laporan penelitian meningkatkan peran · pdf file1.5. indikator keberhasilan ... teknik...
TRANSCRIPT
LAPORAN PENELITIAN
MENINGKATKAN PERAN ORMAWA DALAMMELAKUKAN MANAJEMEN KUALITAS MELALUI
PELATIHAN MONITORING DAN EVALUASI
Oleh:
Desak Nyoman Arista Retno Dewi
A
Dibiayai oleh Research Grant Fakultas Psikologi
Universitas Katolik Widya Mandala Surabaya
2011/2012
ii
HALAMAN PENGESAHAN
1. Judul : Meningkatkan Peran Ormawa Dalam
Melakukan Manajemen Kualitas Melalui
Pelatihan Monitoring dan Evaluasi
2. Tim Peneliti/Pelaksana : Desak Nyoman Arista Retno Dewi, M.Psi
3. Alamat Ketua Peneliti : Fakultas Psikologi
4. Telp/Fax. Ketua Peneliti : 031 5678478 pswt. 161
5. Alamat email Ketua Peneliti : [email protected]
6. Lama Penelitian : + 6 bulan
Surabaya, 14 Agustus 2012
Menyetujui, Peneliti/Pelaksana
Dekan Fakultas Psikologi
Y.Yettie Wandansari, M.Si Desak Nyoman Arista RD, M.Psi
NIK. 711.98.0337 NIK. 711.09.0636
Mengetahui,
Ketua LPPM
Prof. Dr. Veronica L. Diptoadi, M.Sc
NIK. 121.74.0027
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan YME karena dengan berkat dan
rahmatnya penelitian “Meningkatkan Peran Ormawa Dalam Melakukan Manajemen
Kualitas Melalui Pelatihan Monitoring dan Evaluasi” dapat terlaksana dengan lancar.
Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat bagi pengurus mahasiswa Fakultas
Psikologi UKWMS mengenai penyusunan proses monitoring dan evaluasi sebagai
upaya pengaplikasian manajemen kualitas dalam organisasi mahasiswa (ORMAWA).
Pada kesempatan ini pula, peneliti hendak menyampaikan terimakasih kepada
pihak-pihak yang telah membantu terlaksananya penelitian ini yaitu kepada :
1. Pimpinan Fakultas Psikologi Unika Widya Mandala Surabaya, Ibu Yettie
Wandansari, M.Si., Psi selaku Dekan Fakultas Psikologi UKWMS dan Ibu Yuni
Apsari, M.Si., Psi selaku Sekretaris Fakultas Psikologi UKWMS, terimakasih atas
kesempatan dan dukungan untuk melakukan penelitian.
2. Pimpinan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM)
Unika Widya Mandala Surabaya, Prof. Veronica L. Diptoadi, M.Sc, yang
mendorong terlaksananya pengabdian masyarakat. Terimakasih atas
dukungannya.
3. Pengurus ORMAWA Fakultas Psikologi UKWMS periode 2011/2012 dan
2012/2013 yang telah menjadi subyek penelitian dan peserta pelatihan atas
semangat, dukungan, komitmen, dan keinginan belajar yang tinggi untuk
menjadi lebih baik. Terimakasih dan sukses selalu.
iv
4. Pimpinan Fakultas Psikologi UKWMS, Ibu Yettie Wandansari, M.Si., Psi selaku
Dekan Fakultas Psikologi UKWMS dan Ibu Yuni Apsari, M.Si., Psi selaku
Sekretaris Fakultas, yang telah memberikan ijin dan kesempatan melakukan
penelitian pada pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi periode
2011/2012 dan 2012/2013.
5. Para asisten pengabdian masyarakat yaitu Sherwin (2008), dan Andhika
(2009) terimakasih atas kerjasama dan kesediaannya dalam membantu
pelaksanaan pengabdian ini. Semoga pengalaman sebagai asisten penelitian
memberikan banyak pembelajaran dan pengalaman baru yang inspiratif.
6. Semua pihak yang telah mendukung, membantu dan memperlancar
pelaksanaan penelitian ini. Terimakasih.
Peneliti menyadari pelaksanaan penelitian ini tidak lepas dari kekurangan.
Masih perlu banyak belajar untuk melaksanakan penelitian dengan benar sesuai
dengan metode dan kaidah penelitian ilmiah. Untuk itu peneliti mohon maaf kepada
semua pihak jika sekiranya ada kekurangan atau kesalahan dalam pelaksanaan
penelitian ini. Semoga laporan penelitianini bisa diterima dan memberikan inspirasi
kepada siapa saja yang memiliki ketertarikan dengan proses monitoring dan evaluasi
sebagai upaya meningkatkan manajemen kualitas organisasi. Terimakasih.
Peneliti,
Surabaya, Agustus 2012.
v
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul ................................................................................................ i
Lembar Pengesahan ....................................................................................... ii
Kata Pengantar .............................................................................................. iii
Daftar Isi ....................................................................................................... v
Daftar Tabel .................................................................................................. vii
Daftar Gambar .............................................................................................. viii
Daftar Lampiran ............................................................................................ ix
Abstraksi ....................................................................................................... x
BAB I. PENDAHULUAN ......................................................................... 1
1.1. Latar Belakang ............................................................................. 1
1.2. Rumusan Masalah ........................................................................ 5
1.3. Tujuan Penelitian ......................................................................... 5
1.4. Manfaat Penelitian ...................................................................... 6
1.5. Indikator Keberhasilan ................................................................. 6
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA ................................................................. 8
2.1. Kajian Literatur Seputar Konsep Dasar Manajemen Kualitas ......... 8
2.2. Kajian Literatur Seputar Konsep Monitoring dan Evaluasi ............ 10
2.3. Review Penelitian ........................................................................ 16
vi
2.4. Kerangka Berpikir ........................................................................ 17
BAB III. METODOLOGI PENELITIAN .......…...………………………......… 19
3.1. Pendekatan Penelitian ...…...................…………......................... 19
3.2. Bagan Penelitian ......................……………………........................ 19
3.3. Setting Penelitian ......................................................................... 20
3.4. Persiapan Penelitian ..................................................................... 20
3.5. Siklus Penelitian ........................................................................... 22
3.6. Metode Pengumpulan Data ......................................................... 23
3.7. Teknik Analisa Data ..................................................................... 25
3.8. Peran Mahasiswa dalam Penelitian ............................................... 25
BAB IV. ANALISA DATA ........................................................................... 27
4.1. Penggalian Data Awal .................................................................. 27
4.2. Siklus Penelitian ........................................................................... 29
BAB V. KESIMPULAN dan SARAN ........................................................... 39
5.1. Kesimpulan .................................................................................. 39
5.2. Saran ........................................................................................... 39
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 42
LAMPIRAN ................................................................................................... 43
vii
DAFTAR TABEL
4.1. Nilai total tes pemahaman sebelum dan setelah pelatihan ........... 33
4.2. Pertanyaan 2 .............................................................................. 23
4.3. Pertanyaan 3 .............................................................................. 24
4.4. Pertanyaan 4 .............................................................................. 26
4.5. Pertanyaan 5 .............................................................................. 28
4.6. Hasil lembar evaluasi .................................................................. 32
viii
DAFTAR GAMBAR
2.1. Gambar diagram langkah-langkah monitoring ............................ 16
3.1. Gambar bagan penelitian ........................................................... 19
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Tes Pemahaman (Pretest dan Posttest) .......................................................... 43
Panduan Pertanyaan Wawancara ................................................................. 45
Hasil Olah Data 47
Hasil Wawancara 49
Rencana Pelaksanaan Pelatihan (Siklus 1 Pertemuan 1) .................................. 60
Rencana Pelaksanaan Pelatihan (Siklus 1 Pertemuan 2) .................................. 65
Handout materi ........................................................................................... 67
Lembar Kerja ............................................................................................... 74
Lembar Absensi ……………………………………………………………………. 81
x
Desak Nyoman Arista Retno Dewi. (2012). Meningkatkan Peran Ormawa DalamMelakukan Manajemen Kualitas Melalui Pelatihan Monitoring dan Evaluasi.
ABSTRAKSI
Penelitian ini merupakan penelitian mengenai manajemen kualitas pada organisasimahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS periode 2011/2012 yang difokuskan padapemberian pelatihan monitoring dan evaluasi sebagai upaya pengendalian kualitasterhadap produk-produk yang dihasilkan untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa.Diharapkan penelitian ini dapat memberikan gambaran mengenai manajemen kualitasyang ada pada organisasi mahasiswa dan juga dapat meningkatkan pemahaman danpengaplikasian manajemen kualitas melalui pelatihan monitoring dan evaluasi padapengurus organisasi mahasiswa. Pengambilan data dilakukan melalui wawancara,observasi, kuesioner, dan dokumentasi organisasi mahasiswa terkait rencana strategidan rencana operasional. Subyek penelitian yang digunakan dalam penelitian iniadalah para pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS periode2011/2012 dan juga pihak-pihak yang berhubungan yaitu mahasiswa, dekanat, tatausaha, dan dosen. Sedangkan pelatihan monitoring dan evaluasi akan diberikan padapara pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS Periode 2011/2012yang terdiri dari 12 orang pengurus Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM), 14 orangpengurus Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), dan 9 orang pengurus Lembaga PersMahasiswa (LPM). Hasil pengumpulan data akan diolah berdasarkan jenis data. Datahasil wawancara akan diolah menggunakan thematic analysis mengikuti konseptheory led yaitu dengan mendasarkan pada panduan wawancara. Hasil kuesionerakan diolah berdasarkan statistik paired samples test untuk merangkum danmenggambarkan pola data secara keseluruhan dan uji perbedaan sebelum dan setelahpelatihan. Hasil penelitian menunjukan Lebih dari 50% peserta pelatihan mengalamipeningkatan pemahaman manajemen kualitas (90,9%) dan monitoring dan evaluasi(9,09%) dengan rerata peningkatan pemahaman manajemen kualitas sebelum dansetelah pelatihan sebesar 30,45% dan rerata peningkatan pemahaman monitoringdan evaluasi sebelum dan setelah pelatihan sebesar 12,27%. Meski masih sederhana,namun peserta mampu menyusun aplikasi proses monitoring dan evaluasi denganmengevaluasi rencana strategi dan rencana operasional yang telah disusun sebelumnyamenggunakan lembar kerja.
Kata kunci: manajemen kualitas, monitoring dan evaluasi.
1
39
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Organisasi mahasiswa atau ORMAWA merupakan salah satu bentuk
organisasi yang bertujuan melatih kemampuan mahasiswa dalam berorganisasi.
Kemampuan mahasiswa yang bersifat hardskills dan softskills dilatih melalui
perencanaan sampai dengan pelaksanaan suatu program atau kegiatan
kemahasiswaan selayaknya perencanaan sampai dengan pelaksanaan kegiatan
pada organisasi formal lainnya. Seperti organisasi lainnya, organisasi mahasiswa
juga berorientasi pada pemenuhan kebutuhan konsumen yaitu mahasiswa dan
para stakeholder (fakultas, perusahaan, dan masyarakat). Dalam upayanya
memenuhi kebutuhan dan meningkatkan kepuasan konsumen, organisasi
mahasiswa berusaha menciptakan produk-produk yang berkualitas dengan
sejumlah keistimewaan melalui program-program pengembangan kemampuan
atau skills (hardskills dan softskills) mahasiswa. Untuk dapat menciptakan produk-
produk yang berkualitas maka organisasi perlu ditunjang dengan sistem
manajemen kualitas yang berfokus pada pelanggan atau konsumen, yang
memastikan bahwa produk yang diciptakan benar-benar berkualitas sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan konsumen.
Manajemen kualitas merupakan suatu cara meningkatkan performasi secara
terus-menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi
atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi dengan
menggunakan semua sumberdaya manusia dan modal yang tersedia (Gaspersz,
2
39
2001). Pada pelaksanaannya manajemen kualitas didukung dengan perencanaan
kualitas (quality planning), pengendalian kualitas (quality control), dan perbaikan
atau peningkatan kualitas (quality improvement) yang melibatkan seluruh anggota
organisasi sesuai dengan fungsi-fungsi manajemen dalam organisasi.
Salah satu fungsi manajemen dalam mendukung proses kerja organisasi
atau manajemen kualitas adalah fungsi pengendalian atau controling yaitu suatu
aktivitas penilaian terhadap suatu aktivitas berdasar standar yang telah dibuat
untuk kemudian dilakukan perubahan dan perbaikan jika diperlukan. Bentuk
controling yang dapat dilakukan adalah memberikan monitoring dan evaluasi
terhadap pelaksanaan suatu program kerja berdasarkan perencanaan dan indikator
keberhasilan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pada organisasi mahasiswa
Fakultas Psikologi UKWMS periode 2011/2012, fungsi pengendalian atau
controling merupakan fungsi manajemen yang paling banyak dikeluhkan
pelaksanaannya oleh anggota organisasi mahasiswa. Berdasarkan 20 kuesioner
yang disebarkan, diperoleh hasil 8 orang pengurus organisasi mahasiswa yang
menjawab fungsi pengendalian atau controling sebagai fungsi manajemen yang
perlu diperbaiki dan dilakukan perubahan, sedangkan 12 orang pengurus lebih
memilih fungsi manajemen yang lainnya, yaitu fungsi perencanaan 4 orang, fungsi
pengorganisasian 2 orang, dan fungsi pengarahan 6 orang. Namun setelah
dilakukan penggalian informasi lebih dalam melalui wawancara didapatkan hasil
11 pengurus menyatakan pentingnya fungsi pengendalian atau controling untuk
diperbaiki dan diperbarui, sedangkan 9 orang pengurus lainnya memilih fungsi
manajemen yang lain.
3
39
Berdasarkan hasil wawancara diketahui permasalahan terkait fungsi
pengendalian atau controling lebih pada aplikasi monitoring dan evaluasi
terhadap pelaksanaan program kerja disesuaikan dengan perencanaan yang telah
dibuat dan indikator keberhasilannya. Permasalahan mengenai belum adanya
indikator kerja atau indikator keberhasilan dari program kerja membuat tidak
jelasnya proses monitoring dan evaluasi. Selain itu tidak adanya perencanaan akan
program monitoring dan evaluasi membuat program kerja berjalan tanpa adanya
indikator atau standar kerja sehingga program kerja tidak dapat dikontrol dan
dikendalikan. Akibatnya terjadi beberapa permasalahan, seperti tidak jelasnya
tugas dan tanggungjawab pada anggota, timeline tidak sesuai kondisi di lapangan,
adanya anggota yang bertindak tanpa arahan. Selain itu indikator atau standar
kerja yang telah ada tidak dijalankan dikarenakan kurangnya pengetahuan
pengurus dalam pengaplikasiannya. Akibat-akibat yang muncul tersebut
berdampak pada tidak terpenuhinya deadline kerja sehingga para pengurus harus
kerja keras untuk memenuhi deadline tersebut agar program tetap dapat
dilaksanakan sesuai dengan jadwal. Meski pada akhirnya program dapat
terlaksana, namun proses kerja yang terjadi menunjukkan adanya ketidak efektifan
kerja pada organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi.
Upaya yang telah ditempuh untuk mengatasi hal ini masih belum
terstruktur dengan baik. Proses pengendalian atau contoling berupa monitoring
dan evaluasi yang dilakukan masih sebatas berdiskusi dan saling memberikan kritik
yang juga disertai dengan pemberian saran antar anggota pengurus organisasi
mahasiswa dan pendamping kemahasiswaan. Tetapi untuk tindak lanjut dari
pemberian saran tersebut belum ada sehingga tidak diketahui proses perbaikan
4
39
atau peningkatan yang dilakukan dan juga pengaruhnya. Oleh karena itu perlu
ada cara atau sistem pengendalian atau controling yang tepat dan lebih
terstruktur, serta terdokumentasi melalui pembuatan perencanaan, menyusun
indikator, dan pelaksanaan monitoring dan evaluasi.
Keberhasilan sebuah program dapat dilihat dari apa yang direncanakan
dengan apa yang dilakukan, apakah hasil yang diperoleh berkesesuaian dengan
hasil perencanaan yang dilakukan. Untuk dapat memperoleh implementasi
rencana yang sesuai dengan apa yang direncanakan harus disiapkan sebuah
indikator atau standar pencapaian yang akan dimonitor untuk memperoleh fakta,
data dan informasi tentang pelaksanaan program, apakah proses pelaksanaan
kegiatan dilakukan sesusai dengan apa yang telah direncanakan. Selanjutnya
temuan-temuan hasil monitoring adalah informasi untuk proses evaluasi sehingga
hasilnya apakah program yang ditetapkan dan dilaksanakan memperoleh hasil
yang berkesuaian atau tidak, untuk kemudian ditindaklanjuti dalam bentuk
perbaikan atau peningkatan kualitas. Secara keseluruhan dengan tidak
dilakukannya fungsi monitoring dan evaluasi dalam upaya pengendalian kualitas
produk yang dihasilkan, maka produk yang dihasilkan tidak dapat dijamin
kualitasnya sehingga dapat berdampak pada kepuasan dan penerimaan konsumen
pada produk yang dihasilkan. Bilamana ketidakpuasan konsumen ini terjadi secara
terus-menerus, maka dapat berdampak pada keberlangsungan organisasi. Hal ini
menunjukkan pentingnya proses monitoring dan evaluasi untuk menjamin kualitas
program kerja atau kegiatan agar sesuai antara perencanaan dan pelaksanaannya
sehingga dapat mendukung keberhasilan program atau kegiatan tersebut.
5
39
Untuk dapat menjalankan manajemen kualitas yang meliputi proses
monitoring dan evaluasi dengan baik dan tepat, maka yang pertama diperlukan
adalah adanya pemahaman pengurus mengenai pentingnya proses monitoring dan
evaluasi terhadap suatu program kerja atau kegiatan guna mendukung manajemen
kualitas. Selanjutnya adalah kemampuan untuk mengaplikasikan proses monitoring
dan evaluasi, dan komitmen untuk melakukannya secara terus menerus.
Berdasarkan penjelasan diatas dan pertimbangan terhadap proses kerja,
pencapaian organisasi mahasiswa, dan hasil kajian empiris terhadap penelitian
terdahulu yang relevan (disajikan pada bab kajian pustaka), maka dilakukan
penelitian dengan judul Meningkatkan Peran Ormawa Dalam Melakukan
Manajemen Kualitas Melalui Pelatihan Monitoring Dan Evaluasi.
1.2 Rumusan Masalah
Bagaimana manajemen kualitas pada organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi
UKWMS periode 2011/2012? Dan bagaimana pelatihan monitoring dan evaluasi
dapat meningkatkan pemahanan dan pengaplikasian manajemen kualitas pada
pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS periode 2011/2012?
1.3 Tujuan Penelitian
Memperoleh gambaran mengenai manajemen kualitas pada organisasi
mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS periode 2011/2012, dan meningkatkan
pemahaman dan pengaplikasian manajemen kualitas melalui pelatihan monitoring
dan evaluasi pada pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS
periode 2011/2012.
6
39
1.4 Manfaat Penelitian
4.1.1 Manfaat bagi pengurus ORMAWA Fakultas Psikologi UKWMS
Pengurus organisasi mahasiswa dapat meningkatkan pemahaman akan
proses kerja dan sistem kerja yang berkualitas, terstruktur dengan indikator
atau standar kerja yang jelas, timeline yang jelas, yang dapat diukur melalui
proses monitoring dan evaluasi. Selain itu juga meningkatkan kemampuan
aplikasi para pengurus dalam melaksanakan manajemen kualitas terkait
monitoring dan evaluasi terhadap program kerja yang telah direncanakan.
4.1.2 Manfaat bagi Fakultas Psikologi UKWMS
Meningkatkan bentuk kerjasama yang lebih baik dengan lebih
terstruktur dan terkontrol antara organisasi mahasiswa dengan Fakultas
Psikologi dalam upaya pemenuhan kebutuhan mahasiswa Fakultas Psikologi
UKWMS.
4.1.3 Manfaat bagi peneliti
Meningkatkan pengalaman penelitian dan pemahaman teoritis dan
praktis terkait dengan proses monitoring dan evaluasi sebagai upaya
peningkatan manajemen kualitas organisasi dalam konteks organisasi
mahasiswa.
1.5 Indikator Keberhasilan
Indikasi bahwa tujuan penelitian tercapai adalah:
1) Diperoleh gambaran utuh mengenai manajemen kualitas terkait trilogi
kualitas manajemen, yaitu perencanaan kualitas (quality planning), jaminan
kualitas (quality assurance), dan peningkatan kualitas (quality
7
39
improvement) yang dimiliki oleh organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi
UKWMS periode 2011/2012, yang diukur berdasar hasil interview.
2) Minimal 50% pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS
periode 2011/2012 mengalami peningkatan skor pemahanan mengenai
pentingnya melakukan manajemen kualitas terkait proses monitoring dan
evaluasi terhadap program kerja yang telah disusun, yang diukur melalui
tes pemahaman yang akan diberikan sebelum dan setelah pemberian
pelatihan.
3) Kemampuan menyusun proses monitoring dan evaluasi sebagai upaya
aplikasi manajemen kualitas yang diukur berdasarkan hasil observasi dan
interview pada kesesuaian antara pelaksanaan program kerja dengan
rencana strategi dan rencana operasional.
8
39
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Kajian Literatur Seputar Konsep Dasar Manajemen Kualitas
Manajemen kualitas merupakan suatu sistem manajemen yang berfokus
pada pemenuhan kebutuhan konsumen sebagai upaya peningkatan kepuasan
konsumen akan produk-produk yang dihasilkan. Secara definisi manajemen
kualitas adalah cara meningkatkan performasi secara terus-menerus (continuous
performance improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap
area fungsional dari suatu organisasi dengan menggunakan semua sumberdaya
manusia dan modal yang tersedia (Gaspersz, 2001). ISO 8402 (Quality
Vocabulary) (dalam Gaspersz, 2001) mendefinisikan manajemen kualitas sebagai
semua aktivitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan
kebijakan kualitas, tujuan-tujuan dan tanggung jawab, serta mengimplementasian
melalui alat-alat seperti perencanaan kualitas (quality planning), pengendalian
kualitas (quality control), jaminan kualitas (quality assurance) dan peningkatan
kualitas (quality improvement). Sedangkan Dr.Joseph M.Juran (dalam Gaspersz,
2001) mendefinisikan manajemen kualitas sebagai suatu kumpulan aktivitas yang
berkaitan dengan kualitas dengan karakteristik:
1. Kualitas menjadi bagian dari setiap agenda manajemen atas
2. Sasaran kualitas dimasukkan dalam rencana bisnis
3. Jangkauan sasaran diturunkan dari benchmarking: fokus pada pelanggan dan
kesesuaian kompetisi dengan sasaran untuk peningkatan kualitas tahuanan.
4. Sasaran disebarkan ke tingkat yang mengambil tindakan
9
39
5. Pelatihan dilaksanakan pada semua tingkat
6. Pengukuran ditetapkan seluruhnya
7. Manajer atas secara teratur meninjau kembali kemajuan dibandingkan dengan
sasaran
8. Penghargaan diberikan untuk performasi terbaik
9. Sistem imbalan diperbaiki
Dr.Juran juga mengenalkan konsep trilogi kualitas yaitu
1. Perencanaan kualitas (quality planning) meliputi identifikasi pelanggan,
penentuan kebutuhan pelanggan, menciptakan keistimewaan produk yang
dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, menciptakan proses yang mampu
menghasilkan keistimewaan produk, dan mentranfer/mengalihkan proses ke
operasional.
2. Jaminan kualitas (quality assurance) meliputi mengevaluasi performasi aktual,
membandingkan yang aktual dengan sasaran, dan mengambil tindakan atas
perbedaan yang aktual dan sasaran.
3. Peningkatan kualitas (quality improvement) meliputi pentingnya menciptakan
kesadaran dari kebutuhan dan kesempatan untuk perbaikan/peningkatan
melalui pemberian pelatihan, menugaskan peningkatan kualitas dan
membuatnya sebagai bagian dari setiap deskripsi pekerjaan, meninjau kembali
kemajuan secara teratur melalui tindakan perbaikan dan pencegahan, dan
mempertahankan momentum melalui perluasan rencana bisnis yang
mencakup sasaran untuk peningkatan kualitas.
10
39
Dalam pelaksanaannya manajemen kualitas merupakan tanggung jawab
dari semua level manajemen dan anggota organisasi dengan kendali dari
manajemen puncak (top management).
2.2 Kajian Literatur Seputar Konsep Dasar Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan Evaluasi (ME) adalah dua kata yang memiliki aspek
kegiatan yang berbeda yaitu kata Monitoring dan Evaluasi. Monitoring
merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah program yang dibuat itu berjalan
dengan baik sebagaiman mestinya sesuai dengan yang direncanakan, adakah
hambatan yang terjadi dan bagaiman para pelaksana program itu mengatasi
hambatan tersebut. Monitoring terhadap sebuah hasil perencanaan yang sedang
berlangsung menjadi alat pengendalian yang baik dalam seluruh proses
implementasi. “Monitoring lebih menekankan pada pemantauan proses
pelaksanaan” (Departemen Pendidikan Nasional: 2001 dalam Asep Sunarya).
Monitoring juga lebih ditekankan untuk tujuan supervisi. Proses dasar dalam
monitoring ini meliputi tiga tahap yaitu: (1) menetapkan standar pelaksanaan; (2)
pengukuran pelaksanaan; (3) menentukan kesenjangan (deviasi) antara
pelaksanaan dengan standar dan rencana. Menurut Dunn, 1981 (dalam Asep
Sunarya), monitoring mempunya empat fungsi, yaitu:
a. Ketaatan (compliance). Monitoring menentukan apakah tindakan administrator,
staf, dan semua yang terlibat mengikuti standar dan prosedur yang telah
ditetapkan.
b. Pemeriksaan (auditing). Monitoring menetapkan apakah sumber dan layanan
yang diperuntukkan bagi pihak tertentu bagi pihak tertentu (target) telah
mencapai mereka.
11
39
c. Laporan (accounting). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu
“menghitung” hasil perubahan sosial dan masyarakat sebagai akibat
implementasi kebijaksanaan sesudah periode waktu tertentu.
d. Penjelasan (explanation). Monitoring menghasilkan informasi yang membantu
menjelaskan bagaimana akibat kebijaksanaan dan mengapa antara perencanaan
dan pelaksanaannya tidak cocok.
Penilaian (Evaluasi) merupakan tahapan yang berkaitan erat dengan
kegiatan monitoring, karena kegiatan evaluasi dapat menggunakan data yang
disediakan melalui kegiatan monitoring. Dalam merencanakan suatu kegiatan
hendaknya evaluasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan, sehingga dapat
dikatakan sebagai kegiatan yang lengkap. Evaluasi diarahkan untuk mengendalikan
dan mengontrol ketercapaian tujuan. Evaluasi berhubungan dengan hasil informasi
tentang nilai serta memberikan gambaran tentang manfaat suatu kebijakan. Istilah
evaluasi ini berdekatan dengan penafsiran, pemberian angka dan penilaian.
Evaluasi dapat menjawab pertanyaan “Apa perbedaan yang dibuat” (William N
Dunn : 2003). Evaluasi bertujuan untuk mengetahui apakah program itu mencapai
sasaran yang diharapkan atau tidak, evaluasi lebih menekankan pada aspek hasil
yang dicapai (output). Evaluasi baru bisa dilakukan jika program itu telah berjalan
dalam suatu periode, sesuai dengan tahapan rancangan dan jenis program yang
dibuat dan dilaksanakan, misalnya disekolah, untuk satu caturwulan atau enam
bulan atau satu tahun pelajaran.
2.2.1 Tujuan Monitoring dan Evaluasi
Umpan balik dari sebuah program akan dipergunakan dalam perbaikan
dan penyesuaian komponen-komponen yang tidak maksimal dalam pelaksanaan
12
39
program dan bila memungkinkan perubahan skenario dapat dilakukan dalam
pelaksanaan program untuk menunjang keberhasilan sebuah program. Monitoring
bertujuan mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan program yang sedang
berjalan, dengan mengetahui kebutuhan ini pelaksanaan program akan segera
mempersiapkan kebutuhan tersebut. Kebutuhan bisa berupa biaya, waktu,
personel, dan alat. Pelaksanaan program akan mengetahui berapa biaya yang
dibutuhkan, berapa lama waktu yang tersedia untuk kegiatan tersebut. Dengan
demikian akan diketahui pula berapa jumlah tenaga yang dibutuhkan, serta alat
apa yang harus disediakan untuk melaksanakan program tersebut. Evaluasi
bertujuan memperoleh informasi yang tepat sebagai bahan pertimbangan untuk
mengambil keputusan tentang perencanaan program, keputusan tentang
komponen input pada program, implementasi program yang mengarah kepada
kegiatan dan keputusan tentang output menyangkut hasil dan dampak dari
program kegiatan.
Secara lebih terperinci monitoring bertujuan untuk:
1. Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan;
2. Memberikan masukan tentang kebutuhan dalam melaksanakan program;
3. Mendapatkan gambaran ketercapaian tujuan setelah adanya kegiatan;
4. Memberikan informasi tentang metode yang tepat untuk melaksanakan
kegiatan;
5. Mendapatkan informasi tentang adanya kesulitan-kesulitan dan hambatan-
hambatan selama kegiatan;
6. Memberikan umpan balik bagi sistem penilaian program;
7. Memberikan pernyataan yang bersifat penandaan berupa fakta dan nilai.
13
39
2.2.2 Fungsi Monitoring dan Evaluasi
Proses pengambilan keputusan berjalan atau berhenti/perubahan pada
sebuah atau beberapa program yang berkaitan dilakukan melalui proses evaluasi.
Fungsi Pengawasan dalam kerangka kegiatan monitoring dan evaluasi terutama
kaitannya dengan kegiatan para pimpinan atau anggota dalam tugas dan
tanggungjawabnya adalah sebagai berikut: (Asep Sunarya)
a. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang diserahi tugas dan
wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
b. Membidik para pejabat agar melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan
prosedur yang telah ditentukan.
c. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, kelainan dan kelemahan agar tidak
terjadi kerugian yang tidak diinginkan.
d. Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan
tidak mengalami hambatan dan pemborosan-pemborosan.
Evaluasi menurut Moh. Rifai, 1986 (dalam Asep Sunarya) sebagai kegiatan
yang tidak bisa dipisahkan dari kegiatan monitoring memiliki fungsi sebagai
berikut:
a. Evaluasi sebagai pengukur kemajuan;
b. Evaluasi sebagai alat perencanaan;
c. Evaluasi sebagai alat perbaikan.
Melalui uraian di atas maka dapat dijelaskan bahwa fungsi monitoring
yang pokok adalah: mengukur hasil yang sudah dicapai dalam melaksanakan
program dengan alat ukur rencana yang sudah dibuat dan disepakati; menganalisa
semua hasil pemantauan (monitoring) untuk dijadikan bahan dalam
14
39
mempertimbangkan keputusan serta usaha perbaikan dan penyempurnaan
(Soewardji Lazaruth : 1994).
2.2.3 Prinsip-Prinsip Monitoring dan Evaluasi
Hal yang paling prinsipil dalam pelaksanaan monitoring dan evaluasi
adalah acuan kegiatan monitoring adalah ketentuan-ketentuan yang disepakati
dan diberlakukan, selanjutnya sustainability kegiatannya harus terjaga, dalam
pelaksanaannya objektivitas sangat diperhatikan dan orientasi utamanya adalah
pada tujuan program itu sendiri.
Adapun prinsip-prinsip monitoring sebagai berikut: (Asep Sunarya)
1) Monitoring harus dilakukan secara terus-menerus
2) Monitoring harus menjadi umpan terhadap perbaikan kegiatan program
organisasi
3) Monitoring harus memberi manfaat baik terhadap organisasi maupun terhadap
pengguna produk atau layanan
4) Monitoring harus dapat memotifasi staf dan sumber daya lainnya untuk
berprestasi
5) Monitoring harus berorientasi pada peraturan yang berlaku
6) Monitoring harus obyektif
7) Monitoring harus berorientasi pada tujuan program
Adapun mengenai prinsip-prinsip evaluasi, Nanang Fattah (1996)
mengemukakan ada 6 prinsip, yaitu:
1) Prinsip berkesinambungan, artinya dilakukan secara berlanjut
2) Prinsip menyeluruh, artinya keseluruhan aspek dan komponen program harus
dievaluasi
15
39
3) Prinsip obyektif, artinya pelaksanaannya bebas dari kepentingan pribadi
4) Prinsip sahih, yaitu mengandung konsistensi yang benar-benar mengukur yang
seharusnya diukur
5) Prinsip penggunaan kritis
6) Prinsip kegunaan atau manfaat
2.2.4 Proses Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan evaluasi dilaksanakan dengan mengikuti langkah langkah,
pertama melakukan kegiatan perencanaan kegiatan, dimana langkah dan prosedur
serta komponen isi yang akan dimonitoring dan dievaluasi disiapkan dengan baik,
kedua pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasinya itu sendiri, dan ketiga
melaporkan hasil kegiatan dalam bentuk laporan tertulis sebagai bahan untuk
evaluasi dan umpan balik atas program-program yang sudah dilakukan.
1. Tahap Perencanaan
Persiapan dilaksanakan dengan mengidentifikasi hal-hal yang akan
dimonitor, variabel apa yang akan dimonitor serta menggunakan indikator mana
yang sesuai dengan tujuan program. Rincian tentang variabel yang dimonitor
harus jelas dulu, serta pastikan dulu batasannya dan definisinya. “Variabel adalah
karakteristik dari seseorang, suatu peristiwa atau obyek yang bisa dinyatakan
dengan data numerik yang berbeda-beda.” (William N Dunn: 2000).
2. Tahap Pelaksanaan
Monitoring ini untuk mengukur kemampuan pengurus dalam
melaksanakan program kerja. Setelah memastikan definisi yang tepat tentang
variabel yang dimonitor serta indikatornya, maka monitoring dilaksanakan.
16
39
Monitoring pada pasca program, yaitu pemantauan setelah program selesai. Hal
ini berkaitan dengan pencapaian hasil kerja secara keseluruhan.
3. Tahap Pelaporan
Nanang Fattah (1996) menyarankan langkah-langkah monitoring seperti
ada pada gambar diagram 2.1. berikut ini :
Pada langkah ketiga, yaitu menentukan apakah proses kerja itu memenuhi
standar yang sudah ditentukan dan disini terdapat tahapan evaluasi, yaitu
mengukur kegiatan yang sudah dilakukan dengan standar yang harus dicapai.
Selanjutnya temuan-temuan tersebut ditindaklanjuti dan hasilnya menjadi laporan
tentang program.
2.3 Review Penelitian
Banyak penelitian yang telah dilakukan dalam penerapan manajemen
kualitas. Penelitian-penelitian ini menekankan pentingnya merencanakan kualitas,
menjaga kualitas, dan melakukan perbaikan kualitas. Penelitian mengenai aplikasi
metode statistika untuk peningkatan kinerja sistem industri (dalam Gaspersz, 2001)
menunjukkan hasil bahwa penting bagi para pelaksana untuk memiliki
pemahaman akan pengendalian proses statistik dan menguasai penerapan metode
statistika dalam upaya menjaga kualitas pengendalian proses industri dan
meningkatkan kinerja sistem industri. Penelitian lain mengenai penerapan total
Menetapkan standaruntuk mengukur
prestasi
Mengukur prestasikerja
Apakah prestasimemenuhi standar?
Ambil tindakankoreksi
Tidak berbuat apa-apa
Tidak
Ya
17
39
quality management in education (TQME) pada perguruan tinggi di Indonesia:
suatu upaya untuk memenuhi kebutuhan sistem industri modern menunjukkan
bahwa untuk dapat memenangkan persaingan global, maka penting bagi
perguruan tinggi untuk menerapakan TQME secara konsisten dan terus-menerus
untuk selalu meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan (dalam Gaspersz,
2001).
Penerapan manajemen kualitas ini juga meliputi pelaksanaan proses
monitoring dan evaluasi. Diantaranya adalah penelitian yang dilakukan oleh
lembaga mandiri agribisnis peternakan, kopertis wilayah III terkait proses
monitoring dan evaluasi pada perguruan tinggi swasta, dan sistem monitoring dan
evaluasi berdasarkan pada rencana strategi IPB tahun 2008-2013. Kesemua hasil
penelitian atau pengaplikasian monitoring dan evaluasi tersebut didasarkan pada
adanya kebutuhan untuk mengetahui sejauhmana perencanaan yang telah dibuat
teraplikasikan dengan tepat dan sesuai sasaran.
2.4 Kerangka Berpikir
Monitoring dan evaluasi merupakan kegiatan yang sangat penting
dilakukan agar diketahui sejauhmana suatu perencanaan telah diaplikasikan.
Melalui monitoring dapat diketahui implementasi suatu program, dan melalui
evaluasi bisa diketahui tingkat kinerja suatu program, sejauhmana program
tersebut mencapai sasaran sehingga dapat mendukung fungsi manajemen
pengawasan atau controling.
Terkait permasalahan yang terjadi pada organisasi mahasiswa Fakultas
Psikologi UKWMS proses monitoring dan evaluasi belum dilakukan secara
terstruktur dengan mendasarkan pada standar atau indikator pencapaian yang
18
39
jelas. Oleh karena itu melalui pelatihan monitoring dan evaluasi para pengurus
akan dilatih untuk menyusun indikator atau standar pencapaian yang jelas dan
terukur serta membuat lembar kerja yang dapat mendukung pengaplikasiannya.
Diharapkan melalui pelatihan ini para pengurus dapat melaksanakan proses
monitoring dan evaluasi secara mandiri.
19
39
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Pendekatan Penelitian
Penelitian ini menggunakan action research melalui pelatihan monitoring
dan evaluasi dengan model Kemmis dan McTaggart dalam www.ditplb.or.id.
(2000). Model ini terdiri dari siklus-siklus. Setiap siklus terdiri dari 4 komponen,
yaitu perencanaan, tindakan, observasi (pengamatan), dan refleksi.
3.2 Bagan Penelitian
Bagan 3.1. Bagan Penelitian
Pengambilan data awal
Merumuskan masalah
Perencanaan tindakan
Penyusunan modul materi pelatihan
Pelaksanaan pelatihan
Evaluasi terhadap hasil pelatihan
Aplikasi hasil pelatihan
Analisa data
Refleksi
Jika indikator keberhasilan telahtercapai maka cukup sampai disini
Jika indikator keberhasilan belumtercapai maka siklus dilanjutkan
dengan memperbaiki materipelatihan sesuai hasil refleksi
20
39
3.3 Setting Penelitian
3.3.1 Tempat Penelitian
Penelitian meningkatkan peran organisasi mahasiswa dalam melakukan
manajemen kualitas melalui pelatihan monitoring dan evaluasi dilaksanakan pada
para pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi periode 2011/2012 yang
berada di Unika Widya Mandala Surabaya (UKWMS) jalan Dinoyo 42-44
Surabaya.
3.3.2 Waktu Penelitian
Penelitian manajemen kualitas dan pelatihan monitoring dan evaluasi
dilaksanakan pada bulan Januari sampai bulan Juni 2012.
3.3.3 Subyek Penelitian
Subyek penelitian merupakan pengurus organisasi mahasiwa Fakultas
Psikologi UKWMS Periode 2011/2012 dan pihak-pihak yang berhubungan
dengannya yaitu mahasiswa, dekanat, tata usaha, dan dosen, termasuk juga pada
dosen pendamping kemahasiswaan. Sedangkan pelatihan monitoring dan evaluasi
akan diberikan pada para pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi
UKWMS Periode 2011/2012 yang terdiri dari:
1) Pengurus Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM) sebanyak 12 orang
2) Pengurus Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) sebanyak 14 orang
3) Pengurus Lembaga Pers Mahasiswa (LPM) sebanyak 9 orang
3.4 Persiapan Penelitian
Dalam pelaksanaannya rancangan penelitian dimulai dari identifikasi dan
rumusan masalah sampai dengan penyusunan modul dan aplikasi ujicoba materi
modul pelatihan, kemudian hasil akan diolah dan dianalisa.
21
39
Penelitian ini disusun melalui persiapan yang diawali dengan melakukan
penelitian awal dengan menyebarkan kuesioner dan melakukan wawancara pada
para pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS untuk
merumuskan masalah yang akan diteliti. Selanjutnya hasil identifikasi masalah
disusun dalam bentuk proposal penelitian untuk kemudian disiapkan rancangan
pelaksanaan penelitian dan pelatihan monitoring dan evaluasi. Meskipun
penelitian ini fokus pada pemberian pelatihan monitoring dan evaluasi, namun
karena monitoring dan evaluasi berkaitan dengan manajemen kualitas maka dalam
pelatihan akan juga diberikan materi mengenai manajemen kualitas.
Adapun pelaksanaan pelatihan meliputi sesi sebagai berikut:
1. Perencanaan kualitas (quality planning). Hal ini terkait dengan identifikasi
mahasiswa, penentuan kebutuhan mahasiswa, menciptakan keistimewaan
produk yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, menciptakan proses yang
mampu menghasilkan keistimewaan produk, dan mentranfer/mengalihkan
proses ke operasional. Metode yang digunakan : ceramah, diskusi, dinamika
kelompok, LK (lembar kerja), role play.
2. Jaminan kualitas (quality assurance). Hal ini meliputi mengevaluasi performasi
aktual, membandingkan yang aktual dengan sasaran, dan mengambil tindakan
atas perbedaan yang aktual dan sasaran. Proses ini meliputi:
1) Tahap perencanaan yaitu persiapan dilaksanakan dengan mengidentifikasi
hal-hal yang akan dimonitor, variabel apa yang akan dimonitor serta
menggunakan indikator mana yang sesuai dengan tujuan program.
2) Tahap pelaksanaan yaitu monitoring ini untuk mengukur kemampuan
pengurus dalam melaksanakan program kerja. Setelah memastikan definisi
22
39
yang tepat tentang variabel yang dimonitor serta indikatornya, maka
monitoring dilaksanakan. Hal ini terkait dengan cara pelaksanaan, siapa
yang melaksanakan, dan periode waktu yang digunakan.
3) Tahap pelaporan yaitu menentukan apakah proses kerja itu memenuhi
standar yang sudah ditentukan dan disini terdapat tahapan evaluasi, yaitu
mengukur kegiatan yang sudah dilakukan dengan standar yang harus
dicapai.
Metode yang digunakan : ceramah, diskusi, dinamika kelompok, LK (lembar
kerja), role play.
3. Peningkatan kualitas (quality improvement). Hal ini menyangkut menciptakan
kesadaran dari kebutuhan dan kesempatan untuk perbaikan/peningkatan,
menugaskan peningkatan kualitas dan membuatnya sebagai bagian dari setiap
deskripsi pekerjaan, menciptakan infrastruktur (terdiri dari dewan kualitas,
memilih proyek untuk perbaikan, menetukan tim, dan menyiapkan fasilitator),
meninjau kembali kemajuan secara teratur, mempopulerkan hasil perbaikan
kualitas, memperbaiki sistem umpan balik dalam menjalankan tingkat perbaikan
kualitas, dan mempertahankan momentum melalui perluasan rencana bisnis
yang mencakup sasaran untuk peningkatan kualitas. Metode yang digunakan :
ceramah, diskusi, dinamika kelompok, LK (lembar kerja), role play.
3.5 Siklus Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan melalui pelatihan yang efektifitasnya akan
diukur minimal dalam dua siklus, dan dapat diteruskan jika belum memenuhi
indikator keberhasilan. Tiap siklus terdiri dari:
23
39
1) Perencanaan, yaitu menyusun persiapan untuk melakukan penelitian atau
pelatihan meliputi:
a) Menyiapkan referensi dalam rangka penyusunan alat ukur dan modul
pelatihan
b) Menyiapkan alat ukur pengambilan data (panduan wawancara dan tes
pemahaman)
c) Menyiapkan modul materi pelatihan
d) Menyiapkan lembar kerja
e) Menyiapkan lembar evaluasi
2) Pelaksanaan, yaitu melakukan pengambilan data dan pemberian materi
pelatihan pada pengurus organisasi mahasiswa sesuai dengan modul pelatihan
yang telah disiapkan.
3) Pengamatan, yaitu mengamati proses penelitian dan sejauh mana hasil
penelitian dari materi pelatihan dapat diaplikasikan dalam melakukan proses
monitoring dan evaluasi serta meningkatkan efektifitas kerja organisasi
mahasiswa. Hal ini dilakukan melalui lembar evaluasi yang diberikan saat
pelaksanaan pelatihan dan selama proses aplikasi.
4) Refleksi, yaitu peninjauan terhadap keberhasilan dan kegagalan yang terjadi
pada siklus yang sedang dilaksanakan, beserta hambatan atau tantangan yang
ditemui. Hasil refleksi dapat menjadi bahan evaluasi dalam menyusun siklus
selanjutnya.
3.6 Metode Pengumpulan Data
3.6.1 Sumber Data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
24
39
1) Data primer yaitu para pengurus organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi
UKWMS periode 2011/2012 dan para pendukung proses kerja organisasi
mahasiswa, yaitu mahasiswa dan fakultas.
2) Data sekunder yaitu dokumentasi program kerja organisasi mahasiswa,
yaitu renstra dan renop.
3.6.2 Jenis Data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1) Data kualitatif yang meliputi:
a. Proses dan hasil kerja organisasi mahasiswa (pengaplikasian sistem
monitoring dan evaluasi)
b. Rencana strategi dan rencana operasional organisasi mahasiswa
2) Data kuantitatif yang meliputi:
a. Skor pemahaman manajemen kualitas
b. Skor pemahaman monitoring dan evaluasi
c. Hasil kerja dan evaluasi selama mengikuti pelatihan
3.6.3 Cara Pengumpulan Data
Cara yang digunakan dalam pengumpulan data dalam penelitian ini
adalah:
1) Data kualitatif yang meliputi:
a. Proses dan hasil kerja organisasi mahasiswa (pengaplikasian sistem
monitoring dan evaluasi) didapatkan melalui wawancara dan
observasi
b. Rencana strategi dan rencana operasional organisasi mahasiswa
didapatkan dari dokumentasi program kerja organisasi mahasiswa
25
39
c. Hasil kerja dan evaluasi selama mengikuti pelatihan didapatkan
melalui lembar kerja dan lembar evaluasi
2) Data kuantitatif yang meliputi:
a. Skor pemahaman manajemen kualitas didapatkan melalui tes
pemahaman sebelum dan sesudah pelatihan
b. Skor pemahaman monitoring dan evaluasi didapatkan melalui tes
pemahaman sebelum dan sesudah pelatihan
3.7 Teknik Analisa Data
Hasil wawancara akan diolah menggunakan thematic analysis yaitu proses
analisis data yang melibatkan pemilahan informasi menjadi tema-tema yang
berupa konsep atau gagasan yang sering muncul dan dikenali sebagai sumber data
yang dianalisis. Analisis data ini melalui tahap pengkodingan dari hasil verbatim
dan pengkategorian dengan mengikuti konsep theory led yaitu dengan
mendasarkan pada panduan wawancara. Hasil kuesioner akan diolah berdasarkan
statistik paired samples test untuk merangkum dan menggambarkan pola data
secara keseluruhan dan uji perbedaan sebelum dan setelah pelatihan.
3.8 Peran Mahasiswa Dalam Penelitian
Mahasiswa yang dilibatkan dalam penelitian ini akan mengikuti dan
terlibat dalam hampir semua aktivitas penelitian dan pengabdian masyarakat.
Mulai dari pelaksanaan penelitian, pengambilan data, pelaksanaan pengabdian
masyarakat, analisa data berdasarkan hasil penelitian dan pengabdian masyarakat
yang dilakukan. Alasan melibatkan mahasiswa adalah agar mereka memiliki
pengalaman praktis penelitian dan pengaplikasian ilmu yang didapat. Selain itu
26
39
diharapkan penelitian ini dapat menjadi penelitian payung bagi mahasiswa yang
terlibat.
27
39
BAB IV
ANALISA DATA
4.1 Penggalian Data Awal
Pelaksanaan penelitian diawali dengan penggalian data mengenai
manajemen kualitas dan proses monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan oleh
organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS periode 2011/2012. Penggalian
data ini dilakukan dengan metode wawancara yang dalam pelaksanaannya
peneliti dibantu oleh asisten peneliti. Selanjutnya hasil wawancara akan
dikodingkan guna mendapatkan gambaran manajemen kualitas dan proses
monitoring dan evaluasinya.
Hasil wawancara dengan pengurus organisasi mahasiswa diketahui bahwa
dalam membuat program kerja atau kegiatan kemahasiswaan, para pengurus
terlebih dulu membuat perencanaan. Perencanaan program kerja atau kegiatan
disusun dengan terlebih dulu melakukan proses identifikasi atas kebutuhan
konsumen. Proses identifikasi kebutuhan (need assessment) konsumen ini
dilakukan dengan mengumpulkan data menggunakan kuesioner dan wawancara
pada para mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS, mahasiswa non Fakultas
Psikologi, dan mahasiswa non UKWMS. Berdasarkan data tersebut kemudian
disusun proposal program atau kegiatan yang akan didiskusikan dengan pengurus
satu ormawa lainnya, pendamping kemahasiswaan, dan sekretaris fakultas untuk
mendapat persetujuan. Selanjutnya untuk melaksanakan proposal program atau
kegiatan maka pengurus melakukan rapat koordinasi untuk menentukan panitia
28
39
inti dan panitia tambahan atau lepas beserta deskripsi pekerjaannya. Berdasarkan
data tersebut diketahui bahwa ORMAWA Fakultas Psikologi periode 2011/2012
telah menerapkan perencanaan kualitas dalam menentuan suatu prograk kerja
atau kegiatan kemahasiswaan.
Untuk menjamin kesesuaian antara perencanaan yang telah disusun dengan
pelaksanaan yang dilakukan, ORMAWA Fakultas Psikologi periode 2011/2012
melakukan rapat secara berkala dengan seluruh panitia. Meskipun setiap program
kerja tauu kegiatan memiliki indikator keberhasilan, hanya saja tidak jelas
indikator yang digunakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi. Setiap
panitia hanya diminta untuk menuliskan laporan kemajuan yang dialami pada
lembar progress report. Selain itu proses monitoring dan evaluasi lebih
mengandalkan pada BPM bagian evaluasi program, ketua program, koordinator
masing-masing sie, atau dosen. Meski demikian hasil monitoring dan evaluasi yang
dilakukan dituliskan dalam laporan pertanggungjawaban dengan disertai saran
perbaikan. Hanya saja belum ada evaluasi apakah saran perbaikan tersebut benar-
benar dilakukan atau tidak. Data tersebut menunjukkan bahwa proses penjaminan
kualitas atas perencanaan kualitas yang telah disusun belum dilakukan secara tepat
oleh ORMAWA Fakultas Psikologi periode 2011/2012. Hal ini dikarenakan tidak
adanya indikator yang jelas untuk melakukan proses monitoring dan evaluasi.
Selain itu proses monitoring dan evaluasi masih belum menjadi tanggungjawab
semua anggota organisasi karena masih mengandalkan pada orang lain yang
dianggap lebih memiliki wewenang. Tidak adanya tindak lanjut atau evaluasi
terhadap saran perbaikan yang dibuat dalam laporan pertanggungjawaban
29
39
menunjukkan peningkatan kualitas belum dilakukan oleh ORMAWA Fakultas
Psikologi periode 2011/2012.
Jika disimpulkan, maka ORMAWA Fakultas Psikologi UKWMS periode
2011/2012 belum menjalankan konsep manajemen kualitas seutuhnya. Hal ini
ditunjukkan dengan perencanaan kualitas yang telah dilakukan tidak didukung
dengan penjaminan kualitas dan peningkatan kualitas, demikian juga dengan
proses monitoring dan evaluasi juga belum dilakukan secara lengkap dan detail.
Hal ini dapat terjadi karena adanya pemahaman pengurus ORMAWA yang kurang
akan manajemen kualitas, dan proses monitoring dan evaluasi.
4.2 Siklus Penelitian
Dari hasil penggalian data awal diketahui pemahaman pengurus
ORMAWA Fakultas Psikologi periode 2011/2012 akan manajemen kualitas, dan
monitoring dan evaluasi merupakan masalah yang mendesak untuk diselesaikan
yaitu salah satunya dengan melakukan pelatihan. Tahap-tahap dalam pelatihan
terdiri dari perencanaan tindakan, pelaksanaan tindakan, pengamatan tindakan,
dan refleksi.
4.2.1 Perencanaan Tindakan
Perencanaan tindakan dilakukan dengan dalam rangka menyusun konsep
atau model penelitian dan tindakan yang akan dilakukan. Perencanaan ini meliputi
beberapa hal yang dilakukan oleh peneliti, antara lain:
1. Membaca referensi. Hal ini dilakukan guna mendukung proses penyusunan
konsep atau model penelitian. Referensi dibutuhkan dalam rangka penyusunan
alat ukur guna menggali data mengenai gambaran manajemen kualitas dan
proses monitoring dan evaluasi yang telah dilakukan oleh subyek penelitian.
30
39
Selain itu referensi juga digunakan dalam penyusunan modul pelatihan
monitoring dan evaluasi.
2. Menyusun alat ukur. Guna mendapatkan data yang dibutuhkan berupa
gambaran manajemen kualitas dan proses monitoring dan evaluasi yang telah
dilakukan oleh organisasi mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS periode
2011/2012 serta pemahaman pengurus organisasi mahasiswa tersebut maka
peneliti menyusun alat ukur yang meliputi panduan wawancara dan tes
pemahaman manajemen kualitas dan monitoring dan evaluasi.
3. Menyusun materi modul pelatihan. Modul pelatihan disusun berdasarkan
materi manajemen kualitas dan monitoring dan evaluasi. Materi ini meliputi
konsep dasar sampai dengan aplikasi pelaksanaan monitoring dan evaluasi.
Modul pelatihan juga disertai dengan contoh-contoh formulir monitoring dan
evaluasi.
4. Menyusun lembar kerja. Lembar kerja yang digunakan berupa formulir-formulir
monitoring dan evaluasi yang dapat digunakan dalam proses pelaksanaan
monitoring dan evaluasi suatu program kerja atau kegiatan yang telah disusun.
5. Menyusun lembar evaluasi. Lembar evaluasi digunakan untuk mengevaluasi
proses pelaksanaan pelatihan yaitu peningkatan kemampuan aplikasi
manajemen kualitas terkait monitoring dan evaluasi peserta pelatihan. Lembar
evaluasi ini didasarkan pada kesesuaian rencana strategi dan rencana
operasional.
4.2.2 Pelaksanaan Tindakan
Pelaksanaan penelitian dilakukan dengan pemberian materi pelatihan
manajemen kualitas dan monitoring dan evaluasi pada subyek penelitian.
31
39
Pelatihan diberikan pada tanggal 15-16 Mei 2012. Dalam perencanaan proposal,
sasaran peserta atau subyek penelitian ini adalah pengurus organisasi mahasiswa
Fakultas Psikologi UKWMS periode 2011/2012, namun dalam pelaksanaannya
tidak semua pengurus periode 2011/2012 bisa hadir dikarenakan berbagai
kesibukan. Disamping itu sebagian pengurus periode 2012/2013 yang baru terpilih
ikut sebagai peserta pelatihan.
Pada pelaksanaan pelatihan, peserta yang terdiri dari tiga organisasi
mahasiswa dibagi kedalam kelompok masing-masing organisasi mahasiswa, yaitu
Badan Perwakilan Mahasiswa (BEM), Badan Eksekufit Mahasiswa (BEM), dan
Lembaga Pers Mahasiswa (LPM). Hal ini dilakukan agar memudahkan peserta
dalam berdiskusi dan mengkaitkan materi pelatihan dengan rencana strategi dan
rencana operasional masing-masing organisasi mahasiswa tersebut. Pada proses
diskusi peserta diminta untuk mengevaluasi satu kegiatan atau program yang
dimiliki sesuai dengan rencana strategi dan rencana operasional, baik yang sudah
dilaksanakan maupun masih dalam bentuk perencanaan. Selanjutnya tiap
kelompok diminta untuk menyusun ulang proses monitoring dan evaluasi program
kegiatan masing-masing berdasar materi pelatihan dan lembar kerja. Setelah
diskusi, peserta diminta untuk mempresentasikan hasil diskusinya. Dalam
pelaksanaan pelatihan ini peneliti dibantu oleh asisten peneliti yang berperan
sebagai fasilitator pada tiap kelompok organisasi mahasiswa.
Pelaksanaan pelatihan diawali dengan pemberian tes pemahaman sebagai
pre-test untuk mengukur pemahaman peserta mengenai manajemen kualitas dan
monitoring dan evaluasi. Setelahnya diberikan materi pelatihan dengan metode
ceramah, diskusi, dinamika kelompok, LK (lembar kerja), role play secara
32
39
berselingan. Pelatihan diberikan selama dua hari yang terdiri dari hari pertama
yaitu pemberian materi dan konsep mengenai manajemen kualitas dan monitoring
dan evaluasi. Pada hari kedua, pelatihan diberikan dengan fokus pada latihan
pembuatan monitoring dan evaluasi dengan menggunakan lembar kerja. Lembar
kerja ini berfungsi melatih kemampuan peserta mengaplikasikan pemahaman yang
dimiliki terkait dengan materi pelatihan. Selanjutnya diakhir sesi pelatihan, peserta
diminta mengisi tes pemahaman sebagai post-test.
4.2.3 Pengamatan Tindakan
Pengamatan dilakukan selama proses pelatihan dua hari terkait dengan
pemahaman peserta terhadap materi pelatihan, dan kemampuan aplikasi hasil
pelatihan dalam penyusunan proses monitoring dan evaluasi.
Pengamatan peneliti terhadap pemahaman peserta akan manajemen
kualitas dan proses monitoring dan evaluasi dilakukan berdasarkan hasil tes
pemahaman yang diberikan sebelum dan sesudah pelatihan. Hasil tes pemahaman
menunjukkan bahwa ada perbedaan tingkat pemahaman peserta sebelum dan
sesudah pelatihan. Berdasarkan hasil olah statistik data materi manajemen kualitas
diperoleh nilai t hitung sebesar -5,235 dengan sig 0,000 < 0,50 yang berarti ada
perbedaan pemahaman manajemen kualitas sebelum dan setelah pelatihan. Hasil
uji perbedaan diperoleh selisih negatif (pre = -43,417 dan post = -17,492)
sehingga dapat disimpulkan bahwa nilai post lebih tinggi dibandingkan nilai pre
atau dapat juga dikatakan pemahaman manajemen kualitas setelah pelatihan lebih
tinggi dibandingkan sebelum pelatihan. Sedangkan pada hasil olah statistik data
materi monitoring dan evaluasi diperoleh nilai t hitung sebesar -5,400 dengan sig
0,000 < 0,50 yang berarti ada perbedaan pemahaman monitoring dan evaluasi
33
39
sebelum dan setelah pelatihan. Hasil uji perbedaan diperoleh selisih negatif (pre =
-17,337 dan post = -7,209) sehingga dapat disimpulkan bahwa nilai post lebih
tinggi dibandingkan nilai pre atau dapat dikatakan pemahaman monitoring dan
evaluasi setelah pelatihan lebih tinggi dibandingkan sebelum pelatihan.
Data perbedaan nilai pemahaman manajemen kualitas dan monitoring dan
evaluasi juga didukung dengan nilai total tes pemahaman sebelum dan setelah
pelatihan seperti tabel 4.1. sebagai berikut:
No NamaManajemen Kualitas Monitoring dan Evaluasi
Pre Post Pre Post1 RP 20 25 45 552 PM 5 45 35 353 K 10 50 15 454 A 20 70 40 555 FP 40 45 25 406 PJ 10 20 15 207 PD 0 45 35 458 WM 0 60 35 459 ST 15 30 20 3510 DP 15 55 20 3511 EY 25 50 35 45
Berdasarkan data tabel diatas dapat diketahui adanya perbedaan nilai pre dan post
pada manajemen kualitas, dan monitoring dan evaluasi, dimana nilai post lebih
tinggi dibandingkan nilai pre. Pada pemahaman manajemen kualitas seluruh
peserta (100%) mengalami peningkatan sebelum dan setelah pelatihan. Pada
pemahaman monitoring dan evaluasi satu peserta (9,09%) memiliki pemahaman
yang sama saat sebelum dan setelah pelatihan, sedangkan sisanya sepuluh peserta
(90,9%) mengalami peningkatan pemahaman sebelum dan setelah pelatihan.
Berdasarkan data tersebut dapat disimpulkan bahwa lebih dari 50% peserta
mengalami peningkatan pemahaman manajemen kualitas, dan monitoring dan
evaluasi. Selain itu dari nilai rerata manajemen kualitas sebelum dan sesudah
34
39
pelatihan juga mengalami peningkatkan sebesar 30,45% (rerata pre = 14,55%
dan rerata post = 45%). Demikian juga dengan nilai rerata monitoring dan
evaluasi sebelum dan sesudah pelatihan mengalami peningkatan sebesar 12,27%
(rerata pre = 29,09% dan rerata post = 41,36%).
Pada pengamatan peneliti melalui observasi selama proses pelatihan,
peserta terlihat telah memiliki kemampuan yang cukup dalam mengaplikasikan
proses monitoring dan evaluasi suatu program kerja atau kegiatan. Hal ini terlihat
dari hasil observasi peneliti dan asisten peneliti, dimana peserta telah mampu
menyusun perencanaan kualitas dengan melakukan identifikasi pelanggan dan
melakukan analisa kebutuhan. Peserta juga mampu mengidentifikasi kekhasan
program kegiatan dan pengaplikasian program tersebut dengan menyusun
rundown dan time schedule program kegiatan. Peserta juga terlihat mampu
menyusun penjaminan kualitas dengan membuat perencanaan yang sesuai dengan
visi dan misi organisasi. Selain itu untuk mendukung kesesuaian pelaksanaan dan
perencanaan, peserta juga terlihat mampu menyusun perlengkapan dan peralatan
yang dibutuhkan dan menggali data kepuasan terhadap program kegiatan yang
disusun. Meski penyusunan proses monitoring dan evaluasi yang dibuat tidak
kompleks dan sifatnya sederhana namun kemampuan peserta pelatihan dalam
latihan menyusun proses monitoring dan evaluasi dengan menggunakan lembar
kerja menunjukkan kemampuan yang cukup untuk mengaplikasikan hasil pelatihan
dalam program kerja atau kegiatan organisasi mahasiswa. Hanya saja kemampuan
peserta untuk dapat meningkatkan kualitas program kegiatan dengan menyusun
tindakan preventif dan kuratif atas program kegiatan yang telah disusun dan
dilaksanakan masih belum terlihat.
35
39
Selain itu kemampuan aplikasi peserta dalam menyusun proses monitoring
dan evaluasi ditunjukkan pada saat peserta mengikuti pelatihan pra jabatan
organisasi mahasiswa, dimana peserta yang juga merupakan anggota organisasi
mahasiswa diminta untuk membuat program kerja atau kegiatan selama satu tahun
periode jabatan. Selama penyusunan program kerja atau kegiatan kemahasiswaan,
peserta juga diminta untuk menyusun proses monitoring dan evaluasi untuk
menjamin pelaksanaan kegiatan sesuai dengan perencanaan. Hanya saja proses
monitoring dan evaluasi program kerja atau kegiatan kemahasiswaan yang disusun
belum dilakukan secara lengkap dan detail, karena masih harus melalui proses
diskusi dan persetujuan dari pendamping kemahasiswaan dan dekanat. Namun
demikian dalam penyusunan proposal program kerja atau kegiatan, peserta telah
menggunakan proses monitoring dan evaluasi dengan menggunakan formulir
monitoring dan evaluasi setiap memeriksakan proposal program kerja atau
kegiatannya. Setelah proposal disetujui maka proses monitoring dan evaluasi
dapat disusun kembali dengan lebih lengkap dan detail.
4.2.4 Refleksi
Hasil pengamatan terhadap siklus pertama penelitian diketahui bahwa
penggalian data untuk mendapatkan gambaran mengenai manajemen kualitas dan
proses monitoring dan evaluasi telah berjalan dengan cukup baik karena telah
mendapatkan data yang diharapkan. Hanya saja dalam proses pelaksanaannya
data yang didapat hanya berasal dari sebagian anggota pengurus organisasi
mahasiswa yang tidak mencapai 50% jumlah anggota. Penggalian data dilakukan
secara acak dengan mewawancarai anggota pengurus secara individual sehingga
terkesan kurang mewakili proporsional tiap ORMAWA. Hal ini terjadi karena
36
39
peneliti mengalami kesulitan untuk mengumpulkan seluruh anggota tiap
ORMAWA untuk diwawancara dan kesibukan dari tiap anggota sehingga kadang
tidak datang pada jadwal wawancara.
Pada pelaksanaan pelatihan tidak semua peserta (Pengurus Organisasi
mahasiswa Fakultas Psikologi UKWMS periode 2011/2012) dapat hadir karena
berbagai kesibukan. Selain itu pengurus periode yang baru (2012/2013) juga ikut
dalam pelatihan. Meskipun pada awalnya pelatihan ini dirancang untuk pengurus
periode 2011/2012 karena telah memiliki pengalaman keorganisasian yang dapat
memudahkan dalam memahami materi pelatihan sehingga dapat melakukan
evaluasi terhadap pengalaman organisasinya untuk kemudian dilakukan perbaikan
kedepannya. Selain itu karena pengurus 2011/2012 telah membuat rencana strategi
dan rencana operasional, sehingga berdasarkan hasil pelatihan pengurus akan
dapat melakukan proses monitoring dan evaluasi atas rencana strategi dan rencana
operasional yang telah disusun. Namun demikian keikutsertaan pengurus baru
periode 2012/2013 memberikan keuntungan bagi keberlanjutan manajemen
kualitas dan proses monitoring dan evaluasi pada organisasi mahasiswa Fakultas
Psikologi UKWMS. Pengurus 2012/2013 dapat belajar dari pengalaman organisasi
pengurus 2011/2012 sehingga dapat melakukan perbaikan dan menyusun ulang
dari awal proses monitoring dan evaluasi pada kepengurusan organisasi mahasiswa
sebagai upaya mengaplikasikan manajemen kualitas. Berdasarkan hal tersebut
peneliti menyadari pentingnya keikutsertaan para pengurus 2012/2013 juga
sebagai subyek penelitian dan peserta pelatihan untuk dapat belajar dari
pengalaman pengurus 2011/2012 sehingga dapat menyusun proses monitoring dan
evaluasi dari awal pada rencana strategi dan rencana operasional kepengurusan
37
39
organisasi mahasiswa yang baru. Hal ini diluar pertimbangan peneliti sebelumnya
sehingga dapat menjadi pertimbangan perbaikan untuk siklus berikutnya.
Dalam pemberian materi pelatihan, meski peserta pelatihan menyatakan
sudah paham dengan materi yang diberikan namun peneliti merasa pembahasan
materi yang diberikan masih kurang mendetail. Demikian juga dengan lembar
kerja yang diberikan sebagai contoh aplikasi proses monitoring dan evaluasi dirasa
masih kurang konkrit. Berdasarkan hal ini untuk perbaikan siklus berikutnya
pembahasan materi manajemen kualitas mulai dengan perencanaan kualitas,
penjamianan kualitas, dan peningkatan kualitas, terutama juga materi proses
monitoring dan evaluasi meski dibuat lebih detail dan konkrit. Pembahasan materi
meski juga disertai dengan lembar kerja dan contoh penggunaannya guna
memudahkan peserta pelatihan dalam pemahaman dan pengaplikasiannya.
Dalam perencanaan metode penelitian, penelitian ini akan dilakukan
dalam minimal dua siklus penelitian dan sampai memenuhi indikator keberhasilan.
Namun dalam pelaksanaannya karena keterbatasan waktu penelitian dan
kesibukan peneliti terkait dengan tugas yang lainnya membuat penelitian ini hanya
dapat dilakukan dalam satu siklus penelitian saja. Meskipun telah memenuhi
indikator keberhasilan penelitian, namun peneliti merasa hasil penelitian yang
diperoleh masih dalam tahap permukaan dan belum mendalam serta masih kurang
aplikatif untuk dapat langsung digunakan oleh peserta pelatihan. Mengingat
konsep manajemen kualitas dan proses monitoring dan evaluasi merupakan
konsep yang kompleks dan aplikatif, peneliti merasa dalam siklus pertama masih
ada hal-hal yang perlu diperbaiki dalam siklus berikutnya. Selain itu tidak
38
39
didokumentasikannya proses pelatihan membuat proses pengamatan ulang kurang
dapat dilakukan.
39
39
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dari seluruh kegiatan penelitian Meningkatkan Peran Ormawa Dalam
Melakukan Manajemen Kualitas Melalui Pelatihan Monitoring dan Evaluasi pada
ORMAWA Fakultas Psikologi UKWMS dapat disimpulkan bahwa siklus pertama
penelitian pelatihan monitoring dan evaluasi dapat meningkatkan pemahaman
dan kemampuan aplikasi peserta terkait dengan konsep manajemen kualitas, dan
monitoring dan evaluasi. Hal ini terlihat dari data berikut:
1. Lebih dari 50% peserta pelatihan mengalami peningkatan pemahaman
manajemen kualitas (90,9%) dan monitoring dan evaluasi (9,09%) dengan
rerata peningkatan pemahaman manajemen kualitas sebelum dan setelah
pelatihan sebesar 30,45% dan rerata peningkatan pemahaman monitoring
dan evaluasi sebelum dan setelah pelatihan sebesar 12,27%.
2. Meski masih sederhana, namun peserta mampu menyusun aplikasi proses
monitoring dan evaluasi dengan mengevaluasi rencana strategi dan rencana
operasional yang telah disusun sebelumnya menggunakan lembar kerja.
5.2 Saran
Dari hasil penelitian dan pengalaman selama proses penelitian dan
pemberian pelatihan pada ORMAWA Fakultas Psikologi UKWMS, maka dapat
disampaikan saran-saran sebagai berikut:
40
39
1. Bagi pengurus ORMAWA Fakultas Psikologi UKWMS
a. Dalam mengaplikasikan penyusunan proses monitoring dan evaluasi
suatu program kerja atau kegiatan kemahasiswaan hendaknya para
pengurus melibatkan seluruh panitia program kerja atau kegiatan
dengan lebih dulu memastikan bahwa seluruh panitia atau pengurus
memiliki pemahaman yang sama tentang pentingnya proses monitoring
dan evaluasi sebagai upaya mengaplikasikan manajemen kualitas, mulai
dari perencanaan kualitas, penjaminan kualitas, dan peningkatan
kualitas.
b. Para pengurus dapat melibatkan pendamping kemahasiswaan atau
dekanat dalam proses diskusi penyusunan proses monitoring dan
evaluasi program kerja atau kegiatan kemahasiswaan.
2. Bagi Fakultas Psikologi UKWMS
a. Fakultas lebih berperan aktif sebagai mitra ORMAWA dalam
mengontrol dan mengevaluasi proses penyusunan maupun
pengaplikasian proses monitoring dan evaluasi program kerja atau
kegiatan kemahasiswaan sebagai upaya pemenuhan manajemen kualitas
organisasi.
b. Fakultas dapat lebih berperan aktif dalam membantu ORMAWA untuk
dapat terus meningkatkan pemahaman dan kemampuan aplikasi
monitoring dan evaluasi dengan menyediakan sarana atau media
pembelajaran bersama, seperti memberikan pelatihan.
41
39
3. Bagi Peneliti
a. Peneliti dapat lebih teliti dalam meninjau tujuan penelitian atau
kebermanfaat penelitian, hal ini berkaitan dengan menentukan subyek
penelitian atau peserta pelatihan.
b. Peneliti perlu lebih detail dalam menyusun materi pelatihan, termasuk
lembar kerja yang akan digunakan dalam latihan menyusun proses
monitoring dan evaluasi harus lebih konkrit dan aplikatif.
c. Peneliti perlu lebih berperan aktif dalam melakukan koordinasi secara
berkala dengan ORMAWA Fakultas Psikologi UKWMS untuk
memastikan bahwa pemahaman yang telah dimiliki para pengurus
sebagai hasil pelatihan mampu diaplikasikan dalam bentuk penyusunan
proses monitoring dan evaluasi pada setiap program kerja atau kegiatan
kemahasiswaan. Dapat juga dengan melakukan koordinasi dalam
bentuk pembelajaran secara berkala untuk lebih memastikan
pemahaman yang dimiliki para pengurus tetap benar sehingga
mendukung kemampuan aplikasinya.
d. Pendokumentasian proses pelatihan harus dilakukan agar dapat teramati
dengan jelas.
42
39
DAFTAR PUSTAKA
Asep Sunarya, Strategi Monitoring dan Evaluasi (Monev) Sistem Penjaminan Mutu
Internal Sekolah diunduh pada 9 November 2011 dari
http://file.upi.edu/Direktori/FIP/JUR._ADMINISTRASI_PENDIDIKAN/19720
3211999031ASEP_SURYANA/Copy_of_STRATEGI_MONITORING_DAN_EV
ALUASI.pdf
Vincent Gaspersz, (2001), Total Quality Management, Jakarta, PT Gramedia
Pustaka Utama
Nanang Fattah, (1996), Landasan Manajemen Pendidikan, Bandung, Remaja
Rosdakarya
Soewardi Lazaruth, (1994), Kepala Sekolah Dan Tanggung Jawab, Salatiga,
Kanisius
William N Dunn, (2003), Pengantar Analisis Kebijakan Publik (terjemahan),
Yogyakarta, Gajahmada University press
43
39
Nama/Inisial :
Ormawa :
1. Apa pengertian dari manajemen kualitas?
2. Komponen apa saja yang perlu dipersiapkan dalam menyusunmanajamen kualitas?
3. Apa pengertian dari monitoring dan evaluasi?
4. Apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan proses monitoringdan evaluasi?
5. Jelaskan yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaankualitas, jaminan kualitas dan perbaikan kualitas!
E
44
39
Nama/Inisial :
Ormawa :
1. Apa pengertian dari manajemen kualitas?
2. Komponen apa saja yang perlu dipersiapkan dalam menyusunmanajamen kualitas?
3. Apa pengertian dari monitoring dan evaluasi?
4. Apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan proses monitoringdan evaluasi?
5. Jelaskan yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaankualitas, jaminan kualitas dan perbaikan kualitas!
O
45
39
PADUAN PERTANYAAN TENTANG MANAJEMEN KUALITAS DAN
MONITORING DAN EVALUASI
1. Perencanaan kualitas
a. Bagaimana menentukan suatu program? (Proses identifikasi dan
penentuan kebutuhan mahasiswa?
b. Bagaimanan menentukan produk yang dapat memenuhi kebutuhan
mahasiswa? (Proses menciptakan produk yang khas dan istimewa)
c. Bagaimanan pengalihan perencanaan ke dalam operasional? (Proses
penyusunan dan pengalihan atau transfer dari perencanaan ke
operasinal)
2. Jaminan kualitas
a. Bagaimana mengevaluasi performasi aktual?
b. Bagaimana cara membandingkan performasi aktual dengan sasaran
(perencanaan)?
c. Tindakan yang diambil atas perbedaan performasi aktual dan
sasaran (perencanaan)?
i. Tahap perencanaan
1. Hal-hal apa yang dipersiapkan dalam melakukan
monitoring?
2. Variabel apa yang digunakan untuk melakukan
monitor?
3. Indikator yang digunakan untuk mencapai tujuan
perencanaan?
4. Bagaimana penggunaan indikator tersebut?
ii. Tahap pelaksanaan
1. Bagaimana cara pelaksanaan monitoring?
2. Siapa saja yang melaksanakan monitoring?
3. Periode waktu yang digunakan untuk melaksanakan
monitoring?
iii. Tahap pelaporan
1. Tindakan yang dilakukan terhadap hasil monitoring?
46
39
2. Apakah disusun suatu laporan?
3. Kemana laporan tersebut diberikan?
4. Apakah ada perbandingan yang dilakukan antara
hasil monitoring (performasi) dengan sasaran
(perencanaan)?
5. Apakah ada umpan balik terhadap hasil monitoring?
6. Bagaimana umpan balik ditindak lanjuti?
3. Peningkatan kualitas
a. Perbaikan apa yang dilakukan setelah dilakukan monitoring dan
evaluasi, terkait dengan umpan balik yang telah diberikan?
b. Bagaimana perencanaannya?
c. Siapa saja yang terlibat dan sasarannya?
d. Hal-hal yang perlu dilakukan dalam rangka melakukan perbaikan?
e. Bagaimana pengaplikasian perencanaan ke operasionalnya?
f. Bagaimanan mempertahankan dan memperluas rencana bisnis
untuk peningkatan kualitas?
47
39
48
39
49
39
50
39
51
39
52
39
53
39
54
39
55
39
56
39
57
39
58
39
59
39
60
39
Siklus 1 Pertemuan 1
RENCANA PELAKSANAAN PELATIHAN
Sasaran : Pengurus ORMAWA Fakultas Psikologi UKWMS periode
2011/2012
Pokok Bahasan : Konsep manajemen mutu, dan monitoring dan evaluasi
Alokasi Waktu : 2 x 45 menit
Hari/Tanggal : 15 Mei 2012
I. Standar Kompetensi
Memahami konsep dasar manajemen kualitas, dan monitoring dan
evaluasi.
II. Kompetensi Dasar
Mendeskripsikan pengertian, komponen, prinsip, metode, dan proses dari
manajemen kualitas, dan monitoring dan evaluasi.
III. Indikator
a. Mendeskripsikan pengertian manajemen kualitas
b. Mendeskripsikan komponen manajemen kualitas
c. Mendeskripsikan metode peningkatan kualitas
d. Mendeskripsikan pengertian monitoring dan evaluasi
e. Mendeskripsikan prinsip monitoring dan evaluasi
f. Mendeskripsikan proses monitoring dan evaluasi
IV. Sumber bahan
Vincent Gaspersz, (2001), Total Quality Management, Jakarta, PT
Gramedia Pustaka Utama
V. Alat dan bahan
a. Slide
b. Handout
VI. Metode pembelajaran
Ceramah dan diskusi kelompok
61
39
VII. Langkah Kegiatan Pelatihan
Kegiatan Pelatihan Alokasi WaktuTerlaksana/Tidak
Terlaksansa
A. Pendahuluan
1. Memotivasi peserta sebelum pelatihan, terkait
dengan komitmen peserta dalam mengikuti
pelatihan
2. Membagikan tes pemahaman dalam rangka
pretest
3. Menanyakan pemahaman peserta tentang
manajemen kualitas, dan monitoring dan
evaluasi
15 menit
B. Inti
1. Membentuk kelompok sesuai dengan ORMAWA
masing-masing
2. Membagikan materi pelatihan dalam bentuk
handout dan lembar kerja (LK)
3. Memberikan penjelasan mengenai materi
pelatihan
4. Memberi kesempatan peserta untuk berdiskusi
dan mengerjakan LK
5. Berdiskusi dengan masing-masing kelompok
60 menit
C. Penutup
1. Memberikan kesimpulan kepada peserta tentang
materi yang telah dipelajari
2. Menginformasikan kesiapan untuk pertemuan
kedua
15 menit
VIII. Materi
1. Pengertian manajemen kualitas
Suatu sistem manajemen yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan
konsumen sebagai upaya peningkatan kepuasan konsumen akan produk-
62
39
produk yang dihasilkan melalui peningkatan performasi secara terus-
menerus (continuous performance improvement) pada setiap level operasi
atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi dengan
menggunakan semua sumberdaya manusia dan modal yang tersedia.
2. Komponen manajemen kualitas
a. Perencanaan kualitas (quality planning) meliputi identifikasi
pelanggan, penentuan kebutuhan pelanggan, menciptakan
keistimewaan produk yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan,
menciptakan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan
produk, dan mentranfer/mengalihkan proses ke operasional.
b. Jaminan kualitas (quality assurance) meliputi mengevaluasi
performasi aktual, membandingkan yang aktual dengan sasaran,
dan mengambil tindakan atas perbedaan yang aktual dan sasaran.
Proses ini meliputi:
i. Tahap perencanaan. Pada tahap ini dilatih mengidentifikasi
hal-hal yang akan dimonitor, variabel apa yang akan
dimonitor serta menggunakan indikator mana yang sesuai
dengan tujuan program.
ii. Tahap pelaksanaan. Pada tahap ini memastikan variabel
yang dimonitor serta indikatornya dapat dilakukan.
iii. Tahap pelaporan. Pada tahap ini dilatih untuk menentukan
apakah proses kerja itu memenuhi standar yang sudah
ditentukan dan disini terdapat tahapan evaluasi, yaitu
mengukur kegiatan yang sudah dilakukan dengan standar
yang harus dicapai.
c. Peningkatan kualitas (quality improvement) meliputi pentingnya
menciptakan kesadaran dari kebutuhan dan kesempatan untuk
perbaikan/peningkatan melalui pemberian pelatihan, menugaskan
peningkatan kualitas dan membuatnya sebagai bagian dari setiap
deskripsi pekerjaan, meninjau kembali kemajuan secara teratur
melalui tindakan perbaikan dan pencegahan, dan mempertahankan
63
39
momentum melalui perluasan rencana bisnis yang mencakup
sasaran untuk peningkatan kualitas.
3. Pengertian dan proses monitoring dan evaluasi
a. Monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah
program yang dibuat itu berjalan dengan baik sebagaiman mestinya
sesuai dengan yang direncanakan, adakah hambatan yang terjadi
dan bagaiman para pelaksana program itu mengatasi hambatan
tersebut. Monitoring terhadap sebuah hasil perencanaan yang
sedang berlangsung menjadi alat pengendalian yang baik dalam
seluruh proses implementasi. “Monitoring lebih menekankan pada
pemantauan proses pelaksanaan”
b. Proses dasar dalam monitoring ini meliputi tiga tahap yaitu: (1)
menetapkan standar pelaksanaan; (2) pengukuran pelaksanaan; (3)
menentukan kesenjangan (deviasi) antara pelaksanaan dengan
standar dan rencana.
c. Penilaian (Evaluasi) merupakan tahapan yang berkaitan erat
dengan kegiatan monitoring, karena kegiatan evaluasi dapat
menggunakan data yang disediakan melalui kegiatan monitoring.
d. Evaluasi diarahkan untuk mengendalikan dan mengontrol
ketercapaian tujuan. Evaluasi dapat menjawab pertanyaan “Apa
perbedaan yang dibuat” Evaluasi bertujuan untuk mengetahui
apakah program itu mencapai sasaran yang diharapkan atau tidak,
evaluasi lebih menekankan pada aspek hasil yang dicapai (output).
Evaluasi baru bisa dilakukan jika program itu telah berjalan dalam
suatu periode, sesuai dengan tahapan rancangan dan jenis program
yang dibuat dan dilaksanakan, misalnya disekolah, untuk satu
caturwulan atau enam bulan atau satu tahun pelajaran.
4. Prinsip monitoring dan evaluasi
a. Adapun prinsip-prinsip monitoring sebagai berikut:
a) Monitoring harus dilakukan secara terus-menerus
b) Monitoring harus menjadi umpan terhadap perbaikan kegiatan
program organisasi
64
39
c) Monitoring harus memberi manfaat baik terhadap organisasi maupun
terhadap pengguna produk atau layanan
d) Monitoring harus dapat memotifasi staf dan sumber daya lainnya
untuk berprestasi
e) Monitoring harus berorientasi pada peraturan yang berlaku
f) Monitoring harus obyektif
g) Monitoring harus berorientasi pada tujuan program
b. Adapun mengenai prinsip-prinsip evaluasi, Nanang Fattah (1996)
mengemukakan ada 6 prinsip, yaitu:
a) Prinsip berkesinambungan, artinya dilakukan secara berlanjut
b) Prinsip menyeluruh, artinya keseluruhan aspek dan komponen
program harus dievaluasi
c) Prinsip obyektif, artinya pelaksanaannya bebas dari kepentingan
pribadi
d) Prinsip sahih, yaitu mengandung konsistensi yang benar-benar
mengukur yang seharusnya diukur
e) Prinsip penggunaan kritis
5. Metode peningkatan kualitas
a. Understand improvement needs (memahami kebutuhan peningkatan)
b. State the problem (menyatakan masalah yang ada)
c. Evaluate the root cause (mengevaluasi solusi masalah)
d. Plan solution (merencanakan solusi masalah)
e. Do or implement the solution (melaksanakan atau menerapkan rencana
solusi terhadap masalah
f. Study the solution results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap
masalah)
g. Act to standardize the solution (bertindak untuk menstandardisasikan
solusi terhadap masalah)
65
39
Siklus 1 Pertemuan 2
RENCANA PELAKSANAAN PELATIHAN
Sasaran : Pengurus ORMAWA Fakultas Psikologi UKWMS periode
2011/2012
Pokok Bahasan : Aplikasi penyusunan proses monitoring dan evaluasi
Alokasi Waktu : 2 x 45 menit
Hari/Tanggal : 16 Mei 2012
I. Standar Kompetensi
Memahami konsep dasar manajemen kualitas, dan monitoring dan
evaluasi.
II. Kompetensi Dasar
Mendeskripsikan pengertian, komponen, prinsip, metode, dan proses dari
manajemen kualitas, dan monitoring dan evaluasi.
III. Indikator
a. Mendeskripsikan pengertian manajemen kualitas
b. Mendeskripsikan komponen manajemen kualitas
c. Mendeskripsikan metode peningkatan kualitas
d. Mendeskripsikan pengertian monitoring dan evaluasi
e. Mendeskripsikan prinsip monitoring dan evaluasi
f. Mendeskripsikan proses monitoring dan evaluasi
IV. Sumber bahan
Vincent Gaspersz, (2001), Total Quality Management, Jakarta, PT
Gramedia Pustaka Utama
V. Alat dan bahan
a. Slide
b. Handout
VI. Metode pembelajaran
Ceramah, dinamika kelompok, LK (lembar kerja), role play
66
39
VII. Langkah Kegiatan Pelatihan
Kegiatan Pelatihan Alokasi WaktuTerlaksana/Tidak
Terlaksansa
A. Pendahuluan
1. Mereview materi hari pertama
2. Menanyakan pemahaman peserta tentang
manajemen kualitas, dan monitoring dan
evaluasi
15 menit
B. Inti
1. Membentuk kelompok sesuai dengan ORMAWA
masing-masing
2. Memberikan penjelasan mengenai tugas masing-
masing kelompok ORMAWA
3. Memberi kesempatan peserta untuk berdiskusi
mengevaluasi renstra dan renop
4. Menyusun proses monitoring dan evaluasi
dengan mengerjakan LK
5. Mempresentasikan hasil diskusi
60 enit
C. Penutup
1. Memberikan kesimpulan kepada peserta tentang
proses penyusunan monitoring dan evaluasi
2. Membagikan tes pemahaman dalam rangka
posttest
15 menit
67
39
68
39
69
39
70
39
71
39
72
39
73
39
74
39
75
39
76
39
77
39
78
39
79
39
80
39
81
39
82
39
83
39
84
39
85
39