B. Tujuan Pelaksanaan Magang

Tujuan dari pelaksanaan kegiatan magang antara lain:

1. Memperoleh gambaran nyata dari teori yang telah didapatkan selama

mengikuti kegiatan perkuliahan di Institut Manajemen Telkom dan

membandingkanya dengan kondisi yang sebenarnya di lapangan.

2. Memperoleh ilmu, wawasan, dan pengalaman kerja praktek selama

mengikuti kegiatan magang di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara

Bandung I.

3. Memenuhi kewajiban akademik sebagai mahasiswa Institut Manajemen

Telkom.

4. Sebagai wahana orientasi bagi mahasiswa untuk mempersiapkan diri dan

menumbuhkan minat dalam penyusunan tugas akhir/skripsi.

5. Membina hubungan baik antara Institut Manajemen Telkom dengan

perusahaan.

C. Manfaat Pelaksanaan Magang

1. Bagi Mahasiswa

a. Menjadikan pengenalan terhadap lingkungan kerja yang nyata.

b. Membangun jaringan kerja dengan karyawan di perusahaan tempat

kegiatan magang.

c. Mempersiapkan mental yang kuat dan pengetahuan yang memadai

untuk memasuki dunia kerja.

d. Meningkatkan kedisiplinan dan kemandirian melalui pemahaman akan

budaya kerja professional yang menuntut kerjasama, tepat waktu,

kepemimpinan, dan tanggung jawab.

14

2. Bagi Institut Manajemen Telkom

a. Meningkatkan citra positif Institut Manajemen Telkom seiring dengan

baiknya kinerja mahasiswa selama melaksanaan aktivitas magang di

perusahaan.

b. Mengetahui sejauh mana perkembangan dalam dunia kerja.

c. Sebagai bahan masukan untuk pengembangan dan pendalaman materi

perkuliahan secara keseluruhan.

d. Meningkatkan hubungan yang erat dan jalinan komunikasi yang baik

antara Institut Manajemen Telkom dengan perusahaan.

3. Bagi Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bandung I

a. Mendapat bantuan tenaga kerja untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa

mengeluarkan biaya yang besar.

b. Terjalinnya kerja sama dengan Institut Manajemen Telkom sebagai

salah satu lembaga pendidikan di Indonesia.

c. Perusahaan memiliki referensi tambahan dalam kegiatan rekrutasi

pegawai baru.

d. Sebagai salah satu bentuk Corporate Social Responsibility Kantor

Pelayanan Perbendaharaan Negara Bandung I.

D. Tempat dan Waktu Magang

Pelaksanaan kegiatan magang dilakukan penulis di Kantor Pelayanan

Perbendaharaan Negara (KPPN) Bandung I yang beralamat di Jalan Asia Afrika

nomor 114 Bandung. Kegiatan magang dimulai sejak periode Juli 2013 sampai

dengan Agustus 2013 selama 30 hari kerja yang dimulai dari pukul 07.30-17.00

WIB. Penulis ditempatkan pada Seksi Pencairan dana pada bagian Pelaksana Seksi

Pencairan Dana.

15

E. Aktivitas Magang

Selama pelaksanaan magang peserta magang diberi tugas untuk ikut

membantu dalam pekerjaan rutin diantaranya adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1

Aktivitas Magang

Hari

Ke-Aktivitas Magang Uraian Tugas Output

1-3 Sosialisai Seksi

Pencairan dana dan

pengenalan

mengenai SP2D

(Surat Permohonan

Pencairan Dana).

Sosialisasi dan pengenalan

lingkungan perusahaan

KPPN terutama seksi

Pencairan Dana, dan

pengenalan struktur

oragnisasi serta penjelasan

mengenai SP2D.

Pengetahuan

mengenai KPPN

Bandung I terutama

seksi pencairan

dana. Pemahaman

mengenai SP2D.

4-7 Proses

penggabungan SPM

dengan SP2D dan

validasi.

Menggabungkan SPM

dengan lembar SP2D yang

telah disetujui dan diproses

lalu memvalidasinya dan

diantarkan ke Kepala Seksi

Pencairan Dana.

Menghasilkan SP2D

yang kemudian

didistribusikan

kepada Kepala

Seksi Pencairan

Dana untuk

diperiksa lebih

lanjut dan

ditandatangani.

(Bersambung)

16

Tabel 3.1 (sambungan)

8-11 Mengisi kartu gaji

bagian kurang gaji.

Melakukan pengarsipan

dengan mengisi kartu gaji

pegawai BID PROPAM

bagian kurang gaji selama 5

bulan dari Januari-Mei 2013.

Arsip kartu gaji

untuk disimpan oleh

KPPN Bandung I.

12-13 Mengisi kartu gaji

bulan April.

Mengisi kartu gaji BID

PROPAM bulan April 2013.

Arsip kartu gaji

untuk disimpan oleh

KPPN Bandung I.

14-17 Proses pemilahan

lembar SP2D.

Memisahkan SP2D:

1. Lembar ke-1 dengan

lembar daftar penguji.

2. Lembar ke-2 digabung

dengan SPM lembar ke-

2 berikut dokumen

lainya.

3. Lembar ke-3 digabung

dengan SPM lembar ke-

1 berikut dokumen

pendukungnya, bukti

seto, tanda terima

lembar ke-2 dan konsep

SP2D beserta kartu

peengawasan kredit.

Menghasilkan SP2D

yang kemudian

didistribusikan

kepada Seksi Bank

dan Subbagian

Umum utuk

diproses lebih lanjut

lagi.

(Bersambung)

17

Tabel 3.1 (Sambungan)

18-21 Proses

penggabungan SPM

dengan SP2D dan

validasi.

Menggabungkan SPM

dengan lembar SP2D yang

telah disetujui dan diproses

lalu memvalidasinya dan

diantarkan ke kepala seksi

Pencairan Dana.

Menghasilkan SP2D

yang kemudian

didistribusikan

kepada kepala seksi

Pencairan Dana

untuk diperiksa

lebih lanjut dan

ditandatangani.

22-25 Proses pemilahan

lembar SP2D.

Memisahkan SP2D:

1. Lembar ke-1 dengan

lembar daftar penguji.

2. Lembar ke-2 digabung

dengan SPM lembar ke-

2 berikut dokumen

lainya.

3. Lembar ke-3 digabung

dengan SPM lembar ke-

1 berikut dokumen

pendukungnya, bukti

seto, tanda terima

lembar ke-2 dan konsep

SP2D beserta kartu

peengawasan kredit.

Menghasilkan SP2D

yang kemudian

didistribusikan

kepada Seksi Bank

dan Subbagian

Umum utuk

diproses lebih lanjut

lagi.

(Bersambung)

18

Tabel 3.1 (Sambungan)

26-30 Mengarsip data

SP2D.

1. Men-scan SP2D lembar

ke-3.

2. Memenginput data SP2D

ke Filing System serta

mencetak rekapanya.

3. Memasukan SP2D

lembar ke-3 beserta

dokumen dan rekapanya

kedalam dus dan

disimpan ke gudang

arsip KPPN Bandung I.

Arsip SP2D secara

fisik maupun file di

computer.

F. Pembahasan Aktifitas Magang

Selama melaksanakan aktivitas magang, penulis ditempatkan pada seksi

Pencairan Dana, oleh karena itu kegiatan serta tugas-tugas yang diberikan terkait

dengan proses pencairan dana. Penerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana

(SP2D) melalui beberapa proses sebagai berikut:

1. Tahapan I: Checker

a. Diawali dengan petugas Front Office (FO) menerima nomor antrian

dan Kartu Identitas Petugas Satker (KIPS) lalu memeriksa batas

waktu SPM PTUP dan memastikan bahwa tidak melebihi 1 (satu)

bulan dari tanggal SP2D TUP terakhir.

b. Menerima SPM beserta dokumen pendukung dalam rangkap dua

berikut ADK (Arsip Data Komputer) dari petugas Satker

19

c. Meneliti kelengkapan SPM dan dokumen pendukungnya seperti

kesesuaian tanda tangan Pejabat Penanda Tangan Surat Perintah

Membayar (PPSPM), memeriksa cara pengisian huruf dan angka

yang tercantum, dan menguji kebenaran perhitungan SPM.

2. Tahapan II: Maker

a. Mencetak dan menyampaikan tanda terima kepada Satker yang

berisi data pengantar SPM, mencetak kartu pengawasan kredit, dan

meneruskan SPM dan dokumen pendukungnya beserta tanda terima

lembar ke-2 kepada Pelaksana Seksi Pencairan Dana pada Middle

Ofice (MO).

b. MO melakukan proses input kode bank, penomoran SP2D, dan

pencetakan konsep dan net SP2D. melakukan pencocokan SP2D

dengan kartu pengawasan kredit dan menggabungkan net SP2D

dengan SPM berikut dokumen pendukungnya.

c. Kemudian dokumen tersebut diberikan kepada kepala seksi

Pencairan Dana untuk ditandatangani dan selanjutnya akan di

berikan kembali kepada Pelaksana Seksi Pencairan Dana.

3. Tahapan III: Approval

Oleh Pelaksana Seksi Pencairan Dana, tiga lembar SP2D yang telah

ditandatangani kemudian di pisahkan dan di teruskan ke seksi lainya,

lembar pertama beserta daftar penguji di serahkan ke Seksi Bank dan

Giro/Pos untuk diberikan ke Bank Operasional, lembar ke-2 berikut

bukti setor di berikan kepada Subbag Umum untuk dikembalikan ke

Satker, dan lembar ke-3 digabung dengan SPM lembar ke-1 berikut

dokumen pendukungnya, bukti setor, tanda terima lembar ke-2 dan

konsep SP2D beserta kartu pengawasan kredit diberikan kepada Subbag

20

Umum untuk selanjutnya di berikan kepada Seksi Verifikasi dan

Akuntansi untuk diarsip.

Kegiatan yang dilakukan penulis pada Seksi Pelaksana Pencairan Dana

adalah sebagai berikut:

1. Proses penggabungan SPM dengan SP2D dan validasi

SPM (Surat Perintah Membayar) adalah dokumen yang diterbitkan

oleh satuan kerja untuk mencairkan dana yang bersumber dari Daftar Isian

Pelaksanaan Anggaran (DIPA). SP2D adalah surat yang diterbitkan oleh

KPPN selaku kuasa Bendahara Umum Negara (BUN) untuk pelaksanaan

pengeluaran atas beban APBN berdasarkan SPM. Setelah SPM di periksa

dan lolos dengan dokumen yang memadai lalu diproses di seksi Pencairan

Dana, maka tiga rangkap SP2D akan di cetak. Selanjutnya SPM akan

digabungkan dengan SP2D lalu kemudian divalidasi dengan membubuhkan

cap resmi KPPN dan cap nama Kepala Seksi Pencairan Dana. Kemudian

dokumen tersebut akan di berkan kepada Kepala Seksi Pencairan Dana

untuk diperiksa kembali dan ditandatangani.

2. Mengisi kartu gaji

Kartu gaji adalah sebuah kartu yang dibagi berdasarkan masing-masing

pegawai dari setiap lembaga yang mencatat nama serta jumlah gaji yang di

terima setiap bulannya termasuk tunjangan-tunjangannya. Pengisian kartu

gaji terdiri dari gaji setiap bulanya, kurang gaji, serta gaji yang akan

diterima oleh masing-masing karyawan. Kartu gaji diisi secara manual

dengan mengikuti data yang di berikan oleh Satker.

21

3. Proses pemilahan lembar SP2D

SP2D terdiri dari tiga rangkap, setelah divalidasi oleh kepala seksi

Pencairan Dana, SP2D kemudian dipisahan setiap lembarnya bedasarkan

bagiannya masing-masing. SP2D lembar pertama disatukan dengan daftar

penguji untuk diserahkan kepada Seksi Bank dan Giro/Pos. Selanjutnya

SP2D lembar kedua disatukan dengan SPM lembar kedua berikut bukti

setor kepada Subbagian Umum untuk dikembalikan ke Satuan Kerja.

Sedangkan SP2D lembar ketiga disatukan dengan SPM lembar pertama

berikut dokumen pendukungnya, bukti setor, tanda terima lembar kedua dan

konsep SP2D beserta kartu pengawasan kredit, untuk selajutnya diserahkan

kepada Bagian Umum untuk diolah lebih lajut lalu diberikan kepada Seksi

Verifikasi Akuntansi untuk diarsip.

4. Mengarsip data SP2D

SP2D lembar ketiga perharinya yang diterima dari Subbagian Umum

kemudian dibagi kedalam beberapa box untuk diarsipkan secara fisik.

Tetapi sebelumnya, SP2D diberi nomor urut dan dipisahkan dari dokumen

lainya untuk di-scan sebagai arsip komputer sesua nomor box dan

kemudian di satukan kembali. Kemudian, dengan menggunakan Filling

System, seluruh SP2D diarsip kembali berdasarkan nomor SP2D, Filling

System adalah aplikasi computer yang telah memiliki data dari masing

masing SP2D apabila nomor dari SP2D dimasukan, gunanya adalah untuk

mengetahui data SP2D yang diarsipkan pada setiap arsip box. Setelah

semua nomor selesai di-input, maka lembar rekap nomor SP2D di-print dan

ikut dimasukan kedalam box untuk ikut diarsip.

22

G. Relevansi Praktik dengan Teori

Dalam pelaksanaan program magang penulis ditempatkan sesuai dengan

latar belakang pendidikan yang diterima di Institut Manajemen Telkom yaitu

bidang studi Akuntansi. Teori yang penulis terima di bangku kuliah dapat

diaplikasikan kedalam praktek kerja lapangan yang penulis jalani di KPPN

Bandung I, terutama terkait dengan bidang Sistem Informasi Akuntansi dan

Akuntansi Sistem Pemerintahan. Berikut adalah rincian tiga teori pokok

menurut Laudon (2008:16) yang bersangkutan dengan aktivitas magang:

1. Input

Input dalam prosedur penerbitan SP2D yang bersangkutan dengan

Uang Persediaan ini adalah Surat Permintaan Pembayaran yang berkaitan

dengan Uang Persediaan (SPM-UP), Surat Permintaan Pembayaran Ganti

Uang Persediaan (SPM-GUP), Surat Permuntaan Pembayaran Tambahan

Uang Persedaan (SPM-TUP), dan Surat Permintaan Pembayaran

Pertanggungjawaban Tambahan Uang Persediaan (SPM-PTUP). SPM-SPM

tersebut diterima dari Satuan Kerja sebagai permintaan terhadap pencairan

dana untuk kebutuhan operasianal lembaga tersebut.

2. Proses

Setelah petugas Front Office (FO) menerima SPM dari satuan kerja

dan sudah diperiksa kelengkapan dokumen dan kesesuaiannya dengan data

yang dimiliki oleh KPPN, maka SPM akan di teruskan ke bagian Middle

Office (MO) untuk diproses penerbitan SP2D-nya. Selanjutnya petugas

Pelaksana Seksi Pencairan Dana akan memberikan cap KPPN agar dapat

ditandatangani oleh kepala seksi Pencairan Dana. Kemudian kepala seksi

Pencairan Dana akan memeriksa kembali kebenaran dokumen sebelum

ditandatangani dan dikembalikan kepada petugas Pelaksana Seksi Pencairan

Dana. Kemudian petugas Pelaksana Seksi Pencairan Dana akan

memisahkan SP2D lembar pertama, kedua, dan ketiga untuk didistribusikan

23

ke bagian lainya. Lembar pertama ke bagian Bank dan Giro/Pos untuk

diproses pencairan dananya, lembar kedua dan ketiga diberikan ke

Subbagian Umum. Di Subbagian Umum, lembar kedua akan dikembalikan

kepada Satuan Kerja, sedangkan lembar ketiga akan diberikan kembali

kepada Seksi Verifikasi dan Akuntansi untuk diarsip.

3. Output

Output yang keluar setelah SPM diproses adalah SP2D yang telah di

validasi dan dapat digunakan oleh satuan kerja untuk mendapatkan dana

yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional lembaga tersebut.

Dalam prosedur penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), penulis

menarik kesimpulan bahwa pengendalian internal menurut Hall (2007:244) yang

dijadikan acuan adalah:

1. Otorisasi Transaksi

Di KPPN, Front Office akan memastikan kebenaran SPM dan

mencocokanya dengan Arsip Data Komputer (ADK) yang diberikan dan

akan memeriksa kelengkapan dokumen pendukungnya berikut memeriksa

tanda tangan yang tertera dan juga kebenaran penulisan serta perhitunganya.

Apabila terdapat dokumen yang kurang lengkap maupun kesalahan lainya,

maka SPM tersebut akan dikembalikan.

2. Pemisahan Tugas

Pada Seksi Pencairan Dana terdapat beberapa bagian yang terdiri dari Front

Office, Moddle Office dan Pelaksana Pencairan Dana. Ketiga bagian

tersebut memiliki tugas yang berbeda-beda, gunanya adalah untuk

mencegah terjadinya kecurangan karena dokumen yang akan diproses

melalui banyak bagian yang akan senantiasa melakukan pengecekan

terhadap kebenaran dan kelengkatan SPM beserta dokumenya.

24

3. Supervisi

KPPN Bandung I memiliki bagian yang bertugas sebagai pengawas sistem

yaitu bagian supervisi, supervisor atau orang yang menjalankan tugas

supervisi, adalah orang yang berwenang untuk mengawasi jalanya prosedur

penerbitan SP2D. apabila terdapat kesalahan pada penerbitan SP2D yang

dilakukan menggunakan system, maka supervisor adalah satu-satunya

orang yang dapat memperbaikinya. Gunanya adalah agar penerbitan SP2D

tidak dilakukan dengan sembarangan dan untuk meminimalisir terjadinya

penyalahgunaan.

4. Pencatatan Akuntansi

Catatan akuntansi diperlukan untuk mendukung jejak audit didalam KPPN

Bandung I, data yang telah masuk kedalam sistem sudah secara otomatis

tersimpan dalam database. Namun, ada data fisik yang tetap disimpan

untuk pengarsipan.

5. Pengendalian Akses

Setiap orang yang bertanggung jawab untuk menggunakan sistem komputer

di KPPN memiliki kata sandi masing-masing yang tidak dapat digunakan

oleh sembarng orang untuk mencegah terjadinya kecurangan.

6. Verifikasi Independen

Setiap SPM dan dokumen pendukungnya akan diperiksa serta diteliti

kembali oleh setiap bagian di Seksi Pencairan Dana secara manual,

sehingga apabila terdapat SPM yang lolos uji pada bagian Front Office,

maka akan terdeteksi pada bagian Middle Office dan begitupun selanjutnya.

H. Pembahasan Masalah

Dalam pelaksanaan prosedur penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

terutama pada Seksi Pencairan Dana, penulis tidak menemukan adanya masalah

yang signifikan yang dapat menghambat proses penerbitan SP2D. Hal tersebut

25

dikarenakan Standard Operating Procedures (SOP) yang mengatur penerbitan

SP2D sudah jelas dan dapat diikuti oleh pegawai-pegawai terkait, begitu juga

dengan penerapan jangka waktu penerbitan SP2D beserta penerapan sanksi apabila

terdapat Satker yang tidak mengikuti aturan yang berlaku, sehingga tidak

menimbulkan masalah yang dapat merugikan Satker maupun KPPN Bandung I

sendiri.

26