laporan kunjungan kantor arsip daerah sumatera utara
TRANSCRIPT
1
Tugas Manajemen Arsip
LAPORAN KUNJUNGAN KANTOR ARSIP DAERAH SUMATERA UTARA
Jumat, 4 Maret 2011 D
I
S
U
S
U
N
Oleh
RUMI PRATAMA (090709007)
Universitas Sumatera Utara
Fakultas Sastra
Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Tahun 2011
i
Kata Pengantar
Puji syukur dan terima kasih Penulis haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan karunia‐Nya Penulis dapat menyelesaikan tugas laporan ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Orang tua penulis yang telah memberikan dukungan morilnya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini.
Penulis juga berterima kasih kepada Dosen Pembimbing Mata Kuliah Manajemen Arsip, yaitu Bapak Ishak.S.S.M.Hum, dengan semangat memotivasi kami untuk menjadi seorang arsiparis yang terampil dan memiliki ide untuk membawa Tim Penulis untuk mengadakan Studi Banding sekaligus Kuliah Umum di Kantor Arsip Daerah Sumatera Utara, melalui kunjungan singkat ini, Penulis mendapat pengalaman dan dapat melihat secara langsung keberadaan dan pengolahan arsip di Daerah Medan.
Kepada Teman‐Teman seangkatan dengan Penulis, berkat kerja sama yang baik turut mendukung kelancaran kunjungan ke Kantor Arsip Daerah Sumatera Utara, Penulis juga mengucapkan terima kasih atas dukungan tersebut.
Melalui tulisan ini, Penulis berharap agar pembaca mendapatkan manfaat dan juga motivasi untuk memiliki perasaan “Sadar Arsip”. Penulis berharap tulisan ini dapat menambah khazanah ilmu bagi setiap pembacanya. Penulis juga minta maaf apabila ada kata‐kata yang belum disempurnakan berdasarkan ejaan dalam penulisan karya ini.
Medan, 20 Maret 2011
Penulis
ii
Daftar Isi
Table of Contents
Kata Pengantar ....................................................................................................................................... i
Daftar Isi ................................................................................................................................................. ii
BAB I ......................................................................................................................................................... 3
Pendahuluan ......................................................................................................................................... 3
1.1 Latar Belakang ..................................................................................................................... 3
1.2 Proses ...................................................................................................................................... 3
1.3 Tujuan ..................................................................................................................................... 4
1.4 Manfaat ................................................................................................................................... 4
1.5 Sasaran ........................................................................................................................................ 4
BAB II ....................................................................................................................................................... 5
Hasil Laporan ........................................................................................................................................ 5
2.1 Pembicara dan Materi .......................................................................................................... 5
2.2 Sesi Tanya Jawab .................................................................................................................... 5
BAB III study Tour ............................................................................................................................ 14
3.1 Sarana Prasarana dan yang Bertanggung Jawab ................................................ 14
BAB IV .........................................................................................................................................................
Kesimpulan .......................................................................................................................................... 19
4.1 Kesimpulan ............................................................................................................................. 19
DOKUMENTASI .................................................................................................................................. 21
3
BAB I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Sebagai Mahasiswa/i yang menjalani kuliah di Jurusaan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, pembelajaran mengenai Manajemen Arsip merupakan bagian dari kurikulum yang ada sehingga kami dituntut untuk dapat memahami dan menguasai penanganan arsip, mulai dari akuisisi, pengelolaan, hingga melakukan disposal telah di pelajari secara teori pada kuliah harian. Namun, prakteknya secara keseluruhan dan melihat secara langsung bagaimana Arsip tersebut dikelolah tidak didapat di kuliah harian. Oleh karena itu, untuk menjadi seseorang yang terampil tidak cukup hanya teori saja melainkan juga prakteknya.
Berdasarkan ketentuan yang berlaku pengelolahan Arsip Daerah diserahkan pada Badan Arsip daerah tersebut sendiri. Dan setiap instansi mempunyai klasifikasi tertentu untuk mengelola Arsip mereka. Namun, Badan Arsip daerahlah yang menjadi pedoman oleh setiap instansi tersebut dalam mengelolah Arsip mereka.
Oleh karena itu, pada tanggal 4 Maret 2011 penulis mengadakan studi banding pada badan arsip daerah Sumatera Utara, dengan demikian penulis dapat membandingkan bagaimana pelajaran teori mengenai kearsipan yang sudah penulis dapatkan dengan praktiknya pada arsip daerah Sumatera Utara. Serta melaui studi banding ini penulis dapat melihat secara langsung bagaimana Arsip dikelola.
Penulis juga menyadari akan peraturan perundang‐undangan tentang Arsip yang amat penting bagi kita untuk di ke depan hari nantinya. Maka penulis juga ingin melestarikan Arsip dan bekerja sama untuk gerakan “SADAR ARSIP”. Hal ini dapat menjadi pengalaman yang dapat diterapkan penulis dalam dunia pekrjaan penulis kelak.
1.2 Proses
1.Wawancara
2.Pengamatan/observasi
3. Sesi Tanya jawab
4.Diskusi
4
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dilakukannya study banding ke badan arsip daerah Sumatera
Utara ini yaitu :
- Melihat secara langsung penerapan teori manajeman kearsipan dalam materi
kuliah dengan yang ada di lapangan.
- Untuk mengetahui keadaan arsip di badan arsip daerah Sumatera Utara
- Mengetahui bagaimana tanggapan instansi lain terhadap Arsip dan
penyerahannya pada Badan Arsip Daerah
- Mengetahui cara serta pedoman pengelolahan Arsip di Daerah Sumatera Utara
maupun JRA.
- Mampu memahami tentang pentingnya arsip
- Mendapatkan pengalaman serta pengetahuan hal yang harus dilakukan sebagai
mahasiswa untuk Arsip dan kelak tahu bagaimana agar dapat memotivasi orang
lain untuk sadar pentingnya Arsip
1.4 Manfaat
Manfaat dilakukannya study banding ini yaitu untuk menambah wawasan
mahasiswa tentang arsip, khususnya arsip yang ada di wilayah provinsi Sumatera Utara.
1.5 Sasaran
Sasaran study banding ini adalah :
- System Pengelolaan pada Arsip Daerah Sumatera Utara
- Koleksi arsip Daerah Sumatera Uatara
- Sarana dan prasarana arsip Daerah Sumatera Utara
5
BAB II
Hasil Laporan
2.1 Pembicara dan Materi
Pembicara :
- Ibu Selvi simanjuntak bidang Pembinaan Arsip Daerah Medan
- Bapak Risto hadi Kasubid Pengolahan Arsip Statis
Materi Kuliah :
Sejarah kearsipan Sumatera Utara
Sebelum tahun 1994, lembaga yang mengelola, menyelamatkan dan
melestarikan arsip provinsi sumatera utara adalah biro umum sekretariat wilayah
daerah provinsi tingkat I sumatera utara.
Pada tahun 1992 terbitlah peraturan daerah tingkat I sumatera utara nomor 10
tahun 1992 tentang pembentukan organisasi dan tata kerja kantor arsip daerah
provinsi sumatera utara yang kemudian pada tahun 1994 peraturan daerah tersebut
disahkan oleh menteri dalam negeri dengan keputusan nomor 53 tahun 1994 dan
keputusan gubernur kepala daerah tingkat I sumatera utara dengan nomor
05.011/1217/KT/tahun 1994, dan sejak saat inni berdirilah kantor arsip daerah
provinsi tingkat I sumatera utara dengan fungsi pengelolaan, penyelamatan dan
pelestarian arsip provinsi sumatera utara.
Pada tahun 2001 terjadi perubahan struktur organisasi dengan keluarnya
peraturan pemerintah tentang penghapusan dan penggabungan lembaga‐lembaga
negara. Salah satu lembaga negara yang bergabung adalah kantor arsip daerah tingkat I
provinsi sumatera utara yang bergabung dengan perpustakaan nasional sumatera utara
6
dengan nama organisasi badan perpustakaan dan arsip daerah provinsi sumatera utara
sesuai dengan peraturan daerah provinsi sumatera utara nomor 9 tahun 2001.
Kantor arsip daerah daerah yang tadinya berdiri sendiri dengan dipimpim oleh
seorang kepala kantor menjadi salah satu bidang pada badan perpustakaan dan arsip
daerah propsu. Walaupun ada penggabungan tersebut tugas pokok dan fungsi bidang
arsip tetap untuk mengelola, menyelamatkan dan melestarikan arsip yang ada di
provinsi sumatera utara.
Sebelum adanya otonomi daerah seluruh arsip disimpan di ANRI. Sebelum tahun 1995 arsip daerah ditangani oleh Sekretaris Gubernur, Depot Arsip ada di jalan Brigjen Katamso.
Oleh karena itu, jika ada yang memerlukan arsip untuk dibawah tahun 1995 akan diarahkan pada Depot Arsip yang ada di jalan Brigjen Katamso, kelengkapan dan kendala penemuan pun dirasakan karena hal ini.
Pada tahun 2001 Badan Kearsipan digabung dengan Perpustakaan Daerah menjadi Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Sumatera Utara. Saat ini pegawai ada 36 orang, 10 orang Pejabat Professional Arsiparis
Mulai dari tahun 2009 diterapkan kebijakan untuk melakukan penjemputan arsip‐arsip di luar negeri seperti Belanda dan Jerman. Sebagai contoh mata uang Indoneia dahulu dan sejarah mengenai kota Medan..
Arsip statis belum mempunyai penilaian signifikan. Arsiparis juga memiliki kendala disebabkan belum semua instansi dan lembaga swasta yang mau menyerahkan Arsip mereka. Untuk arsip kabupaten aslinya disimpan masing‐masing kabupaten, Arsip Daerah hanya menyimpan copynya saja.Terdapat arsip pilkada setiap kabupaten
Badan Arsip telah melakukan kebijakan untuk menyurati setiap kabupaten untuk menyerahkan arsipnya.
Selama ini terdapat kendala dalam hal penyimpanan yang tidak sesuai dengan prosedur penyimpanan arsip yang baik, seperti AC yang tidak dapat menyala 24 jam dan lain sebagainya diakibatkan kurangnya Dana dan Sarana dan prasarana.Kantor Arsip membuat Program Kerja untuk mengelolah Arsip.
Di arsip daerah terdapat galeri ‘Tempoe Doeloe’ menyimpan berbagai foto‐foto tempo dulu, kota medan dan daerah sekitarnya tempo dulu dan koleksi lainya seperti peta tempo dulu, uang tempo dulu.
7
Pada tahun 2009 sampai dengan sekarang nomenklatur badan perpustakaan dan
arsip daerah berubah lagi menjadi badan perpustakaan, arsip dan dokumentasi provinsi
sumatera utara sesuai dengan peraturan daerah provinsi sumatera utara nomor 9 tahun
2009.
Saat ini pegawai ada 36 orang, 10 orang pejabat professional arsiparis. Mulai
dari tahun 2009 diterapkan kebijakan untuk melakukan penjemputan arsip‐arsip di
luar negeri seperti Belanda dan Jerman. Arsip statis belum mempunyai penilaian
signifikan. Untuk arsip kabupaten aslinya disimpan masing2 kabupaten, arsip daerah
hanya menyimpan copy nya saja, juga terdapat arsip pilkada setiap kabupaten. Di arsip
daerah terdapat galeri tempoe doloe menyimpan berbagai foto‐foto tempo dulu, kota
medan tempo dulu dan koleksi lainya seperti peta tempo dulu, uang tempo dulu.
Dasar hukum
Badan perpustakaanArsip dan dokumentasi Provinsi Sumatera Utara sebagai
salah satu Teknis Daerah sesuai dengan peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara
No.9 tahun 2008 tentang Organisasi dan tata kerja lembaga teknis daerah provinsi
sumatera utara.
Berdasarkan peraturan pemerintah No. 38 tahun 2007 bahwa perpustakaan dan
kearsipan merupakan unsur urusan wajib pemerintah, dipimpin olleh seorang kepala
badan berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur Sumatera
Utara melalui sekretaris daerah, maka badan perpustakaan, arsip dan dokumentasi
provinsi Sumatera Utara senantiasa berupaya melakukan perbaikan dan revitalisasi
sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi.
1) Visi
“Menjadi lembaga pembina dan pengembang pemustakaan, kearsipan dan
dokumentasi yang profesional”.
2) Misi
8
Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan
naskah naskah/dokumentasi sebagai hasil karya budaya bangsa.
Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip.
1. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis
teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi
dan wisata baca.
2. Meningkatkan pembianaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan
dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan Masyarakat.
3. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung
tata pemerintah yang baik.
3) Struktur organisasi
‐ Kepala badan
‐ Sekretaris
‐ Bidang pembinaan SDM & kelembagaan
‐ Bidang pengolahan badan pustaka & deposit
‐ Bidang layanan perpustakaan & teknologi informasi
‐ Bidang arsip daerah
4) Tugas pokok dan fungsi
Bidang arsip daerah sebagai lembaga pembina dan pengembang kearsipan
menyelenggarakan urusan pemerintah dalam bidang pengelolaan arsip.
Dengan perjalanan waktu, bidang arsip daerah provinsi sumatera utara
berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga
peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan
9
pelatihan bagi tenaga‐tenaga pengelola kearsipan disuluruh unit kerja dilingkungan
Pemprovsu dan pemkab/kota se Sumut sampai ke desa/ kelurahan.
5) Nilai guna arsip
a. Nilai guna primer
o Nilai administrasi
o Nilai hukum
o Nilai fisikal dan keuangan
o Nilai ilmiah dan teknologi
b. Nilai guna sekuder
o Nilai evidential
o Nilai informasional
o Nilai intrinsik
2.2 Sesi Tanya Jawab
1. Apakah semua lembaga menyerahkan arsipnya ke badan arsip daerah ?
dan apakah arsip tersebut memiliki JRA ?
Jawab :
10
a) Seharusnya berdasarkan peraturan UU, semua lembaga pemerintah
manapun baik swasta maupun negeri harus menyerahkan arsip mereka
kepada lembaga kearsipan daerah. Tetapi, kenyataannya jangankan
menyerahkan, walaupun lembaga kearsipan telah memberikan surat dan
dijemput, instansi tersebut tidak juga menyerahkan. Dan dari 10 instansi
yang disurati, yang mnyerahkan hanya 3 atau 4 instansi saja. Ini
merupakan tugas yang berat bagi kami sebagi lembaga kearsipan daerah.
Arsip tersebut seharusnya disimpan di unit kearsipan lembaga instansi
itu sendiri. Tapi mereka yang berada di dalam instansi itu sendiri saja
tidak mau menerahkan arsip mereka untuk disimpan atau dikelola dan
dilestarikan dengan baik. Mungkin alasan bagi mereka adalah:
a. Arsip dianggap tidak penting, tetapi arsip akan di anggap penting apabila
telah menjadi sebuah permasalahan.
b. Arsip adalah sesuatu dirahasiakan, takut jika rahasia perusahaan mereka
diketahui oleh orang banyak. Padahal, arsip statis adalah arsip yang
bersifat terbuka. Dan tetap ada hal yang tidak boleh untuk dipublikasikan,
misalnya permintaan dari pemiliknya. Walaupun demikian, ada juga
instansi dengan kesadaran dirinya untuk mengantarkan sendiri arsip
mereka ke lembaga kearsipan daerah tanpa harus disurati atau dijemput.
Instansi yang seperti inilah yang mungkin telah mengerti betapa
pentingnya nilai arsip tertentu. Sampai sekarang pun belum juga ada
sanksi yang pasti bagi instansi yang belum menyerahkan arsipnya ke
lembaga kearsipan daerah. Harapan kami, adanya kesadaran diri dari
setiap instansi untuk menyerahkan arsip mereka kepada lembaga
kearsipan daerah.
b) JRA ( jadwal retensi arsip) untuk provinsi sumatera utara pada lembaga
kearsipan daerahnya sendiri belum ada. Kami hanya memakai pedoman
dari lembaga menteri dalam negeri yang bersifat nasional yaitu peraturan
menteri dalam negeri no.39 tahun 2005 tentang pedoman tata kearsipan
di daerah. Dan yang mengetahui JRA adalah yang menciptakan arsip itu
sendiri. Rencana di tahun 2012, kami akkan mencoba menjalankan atau
11
melakukan JRA di 43 unit yang ada di provinsi sumut ini. Seperti mencari
arsip atau data. Dan arsip apa yang diciptakan dan yang mana yang harus
dimusnahkan maupun yang disimpan permanen. Yang mana yang harus
ditentukan, berapa lama aktif, inaktif, dan dimusnahkan. Misalnya: kab.
Kota mempunyai JRA sendiri, karena mereka yang tahu kapan arsip
mereka harus dimusnahkan.
2. Apakah ada kendala / masalah karena penggabungan antara badan
perpustakaan daerah dengan badan arsip daerah ?
Jawab: Pada umumnya tidak ada kendala dalam mengelola arsip, karena
mempunyai tugas pokok masing‐masing dalam mengelolanya. Jika ada kendala
itu hanya ada pada bagian administrasinya, karena letak kantor badan arsip
dengan kantor badan perpustakaan berjauhan.
3. Lembaga arsip daerah menyimpan mata uang Indonesia tempo dulu yang
sengaja di ambil dari Belanda. Dan itu merupakan arsip statis yang sifatnya
terbuka untuk umum. Dan bagaimanakah preservasi terhadap arsip yang
mempunyai nilai tinggi tersebut ?
Jawab: Cara yang dilakukan adalah di scan mata uang tersebut, karena
merupakan arsip statis yang bersifat terbuka untuk umum. Terdapat AC pada
penyimpanan arsip, tetapi belum menyala 24 jam seperti yang seharusnya sesuai
standart penyimpanan sebuah arsip karena kendala pada dana yang masih
kurang. Kemudian melakukan fumigasi dan memasukkan kaper ke dalam box
penyimpanan arsip.
4. Mengapa ada arsip yang tertutup / tidak dilayankan untuk public,
sedangkan arsip statis ada hak dari masyarakat untuk melihat dan
mengetahuinya? Dan siapa yang bertugas dalam melayankan arsip kepada
pengguna yang membutuhkan?
Jawab:
a. Arsip tertutup, tidak dilayankan karena tergantung dari stabilitas politik
dan stabilitas Nasionalnya, misalnya supersemar dan kondisi Arsip
tersebut.
12
b. Arsip boleh dilayankan untuk publik atau tidak juga tergantung dari
instansi yang menciptakan arsip tersebut.
c. Arsip dilayankan atau tidaknya juga dilihat dari kondisi fisik dari arsip
tersebut, akan tetapi dengan kecanggihan teknologi yang ada sekarang,
arsip‐arsip telah dapat dilayankan untuk umum dalam bentuk elektronik.
Seperti JIKN untuk setiap daerah memiliki jadwal masing‐masing umtuk
di akses oleh pengguna.
Ada beberapa syarat arsip dilayankan untuk umum atau tidak, yaitu:
• Pegawai yang bertugas melayankan arsip adalah arsiparis, arsiparis
tidak diijinkan memberikan arsip kepada siapapun begitu saja,
• Arsip tidak boleh dipinjamkan sembarangan, harus jelas dipinjam
oleh siapa, untuk apa, dan kapan akan dikembalikan.
• Peminjaman arsip harus ada surat resmi agar tidak di salah gunakan
5. Apa pedoman yang digunakan untuk pengklasifikasian pada arsip daerah
ini? Lalu pada saat kami mengunjungi JIKN mengapa arsip sumut tidak
ada?
Jawab:
• Pada JIKN sudah ada tetapi pembukaan aksesnya diatur per daerah,
• Pedoman klasifikasi :
o Arsip aktif : SK Mendagri no. 35 tahun 2005, di bagi 10 pokok masalah
contoh: umum, pemeritahan, politik, keuangan dan sebagainya.
o Arsip in aktif : PP no. 34 thn 1981 yaitu mengenai penyusutan arsip.
o Arsip statis : Kep. Pres no. 105 thn 2004
• Penemuan kembali arsip aktif dengan kartu kendali surat masuk / keluar, arsip
Inaktif pada DPA Sementara, dan pada arsip statis berdasarkan DPAS sementara.
13
6. Arsip apa saja yang disimpan di arsip daerah ini?
Jawab: Sebenarnya arsip statis saja, tetapi pada kenyataanya seluruh
arsip dari instansi yang kacau balau pun diterima.
7. Bagaimana dengan arsip elektronik yang ada pada arsip daerah ini, lalu
bagaimana penanganan dari arsip elektronik yang programnya sudah
tidak ada seperti dokumen yang format elektroniknya word star ?
Jawab: Koleksi arsip elektronik saat ini hanya dalam format pdf, yaitu
hasil pemindaian dokumen tercetak ke dalam format elektronik, ada koleksi pita
kaset film, tetapi tidak ada alat untuk memutarnya dan tidak diketahui apakah
masih dapat digunakan atau tidak.
Catatan tambahan:
Kantor Arsip Daerah Medan memiliki program kerja dan agar setiap
instansi dapat memberikan Arsip mereka, Kantor Arsip telah mengadakan
DIKLAT, Sosialisasi tentang “Sadar Arsip”, tetapi banyak juga instansi yang telah
mengikuti program tersebut tidak melaksanakannya di unit kerja mereka dan
tantangan juga bagi Kantor Arsip Medan karena tidak bisa selalu memberikan
sosialisasi mengingat masih ada banyak perkerjaan yang tidak bisa ditinggalkan
di Kantor Arsip itu sendiri.
14
BAB III
Study Tour
3.1 Sarana dan Prasarana dan yang Bertanggung Jawab
1) Ruang Aula
Tempat dimana diadakannya
pertemuan‐pertemuan. Misalnya seperti
kunjungan‐kunjungan para mahasiswa
yang yang telah kami lakukan pada hari
Jum’at, 4 maret 2011.
2) Ruang Depot Arsip
Oleh Arsiparis : Ibu Nondang
Ibu Dormin
Ruangan ini adalah tempat
penyimpanan arsip‐arsip yang telah
disusun berdasarkan nomor. Gedung ini
memiliki 3 lantai dan di dalam ruangan ini
hanya terdapat arsip aktif saja. Dan jika
kita ingin mengambil atau mencari arsip
15
yang kita inginkan maka kita harus mencatat nomor yang terdapat label pada box‐box
yang ada di lemari‐lemari arsip tersebut.
Dalam satu box biasanya terdapat 10‐50 arsip yang disimpan sesuai dengan
ukurannya. Dan arsip tersebut juga telah dikelompokkan.
Dalam ruangan terdiri dari rak‐rak yang menyimpan boks‐
boks arsip, dalam 1 baris rak berisi 8 / 10 boks. Arsip yang
disimpan pada ruangan ini ada yang tertua yaitu arsip yang
diciptakan pada tahun 1942 tetapi tidak penting nilai
administrasinya, masih disimpan karena belum ada JRA , jadi masih belum tau apakah
harus dimusnahkan atau tidak.
Pada umumnya arsip yang disimpan atau yang
ditampung oleh badan arsip ini adalah semua berasal dari
menteri dalam negeri atau instansi negeri. Contoh penomoran
yang dilakukan adalah mis: no. 1 sampai 5000, maka setelah
dilakukan penomoran ulang dari nomor 1 kembali.
Penomoran arsip bedasarkan jumlah arsip masuk dalam 1 tahun, setiap awal tahun
nomor kembali jadi 1.
Itu adalah contoh dari penomoran arsip pada
penyimpanannya. Semua arsip yang tersimpan merupakan
arsip aslinya, karena tidak memiliki salinannya. Arsip yang
disimpan di depot arsip tidak duplikasinya. Di dalam ruangan
terlihat arsip‐arsip yang masih dalam karungan, seperti
sampah yang sisinya kertas‐kertas tidak utuh lagi.Untuk tunjangan arsiparis yag
mengelola arsip in aktif sudah termasuk di honor. Terdapat mobil sadar arsip dan pada
tahun 2008 dan baru dioperasikan tahun ini, mobil ini digunakan untuk menjemput
arsip ke instansi – instansi.
3) Ruang Galeri
K
warisan.
pahlawa
tempoe d
B
Koleksi dala
. Contoh ya
an, foto peta
doloe dan s
Beberapa K
am ruangan
ang koleks
a zaman dah
ebagainya.
Koleksi gale
n ini ada
i yang terd
hulu, koleks
Untuk pam
eri tempo d
sekitar 100
dapat di ga
si uang zam
eran koleks
dulu di bad
0, sumber
aleri merup
an dahulu, k
si selalu ada
an arsip da
dari ANRI
pakan kole
koleksi foto
a di luar.
aerah sumu
1
dan Bada
ksi foto‐fot
o kota meda
ut:
16
an
to
an
4) R
P
pelabela
o F
o K
o R
• T
JR
Sk
• D
Ruang Kasu
ada label d
an arsip untu
ond : cakup
Contoh
keuang
Kode : nomo
Refrensi : no
erdapat ped
RA, tetapi m
kema, skem
o Tu
o Ar
o Su
Dalam skema
ubid Arsip S
i boks kolek
uk diserahk
pan yang pa
h : Fond : Gu
Sub fond
gan, dinas k
or diciptakan
omor boks a
doman dala
masih meng
ma ini berisi
ugas dan fun
rsip tentang
udah dikelom
a terdapat k
Statis
ksi arsip sa
kan pada JIK
aling besar n
ubernur
: bada
kehutanan, d
n sendiri, be
arsip dan ars
am pengelol
ggunakan J
i :
ngsi masing
g arsip (dek
mpokkan b
kolom keter
tis menggu
KN, terdiri d
nomor pem
an perpust
dll
edasarkan a
sip yang ter
laan arsip, y
JRA dari m
g‐masing ins
ksripsi yang
edasarkan n
rangan men
nakan kode
dari :
ilik arsip
takaan, din
arsip perata
rdapat didal
yang selama
masing‐masin
stansi
mewakili a
nilai guna
ngenai :
e yang digun
nas pendid
ama masuk
lamnya.
a ini meman
ng instansi
rsip tersebu
1
nakan dalam
dikan, bada
ng belum ad
, lalu dibua
ut)
17
m
an
da
at
18
o Program
o Umum
o Keuangan
o Kepegawaian
• Terdapat 17 arsip ang diambil dari Jerman, tetapi masih belum di transletkan ke
dalam bahasa Indonesia.
5) Ruang Pengelolaan
Oleh: Bapak Yahya Lubis sebagai Staf Pengelolaan
• Terdapat arsip USU.seperti peresmian fakultas kedokteran USU pada tahun
1954.
• 1 lemari terdapat 400 boks
• Bagi instansi yang tidak menyerahkan arsipnya sebenarnya sudah sanksi dalam
undang‐undang, tetapi belum bisa diterapkan.
Gmbr. Ruang pengolahan arsip.
19
BAB IV
Kesimpulan
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan pada Study Tour di badan arsip daerah sumut , penulis dapat melihat bahwa Arsip seperti diteorinya mempunyai nilai guna seperti sejarah dan ekonomi. Arsip juga perlu dikelas‐kelaskan dan setiap instansi mempunyai Arsipnya serta harus menyerakan Arsipnya ke Badan Arsip Daerah. Arsip juga perlu perawatan dan memiliki tempat penyimpanan yang khusus. Pengelolahan Arsip tersebut dilakukan oleh Arsiparis.
Penulis juga dapat melihat upaya kerja keras yang dilakukan oleh Arsiparis dan pegawai lainnya untuk meminta Arsip dari setiap instansi, mengklasifikasikannya, menyimpan dan preservasi. Keadaan penyimpanan cukup baik, tetapi karena dana yang kurang memadai untuk perawatan sehingga Arsip hanya dapat dirawat dengan fasilitas apa adanya saja seperti halnya AC masih tidak menyala selama 24 jam dan penyimpanan arsip, keamanannya masih kurang, dikarenakan tidak adanya duplikat arsip yang disimpan, bahkan masih ¼ nya yang sudah di scan, dan di pindai menjadi elektronik. Ketika ada kebakaran atau bencana lainnya, dan mengakibatkan sebagian arsip rusak, maka tidak ada arsip yang tertinggal.
Arsip adalah sebagai sesuatu yang dirahasiakan, takut jika rahasia perusahaan mereka diketahui oleh orang banyak. Oleh karena itu masih banyak perusahaan – perusahaan tidak mau menyerahkan arsipnya ke badan arsip untuk disimpan. Padahal, sudah berulang kali diberikan edaran surat untuk penyerahan Arsip dan diadakannya sosialisasi. Salah satu faktor mungkin karena beberapa instansi belum menyadari pentingnya Arsip. Meskipun demikian ada juga yang menyerahkan Arsipnya kepada Badan Arsip daerah, tetapi Arsip yang diberikan dikemas dalam bentuk yang tidak berharga. Seperti contohnya: Arsip dalam bentuk yang keriput‐keriput diamasukkan kedalam goni dan pernah Arsiparis menemukan sendal dalam goni tersebut yang bersatu dengan Arsip.
System pengendalian arsip yang disimpan pada badan arsip Daerah Sumatera Utara sudah bagus karena mempunyai pedoman tata kearsipan di Daerah, peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan Di Daerah. Setiap Arsip diklasifikasikan atas 10 kelas utama yaitu:
000 Umum
100 Pemerintahan
20
200 Politik
300 Keamanan
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
Setiap Arsip yang ada di Kantor arsip Daerah Medan disimpan semuanya tidak dimusnahkan atau mengalami disposal. JRA belum ada karena tidak semua instansi yang memberikan Arsip mereka dan memberi tahu jangka waktu keperluan mereka terhadap Arsip yang mereka serahkan
Arsip sangat penting sekali, karena ini dapat menyangkutu stabilitas nasional sebagai contoh adanya pulau indonesia yang direbut oleh negeri lain karena indonesia tidak memiliki bukti tertulis yaitu Arsip mengenai pulau tersebut. Contoh lain negara Belanda menyimpan Arsip seperti mata uang indonesia dan koran edisi lampau yang pernah ada di Indoensia sebagai nilai sejarah sewaktu di minta secara resmi oleh indonesia mereka tidak mau menyerahkan yang aslinya hanya Copyannya saja dan itupun harus dibayar mahal oleh Indonesia, tentunya negara Belanda bersikap seperti itu karena menyadari Arsip sangat penting. Meskipun kelihatannya hal yang sepele tetapi Arsip memiliki nilai guna yang besar di waktu yang akan datang.
Hal yang perlu dilakukan adalah gerakan ‘Sadar Arsip’ yaitu melalui sosialiasasi dan pengedaran surat‐surat penyerahan Arsip secara berkala. Perlu juga memaparkan kepada setiap instansi bahwa penyimpanan Arsip di Badan Arsip Daerah dapat dipercayakan keamanannya dan perawatan maupun pengelolahannya. Sebagai Mahasiswa/Mahasiwa, penulis juga berharap untuk selalu memberikan tulisan ataupun karya‐karya melalui media cetak maupun elektronik untuk memotivasi orang lain pentingnya Arsip.
21
DOKUMENTASI
Gmbr. Gedung arsip Gmbr. Penyerahan cendramata
Gmbr. Arsip yang tidak terjaga Gmbr. Lobi arsip
Gmbr. Koleksi mata uang Gmbr. Box Arsip statis
22
Gmbr. Arsip statis Gmbr. Daftar pertelaan arsip
Gmbr. Ruang kasubag
Gmbr. Ruangan kasubag pengolahan arsip
23
Gmbr. Perpustakaan mini Gmbr. Ruang fungsional
Gmbr. Ruang fotocopy Gmbr. Ruangan JIKN
Gmbr. Gedung depo arsip Gmbr. Depo arsip
24
Gmbr. Rak arsip Gmbr. Box arsip
Gmbr. Contoh Arsip
Cendra mata
Ruang Galeri ‘tempoe doeloe’
25
Foto bersama dengan pegawai kearsipan di halaman depan Kantor Kearsipan
Foto‐foto bersama Tim Observasi
26