk   melakukan  penjemputan  arsip‐arsip  di 

luar  negeri  seperti  Belanda  dan  Jerman.  Arsip  statis  belum  mempunyai  penilaian 

signifikan.  Untuk  arsip  kabupaten  aslinya  disimpan masing2  kabupaten,  arsip  daerah 

hanya menyimpan copy nya saja, juga terdapat arsip pilkada setiap kabupaten. Di arsip 

daerah  terdapat  galeri  tempoe doloe menyimpan berbagai  foto‐foto  tempo dulu,  kota 

medan tempo dulu dan koleksi lainya seperti peta tempo dulu, uang tempo dulu. 

Dasar hukum 

Badan  perpustakaanArsip  dan  dokumentasi  Provinsi  Sumatera  Utara  sebagai 

salah  satu  Teknis  Daerah  sesuai  dengan  peraturan  Daerah  Provinsi  Sumatera  Utara 

No.9  tahun  2008  tentang  Organisasi  dan  tata  kerja  lembaga  teknis  daerah  provinsi 

sumatera utara. 

Berdasarkan peraturan pemerintah No. 38 tahun 2007 bahwa perpustakaan dan 

kearsipan merupakan unsur  urusan wajib  pemerintah, dipimpin  olleh  seorang kepala 

badan  berkedudukan  dibawah  dan  bertanggung  jawab  kepada  Gubernur  Sumatera 

Utara  melalui  sekretaris  daerah,  maka  badan  perpustakaan,  arsip  dan  dokumentasi 

provinsi  Sumatera  Utara  senantiasa  berupaya  melakukan  perbaikan  dan  revitalisasi 

sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi. 

 

1) Visi 

“Menjadi  lembaga  pembina  dan  pengembang  pemustakaan,  kearsipan  dan 

dokumentasi yang profesional”. 

 

2) Misi  

Page 9: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

8  

Mengumpulkan  dan menyelamatkan  karya  cetak,  karya  rekam,  karya  tulis  dan 

naskah naskah/dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa. 

Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip. 

1. Meningkatkan  pelayanan  bagi  pemustaka,  pengguna  arsip  yang  berbasis 

teknologi  informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti,  berdiskusi 

dan wisata baca. 

2. Meningkatkan  pembianaan  dan  pengembangan  semua  jenis  perpustakaan 

dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan Masyarakat. 

3. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung 

tata pemerintah yang baik. 

 

3) Struktur organisasi 

‐ Kepala badan 

‐ Sekretaris 

‐ Bidang pembinaan SDM & kelembagaan 

‐ Bidang pengolahan badan pustaka & deposit 

‐ Bidang layanan perpustakaan & teknologi informasi 

‐ Bidang arsip daerah 

 

4) Tugas pokok dan fungsi 

Bidang  arsip  daerah  sebagai  lembaga  pembina  dan  pengembang  kearsipan 

menyelenggarakan urusan pemerintah dalam bidang pengelolaan arsip. 

Dengan  perjalanan  waktu,  bidang  arsip  daerah  provinsi  sumatera  utara 

berupaya  untuk meningkatkan  pengelolaan,  penyelamatan  dan  pelestarian  arsip  juga 

peningkatan  SDM  kearsipan  dengan membuat  program  kerja  berupa  pembinaan  dan 

Page 10: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

9  

pelatihan  bagi  tenaga‐tenaga  pengelola  kearsipan  disuluruh  unit  kerja  dilingkungan 

Pemprovsu dan pemkab/kota se Sumut sampai ke desa/ kelurahan. 

 

5) Nilai guna arsip 

a. Nilai guna primer 

o Nilai administrasi 

o Nilai hukum 

o Nilai fisikal dan keuangan 

o Nilai ilmiah dan teknologi 

b. Nilai guna sekuder 

o Nilai evidential 

o Nilai informasional 

o Nilai intrinsik 

2.2 Sesi Tanya Jawab  

 

 

1. Apakah  semua  lembaga menyerahkan  arsipnya  ke  badan  arsip  daerah  ? 

dan apakah arsip tersebut memiliki JRA ? 

Jawab : 

Page 11: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

10  

a) Seharusnya  berdasarkan  peraturan  UU,  semua  lembaga  pemerintah 

manapun baik  swasta maupun negeri  harus menyerahkan  arsip mereka 

kepada  lembaga  kearsipan  daerah.    Tetapi,  kenyataannya  jangankan 

menyerahkan, walaupun lembaga kearsipan telah memberikan surat dan 

dijemput, instansi tersebut tidak juga menyerahkan. Dan dari 10 instansi 

yang  disurati,  yang  mnyerahkan  hanya  3  atau  4  instansi  saja.  Ini 

merupakan tugas yang berat bagi kami sebagi lembaga kearsipan daerah. 

Arsip  tersebut  seharusnya  disimpan  di  unit  kearsipan  lembaga  instansi 

itu  sendiri.  Tapi  mereka  yang  berada  di  dalam  instansi  itu  sendiri  saja 

tidak mau menerahkan  arsip mereka  untuk  disimpan  atau  dikelola  dan 

dilestarikan dengan baik. Mungkin alasan bagi mereka adalah: 

a. Arsip dianggap tidak penting, tetapi arsip akan di anggap penting apabila 

telah menjadi sebuah permasalahan. 

b. Arsip adalah sesuatu dirahasiakan, takut jika rahasia perusahaan mereka 

diketahui  oleh  orang  banyak.  Padahal,  arsip  statis  adalah  arsip  yang 

bersifat terbuka. Dan tetap ada hal yang tidak boleh untuk dipublikasikan, 

misalnya  permintaan  dari  pemiliknya.  Walaupun  demikian,  ada  juga 

instansi  dengan  kesadaran  dirinya  untuk  mengantarkan  sendiri  arsip 

mereka ke lembaga kearsipan daerah tanpa harus disurati atau dijemput. 

Instansi  yang  seperti  inilah  yang  mungkin  telah  mengerti  betapa 

pentingnya  nilai  arsip  tertentu.  Sampai  sekarang  pun  belum  juga  ada 

sanksi  yang  pasti  bagi  instansi  yang  belum  menyerahkan  arsipnya  ke 

lembaga  kearsipan  daerah.  Harapan  kami,  adanya  kesadaran  diri  dari 

setiap  instansi  untuk  menyerahkan  arsip  mereka  kepada  lembaga 

kearsipan daerah. 

b) JRA (  jadwal retensi arsip) untuk provinsi sumatera utara pada  lembaga 

kearsipan daerahnya sendiri belum ada. Kami hanya memakai pedoman 

dari lembaga menteri dalam negeri yang bersifat nasional yaitu peraturan 

menteri dalam negeri no.39 tahun 2005 tentang pedoman tata kearsipan 

di daerah. Dan yang mengetahui  JRA adalah yang menciptakan arsip  itu 

sendiri. Rencana di  tahun 2012, kami akkan mencoba menjalankan  atau 

Page 12: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

11  

melakukan JRA di 43 unit yang ada di provinsi sumut ini. Seperti mencari 

arsip atau data. Dan arsip apa yang diciptakan dan yang mana yang harus 

dimusnahkan maupun yang disimpan permanen. Yang mana yang harus 

ditentukan,  berapa  lama  aktif,  inaktif,  dan  dimusnahkan.  Misalnya:  kab. 

Kota  mempunyai  JRA  sendiri,  karena  mereka  yang  tahu  kapan  arsip 

mereka harus dimusnahkan. 

2. Apakah  ada  kendala  /  masalah  karena  penggabungan  antara  badan 

perpustakaan daerah dengan badan arsip daerah ? 

Jawab: Pada umumnya tidak ada kendala dalam mengelola arsip, karena 

mempunyai  tugas pokok masing‐masing dalam mengelolanya.  Jika  ada kendala 

itu  hanya  ada  pada  bagian  administrasinya,  karena  letak  kantor  badan  arsip 

dengan kantor badan perpustakaan berjauhan. 

3. Lembaga arsip daerah menyimpan mata uang  Indonesia tempo dulu yang 

sengaja di ambil dari Belanda. Dan itu merupakan arsip statis yang sifatnya 

terbuka untuk umum. Dan bagaimanakah preservasi  terhadap arsip yang 

mempunyai nilai tinggi tersebut ? 

Jawab: Cara  yang  dilakukan  adalah  di  scan mata  uang  tersebut,  karena 

merupakan  arsip  statis  yang  bersifat  terbuka  untuk  umum.  Terdapat  AC  pada 

penyimpanan arsip, tetapi belum menyala 24 jam seperti yang seharusnya sesuai 

standart  penyimpanan  sebuah  arsip  karena  kendala  pada  dana  yang  masih 

kurang.  Kemudian melakukan  fumigasi  dan  memasukkan  kaper  ke  dalam  box  

penyimpanan arsip. 

4. Mengapa  ada  arsip  yang  tertutup  /  tidak  dilayankan  untuk  public, 

sedangkan  arsip  statis  ada  hak  dari  masyarakat  untuk  melihat  dan 

mengetahuinya? Dan siapa yang bertugas dalam melayankan arsip kepada 

pengguna yang membutuhkan? 

Jawab:  

a. Arsip tertutup, tidak dilayankan  karena tergantung dari stabilitas politik 

dan  stabilitas  Nasionalnya,  misalnya  supersemar  dan  kondisi  Arsip 

tersebut. 

Page 13: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

12  

b. Arsip  boleh  dilayankan  untuk  publik  atau  tidak  juga  tergantung  dari 

instansi yang menciptakan arsip tersebut. 

c. Arsip  dilayankan  atau  tidaknya  juga  dilihat  dari  kondisi  fisik  dari  arsip 

tersebut,  akan  tetapi  dengan  kecanggihan  teknologi  yang  ada  sekarang, 

arsip‐arsip telah dapat dilayankan untuk umum dalam bentuk elektronik. 

Seperti  JIKN untuk setiap daerah memiliki  jadwal masing‐masing  umtuk 

di akses oleh pengguna. 

Ada beberapa syarat arsip dilayankan untuk umum atau tidak, yaitu: 

• Pegawai  yang  bertugas melayankan  arsip  adalah  arsiparis,  arsiparis 

tidak diijinkan memberikan arsip kepada siapapun begitu saja, 

• Arsip  tidak  boleh  dipinjamkan  sembarangan,  harus  jelas  dipinjam 

oleh siapa, untuk apa, dan kapan akan dikembalikan. 

• Peminjaman arsip harus ada surat resmi agar tidak di salah gunakan  

 

5. Apa pedoman yang digunakan untuk pengklasifikasian pada arsip daerah 

ini?  Lalu  pada  saat  kami mengunjungi  JIKN mengapa  arsip  sumut  tidak 

ada? 

Jawab:  

• Pada JIKN sudah ada tetapi pembukaan aksesnya diatur per daerah, 

• Pedoman klasifikasi :  

o Arsip aktif    :   SK Mendagri no. 35 tahun 2005, di bagi 10 pokok masalah 

contoh: umum, pemeritahan, politik, keuangan dan sebagainya. 

o Arsip in aktif  :  PP no. 34 thn 1981 yaitu mengenai penyusutan arsip. 

o Arsip statis  :  Kep. Pres no. 105 thn 2004 

• Penemuan kembali arsip aktif dengan kartu kendali surat masuk / keluar, arsip 

Inaktif pada DPA Sementara, dan pada arsip statis berdasarkan DPAS sementara. 

Page 14: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

13  

 

6. Arsip apa saja yang disimpan di arsip daerah ini? 

Jawab:  Sebenarnya  arsip  statis  saja,  tetapi  pada  kenyataanya  seluruh 

arsip dari instansi yang kacau balau pun diterima. 

 

7. Bagaimana dengan arsip elektronik yang ada pada   arsip daerah  ini,  lalu 

bagaimana  penanganan  dari  arsip  elektronik  yang  programnya  sudah 

tidak ada seperti dokumen yang format elektroniknya word star ? 

Jawab:  Koleksi  arsip  elektronik  saat  ini  hanya  dalam  format  pdf,  yaitu 

hasil pemindaian dokumen tercetak ke dalam format elektronik, ada koleksi pita 

kaset  film,  tetapi  tidak ada alat untuk memutarnya dan  tidak diketahui apakah 

masih dapat digunakan atau tidak. 

 

Catatan tambahan:  

Kantor  Arsip  Daerah  Medan  memiliki  program  kerja  dan  agar  setiap 

instansi  dapat  memberikan  Arsip  mereka,  Kantor  Arsip  telah  mengadakan 

DIKLAT, Sosialisasi tentang “Sadar Arsip”, tetapi banyak juga instansi yang telah 

mengikuti  program  tersebut  tidak melaksanakannya  di  unit  kerja  mereka  dan 

tantangan  juga  bagi  Kantor  Arsip Medan  karena  tidak  bisa  selalu memberikan 

sosialisasi mengingat masih ada banyak perkerjaan yang tidak bisa ditinggalkan 

di Kantor Arsip itu sendiri.  

Page 15: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

14  

 

 

BAB III 

Study Tour  

3.1 Sarana dan Prasarana dan yang Bertanggung Jawab  

 

1) Ruang Aula 

 

 

Tempat  dimana  diadakannya 

pertemuan‐pertemuan.  Misalnya  seperti 

kunjungan‐kunjungan  para  mahasiswa 

yang  yang  telah  kami  lakukan  pada  hari 

Jum’at, 4 maret 2011. 

 

2) Ruang Depot Arsip 

Oleh Arsiparis :   Ibu Nondang 

                       Ibu Dormin 

Ruangan  ini  adalah  tempat 

penyimpanan  arsip‐arsip  yang  telah 

disusun  berdasarkan  nomor.  Gedung  ini 

memiliki 3 lantai dan di dalam ruangan ini 

hanya  terdapat  arsip  aktif  saja.  Dan  jika 

kita  ingin  mengambil  atau  mencari  arsip 

Page 16: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

15  

yang kita inginkan maka kita harus mencatat nomor yang terdapat label pada box‐box 

yang ada di lemari‐lemari arsip tersebut. 

 

Dalam  satu  box  biasanya  terdapat  10‐50  arsip  yang  disimpan  sesuai  dengan 

ukurannya.  Dan  arsip  tersebut  juga  telah  dikelompokkan. 

Dalam  ruangan  terdiri  dari  rak‐rak  yang  menyimpan  boks‐

boks  arsip,  dalam  1  baris  rak  berisi  8  /  10  boks.  Arsip  yang 

disimpan  pada  ruangan  ini  ada  yang  tertua  yaitu  arsip  yang 

diciptakan  pada  tahun  1942  tetapi  tidak  penting  nilai 

administrasinya, masih disimpan karena belum ada JRA ,  jadi masih belum tau apakah 

harus dimusnahkan atau tidak. 

Pada  umumnya  arsip  yang  disimpan  atau  yang 

ditampung  oleh  badan  arsip  ini  adalah  semua  berasal  dari 

menteri dalam negeri atau instansi negeri. Contoh penomoran 

yang  dilakukan  adalah mis:  no.  1  sampai  5000, maka  setelah 

dilakukan  penomoran  ulang  dari    nomor    1  kembali. 

Penomoran  arsip  bedasarkan  jumlah  arsip  masuk  dalam  1  tahun,  setiap  awal  tahun 

nomor kembali jadi 1. 

  Itu  adalah  contoh  dari  penomoran  arsip  pada 

penyimpanannya.  Semua  arsip  yang  tersimpan  merupakan 

arsip  aslinya,  karena  tidak  memiliki  salinannya.  Arsip  yang 

disimpan di depot arsip tidak duplikasinya. Di dalam ruangan 

terlihat  arsip‐arsip  yang  masih  dalam  karungan,  seperti 

sampah  yang  sisinya  kertas‐kertas  tidak  utuh  lagi.Untuk  tunjangan  arsiparis  yag 

mengelola arsip in aktif sudah termasuk di honor. Terdapat mobil sadar arsip dan pada 

tahun  2008  dan  baru  dioperasikan  tahun  ini,  mobil  ini  digunakan  untuk menjemput 

arsip ke instansi – instansi. 

 

3) Ruang Galeri 

Page 17: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

K

warisan.

pahlawa

tempoe d

 

B

 

Koleksi  dala

.  Contoh  ya

an, foto peta

doloe dan s

Beberapa K

am  ruangan

ang  koleks

a zaman dah

ebagainya. 

Koleksi gale

n  ini  ada 

i  yang  terd

hulu, koleks

Untuk pam

eri tempo d

sekitar  100

dapat  di  ga

si uang zam

eran koleks

dulu di bad

  

   

 

 

 

 

 

 

 

 

0,  sumber 

aleri  merup

an dahulu, k

si selalu ada

an arsip da

dari  ANRI

pakan  kole

koleksi foto

a di luar. 

aerah sumu

1

  dan  Bada

ksi  foto‐fot

o kota meda

ut: 

16

an 

to 

an 

Page 18: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

4) R

P

pelabela

o F

o K

o R

• T

JR

Sk

 

• D

Ruang Kasu

ada label d

an arsip untu

ond  : cakup

Contoh

keuang

Kode : nomo

Refrensi : no

erdapat ped

RA,  tetapi  m

kema, skem

o Tu

o Ar

o Su

Dalam skema

ubid Arsip S

i boks kolek

uk diserahk

pan yang pa

h : Fond : Gu

Sub  fond 

gan, dinas k

or diciptakan

omor boks a

 

doman dala

masih  meng

ma ini berisi

ugas dan fun

rsip tentang

udah dikelom

a terdapat k

 Statis 

ksi arsip sa

kan pada JIK

aling besar n

ubernur 

  :    bada

kehutanan, d

n sendiri, be

arsip dan ars

am pengelol

ggunakan  J

i : 

ngsi masing

g arsip (dek

mpokkan b

kolom keter

tis menggu

KN, terdiri d

nomor pem

an  perpust

dll 

edasarkan a

sip yang ter

laan arsip, y

JRA  dari  m

g‐masing ins

ksripsi yang 

edasarkan n

rangan men

nakan kode

dari   : 

ilik arsip 

takaan,  din

arsip perata

rdapat didal

yang selama

masing‐masin

stansi 

mewakili a

nilai guna 

ngenai : 

e yang digun

nas  pendid

ama masuk 

lamnya. 

a ini meman

ng  instansi

rsip tersebu

1

nakan dalam

dikan,  bada

ng belum ad

,  lalu  dibua

ut) 

17

an 

da 

at 

Page 19: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

18  

o Program 

o Umum 

o Keuangan 

o Kepegawaian 

• Terdapat 17 arsip ang diambil dari Jerman, tetapi masih  belum di transletkan ke 

dalam bahasa Indonesia. 

 

5) Ruang Pengelolaan 

Oleh: Bapak Yahya Lubis  sebagai Staf Pengelolaan 

 

• Terdapat  arsip  USU.seperti  peresmian  fakultas  kedokteran  USU  pada  tahun 

1954. 

• 1 lemari terdapat 400 boks 

• Bagi instansi yang tidak menyerahkan arsipnya sebenarnya sudah sanksi dalam 

undang‐undang, tetapi belum bisa diterapkan.  

  

Gmbr. Ruang pengolahan arsip. 

 

Page 20: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

19  

BAB IV 

Kesimpulan  

4.1 Kesimpulan  

Berdasarkan pengamatan yang  telah dilakukan pada Study Tour di badan arsip daerah sumut  , penulis dapat melihat bahwa Arsip seperti diteorinya mempunyai nilai guna seperti sejarah dan ekonomi. Arsip juga perlu dikelas‐kelaskan dan setiap instansi mempunyai Arsipnya serta harus menyerakan Arsipnya ke Badan Arsip Daerah. Arsip juga  perlu  perawatan  dan memiliki  tempat  penyimpanan  yang  khusus.  Pengelolahan Arsip tersebut dilakukan oleh Arsiparis. 

Penulis juga dapat melihat upaya kerja keras yang dilakukan oleh Arsiparis dan pegawai  lainnya  untuk  meminta  Arsip  dari  setiap  instansi,  mengklasifikasikannya, menyimpan dan preservasi. Keadaan penyimpanan cukup baik, tetapi karena dana yang kurang memadai untuk perawatan sehingga Arsip hanya dapat dirawat dengan fasilitas apa  adanya  saja  seperti  halnya  AC  masih  tidak  menyala  selama  24  jam  dan penyimpanan  arsip,  keamanannya  masih  kurang,  dikarenakan  tidak  adanya  duplikat arsip  yang disimpan, bahkan masih ¼ nya yang  sudah di  scan,  dan di  pindai menjadi elektronik.  Ketika  ada  kebakaran  atau  bencana  lainnya,  dan mengakibatkan  sebagian arsip rusak, maka tidak ada arsip yang tertinggal. 

Arsip  adalah  sebagai  sesuatu  yang dirahasiakan,  takut  jika  rahasia  perusahaan mereka  diketahui  oleh  orang  banyak.  Oleh  karena  itu  masih  banyak  perusahaan  – perusahaan tidak mau menyerahkan arsipnya ke badan arsip untuk disimpan. Padahal, sudah berulang kali diberikan edaran surat untuk penyerahan Arsip dan diadakannya sosialisasi.  Salah  satu  faktor  mungkin  karena  beberapa  instansi  belum  menyadari pentingnya  Arsip.  Meskipun  demikian  ada  juga  yang  menyerahkan  Arsipnya  kepada Badan  Arsip  daerah,  tetapi  Arsip  yang  diberikan  dikemas  dalam  bentuk  yang  tidak berharga.  Seperti  contohnya:  Arsip  dalam  bentuk  yang  keriput‐keriput  diamasukkan kedalam  goni  dan  pernah  Arsiparis  menemukan  sendal  dalam  goni  tersebut  yang bersatu dengan Arsip.   

System  pengendalian  arsip  yang  disimpan  pada  badan  arsip  Daerah  Sumatera Utara  sudah  bagus  karena mempunyai  pedoman  tata  kearsipan  di  Daerah,  peraturan Menteri  Dalam  Negeri  Nomor  39  tahun  2005  tentang  Pedoman  Tata  Kearsipan  Di Daerah. Setiap Arsip diklasifikasikan atas 10 kelas utama yaitu: 

000 Umum 

100 Pemerintahan 

Page 21: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

20  

200 Politik 

300 Keamanan 

400 Kesejahteraan 

500 Perekonomian 

600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan 

700 Pengawasan 

800 Kepegawaian 

900 Keuangan 

Setiap Arsip yang ada di Kantor arsip Daerah Medan disimpan semuanya tidak dimusnahkan  atau  mengalami  disposal.  JRA  belum  ada  karena  tidak  semua  instansi yang  memberikan  Arsip  mereka  dan  memberi  tahu  jangka  waktu  keperluan  mereka terhadap Arsip yang mereka serahkan 

Arsip  sangat  penting  sekali,  karena  ini  dapat  menyangkutu  stabilitas  nasional sebagai contoh adanya pulau indonesia yang direbut oleh negeri  lain karena indonesia tidak memiliki  bukti  tertulis  yaitu Arsip mengenai pulau  tersebut.  Contoh  lain negara Belanda menyimpan Arsip  seperti mata  uang  indonesia  dan  koran  edisi  lampau  yang pernah  ada  di  Indoensia  sebagai  nilai  sejarah  sewaktu  di  minta  secara  resmi  oleh indonesia  mereka  tidak  mau  menyerahkan  yang  aslinya  hanya  Copyannya  saja  dan itupun harus dibayar mahal oleh  Indonesia,  tentunya negara Belanda bersikap seperti itu  karena  menyadari  Arsip  sangat  penting.  Meskipun  kelihatannya  hal  yang  sepele tetapi Arsip memiliki nilai guna yang besar di waktu yang akan datang. 

Hal yang perlu dilakukan adalah gerakan ‘Sadar Arsip’ yaitu melalui sosialiasasi dan pengedaran surat‐surat penyerahan Arsip secara berkala. Perlu juga memaparkan kepada  setiap  instansi  bahwa  penyimpanan  Arsip  di  Badan  Arsip  Daerah  dapat dipercayakan  keamanannya  dan  perawatan  maupun  pengelolahannya.  Sebagai Mahasiswa/Mahasiwa, penulis juga berharap untuk selalu memberikan tulisan ataupun karya‐karya  melalui  media  cetak  maupun  elektronik  untuk  memotivasi  orang  lain pentingnya Arsip. 

 

 

 

 

 

Page 22: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

21  

DOKUMENTASI 

 

    

Gmbr. Gedung arsip        Gmbr. Penyerahan cendramata 

    

Gmbr. Arsip yang tidak terjaga    Gmbr. Lobi arsip 

 

 

 

 

 

 

 

   

Gmbr. Koleksi mata uang      Gmbr. Box Arsip statis 

Page 23: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

22  

   

Gmbr. Arsip statis        Gmbr. Daftar pertelaan arsip 

 

 

  

 

Gmbr. Ruang kasubag   

 

Gmbr. Ruangan kasubag pengolahan arsip 

Page 24: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

23  

   

Gmbr. Perpustakaan mini    Gmbr. Ruang fungsional 

    

Gmbr. Ruang fotocopy    Gmbr. Ruangan JIKN 

 

   

  Gmbr. Gedung depo arsip    Gmbr. Depo arsip 

Page 25: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

24  

     

Gmbr. Rak arsip         Gmbr. Box arsip 

     

Gmbr. Contoh Arsip          

  Cendra mata  

 

   

 

 

Ruang Galeri ‘tempoe doeloe’ 

 

 

 

Page 26: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

25  

Foto bersama dengan pegawai kearsipan di halaman depan Kantor Kearsipan 

 

 

 

 

Foto‐foto bersama Tim Observasi 

Page 27: LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP  DAERAH SUMATERA UTARA

26